INSTITUTO TECNOLOGICO DE COLIMA
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ARMADO Y ENVIO DE FACTURAS.
Proyecto de Residencia Profesional
Que Presenta
NATALY IVONNE AMEZCUA MENDOZA
ASESOR INTERNO: ING. GERARDO VENTURA RIVERA
INGENIERIA INDUSTRIAL
INDICE
INTRODUCCIÓN……….……… I JUSTIFICACIÓN………...II OBJETIVOS GENERALES Y ESPECÍFICOS……….III
CARACTERIZACION DEL AREA QUE PARTICIPÓ ... 4
PROBLEMAS A RESOLVER, CON SU RESPECTIVA PRIORIZACIÓN ... 11
ALCANCES Y LIMITACIONES ... 13
FUNDAMENTO TEÓRICO ... 14
PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADA ... 17
RESULTADOS ... 21
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA ... 24
ANEXOS ... 25
INTRODUCCIÓN
Los procesos y los procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores de Cartera, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol.
Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se define la gestión que agrupa las principales actividades y tareas dentro de las funciones del puesto de Auxiliar de Cartera. Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias para la construcción por fases del Manual referido, soportando cada uno de los procesos específicos, como son: Crédito y Cartera.
La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por área vinculada, así como, la información relacionada, sean totalmente entendibles, para atender a los requerimientos que el puesto solicita; con el fin de verificar los parámetros claves de los procedimientos de Cartera, tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación
Este Manual hace parte integral de la documentación total, implementada por la actual Administración, conociendo de antemano el compromiso de la Oficina de Control Interno en su construcción, ejecución y revisión permanente para la debida actualización.
Capítulo I.- Contiene Aspectos Generales de la historia de Cemex, su diagrama organizacional, visión, misión y caracterización del lugar en donde se encuentra.
Capítulo III.- En este capítulo está el desarrollo y elaboración del manual de Procedimientos.
JUSTIFICACIÓN
La importancia de los manuales de procedimientos administrativos a través de una mirada retrospectiva a la administración permite llevar a las empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organización. Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma.
Es importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no bastan las normas, sino, que además, es imprescindible el cambio de actitud en el conjunto de los trabajadores, en materia no solo, de hacer las cosas bien, sino dentro de las practicas definidas en la organización.
El manual de procesos, es una herramienta que permite a la Organización, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de crédito y cobranza, y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente.
OBJETIVOS GENERALES Y ESPECIFICOS
GENERALES:
Implementación de un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de facturación, en razón de las necesidades que se deriven de la realización de las actividades misionales de Cartera de Concreto.
Fortalecer los mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y del mismo Sistema de Control Interno.
ESPECÍFICOS:
1. Estandarizar los procedimientos del puesto de Auxiliar de Cartera. 2. Implementar las políticas y reglamento de armado de facturas.
3. Realizar un manual que permita capacitar rápidamente a personal de nuevo ingreso en el puesto de Auxiliar de Cartera.
CARACTERIZACION DEL AREA QUE PARTICIPÓ
Características Generales de la Empresa
Sector: Materiales Subsector: Materiales
Ramo: Materiales de la Construcción Sub ramo: Materiales de la construcción.
Actividad Económica: Producción, distribución y comercialización e cemento Portland, concreto y materiales para la construcción.
Principales productos o servicios: Cemento Portland Capacidad anual de producción: 4.9 millones de toneladas
Antecedentes Históricos Cemex
CEMEX fue fundada en 1906 en la ciudad de Monterrey con la apertura de la planta de Cementos Hidalgo. Durante sus primeros años, se enfrenta con diversos problemas dada la situación política del México de inicios de siglo XX, e incluso llega a cerrar su planta durante un lapso de la Revolución Mexicana.
