INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN UNIDAD TEPEPAN
SEMINARIO:
“ LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA Y EL CONTADOR PUBLICO ”
TEMA:
IMPLANTACION DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA EN LA COMPAÑÍA
“ PLASTICOS CASVID, S.A. DE C.V.”
INFORME FINAL PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADOR PUBLICO
PRESENTAN:
CARLOS ALBERTO CASTILLO HERNÁNDEZ DIANA DELGADO LEON
JUAN ANTONIO MENDEZ POBLETE CRISTINA OJEDA SÁNCHEZ NANCY ANYLU RETANA BECERRA
CONDUCTOR DEL SEMINARIO
C.P. HECTOR HERNÁNDEZ MARQUEZ.
MÉXICO D.F. FEBRERO DE 2006.
AGRADECIMIENTOS
IPN
Soy Politécnico porque mi respetada libertad de joven y estudiante me impone, la razón de respetar este recinto.
La educación es un gran legado para todos los estudiantes, es por ello que queremos agradecer a nuestro honorable Instituto Politécnico Nacional por forjar personas con excelentes cimientos en cuanto a conocimiento y ética, personas de hoy y mañana, aquellos que modifican la situación del país aquellos que creen que la sociedad puede cambiar y anhelar un futuro prospero.
Jamás olvidaremos a este Instituto que nos abrió sus puertas creyendo en nosotros y brindándonos una oportunidad de soñar y ser personas productivas para nuestro país.
Como olvidarla si un día soñamos pertenecer a este y hoy años después tristemente nos despedimos, llevándonos en nuestros corazones esos gratos e inolvidables recuerdos.
ESCA
A nuestra adorable Escuela Superior de Comercio y Administración Unidad Tepepan, por brindarnos la oportunidad de permanecer a esta, por todos los recuerdos tan gratos que vivimos dentro y fuera de ella. Aún se recuerdan como ayer esas aulas, pasillos, bancas, jardines, etc. que en conjunto forman la ESCA, en donde pasamos inolvidables horas, como no recordar épocas de exámenes y los nervios a flor de piel, de fortalecer amistades, de anhelar un titulo profesional, de pelear un diez después de una noche de estudios, jamás olvidaremos esos momentos y vivencias.
Hoy en el año 2006 culminamos uno de los sueños más grandes que tiene todo estudiante al ver terminado tu proyecto de vida y cada ves al pronunciar ESCA los recuerdos vienen a la mente y es inevitable no sentir melancolía al decir gracias por estos años maravillosos...
PROFESORES
Y por último y no por eso menos importante queremos agradecer a todos aquellos profesores que nos transmitieron sus valiosos conocimientos, experiencias y ante todo con una ética inquebrantable digna de admiración y reconocimiento, a quienes mas que profesores en ocasiones llegaron a romper la barrera y lograron convertirse en amigos, por habernos brindado su apoyo y confianza, por su tiempo invertido en cada uno de nosotros; sería imposible mencionar a todos pero gracias porque nos llevamos en nuestros corazones millones de recuerdos, regaños, reflexiones, etc...
Capitulo I. Diferentes tipos de Auditoria dentro del Campo Laboral del Contador Público.
Introducción 12
1. Auditoría 15
1.1. Antecedentes 15
1.2. Concepto 16
1.3. Objetivo 17
2. Clase de Auditoría 17
2.1. Auditoría Externa 18
2.1.1. Antecedentes 18
2.1.2. Concepto 20
2.1.3. Objetivo 20
2.2. Auditoría Interna 21
2.2.1. Antecedentes 21
2.2.2. Concepto 22
2.2.3. Objetivo 23
3. Tipos de Auditoría 23
3.1. Auditoría Administrativa 23
3.1.1. Antecedentes 23
3.1.2. Concepto 24
3.1.3. Objetivo 25
3.1.4. Importancia 25
3.1.5. Proceso Administrativo 25
3.1.5.1. Planeación 26
3.1.5.1.1. Objetivo 27
3.1.5.2. Organización 27
3.1.5.2.1. Objetivo 28
3.1.5.3. Integración 28
3.1.5.3.1. Objetivo 29
3.1.5.4. Dirección 29
3.1.5.4.1. Objetivo 29
3.1.5.5. Control 30
3.1.5.5.1. Objetivo 31
3.2. Auditoría Operacional 31
3.2.1. Antecedentes 31
3.2.2. Concepto 34
3.2.3. Objetivo 34
3.2.4. Importancia 34
3.2.5. Ciclos de Operaciones 35
3.3. Auditoría Financiera 44
3.3.1. Antecedentes 44
3.3.2. Concepto 45
3.3.3. Objetivo 46
3.3.4. Importancia 46
3.3.5. Ciclos de Información 49
3.3.6. Sistema Contable 51
4. La Auditoría Interna dentro del Campo de la Profesión del Contador Público 53
4.1. Concepto 53
4.2. Objetivo 53
4.3. Independencia y Objetividad de los Auditores Internos 53
4.3.1. Independencia 54
4.3.2. Objetividad 54
4.4. Alcance de la Auditoría Interna 55
4.4.1. Concepto 55
4.4.2. Alcance del Trabajo 55
Capitulo II. Estructura del Departamento de Auditoría Interna.
1. Ubicación del Departamento de Auditoría Interna 57
1.1. Análisis de la Correcta Ubicación 58
1.2. Reporte al Consejo de Administración 59
1.3. Reporte a la Dirección General 59
1.4. Reporte a la Dirección de Finanzas 60
1.5. Reporte al Contralor 60
1.6. Reporte a Otros Funcionarios 61
2. Factores que Influyen en la Estructura y Dimensión del Departamento de Auditoría Interna
61
2.1. Tamaño de la Organización 62
2.2. Relación Costo-Beneficio 62
2.3. Recurrencia en Errores o Actos Indebidos 63
2.4. Confianza en la Función de Auditoría Interna 63
2.5. Mente Abierta al Cambio 63
3. Estructura Organizacional 64
3.1. Auditor Supervisor 64
3.2. Auditor por Areas 64
3.3. Auditor Ayudante 65
3.4. Auditor Principiante 65
4. Recursos Humanos en la Auditoría Interna 65
4.1. Director de Auditoría Interna 66
4.1.1. Descripción del Puesto 66
4.1.1.1. Perfil del Puesto 66
4.1.1.2. Principales Obligaciones y Responsabilidades 66
4.1.1.3. Superior Jerárquico 67
4.1.2 Reclutamiento y Selección 67
4.1.3. Atributos y Cualidades 67
4.2. Gerente de Auditoría 68
4.2.1 Descripción del Puesto 68
4.2.1.1. Perfil del Puesto 68
4.2.1.2. Principales Obligaciones y Responsabilidades 68
4.2.1.3. Superior Jerárquico 68
4.2.2. Reclutamiento y Selección 69
4.2.3. Atributos y Cualidades 69
4.3. Supervisor de Auditoría 70
4.3.1 Descripción del Puesto 70
4.3.1.1. Perfil del Puesto 70
4.3.1.2. Principales Obligaciones y Responsabilidades 70
4.3.1.3. Superior Jerárquico 70
4.3.2. Reclutamiento y Selección 71
4.3.3. Atributos y Cualidades 71
4.4. Encargado de Auditoría 71
4.4.1. Descripción del Puesto 71
4.4.1.1 Perfil del Puesto 71
4.4.1.2. Principales Obligaciones y Responsabilidades 72
4.4.1.3. Superior Jerárquico 72
4.4.2. Reclutamiento y Selección 72
