Reglamento Interno para la Administración y uso de los Vehículos y Combustible
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REGLAMENTO INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y USO DE VEHICULOS Y
COMBUSTIBLE
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1.- (Objetivo del Reglamento).
El presente Reglamento tiene por objetivo normar y regular las administración y uso racional de los vehículos del Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica (SEMENA), incluidos los provenientes de programas y/o proyectos. Entendiéndose por administración a las actividades relacionadas con la recepción, registro, asignación, salvaguarda, mantenimiento, uso y control de vehículos.
Artículo 2.- (Marco Normativo).
El referido Reglamento está elaborado en el marco de las siguientes disposiciones legales:
a) Ley Nº 1178 de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales.
b) Decreto Supremo Nº 23318-A de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el Reglamento de la Responsabilidad por la función Pública.
c) Decreto Supremo Nº 26237 de 29 de junio 2001, que modifica algunos artículos del Decreto Supremo Nº 23318-A.
d) Decreto Supremo Nº 27327 de 31 de enero de 2004, que establece un marco de austeridad, racionalizando el gasto de las entidades públicas.
e) Decreto Supremo Nº 181 de 28 de junio de 2009, Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios.
f) Decreto Supremo Nº 283 de 2 de septiembre de 2009, que deroga los parágrafos IV, V Y VI del artículo 17 y el artículo 20 del Decreto Supremo Nº 27327, modificados e incorporados por el Decreto Supremo Nº 29364 de 5 de diciembre de 2007.
g) Ley 004 de 31 de Mayo de 2010 “Ley de lucha contra la corrupción.
Artículo 3.- (Ámbito de Aplicación).
El presente Reglamento es aplicable a todo el personal del Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica que esté involucrado en la administración y uso del parque automotor de la Institución. Por tanto, el personal no podrá alegar desconocimiento como excusa o justificación de omisión, infracción o violación de cualquiera de los artículos al presente Reglamento.
Artículo 4.- (Instrucciones Internas y/o Circulares).
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La Dirección Administrativa y Financiera podrá emitir instrucciones internas y/o circulares, bajo el marco de éste Reglamento para su operatividad y control, así como para aprobar otros formularios complementarios.
CAPITULO III
RECEPCION DE VEHICULOS
Artículo 5.- (Recepción)
I. La recepción es el ingreso de vehículos, ya sea por adquisición, transferencia, préstamo de uso o comodato y donación al Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica, con documentos oficiales que autoricen su ingreso.
La recepción comprende la verificación y cotejo de la documentación pertinente, con lo efectivamente solicitado por la unidad solicitante y la verificación de la cantidad, así como de los atributos técnicos, físicos, funcionales o de volumen de los vehículos.
II. Para la recepción de los vehículos, se elaborará el Acta de Recepción de vehículos, documentos que deberá ser suscrito por el Director Administrativo y Financiero o en su defecto otro Servidor Público de la Institución designado expresamente como Responsable, en forma conjunta con el proveedor, o en su caso, con el responsable de la transferencia, préstamo o donación.
Artículo 6.- (Comisión de Recepción)
Para la recepción de vehículos se designará o conformará una Comisión de Recepción, considerando que:
a) Cuando se trate de adquisición de vehículos nuevos, los integrantes de la Comisión de Recepción serán designados por el Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (RPA) o de Licitación Pública (RPC), según corresponda.
b) En el caso de transferencia, préstamo de uso o comodato y donación, la
Comisión de Recepción estará conformada por el Director Administrativo y
Financiero, Encargado de Activos Fijos, Encargado de Servicios Generales y un
representante de la Unidad Solicitante, además podrá participar un técnico
especializado.
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CAPITULO III
REGISTRO DE VEHICULOS
Artículo 7.- (Registro)
Es la incorporación de los vehículos al sistema de Administración de Activos fijos de la Institución, que será realizado por el Encargado de Activos fijos, tomando como antecedente el Acta de Recepción, considerando para el registro respectivo la verificación de los siguientes aspectos:
a) La existencia física debidamente identificada, codificada y clasificada.
b) La documentación que determina su propiedad o transferencia.
c) La identificación de la Unidad Solicitante y el responsable asignado.
d) El valor del bien considerando las depreciaciones o revalorizaciones cuando corresponda.
