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Aprende Capfruta - 02 Planeación Estratégica de la Capacitación

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(1)

MÓDULO 3

CAPACITACIÓN

(2)

PARTE 02

(3)

¿QUÉ ES LA CAPACITACIÓN?

Es una ac(vidad sistemá(ca, que r e q u i e r e d e p l a n i fi c a c i ó n permanente y constante que (ene por obje(vo preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso produc(vo, específicamente a t r a v é s d e l a e n t r e g a d e

conocimientos, desarrollo de

habilidades y acFtudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores en sus actuales y futuros cargos y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno

(4)

¿QUÉ SE LOGRA CON LA CAPACITACIÓN?

Es el proceso de transmisión de conocimientos que requiere al menos de un trabajador para d e s a r r o l l a r s u s c a p a c i d a d e s

a t e n d i e n d o l a s á r e a s d e l

conocimiento, habilidades y

afecFvidad según lo necesite,

provocando en él, cambios de conducta en forma planeada y conforme a obje(vos, en beneficio de un mejor desempeño laboral

(5)

CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO

Es la acción tendiente a desarrollar los

conocimientos, habilidades y

acFtudes del trabajador con el propósito de prepararlo

para que se desempeñe correctamente en un puesto

específico de trabajo

Es la acción tendiente a desarrollar las habilidades o destrezas del trabajador, con

el propósito de incrementar su eficiencia en el puesto. El

adiestramiento es considerado como una acFvidad más específica, que

se incluye dentro de la capacitación

(6)

CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO

ORGANIZACIÓN – INSTITUCIÓN - EMPRESA

ÁREA

RECURSOS

HUMANOS

PLAN DE CAPACITACIÓN

(7)

¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN?

Aumenta la rentabilidad de la empresa

y otorga una ac(tud más posi(va a los trabajadores

Permite que el conocimiento

relacionado con el puesto de trabajo sea

mejorado en todos los niveles de una

organización

Eleva el sen(do moral

a nivel global dentro de la organización

Ayuda a que los trabajadores se comprometan con la organización y se iden(fiquen con su estrategia de negocio Mejora la imagen que el

trabajador (ene a par(r

de la adquisición del conocimiento Fomenta la confianza en el trabajador respecto de las tareas relacionadas con su cargo

(8)

¿CUÁLES SON LOS OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN?

Ayuda a mejorar la relación entre

el jefe y el subalterno

Agiliza la toma de decisiones

y la solución de los problemas

Incrementa la produc(vidad y la calidad del trabajo que se

entrega (productos) Promueve buenas prác(cas de comunicación

interna en la organización Permite manejar con mayores herramientas algunas situaciones de conflicto Promueve el desarrollo de

carrera y la promoción de

los trabajadores

dentro de la organización

(9)

¿POR QUÉ CAPACITAMOS?

Para contar con personal calificado y permanentemente actualizado que permita elevar la calidad y produc(vidad de la empresa, convir(éndola en altamente compe((va

(10)

COLOQUEMOS A PRUEBA LO APRENDIDO

La razón de porqué una empresa capacita a sus trabajadores es:

INSERTE SU RESPUESTA AQUÍ

Para tener personal calificado y actualizado

Porque es una obligación de la empresa

Para evitar que el trabajador renuncie

Porque es una prác(ca común en el mercado laboral

(11)

¿CUÁNDO SE DETECTA UN PROBLEMA DE

CAPACITACIÓN?

Cuando se da cualquiera de los dos siguientes mo(vos

El trabajador no posee los conocimientos, habilidades o

ac(tudes necesarios para desarrollar sus funciones

Los conocimientos y habilidades del trabajador

son contradictorios,

incompletos o insuficientes para poder desarrollar sus

funciones eficientemente

(12)

PROCESO DE CAPACITACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

VALOR ESTRATÉGICO: LOGROS

CAPACITACIÓN

PARA LA ORGANIZACIÓN

Incremento de la produc(vidad Mejora de la calidad

Salud laboral Compe((vidad

Mejor imagen ins(tucional

PARA EL TRABAJADOR

Mejor nivel de competencias Mayor exper(cia

Mantener nivel de empleabilidad Mejora de su bienestar

(13)

