Implementación de la Metodología de las 5S en las áreas de administración y finanzas

(1)

(2)

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COLIMA

ÁREA DE CIENCIAS ECONÓMICO – ADMINISTRATIVAS

LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN

INFORME TÉNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL EN LA EMPRESA: CITROJUGO, S.A. DE C.V.

PROYECTO: IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 5S EN LAS ÁREAS DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

DURANTE EL PERIODO: 03/08/2015 – 11/12/2015

ALUMNA.- JESÚS DIOSELINA LAZO GONZÁLEZ

ASESOR.- XIOMARA CLEMENTINA RODRIGUEZ GUZMAN

(3)

AGRADECIMIENTOS

A mi padre:

Rigoberto Lazo Cisneros

A mi madre:

Adela González Olivera

A mis Hermanos:

Fernando Lazo González

María Guadalupe Lazo González Brenda Leticia Lazo González

A mis asesoras:

M.F. Xiomara Clementina Rodríguez Guzmán ING. Odilia del Carmen Barraza Ortiz

Muchas Gracias a mi familia por darme la oportunidad de vivir y compartir tantos momentos con ustedes, por estar conmigo en cada paso que doy, por apoyarme, motivarme y creer en mí, ya que todo esto se lo debo a ustedes.

Por parte de mis asesoras y maestros les doy gracias por la confianza, apoyo y dedicación de su tiempo.

(4)

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ... 6

JUSTIFICACIÓN ... 7

OBJETIVOS ... 7

OBJETIVO GENERAL ... 7

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 8

PROBLEMAS A RESOLVER ... 8

PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ... 9

EMPRESA CITOJUGO S.A. DE C.V. ... 9

MISIÓN Y VALORES ... 9

HISTORIA ... 9

RESPONSABILIDAD SOCIAL ... 10

FUNDAMENTO TEÓRICO ... 12

IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 5S ... 12

FASES. ... 12

BENEFICIOS ... 12

1ª ETAPA.- SEIRI (CLASIFICACIÓN) ... 13

2ª ETAPA.- SEITON (ORDENAR) ... 15

3ª S.- SEISO (LIMPIAR) ... 17

4ª ETAPA.- SEIKETSU (ESTANDARIZACIÓN Y BIENESTAR DEL PERSONAL) ... 19

5ª S.- SHITSUKE (DISCIPLINA) ... 21

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ... 24

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ... 25

ANÁLISIS PRELIMINAR ... 25

RESULTADOS DEL ANÁLISIS ... 26

EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS AL INICIAR LA METODOLOGÍA ... 30

SISTEMAS ... 31

COMPRAS ... 32

(5)

VENTAS ... 33

CONTABILIDAD... 34

NÓMINAS ... 35

IMPLEMENTACIÓN 1S ... 36

RESULTADO DE AUDITORIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA 1S ... 39

IMPLEMENTACIÓN 2 S ... 40

IMPLEMENTACIÓN DE LA 3S ... 43

RESULTADO DE LA IMPLEMENTACIÓN HASTA LA 3S ... 45

IMÁGENES DESPUÉS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS 5S ... 52

SISTEMAS ... 52

COMPRAS ... 53

VENTAS ... 53

RECEPCIÓN – ADMINISTRACIÓN ... 54

CONTABILIDAD... 54

RECURSOS HUMANOS ... 55

NÓMINAS ... 55

CONCLUSIONES ... 56

RECOMENDACIONES ... 56

COMPETENCIAS DESARROLLADAS Y/O APLICADAS ... 57

(6)

INTRODUCCIÓN

En la actualidad todas las empresas tienen problemas, algunos de estos son más complejos que en otras, y aunque no sean tan graves los problemas pueden llegar a limitar el desarrollo de la organización.

Es por ello que con motivo de realizar la residencia profesional la empresa Citrojugo, S.A de C.V, me dio la oportunidad de apoyar a las áreas administrativas y financieras implementando la metodología de las 5S, en donde básicamente se buscaba solucionar algunos problemas que limitan el desarrollo de estas áreas.

Algunos problemas eran que el personal en su área de trabajo tenían elementos que no se usaban por diversas razones, y este material evitaba que se tuviera espacio suficiente para realizar sus actividades de manera cómoda; como había tanto material no se podía llevar un orden, por lo tanto se perdía demasiado tiempo buscando los elementos que se necesitaban; el no tener orden en los elementos hacia que no se pudiera llevar a cabo una limpieza eficaz en las áreas de trabajo, y en consecuencia de esto los trabajadores mostraban una actitud negativa, y se sentía un mal ambiente en el trabajo.

(7)

JUSTIFICACIÓN

Como parte de la mejora continua que fomenta la norma ISO 9001, la Empresa CITROJUGO S.A. de C.V., considera que es necesario implementar la metodología de las 5S, en las áreas de Administración y Finanzas, ya que busca desarrollar un sistema de calidad que le permita generar en dichas áreas una orientación hacia las siguientes metas:

 Resolver la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, buscando la reducción de pérdidas, tiempos muertos y costos con la intervención del personal encargada del cuidado del sitio de trabajo.

 Mejorar la organización, limpieza y disciplina en el cumplimiento de los estándares al tener el personal la posibilidad de participar en la elaboración de procedimientos de limpieza, organización y orden.

 Utilizar elementos de control visual como carteles y promocionales para fomentar y mantener ordenados todos los elementos, herramientas y materiales que intervienen en los procesos laborales.

 Reducir las principales causas de accidentes y aumentar la conciencia del cuidado y conservación de los equipos y demás recursos de la empresa.  Conservar el sitio de trabajo mediante controles periódicos sobre las

acciones de mantenimiento de las mejoras alcanzadas con la aplicación de las 5S.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

(8)

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Mejorar las condiciones de trabajo.

 Reducir gastos de tiempo y energía.

 Mejorar la calidad de la producción.

 Reducir riesgos de accidentes.

 Aumentar la seguridad en el trabajo.

 Mantener el orden y la limpieza en las áreas de trabajo.

