INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS SOCIALES Y
ADMINISTRATIVAS
“REPORTEADOR PARA LA TOMA DE DECISIONES EN UNA PLANTA ENSAMBLADORA DE BICICLETAS”
T E S I S
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E : I N G E N I E R O I N F O R M Á T I C A
P R E S E N T A N :
J O S E A L F R E D O C A R B A J A L S A N T I L L A N D A N I E L V I L L A N U E V A M A R T I N E Z V A L L E
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E : L IC E N C I AD O E N AD M IN I ST R AC I Ó N I N D U S T R I AL
P R E S E N T A N :
J E S U S D A N I E L G A L I C I A C A S T R E J Ó N M A R I A M A G D A L E N A R O J A S L O Z A N O
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E : L IC ENC I AD O EN C IENC I AS D E L A IN F O RM ÁT IC A
P R E S E N T A :
J U A N A N T O N I O G O N Z A L E Z R O M E R O
MÉXICO. DF 2010 2009
ÍNDICE.
RESUMEN i
INTRODUCCIÓN ii
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO.
1.1 LA ADMINISTRACIÓN DE LAS EMPRESAS. 1
1.1.1 PLANEACIÓN. 1
1.1.2 ORGANIZACIÓN 1
1.1.3 DIRECCIÓN. 2
1.1.4 CONTROL. 2
1.2 FUNCIONES BÁSICAS DE LA EMPRESA. 2
1.3 LA PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN. 6
1.3.1 LAS ESTRATEGIAS DE LA PLANEACIÓN. 9
1.3.2 EL CONTROL DE LA PLANEACIÓN 10
1.3.3 PRINCIPIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL. 11
1.3.4 CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL. 12
1.3.5 EL CICLO DEL CONTROL. 13
1.3.6 TIPOS DE INVENTARIOS. 14
1.3.7 EL CONTROL DE INVENTARIOS. 15
1.3.8 COSTOS DE PRODUCIR. 16
1.3.9 COSTOS DE LOS INVENTARIOS. 16
1.3.10 DESCUENTOS EN LOS INVENTARIOS. 17
1.3.11 INVENTARIOS ESTOCÁSTICOS. 18
1.3.12 MODELO PROBABILÍSTICO DE CANTIDAD DE ORDEN
VARIABLE CICLO FIJO. 18
1.3.13 MODELO PROBABILÍSTICO DE ORDEN FIJA CICLO VARIABLE 20
1.4 LA TOMA DE DECISIONES. 21
1.4.1 DECISIONES PROGRAMADAS. 22
1.4.2 DECISIONES NO PROGRAMADAS. 23
1.4.3 PANORAMAS DE DECISIÓN 23
1.4.4 CERTEZA 23
1.4.5 INCERTIDUMBRE. 24
1.4.6 PROCESO PARA LA TOMA DE DECISIONES. 24
1.4.7 IDENTIFICAR Y ANALIZAR ELPROBLEMA. 24
1.4.8 CRITERIOS DE DECISIÓN. 25
1.4.9 GENERACIÓN DE ALTERNATIVAS. 25
1.4.10 EVALUACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS. 26
1.4.11 SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA. 26
1.4.12 IMPLEMENTACIÓN DE LA DECISIÓN. 26
1.4.13 EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS. 26
1.4.14 LA INFORMÁTICA EN LA TOMA DE DECISIONES. 27
1.4.15 LA TOMA DE DECISIONES Y LA EMPRESA. 27
1.4.16 BARRERAS PARA LA TOMA DE DECISIONES. 27
1.4.17 CUALIDADES PERSONALES PARA LA TOMA DE DECISIONES. 29
1.5 EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN. 30
1.5.1 LA INFORMACIÓN Y LA COMPETITIVIDAD. 30
1.5.2 LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN. 31
1.5.3 CICLO DE VIDA DEL SOFTWARE. 33
1.5.4 ETAPAS DEL DESARROLLO DE SOFTWARE. 33
1.6 ENTORNOS DE PROGRAMACIÓN. 34
1.6.1 PROGRAMACIÓN ORIENTADA A OBJETOS. 35
1.6.2 JAVA. 38
1.6.3 JAVA Y LA BASE DE DATOS. 42
1.7 DISEÑO DE BASES DE DATOS. 44
1.7.1 BASES DE DATOS 44
1.7.2 SISTEMAS GENERADORES DE BASES DE DATOS. 45
CAPITULO II DATOS GENERALES DE LA EMPRESA.
2.1 EL UMBRAL DE LA EMPRESA. 46
2.2 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA. 46
2.3 FUNCIONES DE LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA. 47
2.4 LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA DE LA PLANTA.. 48
CAPITULO III ACTIVIDADES DE LA EMPRESA.
3.1 NUESTROS PROCESOS. 49
3.1.1 HISTORIA DE LAS BICICLETAS. 49
3.1.2 CLASIFICACIÓN GENERAL DE LAS BICICLETAS. 51
3.1.2.1 BICICLETA PLEGABLE 54
3.2 DIAGRAMA DE PROCESO DEL ENSAMBLADO. 56
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE SOLUCIÓN.
4.1 REPORTEADOR DEL PROCESO. 62
4.2 DISEÑO 63
4.2.1 DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS LÓGICOS Y FÍSICOS 63
4.2.2 DIAGRAMAS UML 65
4.2.3 DIAGRAMA ENTIDAD RELACIÓN 67
4.2.4 DISEÑO DE INTERFAZ GRAFICA DEL USUARIO 68
4.2.5 DISEÑO DE SALIDA/ENTRADA DE DATOS EN PANTALLA 72
4.3 CODIFICACIÓN O DESARROLLO 74
4.3.1 ARQUITECTURA PROPUESTA DEL SISTEMA 74
4.3.2 ARQUITECTURA DE LA BD 77
4.4 PRUEBAS. 78
4.5 IMPLEMENTACIÓN. 78
4.6 CÓDIGO FUENTE. 79
CONCLUSIONES 146
BIBLIOGRAFÍA 148
ANEXOS 149
RESUMEN.
En los últimos años en nuestro país, la bicicleta se ha considerada más como un juguete que como un medio de transporte, a excepción de las zonas rurales más apartadas del centro del país, en donde todavía se considera este equipo como un medio importante para el transporte de mercancías y de personas en sus diferentes modelos y medidas, pero el principal mercado es en la actualidad es el de los niños y los adolecentes, ya que por sus características propias de la edad la inquietud y el deseo de movimiento los hacen el mercado ideal para este tipo de producto, que a través de los años ha sufrido modificaciones que lo hacen cada vez más atractivo para ellos, aunado a esto el panorama económico nacional es de por si deprimente, con el alza de impuestos para el año 2010, se prevé que se frene la inversión en varias industrias del sector empresarial privado, lo que traerá a un muy corto plazo una feroz competencia por los mercados ya establecidos.
