TÉRMINOS DE REFERENCIA
Fecha: mayo 2015
PUESTO Y/O NOMBRE DE LA ACTIVIDAD: Coordinación Financiera
DURACIÓN DEL CONTRATO:12 MESES FECHA INICIO:1 DE JULIO DE 2015 FECHA TÉRMINO: 30 DE JUNIO DE 2016 NÚMERO Y TÍTULO DEL PROYECTO: Cuarta Fase: Apoyo a las y los jóvenes del tipo medio superior para el desarrollo de su proyecto de vida y la prevención de conductas de riesgo, Programa Construye T
1. ANTECEDENTES
Construye T es un Programa que reúne los esfuerzos de la Secretaría de Educación Pública (SEP), a
través de la Subsecretaría de Educación Media Superior (SEMS) y el Programa de las Naciones Unidas
para el Desarrollo (PNUD) en México. El objetivo del Programa es fortalecer las capacidades de la
escuela para desarrollar habilidades socioemocionales en las y los estudiantes, y así contribuir a la
mejora del ambiente escolar de los planteles del nivel medio superior.
Para el alcance de sus metas el Programa implementa dos grandes estrategias: 1) un programa en línea
de formación en habilidades socioemocionales para docentes y directivos y 2) acompañamiento a los
planteles para implementar una gestión escolar participativa. De esta manera, el Programa busca
incidir directamente en el desarrollo integral de los estudiantes del nivel medio superior y de manera
indirecta en la prevención de conductas de riesgo que puedan truncar su trayectoria educativa tales
como violencia, adicciones o embarazo adolescente.
En 2015, Construye T implementará una sólida estrategia de capacitación en línea para docentes y
directivos de 4,000 planteles del nivel medio superior, la cual será acompañada por asesores de
organizaciones especializadas en el tema. Lo anterior será fortalecido con la elaboración de materiales
de apoyo (manuales, guías, etc.) y una estrategia de comunicación social que responderá a las
necesidades de la población objetivo del Programa (estudiantes, docentes y directivos).
Bajo la supervisión del Área de Reducción de la Pobreza y Competitividad del PNUD y el/la
Coordinador/a Técnica del Programa, el/la Coordinador/a Financiero/a será responsable, entre otros, de
gestionar oportunamente los recursos presupuestales necesarios para el cumplimiento del plan de
trabajo anual establecido en el Documento de Proyecto y en acuerdo con la SEP.
2. RESPONSABILIDADES
1.
Organizar, concertar y dar cumplimiento, ante el PNUD y ante la SEMS, a las actividades administrativas
del Programa Construye T para la gestión oportuna de los recursos presupuestales necesarios para el
cumplimiento del plan de trabajo anual elaborado.
2.
Gestionar y realizar ante el PNUD los procesos administrativos necesarios para el desarrollo del proyecto
asegurando el cumplimiento de la normatividad del PNUD en la implementación del proceso
administrativo y de gestión del Programa Construye T.
3.
Implementar mecanismos administrativos, financieros y humanos para asegurar el manejo transparente,
imparcial y oportuno de los recursos conforme a los principios establecidos por el PNUD, así como por
las modalidades de ejecución correspondientes al proyecto.
4.
Asesorar en aspectos contables, financieros y organizacionales a la Junta del proyecto y al Asociado en la
Implementación.
5.
Conjuntamente con la Coordinación Técnica del Programa, elaborar los presupuestos anuales del
proyecto para su aprobación por la Junta del Proyecto.
6.
Elaborar los informes financieros y de avance (trimestral, anual y final) y presentar un informe financiero
de la situación del proyecto en la(s) reunión(es) tripartita(s) y/o reuniones a la Junta del Proyecto, cuando
le sea requerido
7.
Responsable de los procesos administrativos de contratación de personal y licitaciones.
8.
Preparar y analizar las solicitudes de desembolso, prestando asistencia a las OSC/instituciones
académicas y consultores con el fin de familiarizarlos con las políticas y procedimientos a utilizar para el
uso de los recursos y la presentación de la información de índole financiera y programática.