 Fomentar la disciplina en el mantenimiento adecuado de las áreas de

trabajo.

 Crear una cultura y filosofía de calidad en todo el personal.

 Reducir costos.

PROBLEMAS A RESOLVER

Resolver la necesidad de mejorar el ambiente de trabajo, buscando la reducción de pérdidas, reduciendo tiempos muertos y costos con la intervención del personal encargada del cuidado del sitio de trabajo.

Mejorar la organización, limpieza y disciplina en el cumplimiento de los estándares al tener el personal la posibilidad de participar en la elaboración de procedimientos de limpieza, organización y orden.

Utilizar elementos de control visual como carteles y promocionales para fomentar y mantener ordenados todos los elementos, herramientas y materiales que intervienen en los procesos laborales.

Reducir las principales causas de accidentes y aumentar la conciencia del cuidado y conservación de los equipos y demás recursos de la empresa.

(9)

PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES EMPRESA CITOJUGO S.A. DE C.V.

Citrojugo es el mayor productor y exportador mundial de productos derivados del limón verde.

Citrojugo S.A. de C.V. es un conglomerado agro-industrial dedicado a la producción, tratamiento, procesamiento industrial y venta de limón verde y de sus productos derivados.

En la actualidad el grupo controla toda la cadena de producción: desde los viveros para la producción de árboles hasta la entrega del producto final, pasando por las plantaciones, empacadora, industria, transporte y centros de distribución.

Las plantas industriales de Citrojugo están ubicadas en el estado de Colima, que ha llegado a ser considerado la capital mundial del limón mexicano con sus 30 mil hectáreas de plantaciones.

Citrojugo elabora una amplia gama de productos derivados de este cítrico: aceites esenciales, jugos y cáscara deshidratada. Sus plantaciones propias suministran una buena parte de las necesidades del grupo lo que garantiza un buen nivel de abastecimiento todo el año.

MISIÓN Y VALORES

En Citrojugo representamos el limón verde.

Desde México, trabajamos juntos para que se reconozca al grupo como la mejor empresa procesadora de limón en el mundo, con base en la siguiente filosofía:

 Trabajo y Resultados: Sinónimo de crecimiento.

 Sinceridad y Confianza: Nuestra guía de conducta.

 Colaboración y esfuerzo: Nuestra fórmula de trabajo.

 Amistad: Nuestra forma de integrar.

 Fidelidad y Compromiso: Nuestra garantía de unidad y de confianza.

HISTORIA

1957.- Adquisición de terrenos que eran propiedad del Abad de Colima e inicio del cultivo de plátano.

1959.- Un huracán destruye los vulnerables cultivos de plátano; se llevan a cabo las primeras plantaciones de limón mexicano.

(10)

1983.- CITROJUGO SA DE CV realiza la compra de la planta industrial.

1987.- Se remodela totalmente y amplía la planta con nuevas líneas de producción. El 15 de mayo el presidente de México, Miguel de la Madrid Hurtado, inaugura las nuevas instalaciones.

1990.- Las instalaciones de empaque de limón mexicano que habían estado operando como parte de CITROJUGO se convierten en LIMONES SICAR SA DE CV como una entidad separada.

1998.- La planta deshidratadora de cáscara de limón mexicano: DETECSA inicia operaciones.

2004.- Se establece en Mc Allen, Texas el centro de distribución LIMEX SICAR LTD CO para atender al mercado de Estados Unidos.

2007.- Inicia operaciones la compañía transportadora AUTOTRANSPORTES SICAR. LIMONES SICAR SA DE CV se traslada a sus nuevas instalaciones.

2008.- CITROJUGO comienza un proceso de institucionalización en los sistemas de dirección y administración de la empresa.

2009.- LIMEX SICAR LTD CO inicia la construcción de sus nuevas instalaciones en Mission, Texas.

RESPONSABILIDAD SOCIAL

 Medio Ambiente

Citrojugo trabaja en proyectos para aminorar el impacto ambiental de sus operaciones con iniciativas como la recirculación del agua en los procesos productivos y la búsqueda de combustibles alternos.

 Empleados

Cumplimiento con la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS) al proveer instalaciones higiénicas y adecuadas para los trabajadores. Adicionalmente realizamos estudios de iluminación, ruido y temperaturas abatidas para asegurar la integridad del trabajador.

(11)

 No emplear a menores de edad.

 Prohibir la discriminación respecto al empleo y la ocupación.

Construcción en 2010 de áreas deportivas dentro de la empresa para fomentar el deporte entre los empleados y sus familias.

 Comunidad

Citrojugo realiza diversas actividades a favor de la comunidad.

En el deporte apoya a equipos locales, estatales y nacionales de voleibol, básquetbol y fútbol con la finalidad de promover la práctica del deporte a todas las edades. A equipos infantiles les provee no solo de un entrenador sino también del material y uniforme adecuado para practicar la disciplina de su elección.

 Ética en los negocios

En Citrojugo, todos los empleados estamos en contra de cualquier práctica de corrupción. Nuestras relaciones con clientes, proveedores, empleados y gobierno se darán siempre en un marco ético, respetando la justicia, la equidad y la libertad.

Dirección:

Citrojugo SA de CV, Pípila # 545

Tecomán, Colima, CP 28150, México

Tel (52) 313 324 2655 / Fax (52) 313 324 3545

(12)

FUNDAMENTO TEÓRICO

IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE LAS 5S

La metodología de las 5s consiste en una técnica de gestión Japonesa que cuenta con 5 principios simples designados a cada una de sus 5 etapas. Es un método que requiere compromiso personal y duradero en temas como la limpieza, orden, organización, seguridad e higiene.

Este método versa de Japón, de hecho su nombre viene designado por la primera letra de sus 5 etapas.

Surgió tras la Segunda Guerra Mundial por la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros, con el objetivo de mejorar la calidad y eliminar obstáculos a la producción eficiente.

La primera empresa que utilizo esta metodología fue Toyota en 1960, para conseguir lugares de trabajo más limpios, ordenados y organizados.