Y es en este escenario en el que nuestra empresa se tiene que desarrollar, crecer y seguir manteniendo el lugar que después de tantos años de operaciones ha obtenido dentro de los gustos y preferencias del cliente, ahora para auxiliarnos en esta tarea hemos diseñado una herramienta que nos proporcionará la información necesaria para una adecuada toma de decisiones por medio del uso de tecnologías de información vanguardistas, esto es; por medio de una aplicación web vamos poder conocer la información referente a el estado de el almacén de la organización, los niveles de producción y las necesidades de material a un muy corto futuro, de hecho al mismo tiempo que se realice un pedido el sistema nos va a reportar si contamos con los materiales adecuados y completos para surtir el pedido o por el contrario si nos va a hacer falta algún insumo, este reportador pretende solucionar las incertidumbres que cada año se presentan en un mercado que es cíclico, o sea que en determinadas temporadas crece en su demanda, después de analizar el panorama económico se vuelve todo un riesgo el invertir en un producto que a lo largo del tiempo no se tiene la certeza de que se vaya a vender o hasta cuando se vaya a vender, lo que conlleva en una serie de costos como los de la administración de los recursos financieros, la propia materia prima, el almacenaje, la infraestructura, el embalaje, los espacios necesarios, el personal, los equipos para transportar carga, y toda una serie de características que debe de satisfacer nuestra empresa para poder seguir brindando un servicio de calidad a nuestros clientes en tiempo y forma, siendo este el principal objetivo a alcanzar hemos puesto todo nuestro empeño y dedicación para la consecución de este fin esperando que esto sea solo el comienzo del desarrollo web para las empresas mexicanas que se atreven a incursionar en estas nuevas formas de hacer negocios.
INTRODUCCION.
LA GLOBALIZACIÓN DE LOS MERCADOS
El mundo esta cambiando, y esto se debe en gran parte a las nuevas relaciones comerciales, políticas y sociales de los países, y a que cada vez estos son más independientes los unos de los otros, todo esto es producto de los descubrimientos científicos y tecnológicos que ha logrado la humanidad en períodos de tiempo tan relativamente cortos, a este fenómeno le hemos denominado “globalización”, y en esencia se refiere a la reducción de las barreras al intercambio comercial y al flujo libre de capitales entre las naciones, y que como resultado, se obtiene un aumento en el intercambio internacional de bienes y servicios, así como un mayor flujo de capital entre las fronteras.
"Una poderosa fuerza está conduciendo al mundo hacia una comunidad única y convergente, esta fuerza es la tecnología. Ha proletarizado la comunicación, el transporte y los viajes, haciéndose accesible, por su facilidad y menor costo, a los lugares más aislados y para las multitudes más pobres del mundo. Casi todas las personas, en todas partes, desean las cosas de las que han oído hablar, que han visto o han experimentado a través de los nuevos medios tecnológicos que impulsan sus necesidades y deseos. Esto conduce cada vez más hacia la comunidad global, homogenizando, por tanto, a los mercados de todas partes. Ya pasó la época en que los precios, márgenes y utilidades en el exterior eran, por lo general, mejores que en el país de origen. En este mundo globalizado, la organización que carece de un enfoque global claro y no atiende las simples economías de simplicidad y estandarización, se verá cada vez más, acechada por problemas".
El fenómeno económico-social que conocemos como la globalización de los mercados, tuvo sus inicios al final de la Segunda Guerra Mundial (1939-1945), con los tratados multilaterales de comercio internacional, Estos acuerdos habrían de culminar con el Acuerdo General de las Tarifas y el Comercio, el GATT por sus siglas en ingles (General Agreement on Tariffs and Trade), y en 1948, el GATT estableció los principios para la negociación entre los países, considerando reducciones de los aranceles aduaneros y sobre las restricciones al comercio internacional.
Otros factores que han ayudado a estimular el fenómeno de la globalización tiene que ver con las mejoras que se han realizado a las infraestructuras de los procesos productivos, y la logística de la transportación, telecomunicaciones e información, y a las mejoras que se han realizado en aras de proteger los derechos de la propiedad intelectual
ii Es en este contexto económico-social que las organizaciones en vías de desarrollo (PyME’s, como las conocemos en México), tienen que competir para lograr posicionarse en un ambiente nacional cada vez más agresivo, luchando en sus propios mercados con empresas transnacionales, que además de todo cuentan con más recursos, para ganar esta batalla es necesario acrecentar los valores implícitos de sus productos y de su organización como la funcionalidad, calidad, confiabilidad, nivel de servicio y competitividad de precio.
Y es en este punto en el que los egresados del Instituto Politécnico Nacional debemos de ser congruentes con nuestro compromiso social hacia la Nación y el desarrollo Tecnológico, aportando soluciones que nos permitan como sociedad en general y como sector productivo en lo particular, posicionarnos en la vanguardia del desarrollo científico, facilitando esta transición económico y social con desarrollos que nos permitan tomar decisiones en un momento en el que se pueden conseguirlas las mejores condiciones para lograr el compromiso de la organización, y es este el punto medular del presente trabajo, en donde participamos egresados de diferentes carreras, pero todos con un mismo objetivo; el eficientar el desarrollo sustentable de la empresa, con un modelo de toma de decisiones orientado a la productividad y la eficiencia de las actividades del grupo de trabajo, sabemos que este es apenas un pequeño adelanto de los cambios que debemos de realizar, pero también estamos consiente de que el camino más largo comienza con un paso.
CAPITULO I MARCO TEÓRICO
1.1 LA ADMINISTRACIÓN DE LAS EMPRESAS.
El origen de la Administración tiene sus raíces junto con el origen del trabajo, y nace desde que las primeras sociedades se organizaban para la cacería, pasando por todos los períodos del desarrollo social y tecnológico, hasta nuestros días en los que disfrutamos de las ventajas de la automatización y la robótica, esto gracias al desarrollo de la computación y de los circuitos integrados, que le han dado un gran auge al mejoramiento de el tratamiento de la información, más sin embargo y para obtener el máximo beneficio de estos productos no podemos perder de vista las bases y las técnicas que dieron origen a lo que hoy conocemos como la Administración Científica, ya que gracias a ella se puede obtener la eficiencia del sistema, la optimización de los recursos técnicos y humanos, y la simplificación del trabajo, por lo que podemos entender que la administración es el conjunto de esfuerzos coordinados de una organización cuyo principal fin es el de conseguir realizar las metas y objetivos de un grupo social denominado empresa a través de el uso adecuado y racionalizado de sus recursos. Para lograr esto es necesario aplicar las técnicas del proceso administrativo que describe el maestro Agustín Reyes Ponce; Planeación (¿que se va a hacer y con que?), Organización (¿Cómo se va a hacer?), Dirección (ver que se haga), Control (como se ha hecho).
1.1.1 PLANEACIÓN.
La planeación es una proyección a futuro cuyo principal objetivo es el de proporcionar una estrategia de acción para poder lograr los objetivos de la empresa tomando en cuenta sus políticas, los recursos con los que cuenta, los programas por cumplir, y los procedimientos a utilizar.
1.1.2 ORGANIZACIÓN.
La podemos comprender como el conjunto de esfuerzos coordinados de todas las personas que forman la empresa con el objetivo de optimizar todos los recursos que tienen a su alcance para el logro de las metas y objetivos para los que se han reunido.
1.1.3 DIRECCIÓN.
La dirección es la actividad que realiza una persona que ostenta el liderazgo y tiene la responsabilidad dentro de una empresa, para lograr lo planificado encausando los esfuerzos de una parte o de toda la organización, por medio de; la comunicación, el liderazgo y la motivación como herramientas para logar las metas y objetivos de este grupo social.
1.1.4 CONTROL.
Es la acción por medio de la cual podremos evaluar los resultados presentes o futuros de un proceso, con base en la medición actual de los resultados y en donde podemos corregir las posibles desviaciones modificando los valores de entrada, que se pudieran ver afectados como resultado de las variables que conocemos como imprevistos o premisas.
Premisas.- Una premisa en un evento que no podemos controlar directamente y que pueden afectar el desarrollo de lo planeado, por sus características las podemos clasificar en;
Internas.- Su origen se encuentra en la empresa y pueden influir en el logro de la metas y objetivos; ausentismo, rotación de personal, accidentes, innovaciones tecnológicas, rechazo del personal, económicas, financieras, entre otras.
Externas.- Su origen se encuentra afuera de la empresa, pero pueden tener un impacto negativo en nuestra planificación y pueden ser; Político, Legales, Fiscales, Económicos, Sociales, Técnicos, de Mercado, y otros de diversa índole.