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN EN LA

ORGANIZACIÓN

En primer lugar el área de capacitación puede estar localizada el departamento de recursos humanos de la dirección administra(va

(14)

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN EN LA

ORGANIZACIÓN

En segundo lugar se puede localizar como parte de la dirección de operaciones

(15)

DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN EN LA

ORGANIZACIÓN

En tercer lugar podrá estar ubicada como staff dependiendo directamente de la dirección general de la empresa, en este caso tendrá mayor apoyo y margen de acción, por lo que podrá implementar programas de (po estratégico a diferencia de las otras posiciones en donde sólo implementa programas de (po opera(vo

(16)

TIPOS DE CAPACITACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

CAPACITACIÓN BÁSICA

Permite simplificar la tarea de control y cubrir falencias de menor relevancia en la organización

Con esta capacitación se logra:

1. Trabajadores competentes para realizar

tareas de apoyo

2. Elevar el nivel de competencia técnica

nivel básico

3. Sinergia del equipo de trabajo

(17)

TIPOS DE CAPACITACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

CAPACITACIÓN AVANZADA

Permite concluir con el proceso de formación de los trabajadores que cumplen una función determinada

Esta capacitación incluye:

1. Temá(cas que no se consideran básicas

2. Elementos que se requieren en trabajos

de especialidad

(18)

TIPOS DE CAPACITACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

CAPACITACIÓN RECURRENTE

Permite mantener al personal competente, actualizado y al tanto de nuevas técnicas en la materia específica

Esta capacitación (ene relación con:

1. Atender las debilidades detectadas

durante la evaluación de desempeño en el puesto de trabajo

2. Intervalos establecidos para el comienzo

de la entrega de conocimientos y habilidades

(19)

TIPOS DE CAPACITACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

CAPACITACIÓN ESPECIALIZADA

Permite entregar conocimientos y habilidades actualizadas al trabajador para desempeñarse en una tarea específica y poco usual que requiere entrenamiento especializado

Esta capacitación considera:

1. Ac(vidades exclusivas para un puesto

determinado de trabajo especializado, por ejemplo:

a)  Curso de armado de aviones

b)  Curso de instrumentos psicológicos

(20)

COLOQUEMOS A PRUEBA LO APRENDIDO

Permite mantener al personal competente, actualizado y al tanto de nuevas técnicas en la materia específica , corresponde a:

INSERTE SU RESPUESTA AQUÍ

Capacitación avanzada

Capacitación especializada

Capacitación básica

(21)

FUNCIONES EN CADA ETAPA DEL PROCESO DE

CAPACITACIÓN

(22)

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN: DETECCIÓN DE

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN (DNC)

TODA LA ORGANIZACIÓN

PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA PLANES Y PROGRAMAS ORGANIZACIONALCULTURA

1.  Misión 2.  Visión 3.  Valores

1.  Crecimiento 2.  Reducción 3.  División

4.  Rentabilidad

1.  Valorización del RR.HH

2.  Clima

organizacional 3.  Desempeño 4.  Compe((vidad

5.  C o m p e t e n c i a s requeridas

6.  C o n c e p t o d e capacitación

(23)

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN: DETECCIÓN DE

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN (DNC)

EL SISTEMA DE CAPACITACIÓN

ANÁLISIS DE LA FUERZA LABORAL

1.  Número de trabajadores 2.  Edad promedio

3.  Nivel académico promedio 4.  Habilidades requeridas 5.  Rotación y ausen(smo 6.  Desempeño promedio

OTROS ELEMENTOS DESTACABLES

1.  Tiempo de inducción

2.  Potencial de reclutamiento 3.  Recursos asignados

4.  Jerarquía 5.  Autoridad

6.  N i v e l d e e s p e c i a l i z a c i ó n requerida

(24)

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN: DETECCIÓN DE

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN (DNC)