FASES.

Sus fases son muy sencillas y no requieren que se imparta información compleja al personal, ni expertos con conocimientos sofisticados, lo fundamental es implementar la metodología de manera rigurosa y disciplinada.

Se basa en gestionar de forma sistemática los elementos de un área de trabajo de acuerdo con las 5 etapas, muy sencillas, pero que a su vez requieren de esfuerzo y perseverancia para mantenerlas.

BENEFICIOS

 Mayor productividad.

 Menos productos defectuosos.

 Menos accidentes.

 Más agradable el ambiente de trabajo.

 Mayor cooperación y trabajo en equipo.

 Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.

 Mayor conocimiento del puesto de trabajo.

 Reduce gastos de tiempos y energía.

 Mejora la calidad de la producción.

 Mantiene el orden y la limpieza en las áreas de trabajo.

 Crear una cultura y filosofía de calidad en todo el personal.

 Mejora las condiciones de trabajo.

(13)

1ª ETAPA.- SEIRI (CLASIFICACIÓN)

Consiste en identificar, clasificar, separar y eliminar del puesto de trabajo los equipos, partes, productos, materiales y documentos innecesarios, conservando sólo los necesarios.

El objetivo de esta etapa es mantener en el área de trabajo únicamente lo necesario para trabajar.

Razones por las que se hace etapa son:

 Remover desperdicios o cosas innecesarias que reducen la velocidad del proceso.

 Crear un área de trabajo más segura.

 Liberar espacio que permite el almacenamiento correcto de artículos necesarios.

 Hace que el proceso sea más fácil de visualizar.

Criterios de selección de elementos innecesarios:

1. Elementos descompuestos o dañados: si son necesarios y viable económicamente se van a reparar, de lo contrario se desecharán.

2. Elementos obsoletos o caducos: se desecharán.

3. Elementos peligrosos. Si son necesarios se ubicaran en un lugar seguro, de lo contrario se desecharán.

4. Elementos de más: se almacenarán en un lugar adecuado, o se transferirán a otra área de trabajo que lo requiera, o se donará o venderá.

5. Todos los artículos que no se utilicen en el área de trabajo por más de cierto número de días: se deberá tomar una decisión al respecto.

6. Documentos con mucho tiempo en el área de trabajo sin usar o en archiveros: si tienen más de 15 días en el área de trabajo se archivarán, si tienen más de 1 año y hasta 5 se almacenaran en el archivo muerto.

(14)

Normas a seguir:

1) Se desechara todo lo que se usa menos de 1 vez al año. 2) Lo que se usa menos de 1 vez al mes se aparta.

3) Lo que se usa menos de 1 vez por semana se aparta no muy lejos. 4) Lo que se usa menos de 1 vez al día se deja en el puesto de trabajo.

5) Lo que se usa menos de 1 vez por hora se deja en el puesto de trabajo, al alcance de la mano.

A los elementos innecesarios se les coloca una etiqueta y se les lleva a un área de almacenamiento transitorio, y se registra en la lista de elementos innecesarios. Posteriormente se tomará la decisión del destino final conforme a las políticas establecidas.

Herramientas a utilizar:

 Listado de elementos innecesarios: esta lista permite registrar los elementos innecesarios, su ubicación, cantidad encontrada, posible causa y acción sugerida para su eliminación.

 Plan de acción para retirar los elementos: una vez visualizados y enlistados los elementos innecesarios, se tendrán que hacer las siguientes consultas:

o Mover el elemento a una nueva ubicación dentro de la planta.

o Almacenar al elemento fuera del área de trabajo.

o Eliminar el elemento.

 Control e informe final: el director de la aplicación de la metodología deberá informar al personal de las acciones realizadas con los materiales innecesarios.

Sitios específicos, dentro del área de trabajo, donde se pueden encontrar elementos innecesarios:

 Repisas, casilleros, libreros, (detrás o en la parte más alta o baja).

 Pasillos o esquinas, (objetos arrumbados).

 Puesto de trabajo, (elementos de trabajo obsoletos o descompuestos u otros objetos que en algún momento cayeron o rodaron).

 Elementos u objetos colocados en barandales, puertas, bardas, mostradores, cortinas, sillas, archiveros, cajones de escritorios, etc.).

(15)

2ª ETAPA.- SEITON (ORDENAR)

El propósito es mantener los elementos de trabajo necesarios en forma ordenada, identificada y en sitios de fácil acceso para su uso.

Permite localizar los materiales, herramientas, equipos, instrumentos y documentos de trabajo de forma rápida, además de que se mejora la imagen del área ante el cliente o visitas.

Fases

1. Ordene el área donde están o estarán los elementos necesarios.

Se trata de redistribuir los espacios, el mobiliario, los equipos, estantes, gavetas, materiales, las maquinas y todo aquello que es útil para el trabajo que se realiza.

2. Determinar el lugar donde quedará cada elemento.

En este momento habrá que definir en qué lugar quedará cada elemento, esto en razón de la frecuencia de uso, necesidad de cercanía, volumen, peso, cantidad, etc.

(16)

3. Establezca criterios de ordenamiento. Por ejemplo:

b) Por orden numérico, alfabético o alfanumérico.

c) Por frecuencia de uso: diario, quincenal, mensual, bimestral, semestral, anual.

d) Inmediata localización por cualquiera.

e) De fácil extracción y devolución.

f) De fácil identificación de faltantes.

g) Por el riesgo de seguridad económica, de accidente o daño a la salud.

4. Identifique los elementos.

Asigne un nombre a cada elemento y un nombre al lugar donde se coloquen.

Para ordenar los elementos tome en cuenta las siguientes recomendaciones:

o Haga un estudio para aprovechar los espacios.

o Tenga solo un número adecuado de archiveros, anaqueles o repisas.

o Coloque los letreros que sean necesarios, que sean visibles y entendibles:

 Indicadores de ubicación.

 Indicadores de cantidad.

 Nombre de las áreas de trabajo.