1.2 FUNCIONES BÁSICAS DE LA EMPRESA.
Todas las organizaciones están conformadas por un sinnúmero de departamentos que se encuentran íntimamente relacionados con la finalidad de lograr los objetivos planeados, estas áreas comparten la responsabilidad de llevar a cabo las acciones necesarias para este fin y así mismo entre todos disfrutarán de los logros obtenidos, de tal forma que cada uno de ellos tiene que
desarrollar una parte del trabajo, y con esa idea es que se han creado diversas áreas que se describen a continuación:
PRODUCCIÓN.- Es el área gerencial que se encarga de formular y desarrollar los métodos más adecuados para la manufactura de los productos que realiza la empresa, el proporciona y coordina; el equipo, la mano de obra, las instalaciones, los materiales y herramientas necesarios, y a su cargo tiene los siguientes departamentos:
Ingeniería del Producto.
o Diseño de los productos.
o Pruebas de Ingeniería.
o Auxiliar al departamento de mercadotecnia.
Ingeniería de Planta
o Diseño de las instalaciones y sus especificaciones.
o Mantenimiento de las instalaciones, los equipos y el herramental.
Ingeniería Industrial.
o Estudio de Métodos de Trabajo.
o Medición del Trabajo.
o Distribución de la Planta .
Planeación y Control de la Producción.
o Programación de los Trabajos.
o Reportes de Avances de la Producción.
o Estándares de Fabricación.
Adquisiciones.
o Compras Nacionales e Internacionales.
o Almacén de Materia Prima (control de Inventarios).
Control de Calidad.
o Normas y Especificaciones Nacionales e Internacionales.
o Inspección y Prueba.
o Reciclaje de Materiales.
Manufactura.
o Almacén de Herramental y Equipo de Seguridad.
o Almacén de Producto Terminado (control de Inventario).
MERCADOTECNIA.- Es un departamento prioritario ya que gracias a el es que se van a poder cumplir las metas de la empresa, su finalidad es la de recopilar toda la información referente al comportamiento del mercado y la forma como se le podrá influir, con esta información podremos determinar las características de nuestros productos con respecto a la forma, la presentación, las cantidades, el empaque, el costo, los diferente tipos de usuarios, entre otros factores, asegurándose de que su distribución se realice de tal manera que nuestros productos se encuentren a disposición de los consumidores en el momento oportuno, la cantidad adecuada, y a un precio competitivo, sus funciones se refieren a:
La Investigación de Mercados.
Planeación y Desarrollo del Producto.
o Empaque.
o Marca.
Precio.
Logística y Distribución.
Administración de Ventas.
o Promoción de ventas.
o Publicidad.
Comunicación.
o Relaciones Públicas.
Estrategias de Mercadeo.
FINANZAS.- Es el Departamento que se encarga de conseguir el dinero que necesita la organización para que puedan funcionar adecuadamente todos los departamentos, es la responsabilidad de esta área el hacer un máximo aprovechamiento de los recursos económicos a través de una administración sana y adecuada, identificando las mejores y más bondadosas
fuentes de financiamiento (con respecto a los intereses), para la organización sus principales funciones son:
Financiamiento.
o Planeación Financiera.
o Relaciones Financieras.
o Tesorería.
o Obtención de Recursos.
o Inversiones.
Contraloría.
o Contabilidad General.
o Contabilidad de Costos.
o Presupuestos.
o Auditoría Interna.
o Crédito y Cobranzas.
o Impuestos.
RECURSOS HUMANOS.- Este departamento tiene la función de adquirir y conservar el recurso humano necesario para que la organización pueda cumplir con sus metas y objetivos, esto trabajo comienza con la selección y el reclutamiento y prosigue con la capacitación y actualización de conocimientos y destrezas necesarios para desempeñar sus actividades, también es el responsable de recabar la información con respecto a los registros referentes a la seguridad social, y a la que tienen derecho los trabajadores, también es el encargado de calcular los pagos extraordinarios por tiempo extra cuando este es necesario y por jornada natural, así como el calculo de los impuestos, retardos, y descuentos que se generen como consecuencia de sus actividades en la organización. Sus principales funciones son:
Selección y Reclutamiento o Selección
o Reclutamiento.
o Contratación.
o Inducción al Trabajo.
Capacitación y Desarrollo.
o Capacitación.
o Adiestramiento.
o Desarrollo
Sueldos y Salarios.
o Análisis y Valuación de Puestos.
o Medición del Desempeño.
o Remuneración y Vacaciones.
Relaciones Laborales.
o Comunicación.
o Contratos Colectivos de Trabajo.
o Disciplina.
o Relaciones de Trabajo.
Servicios y Prestaciones.
o Actividades Recreativas.
o Actividades Culturales.
o Prestaciones.
Higiene y Seguridad Industrial.
o Servicio Médico.
o Campañas de Seguridad.
o Accidentes de Trabajo o Ausentismo.
Planeación de los Recursos Humanos.
o Inventario de Recursos Humanos.
o Rotación de Personal.
o Auditoría de Personal.
1.3 LA PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN.
El poder anticiparse a todas las circunstancias que de una u otra manera alteren o modifiquen los trabajos de manufactura que ya con anterioridad se han planeado y autorizado, es la principal característica de este proceso, si lo hemos proyectado adecuadamente las acciones que pueden
sufrir modificaciones o alteraciones, serán mínimas o en el mejor de los casos nulas, de lo contrario nos veremos envueltos en una serie de premisas que harán cada vez más difícil el poder lograr las metas y objetivos del grupo. Para no perder de vista esta realidad es necesario que cuando se elaboren los planes se cuide muy bien de observar ciertas características necesarias para poder optimizar los recursos de la organización y aprovechar al máximo el esfuerzo de los diferentes grupos de trabajo, y las podemos identificar a continuación:
Facilitar el desarrollo de la empresa al optimizar la utilización de los recursos.
Minimizar el número y el impacto de las premisas que se pudieran presentar.
Preparar al grupo de trabajo para las eventualidades que se pudieran presentar con una mejor oportunidad de éxito.
Proyectar una mentalidad a futuro para mantenerse prevenidos con respecto a las nuevas condiciones que se pudieran establecer como consecuencia de eventos fortuitos que pudieran ocurrir alrededor de la empresa.
Establecer un método cuantitativo para que la toma de decisiones sea en verdad fundamentada en información fehaciente, disminuyendo los riesgos y evitando las imprecisiones.
Proporcionar un método de trabajo eficiente con el que todos los integrantes de la empresa estén comprometidos y que sirva como base para el desarrollo de las acciones de la organización.
Establecer los métodos más adecuados para llevar acabo el control de las decisiones evaluando varias alternativas al mismo tiempo.
Se incrementa el sentimiento de pertinencia y cohesión de los trabajadores, al estar todos comprometidos con los mismos planes, incrementando de manera significativa la productividad y la eficacia de la organización.
Principios de la Planeación.- Para realizar un plan eficiente también se hace necesario observar los siguientes principios:
Factibilidad.- Los planes deben de ser realizables, por lo que es necesario mantener la objetividad del proyecto durante todo el tiempo en dure la realización de este.
Cuantificación.- La precisión de la información es la que le va a dar el valor a lo planificado, la utilización de estadísticas, cálculos primarios, razonamientos en base a estudios de factibilidad, modelos matemáticos, y datos numéricos como; datos reales y exactos, nos van a permitir reducir el margen de riesgos y le va a dar más certeza a nuestros pronósticos.