4.4.3. Atributos y Cualidades 72
4.5. Auditor Auxiliar 73
4.5.1. Descripción del Puesto 73
4.5.1.1 Perfil del Puesto 73
4.5.1.2. Principales Obligaciones y Responsabilidades 73
4.5.1.3. Superior Jerárquico 74
4.5.2. Reclutamiento y Selección 74
4.5.3. Atributos y Cualidades 74
4.6. Secretaria 75
5. Recursos Operativos 75
5.1. Concepto 76
5.2. Objetivo 76
5.3. Programa de Trabajo 76
5.4. Programa de Auditoría 77
5.5. Sistema de Indices 77
5.6. Marcas de Auditoría 78
5.7. Cuestionario de Evaluación 79
5.8. Control de Horas Trabajadas y Horas No Productivas 81
5.8.1. Objetivo 81
5.8.2. Importancia 81
5.8.3. Reportes Periódicos de Ocupación de Tiempo 81
6. Evaluación del Desempeño del Personal 82
6.1. Objetivo 82
6.2. Importancia 83
7. Capacitación y Entrenamiento 83
7.1. Concepto 83
7.2. Objetivo 83
7.3. Importancia 83
7.4. Capacitación Interna 84
7.4.1. Planeación de Asignaciones 85
7.4.2. Diversificación 85
7.4.3. Supervisión e Instrucciones del Trabajo 85
7.4.4. Asesoría 86
7.4.5. Desarrollo de Liderazgo 86
7.4.6. Delegación de Responsabilidades 86
7.4.7. Curso o Seminarios Internos 86
7.4.8. Capacitación Externa 87
8. Archivo de Auditoría Interna 87
8.1. Objetivo 87
8.2. Importancia 87
8.3. Estructura Funcional 88
8.3.1. Archivo de Administración Interna 88
8.3.2. Archivo de Auditorias Realizadas 88
8.3.3. Archivo General 88
8.4. Métodos de Custodia, Control y Localización de Información Archivada 89
8.5. Métodos de Custodia y Control de Correspondencia 89
9. Actividades Colaterales dentro y fuera de las Organizaciones 89
9.1. En Coordinación con Auditoría Externa 90
9.1.1. Intereses Primarios de la Auditoría Externa y la Auditoría Interna 90
9.1.2. Intereses Secundarios Interrelacionados 90
9.1.3. Objetivo de la Coordinación 91
9.1.3.1. Componentes de la Coordinación de Esfuerzos de la Auditoría 91
9.1.3.2. Intercambio de Documentación de Auditoría 91
9.1.3.3. Técnicas y Procedimientos de Auditoría 91
9.1.3.4. Aceptación de Trabajos de Auditoría Externa 92
9.1.3.5. Capacitación 92
9.1.3.6. Seguimiento de Hallazgos de Auditoría 93
9.2. En Coordinación con Otros Auditores Internos 93
9.2.1. Objetivo 93
9.2.2. Auditores Internos de Oficina Matriz y Sucursales 93
9.2.3. Con Auditores Internos de Compañías Afiliadas 94
9.2.4. Con Auditores Internos de Organizaciones con Relaciones Comerciales 94
10. Comité de Auditoría Interna 95
10.1. Concepto de Comité 96
10.2. Antecedentes del Comité de Auditoría Interna 96
10.3. Concepto del Comité de Auditoría Interna 96
10.4. Objetivo del Comité de Auditoría Interna 96
10.5. Importancia y Beneficios 97
10.6. Estructura del Comité de Auditoría Interna 97
10.6.1. Participación de la Dirección General y del Consejo de Administración 98
10.6.2. Participación de Directores de Areas Operativas 98
10.6.3. Participación del Auditor Externo 99
10.6.4. Participación del Director de Auditoría Interna como Coordinador del Comité de Auditoría
99
10.6.5. Participación de Especialistas en el Comité de Auditoría 99
10.7. Funciones Específicas del Comité de Auditoría 100
10.8. El Comité de Auditoría en Operación y su Relación con el Departamento de Auditoría Interna
101
Capitulo III. Código de Etica, Normas y Procedimientos de Auditoría Interna.
1. Código de Etica del Instituto de Auditoría Interna 103
1.1. Propósito 103
1.2. Componentes 103
1.2.1. Principios y Reglas de Conducta 103
1.2.1.1. Integridad 103
1.2.1.2. Objetividad 104
1.2.1.3. Confidencialidad 104
1.2.1.4. Competencia 104
1.3. Aplicación y Cumplimiento 105
2. Normas para la Practica Profesional de la Auditoría Interna 105
2.1. Antecedentes 106
2.2. Concepto 108
2.3. Objetivo 108
2.4. Independencia del Departamento de Auditoría Interna 109
2.4.1. Nivel Organizacional 109
2.4.2. Objetividad como Medida de Independencia 109
2.5. Conocimiento Técnico y Capacidad Profesional 110
2.5.1. El Departamento de Auditoría Interna 110
2.5.1.1. Reclutamiento de Personal 110
2.5.1.2. Conocimientos, Experiencias y Disciplinas 110
2.5.1.3. Supervisión 110
2.5.2. El Auditor Interno 111
2.5.2.1. Cumplimiento con las Normas de Conducta 111
2.5.2.2. Conocimientos, Experiencias y Disciplinas 111
2.5.2.3. Relaciones Humanas y Comunicación 112
2.5.2.4. Desarrollo Profesional Continuo 112
2.5.2.5. Debido Cuidado Profesional 112
2.6. Alcance del Trabajo 113
2.6.1. Confiabilidad e Integridad de la Información 114
2.6.2. Cumplimiento con Políticas, Planes, Procedimientos, Leyes y Reglamentos 115
2.6.3. Salvaguarda de los Activos 115
2.6.4. Uso Económico y Eficiente de los Recursos 115
2.6.5. Logro de los Objetivos y Metas Establecidas para las Operaciones o Programas 116
2.7. Ejecución del Trabajo de Auditoría 117
2.7.1. Planeación de la Auditoría 117
2.7.2. Examen y Evaluación de la Información 117
2.7.3. Comunicación del Resultado 118
2.7.4. Seguimiento 119
2.8. Administración del Departamento de Auditoría Interna 119
2.8.1. Propósito, Autoridad y Responsabilidad 120
2.8.2. Planeación de la Auditoría 120
2.8.3. Políticas y Procedimientos 121
2.8.4. Administración y Desarrollo de Personal 121
2.8.5. Auditores Externos 122
2.8.6. Control de Calidad 122
3. Statement on Internal Auditing Standares (SIAS) 123
3.1. Concepto 123
3.2. SIAS 1 Control 123
3.3. SIAS 2 Comunicación de Resultados 128
3.4. SIAS 3 Prevención, Detección, Investigación y Reporte de Fraudes 131
3.5. SIAS 4 Seguridad en la Calidad 136 3.6. SIAS 5 Relaciones de los Auditores Internos con Auditores Independientes 142
3.7. SIAS 6 Papeles de Trabajo de Auditoría 145
3.8. SIAS 7 Comunicación con el Consejo de Administración 149
3.9. SIAS 8 Procedimientos Analíticos de Auditoría 152
3.10. SIAS 9 Valuación de Riesgos 154
3.11. SIAS 10 Evaluación del Cumplimiento de Objetivos y Metas Establecidas para Operaciones Programadas
157
3.12. SIAS 11 Norma General 1992 para la Practica General de Auditoría Interna 159
3.13. SIAS 12 Planeando la Asignación de Auditoría 162
3.14. SIAS 13 Seguimiento de Observaciones de Auditoría Reportadas 166
Conclusiones 169
Capitulo IV. Caso Práctico Implantación del Departamento de Auditoría Interna en la Empresa “Plásticos Casvid, S.A. de C.V.”.