9.
Colaborar con auditores y firmas consultoras en el análisis de los informes, programas de trabajo, calidad
de los datos y otros aspectos relacionados con la auditoría externa. Dar seguimiento al cumplimiento de
las recomendaciones de los auditores externos.
10.
Garantizar el cumplimiento de la normatividad del PNUD en la ejecución del proyecto.
11.
Formar parte del Equipo Técnico nacional y participar en las reuniones de la Junta del Proyecto.
12.
Gestionar la organización de actividades, información y eventos dentro del marco del proyecto.
13.
Establecer una estrecha vinculación con el área de programas para el apoyo en la gestión, administración
y reporte de los recursos para el seguimiento del proyecto.
3. ACTIVIDADES Y RESULTADOS ESPERADOS:
ACTIVIDADES RESULTADOS ESPERADOS
1. Organizar, concertar y dar cumplimiento ante el PNUD y el Asociado en la Implementación de todas las actividades administrativas del programa Construye T para la gestión oportuna de los recursos presupuestales necesarios para el cumplimiento de los objetivos y programas de trabajo.
Gestión oportuna de solicitudes y requerimientos para el logro de una administración y manejo eficiente de los recursos en el marco de las actividades de los proyectos, con base en la normatividad vigente en el PNUD, poniendo especial enfoque a anticiparse a cualquier solicitud.
Tener un control de los pagos
Llevar el control de las adquisiciones de compra de equipo, insumos y papelería (plan de adquisiciones) Llevar control sobre gastos de viajes
2. Asegurar el cumplimiento de la normatividad del PNUD en la implementación de los procesos contables y administrativos en la gestión del Programa Construye T.
Informes financieros y procesos administrativos desarrollados en tiempo y forma.
Trámites y gestiones hechas en tiempo y forma Realizar conciliaciones de los gastos realizados para determinar a qué cuenta se han cargado y establecer la liquidez del mismo.
Realizar las revisiones presupuestales de acuerdo a las necesidades del proyecto.
Estar a cargo del programa financiero, prestando asistencia en las decisiones que se tomen.
Tener un control de los recursos por cada donante. Alimentar el sistema de monitoreo diseñado para el proyecto.
Monitoreo constante de ATLAS.
3. Elaborar con base en los lineamientos y normatividad del PNUD, la estructura del presupuesto, plan de adquisiciones y plan de trabajo del proyecto.
Estructura presupuestal, plan de adquisiciones y plan de trabajo entregados en tiempo y forma.
Tener un control sobre la logística cotidiana del proyecto.
Informar de manera oportuna los obstáculos enfrentados para el cumplimiento de las actividades, para facilitar su inmediata atención.
Estrecha comunicación para la toma de decisiones en términos financieros y sustantivos.
Hacer recomendaciones oportunas relacionadas al manejo presupuestal, proponiendo alternativas que permitan el uso eficaz y eficiente de recursos.
4. Elaborar informes financieros trimestrales, anuales y finales del proyecto.
Informes entregados en tiempo y forma al PNUD y al Asociado en la Implementación.
Monitorear (a través de reportes de seguimiento) de la situación financiera, el ritmo del gasto y el cumplimiento del plan general de adquisiciones y contrataciones de los proyectos.
Apoyo en la elaboración de reportes ad hoc. 5. Organizar los procesos de selección del personal y
consultorías requeridas en el marco del proyecto.
Apoyo en el proceso de selección, contratación y seguimiento de consultorías en tiempo y forma. Definir y elaborar solicitudes de contrato, de enmiendas o finiquitos del personal del proyecto así como de las y los consultores que participan en el mismo.
6. Formalizar el trámite de contratación de personal y consultorías; así como supervisar que los avances y trabajos cumplan con los requerimientos establecidos en los términos de referencia.
7. Asesorar a las OSC/instituciones académicas y consultores en los procedimientos administrativos y financieros requeridos para el uso de los recursos y su adecuada comprobación.
Elaboración de formatos, guías y manuales.
