1 QUÉ ES UN ARCHIVO?

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Nombre del Curso: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL (ARCHIVO)

Nombre de la Unidad I: CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 QUÉ ES UN ARCHIVO?

Es un sistema de almacenamiento para guardar la información de forma segura y disponible para una futura necesidad o utilización. Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural, por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información para las personas o instituciones que los produce.

1.1 DEFINICIÓN DE DOCUMENTO

Es toda actividad humana fijada en un soporte perdurable.

Según la finalidad que persiguen, los documentos se clasifican en:

1.1.1 DOCUMENTOS DISPOSITIVOS:

Son aquellos que imparten normas de obligatorio

cumplimiento, leyes, decretos, ordenanzas,

resoluciones, acuerdos.

1.1.2 DOCUMENTOS INFORMATIVOS:

Estos conforman la generalidad de los documentos dentro de una gestión administrativa: cartas, circulares, memorandos, presupuestos, entre otros.

1.1.3 DOCUMENTOS TESTIMONIALES:

Son aquellos que sirven como prueba o testimonio. Dan fe de que el hecho sucedió. Balances anuales, contratos, propiedad un inmueble, entre otros.

1.2 FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS

Los archivos están llamados a ser:

 CENTROS ACTIVOS Y DINÁMICOS DE DOCUMENTACIÓN E

INFORMACIÓN: porque conservan el patrimonio histórico de la empresa.

 CENTROS VITALES DE ESTUDIO E INVESTIGACIÓN: por ser una fuente

primaria. El archivo sigue siendo el depósito de los documentos originales.

 CENTROS DE DESARROLLO DE LA EMPRESA Y EL PAÍS: aportan una

eficaz ayuda a la gestión administrativa, educativa, cultural, religiosa y política, entre otros.

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1.3 CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

1.3.1 SEGÚN LA CONTINUIDAD DE UTILIZACIÓN

 Activo: se refiere a aquellos documentos que son de consulta permanente como: hojas de vida, contratos, resoluciones y demás papeles específicos de cada oficina.

 Semiactivo: documentos cuya consulta se hace en intervalos determinados (una o dos veces por año).

 Permanente o pasivo: su uso es muy reducido. Ej: papeles de constitución de la empresa.

1.3.2 SEGÚN LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA

 Centralizado: un solo

archivo para toda la

empresa. Una sola

dependencia, destinada al archivo, maneja y controla toda la información. Reduce costos de material, equipo, tiempo y espacio.

Usos:

Para toda la documentación de la pequeña y mediana empresa.

 Descentralizado por dependencias o departamentos:Un archivo para cada departamento. Aumenta costos de espacio, equipo, material y tiempo.  Descentralizado con control central: hay un archivo para cada

departamento, pero todo documento que esté archivado en este, debe tener copia en el archivo central.

Usos:

Para las oficinas que funcionan en diferentes locales o regiones. 1.3.3 SEGÚN SUS USUARIOS

 Individual: el empleado mantiene un pequeño archivo personal organizado de acuerdo a sus necesidades.

 Departamental: uno para cada Departamento

Centralizado

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3

 General: contiene los documentos de toda la empresa que deben ser guardados y conservados.

1.3.4 SEGÚN SU POSICIÓN

 Archivador Vertical: Las gavetas van sobre dispositivos que aseguran su fácil manejo.

 Archivador Horizontal: mueble generalmente

cerrado, destinado a la clasificación horizontal. El conjunto se cierra con 1 o más cortinas de lámina.

 Archivador Lateral:

permite la clasificación suspendida lateral. Se conoce también como archivar de basculante o de válvula.Es el que se usa en las bibliotecas por ejemplo.

 Archivador giratorio:consta de hileras

circulares; cada hilera se mueve

independientemente.

 Archivador mecánico:

El archivista tiene acceso a cualquier sección, donde desee archivar o localizar un documento o

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carpeta con solo oprimir un botón que aparece en los anaqueles.

1.4 PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR

1.4.1 INSPECCIONAR:

Cerciorarse que la correspondencia esté aprobada y lista para archivar. 1.4.2 CLASIFICAR:

Determinar el número, nombre o fecha con la cual se organizarán los documentos que se van a archivar.

1.4.3 DISTRIBUIR:

Después de clasificarlos se colocan en los distribuidores según la organización inicial.

1.4.4 ARCHIVAR:

Finalmente se colocan en la carpeta interna correspondiente y ésta en el archivador.

1.5 RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO



Para archivar conserve este orden: inspeccione, clasifique, marque,

distribuya y coloque los documentos en las respectivas carpetas.



No deje las gavetas abiertas.



Deje un espacio de 10 a 15 cm. Entre cada carpeta.



Use carpetas de colores (rojo en Contabilidad)



No tome las carpetas por la pestaña



Evitar los archivos personalizados y de memoria, sin organización técnica

alguna.



Sólo las personas autorizadas lo deben manejar.



Use un tarjetero y lleve el control de los préstamos



Rotule las gavetas



No guarde objetos personales dentro de los archivos



Archive diariamente, no deje acumular papeles



Evite archivar papeles innecesarios



No introduzca papeles desordenadamente dentro de las carpetas



Mantenga las carpetas dentro de un estricto orden, con el tipo de índice

establecido



Revise periódicamente el archivo y actualícelo



A los 10 años se saca un acta especial para que la notaría autorice pasar

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5 

No use alfileres, ni bandas de caucho para sostener documentos



Renueve las carpetas arrugadas



No pegue documentos rotos con cinta adhesiva (usar colbón y kleenex)



Retire ganchos de cosedora con sacaganchos



No pase las hojas utilizando los dedos humedecidos con saliva.



No raye ni utilice resaltador para indicar la importancia de un párrafo o

frase.



No doble las puntas de los documentos para indicar donde va



No deje lápices o bolígrafos dentro de las carpetas cuando está

consultando

1.6 CODIGO DE ÉTICA DEL ARCHIVISTA

-El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que éste continúe siendo una evidencia confiable del pasado.

-El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados dentro de sus contextos histórico, legal y administrativo, respetando así el principio de procedencia, preservando y haciendo evidentes las relaciones originales de los documentos.

-El archivista debe proteger la autenticidad de los documentos y asegurar que su valor no sea alterado durante el proceso archivístico, la conservación y el uso. -El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material archivístico.

-El archivista debe promover el acceso más amplio posible al material archivístico y ofrecer un servicio imparcial a todos los usuarios.

-El archivista debe respetar el acceso y la privacidad actuando dentro de los límites de la legislación pertinente.

-El archivista debe utilizar la confianza depositada en él para el bien común y usar su posición privilegiada para beneficio propio o de otros.

-El archivista debe procurar la excelencia profesional y la actualización de sus conocimientos archivísticos de forma sistemática y continua, compartiendo los resultados de sus investigaciones y experiencia.

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-El archivista debe promover la conservación y el uso del patrimonio documental de la humanidad trabajando de manera conjunta con los miembros de su comunidad y otros profesionales.