Introducción 171
1. Historia 174
1.1. Estudio General 175
1.1.1. Misión 175
1.1.2. Visión 175
1.1.3. Política 175
1.1.4. Filosofía de Calidad 176
1.1.5. Valores 176
1.1.6. Capital Social 176
1.1.7. Principales Clientes 176
1.1.8. Principales Proveedores 177
1.1.9. Acta Constitutiva “Principales Cláusulas” 177
1.1.10. Departamentos que Integran la Organización 179
1.1.11. Estados Financieros 182
1.1.12. Estudio del Método “DAFO” 183
1.2. Planteamiento del Problema 184
1.3. Implantación del Departamento de Auditoría Interna dentro de la Organización 185
1.3.1. Alcance de la Auditoría Interna 186
1.3.2. Prevención y Detección de Fraudes 187
1.3.3. Estructura del Departamento de Auditoría Interna 188
1.3.4. Programa de Trabajo 190
1.3.4.1. Programa General de Trabajo 190
1.3.4.2. Programa de Trabajo del Area de Inventarios 191
1.3.4.3. Programa de Trabajo del Area de Producción 193
1.3.4.4. Programa de Auditoría Administrativa General 194
1.3.5. Manual de Organización del Departamento de Auditoría Interna 194 1.3.6. Manual de Políticas del Departamento de Auditoría Interna 201 1.3.7. Manual de Procedimientos del Departamento de Auditoría Interna 204
Conclusión 212
Bibliografía 213
INTRODUCCION
Este informe es elaborado con el principal objetivo de conocer una parte fundamental de nuestra profesión como es la auditoría, de este modo durante el desarrollo de los temas va incrementando el asombro al conocer la importancia que esta tendrá en la vida profesional de un Contador Público.
Este informe se ha desarrollado en tres Capítulos teóricos los cuales se describirán brevemente para dar un amplio panorama de los temas y así irse involucrando poco a poco y por último el Capítulo número cuatro en el que desarrollamos un caso práctico en el cual plasmamos lo visto en los capítulos anteriores.
En el Capítulo I como su nombre lo indica “Diferentes tipos de Auditoría dentro del Campo Laboral del Contador Público” el cual comprende desde los antecedentes así como la definición más general de Auditoría, que si bien es un examen a las operaciones financieras, administrativas de una entidad pública o de una empresa, con el objeto de evaluar la situación de la misma, de esta definición se parte para dar a conocer las dos clases de auditorias que existen, la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, mencionando las principales características de cada una, así como lo que las diferencia.
Al irse involucrando en este informe y como el nombre del seminario lo menciona existen diversos tipos de Auditoría, la Administrativa, Operacional y Financiera, para una entidad es de vital importancia que se realicen periódicamente evaluaciones o auditorias de este tipo. Si bien cada una es importante según sus características y el papel que juegan en la misma. En cuanto a la primera revisa y evalúa los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo y su principal objetivo es evaluar la calidad de la administración en su conjunto, pero sobre todo este tipo de auditoría va a brindar un panorama sobre la forma como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando los aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos sean detectados para una rápida solución. La Operacional llega a México en la década de los setentas, posteriormente se divulga y amplía en los ochentas pero su plena consolidación se da en la década de los noventas; esta auditoría evalúa la eficiencia, eficacia y economía con la que están siendo utilizados los recursos y su objetivo es que las operaciones llevadas en una entidad sean realizadas con calidad; cabe mencionar que la auditoría operacional es un gran reto para la capacidad y calidad profesional del Contador Público como auditor operacional ya que se requiere amplio conocimiento de diversas disciplinas como ingeniería, sistemas, mercadotecnia, etc. Esto con la finalidad de brindar un mejor servicio y superar expectativas. Y por último la auditoría financiera que se realiza en el interior de una entidad asegurando la confiabilidad e integridad de la información financiera y complementando a las dos anteriores, su finalidad es expresar una opinión sobre las cuentas o rubros examinados a lo largo de la auditoría.
Es importante hacer mención que la auditoría interna dentro de la profesión del Contador Público, es un área a la cual no se le ha dado la importancia que debiera en toda entidad así como los beneficios que esta aporta a la misma apoyando a la organización y a sus miembros, descargándoles de sus responsabilidades de forma efectiva, proporcionándoles análisis, valoraciones, recomendaciones consejos e información concerniente a las actividades realizadas pero sobre todo la promoción de un control efectivo a un costo razonable. Y una de las finalidades de esta tesina es que el lector conozca el infinito campo que esta profesión brinda.
En cuanto se refiere al Capítulo II este aborda el tema de la Estructura del Departamento de Auditoría Interna, es importante hacer mención que existen diversos factores que delimitan de manera directa la dimensión de un departamento de auditoría, podemos mencionar el tamaño de la organización, relación costo-beneficio, recurrencia en errores o actos indebidos y mente abierta al cambio. El tamaño y la dimensión de la estructura que se le asignen al departamento definirá los niveles de mando y operación que adoptará la misma. Se debe hacer énfasis acerca del nivel o ubicación que ocupa este departamento y sólo resta decir que debe ser un lugar o un nivel relevante y de vital importancia para el aseguramiento de sus funciones y responsabilidades.
Durante el transcurso de la auditoría el Contador Público debe allegarse de todas las herramientas o elementos básicos para el desarrollo de la misma, denominados recursos operativos, dentro de estos encontramos el programa de trabajo que es un documento en cual se consignan y planean las actividades que llevarán a cabo durante un año calendario, es aquí cuando el departamento de auditoría interna se reúne aportando ideas, comentarios, innovaciones y mejoras cada año. De este se deriva el programa de auditoría que será realizado a una unidad administrativa, actividad o rubro contable, especificando los pasos a seguir, las técnicas y procedimientos a utilizar.
Al ir elaborando los papeles de trabajo se le asignan una clave para una fácil y mayor localización de los mismos en un archivo o expediente , sin olvidar plasmar marcas de auditoría que van de acuerdo al criterio del Auditor y siempre se deja constancia en los papeles de trabajo del significado de esta marca. Existen muchos recursos de los cuales no siempre es indispensable hacer uso pero conservan la misma importancia y valor, como es el control de horas trabajadas y horas no productivas, el cuestionario de evaluación, reportes periódicos de ocupación, etc.
El factor humano siendo esta una herramienta muy importante dentro de cualquier organización ya que él es el encargado del desarrollo de la operación de la misma se deberá considerar el buen desempeño que cada uno de ellos va teniendo a fin de evaluar su labor con el propósito de obtener un mejor servicio por parte del personal así el auditor interno podrá tomar una decisión en función del desempeño del personal y así poder promoverlo en cada una de las áreas que mejor le convenga al trabajador.
Es una necesidad básica de cada una de las diferentes organizaciones el darle capacitación y entrenamiento que deben tener los elementos que conforman las diferentes áreas de trabajo, esto permitirá que la organización pueda
hacerle frente a los diferentes aspectos básicos que va teniendo el entorno de la organización permitiéndole avanzar constantemente.
Como la principal fuente de información y evidencia que ha tenido la organización en sus distintos ciclos de operaciones, es importante mantener segura la información y correspondencia con la que cuenta, ya que mantienen en ella la historia de cómo ha venido funcionando la empresa, siendo esta la evidencia principal de la cual se puede basar cualquier persona que quisiera conocer el ciclo de operación que ha tenido la entidad.