8. Colaborar en los procesos de auditoría externa. Documentación completa del proyecto y seguimiento para el cumplimiento de las recomendaciones.
9. Ser responsable del archivo administrativo del proyecto.
Archivo completo y debidamente ordenado.
Organizar y mantener archivos físicos y electrónicos completos y ordenados de la documentación administrativa y entregables del proyecto, así como de otros documentos requeridos por PNUD.
10. Realizar inventarios físicos y controlar el uso, funcionamiento y conservación de mobiliario y equipo del proyecto.
Inventarios debidamente registrados y actualizados. 11. Formar parte del Equipo Técnico Nacional y participar
en las reuniones de la Junta del Proyecto.
Seguimiento de acuerdos y presentación de informes financieros para apoyar la toma de decisiones.
4. PERFIL
Rango de edad Viajes de Trabajo Realizados Experiencia en años
NA
SI NO
Al menos 5 años en experiencia
Ocasionalmente
Frecuentemente
EscolaridadLicenciatura, maestría, doctorado, posgrado Área o Especialidad
Maestría Ciencias económico – administrativas
(administración, contaduría, finanzas, entre otras)
CONOCIMIENTOS ESPECIALES Y CAPACITACIÓN CONOCIMIENTOS REQUERIDOS
Experiencia de 5 años o más en la administración de recursos para programas gubernamentales y/o multilaterales en proyectos de desarrollo.
Conocimientos teóricos y prácticos en procedimientos contables y financieros. Deseable conocimiento de ERP.
Elaboración y comprobación de conciliaciones bancarias, proyecciones presupuestales. HABILIDADES REQUERIDAS
Análisis de información, elaboración y análisis de estados financieros, control de gestión, experiencia contable, sistematización de procesos y procedimientos. Capacidad analítica.
Capacidad para trabajar bajo presión, con orientación a resultados, en equipo y con buenas relaciones interpersonales. MANEJO DE PC Y PAQUETERÍA Paquetería MS Office . IDIOMAS REQUERIDOS: Inglés (Intermedio) OTROS:
Control de gestión, control financiero, supervisión de procedimientos, normatividad
6. MENCIONE LOS COMPORTAMIENTOS ESENCIALES QUE DEBE MOSTRAR EL OCUPANTE DEL PUESTO PARA CADA COMPETENCIA
Competencias esenciales Nivel Requerido
A: Alto B: Medio C: Bajo
Orientación al desempeño A Orientación al cliente A Orientación al cambio A Liderazgo A Efectividad Organizacional A Habilidad Estratégica A
Otras competencias necesarias para desempeñar el puesto, por ejemplo: Ético, Honesto, Responsable, Flexible, Imparcial, Comprometido, Iniciativa, Criterio para la toma de decisiones, Preciso, Concentración.
CONDICIONES ESPECIALES:
En caso de renuncia o terminación de contrato, la persona contratada será responsable de hacer una entrega por escrito de la documentación bajo su cargo así como una relación de pendientes. Las personas contratadas bajo el esquema de pagos mensuales y Contrato de Servicios estarán
obligados a trabajar de tiempo completo para el proyecto.
En caso de ser extranjero residente en el país, se deberá presentar el documento migratorio que le permita trabajar en México.
El PNUD no es responsable del inicio de actividades del personal del proyecto sin contrato y no admite contrataciones retroactivas.
CUENTA PRESUPUESTAL PARA CARGAR EL SALARIO
ACCOUNT O.UNIT FUND DEPART. BUNIT PROJECT ACTIVITY IMP-AG. DONOR
ESCALA Y NIVEL DE REMUNERACIÓN: SB3-4 FORMA DE PAGO:MENSUAL
FECHA DE INICIO DE LABORES:1 DE JULIO DE 2015
FECHA DE ELABORACIÓN: MAYO 2015 FECHA DE APROBACIÓN : MAYO 2015
Por el PROYECTO Por el PNUD
CYNTHIA VALDÉS
DIRECTORA DEL ÁREA DE REDUCCIÓN DE LA POBREZA Y COMPETITIVIDAD