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Presentación
Como resultado de alcances obtenidos en el Programa Formación de Formadores y, con el objetivo de avanzar en este proceso de capacitación, a continuación se entregando un material orientado a la Contratación Estatal y, en el cual las Organizaciones Comunitarias podrán apoyarse para fortalecer sus proyectos y alcanzar el éxito de sus iniciativas.
El Programa espera que este material se convierta en una herramienta útil de permanente consulta por parte de las organizaciones y los profesionales que las apoyan, con el fin de asegurar una correcta contratación y, para garantizar que todo se haga bien, con eficiencia y eficacia, en la utilización de los recursos.
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mportante es saber que….
La comunidad, a través de las Juntas de Acción Comunal, pueden celebrar Convenios Solidarios con el Estado a fin de impulsar actividades de interés público, acordes con el Plan Nacional de Desarrollo o los planes territoriales de desarrollo; también
que
uno de sus objetivos es estimular los esfuerzos y las iniciativas de la comunidad para que junto con el Estado, logre la solución de necesidades económicas, políticas, administrativas y culturales, buscando que los recursos del Estado sean más eficientes, aportando un impacto social positivo cuando se complementa con la iniciativa y el esfuerzo de la comunidad que se vean reflejadas en la solución de necesidades vitales.El verdadero rol de las Juntas de Acción Comunal en la
Participación Comunitaria.
Las Juntas de Acción Comunal como organizaciones de primer grado, se convierten en gestoras de su propio desarrollo a través de la planeación participativa, involucrando todos los sectores de la población, con una mirada crítica a la situación partiendo de realidades concretas vividas por los habitantes de un territorio determinado. Las necesidades deben plantearse mediante propuestas plasmadas en planes de acción y planes de desarrollo locales que deberán articularse al plan de desarrollo municipal y departamental en lo concerniente a las políticas, programas y proyectos, guardando a su vez coherencia con los postulados del plan nacional de desarrollo.
En el momento de la ejecución de las propuestas de desarrollo,
se
debe tener en cuenta la voluntad de las comunidades plasmadas
en los planes de desarrollo local o de otra índole
, ya que es el ejercicio planificador el que permite la interacción entre la comunidad y el Estado, a través de la concertación y el consenso para que dichas propuestas sean viables en términos técnicos y de recursos.gi
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Sobre el tema
Se trata de divulgar y, que los Presidentes y Dignatarios de la Juntas de Acción Comunal adquirieran conocimientos sobre de una de las formas en que se puede dar la Participación Comunitaria y, como se puede emprender acciones para que las organizaciones comunales sean las protagonistas de su propio desarrollo.
Sabe Usted…
¿Qué documentos, de qué entidades sirven para certificar la existencia de su organización?
¿Qué es un convenio?
¿Qué entidades vigilan los convenios que manejan recursos del estado?
¿Qué es un contador y porque se debe trabajar con uno?Ley 1551 de 2012
(Julio 6)
Por la cual se dictan normas para modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios.
CAPÍTULO I
Definición, funciones y principios
Artículo 3°. Funciones de los municipios. Corresponde al municipio:
Parágrafo 4°. Se autoriza a los entes territoriales del orden departamental y municipal para celebrar directamente
convenios solidarios con las juntas de acción comunal con el fin de ejecutar obras hasta por la mínima cuantía. Para la ejecución de estas deberán contratar con los habitantes de la comunidad.
El organismo de acción comunal debe estar previamente legalizado y reconocido ante los organismos competentes.
CAPÍTULO VII Participación Comunitaria
Artículo 39. Vinculación al desarrollo municipal. Los Municipios podrán celebrar convenios con los organismos de
acción comunal, organizaciones civiles y asociaciones para el cumplimiento o la ejecución de determinadas funciones, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 3° del artículo 6° de la presente ley.
Parágrafo. Los convenios que se celebren en desarrollo de este artículo estarán sujetos a las formalidades o requisitos
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¿Qué es un convenio?
"Entiéndase por convenio solidario la complementación de esfuerzos institucionales, comunitarios, económicos y sociales para la construcción de obras y la satisfacción de necesidades y aspiraciones de las comunidades". Ley 1551 de 2012, Artículo 3°, Parágrafo 3°.