Flexibilidad.- Los planes debe de ser susceptibles a modificarse o a establecer nuevas directrices que nos permitan responder una contingencia, para esto es importante que contengan holguras o rutas alternativas de acción para poder enfrentar; cambios de gobierno, nuevas políticas de exportación-importación, caída de los mercados nacionales o internacionales, efectos inflacionarios de los costos, entre otros.
Unidad.- Todos los departamentos deben de contar con un plan de acción individual que se debe de acoplar a un plan general, permitiendo la acción conjunta e interdisciplinaria coordinada y equilibrada de todos los integrantes de la empresa.
Sobre el Cambio de Estrategias.- Cuando lo planeado sufre cambios por cualquier evento que pudiera ocurrir fuera de control, y se vuelve realizable a un largo plazo, es necesario rehacerlo, para esto se utiliza otra estrategia la cual tiene los mismos objetivos de la organización pero con cambios sustanciales que le permitirán el poder realizarlos en un plazo más adecuado y bajo las condiciones mas provechosas.
Tipología de la Planeación.- Como sabemos la planeación es el resultado de un elaborado trabajo que nos permitirá optimizar los recursos con los que contamos para poder lograr los objetivos, y los podemos clasificar por el tiempo establecido para su realización:
a) Planes a Corto Plazo.- Cuando se elaboran para que se realicen en un plazo menor o igual a un año, y estos a su vez se pueden clasificar en:
i. Inmediatos.- Cuando su realización se establece en un período de hasta seis meses.
ii. Mediatos.- Cuando su realización se establece en un período de seis meses a un año.
b) Mediano Plazo.- El período de realización es de uno a tres años.
c) Largo Plazo.- Son los que se proyectan a un plazo mayor a los tres años.
Otra clasificación nos dice que dependiendo del departamento que la elabora, la planificación se puede identificar como:
Estratégica.- Establece los parámetros generales de la planificación siendo el documento que servirá de base par la elaboración de los demás documentos o planes, este trabajo se realizará bajo la dirección de los miembros de mayor jerarquía de la compañía y su función es la de controlar el uso y disposición de los recursos de la empresa, es a largo plazo y comprende todos los departamentos de la organización.
Táctica o Funcional.- Especifica más ampliamente las acciones individuales a desarrollar por los diferentes departamentos de la empresa, y la manera como se relacionan con el plan estratégico general, este plan es establecido y coordinado por los jefes de nivel medio y su objetivo es el racionalizar adecuadamente el uso de los recursos de la organización, este plan es a mediano y corto plazo.
Operativa.- Es regulado por los planes tácticos y su función es la de asignar las actividades más detalladas que debe de realizar los jefes de departamento y el personal a su cargo, estos planes son a corto plazo y su influencia abarca lo referente a una sola área de actividad.
1.3.1 LAS ESTRATEGIAS DE LA PLANEACIÓN.
Para que una adecuada planificación pueda tener el impacto que se desea, es importante que esta se desarrolle bajo un panorama global, esto es involucrando a todos los departamentos junto con sus metas y objetivos, dentro de este esquema los más involucrados serían los que tiene que ver con la calidad del producto, la forma de distribuirlo, la ubicación de las instalaciones, y no menos importante el control de los inventarios, todo este esquema debe de estar alrededor de la calidad de servicio que ofrecemos como organización, ya que de esto va a depender nuestro posicionamiento en el mercado y las posibles expansiones comerciales que pudiéramos obtener.
ESTRATEGIA DE INVENTARIO: ESTRATEGIA DE TRANSPORTE:
Pronóstico. Fundamentos del Transporte.
Decisiones de Inventario. Decisiones del Transporte.
Decisiones de Programación de Compra y Suministro.
Fundamentos del
Almacenamiento.
Decisiones de OBJETIVOS DEL SERVICIO AL CLIENTE.
Almacenamiento El Producto.
Servicio de Logística.
Procesamiento de Pedidos y Sistemas de Información.
ESTRATEGIA DE LOCALIZACION:
Decisiones de Localización.
Proceso de Planeación de la Red.
Fig. 1.1 Las estrategias de la planeación.
1.3.2 EL CONTROL DE LA PLANEACIÓN.
El control es la técnica que utilizamos para conocer el estado de las acciones que nos interesan, y un adecuado manejo de él, nos permitirá modificar las variables de entrada para poder obtener los resultados que deseamos, de ahí que debamos de conocer cuales son los factores que lo hacen importante:
Establece los parámetros para modificar las actividades, con el fin de poder alcanzar los objetivos planteados.
Se puede implementar a las personas, las cosas, y las acciones.
Analiza de manera inmediata las acciones que nos pueden ocasionar alguna desviación del sistema y nos permite predecir su aparición a futuro.
Localiza a los sectores encargados de la supervisión desde el momento en que se toman las medidas correctivas.
Proporciona la información necesaria sobre los resultados del control, para la elaboración de los nuevos planes.
Minimiza costos al corregir los errores.
Su aplicación permite la adecuada optimización de los recursos y por consiguiente el aumento de la productividad.
1.3.3 PRINCIPIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL.
Equilibrio.- A cada departamento se le debe de dar la responsabilidad de llevar el control de las actividades que le corresponden, con respecto al plan general de la organización.
Dirigido a los Objetivos.- El control se debe de establecer en base a las metas y objetivos de la empresa, y se le debe de estructurar de tal forma que sirva como guía de acción para las actividades de cada uno de los departamentos, esta medida nos permitirá poder medir el desempeño de la organización y el desarrollo de la etapa conforme a lo planificado. La efectividad del control se encuentra en relación directa con los resultados obtenidos, demás esta medida nos permitirá aplicar las correcciones necesarias para que nuestro sistema no sufra desviaciones más allá de las permitidas por las tolerancias y holguras especificadas en el plan estratégico.
De la Oportunidad del Control.- Los programas de Control deben estar diseñados de tal forma, que nos permita poder implementar las medidas correctivas necesarias antes de que las desviaciones de los resultados rebasen a las tolerancias, esto nos permitirá tener siempre un manejo adecuado de la información y nos asegurará la fiabilidad de la toma de decisiones.
De las Desviaciones.- Es importante el analizar cuidadosamente todas las desviaciones que se presenten, ya que solamente de esta manera es como será posible el poder detectar situaciones
que nos están modificando los resultados esperados o que los puedan a modificar a futuro, por esto es importante siempre contar con medidas preventivas y correctivas que nos permitan retomar el curso de las acciones planteadas originalmente.
De los Costos.- Todos los sistemas de control que se implementen en la organización deben de ser económicamente factibles, debe de existir un análisis entre los costos del sistema y los beneficios que se obtendrán mediante la utilización de éste, ya que de lo contrario correremos el riesgo de incrementar nuestros costos de operación y de esta manera alterar los resultados del plan estratégico general.
De las Áreas Prioritarias.- Este tipo de programas deben de estar enfocados a las áreas de la empresa que son más prioritarias con respecto a las metas y objetivos de la organización, con la finalidad de reducir tiempos perdidos por errores y los costos que estos implican, por lo que las debemos de tener identificadas con respecto a las funciones estratégicas de cada departamento y área.
De la Imprecisión del control.- Este principio establece que; “…La función controladora por ningún motivo debe de comprender a la función controlada, debido a pierde efectividad el control…”, lo que debemos de interpretar como; que las personas involucradas en la obtención de los resultados de un área ó departamento en particular, no son los sujetos idóneos para ser responsables de la actividad de controlar, ya que su juicio y objetividad se pudieran ver afectados por los resultados obtenidos, o en un determinado caso pudieran manejar estos resultados.