Desde 1985, es dirigida por el Regiomontano, Lorenzo Zambrano Treviño, (nieto del fundador) quien a fuerza de inversiones millonarias llevó a CEMEX, a ser una de las cementeras multinacionales más relevantes del planeta. En México posee el 60% del mercado interno. Es el tercer grupo cementero más importante en el mundo. A finales del año 2000, se convirtió en el segundo productor más grande de cemento en Estados Unidos, después de adquirir por $2,500 millones de dólares a Southdown, la segunda cementera de Estados Unidos, esta operación es la más significativa que una empresa mexicana haya hecho con el vecino país del norte. Su producción alcanza 77 millones de toneladas al año. Produce en 30 países, pero comercializa 14 millones de toneladas, propio y de terceros, en 60. Su planta laboral es de 20,000 empleados. Es líder en México, España, Venezuela, Panamá y República Dominicana. Hoy en día el 60% de sus ingresos provienen de plazas distintas a las mexicanas
Las principales plantas de producción de cemento se encuentran en México, Venezuela, Colombia, los Estados Unidos, Egipto, las Filipinas, Tailandia, Costa Rica, la Republica Dominicana, Panamá, Nicaragua y Puerto Rico. A través de sus subsidiarias, CEMEX está dedicada a la producción, distribución y venta de cemento, concreto premezclado, agregados y clink.
Filosofía
La filosofía que rige en la actualidad es: la innovación constante. Esta filosofía se refleja en el ágil marco analítico: el proceso que permite capitalizar las oportunidades estratégicas de inversión en el momento mismo en que surgen.
Utilizando equipos globales de ingenieros, técnicos y ejecutivos, integra sin demora las plantas e instalaciones recién adquiridas a la red mundial de CEMEX.
Desde productos de cemento de marca hasta una gama completa de soluciones de valor agregado, están promoviendo un crecimiento estratégico, apuntalando su fortaleza financiera y construyendo posiciones de mercado más robustas.
Descripción del Proceso de Producto Cemex
Ubicación Cemex
Nombre de empresa: Cemex SAB. De V. (planta Guadalajara) Tel: (81)84002100
Dirección: Gobernador Curiel No. 3427 Colonia: Zona Industrial, 44940
Cuidad: Guadalajara, Jalisco Tel: (81)84002100
Fax: 84002110
Misión y Visión Cemex
La Misión de CEMEX es satisfacer globalmente las necesidades de construcción de sus clientes y crear valor para sus accionistas, empleados y otras audiencias clave, consolidándose como la organización cementera multinacional más eficiente y rentable del mundo.
Para lograr su misión contribuyen con sus clientes a la construcción de un mundo mejor, suministrándoles oportunamente productos y servicios de calidad, creciendo y posicionándose mundialmente como la mejor opción para sus grupos de interés dentro de la industria cementera integrada.
Características del Departamento en que se realizó el Trabajo
La compañía donde se realizó las prácticas profesionales fue en Cemex SAB de C.V en el Departamento de Cartera y Cobranza.
El Departamento de Cartera y Cobranza se divide en tres Negocios: Cemento, Concreto y Agregado.
Jefatura Cartera: Existe una sola persona en la Zona para los tres Negocios y se encarga de vincular y transmitir la información y necesidades de presidencia a los coordinadores de Cada Negocio.
Coordinador Cartera: Gestiona y Dirige el trabajo del Departamento con los Administradores de Cartera de cada Área.
Administrador de Cartera: Controla y Administra la cartera de clientes de Crédito y Contado que se le asignen.
Objetivos del Área
Los responsables o Administradores del departamento deben disponer y asignar el trabajo, la autoridad y los recursos, para lograr la meta departamental de debe estar perfectamente enmarcada para cada Integrante:
La recuperación optima de las ventas de crédito, servicio insuperable en el manejo eficiente de las líneas de crédito asignadas a cada cliente y la excelencia en el servicio proporcionado a los clientes Internos y externos.
Funciones del área de Administración
• Recuperación Óptima de las ventas de crédito.
• Vigilar y confirmar el cobro de Ventas de Contado
• Manejo eficiente de las líneas de Crédito de Cada Cliente
• Servicio y comunicación de Calidad con los clientes Internos y Externos.
Organigrama del Departamento de Administración
El siguiente organigrama se presenta de manera específica del área donde el residente ofreció sus servicios.
PROBLEMAS A RESOLVER, CON SU RESPECTIVA PRIORIZACIÓN
Selección del Tema
Actualmente Cemex en México maneja muy pocos Manuales de procedimientos en sus puestos Laborales, lo que ocasiona regularmente que los procesos no estén estandarizados y que homólogos de diferentes Regiones realicen las actividades de diferentes maneras y con resultados no medibles.
