1 QUÉ ES UN ARCHIVO?

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Nombre del Curso: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL (ARCHIVO)

Nombre de la Unidad I: CONCEPTOS GENERALES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 QUÉ ES UN ARCHIVO?

Es un sistema de almacenamiento para guardar la información de forma segura y disponible para una futura necesidad o utilización. Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural, por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información para las personas o instituciones que los produce.

1.1 DEFINICIÓN DE DOCUMENTO

Es toda actividad humana fijada en un soporte perdurable.

Según la finalidad que persiguen, los documentos se clasifican en:

1.1.1 DOCUMENTOS DISPOSITIVOS:

Son aquellos que imparten normas de obligatorio

cumplimiento, leyes, decretos, ordenanzas,

resoluciones, acuerdos.

1.1.2 DOCUMENTOS INFORMATIVOS:

Estos conforman la generalidad de los documentos dentro de una gestión administrativa: cartas, circulares, memorandos, presupuestos, entre otros.

1.1.3 DOCUMENTOS TESTIMONIALES:

Son aquellos que sirven como prueba o testimonio. Dan fe de que el hecho sucedió. Balances anuales, contratos, propiedad un inmueble, entre otros.

1.2 FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS

Los archivos están llamados a ser:

CENTROS ACTIVOS Y DINÁMICOS DE DOCUMENTACIÓN E

INFORMACIÓN: porque conservan el patrimonio histórico de la empresa.

CENTROS VITALES DE ESTUDIO E INVESTIGACIÓN: por ser una fuente

primaria. El archivo sigue siendo el depósito de los documentos originales.

CENTROS DE DESARROLLO DE LA EMPRESA Y EL PAÍS: aportan una

eficaz ayuda a la gestión administrativa, educativa, cultural, religiosa y política, entre otros.

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1.3 CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

1.3.1 SEGÚN LA CONTINUIDAD DE UTILIZACIÓN

Activo: se refiere a aquellos documentos que son de consulta permanente como: hojas de vida, contratos, resoluciones y demás papeles específicos de cada oficina.

Semiactivo: documentos cuya consulta se hace en intervalos determinados (una o dos veces por año).

Permanente o pasivo: su uso es muy reducido. Ej: papeles de constitución de la empresa.

1.3.2 SEGÚN LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA

Centralizado: un solo

archivo para toda la

empresa. Una sola

dependencia, destinada al archivo, maneja y controla toda la información. Reduce costos de material, equipo, tiempo y espacio.

Usos:

Para toda la documentación de la pequeña y mediana empresa.

Descentralizado por dependencias o departamentos:Un archivo para cada departamento. Aumenta costos de espacio, equipo, material y tiempo.  Descentralizado con control central: hay un archivo para cada

departamento, pero todo documento que esté archivado en este, debe tener copia en el archivo central.

Usos:

Para las oficinas que funcionan en diferentes locales o regiones. 1.3.3 SEGÚN SUS USUARIOS

Individual: el empleado mantiene un pequeño archivo personal organizado de acuerdo a sus necesidades.

Departamental: uno para cada Departamento

Centralizado

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General: contiene los documentos de toda la empresa que deben ser guardados y conservados.

1.3.4 SEGÚN SU POSICIÓN

Archivador Vertical: Las gavetas van sobre dispositivos que aseguran su fácil manejo.

Archivador Horizontal: mueble generalmente

cerrado, destinado a la clasificación horizontal. El conjunto se cierra con 1 o más cortinas de lámina.

Archivador Lateral:

permite la clasificación suspendida lateral. Se conoce también como archivar de basculante o de válvula.Es el que se usa en las bibliotecas por ejemplo.

Archivador giratorio:consta de hileras

circulares; cada hilera se mueve

independientemente.

Archivador mecánico:

El archivista tiene acceso a cualquier sección, donde desee archivar o localizar un documento o

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carpeta con solo oprimir un botón que aparece en los anaqueles.

1.4 PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR

1.4.1 INSPECCIONAR:

Cerciorarse que la correspondencia esté aprobada y lista para archivar. 1.4.2 CLASIFICAR:

Determinar el número, nombre o fecha con la cual se organizarán los documentos que se van a archivar.

1.4.3 DISTRIBUIR:

Después de clasificarlos se colocan en los distribuidores según la organización inicial.

1.4.4 ARCHIVAR:

Finalmente se colocan en la carpeta interna correspondiente y ésta en el archivador.

1.5 RECOMENDACIONES PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO

Para archivar conserve este orden: inspeccione, clasifique, marque,

distribuya y coloque los documentos en las respectivas carpetas.

No deje las gavetas abiertas.

Deje un espacio de 10 a 15 cm. Entre cada carpeta.

Use carpetas de colores (rojo en Contabilidad)

No tome las carpetas por la pestaña

Evitar los archivos personalizados y de memoria, sin organización técnica

alguna.

Sólo las personas autorizadas lo deben manejar.

Use un tarjetero y lleve el control de los préstamos

Rotule las gavetas

No guarde objetos personales dentro de los archivos

Archive diariamente, no deje acumular papeles

Evite archivar papeles innecesarios

No introduzca papeles desordenadamente dentro de las carpetas

Mantenga las carpetas dentro de un estricto orden, con el tipo de índice

establecido

Revise periódicamente el archivo y actualícelo

A los 10 años se saca un acta especial para que la notaría autorice pasar

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No use alfileres, ni bandas de caucho para sostener documentos

Renueve las carpetas arrugadas

No pegue documentos rotos con cinta adhesiva (usar colbón y kleenex)

Retire ganchos de cosedora con sacaganchos

No pase las hojas utilizando los dedos humedecidos con saliva.

No raye ni utilice resaltador para indicar la importancia de un párrafo o

frase.

No doble las puntas de los documentos para indicar donde va

No deje lápices o bolígrafos dentro de las carpetas cuando está

consultando

1.6 CODIGO DE ÉTICA DEL ARCHIVISTA

-El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que éste continúe siendo una evidencia confiable del pasado.

-El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados dentro de sus contextos histórico, legal y administrativo, respetando así el principio de procedencia, preservando y haciendo evidentes las relaciones originales de los documentos.

-El archivista debe proteger la autenticidad de los documentos y asegurar que su valor no sea alterado durante el proceso archivístico, la conservación y el uso. -El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material archivístico.

-El archivista debe promover el acceso más amplio posible al material archivístico y ofrecer un servicio imparcial a todos los usuarios.

-El archivista debe respetar el acceso y la privacidad actuando dentro de los límites de la legislación pertinente.

-El archivista debe utilizar la confianza depositada en él para el bien común y usar su posición privilegiada para beneficio propio o de otros.

-El archivista debe procurar la excelencia profesional y la actualización de sus conocimientos archivísticos de forma sistemática y continua, compartiendo los resultados de sus investigaciones y experiencia.

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-El archivista debe promover la conservación y el uso del patrimonio documental de la humanidad trabajando de manera conjunta con los miembros de su comunidad y otros profesionales.

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