1.3.4 CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL.
Ya que determinamos que el control es un actor importante para el logro de las metas y objetivos es importante que hablemos de las características que lo identifican:
Definir la Naturaleza de la Estructura Empresarial.- El control debe de estar diseñado explícitamente para el tipo de empresa y para la actividad a regular, esto quiere decir que si nuestra empresa se dedica al armado de bicicletas, es necesario desarrollar un sistema que sirva a este tipo de organizaciones, si el desarrollo se diseño para el control de ventas, ahí aplicarlo, o de la logística, o contable, o de almacenes, ya que una PyME no es igual a una gran corporación
trasnacional y no tiene los mismos recursos ni necesidades, por lo que adaptar programas muy rara vez ha funcionado y nunca se utilizan al 100%.
Oportunidad.- El control debe de proporcionar la información requerida en un tiempo adecuado para que nos permita tomar las decisiones que impidan que el desarrollo de las actividades no se desvíen, y se puedan cumplir los objetivos de la organización en el tiempo estipulado.
Accesibilidad.- Este principio también es utilizado en los programas informáticos y se utiliza para que los usuarios puedan utilizar los sistemas que se han desarrollado de una manera amigable, esto quiere decir que los usuarios no tienen que ser expertos en computación para poder utilizar e interpretar los resultados, por lo que estos paquetes facilitan el logro de las metas planteadas.
Ubicación Estratégica.- Estos sistemas deben de estar implementados en las áreas más importantes e involucradas con los objetivos de la organización, pero es importante que estas áreas sean tales que cuando el sistema detecte una posible desviación, tengamos el tiempo y la oportunidad para poder tomar la iniciativa y evitar ó anular eta premisa antes de que la anomalía sea de un alto costo.
En base a lo expuesto podemos definir que es importante aplicar los sistemas de control a los siguientes Factores Cuantitativos y Cualitativos; Cantidad (Volúmenes), Tiempo (Períodos Programados), Costo (Dinero y Recursos) y Calidad (Características de los Productos o Funciones de la Organización).
1.3.5 EL CICLO DEL CONTROL.
Otra de las características del control es la que tiene que ver con el tiempo en el que se tiene que aplicar, para que este sea eficiente y de los resultados que se esperan de él, se debe de aplicar en todo momento y los podemos clasificar de la siguiente manera.
Control Prístino.- Es el que se realiza con antelación de las actividades de la organización
Control Frecuente.- Es el que se realiza al mismo tiempo en el que se inicializa el proceso y debe de continuar hasta que se finalice este.
Control Subsiguiente.- Su aplicación se realiza después de haberse realizado el proceso y su objetivo es proporcionar resultados acerca de las actividades planeadas con respecto a las realizadas.
De tal manera que el control de los inventarios es el responsable de manejar en forma optima las existencias de los almacenes, no importando el almacén que sea, de Herramientas y Refacciones, de Materia Prima, de Producto Terminado, de Semi-Productos, entre otros. La idea de implementar estos controles es la de eficientar el uso de los recursos económicos de la empresa, evitando costos innecesarios por mantener un gran inventario o por falta de existencias en el almacén.
Esto no obliga a mantener un inventario de protección que nos permita satisfacer las necesidades de la planta, ya que la falta de un producto puede llevar al paro de la producción causando grandes pérdidas económicas, si digamos que por no cumplir con un plazo de entrega nos llegasen a cancelar un pedido, o nos cobrasen una penalización por incumplimiento.
1.3.6 TIPOS DE INVENTARIOS.
De Materias Primas.- Son aquellas que se utilizan en el proceso y que a través de un maquinado o una serie de operaciones sufren un primer cambio.
De Productos Terminados.- Son los productos que resultan de una serie de operaciones manuales o automáticas y que comercializa la empresa.
De Semi Productos.- Son las partes que solo representan un ensamble del producto terminado.
De Herramientas y Refacciones.- No forman parte del proceso pero son necesarias para mantener el equipo de producción y las instalaciones en buen estado de funcionamiento.
Para efectuar este control se han desarrollado diferentes técnicas a través del tiempo, pero las precisas y adaptables a los diferentes procesos son las que se manejan a través de la computación y los sistemas informáticos.
1.3.7 EL CONTROL DE INVENTARIOS.
Su principal objetivo es el de encontrar el equilibrio entre los costos y el número de productos manufacturados, ya que como se ha mencionado antes, mientras más grande sea el inventario más caro resulta mantenerlo, por lo que es importante identificar cuales son sus principales objetivos:
Tener a disposición el número adecuado de materias primas o semi-productos terminados, para poder cumplir con los compromisos de la organización.
Erradicar las pérdidas cuyo origen sea el no poder cumplir con los compromisos de ventas.
Erradicar las pérdidas ocasionadas por exceso de inventario o por obsolescencia de las partes.
Minimizar los paros de producción por no contar con materiales suficientes para satisfacer la demanda.
Minimizar los gastos ocasionados por mantener materiales ociosos, materiales equivocados, depreciación, costos de almacenaje, mantenimiento de las instalaciones, entre otros.
La importancia que actualmente tiene el Control de Inventarios para las empresas, lo hace merecedor de utilizar o de identificar los cuatro factores dentro de sus atributos y características;
Cantidad.- Las cantidades de insumos y otros elementos como; refacciones, herramientas, materiales diversos para el mantenimiento de equipos e instalaciones, entre otros, que se utilizan en el sistema productivo ocupan un espacio y un equipo asociado (cajón, anaquel, pared, etc.), inclusive el personal necesario para controlar esto implica la contratación de una o dos personas extras, sin pasar por alto el espacio que ocupan y las características que debe de contener este para el adecuado estado de los materiales y equipos.
Tiempo.- El tiempo que estos materiales permanezcan en el almacén representan el costo asociado a su manutención, ya que para que un equipo o material proporcione el servicio para el que fue diseñado este debe de estar en magníficas condiciones.
Costo.- Sueldo y salarios de los almacenistas, capacitación, adiestramiento, costos de las instalaciones, adecuaciones, espacios, energía eléctrica, mantenimiento de los inmuebles, sistemas de seguridad entre otros, hacen que mientras más grande sea el almacén, más caro resulta mantenerlo, y se incrementan los costos de operación.
Calidad.- Los materiales y equipos deben de ser los adecuados para el servicio que van a prestar y el departamento de compras debe de verificar que estos posean las características por lo que fueron adquiridos, de esta forma podremos asegurar la calidad de nuestros productos o servicios y mantener o acrecentar el prestigio de la organización.
Los Inventarios se pueden comprender como los bienes tangibles de la empresa que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización, por lo que podemos identificarlos como inventario de Materia Prima, y de Producto Terminado, los inventarios comprenden también; productos en proceso, repuestos y accesorios, empaques, envases y los inventarios en tránsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; es aquí donde reside la importancia del manejo del inventario por parte de la misma, este manejo permitirá conocer la situación económica de la empresa.
1.3.8 COSTOS DE PRODUCIR.
Costo De La Materia Prima.- Esta es una inversión unitaria, que es el resultado de dividir el total del precio del lote entre el número de unidades producidas, este valor se puede disminuir entre más materia prima se compre, lo que se conoce como compras al mayoreo.
Costo De Preparación.- Para que el sistema productivo pueda ponerse en marcha es necesario que antes se tome un tiempo para que este pueda ofrecer el rendimiento para el que fue diseñado, sin embargo se incluyen en el mismo las siguientes funciones; la solicitud al proveedor de la materia prima, el tiempo que se tarde el departamento de compras en negociar el precio de compra, el pago de los impuestos que se generen, la transportación de la materia prima, los acarreos y la estiba de la materia prima dentro de nuestras instalaciones.