Conforme al crecimiento de la empresa han aumentado las sucursales y el número de empleados en Cemex Así como su cobertura a Nivel Nacional e Internacional, reciente mente se comparten clientes en las diferentes Zonas del Mercado en que está presente Cemex y se ha dado la problemática que el cliente recibe un servicio diferente en el Armado de su factura en cada Estado en el que consume nuestros productos.
Planteamiento del Problema
A escala mundial los procedimientos administrativos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando con el desempeño mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, ya que son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitando la capacitación de nuevos empleados, proporcionando una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puesto.
En este sentido las organizaciones con visión futurista, están en la búsqueda constante de mejorar cada día los procedimientos que ayudan a la completa realización de funciones a cabalidad y dentro de estas herramientas se cuenta con uno de los más utilizados como son los manuales.
ALCANCES Y LIMITACIONES
Alcances
• El Manual es apto y eficiente en cualquier Zona o Región del País para el puesto de Auxiliar de Cartera y en su ausencia los administradores de Cartera ya que ambos manejan los mismos conceptos y actividades.
• La implantación debe llevarse a cabo por medio del Coordinador de Cartera para darle sustento y autoridad al documento.
• Responsables: Administradores de Cartera.
• Políticas o Normas de Operación: El contenido del documento debe estar respaldado y relacionado directamente con las Normas de Ética y Valores de Cemex México.
Limitaciones
• Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.
• Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.
FUNDAMENTO TEÓRICO
Marco Conceptual
Crédito y Cobranza: Es el proceso sistemático de evaluación, seguimiento y control de las cuentas por cobrar con el fin de lograr que los pagos se realicen de manera oportuna y efectiva. Esta actividad incluye el registro y clasificación de las cuentas por antigüedad y categorías como son corriente , vencida y cuentas de difícil cobro que regularmente se maneja con plazos de 1 a 30 dias,30 a 60 , 60 a 90 y más de 90 días.
Antigüedad de Cartera: Se refiere a los días que una factura tiene vencidos o por vencer. Crédito: El crédito es una operación financiera en la que se pone a nuestra disposición una cantidad de dinero hasta un límite especificado y durante un período de tiempo determinado, al término del cual habrá de devolvérselo al deudor junto con sus respectivos intereses
Límite de crédito: Cada cliente según el Análisis de sus estados financieros, historial y Flujo adquiere un monto de límite crédito.
Factura: Una factura es un documento de carácter administrativo que sirve de comprobante de una compraventa de un bien o servicio y, además, incluye toda la información de la operación.
Fecha de Factura: Cada Documento cuenta con una fecha de elaboración que comúnmente es la fecha en que se suministró el producto.
Armado de Facturas: Se Integran cada factura y su remisión o remisiones correspondientes y se envían al cliente para que pueda ingresarla a sus pasivos.
Entrega de Facturas: Es importante que las facturas se entreguen al cliente rápidamente ya que su plazo de crédito empieza el día en que se elabora la factura.
Marco Referencial
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una organización; este debe incluir ejemplos de formularios que se utilizarán en dichas actividades.
Un manual de procedimientos incluye información desde lo general a lo específico que nos permite tener las siguientes ventajas:
Conocer la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y el personal responsable de llevarse a cabo, lo cual evita la pérdida de información o el que tareas de rutina no sean efectuadas.
La inducción de personal de nuevo ingreso en el puesto y el método de trabajo, adiestramiento y capacitación ya que describe de manera detallada las actividades de cada puesto.
Para elaborar un manual de procedimiento se debe seguir los siguientes pasos: a. Se debe impartir una inducción por parte de la empresa al personal involucrado. b. El personal involucrado recauda la información en las áreas de trabajo donde por medio de la realización de diferentes entrevistas con los trabajadores se obtendrá una descripción de las actividades que se desempeñan en la ejecución de cada procedimiento, después se elaboran los borradores (siguiendo los lineamientos) de los procedimientos para su revisión
c. La Coordinación recibe los borradores y revisa para emitir según los lineamientos las observaciones pertinentes.
d. Realizadas las observaciones, la coordinación codifica el documento, según la Estructura de los Seriales de la Documentación y lo transcribe como "Documento en revisión, sujeto a modificaciones".
e. La coordinación envía el procedimiento estructurado al usuario para su discusión y aprobación.
f. La Coordinación luego del visto bueno del usuario aprueba, edita y tramita distribuciones a las áreas de interés.