Artículo 8.- (Derecho propietario).
I. Los trámites de inscripción del derecho propietario a nombre del Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica serán realizados por el Encargado de Activos Fijos con el apoyo de la Unidad de Asesoría Legal.
Artículo 9.- (Clasificación de Vehículos).
De acuerdo a lo establecido en el parágrafo II del artículo 17 y el artículo 18 del Decreto Supremo Nº 27327 y con la finalidad de facilitar una adecuada programación y control del uso de los vehículos, se establece la siguiente clasificación.
a) Vehículos de Uso Oficial: Son aquellos de uso exclusivo por parte de las Autoridades Ejecutivas para el desempeño de sus funciones laborales que deben desarrollar con carácter permanente durante la jornada de trabajo o fuera de ella.
b) Vehículos de servicio Operativo y Administrativo: A este grupo corresponden los vehículos destinados al cumplimiento de comisiones de trabajo operativo y/o administrativo, realizadas tanto en la ciudad, sus alrededores o en lugares alejados durante la jornada de trabajo, así como para la realización de viajes en comisión oficial pudiendo estos realizarse en horario no laborable.
Estos vehículos estarán bajo responsabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, a través de la Unidad de Servicios Generales, conducto a través del cual se deberá autorizar la utilización de los mismos.
Los vehículos asignados a la Oficinas Regionales o Unidades de Superficie,
serán considerados como vehículos de servicio operativo y estarán bajo
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responsabilidad de los Agentes Regionales, y comandantes de embarcación respectivamente.
CAPITULO IV
ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS
Artículo 10.- (Asignación de Vehículos).
Es el acto administrativo a través del cual se realiza la entrega de vehículos a la Dirección General Ejecutiva, Dirección Técnica Operativa, Oficinas Regionales y Barcos Socápalos, para su uso durante la gestión en el cumplimiento de sus específicas funciones, mediante Resolución Administrativa Expresa.
I. La entrega será realizada por el Encargado de Activos fijos con Acta de entrega, la cual contendrá las condiciones y características bajo las cuales se está recibiendo el vehículo y con toda la documentación en orden.
II. El Director, Jefe Regional o Comandante de Embarcación que recibió el vehículo, es responsable por el debido uso, custodia y solicitud de mantenimiento oportuno del mismo.
III. Los vehículos no asignados permanecerán bajo custodia de la Dirección Administrativa y Financiera, a través del Encargado de Activos Fijos en los parqueos del SEMENA.
Artículo 11.- (Devolución de vehículos)
I. Para ser liberado de la responsabilidad, ya sea por desvinculación laboral con la Entidad, traspaso u otro motivo justificado, el funcionario responsable deberá devolver el vehículo que está a su cargo al Encargado de Activos fijos, mediante Acta de Devoluciòn de vehículos.
II. El funcionario responsable que no realice la devolución respectiva por los motivos anteriormente descritos, esta sujeto al régimen de responsabilidad por Función Pública.
Articulo 12.- (Asignacion Temporal de Vehículos).
Es el acto administrativo a través del cual se realiza la entrega de vehículos
“Operativos” a los Servidores Públicos de la Entidad, para ejecutar diferentes comisiones del servicio por un periodo de tiempo determinado.
I. Los interesados, mediante conducto regular podran solicitar la asignación
temporal de un vehículo, mediante nota dirigida al Director Administrativo y
Financiero con la debida justificación de uso.
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Una vez autorizada la solicitud, será remitida al Encargado de Activos Fijos, quien en coordinación con el Jefe de la Unidad de Servios Generales, realizarán los actos administrativos para la asignación de un vehículo en buenas condiciones de funcionamiento.