EL SISTEMA DE ADQUISICIÓN DE HABILIDADES

ANÁLISIS A NIVEL DE LA

PERSONAL ANÁLISIS DE LAS OPERACIONES INVOLUCRAMIENTO DE LA SUPERVISIÓN

1.  A p ( t u d e s y ac(tudes

2.  Conducta

3.  C a p a c i d a d d e aprendizaje

4.  Personalidades

5.  D e s e m p e ñ o individual

1.  E s t á n d a r e s d e desempeño

2.  Iden(ficación de tareas

3.  Métodos de trabajo

1.  Responsables 2.  Apoyadores

(25)
(26)

MODELO DE CAPACITACIÓN

(27)

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA CAPACITACIÓN

LO QUE DEBEMOS CONOCER

La administración de la capacitación implica que se aplique el

proceso administra(vo a las ac(vidades de capacitación, en otras palabras que planeen, organicen, ejecuten y evalúen todas las acciones a realizar

(28)
(29)

ETAPA 1: PLANEACIÓN

1 • Se determina el procedimiento a seguir

2 • Se elabora el reglamento de capacitación

3 • Se determinan las necesidades de capacitación (DNC)

4 • Se establecen los obje(vos del programa de capacitación

5 • Se elaboran los planes y programas de capacitación

6 • Se solicita la aprobación de los programas de capacitación

7 • Se elabora un presupuesto de los recursos financieros a u(lizar

(30)

ETAPA 2: ORGANIZACIÓN

Se determina la estructura del área que administrará la capacitación

Se selecciona y contrata al personal que administrará la capacitación y quienes ejecutarán los programas

Se consiguen los recursos financieros para realizar las ac(vidades

Se adquieren o concertan los materiales y espacios en los que se desarrollará la capacitación

Se inicia la invitación e inscripción a las ac(vidades de capacitación

(31)

ETAPA 3: EJECUCIÓN

Iniciar las ac(vidades de capacitación

Supervisar el desarrollo de las ac(vidades

Realizar los pagos correspondientes

Proporcionar las instalaciones y materiales necesarios para la ac(vidad

(32)

ETAPA 4: EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Se evalúa el proceso en tres áreas: el aprendizaje de

los capacitados, las habilidades del instructor y los

materiales didác(cos

Se evalúa el sistema de

capacitación, que incluye:

evaluación de todas las

ac(vidades y personas

involucradas en la

capacitación

El proceso de seguimiento

se puede realizar de forma

semestral o anual y es

responsabilidad de la

empresa donde se

desempeña el trabajador

capacitado

(33)

COLOQUEMOS A PRUEBA LO APRENDIDO

Detecte la etapa errónea en el proceso administra(vo de la capacitación:

INSERTE SU RESPUESTA AQUÍ

Etapa 2 Verificación

Etapa 1 Planeación

Etapa 1 Ejecución

Etapa 1

(34)

EL CICLO DE LA CAPACITACIÓN

EL CICLO DE CAPACITACIÓN

ANÁLISIS SITUACIONAL (DIAGNÓSTICO)

EVALUACIÓN DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN, DISEÑO Y

ELABORACIÓN DEL PROGRAMA

RESULTADO

IMPLEMENTAR LA CAPACITACIÓN

RESULTADO

RESULTADO RESULTADO

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

(35)

CULTURA DE CAPACITACIÓN

¿Qué hace que exista un proceso de capacitación integral en la organización?

LÍDERES DIRECTIVOS JEFES

Toman decisiones para formar un modelo que permita crear una cultura de capacitación que cumpla con el mandato legal y cons(tucional

(36)

CULTURA DE CAPACITACIÓN

¿Por qué es importante la existencia de un marco legal de la capacitación en la organización?

Para cumplir con los criterios

establecidos en la legislación correspondiente

Exista un programa de seguimiento que beneficie a la empresa y al trabajador, dando a

estos úl(mos educación y adiestramiento

(37)

CULTURA DE CAPACITACIÓN

¿Qué necesita una organización para adquirir y mantener cultura en sus procesos de capacitación?