Finalmente se llega al Comité de Auditoría Interna que es una unidad staff creada por el Consejo de Administración que asegura el pleno respeto y apoyo a la función de auditoría interna y externa por todos los miembros de la organización con la finalidad de cumplir con los objetivos y metas que se ha planteado la misma. La importancia de este Comité únicamente es expresada en beneficios, como lo es una mayor comunicación, identificación de áreas u operaciones con problemas presentes para adoptar medidas preventivas y correctivas según sea el caso, ahorro en auditorias externas, etc.
El Capítulo III se refiere al Código de Etica y a las Normas que rigen la auditoría, como no mencionar el invaluable y perfecto Códico de Etica que va a guiar el camino durante la vida profesional y que dictará las pautas de conducta a seguir, nos menciona también la importancia de la integridad y honestidad con la que será desarrollado cualquier trabajo asignado y la firmeza que debe sustentar una opinión sin la influencia de terceras personas, el debido cuidado y manejo de la información obtenida durante el transcurso de la auditoría. Pero sobre todo nunca olvidar lo que se ha plasmado anteriormente y llevarlo a cabo según nuestra moral cimentada durante muchos años por el ejemplo de una familia que es aquí donde comienzan las bases para que en un futuro se perfeccione y sobre todo sean puesta en práctica durante la vida profesional.
Capitulo I. Diferentes tipos de Auditoría dentro del Campo Laboral del Contador Público.
Si bien la auditoría es un servicio profesional por medio del cual un Contador Público o firma de despacho de contadores públicos evalúa cierta información financiera, administrativa y operacional preparada por una entidad económica a la luz de sus procedimientos, controles y aplicando los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
La prestación de este servicio culmina con la emisión de un documento denominado informe o dictamen, en el cual el auditor expresa su opinión, sugerencias y hallazgos encontrados acerca del cumplimiento de las normas, procedimientos y controles establecidos en la empresa.
1. Auditoría.
1.1. Antecedentes.
La auditoría es una de las aplicaciones de los principios científicos de la contabilidad, basada en la verificación de los registros patrimoniales de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es su único objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos más remotos, teniéndose conocimientos de su existencia ya en las lejanas épocas de la civilización sumeria.
Acreditase, todavía, que el termino auditor evidenciando el titulo del que practica esta técnica, apareció a finales del siglo XVIII, en Inglaterra durante el reinado de Eduardo I.
En diversos países de Europa, durante la edad media, muchas eran las asociaciones profesionales, que se encargaban de ejecuta funciones de auditorias, destacándose entre ellas los consejos Londineses (Inglaterra), en 1310, el Colegio de Contadores, de Venecia (Italia), 1581.
La Revolución Industrial llevada a cabo en la segunda mitad del siglo XVIII, imprimió nuevas direcciones a las técnicas contables, especialmente a la auditoría, pasando a atender las necesidades creadas por la aparición de las grandes empresas (donde la naturaleza es el servicio es prácticamente obligatorio).
Se preanuncio en 1845 o sea, poco después de penetrar la contabilidad de los dominios científicos y ya el "Railway Companies Consolidation Act" obligada la verificación anual de los balances que debían hacer los auditores.
También en los Estados Unidos de Norteamérica, una importante asociación cuida las Normas de Auditoría, la cual publicó diversos reglamentos, de los cuales el primero que conocemos data de octubre de 1939, en tanto otros consolidaron las diversas normas en diciembre de 1939, marzo de 1941, junio de 1942 y diciembre de 1943.
El futuro de nuestro país se prevé para la profesión contable en el sector auditoría es realmente muy grande, razón por la cual deben crearse, en nuestro circulo de enseñanza cátedra para el estudio de la materia, incentivando el aprendizaje y asimismo organizarse cursos similares a los que en otros países se realizan.
Inicialmente, la auditoría se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos.
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los registros.
Con el tiempo, el campo de acción de la auditoría ha continuado extendiéndose; no obstante son muchos los que todavía la juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la veracidad y exactitud de los registros.
En forma sencilla y clara, escribe Holmes:
"La auditoría es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."
Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de la universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente:
"El examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar su exactitud, así como la veracidad de los estados o situaciones que dichas anotaciones producen."
Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoría es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros: es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.
1.2. Concepto.
Es el examen de las operaciones financieras, administrativas y de otro tipo de una entidad pública o de una empresa por especialistas ajenos o que formen parte de ella con el objeto de evaluar la situación de la misma.
1.3. Objetivo.
Resume, clasifica y presenta los datos pertinentes, mediante la auditoría se obtiene y se evalúa la evidencia necesaria para determinar si las afirmaciones de la organización están de acuerdo con los criterios que se han establecido.
En el caso de las afirmaciones hechas por medio de los estados financieros, el criterio establecido es si dichos estados concuerdan con los principio de contabilidad generalmente aceptados. En cambio, los citerios que gobiernan las afirmaciones hechas por medio del sistema contable computarizado constituye juicios acerca de que es un sistema eficaz y confiable. Los auditores pueden evaluar el grado en que esas afirmaciones satisfacen los criterios de eficacia y confiabilidad que se consideren apropiados.
2. Clases de Auditoría.
En el campo laboral de la carrera de Contador Público encontramos dos clases de auditoría, la auditoría externa y la auditoría interna en las cuales este puede desempeñarse. Como muestra el Cuadro N° 1.
Respecto a la auditoría externa, esta es realizada por un Contador Público independiente o despacho de Contadores Públicos los cuales se enfocan a la auditoría de estados financieros, dictamen fiscal de enajenación de acciones, devolución de Impuesto al Valor Agregado, etc. Y la conclusión de su revisión es emitir un dictamen u opinión.
Por otra parte la auditoría interna propone, corrige y da seguimiento a los procedimientos y controles establecidos por una entidad y tiene como finalidad emitir un informe final.
Existen diferencias fundamentales entre la auditoría interna y la auditoría externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:
¾ En la auditoría interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la auditoría externa la relación es de tipo civil.
¾ En la auditoría interna el diagnostico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la auditoría externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.
¾ La auditoría interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la auditoría externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.
2.1. Auditoría Externa.
2.1.1. Antecedentes.
La auditoría en su concepción moderna nació en Inglaterra o al menos en ese país se encuentra el primer antecedente. La fecha exacta se desconoce, pero se han hallado datos y documentos que permiten asegurar que a fines del siglo XIII y principios del siglo XIV ya se auditaban las operaciones de algunas actividades privadas y las gestiones de algunos funcionarios públicos que tenían a su cargo los fondos del Estado.
La auditoría existe desde tiempos inmemoriales, prácticamente desde que un propietario entregó la administración de sus bienes a otra persona, lo que hacía que la auditoría primitiva fuera en esencia un control contra el desfalco y el incumplimiento de las normas establecidas por el propietario, el Estado u otros.
Como elemento de análisis, control financiero y operacional la auditoría surge como consecuencia del desarrollo producido por la Revolución Industrial del siglo XIX. En efecto, la primera asociación de auditores se crea en Venecia en el año 1851 y posteriormente en ese mismo siglo se produjeron eventos que propiciaron el desarrollo de la profesión, así en 1862 se reconoció en Inglaterra la auditoría como profesión independiente. En 1867 se aprobó en Francia la Ley de Sociedades que reconocía al comisario de cuentas o auditor.
En 1879 en Inglaterra se estableció la obligación de realizar auditorías independientes a los bancos. En 1880 se legalizó en Inglaterra el título de Charretera Accountants o Contadores Autorizados o Certificados. En 1882 se incluyó en Italia en el Código de Comercio la función de los auditores y en 1896 el Estado de New York había designado como Contadores Públicos Certificados, a aquellas personas que habían cumplido las regulaciones estatales en cuanto a la educación, entrenamiento y experiencia adecuados para ejecutar las funciones del auditor.