1.3.9 COSTOS DE LOS INVENTARIOS.
Costo Por No Mantener Un Stock.- Es el sobre precio que se debe de pagar por adquirir materiales en una situación de urgencia, ya que si no planificamos adecuadamente la producción y nos hace falta material par continuar laborando, es necesario comprarlo al costo que sea, ya que resulta más caro tener la planta detenida un turno que esta opción (sueldo de los trabajadores, energía eléctrica, costo de preparación del equipo, entre otros). Por lo que se hace necesario mantener un inventario de seguridad denominado “STOCK” o inventario de seguridad.
Costo Del Inventario.- Es el costo asociado a todos los recursos que se necesitan para poder mantener la materia prima en la empresa, desde la construcción de las instalaciones, su mantenimiento, las adaptaciones y adecuaciones físicas que se necesiten para poder asegurar la
integridad de los insumos (materia prima), la energía eléctrica que utilizará el personal que llevará el control, el personal necesario, su capacitación y adiestramiento, las herramientas y equipos necesarios para poder manejarla, entre otros.
El costo de inventario se puede clasificar en tres rubros:
Costo De Capital.- Lo representa el capital invertido en la mercancía almacenada que se encuentra ociosa, o que de una u otra forma no se puede utilizar, esto también puede ser ocasionado por que la calidad de los insumos no es la adecuada y puede estar afectado todo un lote de material, o no es de las especificaciones solicitadas tratándose de refacciones o equipos, pero como ya se pago y se encuentra en el almacén nos ocasiona un costo.
Costo De Almacenamiento.- Es el costo que se genera por el uso del área del almacén, su acondicionamiento y su mantenimiento, y esto se multiplica por el tiempo que el material pase en esta área.
Costo De Deterioro.- Es el valor económico que nuestra materia prima va perdiendo por; la pérdida de sus propiedades, los faltantes en el embalaje, las mermas del material, la obsolescencia de los equipos, herramientas y refacciones, y su misma descompostura por falta de uso.
1.3.10 DESCUENTOS EN LOS INVENTARIOS.
Descuentos Por Volumen De Compra.- Al comprar una mayor cantidad de materia prima o semiproducto terminado se puede negociar con el proveedor una disminución en el precio que comúnmente se tenga, esta estrategia se conoce como descuentos por cantidad de compra, la razón es que al solicitar un mayor volumen, los costos de producción y manejo (fletes y acarreos) disminuyen, en este panorama el reto principal es solicitar la cantidad exacta para ahorrar en costos, si rebasamos este volumen, los beneficios pueden disminuir y se corre el riesgo de que se conviertan en un gasto innecesario. Es importante aclarar que la cantidad adquirida, no siempre será la que marca el lote económico, sino que se deberá de considerar la cantidad que minimice los costos anuales de almacenamiento, pedido y recepción. En este modelo de descuentos por cantidad, sí los pedidos solicitados son entregados al mismo tiempo, se recomienda utilizar las técnicas de; “LOTE ECONOMICO”, sí las entregas son graduales, se utilizará la técnica de;
“LOTES DE PRODUCCION”.
1.3.11 INVENTARIOS ESTOCÁSTICOS.
Cuando se tiene una certeza de que es lo que va a suceder con respecto a los productos y materiales que integran los inventarios, estos datos se convierten en; probabilísticos y estadísticos, y se les puede dar un tratamiento para conocer su comportamiento, a esta abstracción matemática se le conoce como;
Modelo Estocástico.- Se le conoce así cuando a las fluctuaciones de un proceso productivo se les analiza con un sistema de probabilidad, tomando datos históricos como referencia para proyectar cantidades para un periodo futuro.
Se pueden manejar dos modelos de inventarios estocásticos:
1.3.12 MODELO PROBABILÍSTICO DE CANTIDAD DE ORDEN VARIABLE, CICLO FIJO.
Este método controla los ciclos de abastecimiento por periodos establecidos, la periodicidad es variable o está sujeta a un ciclo específico, el tamaño de la orden es variable en cada periodo. El sistema de tiempo fijo y el consumo variable, se deberá aplicar cuando no se conocen las fluctuaciones que se puedan presentar, las cuales pueden ser externas e internas y no reconocen cantidades exactas como en el tiempo fijo, el sistema de revisión de las existencias, se realiza periódicamente. En este método se establecerían políticas de reabastecimiento automático por periodos uniformes, el objetivo de este método es suprimir o reducir la constante vigilancia en las existencias, que se tiene en un sistema de cantidades de reorden fijas.
FORMULAS:
1) Nivel de servicio:
n. s. =
( 100 ) N
F N −
N = número de revisiones anuales F = faltantes anuales
Determinar el periodo recomendable de revisión, se determina: r ≤ L, es el resultado de la fórmula de cantidad relevante esperada, n donde L es el lote y r es la revisión.
2) Inventario de seguridad:
I. S. (β) = σ Z
T L + γ
L = Tiempo de entrega (unidades)
T = Tiempo contemplado para cumplir el pronóstico (unidades)
γ = Tiempo o tipo de revisión (unidades)
Z = Valor en las tablas de distribución normal típica
Inventario De Seguridad.- Es el nivel de existencias constante mínimo que se debe de tener en el almacén por si existiese un decremento en el mismo durante un periodo determinado, esto se podría presentar antes o después de la recepción de un pedido o la solicitud del siguiente, por lo general cada pedido de materia prima debe de ser suficiente para fabricar un lote de productos, el proceso que se sigue en este tipo de inventario, consiste en solicitar un pedido de material exactamente después de recibir el material pedido con anterioridad, y se debe de recibir exactamente en el final de período para que no ocasione costos.
3) Inventario promedio:
_
Ip =
( ) . .( ) 2 L I S β
D +
4) Inventario máximo:
_
I máximo = D (γ + L) + I. S. (β)
4) Cantidad a pedir:
Q = I máximo – O. γ. – I. F.
O. γ. = Ordenes en tránsito al momento de la revisión
I. F. = Inventario físico al momento de la revisión.
1.3.13 MODELO PROBABILÍSTICO DE ORDEN FIJA CICLO VARIABLE (punto de reorden).
Este método determina la cantidad que se adquirirá, así como el periodo exacto de su reabastecimiento, el cual siempre estará sujeto a una demanda del mercado.
METODOLOGÍA.
1. Cuando se requiere reabastecer nuestro inventario, se ordena una cantidad (siempre fija en órdenes de compra sucesivos). El periodo del abasto variará, esto debido a la demanda del mercado.
2. Este pedimento se conforma por una cantidad que no siempre será la del lote económico conocido (EOQ). Se solicita el reabastecimiento (orden de compra) al proveedor, dentro de un periodo de tiempo que comprende: desde que se elabora la requisición, hasta la llegada de la adquisición a nuestro almacén, cuando las existencias llegan al nivel llamado Mínimo (punto de reorden), éste representa el número de piezas que conforme a los periodos de consumo establecidos (horas, días, semanas, quincenas., mes, bimestre, trimestre, cuatrimestre, semestre, año) se han utilizado, en este momento se abastece al almacén, y éste continuará proporcionando los suministros al área de producción, conforme a los tiempos y planes establecidos, mientras el proveedor nos entrega el pedido de la misma manera.
3. Debajo de este nivel existe otro llamado: Inventario de seguridad, esté se conforma con una cantidad de unidades que siempre deben estar disponibles y su objetivo es cubrir un retraso involuntario por premisas del proveedor o del fabricante, en el tiempo de entrega normal del proveedor.
