BUFETE DE ABOGADOS “El Equilibrio”
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
El bufete de abogados “El Equilibrio” es un conjunto de Abogados Especializados en diferentes ramas del derecho. Esta entidad tiene más de 35 años de experiencia y tradición jurídica en la región. Actualmente cuenta con un grupo de abogados y otros profesionales interdisciplinarios que atienden las necesidades jurídicas de empresas y personas naturales, en Derecho Privado y Público, en el campo nacional e internacional.
Los Profesionales renuevan, amplían y enriquecen constantemente sus conocimientos, para garantizar una permanente actualización y su idoneidad en la prestación de los servicios de la firma.
Los clientes del bufete reciben los servicios en forma personalizada, a través de un grupo dinámico de consultores y litigantes. Adicionalmente, la firma tiene alianzas estratégicas con prestigiosas oficinas, especializadas en otras disciplinas, para poder ofrecer todo un equipo de profesionales a su servicio.
Con base a lo descrito anteriormente el bufete presenta los siguientes problemas:
Actualización de hojas de vida: No tiene actualizadas las hojas de vida de los abogados y profesionales que trabajan en la compañía, esto es de suma importancia para la asignación de procesos.
Entrega rápida y oportuna de la información: al cliente, al abogado, al demándate y al demandado, pues es de suma importancia estar informados de la situación de los procesos para toma oportuna de decisiones o acciones que se requieran ante otros. Ésta actividad actualmente se lleva en cuadernos, hojas impresas archivadas ubicadas en estanterías sin ningún control, así que se dificulta su consulta.
Clientes: No se lleva un control de los clientes (personas naturales o jurídicas) con el fin de enviarle correo sobre diferentes temas (notificaciones, cuentas de cobro, entre otros).
La clasificación de los procesos: Al bufete de abogados le llegan todo tipo de casos, actualmente conocen la clasificación pero no están organizados, todos se almacenan en archivadores. Los Abogados del bufete atienden casos penales, los civiles, jurídicos entre otros.
Radicados: Todos los casos tienen asignado un numero interno, supuestamente para organizar un poco la papelería, pero no ha dado resultado y se pierde información o se archiva de forma incorrecta.
Procesos: Se lleva un seguimiento a los procesos así como el registro de las fechas importantes de estos, pero se hace en forma manual en hojas impresas que se archivan al igual que los otros documentos inherentes y que no permiten tener un efectivo control.
La fecha de orden cronológico de los procesos jurídicos actualmente es el orden en que se empieza el proceso, aquí se debe asignar toda su clasificación, sus fechas de convenio como se desenlaza el caso entre otros.
2. PROPÓSITO GENERAL DEL SISTEMA
Con tanta competitividad en este sector, es importante distinguirse de sus demás realizando un esfuerzo en comprender las necesidades de los clientes, dando a conocer el estado de sus procesos o casos, la hoja de vida de su defensor (abogado), publicando información en la web y permitiendo que se hagan consultas a través de la plataforma, bajo un estricto control de la privacidad. En estos días existe una fuerte tendencia a que las empresas brinden una solución integral ya que los clientes disponen cada vez de menos tiempo para realizar visitas al bufete para preguntar el estado actual o avances de su caso.
Para logar lo descrito anteriormente se necesita de un sistema de información que controle la información existente en forma detallada atendiendo las necesidades exactas del cliente, controlando los casos o procesos, clientes, abogados, profesionales especializados, pagos y cobros entre otros.
En indagaciones realizadas se ha encontrado que existen pocos bufetes que brinden un eficiente servicio en lo descrito anteriormente. Por esta razón el objetivo del proyecto es dirigir su esfuerzo a desarrollar un buen sistema de información y una eficaz publicidad para lograr captar el mayor porcentaje de clientes.
3. DELIMITACION Y ALCANCE
- El sistema a desarrollar, será un software integral que controle todos los procesos de la compañía el cual deberá tener la información actualizada de abogados, profesionales especializados, procesos, clientes, entre otros. Para cumplir esto se propone el diseño de un sistema de gestión de procesos jurídicos capaz de alcanzar los objetivos trazados y que a la vez sea fácilmente aplicable a las situaciones reales que se presentan en esta área, así pues el sistema propuesto deberá tener los siguiente componentes:
- Gestión de clientes tanto habituales como esporádicos. A los habituales se les podrá realizar descuentos o brindar ofertas especiales. A todos los clientes se les deberá enviar un correo electrónico felicitándolos por su cumpleaños, información del caso, hoja de vida del abogado, entre otras.