II. La asignación se realizará a través del Acta de Entrega de vehículo señalando la temporalidad, previa revisión del mismo, sus condiciones, caracteristicas, accesorios y otros, firmando ambas partes el Acta en constancia de conformidad.
III. Las solicitudes de asignacion temporal de vehículos para viajes en comisión oficial o tareas operativas en área rural o interdepartamental se deben presentar minimo con tres días hábiles de anticipación para efectos de acondicionamiento del vehículo, salvo casos de emergencia. La solicitud deberá acompañar el itinerario correspondiente.
IV. Las solicitudes de vehículos para actividades operativas o administrativas dentro del area urbana o alrededores se realizarán de acuerdo a necesidades y a la situación, misma que una vez autorizada será controlada por la Unidad de Servicios Generales.
V. Concluida la la actividad, el vehículo deberá retornar al área de parqueo. El Portero o en su defecto el Sereno son los responsables de registrar el horario de ingreso y salida, kilometraje, asi como nombre del chofer y demas ocupantes, carga transportada y otras novedades obserdas.
Artículo 13.- ( Devolución del Vehículo asignado Temporalmente).
Concluida la actividad para la cual fuese asignado un vehículo en forma temporal, el Servidor Público reponsable del vehículo, deberá realizar la devolución del mismo de forma imediata, siendo responsable de la verificación el Jefe de Servicios Generales y el Encargado de Activos Fijos.
CAPITULO V
SALVAGUARDA DE VEHICULOS
Articulo 14.- ( salvaguarda).
La salvaguarda de los vehículos del Servicio al Mejoramiento de la Navegación
Amazónica, consiste en la protección contra perdidas, robos, daños, accidentes y
todo otro riesgo que amenace su integridad y seguridad.
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La Dirección Administrativa y Financiera a través de la Unidad de Servicios generales, establecerá las medidas de salvaguarda, seguridad y control con el propósito de precautelar los vehículos de la Institución.
Artículo 15.- (Contratación de seguros).
La Dirección Administrativa y Financiera a través del Encargado de Activos Fijos, tiene la obligación de solicitar la contratación de polizas de seguros para el parque automotor en prevención de riesgos de perdida o siniestros. Asi mismo, es responsable de la custodia de las pólizas de seguros de los vehículos.
Articulo 16.- (Accidentes).
En caso de presentarse cualquier tipo de accidente con los vehículos de Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica, el Servidor Público responsable del vehiculo deberá reportar el accidente al Organismo Operativo de tránsito (Policía Nacional) y remitir el informe circunstancial de los hechos a la Dirección Administrativa y Financiera para que atraves del Encargado de Activos Fijos se realicen las acciones que correpondan para reportar el siniestro ante la compañía aseguradora.
CAPITULO VI
MANTENIMIENTO Y REPARACION DE VEHICULOS
Articulo 17.- ( Mantenimiento y reparación).
I. El mantenimiento y reparación del vehículo consiste en el servicio técnico especializado prestado por una determinada empresa para la conservación física y mecánica del mismo para que permanezca en condiciones de uso.
II. El servidor público a quien se le asignó el vehículo, es el responsable de realizar el seguimiento permanente de forma general del vehículo y solicitar a la Direccion Administrativa y Financiera con la debida anticipación el mantenimiento preventivo y/o correctivo del vehiculo, especificando los desperfectos y sus posibles causas que originan la solicitud del desperfecto.
La Dirección Administrativa, a traves del Encargado de Activo Fijos y/o Encargado de Servicios Generales, tiene la responsabilidad de verificar y gestionar la solicitud de mantenimiento de los vehiculos. Asimismo, el Jefe de la Unidad de Servicios Generales es responsable de llevar un registro de Control de Mantenimiento y/o Reparacion de cada uno de los vehiculos de la Institución.
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CAPITULO VII
USO DE VEHICULOS Y SUS RESPONSABILIDADES
Articulo 18.- (Uso de vehiculos).