El borrador elaborado sigue la técnica del libreto, que consiste en presentar secuencialmente "quien" hace "que" actividad; básicamente esta técnica se compone de dos partes:
• El trabajador, y el puesto que ocupa la persona.
PROCEDIMIENTO Y DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADA
Metodología
La realización e Implementación del Manual de procesos y procedimientos se realizó de acuerdo con las siguientes fases de trabajo:
Primera Fase: Sesiones de Retroalimentación, Seguimiento y Evaluación
El objeto de estas sesiones fue dar a conocer a los trabajadores del departamento de cartera, el procedimiento y las actividades que se ejecutan en el desarrollo la confección de facturas, así como recoger sugerencias y propuestas de ajuste para el proceso respectivo.
Como resultados de estas sesiones y encuestas se realizaron modificaciones y anexos importantes, las cuales fueron incluidas en este Manual de Procesos y Procedimientos. Segunda Fase: Ajustes y validación
En esta fase, se analizaron las propuestas de modificación sugeridas por los trabajadores en las jornadas de retroalimentación, se realizaron y validaron los cambios pertinentes a los procedimientos, para su correspondiente implementación.
Tercera Fase: Integración de la Información
Después de recolectar, opiniones, información del personal e ideas de modificación se crearon diagramas de flujo que ayudaran a establecer claramente los pasos y actividades del proceso.
Primera Fase: Sesiones de Retroalimentación, Seguimiento y Evaluación
Se realizó una serie de preguntas (entrevista de características del manual) para poder tener una base de las características y requisitos que el puesto necesita en el manual. Se procedió a entrevistar cuatro administradores de cartera, los cuales son las personas más involucradas con las necesidades del cliente
Ejemplo de Preguntas realizadas:
¿Crees necesario la elaboración de un Manual de Procedimientos para el armado de facturas?
100% Si 0% No
¿En qué orden de Importancia elegirías las siguientes actividades del 1(más importante) al 4 (menos importante)
La mayoría ordeno de la siguiente manera: 1. Recepción de remisiones
2. Impresión de Facturas 3. Confección de Facturas 4. Envió de facturas
También se realizó una encuesta para dos Auxiliares de Cartera de diferentes Zonas, que son los principales encargados del armado de facturas para poder definir las actividades que realizan para llevar a cabo el proceso completo.
Segunda Fase: Ajustes y validación
Se utilizó una prueba piloto del manual durante 1 mes y con la retroalimentación por medio de una encuesta al auxiliar de cartera se modificaron varios aspectos.
Se le pregunto lo siguiente:
¿Qué actividades del proceso agregarías? ¿Qué actividades del proceso quitarías? ¿El manual es fácil de entender?
Después de analizar sus respuestas se eliminaron varios procesos que no agregaban valor a la actividad y que no eran necesarios establecerlos en el manual y se dividieron en dos: Misionales y de Apoyo.
Posteriormente se utilizó el manual por un empleado de Nuevo Ingreso para que realizara por primera vez el proceso de Armado de Facturas solo con el Manuel de Procedimientos de prueba y se realizaron modificaciones en el orden de las actividades. Tercera Fase: Integración de la Información
Después de analizar y recabar la información se realizaron las siguientes herramientas para cada Actividad.
• Diagrama de Flujo
• Tabla de Puntos de Control
RESULTADOS
Con la implementación de este manual se permitió obtener un estudio más sistematizado de las funciones que se llevan a cabo en este departamento, y por lo tanto fue más fácil la identificación de mejoras y cambios que volvieron más rápido y eficaz este proceso.
Se identificó que actividades no generaban valor agregado a la operación y cuales se debían incluir en el proceso para eficiente el resultado final.
Para la implementación del Manual se eligió el siguiente método:
Método del proyecto piloto. Esta forma de implantación implica aplicar el contenido del manual en sólo una parte de la organización, con la finalidad de medir los resultados que ello genera.