FORMULAS:
1. Nivel de servicio:
n. s. =
x 100 %
N F N −
N = Número de pedidos anuales, F = Faltantes de pedidos anuales, D = Demanda anual Q = Cantidad óptima a pedir
N = Q D
2. Inventario de seguridad I. S. (β):
I. S. (β) = σ Z
T L
Desviación estándar
σ =
1
)
(
2−
∑ − n
D D
σ = Desviación estándar
Z = Valor de la tabla de la distribución normal típica con respecto al nivel de servicio
L = Tiempo de entrega, expresado en unidades
T = Tiempo considerado para el pronóstico expresado en unidades
3. Punto de reorden (P. R.):
_
P. R. = D (L) + I. S. (β)
4. Inventario promedio (Ip):
Ip =
. .( ) 2 I S β Q +
5. Inventario máximo ( I max):
I max = Q + I. S. (β)
1.4 LA TOMA DE DECISIONES.
Una decisión puede variar en trascendencia y connotación, los administradores consideran a la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y hasta cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos.
Es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre diferentes alternativas o formas para resolver diferentes problemas a los que nos enfrentamos en la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etc., es decir, en todo momento se toman decisiones, la diferencia entre cada una es el proceso o la forma en la cual se llega a ellas, la toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una alternativa entre las disponibles, para resolver un problema actual o potencialmente a un futuro, que pude ser cercano o lejano (aún cuando no se evidencie un problema latente).
La toma de decisiones a nivel individual es caracterizada por que una persona haga uso de su capacidad de razonar y proyectar a futuro para elegir una decisión a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, ésta deberá ser capaz de resolverlo individualmente a través de tomar decisiones con ese motivo especifico, en la toma de decisiones importa la elección de un camino a seguir de entre varios que se han estudiado, por lo que en un momento anterior deben considerarse diferentes alternativas de acción. Si estas últimas no están presentes, no existirá decisión.
Por lo general para tomar una decisión, no importa la naturaleza del problema, es necesario conocer, comprender, y analizar a fondo la situación que nos preocupa, para así poder darle solución; en algunos casos estos inconvenientes por ser tan simples y cotidianos, se realiza el proceso de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos en los que las consecuencias de entre una u otra alternativa pueden tener repercusiones en la vida y si esto se da en un contexto laboral; podría determinarse el alcanzar las metas y objetivos de la organización.
1.4.1 DECISIONES PROGRAMADAS.
Las decisiones programadas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas, escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes porque limitan o excluyen alternativas. Por ejemplo, un gerente de personal rara vez tiene que preocuparse por el salario de un empleado recién contratado porque, por lo general, las empresas cuentan con un tabulador de sueldos y salarios para todos los puestos. Existen procedimientos rutinarios para tratar problemas rutinarios, las decisiones programadas se usan para abordar problemas recurrentes. Sean complejos o simples. Si un problema es recurrente y si los elementos que lo componen se pueden definir, pronosticar y analizar, entonces puede ser candidato para una decisión programada. Por ejemplo, las decisiones en cuanto a la cantidad de un producto dado que se llevará en inventario puede entrañar la búsqueda de muchos datos y pronósticos, pero un
análisis detenido de los elementos del problema puede producir una serie de decisiones rutinarias y programadas.
En cierta medida, las decisiones programadas limitan nuestra libertad, porque la persona tiene menos espacio para decidir que hacer. No obstante, el propósito real de las decisiones programadas es liberarnos. Las políticas, las reglas o los procedimientos que usamos para tomar decisiones programadas nos ahorran tiempo, permitiéndonos con ello dedicar atención a otras actividades más importantes.
1.4.2 DECISIONES NO PROGRAMADAS.
También llamadas no estructuradas, son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al mercado”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específica para este problema en concreto. Las decisiones no programadas abordan problemas poco frecuentes o excepcionales, si un problema no se ha presentado con la frecuencia suficiente como para que lo cubra una política o si resulta tan importante que merece trato especial, deberá ser manejado como una decisión no programada, problemas como asignar los recursos de una organización, que hacer con una línea de producción que fracasó, como mejorar las relaciones con la comunidad, normalmente, requerirán decisiones no programadas.
1.4.3 PANORAMAS DE DESICIÓN.
El ambiente en los cuales se toman las decisiones, se pueden clasificar según el conocimiento y control que se tenga sobre las variables que intervienen o influencian el problema, ya que la decisión final o la solución que se tome va a estar condicionada por dichas variables.
1.4.4 CERTEZA.
Se tiene conocimiento total sobre el problema y sus variables, las alternativas de solución que se planteen van a causar siempre resultados conocidos e invariables, al tomar la decisión solo se debe de pensar en la alternativa que genere mayor beneficio. En este tipo de decisiones, las posibles alternativas de solución tienen cierta probabilidad conocida de generar un resultado, en
estos casos se pueden usar modelos matemáticos o también un modelo de decisión puede hacer uso de la probabilidad objetiva o subjetiva para estimar el posible resultado. La probabilidad objetiva es la posibilidad de que ocurra un resultado basándose en hechos concretos, puede ser cifras de años anteriores o estudios realizados para este fin. En la probabilidad subjetiva se determina el resultado basándose en opiniones y juicios personales.
1.4.5 INCERTIDUMBRE.
Se posee información deficiente para tomar cualquier decisión, no se tiene ningún control sobre la situación, no se conoce como puede variar o la interacción de la variables del problema, se pueden plantear diferentes alternativas de solución pero no se le puede asignar probabilidad a los resultados que arrojen.
Por lo que podemos clasificarlas de la manera siguiente:
Estructurada.- No se sabe que puede pasar entre diferentes alternativas, pero sí se conoce que puede ocurrir entre varias posibilidades.
No estructurada.- No se sabe que puede ocurrir ni las probabilidades para las posibles soluciones, es decir no se tienen ni idea de que pueda pasar.
1.4.6 PROCESO PARA LA TOMA DE DECISIONES.
Esta selección de alternativas debe de realizarse de una forma metodológica y controlada, para que se pueda confiar en los resultados a obtener, el siguiente es el proceso que podemos utilizar para realizar este trabajo:
1.4.7 IDENTIFICAR Y ANALIZAR EL PROBLEMA.
Esta etapa consiste en comprender las condiciones y variables que en un determinado momento pueden afectar los resultados deseados, es decir encontrar el problema y reconocer que se debe de tomar una decisión para llegar a la solución de este, este problema puede ser actual, porque existen las variables entre la condición presente real y la deseada, o potencial, porque se estima que dichas variables existirán en el futuro.
1.4.8 CRITERIOS DE DECISIÓN.
Son las políticas y normatividades adecuadas que necesitamos conocer y que son relevantes al momento de tomar la decisión, es decir aquellas pautas de las cuales depende la decisión que se tome. Como la mayoría de los criterios nos parecerán importantes al momento de la selección de alternativas, es conveniente asignar un valor relativo a la importancia que tiene cada uno en la decisión que se tome, por que todos son importantes pero no de igual forma, muchas veces, la identificación de los criterios no se realiza en forma consciente previa a las siguientes etapas, sino que las decisiones se toman sin explicitar los mismos, a partir de la experiencia personal de los tomadores de decisiones, en la práctica, cuando se deben tomar decisiones muy complejas y en particular en grupo, puede resultar útil explicitarlos, para evitar que al momento de analizar las alternativas se manipulen los criterios para favorecer a una u otra alternativa de solución.
1.4.9 GENERACIÓN DE LAS ALTERNATIVAS.
Se trata de desarrollar distintas posibles soluciones al problema que se enfrenta, ya que como bien sabemos dependiendo del tiempo del que se disponga, no resulta factible para la mayoría de los casos conocer todas las soluciones que se pudieran tomar para solucionar el problema en cuestión, cuantas más alternativas se tengan va ser mucho más probable encontrar una que resulte satisfactoria. Desde otro punto de vista, el desarrollo de un número exagerado de soluciones puede tornar la elección sumamente dificultosa, y por ello tampoco es necesariamente favorable continuar desarrollando alternativas en forma indefinida. Para generar una gran cantidad de alternativas factibles, es necesaria también una gran cantidad de creatividad, existen diferentes técnicas para potenciar la creatividad, tales como la lluvia de ideas, las relaciones forzadas, la sinéctica, entre otras.