- Gestión de agenda (Fechas y horas que deben tenerse en cuenta en cada proceso, por ejemplo: fechas de audiencia, peritazgos, entre otros).
- Gestión de procesos jurídicos
- Gestión de Quienes somos y publicidad - Gestión de pagos (facturas)
- Históricos y estadísticas de los casos - Reportes o informes
4. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVO GENERAL
Desarrollar un Sistema de información que les permita al bufete tener la información de sus procesos actualizadas y a los clientes acceder a la información jurídica durante el proceso del caso.
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Interpretar las necesidades del cliente para realizar el proyecto.
- Interpretar los requisitos del cliente.
- Implementar el software de escritorio y web.
- Realizar procesos de informes y estadísticas de acuerdo a las necesidades planteadas.
- Probar el software desarrollado.
- Garantizar el cumplimiento de la necesidad planteada.
5. DEFINICIONES, ACRÓNIMOS Y ABREVIATURAS (SI APLICA)
Abogado: Es el encargado de manejar todo el proceso jurídico respectivo con el demandante y el demandado.
Demandado: Es la persona a la que se le imputan los cargos.
Demandante: Es la persona que interpone una demanda judicial GAPJ: Gestión Administrativa de Procesos Jurídicos.
Áreas de práctica: Se refiere al conocimiento de todos los abogados que está al servicio de los clientes, es la experiencia colectiva que asegura un inmejorable conocimiento de las principales áreas del derecho. Algunas son:
- Derecho civil
- Derecho corporativo
- Derecho Laboral y Seguridad Social - Derecho de Familia
- Derecho Administrativo y Contratación Estatal - Derecho Penal
- Derecho Tributario - Derecho Inmobiliario - Casaciones
- Asesoría Jurídica Empresarial
- Conciliaciones, Arbitramientos y Litigios - Planeación Patrimonial Familiar - Divorcio en Línea
- Registro de Marcas - Franquicias
- Reorganización Empresarial - Asesoría en Pensiones de Jubilación - entre otras
6. SISTEMA ACTUAL
El bufete de abogados “El Equilibrio” es un conjunto de Abogados Especializados en diferentes ramas. Actualmente los clientes solicitan citas telefónicas o personales con nuestros abogados, la secretaria las registra en una agenda colectiva, esto hace que solape citas, confunda fechas de audiencias y horas, causando pérdida de tiempo y dinero a clientes y abogados.
No se tiene actualizadas las hojas de vida de los abogados y profesionales especializados lo que hace que se dificulte la asignación de casos de acuerdo a su especialidad. De igual forma no se lleva un control exacto al seguimiento de los procesos o casos.
Los datos de clientes, pagos y abonos se registran en una agenda, si esta se llega a perder sería catastrófico ya que es el único registro que se tiene.
Si un cliente necesita conocer el estado de su caso, necesariamente tiene que acercarse a preguntar al abogado y éste remitirse a una estantería con archivos, en la cual se almacenan casos de todas las áreas, lo que facilita que otro abogado por error se lleve documentación que no le pertenece.
7. SISTEMA PROPUESTO (Visión general-gráfico)
SOFTWARE PARA SISTEMATIZAR LOS PROCESOS DEL BUFETE DE
ABOGADOS “EL EQUILIBRIO”
Gestión Proceso Gestión Profesionales Gestión de agenda Clientes -
audiencias Gestión Clientes Gestión Mercadeocitas - Pagos -
Publicidad Módulo Administración de
Usuarios
8. REQUISITOS DE USUARIO 9. REQUISITOS FUNCIONALES 10. REQUISITOS NO FUNCIONALES 11. DIAGRAMA DE CASOS DE USO
11.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE ACTORES 11.2. DOCUMENTACIÓN DE CASOS DE USO
12. DIAGRAMA DE CLASES - DIAGRAMA ENTIDAD - RELACIÓN (MODELO DE DOMINIO) 13. BIBLIOGRAFIA
14. ANEXOS Logo del bufete