La utilización del proyecto piloto ayudo a la retroalimentación continua de las mejoras y modificaciones que se le fueron realizando al Documento hasta su implementación definitiva.
Beneficios:
Reducción de un 20% los errores en el Armado de facturas.
Disminución de tiempos de capacitación a empleados de nuevo ingreso. Estandarización del proceso a nivel Nacional
CONCLUSIONES
El manual de procedimientos es una herramienta de consulta para todos los miembros de cartera, a los cuales les permite verificar sus procesos de una manera determinada , clara y concisa , la cual minimizara la variabilidad en los procesos y errores al enviar facturas a los clientes.
Establece un proceso óptimo de entradas, procesos y salidas que permite al usuario de manera eficaz identificar sus funciones y la importancia de estas en los demás procesos de la empresa, así como también establece responsabilidades claramente definidas. Con la implementación de este manual se permitió un estudio más sistematizado de las funciones que se llevan a cabo en este departamento, y por lo tanto fue más fácil la identificación de mejoras y cambios que volvieron más rápido y eficaz este proceso. A lo largo de esta investigación se llegó a la conclusión de que los manuales de procedimientos resultan indispensables para cualquier organización, gracias a ellos se logra la mayor eficiencia de los recursos, tanto humanos como financieros ya que facilitan la estandarización de los procesos y la preservación del conocimiento adquirido por la misma organización-.
Mientras más clara sea la definición del puesto, las actividades a realizar y comprensión de las relaciones de autoridad y las relaciones informales con otros puestos se evitaran conflictos y la productividad aumentara.
Al término del proyecto terminado se determinó que se cumplió con cada uno de los objetivos Específicos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
1. Estandarizar los procedimientos del puesto de Auxiliar de Cartera. 2. Implementar las políticas y reglamento de armado de facturas.
3. Realizar un manual que permita capacitar rápidamente a personal de nuevo ingreso en el puesto de Auxiliar de Cartera.
REFERENCIA BIBLIOGRAFICA
Acuña Rolando (1982) Técnicas de Documentación e Investigación 2, 4ta Edición. México Universidad Nacional Abierta.
Ander E. Ezequiel (1982) Técnicas de Investigación Social, Buenos Aires: Editorial Humanista.
Arias, Fidias (1999) El Proyecto de Investigación, Caracas: Editorial Episteme.
Biegler, Jhon (1980) Manual Moderno de Contabilidad, México Editorial MC GRAW HILL.
Catacora Fernando (1996) Sistemas y Procedimientos Contables, CEditorial MC GRAW HILL.
Gómez Ceja, Guillermo (1997) Sistemas Administrativos Análisis y Diseño, MC GRAW HILL Interamericana Editores, S.A. México DF. 1ra. Edición.
Gonzáles Humberto (1999) http//www.manual de procedimientos administrativos. MPD/ 02/, www.google.com
Gómez Francisco (1993). Sistema y Procedimiento Administrativo, Caracas: Editorial Fragor.
Melinkoff Ramón (1990), Los Procesos Administrativos, Argentina: Editorial Panapo, (1ra. Edición)
ANEXOS
OBJETIVOS
El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del Autocontrol y del mismo Sistema de Control Interno.
Se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de facturación, en razón de las necesidades que se deriven de la realización de las actividades misionales de Cartera.
OBJETIVOS GENERALES
Determinar los procesos óptimos para el cumplimiento eficiente del armado de facturas. Establecer la jerarquía de los procedimientos para su realización en tiempo y forma.
ALCANCE
Los Procesos y procedimientos establecidos en este Manual pueden aplicarse en la Zona de Guadalajara.
MAPA DE PROCESOS DE CONFECCION DE FACTURAS
Figura 1. Mapa de Procesos de Confección de Facturas
Todas las actividades dentro del recuadro son las actividades del proceso de facturación que lleva acabo el auxiliar, las actividades que están por la parte exterior son de apoyo al proceso y el auxiliar solo tiene relación con estas indirectamente.
PROCESOS MISIONALES Y DE APOYO
El presente capitulo se encuentra dividido en dos, así: los procesos misionales y de apoyo.