Una verdadera filosofa de trabajo

Debe basarse en necesidades reales, no inventadas ni ar(ficiales, requiriendo para ello un diagnós(co

Existencia de técnicas avanzadas para mejorar con(nuamente la calidad de la capacitación

Todos sin excepción, deben estar involucrados en la capacitación, no sólo el departamento de RR.HH

La capacitación debe ser con(nua, no por períodos esporádicos

1

2

3

4

(38)

CULTURA DE CAPACITACIÓN

Una buena cultura de organización será un elemento fundamental para poder dar soporte a un programa de capacitación, logrando fortalecer un verdadero compromiso con la produc(vidad y la calidad, tanto de la organización como del personal de la empresa

(39)

CAPACITACIÓN Y ORGANIZACIÓN

¿Por qué una empresa debería elegir capacitar a sus trabajadores?

La empresa debe dar las bases para que sus trabajadores cuenten con la preparación

necesaria que les permita enfrentarse de mejor manera a s u s a c ( v i d a d e s y responsabilidades diarias

La capacitación es el mejor medio para alcanzar un mayor n i v e l d e m o ( v a c i ó n , produc(vidad e integración de todo el personal de la empresa

En las capacitaciones es donde el trabajador se siente más en

confianza y opina cómo mejorar la produc(vidad de la empresa

(40)

CAPACITACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Empresa sin capacitación

N ive l d e pro du ct ivi da d y al ta mo ra l GRÁFICO 1

Este gráfico nos indica que el personal puede llegar a un nivel óp(mo de produc(vidad y moral, pero si éste no es mantenido por medio de una buena administración de personal que capacite y desarrolle, decrecerá la moral y la produc(vidad hasta llegar al punto inicial

(41)

CAPACITACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Empresa con planes de capacitación N ive l d e pro du ct ivi da d y al ta mo ra l GRÁFICO 2

Este gráfico nos indica que si la capacitación es permanente, los niveles de moral y produc(vidad irán aumentando conforme avance el (empo, obteniendo además, trabajadores mo(vados por el desempeño de sus responsabilidades

Personal motivado

(42)

MITOS ACERCA DE LA CAPACITACIÓN

•  Nuestro personal (ene experiencia, no

requieren ser capacitados

MITO 1

• Lo intentamos y no funcionó

MITO 2

• Nuestra organización es muy pequeña

MITO 3

• No podemos pagarlo

MITO 4

• No tenemos (empo

(43)

MITO 1:

NUESTRO PERSONAL TIENE EXPERIENCIA, NO

REQUIEREN SER CAPACITADOS

Hay que recordarle a las jefaturas la diferencia entre EXPERIENCIA

y COMPETENCIA

Poseer muchos años de experiencia en relación a un puesto de trabajo no significa q u e t e n e m o s l o s conocimientos, habilidades y ac(tudes para enfrentar cualquier (po de con(ngencia que se presente

(44)

MITO 2:

LO INTENTAMOS Y NO FUNCIONÓ

Hay que recordar 2 cosas al respecto

La capacitación NO ES

UN EVENTO, es UN

PROCESO

Para que una

capacitación sea

efec(va, debe ser

constante, no sólo

que ocurra en una

única ocasión

(45)

MITO 3:

NUESTRA ORGANIZACIÓN ES MUY PEQUEÑA

La capacitación (ene la misma importancia para todo tamaño de organización

Aún si la empresa

(46)

MITO 4:

NO PODEMOS PAGARLO

Sólo es una excusa

Si cree que la

capacitación es cara,

compárela con el

costo de la

incompetencia

En el mundo actual con

un ambiente orientado

al servicio, el personal

mal entrenado enviará

a sus clientes a la

competencia de

(47)

MITO 5:

NO TENEMOS TIEMPO

Sólo es otra de las excusas comunes

Reflexiona hacia

dónde se dirige la

mayor parte del

(empo que (enen las

organizaciones: ¿Error

(48)