La modalidad de selección del contratista autorizada por el legislador para la celebración de estos convenios es la "contratación directa".
Un convenio es un acuerdo escrito entre dos partes sobre un tema determinado, cuyo cumplimiento es obligatorio y generalmente deben tener en cuenta diferentes puntos:
Objeto del convenio
Obligaciones de las partes
Plazo de ejecución
Valor
Forma de pago
Otras cláusulas tales como: - Solución de conflictos- Exclusión de relación laboral - Garantías
- Vigilancia y control
¡Somos afortunados!
Hemos logrado la aprobación de nuestro proyecto. Somos privilegiados porque tenemos
recursos que nos permitirán fortalecer nuestra comunidad… claro está, tenemos la responsabilidad de manejarlos bien.
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Etapas de un proceso de celebración de un Convenio con el Estado
Etapas
Antes Durante Después
Aquí se realizan todas las acciones dirigidas a la
preparación del convenio y su firma.
Con la propuesta seleccionada se firma, formaliza y legaliza el convenio, dejando claras las obligaciones a cargo de cada parte.
Finalizada la ejecución del convenio, sigue la liquidación, que es la etapa en que se aclara o se resaltan los resultados de la ejecución del convenio. Esto se hace teniendo en cuenta las obligaciones y los dineros.
En pocas palabras, es dejar las cuentas claras entre el Estado y la organización.
Presentación Proyecto (propuesta)
Evaluación inicial por la dependencia encargada. Evaluación definitiva por parte
de la dependencia que tiene a su cargo la responsabilidad final de verificar el
cumplimiento de las obligaciones del convenio.
- Documentación
- Cláusulas del convenio para firmar con la entidad que administra los recursos. - Póliza de cumplimiento. - Firma de los representantes
legales.
Informes:
- Actividades realizadas - Resultados obtenidos - Recursos utilizados
Ejecución (desarrollo del convenio).
Cierre
Utilización de los recursos con base en la propuesta ajustada y aprobada. Presentación de Informes. Manejo de recursos en
cuenta de banco exclusiva. Contratar asesoría contable
(asesor que revise y explique las cuentas).
Cumplir con obligaciones legales tributarias(pago de impuestos).
Acta de liquidación.
Todas las etapas son muy importantes y se deben cumplir de la mejor forma posible y acordada.
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Otras características importantes del convenio
Las Garantías
Para este caso deben ser pólizas hechas por una compañía de seguros, para garantizar el cumplimiento de las obligaciones del convenio. En algunas ocasiones podrá ser una Póliza de Cumplimientocon amparos de:
Cumplimiento por el 10% del valor total, por la duración del convenio y cuatro meses más.
Obligaciones laborales, salarios y prestaciones sociales, por el 5% del valor total, por la duración del convenio y tres años más.
Cesión
La organización NO puede ceder a otra organización el convenio, sin la autorización escrita de la entidad que administra los recursos del estado.
Suspensión del convenio
El convenio puede suspenderse únicamente por incumplimiento en el giro de los recursos, y que por esta razón el convenio no se pueda desarrollar.
Acta de Liquidación
Al finalizar el convenio se debe liquidar o terminar, para dar punto final a las cuentas y las obligaciones. Esta liquidación es de común acuerdo, y se hace dentro de tiempos pre-establecidos a la finalización a través de un acta (documento escrito).
¡Mucha atención…! Los recursos vienen del Estado, y por esto son vigilados por todas sus entidades.
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Documentos que se necesitan para firmar el convenio
Para proceder a firmar el convenio, se deben presentar los siguientes documentos:
Obligaciones de la organización comunitaria (Contratista)
Utilización de los recursos según la propuesta ajustada y aprobada. Presentación de los informes.
Manejo de recursos en cuenta exclusiva. Que los recursos aparezcan en la contabilidad. Conservar los documentos y los soportes contables. Contratar al contador.
Cumplir con las obligaciones de carácter tributario. Las demás señaladas en el convenio.
Obligaciones de la entidad que administra los recursos
Pagar el valor del convenio en la forma estipulada en el mismo. Vigilar que se cumplan y ejecuten bien los convenios.