I. Se autoriza el uso de vehículos oficiales del Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica al Director General Ejecutivo y Directores (Técnico y Administrativo) en cualquier día de la semana, solo para desenvolmiento de sus funciones y fines estrictamente institucionales.
II. Todos los vehículos del Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica, así como de programas, proyectos y otros transferidos a ésta entidad, se utilizarán exclusivamente para fines institucionales y sólo en días laborales, dentro del horario de trabajo, excepto que se encuentren cumplimiendo alguna comisión especial autorizada de forma expresa.
III. Los vehículos de 4 ruedas del Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica deberán contar con placa oficial y llevar en las puertas laterales de forma imprescindible la siguiente inscripcion: USO OFICIAL - SEMENA, con excepcion de los vehiculos de Uso Oficial. Los vehiculos de 2 y 3 ruedas llevaran la misma inscripción en las partes laterales del tanque o en la carroceria según corresponda.
IV. Concluida la jornada de trabajo o comisión oficial, el conductor deberá trasladar obligatoriamente el vehículo al estacionamiento asignado, aspecto que será verificado y registrado por el Portero o Sereno.
V. Adicionalmente, se considerarán las siguiente excepciones:
a. Solamente el vehículo asignado al Director General Ejecutivo del Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica, podrá pernoctar durante los dias laborales en otro lugar que no sea el oficialmente destinado como parqueo.
b. Asimismo los demás vehículos Oficiales u Operativos por viajes en comisión oficial en el interior del territorio nacional, por el tiempo que dure la comisión, estan liberados de pernoctar en el lugar destinado oficialmente como parqueo.
c. De igual manera se autoriza pernoctar en lugar diferente al destinado
oficialmente como parqueo, a los vehículos que se encuentren en
mantenimiento en talleres autorizados, siendo responsable de la salvaguarda
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el Jefe de la Unidad de Servicios Generales y el Servidor Público que lo tuviera asignado si es el caso.
Ariculo 19.- (Responsabilidades).
I. La Dirección Administrativa, a traves del Encargado de Activos Fijos y Jefe de la Unidad de Servicios Generales seran responsable de:
a. Cumplir y hacer cumplir el presente reglamento en las distintas areas organicionales del Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica.
b. El Encargado de Activos Fijos es reponsables de llevar un registro y control de la recepción, registro y asignación de los vehículos del Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica.
c. El Encargado de Activos Fijos es responsable de velar por el cumplimiento de las medidas de salvaguarda establecidas por la Direccion Administrativa y Financiera.
d. El Jefe de la Unidad de Servicios Generales, elaborará y mantendrá un kardex de control de vehículos, donde registrará los estándares de funcionamiento, requerimientos de mantenimiento y caracteristicas relevante de los servicios realizados, (hola de vida del vehículos).
II. Los funcionarios a quien se les asignó un vehículo son responsables de:
a) Mantener el buen estado de funcionamiento de los vehículos asignados, coordinando de manera conjunta con el Jefe de la Unidad de Servicios Generales y el Encargado de Activos Fijos.
b) Velar por el suministro de combustible y lubricantes con los estándares establecidos para cada vehículo.
c) Tener y portar su licencia de conducir vigente, mientras cumpla sus funciones.
d) Cumplir con las disposiciones y reglas de tránsito.
e) En caso de infracción, el conductor es responsable del pago de la multa.
f) Llevar un registro de uso del vehículo asignado, a través del Kardex de Control de Uso del vehículo.
g) Reportar la información que requieran el Jefe de la Unidad de Servicios Generales y el Encargado de Activos Fijos.
Artículo 20.- (Prohibiciones)
En conformidad con la finalidad del presente Reglamento, queda prohibida la realización de los siguientes actos:
a) El uso de vehículos de la Institución por Servidores Públicos o particulares que
no sean los Conductores Responsables de los vehículos, salvo autorización
expresa de la Dirección Administrativa.