Debido al mayor desarrollo de la auditoría en Inglaterra, a fines del siglo XIX e inicios del siglo XX se trasladaron hacia los Estados Unidos de Norte América muchos auditores ingleses que venían a auditar y revisar los diferentes intereses en este país de las compañías inglesas, dando así lugar al desarrollo de la profesión en Norte América, creándose en los primeros años de ese siglo el American Institute of Accountants (Instituto Americano de Contadores).
Es conveniente considerar que la contabilidad y la auditoría que se realizaban en el siglo XIX y a principios del siglo XX no estaban sujetas a Normas de Auditoría o Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, por lo que la dificultad para ejecutarlos e interpretarlos generó en el primer cuarto del siglo XX una tendencia hacia la unificación o estandarización de los procedimientos contables y de auditoría.
En 1917 el ya creado Instituto Americano de Contadores preparó a solicitud de la Comisión Federal de Comercio de USA un "Memorandum sobre las Auditorías de Balance General" que fue aprobado por la Comisión, publicado en el Boletín de la Reserva Federal y distribuido en forma de folleto a los intereses bancarios y de negocios y a los contadores de ese país bajo el nombre de: "Contabilidad Uniforme, propuesta presentada por el Comité de la Reserva Federal". Este folleto fue reeditado en 1918 bajo un nuevo título, "Métodos Aprobados para la Preparación de Estados de Balance General", indicando tal vez el cambio de nombre a una realización del enfoque utópico de la
"contabilidad uniforme".
En 1929, el folleto fue revisado a la luz de la experiencia de la década transcurrida. En adición a un cambio del título, (que se convirtió en "Verificación de Estados Financieros" como evidencia de la creciente toma de conciencia acerca de la importancia del Estado de Resultado), la revisión contenía la significativa declaración de que "la responsabilidad por la extensión del trabajo requerido debe ser asumida por el auditor".
En 1936, el Instituto como vocero de una profesión que ya en esa fecha estaba bien establecida, revisó los folletos previos y emitió de forma independiente bajo su propia responsabilidad un folleto titulado: "Examen de Estados Financieros por Contadores Públicos Independientes", aparecieron dos interesantes desarrollos de la profesión:
Primero, que la palabra "verificación" utilizada en el título del folleto anterior, no es una representación exacta de la función del auditor independiente en el examen de los Estados Financieros de una entidad.
Segundo, la aceptación por el Instituto de la responsabilidad de la determinación y publicación de las Normas y Procedimientos de Contabilidad y Auditoría.
El aprovechamiento del trabajo de los auditores internos como parte del proceso de revisión de las auditorías de estados financieros ha sido específicamente normado por el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados.
2.1.2. Concepto.
Representa el examen de los estados financieros de una entidad, con objeto de que el Contador Público independiente emita una opinión profesional respecto a si dichos estados presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, las variaciones en el capital contable y los cambios en la situación financiera de una empresa, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditoría externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.
La auditoría externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite una opinión independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el término auditoría externa a auditoría de estados financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir auditoría externa del sistema de Información tributario, auditoría externa del sistema de información administrativo, auditoría externa del sistema de información automático etc.
2.1.3. Objetivo.
La auditoría externa o independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización.
Una auditoría externa se lleva a cabo cuando se tiene la intención de publicar el producto del sistema de información examinado con el fin de acompañar al mismo una opinión independiente que le de autenticidad y permita a los usuarios de dicha información tomar decisiones confiando en las declaraciones del auditor.
Una auditoría debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta acerca de los resultados de auditoría, basándose en el hecho de que su opinión ha de acompañar el informe presentado al término del examen y concediendo que pueda expresarse una opinión basada en la veracidad de los documentos y de los estados
Bajo cualquier circunstancia, un contador profesional acertado se distingue por una combinación de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.
2.2. Auditoría Interna.
2.2.1. Antecedentes.
El origen más remoto de la auditoría interna se ubica con el advenimiento de la actividad comercial, cuando un productor o comerciante ante la realidad de no poder cubrir o abarcar todo un rango de intervención personal sobre sus procesos productivos o comerciales se ve en la necesidad de contratar o allegarse a personas capacitadas y de su confianza para que actúen en su representación o por cuenta de el. En este proceso de delegación, el productor o comerciante idea mecanismos para supervisar, vigilar y controlar a sus empleados, son las primeras acciones de auditoria interna ejercidas por el propio dueño de la empresa, y se pueden considerar como actividades básicas y elementales según su concepto de administración.
Con el tiempo, las operaciones en los negocios comenzaron a crecer en volumen y complejidad, se acentuó este fenómeno a raíz del surgimiento de la denominada Revolución Industrial. Ya no es practico para el dueño o administrador tener un contacto mas estrecho sobre las operaciones, para revisar que se estén llevando a cabo satisfactoriamente y con un alto grado de efectividad. Es el momento de crear un nuevo sistema de supervisión, para que el dueño o administrador extienda su control y vigilancia a través de la ayuda que le pueda proporcionar ese sistema. Esta ayuda provino de la asignación de uno o mas personas de la organización a quienes se les responsabilizo directamente de revisar y reportar acerca de los siguientes cuestionamientos: ¿Se están respetándolos procedimientos establecidos? ¿Están adecuadamente salvaguardados los activos? ¿Trabaja el personal a un buen nivel de eficiencia? ¿Son efectivas las políticas en vigor, a la luz de las condiciones cambiantes? Es así como tiene inicio la auditoria interna formal, con un sentido u orientación especifico.
La primera etapa de la naciente función de auditoría interna se ocupo primordialmente de la verificación detallada de los registros contables, la protección de los activos, y el descubrimiento y prevención de fraudes. Se veía al auditor interno como un revisor de cuentas o como un policía administrativo de criterio estrecho.
Una segunda etapa en la evolución de la auditoría interna surge como consecuencia de la creación de la Comisión para la Vigilancia del Intercambio de Valores en los Estados Unidos de Norteamérica en el año 1934, al requerir este órgano regulador una plena confiabilidad en la información financiera emitida por empresas que tienen colocadas acciones entre el gran público inversionista.
Para llegar a niveles de excelencia en la confiabilidad referida hubo necesidad de reforzar los controles contables, mejorar los sistemas contables y de reporte, vigilar por el estricto cumplimiento de los nacientes requerimientos instaurados por la Comisión para la Vigilancia del Intercambio de Valores, y coadyuvar con los auditores externos independientes en tales propósitos. En esta nueva dimensión administrativa se dio plena participación al auditor interno, al proporcionarle la ubicación de apoyo profesional que desde entonces viene dando a la administración.
Una tercera etapa nace en la creación del Instituto de Auditores Internos en los Estados Unidos de Norteamérica en el año de 1941. Instituto que al nuclear a los auditores internos permite el desarrollo de la profesión de manera armónica y ordenada y la emisión de pronunciamientos normativos que regulan su ejercicio; en suma, la institucionalización de la auditoría interna vista y reconocida por la sociedad en su conjunto.
La cuarta y última etapa, aun vigente, surge con el advenimiento de dos nuevos tipos de auditoría: La auditoría administrativa y la auditoría operacional, practicadas por auditores internos independientes de una organización.
Auditorias que al complementarse con la financiera, cierran el amplio ciclo de servicios a la administración.
La profesión de auditoría interna, en si misma, a través de su propio esfuerzo y dedicación, a establecido las bases para un continuo y ascendente desarrollo.