 Puntos de limpieza y seguridad.

BENEFICIOS

 Encontraremos fácilmente los objetos de trabajo y documentos.

 Ahorro en tiempos y movimientos.

 Se podrá detectar cuando falte algún elemento.

 Se dará una mejor apariencia del área de trabajo.

(17)

3ª S.- SEISO (LIMPIAR)

Significa limpiar el entorno de trabajo, incluidas el mobiliario, equipo, máquinas y herramientas, paredes, pisos y otras áreas del lugar de trabajo, y que todo el personal se haga responsable de las cosas que usa y se asegure de que se encuentren en buenas condiciones; por esto último, Seiso implica también verificar los elementos de trabajo durante la limpieza, para identificar problemas o fallas reales o potenciales.

El polvo, suciedad, sustancias externas, basura y otros elementos pueden propiciar fallas en la maquinas, equipos o instalaciones, así como, accidentes y desgaste prematuro.

La limpieza general de las instalaciones es responsabilidad de la empresa, pero, cada quien debe ocuparse de mantener limpio su puesto de trabajo. La suma del esfuerzo de todos, más el cumplimiento de los deberes del departamento de aseo, lograrán un ambiente agradable para laborar.

Procedimiento recomendado: a) Campaña de limpieza.

b) Identificar problemas o fallas reales o potenciales.

c) Determinar las causas de suciedad.

d) Establecer un programa de limpieza.

a) Campaña de limpieza:

Limpie a fondo los pisos, ventanas, cajones, estantes, herramientas, equipos, maquinaria, muebles, etc., que se utilice en las operaciones cotidianas.

Nota: Es común que la organización realice una campaña de orden y limpieza como un primer paso para implantar las 5 S’s. En esta jornada se eliminan los elementos innecesarios y se limpia el equipo, pasillos, armarios, almacenes, etc.,

Este tipo de limpieza no debe considerarse como un SEISO totalmente desarrollado, más bien es un buen inicio y preparación para la práctica de la limpieza permanente. Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un estándar de la forma como deben estar los equipos permanentemente.

(18)

b) Identifique problemas o fallas reales o potenciales

Verifique la funcionalidad del elemento que fue limpiado. Cualquier derrame, escurrimiento, goteo, descompostura o falla real o potencial debe atenderse de inmediato.

c) Determine las causas de suciedad.

Durante la limpieza debemos observar si la suciedad es normal o anormal, ante esto último, se debe determinar las causas que lo ocasionan con lo cual se podrá desarrollar un plan de solución.

Los cuestionamientos que podríamos realizar para identificar y analizar las causas de la suciedad son:

 ¿Sólo fue un descuido?

 ¿Algo se cayó o alguien lo tiro?

 ¿Es causada por un goteo?

 ¿El personal no tiene tiempo de atenderlo?

 ¿Se pude prevenir?

 ¿Puede ocasionar un accidente de trabajo?

d) Establezca el plan de acción para cada situación

A partir del resultado del análisis de las causas raíz de la suciedad, se establecen opciones de solución, que con la participación de las partes involucradas, desarrollarán un plan de acción para prevenir o reducir las fuentes de suciedad. Se dará prioridad de atención a lo que no cumpla con lo establecido y a lo que represente un riesgo.

o Cambiar malos hábitos de las personas.

o Redistribuir la instalación de tal forma que pueda realizarse la limpieza con facilidad y seguridad.

o Establecer programas de mantenimiento preventivo.

d) Establezca un programa de limpieza.

El propósito es integrar la limpieza dentro de las tareas diarias del personal.

(19)

Beneficios que se obtendrán:

 Aumentará la vida útil del equipo e instalaciones.

 Menos probabilidad de contraer enfermedades.

 Menos accidentes.

 Mejor aspecto.

 Ayuda a evitar mayores daños a la ecología.

4ª ETAPA.- SEIKETSU (ESTANDARIZACIÓN Y BIENESTAR DEL PERSONAL) Consiste en mantener la limpieza de la persona por medio de uso de ropa de trabajo adecuada, elementos de protección personal, así como mantener un entorno de trabajo saludable y limpio.

Si las máquinas e instalaciones son importantes y por eso las cuidamos y damos mantenimiento, entonces porque no hacer esto con el elemento humano, que es el que agrega valor en los procesos. Por tal motivo, es importante cuidar y mantener su salud y seguridad, a través de descansos, ejercicios físicos livianos, proporcionando buenas condiciones de iluminación, protección contra ruido, buena ventilación, eliminando malos olores, dotando de mobiliario y equipo ergonómico, etc., lo cual se verá compensado al disminuir las ausencias por enfermedades, el agotamiento físico y los accidentes y un incremento de la productividad.

El bienestar personal es un estado ideal en el que un individuo puede desempeñar óptimamente todas sus funciones. Es mantener la ‘limpieza” mental y física.

Acciones de la organización:

Mantener una iluminación adecuada de las instalaciones.

Eliminar los olores indeseables, sobre todo los tóxicos, y el humo o el polvo a través de una buena ventilación o sistemas de filtrado.

Mantener la temperatura y la ventilación adecuada. Proporcionar equipo de seguridad y protección adecuado.

Mantener en condiciones de higiene los servicios comunes: comedor, baños, utensilios, áreas para descanso, etc.

(20)

El personal debería:

Utilizar correctamente el equipo de seguridad y cumplir con las normas. Es común que algunos trabajadores no siempre aceptan usar los

elementos de protección, es ahí donde la disciplina toma importancia fundamental, por lo que se deberá brindar la información suficiente para crear consciencia de los riesgos.

Cuidar nuestro aseo personal (baño diario, peinado, ropa limpia, etc.) Vestir adecuadamente, acorde a las características del trabajo.

Mantener una alimentación balanceada e higiénica.

Conservar una actitud positiva hacia la vida.

Guardar el equilibrio entre los problemas personales y de trabajo.

Tener una vida equilibrada que combine la capacitación, superación personal, deporte, recreación y todo lo que contribuya a la plenitud del ser.