De la organización
Original del convenio entre la entidad que administra los recursos y la organización, el cual debe ser leído y firmado por el representante legal de la organización.
Copia de certificado de existencia y representación legal de la organización entregado por la Secretaria de Gobierno del Departamento del Cauca, Oficina de Inspección, Control y vigilancia de Entidades sin Ánimo de Lucro. (Oficina de la Gobernación, piso 3)
Copia del Registro Único Tributario (RUT) de la Organización expedido por la DIAN.
Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la organización.
Acta de la Junta Directiva de la organización por la cual autorizan al representante legal para firmar el convenio con la entidad que administra los recursos.
Certificado de la apertura de la Cuenta Corriente en una entidad financiera. Póliza de garantía.
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Ejecución del convenio
Esto se refiere a la etapa contractual, y se debe llevar a cabo según lo que dice el convenio firmado, formalizado y legalizado. Esto implica el cumplimiento de obligaciones mencionadas para el contratista (las JAC) y la entidad que administra los recursos.
Finalización del convenio
Finalizada la ejecución del convenio, lo que sigue es la liquidación. Esta liquidación, de acuerdo con el convenio, es preferible que se realice al mismo tiempo con las dos partes, para lo cual de antemano se ha pactado un tiempo a partir de la finalización de la ejecución.
Sin embargo, puede darse el caso que la organización no acuda a la liquidación. Si es así, la entidad que administra los recursos puede realizarla unilateralmente, lo que implica que la organización no puede participar o estar en desacuerdo con lo que allí se diga.
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¿Qué es un convenio con financiación de recursos del Estado? Es un compromiso formal y legal que se adquiere entre dos partes. Por un lado, el Estado colombiano o la entidad que lo representa, y por otra, alguna Persona Jurídica, en este caso con una Junta de Acción Comunal, para lograr un objetivo, generalmente de beneficio de la comunidad, en el cual se dan derechos y obligaciones mutuas (entre las dos partes).
El convenio trae obligaciones y en caso de no ser cumplidas por parte de alguno de los participantes, en el desarrollo del convenio, pueden suceder sanciones.
Nuestra organización tiene la oportunidad de recibir recursos no reembolsables para desarrollar nuestros proyectos, por lo que adquirimos el compromiso de cumplir con nuestras propuestas.
Responsabilidades que asume la Organización Comunitaria
Los convenios que manejan recursos públicos son vigilados por organismos de control del Estado como la Contraloría y la Procuraduría General de la Nación. Adicionalmente, si el mal uso de estos recursos afecta a una determinada población, interviene la Personería.
Todos los que usan los recursos públicos están vigilados, anualmente deben presentar los balances de lo que han hecho y gastado, debidamente soportados con informes de ejecución técnica y resultados de impacto (cuál ha sido el efecto de ese gasto). Con mayor razón, si se trata de recursos de de cofinanciación procedentes de organismos internacionales, que verifican el buen uso de estos recursos, porque éstos tienen una destinación específica.
Las organizaciones comunitarias que asumen la responsabilidad de utilizar los recursos del Estado, deben tener presente que el mal uso, la desviación (utilizar los recursos en lo que no se acordó), el usufructo (tratar de generar ganancias extras con los recursos), la malversación (sacar o permitir que otros saquen recursos públicos) o el robo, son delitos que se pagan con cárcel.
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Función, compromisos y responsabilidades del Representante Legal El Representante Legal de nuestra organización comunitaria es el primer
responsable por el uso de los recursos públicos. Debe vigilar que los acuerdos aprobados por la entidad cofinanciadora se cumplan, lo mismo que las tareas a las que nos comprometimos; y no puede utilizar un peso para algo diferente al convenio a menos que cuente con la autorización de la misma entidad.
Compromiso de las organizaciones comunitarias con los recursos del Estado
Si el primer responsable por el uso de los recursos estatales es el Representante Legal, el segundo responsable somos los socios de la organización.
Entonces, cada uno de los socios debemos asumir un papel de fiscalizador (vigilante) del uso de los recursos y cumplir con los objetivos del proyecto cofinanciado.