Se denominan procesos misionales aquellos que describen las actividades o funciones centrales de la confección de Facturas, estos muestran el que hacer de la entidad y que encaminan el cumplimiento de la misión de la misma.
Los procesos de apoyo son aquellos generalmente administrativos y como su nombre lo indican apoyan las actividades misionales de la Facturación.
Cada proceso misional y de apoyo ha sido objeto de concertación y mejoramiento durante esta vigencia y adicionalmente se han establecido los puntos de control que determinan las herramientas para efectuar el debido autocontrol y evaluación por parte de cada empleado vinculado a esta actividad y de verificación por parte de los directivos, de la oficina de control interno.
A- PROCESOS MISIONALES
Debido a que estas actividades son solo de apoyo al proceso y el auxiliar de cartera se relaciona indirectamente con ellas se darán solo los pasos y secuencias de cada actividad.
PROCESOS MISIONALES
1.- RECEPCION DE REMISIONES
VERSION 1.0 CODIGO AX
1.1.- PROCESO DE RECEPCION DE REMISIONES Objetivos:
• La recepción de remisiones tiene como objetivo dar validez a las facturas, evidenciando la entrega de la mercancía de cada factura por medio de este documento y la recolección diaria de remisiones permite tener a la mano esta evidencia de que el cliente recibieron su pedido y firmo dicha entrega.
• Proporcionar y tener resguardado el documento más necesario en el armado de facturas.
Alcance: Plantas de Occidente, Departamento de Logística, Departamento de Cartera de Cemento.
Responsables: Trasportistas, mensajero, administradora Logística, Auxiliar de Cartera Proveedores: Clientes De Occidente.
Entradas: Paquetes de Remisiones, Hojas de relación de remisiones, Remisiones de diferentes plantas.
Actividades Del Proceso:
• Recepción de Remisiones en El departamento de logísticas enviadas por las diferentes plantas de Occidente.
• Recoger diariamente las remisiones enviadas a Logística.
• Cerciorarse que las facturas traigan consigo los documentos necesarios (algunos clientes envían junto a la remisión la orden de compra o entrada de almacén).
• Archivar de acuerdo a la clasificación de clientes las facturas. • Clientes Institucionales:
• Archivar por cliente archivero inferior y su copia por fecha • Clientes secundarios:
• Archivar por cliente en archivero superior y su copia por fecha • Clientes Terciarios:
• Archivar por fecha (sin copia) solo en caso de que la factura sea solicitada por el cliente se obtiene su copia y se archiva de nuevo por fecha, dando la Original Al Cliente.
Salidas: Hojas de relación firmadas de recibidas por el administrador de logística y por el auxiliar de Cartera, Remisiones archivadas.
1.2.-DIAGRAMA DE FLUJO DE RECEPCION DE REMISIONES
1.3- PUNTOS DE CONTROLDE RECEPCION DE REMISIONES
Figura 5.Tabla de Identificación y Descripción de controles
1.4- RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES DE RECEPCION DE REMISIONES
2.-IMPRESIÓN DE FACTURAS
VERSION 1.0 CODIGO BX
2.1-PROCESO DE IMPRESIÓN DE FACTURAS Objetivos:
La impresión de facturas es de suma importancia ya que es la base central del proceso de ella se parte para la formación de el armado de factura.
Teniendo la factura impresa se tiene la información suficiente para saber que necesitamos para su confección, como que tipo de documentos, que tiempo de entrega y que cliente y producto se maneja.
Alcance: Departamento de Cartera.
Responsables: Administrador De Cartera, Auxiliar De Cartera. Proveedores: Jefes de Planta.
Entradas: Sucursal del Cliente, Numero de Factura.
Actividades del proceso: Impresión por día
1. Ingresar al sistema monty02
2. En el menú principal escribir: IMD- enter 3. En opciones elegir: Opción 3-enter
4. En día de Impresión: F1-enter-Elegir el día correspondiente de la semana con 4- enter.
4-Impresión por cliente
1. Llegar hasta el paso 3 de impresión por día.
2. En número de cliente: Numero de sucursal de cliente- enter 3. Seguir con los pasos 8 al 12 de impresión por día.
Salidas:
Facturas Impresas En Original.