ESTANDARIZACIÓN

Se tiende a conservar lo que se ha logrado, aplicando estándares a la práctica de las tres primeras S’s. Esta cuarta S está fuertemente relacionada con la creación

de los hábitos para conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.

La organización debe diseñar sistemas y procedimientos que aseguren la continuidad de SEIRI, SEITON Y SEISO.

El compromiso, respaldo e involucramiento de la alta dirección en las 5 S se vuelve algo esencial. Deben determinar con qué frecuencia se llevaran a cabo SEIRI, SEITON Y SEISO, y qué personas deben estar involucradas. Esto debe ser parte del programa anual de planeación.

Método de implementación de la estandarización

Para mantener las condiciones de las tres primeras S’s, se deberá:

(21)

b)Mejorar e Implementar de manera permanente el Manual de limpieza. c)Instalar un Tablón donde se registre el avance de cada S implantada. d)Elaborar Programa de trabajo para atender problemas no resueltos y para mejorar los métodos de limpieza.

e)Integrar en los trabajos, como rutina, las acciones de clasificación, orden y limpieza.

Estos estándares ofrecen toda la información necesaria para realizar el trabajo. El mantenimiento de las condiciones debe ser una parte natural de los trabajos regulares de cada día.

Beneficios que se obtendrán:

 Se guarda el conocimiento producido durante años.

 Se mejora el bienestar del personal al crear un hábito de conservar

impecable el sitio de trabajo en forma permanente.

 El personal aprende a conocer con profundidad el equipo y elementos de

trabajo.

 Se evitan errores de limpieza que puedan conducir a riesgos laborales.

 Se dan las condiciones para que el personal tenga un mejor desempeño en

su trabajo, lo que reditúa además, en la productividad.

 Se evitan pérdidas de tiempo al estar localizables y en el lugar adecuado

los elementos requeridos.

5ª S.- SHITSUKE (DISCIPLINA)

Esta "S" constituye la etapa más difícil de alcanzar, ya implica establecer nuevos hábitos de orden y limpieza y modificar aquellos que pueden echar atrás lo que se ha logrado con las 4 S’s, tendremos que luchar contra nuestra natural resistencia

al cambio.

(22)

La indisciplina, ésta se refleja en:

 La impuntualidad.  El desorden.

 El incumplimiento de normas de seguridad e higiene.  El retraso de reuniones.

 Las constantes distracciones personales.

 Los cambios constantemente de los programas.  Los elementos de trabajo fuera de su lugar.  Los lugares de trabajo están sucios, etc.

Consecuencias de la indisciplina:

 Causa común de los fracasos.

 Afecta a los demás cuando se trabaja en equipo.

 Hace perder la confiabilidad como persona y como empleado.

 Incumplimiento de compromisos.

 Pérdida de tiempo para localizar los elementos requeridos.

Las 5S’s no pueden prosperar sin disciplina.

Disciplina es el apego a una serie de leyes o reglas que norman la vida de una comunidad, de la organización o a nuestra propia vida; la disciplina es orden y control personal que se logra a través de un entrenamiento de las facultades mentales, físicas o morales.

El éxito va acompañado de la disciplina, las casualidades son temporales “la buena suerte no perdura”.

Practicando y practicando es como lograremos cambiar nuestros hábitos. Cuando se practica continuamente SEIRI, SEITON, SEISO Y SEIKETSU se ha adquirido el hábito requerido, por lo que han logrado la disciplina.

Acciones para Promover la Disciplina

La disciplina se puede alcanzar si como trabajadores de la organización nos volvemos conscientes y asumimos un compromiso real, verdadero, genuino legitimo para cambiar nuestros hábitos y mantener una disciplina de orden y limpieza.

(23)

 Cumplir y vigilar que se cumpla de manera sistemática con los estándares

de trabajo establecidos.

 Asegurarse de que están definidas claramente las responsabilidades y que

éstas las conoce y comprende el personal.

 Crear conciencia de la importancia del orden y la limpieza y de cómo

contribuye cada trabajador, o bien de los efectos del desorden y la suciedad.

 Hacer partícipe al personal en la búsqueda de soluciones y de acciones de

mejora.

 Reconocer el desempeño sobresaliente y estimular a quienes aún no lo

logran.

 Retroalimentar de inmediato cuando no se logran los resultados.

 Establecer un proceso y herramientas de seguimiento eficaz para verificar y

evaluar el cumplimiento sistemático y el progreso en cada área.

 Propiciar respeto por la preservación del orden y la limpieza de las áreas

comunes y de las que visitamos.

 Establecer ayudas visuales que nos recuerden u orienten para mantener el

orden y la limpieza.

 Crear un equipo promotor o líder para la Implementación en toda la entidad.

(24)

(25)

Este fue el cronograma de actividades aceptado por la empresa para que se lleve a cabo la implementación de la metodología de las 5s. Así como también la información que se presenta en el fundamento teórico fue la autorizada para dar la capacitación al personal de la empresa.

Además se le informo al personal que participaría en la implementación, y se les envío un plan de acción para que estuvieran informados a cerca de las actividades que se iban a realizar:

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ANÁLISIS PRELIMINAR

Una vez revisada y analizada la información teórica sobre la metodología a implementar, se decidió realizar un análisis sobre el estado actual de las áreas de la empresa, para así desarrollar un programa de las principales actividades que se desarrollaran.

Para realizar este análisis, se realizo un cuestionario a los trabajadores de las áreas, el cual se muestra a continuación:

Evaluación Preliminar X Alumno

Capacitación 1s X Alumno

Auditoria 1s X Comité

Retroalimentación de la

metodología X Alumno

26-oct 13-nov 16-nov 30-dic 04-dic

PLAN DE ACCIÓN

RESPONSABLE

10-ago 24-ago 11-sep 14-sep 02-oct 05-oct 23-oct

(26)

RESULTADOS DEL ANÁLISIS

(27)

(28)

(29)

(30)

EVIDENCIAS FOTOGRAFICAS AL INICIAR LA METODOLOGÍA

Después de analizar los resultados con la asesora de la empresa, se llego a la conclusión de iniciar la implementación de la metodología de las 5s, en donde dicha implementación se llevaría a cabo por etapas, y para cada etapa se daría una capacitación al personal de lo que implica la S, la importancia, el método que se llevaría a cabo y sus beneficios.

