Mapeo de Procesos
Herramienta de Medición
Introducción
•
Esta herramienta nos sirve para
conocer el proceso.
Objetivos
•
Identificar los elementos que conforman el
Mapeo del Proceso, y su conexión con la fase
anterior y herramientas posteriores.
•
Obtener las bases para desarrollar el Mapeo
del Proceso del proyecto.
Características
•
Desplegado visual del proceso.
•
Se analiza la secuencia de pasos del proceso
(flujo del proceso).
•
Describe varios aspectos del proceso:
Lo que se estse estáá haciendo hoy (vs lo que debería haciendo
ser).
Las entradas y salidas.
Los pasos que agregan y no agregan valor.
¿Por qué realizar un Mapeo del
Proceso?
• Ayuda a responder a las preguntas:
− ¿Cómo se está llevando a cabo el proceso?
− ¿Cómo se supone que debe llevarse a cabo?
• El equipo mejora su comprensión del proceso en estudio.
• De éste se desprenden las primeras oportunidades de mejora del proyecto.
Elementos del Mapeo del Proceso
•
Un Mapeo del Proceso completo:
¤
Consta de un Diagrama de Flujo y un Mapa
Detallado del Proceso.
¤
Es COMPLETO (no omite ni agrupa pasos).
¤
Es ACTUAL y REAL.
¤
Se lleva a cabo por el EQUIPO DE
Diagrama de Flujo
•
Características del Diagrama de Flujo:
−
Parte del Macromapa (desarrollo en la etapa
de Definición de un Proyecto.
−
Requiere de observación, conocimiento,
experiencia, y participación de todos los
involucrados con el proceso.
−
Ofrece información importante del proceso
que se analiza.
Símbolos del Diagrama de Flujo
Límite
Operación
Retraso
Almacenaje
Decisión
Documento
Conector Movimiento
Cómo crear el Diagrama de Flujo
del Proceso
• Defina los límites del proceso.
• Ilustre cada paso del proceso (utilice la simbología de la filmina anterior). Evite omitir y agrupar pasos.
• Realice su diagrama de acuerdo al desarrollo real y actual del proceso. Incluya autorizaciones y/o solicitudes.
• Mantenga el flujo del proceso de la izquierda a la derecha y de la parte superior a la inferior.
Cómo crear el Diagrama de Flujo
del Proceso
Además del flujo del proceso, el Diagrama de Flujo debe contener:
• La clasificación de cada paso como “agrega valor” (VA) o “no agrega valor” (NVA).
• La identificación de fábricas ocultas.
• El tiempo de proceso de cada paso.
• La identificación de pasos donde hay retrabajos.
• Los tiempos de espera.
Ejemplo de Diagrama de Flujo
Inicio Cliente dado de Alta Se elabora Remisión Solicitud Alta del Cliente Cliente Dado de Alta Se realiza laventa al cliente Crédito disponi ble Se Elabora Remisión Se negocia deuda con el
¿Qué es un Diagrama de Flujo
Transfuncional?
•
Muestra las relaciones o vínculos que
existen
entre
las
partes
de
una
organización.
¿Por qué utilizar un Diagrama de
Flujo Transfuncional?
•
Ayuda a responder a las siguientes preguntas:
− ¿Cómo se realiza el proceso?
− ¿Cómo se supone que debe realizarse?
•
Capta la interacción transfuncional dentro de
un proceso.
Ejemplo de DFP Transfuncional
Hace Diagnostico Internar al Pacient e Registra el ExpedienteVa a Casa
Internar Paciente Toma Expediente Examina al Paciente Ve al Paciente Revisa Signos Vitales Obtiene Información del Paciente Llega Paciente Paciente Admisión Enfermera Medico
Mapa detallado del Proceso
Características del Mapa Detallado:
• Contiene los detalles del proceso.
• Parte de lo pasos identificados en el Diagrama de Flujo.
• Requiere de observación, conocimiento, experiencia, y participación de todos los involucrados con el proceso.
• Ofrece detalles importantes del proceso que se analiza.
Mapa Detallado del Proceso
Elementos del Diagrama Detallado:
• Pasos del Diagrama de Flujo.
• Clasificación de los pasos de acuerdo al valor agregado (“VA” o “NVA”).
• Tiempo de proceso de cada paso.
• Documento (procedimiento, instrucción de trabajo, etc.) aplicable al paso del proceso.
• Entradas y Salidas de cada paso del DFP.
• Especificaciones de Entrada y Salidas.
Formato del Mapa Detallado
¿C o NC? Especificaciones
¿E o S? Entradas/Salidas
SOP # Tiempo
de Proceso VA o
NVA Paso del Proceso
Consejos para el Mapeo del
Proceso
•
Seleccione la gente adecuada
para crear el mapeo.
•
Establezca las reglas al inicio.
•
Mantenga la energía del
equipo.
Detalles en el Mapeo del Proceso
•
Se podrán encontrar pasos, entradas o salidas
faltantes o implícitos.
− Estas desconexiones deben ser observadas y
resueltas.
•
Se podrán encontrar callejones sin salida.
− Mejorar al eliminar los pasos no poductivos que
generan esa situación.
•
Se podrán encontrar circuitos.
Resumen
• El Mapeo del Proceso es clave para el entendimiento y comunicación del proceso en el que se está concentrando.
• Todo proyecto incluye el Mapeo del Proceso como uno de sus entregables.
• La creación del Mapeo del Proceso es valioso para entender un proceso a detalle.