EFECTIVIDAD DE LA CAPACITACIÓN

Cuando una empresa capacita a su personal

debe realizar una evaluación

CUALITATIVA, dado que toma más relevancia que una

CUANTITATIVA

Cambio real de conocimiento

Nuevas ac(tudes de personal

Niveles alcanzados de aprendizaje

Mejoramiento en los niveles de vida de los trabajadores

Incremento de la produc(vidad

Mayor integración de los que conforman la organización

(49)

… ENTONCES …

¿Quién es el responsable de la efec(vidad de un

(50)

RESPONSABLES DE LA EFECTIVIDAD DE LOS PROGRAMAS

DE CAPACITACIÓN

Jefes

(51)

FUNCIONES DE LA CAPACITACIÓN

A par(r de las necesidades reales detectadas, se debe e s t a b l e c e r u n s i s t e m a

integral de capacitación, el

que comprenda todas las ac(vidades que promocionen el desarrollo profesional de los trabajadores y, por ende, la produc(vidad aumenta

(52)

FUNCIONES DE LA CAPACITACIÓN

L a c r e a c i ó n d e u n

ambiente

en el que la

c a p a c i t a c i ó n y e l

desarrollo personal sea

un compromiso

(53)

FUNCIONES DE LA CAPACITACIÓN

Implantar en todo el

p e r s o n a l u n

n u e v o

c o n c e p t o d e

producFvidad

, dentro

del cual irá incluido el

concepto de trabajo en

equipo y calidad laboral

(54)

FUNCIONES DE LA CAPACITACIÓN

Formar un grupo de

personas y darles las

herramientas necesarias

para que en un mediano

plazo se conviertan en

buenos capacitadores

(55)

FUNCIONES DE LA CAPACITACIÓN

Involucrar directamente

a los direc(vos de la

empresa en las tareas

e d u c a ( v a s d e

capacitación y desarrollo

como instructores y

promotores

(56)

¿CÓMO ORDENAMOS LA INFORMACIÓN PARA EL

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN?

Tenemos que tener claridad respecto de varios elementos que serán parte esencial de nuestro programa de capacitación

TEMA

OBJETIVOS

DESCRIPCIÓN TEMÁTICA

METODOLOGÍA/ ACTIVIDADES

MÉTODOS DE EVALUACIÓN

RESULTADOS ESPERADOS

(57)

¿CÓMO ORDENAMOS LA INFORMACIÓN PARA EL

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN?

Tema Objetivos Descripción de la temática Metodología/Actividades Método de Evaluación* Resultados esperados

Habilidades sociales

Establecer relaciones interpersonales efectivas y

satisfactorias

Se trata la temática de la comunicación efectiva con sus tres dimensiones: empatía, asertividad y negociación, y cómo éstas repercuten en las habilidades al relacionarse con otros de manera efectiva.

1.  Exposición teórica. 2.  Análisis de caso

grupal.

3.  E j e r c i c i o s prácticos.

1.  Revisión análisis de caso (grupal). 2.  Participación en

e j e r c i c i o s prácticos.

3.  P a u t a d e observación.

Identificación de los principales elementos implicados en las habilidades sociales y su repercusión en el desarrollo personal y profesional.

Incorporar a las redes de contacto elementos que les

permitan la generación de asociatividad

Se sensibiliza a las mujeres respecto de la relevancia que adquiere la asociatividad en los equipos de trabajo, sobre todo en relación al desarrollo laboral en el mercado.

1.  Exposición teórica. 2.  Análisis de caso

grupal.

3.  E j e r c i c i o s prácticos.

1.  Revisión análisis de caso (grupal). 2.  Participación en

e j e r c i c i o s prácticos.

3.  P a u t a d e observación.

Incorporación a sus r e d e s s o c i a l e s y c o m u n i t a r i a s l a capacidad de asociarse con otras personas, l o g r a n d o c u m p l i r metas y objetivos específicos.

Capacidad de emprendimiento

Identificar el rol que cumple la comunidad en el desarrollo de la competitividad de mercado

Se incorpora el concepto de comunidad en las mujeres como una oportunidad para el desarrollo de la competitividad profesional en el área de emprendimiento.