(31)

(32)

COMPRAS

FINANZAS

(33)

RECURSOS HUMANOS

(34)

(35)

(36)

IMPLEMENTACIÓN 1S

El día 24 de Agosto se llevo a cabo la primera capacitación, para esto se reunió a todos los trabajadores de las áreas Administrativas y financieras; la información que se dio a conocer fue sobre la metodología de las 5s y se vio a fondo la 1s, que era el objetivo principal de dicha capacitación.

Además se aprovecho el tener a todos los colaboradores reunidos para conformar el comité representante de cada una de las áreas, el cual se muestra en la siguiente imagen:

(37)

 Conservar ordenada el área de trabajo.

 Mantener solo lo necesario.

 Proteger los documentos de deterioro y/o pérdida.

o Se llevara a cabo la implementación de esta etapa en un periodo no mayor a 3 semanas (24/08/2015 – 11/09/2015).

o Concluido dicho periodo se realizara una auditoria, por el comité designado

para verificar que se cumpla con lo planeado.

o Una vez realizada la auditoria, si el resultado que de el comité es satisfactorio, se pasará a la siguiente etapa de la metodología, de lo contrario, se tendrán 3 días avilés para corregir los aspectos que no se hayan cumplido.

(38)

Cabe señalar que para la mayoría de los artículos innecesarios se tomaron estas 3 acciones:

1. Se llevaron a bodega, debido a que no se necesitaban en el área de trabajo.

2. Se donaron a las áreas que si lo necesitaban.

(39)

Terminado el plazo de las 3 semanas se llevo a cabo la auditoria a cargo del comité evaluador, en la cual emplearon el siguiente formato:

Cada Representante de un área debía llenar un formato de estos por cada área, y finalmente para sacar la calificación se debía sacar la suma de la calificación entre 35 (que es la máxima calificación que puede se puede sacar, ya que son 7 criterios y la calificación máxima por criterio es 5) y el resultado se multiplicara por 100 que es la calificación a obtener.

RESULTADO DE AUDITORIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA 1S

Posteriormente se hace la suma de las calificaciones de los auditores y se saca el promedio que obtuvo cada área, que se muestra en la siguiente tabla:

ÁREA PROMEDIO

Sistemas 89.708

Compras 98.284

Ventas 85.136

Administración 88.568

(40)

Después de plasmar los resultados en una Grafica para informar a las áreas de los resultados:

IMPLEMENTACIÓN 2 S

El día 14 de septiembre se ofreció la segunda capacitación de esta implementación, donde se abordo el tema de la 2s, se explico a fondo en qué consiste esta etapa, se definieron los sus alcances, el método de implementación, los beneficios, las reglas y políticas de implementación y los aspectos que se van a auditar en esta etapa.

Así como también en esta reunión para la capacitación se dieron a conocer los resultados de la auditoria de la 1ra S, en donde se le reconoció al área ganadora, además también se felicitó a todo el personal por la motivación y el compromiso mostrado para adoptar dicha metodología.

Al igual que la implementación de la etapa anterior, estuve apoyando dos días en cada área para esta etapa, en donde las acciones realizadas por área fueron las siguientes:

 Se inició ordenando el área donde estarán los elementos necesarios para 89.708

98.284

85.136

88.568

86.566

82.166 83.22

87.664

RESULTADO DE AUDITORIA DE LA

(41)

 Después se hizo un estudio del espacio con el que contaban los

trabajadores, para así poder definir en qué lugar quedaría cada elemento, en todos los casos se ordenó de acuerdo la frecuencia de uso del elemento.

 Posteriormente se decidió el criterio de ordenamiento de dichos elementos,

mismo que al igual se utilizó en todas las áreas, el criterio de ordenamiento fue por orden numérico, se enumeraron los elementos y se elaboró una base de datos donde se tenía la descripción de los elementos que contenía cualquier número.

OFICINA DE CONTABILIDAD

NÚMERO CONTENIDO

1 Artículos de oficina - Artículos Personales: Tarjetas

Lapiceras Agenda Laves

Medicamentos Crema - Perfume 2 Documentos

Expedientes Guías

Libreta de Notas 3 Documentos de trabajo 4 Recopiladores

Papelería

5 Documentos de resguardo Papelería

Todo esto con los objetivos de encontrar fácilmente los objetos de trabajo y documentos, ahorrar tiempos y movimientos, facilitar el detectar cuando falte algo y mejorar a apariencia del área de trabajo.

(42)

Los resultados de la auditoría fueron los siguientes:

Sistemas 93.69

Compras 95.38

Ventas 95.07

Recepción-Administración 95.38

Contabilidad 92.30

0 1 2 3 4 5

1 ARCHIVO

4 LIMPIEZA

1 FORMA DE

ALMACENAMIENTO

2 ETIQUETA EN

DOCUMENTOS

4 ORGANIZACIÓN DE

EQUIPO

5 DOCUMENTOS Y

EQUIPOS O R D E N

ORGANIZACIÓN DE LAS ÁREAS

TODO TIENE UN LUGAR FIJO

UBICADOS SEGÚN FRECUENCIA DE USO

CANTIDAD DE MATERIAL CONFORME A LA NECESIDAD DEL ÁREA

CONTROL VISUAL 3

DEMASIADOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA DE TRABAJO.

ÁREA DESPEJADA O LIBERADA (DEVIDO A LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS).