Sinéctica.- Se trata de la "Técnica de Gordon" (creada por William J. Gordon), pero con el tiempo este sistema se modificó y se le llamó “SINÉCTICA”, en esta técnica se seleccionan cuidadosamente a algunas personas que formarán parte del equipo sinéctico según su aptitud y experiencia para la resolución de un problema, el cual puede involucrar a toda la organización, el líder del grupo desempeña un importante papel en este método, ya que sólo él conoce la naturaleza específica del problema, su función consiste en estrechar y dirigir cuidadosamente la discusión sin revelar el problema de que se trata, el principal motivo para actuar así, es impedir que el grupo llegue a una solución prematura, este sistema se basa en una compleja serie de interacciones para el surgimiento de una solución, que con frecuencia se trata de la innovación de algún producto.
1.4.10 EVALUACION DE LAS ALTERNATIVAS.
Consiste en hacer un estudio detallado de cada una de las posibles soluciones que se generaron para resolver el problema, es decir comparar sus ventajas y desventajas de manera individual con respecto a los criterios de decisión, y una con respecto a la otra, asignándoles un valor ponderado.
Por lo general estas evaluaciones se realizan por medio de técnicas científicas que se conocen como métodos cuantitativos, de esta forma podemos graficar, tabular, medir, analizar, o utilizar cualquier otro esquema que nos permita obtener un solución factible por medio de la comparación de los resultados.
1.4.11 SELECCIÓN DE LA ALTERNATIVA.
Es aquí en donde vamos a decidir cual de todas las posibles soluciones es la más adecuada para la obtención de lo resultados esperados, para realizar este trabajo existen técnicas que nos ayudan a tomar la decisión según el resultado que se busque:
Maximizar los Resultados.- Tomar la mejor decisión posible.
Satisfacer lo Urgente.- Elegir la primera opción que sea mínimamente aceptable satisfaciendo de esta forma una meta u objetivo inmediato.
Optimizar los Resultados.- La que genere el mejor equilibrio posible entre distintas metas.
1.4.12 IMPLEMENTACIÓN DE LA DECISIÓN.
Una vez diseñada y aceptada la posible solución es momento de aplicarla, una vez puesta en marcha podemos controlar su desempeño e ir evaluando los resultados obtenidos, de tal forma que esta implementación probablemente derive en la toma de nuevas decisiones, aunque sean de menor importancia.
1.4.13 EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS.
El paso siguiente es el de medir los resultados para saber si se han cumplido las metas y objetivo planificados, si el resultado no es el que se esperaba es conveniente darle un poco más de tiempo
para obtener resultados satisfactorios, ó si definitivamente la decisión no fue la acertada se debe iniciar el proceso inmediatamente para hallar una nueva decisión. El nuevo proceso que se inicie contará con más información relevante y se tendrá conocimiento de los errores cometidos en el primer intento, además se debe de tener en cuenta de que algunos procesos de decisión están en continuo cambio, es decir, las decisiones que se tomen continuamente van a tener que ser modificadas, por la evolución que se tenga del sistema o por la aparición de nuevas variables que lo afecten.
1.4.14 LA INFORMÁTICA EN LA TOMA DE DECISIONES.
Actualmente el proceso de toma de decisiones ya se puede automatizar, por lo menos en áreas en donde la solución es claramente visible, ya sea por medio de una gráfica o a través de otro tipo de formato, esto es posible gracias al tratamiento de la información, por lo que esta es fundamental, ya que sin ella no resultaría posible comparar las alternativas existentes o desarrollar alternativas nuevas, en las organizaciones, que se encuentran sometidas constantemente a la toma de decisiones, la información adquiere un rol fundamental, y por ello un valor inigualable, para procesar los datos de la organización y transformarlos en reportes adecuados para una comparación, es fundamental desarrollar sistema informáticos, además de estas aplicaciones existen sistemas diseñados especialmente para ayudar a el proceso de toma de decisiones, que se conocen como Sistemas de soporte a decisiones o Sistemas de apoyo a la decisión.
1.4.15 LA TOMA DE DECISIONES Y LA EMPRESA.
En base a lo anterior podemos entender entonces que actualmente realizar bien el trabajo no es suficiente para el éxito de los proyectos empresariales por lo que no podemos olvidarnos de la influencia de la "inteligencia emocional"; es decir, de adoptar una actitud abierta y responsable de cooperación y adaptarla a las normas y modos de trabajar de nuestra organización, la manera más adecuada de proceder a la hora de tomar decisiones en una compañía es analizar la situación desde todos los puntos de vista posibles, después es importante actuar con seguridad y convicción, también podemos solicitar la cooperación de los demás trabajadores con el objetivo de involucrarlos en este proceso.
1.4.16 BARRERAS PARA LA TOMA DE DESICIONES
Prejuicios Psicológicos.- A veces los encargados de tomar decisiones están lejos de ser objetivos en la forma que recopilan, evalúan y aplican la información, los seres humanos poseen prejuicios que interfieren con su racionalidad objetiva.
Ilusión de Control.- Aquí el elemento humano cree que puede influir en las situaciones aunque no se tenga control sobre lo que va a ocurrir, muchas personas recurren a las apuestas pues consideran que tienen la habilidad para vencer las posibilidades del azar, aún cuando la mayoría por no decir que todos no puedan hacerlo. Cuando se habla de negocios, confiar de manera excesiva puede resultar en un fracaso para la organización, ya que con esta actitud quienes toman las decisiones ignoran los riesgos y por lo tanto fracasan en la evaluación objetiva de las probabilidades de éxito.
La Perspectiva.- Esto se refiere a la manera en que se formulan o perciben los problemas o las alternativas de decisión y a la manera en que estas influencias subjetivas pueden imponerse sobre hechos objetivos, en la toma de decisión no se debe desestimar el futuro. Cuando por ejemplo hablamos sobre una toma de decisión relacionada a los costos, al evaluar las alternativas, no se debe dar más importancia a los costos y beneficios a corto plazo que a los de largo plazo, puesto que el considerar únicamente los de corto plazo podría influir para dejar de lado aquellas variables de largo plazo, lo que también podría resultar en situaciones negativas para la organización.
Precisamente la desestimación del futuro es, en parte, la explicación de los déficits presupuestarios gubernamentales, la destrucción ambiental y la infraestructura urbana decadente.
Variables de Tiempo.- En el cambiante ambiente de negocios de la globalización, el premio es para la acción rápida y sostenida del paso, las decisiones de negocios que se toman con mayor conciencia pueden volverse irrelevantes e incluso desastrosas si los gerentes se toman demasiado tiempo en hacerlas, por el otro lado eliminar el conflicto y tomar decisiones por cuenta propia sin consultar a otras personas ó gerentes, puede acelerar la toma de decisión pero reduce la calidad y efectividad de ésta.
Las siguientes son algunas recomendaciones que se pueden utilizar para la toma de decisiones basadas en el uso de la tecnología de información:
En lugar de planear a largo plazo y con información futurista, trabajar con información actual o lo que también es denominado información de tiempo real, lo que no genera retrasos.
Son involucradas las personas más eficaces y eficientes para la toma de decisiones dentro de la organización, esto es basare en el criterio de personas expertas en la materia y de mucha confianza, lo que les permite actuar con seguridad y rapidez, valoran las distintas opiniones, estando consientes de que cuando las diferencias no se resuelvan, deben optar por la decisión final del jefe.