Clientes:
2.2.-DIAGRAMA DE FLUJO DE IMPRESIÓN DE FACTURAS Proceso de Impresión de Facturas
Figura 6.Diagrama de Flujo de Impresión de Facturas
2.4.-RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES DE IMPRESIÓN DE FACTURAS
3.- RECOLECCIÓN DE OTROS DOCUMENTOS
VERSION 1.0 CODIGO CX
3.1-PROCESO DE RECOLECCIÓN DE OTROS DOCUMENTOS Objetivos:
• Esta actividad nos ayuda a obtener todo lo necesario para la confección de la factura.
• El recaudar los documentos que exigen algunos clientes para poder dar validez a la factura. Estos documentos pueden ser: Orden de Compra, Entrada de Almacén.
Alcance: Plantas De Occidente, Departamento De Logística, Departamento De Cartera De Cemento.
Responsables: Trasportistas, mensajero, administradora Logística, administradora de Cartera Auxiliar de Cartera, Grupo del Centro de Servicio Cemex
Proveedores:
Grupo De Centro De Servicios
Clientes Institucionales que tienen en su poder dichos documentos. Administradora de cartera.
Administradora de Logística.
Entradas: Solicitud de documento requerido.
3.2.-DIAGRAMA DE FLUJO RECOLECCIÓN DE OTROS DOCUMENTOS
Figura 8. Diagrama de Flujo de Recolección de otros Documentos.
.
3.4.-RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES RECOLECCIÓN DE OTROS DOCUMENTOS
4.-CONFECCIÓN DE FACTURA
VERSION 1.0 CODIGO DX
4.1 PROCESO DE CONFECCIÓN DE FACTURA Objetivos:
• `Poder tener en tiempo y forma la factura que valide el pedido de cada cliente. • Contar con los documentos necesarios para dar validez a las facturas
• Dar orden y control a los pagos y cobranzas de los clientes.
Alcance: Departamento de cartera, clientes terciarios.
Responsables: Administrador De Cartera, Auxiliar de Cartera. Proveedores: Sistema electrónico Monty 02
Entradas: Facturas impresas, Remisiones, Documentos requeridos.
4.2.-DIAGRAMA DE FLUJO DE CONFECCIÓN DE FACTURA
Figura 10. Diagrama de Flujo de Confección de Factura.
4.4.-RESPONSABILIDADES POR ACTIVIDADES DE CONFECCIÓN DE FACTURA
5.-ENVIÓ DE FACTURAS ARMADAS
VERSION 1.0 CODIGO EX
5.1 PROCESO DE ENVIÓ DE FACTURAS ARMADAS Objetivos:
• Por medio de la entrega de estos documentos el cliente tiene en su poder los documentos fiscales que avalan sus compras.
• Una vez recibida la factura por el cliente la empresa ya puede solicitar el cobro de dichos pedidos.
Alcance: Clientes Institucionales
Responsables: Mensajero, Administradora Logística, Auxiliar De Cartera Proveedores: Mensajero, Auxiliar De Cartera
Entradas:
Pedidos realizados por el cliente Solicitud del cliente de facturas Pedios facturados electrónicamente
Actividades Del Proceso:
• Al tener las facturas armadas archivadas por cliente, establecer claramente los días de entrega de factura con los clientes
• Entregar al mensajero cada mañana las facturas que debe llevar.
• Pedir al mensajero que deje hoja de relación de las facturas que se lleva firmada por él.
• A su regreso pedir al mensajero contra-recibo firmado por cliente, para avalar que recibió las facturas y se ingresaron correctamente.
Salidas:
• Hojas de relación firmadas por el mensajero. • Contra recibos firmados por el cliente.
5.2.-DIAGRAMA DE FLUJO DE ENVIÓ DE FACTURAS ARMADAS
5.3.-PUNTOS DE CONTROL DE ENVIÓ DE FACTURAS ARMADAS
Figura 14. Tabla de Identificación y Descripción de Controles.
6.-PROCESOS DE APOYO
Figura 16 .Tabla de Procesos de Apoyo
ANEXOS MANUAL
EJEMPLO DE FACTURA
EJEMPLO DE REMISION