ESTÁN DEBIDAENTE IDENTIFICADAS LAS ÁREAS PRINCIPALES PERMITE ENCONTRAR, UTILIZAR Y REGRESAR FACILMENTE LOS

ARTICULOS DE TRABAJO

SON LOS DOCUMENTOS FÁCILMENTE LOCALIZADOS E IDENTIFICABLES

Notas: 0= Inaceptable 1= Malo 2= Regular 3= Aceptable 4=Bueno 5= Excelente

5s No. ITEM CRITERIO DE EVALUACIÓN CALIFICACIÓN

C L A S I F I C A C I Ó N

DOCUMENTOS NO CLASIFICADOS (YA SEA EN FÍSICO O VIRTUALES).

EXISTENCIA DE DOCUMENTOS, MATERIAL Y/O EQUIPO QUE SEAN INNECESARIOS.

ARTÍCULOS O DOCUMENTOS IRRELEVANTES EN LUGARES

DESECHOS EN EL LUGAR CORRECTO. ESCRITORIO

DOCUMENTOS SIN CLASIFICAR, Y SIN PLAZO DE VALIDEZ. 2

3 CONTROL VISUAL

LISTA DE AUDITORIAS AUDITOR.- ________________________________________ DEPARTAMENTO.- _________________________________

Calificación (Anterior)

_____/100 Calificación (Actual)____/100

(43)

Para darlos a conocer al personal se graficaron de la siguiente manera:

IMPLEMENTACIÓN DE LA 3S

Destinada a limpiar el entorno de trabajo, incluidas el mobiliario, equipo, máquinas y herramientas, así como también los pisos, paredes y otras áreas del lugar de trabajo, cuidando que cada trabajador se hiciera responsable de verificar durante esta etapa el correcto funcionamiento de su material de trabajo, además de que la limpieza se realice de forma correcta.

Aunque la limpieza general de las instalaciones es responsabilidad de la empresa, se invitó a los trabajadores a hacer conciencia ya que ellos como trabajadores también deben ocuparse de mantener limpio su puesto de trabajo.

El procedimiento realizado en esta etapa fue el siguiente: Campaña de limpieza.

(44)

Establecer un programa de limpieza (en este punto no se elaboró un programa como tal, ya que cada trabajador asumió la responsabilidad de tener limpia su área de trabajo, y esto sería claramente verificado en las auditorias que se estarán realizando de manera periódica).

Al igual que en las etapas anteriores, se otorgaron tres semanas para implementar esta etapa, concluido este periodo se realizó la auditoria, en donde el formato se muestra a continuación:

0 1 2 3 4 5

1 ARCHIVO

4 LIMPIEZA

1 FORMA DE

ALMACENAMIENTO

2 ETIQUETA EN

DOCUMENTOS

4 ORGANIZACIÓN DE

EQUIPO

5 DOCUMENTOS Y

EQUIPOS 1 2 L I M P I E

LIMPIEZA BIEN HECHA CONTROL VISUAL

EQUIPO DE OFICINA

EXISTENCIA DE BASURA, POLVO O SUCIEDAD EN EL ÁREA DE TRABAJO (PISOS, PAREDES, ESCRITORIOS, ETC.)

LOS EQUIPOS Y HERRAMIENTAS SE MANTIENE EN BUENAS CONDICIONES Y LIMPIO

EXISTENCIA DE FUGAS DE AGUA, ACEITE, ETC.

O R D E N

ORGANIZACIÓN DE LAS ÁREAS

TODO TIENE UN LUGAR FIJO

UBICADOS SEGÚN FRECUENCIA DE USO

CANTIDAD DE MATERIAL CONFORME A LA NECESIDAD DEL ÁREA

CONTROL VISUAL 3

DEMASIADOS DOCUMENTOS EN EL ÁREA DE TRABAJO.

ÁREA DESPEJADA O LIBERADA (DEVIDO A LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS).

ESTÁN DEBIDAENTE IDENTIFICADAS LAS ÁREAS PRINCIPALES PERMITE ENCONTRAR, UTILIZAR Y REGRESAR FACILMENTE LOS

ARTICULOS DE TRABAJO

SON LOS DOCUMENTOS FÁCILMENTE LOCALIZADOS E IDENTIFICABLES

5s No. ITEM CRITERIO DE EVALUACIÓN CALIFICACIÓN

C L A S I F I C A C I Ó N

DOCUMENTOS NO CLASIFICADOS (YA SEA EN FÍSICO O VIRTUALES).

EXISTENCIA DE DOCUMENTOS, MATERIAL Y/O EQUIPO QUE SEAN INNECESARIOS.

ARTÍCULOS O DOCUMENTOS IRRELEVANTES EN LUGARES

DESECHOS EN EL LUGAR CORRECTO. ESCRITORIO

DOCUMENTOS SIN CLASIFICAR, Y SIN PLAZO DE VALIDEZ. 2

3 CONTROL VISUAL

LISTA DE AUDITORIAS AUDITOR.- ________________________________________ DEPARTAMENTO.- _________________________________

Calificación (Anterior)

_____/100 Calificación (Actual)____/100

(45)

RESULTADO DE LA IMPLEMENTACIÓN HASTA LA 3S Los resultados de la auditoria son los siguientes:

RESULTADO DE LA IMPLEMENTACIÓN HASTA LA 3S

Área Calificación

Sistemas 94,5

Compras 95,65

Ventas 96,31

Recepción - Administración 98,37

Contabilidad 95,93

Recursos Humanos 96,65

Nóminas 93

(46)

Durante esta etapa se pretende estabilizar el funcionamiento de todas las etapas anteriores, buscando un mejoramiento y una evolución de la limpieza, el orden y la clasificación.

Además se asignan trabajos y responsabilidades para mantener las condiciones de las primeras S´s.

Y por último se busca integrar todas las acciones de clasificación, orden y limpieza en los trabajos de rutina, para facilitar el seguimiento de todas las acciones anteriores, buscando que el mantenimiento de las condiciones deba ser una parte natural de los trabajos regulares de cada día.

(47)

(48)

RESULTADO DE AUDITORIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA 4S RESULTADO DE AUDITORIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA 4S

Sistemas 93.12

Compras 96.00

Ventas 95.14

Contabilidad 94.40

R-H 94.00

Nómina 92.00

(49)

Durante esta última etapa, se buscó que los trabajadores llevaran a cabo la práctica de la disciplina, que pretende lograr el hábito de respetar y utilizar correctamente los procedimientos, estándares y controles previamente desarrollados.