1.  Exposición teórica. 2.  Ejercicios prácticos

g r u p a l e s c o n exposición.

1.  R e v i s i ó n d e e j e r c i c i o s p r á c t i c o s grupales.

2.  P a u t a d e observación.

Sensibilizarse respecto de la relevancia que tiene ser parte de una comunidad activa en la cual se demuestre la c o m p e t i t i v i d a d profesional.

Reconocer los elementos relevantes para desarrollar la capacidad de emprendimiento

Se reconocen elementos que favorecen el emprendimiento como herramientas de apoyo, además de incorporar el concepto de reconocimiento s o c i a l e n e l d e s a r r o l l o emprendedor.

1.  Exposición teórica. 2.  Ejercicios prácticos

g r u p a l e s c o n exposición.

1.  R e v i s i ó n d e e j e r c i c i o s p r á c t i c o s grupales.

2.  P a u t a d e observación.

Adquisición y puesta e n p r á c t i c a d e características propias de una emprendedora que permitan fortalecer el negocio y venta de los productos.

(58)

Tema Variable a intervenir Actividad Objetivo Diseño pedagógico Tiempo

Habilidades sociales

Actividad de inicio (primera aproximación)

¡Ha llegado carta! A n i m a r a t o d a s l a s participantes para tener un momento de distensión donde no existan reglas más que solicitar energía y disposición al juego.

Participación grupal (todas las mujeres

asistentes)

10 minutos

Escucha activa ¿Quién escucha activamente? Promover un espacio de aprendizaje a través de casos identificando qué es la escucha activa.

Trabajo en equipos (4 grupos)

15 minutos

Atención física y psicológica

Atención física y psicológica Promover un espacio de aprendizaje a través de casos identificando qué es la atención física y psicológica.

Trabajo en equipos (4 grupos)

15 minutos

Comunicación El teléfono Comprender la relevancia que tiene la comunicación en el desenvolvimiento social de las personas.

Participación grupal (todas las mujeres

asistentes)

15 minutos

Asertividad ¿Cuándo soy asertiva? Aprender a identificar y diferenciar situaciones de asertividad al mismo tiempo que de conducta pasiva y agresiva.

Trabajo en equipos (2 grupos)

15 minutos

Negociación Análisis de situaciones de negociación

Identificar los elementos presentes en situaciones donde e s f u n d a m e n t a l g e n e r a r acciones de negociación para que los resultados sean duraderos en el tiempo

Trabajo en equipos (5 grupos)

15 minutos

¿CÓMO ORDENAMOS LA INFORMACIÓN PARA EL

(59)

DIAGRAMA DE GANTT (PLANIFICACIÓN)

Es una herramienta gráfica que busca mostrar el (empo que se requiere en la planificación de ac(vidades y tareas considerando un período de (empo determinado, sin embargo, el diagrama de gani no especifica las relaciones existentes entre dichas ac(vidades

(60)

EJEMPLO DE CARTA GANTT (PLANIFICACIÓN)

N° de sesiones por

meses y semanas

Sesiones marcadas

según semanas Ac(vidades

especificadas de forma general, sin módulos de

(61)

EJEMPLO DE CARTA GANTT (PLANIFICACIÓN)

N° de sesiones por

semanas

Sesiones marcadas

según semanas Separación

por módulos de trabajo

Ac(vidades especificadas

por módulos de trabajo

(62)

EJEMPLO DE CARTA GANTT (PLANIFICACIÓN)

Definición de responsables

Sesiones marcadas según meses

y semanas Ac(vidades

generales sin especificación

N° de sesiones por

meses y semanas

(63)

FORMULACIÓN DE PRESUPUESTO

Gastos honorarios profesionales

Material de arriendo

Material fungible

(64)

FORMULACIÓN DE PRESUPUESTO: MATERIAL FUNGIBLE

+ MATERIAL DE ARRIENDO

(65)

FORMULACIÓN DE PRESUPUESTO: SERVICIO DE CAFÉ

(FUNGIBLE) + DETALLE HONORARIOS

Referencias

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