2.2.2. Concepto.
La unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando auditoría interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pública.
Las auditorias internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.
La auditoría es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de
empresa, a excepción de los que forman parte del departamento de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección tome las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.
2.2.3. Objetivo.
El objetivo de la auditoría interna consiste en apoyar a los miembros de la organización en el desempeño efectivo de sus actividades. Para ello la auditoría interna les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente con las actividades revisadas. Es objetivo de la auditoría interna la promoción de un control efectivo a un costo razonable.
3. Tipos de Auditoría.
Existen tres tipos de auditoría las cuales son mencionadas en el Cuadro N° 2.
3.1. Auditoría Administrativa.
3.1.1. Antecedentes.
El maestro Joaquín Rodríguez Valencia señala:
“El padre del la administración, Henry Fayol, mencionó en una entrevista (que le hizo la Cronique Social de France) en 1925, que el mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias, es estudiar el
mecanismo administrativo para determinar si la planeación, la organización, el mando, la coordinación y el control están siendo atendidos”, es decir, si la empresa está bien administrada.
“El doctor James Mckinsey en los años de 1935 a 1940 llegó a la conclusión de que la empresa debe periódicamente hacer una auditoría, que consistiría en una evaluación de la empresa en todos sus aspectos, a la vista de un medio ambiente empresarial...”.
“En México, un antecedente sobre la auditoría administrativa lo tenemos en el libro El análisis factorial-guía para estudios de economía industrial-elaborado por Nathan Grabinsky y Alfred W. Klein, publicado por el Departamento de Investigaciones Industriales del Banco de México, S.A. en 1959”.
Y se llega al año de 1961 cuando un ingeniero asesor en administración de nombre William P. Leonard recoge todas las corrientes en materia de auditoría administrativa, más las suyas propias, y conforma un libro denominado The Management Audit (La auditoría administrativa) que es editada en 1962 en los Estados Unidos de Norteamérica. Es a partir de ese año en que los estudiosos e investigadores de esta rama de especialización de la auditoría, consideran como el del nacimiento formal y estructurado de la auditoría administrativa.
La filosofía impresa por Leonard se centra en que las estructuras administrativas siempre habrán de estar en alerta permanente, para percibir los cambios que se dan en los negocios, la economía, la política y disposiciones gubernamentales, y en la sociedad en general, para adecuar la administración. Efecto que se captará por medio de un ordenado y riguroso procesos de evaluación, que incluye la medición de la calidad de las decisiones, denominada auditoría administrativa.
La obra de Leonard abarca un repaso a los elementos básicos de la administración por él vista (planeación, organización, coordinación, dirección y control); evaluación de los métodos y eficiencia administrativa y ejecutiva;
conceptos fundamentales de la auditoría administrativa; preparación, iniciación, recopilación, análisis e interpretación de información; y preparación, presentación y seguimiento del informe de auditoría administrativa.
Es a partir de la obra de Leonard cuando la auditoría administrativa entra en un proceso de asimilación, aceptación y desarrollo, primero en los Estados Unidos de Norteamérica, pasa a México durante la década de 1970, en que las instituciones, investigadores y practicantes de la auditoría han intervenido y coadyuvado en su evolución.
3.1.2. Concepto.
Es el revisar y evaluar si los métodos, sistemas y procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo, aseguran el cumplimiento con políticas, planes, programas, leyes y reglamentaciones los están
3.1.3. Objetivo.
Verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos. Es su objetivo también el evaluar la calidad de la administración en su conjunto.
3.1.4. Importancia.
La importancia de la auditoría administrativa radica en el hecho de que proporciona a los directivos de una organización un panorama sobre la forma como esta siendo administrada por los diferentes niveles jerárquicos y operativos, señalando aciertos y desviaciones de aquellas áreas cuyos problemas administrativos detectados exijan una mayor o pronta atención.
3.1.5. Proceso Administrativo.
El proceso administrativo es una corriente que estudia y sitúa a la administración separándola a través de las fases o elementos que la componen, la postura mas aceptada es la que los clasifica en planeación, organización, integración, dirección y control. Como nos muestra el Cuadro N° 3, el cual se explicará mas adelante.
En este momento es relevante destacar la gran diversidad de criterios y opiniones con que se han pronunciado diferentes autores e investigadores de la administración, sobre la forma como ven o conciben las fases o elementos del proceso administrativo.
El objetivo es separar los componentes de la organización en fases o elementos para su estudio individual, y la interacción concurrente entre ellos, con el propósito de alcanzar los objetivos de la propia organización.
Para todas las formas de esfuerzo de grupo, la aplicación de un proceso administrativo es universal puesto que es identificable en todo tipo de organismos sociales, sin importar el sistema económico en que se desenvuelvan y abarca todos los niveles jerárquicos de a aquellos sin ser solo responsabilidad de los principales administradores.
Se habla de proceso administrativo cuando las funciones administrativas se contemplan como un todo.
3.1.5.1. Planeación.
Cuando la administración se concibe como un proceso, la planeación es la primera función que se realiza. Planear implica proyectar en forma conciente la acción futura, por tanto, es un proceso intelectual que requiere tiempo, atención y dedicación suficiente para establecer los resultados que se esperan y la forma en que se pretende lograrlos.
A pesar de que la planeación se orienta hacia el futuro, siempre es necesario tener en cuenta en análisis de hechos e informaciones relevantes del presente y pasado, para elegir entre diversas alternativas el curso de acción que represente un grado de éxito en la consecución de los fines de un organismo social; puesto que el éxito difícilmente puede llegar de improviso. El ejecutar acciones según el vaivén de las circunstancias y sin ningún plan, es trabajar a ciegas.
Actualmente el interés y la necesidad de planear se derivan del hecho de que todo organismo social opera en un medio que constantemente esta experimente cambios tecnológicos, económicos, políticos, sociales y culturales, a los que debe adaptarse; hay organizaciones que obtienen provecho de esos cambios y otras que sucumben por no considerar debidamente su influencia al planear.
La planeación no pretende, ni puede eliminar todos los riesgos; solo influye para evitar situaciones en que se corran riesgos indebidos. Múltiples investigaciones han demostrado que la planeación formal es un factor de éxito en la eficiencia y prosperidad de las organizaciones.
La necesidad de planear no es solo función característica de los administradores de alto nivel, si no que involucra a todos aquellos que ocupan un puesto directivo; por mínimo que sea su nivel jerárquico, surge la necesidad de planear las actividades que le hayan sido encomendadas.
La planeación sirve de base a las siguientes funciones del proceso administrativo: organización, integración, dirección y control. Su amplitud esta constituida por diversos tipos de planes, que se clasifican según sus
3.1.5.1.1. Objetivo.
Objetivo de la planeación, es llevar a cabo los estudios y toma de decisiones consecuentes, a las que es lo que quiere la entidad, divididos en etapas o periodos futuros. El objetivo total de la planeación parte desde los más altos niveles de decisión, así como la determinación de las principales metas y objetivos desagregados, hasta las estrategias menores y políticas se soporte, más aún, llega hasta el nivel de métodos y procedimientos para su implementación e implantación operativa.
3.1.5.2. Organización.
En administración la palabra organización tiene dos significados distintos:
1. El que se refiere a un organismo social como un todo: una empresa, una dependencia gubernamental, un hospital, una escuela, etc.
2. El que significa un proceso de estructura formalmente las funciones y jerarquías dentro de un organismo social, con este significado se utiliza la palabra organización como etapa del proceso administrativo.