Implicaciones del incumplimiento
El incumplimiento de los compromisos técnicos y financieros durante el desarrollo del proyecto, trae consecuencias negativas y sanciones para la Organización, como:
Liquidación anticipada del convenio, en la que la entidad administradora de los recursos, unilateralmente suspende los desembolsos y acaba con toda gestión de apoyo para nuestra organización comunitaria.
Se hacen efectivas las pólizas o garantías tomadas por la organización comunitaria, a favor del contratante si se da el incumplimiento. La compañía aseguradora realiza los trámites en contra de la organización para recuperar los recursos pagados.
Se hace efectiva la cláusula penal establecida en el convenio (equivalente al 30% del valor del mismo), por el incumplimiento de nuestras obligaciones en el convenio.
El Estado podrá demandar a la organización comunitaria y podrá exigir que devolvamos los fondos que nos entregaron como cofinanciación al proyecto, pudiendo solicitar establecer un valor de nuestros bienes y de los bienes del Representante Legal; el embargo y remate de los mismos, y hasta podríamos perder la personería jurídica de nuestra organización hasta por 25 años.gi
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Motivos para la suspensión de un convenio
Problema SoluciónLas
pólizas de garantía exigidasen el convenio, las debemos presentar para la legalización del mismo. Si no las presentamos, se suspende el trámite de legalización y se suspende la ejecución del convenio.
Presentar
todos losdocumentos exigidos para la
legalización del convenio.
Si
no cumplimos con lasdisposiciones de la cláusula
“Obligaciones del Contratista” que aparece en el convenio, se suspende el siguiente desembolso.
Ejecutar
las actividades programadas y no cambiarlas por otras.Si
nos atrasamos en lasejecuciones técnica y financiera o se atrasan los resultados parciales, nos suspenden los desembolsos hasta que Entreguemos el informe con el logro al que nos hemos comprometido.
Llevar
una contabilidad al día y con los soportes exigidos.¡Nuestra Organización Comunitaria es privilegiada, porque ha pasado el proceso de selección y podrá contar con recursos del Estado para fortalecer nuestras iniciativas! Por esto se crea un compromiso inevitable de cumplir con seriedad y eficacia, las obligaciones adquiridas.
Cuando un convenio se firma con una entidad estatal se rige por la Ley 80 de 1993 y demás normas complementarias.
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¿Qué apoyos tenemos para ejecutar legalmente nuestros recursos? Al recibir recursos del Estado y adquirir tantos compromisos y responsabilidades, podemos pensar que es muy difícil hacer todo y bien. Sin embargo, no es así. Entre mejor organizadas estén nuestras asociaciones, mejor podremos responder al reto de fortalecer nuestros proyectos. Para este propósito existen varias recomendaciones:
Como parte de nuestras obligaciones está contratar un Contador Público con Tarjeta Profesional vigente.
¿Por qué debemos contratar estos servicios?
Porque son personas profesionales que tienen los conocimientos específicos para realizar las labores descritas y que nos pueden guiar y apoyar en no cometer errores.
¿Qué es la Interventoria?
La interventoria consiste en verificar la correcta ejecución de los recursos entregados por el Estado a una Junta u Organización, así como orientar el contenido de los informes técnicos y financieros que presente cada una de ellas.
Es recomendable que tengamos un
organigrama y unas funciones
para cada miembro de la
organización, porque asegura que cada uno de nosotros va a asumir y cumplir con los compromisos para
el bien personal y de la
organización a la que
pertenecemos. Nuestra Organización Comunitaria
debe tener un reconocimiento como Persona Jurídica, que se
refleja en el registro público que
lleva la Oficina de Inspección, Vigilancia y Control de Entidades Sin Ánimo de Lucro, que es la entidad que lleve estos registros.
Es recomendable que tengamos los Estatutos y un Reglamento Interno de nuestra Organización, que defina las reglas y condiciones
para realizar las actividades
internas y la administración(todos
los trámites legales, de bancos, contratos, convenios, etc.).
Estar legalizados implica que
nuestra organización comunitaria
se haya formado como una
asociación, a través de acta de constitución firmada y asentada ante la Gobernación del Cauca
para reconocimiento de la
Personería Jurídica mediante