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b) El uso de los vehículos de la Institución por personas ajenas al Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica, los daños emergentes de este hecho que afecten a la integridad del vehículo, serán cubiertos por los responsables de los vehículos y de las áreas funcionales solicitantes.
c) El uso o permiso de uso de los vehículos del Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica para actividades particulares o de beneficio propio.
d) Usar el vehículo en días no laborales (sábados, domingos o feriados) salvo las excepciones establecidas en el presente Reglamento.
e) Conducir vehículos de la Institución luego de consumir bebidas alcohólicas.
f) Dañar o alterar las características físicas o técnicas del vehículo o quitar la identificación de “USO OFICIAL - SEMENA” de los vehículos del Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica clasificados como “Vehículos de Servicio Operativo y Administrativo”.
g) Circular, sin tener placas, póliza de seguro vigente SOAT. e inspección técnica vehicular. Además de la licencia de conducir vigente por parte del conductor.
h) Poner en riesgo la seguridad física del vehículo, estacionando en lugares que no corresponden, circulando por áreas restringidas o transgrediendo las normas de tránsito.
i) El cambio de placas entre los vehículos asignados al Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica.
CAPITULO VIII
APROVISIONAMIENTO DE COMBUSTIBLE Y CONTROL
Artículo 21.- (Aprovisionamiento de combustible).
I. La Dirección Administrativa y Financiera a través del Encargado de Almacenes, atenderá los requerimientos de provisión de combustible a los vehículos del Servicio al Mejoramiento de la Navegación Amazónica mediante vales numerados, previa solicitud de los responsables de los vehículos, de tal forma que permita la conciliación del consumo de combustible con las empresas proveedoras. La Dirección Administrativa y Financiera podrá implementar otros formularios a través de instructivos y/o circulares en cumplimiento a disposiciones legales vigentes.
II. El aprovisionamiento de combustible para vehículos de Uso Oficial, no podrá
exceder de 250 litros mensuales, que equivalen aproximadamente a 10 litros
diarios de lunes a sábado; para vehículos de Servicio Operativo y
Administrativo, será en función al servicio a cumplir y/o al kilometraje a recorrer,
al tipo de vehículo y sus características de consumo, prevaleciendo la
racionalización en el aprovisionamiento. El Director Administrativo y Financiero
tiene la firma autorizada para emitir los vales de consumo de combustible.
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III. En caso de viajes en comisión oficial, dentro del territorio nacional que represente un mayor gasto de combustible, el Servidor público responsable del vehículo o conductor designado en comisión, deberá solicitar por escrito la asignación de recursos económicos, con cargo a rendición de cuenta dirigida al Director Administrativo y Financiero, especificando el objeto de la comisión, el lugar de destino y la distancia en kilómetros a recorrer hasta su conclusión.
Artículo 22.- (Descargo de vales de Combustible)
I. La Dirección Administrativa, a través del Encargado de Almacenes, deberá realizar el control de uso de combustible y conciliar los registros de la entrega de vales de combustible, con los registros de (los) proveedor (es), cruzando la información con los contenidos en los Carde de control de cada vehículo.
II. El Encargado de Almacenes, deberá mantener un margen de seguridad de 150 litros respecto del cupo total asignado de combustible, para cubrir requerimientos imprevistos o de emergencia.
III. En caso de entrega de combustible a través de fondos con cargo a rendición de cuentas, estos serán descargados por el Servidor Público solicitante, conforme a normas propias del Servicio al Mejoramiento de la Navegación para el manejo de Fondos con Cargo a Rendición de Cuentas.
CAPITULO IX
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 23.- Velocidades permitidas.
Con el fin de disminuir riesgos a consecuencia del exceso de velocidad, las velocidades permitidas para conducir en diferentes situaciones son las siguientes:
Vehículos Livianos (Vagonetas-Camionetas):
EN CARRETERA ASFALTADA
Rectas amplias con visibilidad 80 Km/h Curvas con visibilidad media 60 Km/h
EN CARRETERAS RIPIADAS
Rectas amplias con visibilidad 70 Km/h
Curvas con visibilidad media 50 Km/h
EN OTROS CAMINOS
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