Al describirse el concepto de organización social, se señaló que es un conjunto de personas que en forma sistemática aportan sus esfuerzos para lograr determinados fines comunes; pero la suma total de esos esfuerzos será mayor cuando están organizados y coordinados que cuando no lo están, por tanto, la razón de organizar es hacer eficiente la cooperación humana.
Principios de organización:
En 1938, Lyndall Urwick señaló diez principios fundamentales de organización que han sido considerados como guías para establecer una adecuada organización. Los principios señalan que:
1. La estructura de la organización debe facilitar la contribución de las personas para el logro de los objetivos.
2. La asignación de actividades, mediante la división del trabajo, debe conducir a la especialización de los individuos.
3. La coordinación de personas y actividades es un propósito básico de toda organización.
4. Deben establecerse líneas claras de auditoría para cada uno de los ejecutivos.
5. La definición de cada puesto, su jerarquía autoridad, responsabilidad y relaciones, deben quedar establecidas por escrito y ser comunicadas a todos los miembros del grupo.
6. La responsabilidad de cada jefe es absoluta, en lo que respecta a la actuación de sus subordinados.
7. Toda autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente al nivel que se le confiere.
8. En cuanto a la capacidad de control, ninguna persona de nivel superior debe supervisar a más bajo el número debe estar entre ocho y doce subordinados.
9. Es fundamental que exista proporción de autoridad y responsabilidad en las distintas unidades que forman el organismo.
10. Todo organismo social requiere de una continua revisión de su funcionamiento y estructura.
Los principios señalados por Urwick han sido objeto de estudio constante; lo evidente es que el propósito de la función de organización es establecer una estructura formal que permita a los integrantes colaborar eficaz y eficientemente en el logro de los objetivos.
En forma sintetizada, podemos decir con base en los objetivos fijados en la planeación, la organización se encarga de dividir el trabajo, agrupar actividades, establecer jerarquías, designar las áreas de autoridad y responsabilidad de los integrantes, coordinar a los grupos en sentido vertical y horizontal, por medio de las relaciones de autoridad y comunicación.
No debe olvidarse que toda estructura de organización administrativa es producto del pensar humano y, puesto que ningún organismo social es estático, sino esencialmente dinámico, será indispensable preparar y adaptar los cambios organizacionales, que en forma inevitable se irán presentando y que modificarán la estructura; de ahí que en su mayor parte, organización es realmente reorganización, pero el primer término es el que se ha adoptado y sigue vigente.
3.1.5.2.1. Objetivo.
El objetivo de la organización visto como un elemento del proceso administrativo, no como entidad, esta relacionado con la división, a su vez, viene a conformarse en un todo para cumplir con los objetivos propios de la entidad. La organización le dice a cada individuo que tiene que hacer dentro de la entidad, como lo tiene que hacer, y como lo puede dirigir y ayudar. El desarrollo de todas estas interrelacionases, en si mismo, una especie de planeación que se construye sobre la planeación inicial o básica.
3.1.5.3. Integración.
La función de integración consiste en adoptar al organismo social de los diversos recursos que requiere para su eficiente desempeño. Al planear y organizar, deben tomarse en cuenta los recursos financieros, materiales, técnicos y humanos con que podrá contarse; por consiguiente, la integración se encuentra estrechamente relacionada con la planeación y la organización.
Históricamente, todo organismo social ha tenido que adaptar su estrategia administrativa a las condiciones
que adaptarse al proceso evolutivo que se genera en otros campos; por ejemplo no podríamos seguir administrando una empresa como se hacía a principios de siglo, puesto que las alternativas disponibles para decidir sobre los recursos a integrar y por consiguiente a administrar, se van ampliando y/o modificando en virtud de lo que sucede en otros campos.
El avance tecnológico, por ejemplo, se convierte en uno de los aspectos de importancia primordial que influye continuamente para aspectos de importancia primordial que influye continuamente para cambiar el marco de la estrategia administrativa, ya que modifica las funciones de planeación y organización al contar con innovaciones en maquinaria y herramientas, mobiliario y equipo, sistemas, métodos, etc. Los avances tecnológicos son tan acelerados que demandan cambios radicales en las organizaciones, y por tanto en su administración.
3.1.5.3.1. Objetivo.
Paralelamente a los objetivos de la planeación y la organización este el proceso de allegarse de todos los recursos necesarios. Incluye el procurarse del personal necesario e idóneo para las tareas y responsabilidades que se le van a asignar y desarrollarlo; hacerse de los recursos naturales (previos a los procesos de transformación) y materiales como planta, equipo y todo tipo de materiales y suministros, y contar con el capital necesario para operar.
3.1.5.4. Dirección.
La función de dirección implica conducir los esfuerzos de las personas para ejecutar los planes y lograr los objetivos de un organismo social.
La dirección es la parte central de la administración, puesto que por su conducto se logran los resultados que finalmente servirán para evaluar al administrador; poco efecto tendrán técnicas complicada de planeación, organización y control, si la labor de dirección es deficiente. La dirección es la parte más práctica y real ya que trata directamente con las personas, y éstas son quienes finalmente influyen en el éxito o fracaso en el organismo social.
Auditoría, motivación, comunicación, coordinación y toma de decisiones, son elementos claves en la dirección.
3.1.5.4.1. Objetivo.
El objetivo de la dirección (dirigir), que bien debería llamarse de administración (administrar) en virtud de que una entidad se administrada, no se dirige, aparece una vez que se han dado efecto los anteriores apuntados. Incluye tres diferentes tipos de acciones de soporte y que son básicas para ejecución de las tareas asignadas. La primera de estas es la administración o dirección que tiene como función primaria el emitir instrucciones y comunicarlas a los subordinados; la segunda es la coordinación que se refiere a proveer información necesaria todos los trabajadores; y la tercera el liderazgo que en esencia es la motivación a los trabajadores por medio del ejemplo que proyecta los supervisores y niveles de alto mando, y como ellos, en calidad de lideres trabajan con sus subordinados.
3.1.5.5. Control.
El control es la última etapa del proceso administrativo, pero está estrechamente relacionado con la planeación, a la cual sirve de retroalimentación para futuros planes. Su función consiste en establecer sistemas para medir y corregir las ejecuciones de los integrantes del organismo social, con el fin de asegurar que los objetivos fijados se vayan logrando; por tanto, mientras más claros completos y ordenados sean los planes, más se facilitará la función de control. Los factores sobre los cuales pueden controlarse toda actividad son: cantidad, calidad, tiempo y costo.
El control se utiliza para:
¾ Conocer lo que realmente se ésta logrando.
¾ Evaluar el desempeño de los integrantes.
¾ Detectar fallas o errores.
¾ Corregir las desviaciones.
¾ Modificar los planes.
¾ Mejorar la coordinación.
¾ Establecer un mejor sistema de comunicación.
¾ Predecir problemas y/o soluciones, etc.
El control se aplica básicamente a funciones específicas; por consiguiente, son comunes los sistemas de control de:
¾ Producción.
¾ Calidad.
¾ Inventario.
¾ Mantenimiento.
¾ Costo.
¾ Ventas.
¾ Salarios.
¾ Personal, etc.
Entre los principales mecanismos de control se encuentran:
¾ La observación personal.
¾ Los presupuestos.
¾ Las estadísticas.
¾ Las auditorias.
¾ El control interno.
¾ Informes verbales y/o escritos.
¾ Información y análisis especiales, etc.