Fue importante recalcar que la disciplina es importante porque sin ella, la implantación de las cuatro Ss, se deteriora rápidamente.

Además, la disciplina no es visible y no podrá medirse a diferencia de las S anteriores. Por lo tanto existe en la mente y en la voluntad de los trabajadores, y solo la conducta demostrara la presencia de esta, creando condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.

Una de las cosas relevantes durante la implementación de esta etapa en la gran participación y responsabilidad que mostró la dirección de la empresa, que además de apoyar al personal, asumió la responsabilidad de verificar el seguimiento y mejoramiento de esta metodología.

(50)

(51)

RESULTADO DE AUDITORIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA 5S RESULTADO DE AUDITORIA DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA 5S

Sistemas 94.10

Compras 97.02

Ventas 96.50

Contabilidad 95.14

R-H 95.87

Nómina 93.60

(52)

(53)

COMPRAS

(54)

RECEPCIÓN – ADMINISTRACIÓN

(55)

RECURSOS HUMANOS

(56)

CONCLUSIONES

El principal objetivo personal de llevar a cabo este proyecto era que se llevara a cabo la implementación de manera eficaz, lograr que el personal se integrara a esta metodología, que la adoptaran y aplicaran tanto en su trabajo como en su vida personal, y considero que se cumplió este objetivo.

El llevar a cabo una implementación de una metodología a personas ya preparadas y con experiencia realizando su trabajo puede ser difícil, en ocasiones habrá rechazo y no aceptarán que la lleves a cabo en su área porque simplemente no estás más preparado o no cuentas con un grado mayor de estudios que ellos, así que se deberá hacer un plan de acción para que este personal te apoye en la implementación, y con más razón ya que los mayormente beneficiados serás ellos. Como la metodología se tiene que ir aplicando por cada S, se me facilito dar una capacitación porcada una, de ahí daba un cierto tiempo para que se aplicara y yo personalmente estaba un día o el tiempo que se necesitara como apoyo en cada área para que se aplique la metodología.

RECOMENDACIONES

Tomando en cuenta que el proyecto es una implementación de una metodología de la calidad en las áreas administrativas y financieras, lo más recomendable es llevar a cabo revisiones y/o auditorias periódicas para que verifiquen que la metodología se cumpla.

(57)

es la manera en que estarán motivados para que sigan implementando la metodología.

Cada auditoría se deberá de publicar los resultados, de tal manera que todo el personal los conozca, así como también se estarán tomando evidencias fotográficas de las áreas, para posibles aclaraciones.

COMPETENCIAS DESARROLLADAS Y/O APLICADAS

Principales materias que aplique para la realización de mi residencia Profesional:

☆Administración de la calidad.

☆Procesos de Dirección.

☆Comportamiento Organizacional.

☆Consultoría Empresarial.

☆Desarrollo Organizacional.

☆Diagnóstico y evaluación empresarial.

Principales Competencias desarrolladas y aplicadas durante la Residencia profesional:

Competencias Específicas:

 Adquirir los conocimientos, habilidades y actitudes necesarias requeridas

en la administración de la calidad que permita mejorar la productividad en los procesos de la organización, a través de la utilización de técnicas de control estadístico.

 Aplicar los conceptos teórico-prácticos del desarrollo organizacional para el

(58)

 Identificar los elementos teóricosde la auditoría, Analizar y diferenciar

lascaracterísticas de los métodos de auditoría, Aplicar el proceso de la auditoría, Interpretar la información obtenidacomo resultado de la auditoría, Contribuir con los resultados de laauditoría al impacto social y económico en la empresa, y Evaluar y proponer lareorganización administrativa de acuerdo a los resultados de la evaluación.

 Integrar los elementos que conformana la organización y que están

relacionados con el comportamiento humano en un ambiente globalizado, que propicie el desarrollo de organizaciones sanas.

Competencias instrumentales:

 Capacidad de análisis y síntesis.  Capacidad de organizar y planificar.  Conocimientos básicos de la carrera.

 Habilidades básicas de manejo de la computadora.

Competencias interpersonales:  Capacidad crítica y autocrítica.

 Apreciación de la diversidad y multiculturalidad.

 Habilidad para trabajar en un ambiente laboral.

 Capacidad de comunicarse con profesionales de otras áreas.

 Capacidad de tener iniciativa para resolver problemas.

 Compromiso ético.

 Capacidad analítico-crítica y autocrítica.

 Capacidad de motivar y conducir hacia metas comunes.

 Desarrollar la capacidad para adaptarse y entender un ambiente laboral.

Competencias sistémicas:

(59)

 Capacidad de aprender.

 Capacidad de generar nuevas ideas (creatividad).

 Liderazgo.

 Capacidad de adaptarse a nuevas situaciones.

 Habilidad para trabajar en forma autónoma.

 Búsqueda del logro.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Y VIRTUALES

 Metodología de Implantación Autónoma de las 5S. Guía del Facilitador”. Bekaert

Consulting, S.L. Edita: Fundación Vasca para el Fomento de la Calidad.1998

 METODOLOGÍA DE LAS 5S. Mayor productividad Mejor Lugar de Trabajo” EUSKALIT

(Fundación Vasca para la Calidad). 1998

 Grupo SIDERPRO. MANUAL D RPRO. MANUAL DE MANTENIMIENTO PR IMIENTO

PRODUCTIVO TOTAL. Maraca TOTAL. Maracaibo - Venezuela. Javier Venezuela.

Javier Agostini. 1998

 Manual de Normas y Procedimientos sobre Manual de Normas y Procedimientos

sobre el Programa 5’S para la Mejora Continua “KAIZEN” en FONATUR-BMO. 2006.

 http://www.mantenimientomundial.com/sites/mmnew/bib/notas/5s-6parte.pdf