3.1.5.5.1. Objetivo.
El ejercicio del trabajo diario inevitable se ve afectado por las condiciones cambiantes y por la variedad de capacidades y por la variedad de capacidades humanas. En consecuencia se requiere identificar aquellas desviaciones a los planes y rutinas establecidas y darles atención de una manera efectiva. El control es una fase del proceso administrativo, que tiene como objetivo el coadyuvar en el logro de los objetivos de las otras cuatro fases o etapas del referido proceso administrativo. Por tal razón, no se deberá ver como una fase aislada, sino formando parte de las otras cuatro.
3.2 . Auditoría Operacional.
3.2.1. Antecedentes.
EL primer antecedente formal sobre el origen de la auditoría operacional se remonta al año de 1945, cuando en ocasión de la conferencia anual de The Institute of internal Auditors se incluye, para discusión en panel, el tema Scope Of Internal Auditing Of Technical Operations (Alcance de la Auditoria interna en operaciones técnicas). En este año de 1984, Arthur H. Kent, auditor interno de la Standard Oil Company of California, escribe un articulo denominado Audits of operations (Auditoria de operaciones).
En 1945 Frederic E. Mints, auditor interno de la lockbeed Aircraft Corporation, comienza a utilizar de manera formal en sus trabajos y reportes el término auditoría operacional. Como se conoce hasta la fecha, causando gran revuelo entre la comunidad, por lo novedoso del nombre de esta naciente disciplina.
Y ya el primer pronunciamiento o referencia formal sobre la auditoría operacional lo da The Institute Of Internal Auditors al incluir, en 1956, en su libro Bibliography of Internal Auditing, un capitulo (dentro de diez) denominado Operations Audits (Operaciones Auditables).
A partir de entonces comienza a generarse una gran inquietud dentro de los profesionales de la Auditoría Interna en los Estados Unidos de Norteamérica, por adentrarse en esa nueva rama de especialización.
Las inquietudes derivaron en encomendar The Institute of Internal Auditors a su director de investigación y educación, Bradford Cadmus, se abocara a investigary presentar una propuesta formal sobre la auditoria operacional.
El trabajo de Bradford Cadmus, que provocó fuera considerado como el padre de la Auditoria Operacional, derivo en su libro denominado Operational Auditing Handbook (Manual de Auditoría Operacional) que fue publicado en el año de 1964 por The Institute of Internal Auditors.
El Manual de Auditoría Operacional de Cadmus presenta en su primer capitulo la naturaleza y filosofía de la de la auditoría operacional, como un análisis constructivo que debe llevar a cabo el auditor interno para coadyuvar en la mejora de las operaciones tendiendo a obtener mayor rentabilidad de ellas. Los siguientes siete capítulos se refieren a igual número de funciones, proporcionando un antecedente e información general sobre los objetivos de cada una de ellas, su problemática, los controles que requieren y programas para auditarlas. Dichas funciones son: compras, tráfico y transportación, desperdicios, recuperaciones y material obsoleto, operaciones de recepción, inmuebles, maquinaria y equipo, publicidad y promoción de ventas, y programas de seguros. Concluye este libro sobre la perspectiva que avizoraba su autor sobre el futuro de la auditoría operacional.
La naturaleza y filosofía de la auditoría operacional, Cadmus la describe en las siguientes citas:
¾ Cuando el autor revisa los registros de ingresos, está haciendo auditoría financiera. Cuando observa cómo se trata a un cliente está actuando como auditor operacional.
¾ El auditor operacional debe asumir que es el dueño del negocio, que le pertenece. Antes que recomiende un cambio, que critique una operación, debe preguntarse a sí mismo que haría si fuera el dueño.
¾ El auditor operacional debe cuestionarse ¿cómo revisaría el dueño su negocio si tuviera tiempo para hacerlo?.
¾ La auditoría operacional debe considerarse como un estado de actitud, a manera de análisis enfoque y raciocinio.
¾ La auditoría operacional infiere familiarizarse con las operaciones y sus problemas, siguiendo con el análisis y evaluación de los controles para asegurarse de que son los adecuados en las aras de proteger a la organización.
Fue tal impacto de la naciente corriente técnica propuesta por Bradford Cadmus, que provoco que el mismo Victor Z. Brink impulsor de la auditoría interna moderna modificará y ampliará sus posturas al aceptar la auditoría operacional en la tercera y cuarta edición de su libro.
La auditoría operacional entra a México en la década de los setentas, se divulga y amplía su aceptación en los ochentas, y llega a su plena consolidación y madurez en la década de los noventas.
La auditoría operacional evalúa la eficiencia, eficacia y economía con que están siendo utilizados los recursos.
Su objetivo es promover eficiencia en la operación, y evaluar la calidad de la operación.
El ejercicio de la auditoría operacional infiere un cambio de actitud del auditor interno que la practica. Ya no se trata de revisar y examinar las cifras frías de unos estados financieros, ni de evaluar el comportamiento y desempeño de la administración. La actitud, ahora, es más de compenetrarse anímica y mentalmente en la vida misma, supervivencia y desarrollo de la entidad a la que presta sus servicios.
El auditor operacional no buscará respuestas satisfactorias que justifiquen un buen o mal resultado de la operación:
su enfoque será el de hacer preguntas inteligentes, en vez de buscar respuestas inteligentes. La filosofía de actuación del auditor operacional será con un enfoque socrático de la búsqueda de la verdad, cuya respuesta es infinita. Es aplicar la mayéutica como método para inducir al entrevistado para que explique los resultados de su actuación en aras de mejorarlos. Es aplicar la dialéctica como una forma de razonar lógica y metódicamente el porqué de los resultados obtenidos. En síntesis, es saber utilizar y aplicar el vocablo por qué y evaluar la respuesta que se obtenga. ¿Por qué se obtuvieron estos resultados? ¿Por qué no se pueden mejorar los resultados? ¿por qué no se optimiza el uso de los recursos? ¿Por qué el personal no tiene una actitud positiva y propositiva? ¿Por qué se obtienen justificaciones en vez de propuestas? ¿Por qué hay desperdicios, negligencia y apatía? ¿Por qué no somos mejores? ¿Por qué...?.
Por otro lado, la auditoría operacional es un gran reto a la capacidad y calidad profesional del Contador Público como auditor operacional. Para una buena ejecución de esa especialidad requerirá introducirse, estudiar, conocer otras disciplinas como son, a manera de ejemplo: análisis de sistemas, ingeniería industrial, mercadotecnia, relaciones industriales, el reto es infinito, también lo habrá de ser su voluntad por superarse, ser mejor, brindar un mejor servicio.
Concomitante con la reflexión anterior, puede surgir la duda de cómo un individuo, como auditor operacional, que no tienen ningún entrenamiento específico sobre alguna área u operación, puede ser útil: la respuesta a esta duda descansa en los aspectos de control, lo cual es común a cualquier actividad operacional.
La prueba determinante de que cualquier actividad operacional es aquella que debe tener un propósito definido, es que este se encuentra determinado por el grado de esfuerzo que se le debe aplicar para que sea alcanzado. En otras palabras, y hablando en términos de control, se requiere una definición clara de los objetivos, así como, contar con elementos para comparar lo que se está realizando contra esos objetivo, con el propósito de determinar desviaciones, analizarlas y evaluarlas para poder tomar medidas correctivas acordes con las circunstancias.
El auditor operacional proporciona la experiencia y el cómo cubrir esas necesidades de trabajo, combinando su acción con las de aquellas personas que conocen la naturaleza exacta de las actividades de la operación relativa.
Para proporcionar esta ayuda y alcanzar un máximo de provecho, se deberán encontrar fórmulas para administrar esas operaciones, de tal manera que produzcan los mejores resultados, o lo que es lo mismo, alcanzar en forma óptima los objetivos establecidos. De este modo, los conocimientos en aspectos de control vienen a ser para el