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INTRODUCCIÓN
Para crear un Libro de trabajo debemos abrir el programa Microsoft Excel en el cual nos aparecerá la siguiente imagen:
También nos aparecerá la Barra de Herramientas que nos ayudará a trabajar en la hoja de cálculo, en ella se incluyen los botones correspondientes a las operaciones más utilizadas. Por defecto Excel nos muestra la barra Estándar que se muestra a continuación:
Una vez abierto el Libro comenzaremos a trabajar tanto con textos como con cantidades.
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TRABAJAR EN LAS CELDAS
El lugar de trabajo en una hoja de cálculo es la celdas. En ella introduciremos la información con la que trabajaremos. Con los datos que tengamos podremos realizar diversas funciones como Sumas, Restas, Multiplicaciones,..., aunque también podremos introducir textos.
Por ejemplo:
Con estos datos podremos realizar funciones como Suma que se podrá realizar desde la barra de herramientas habiendo marcado previamente las celdas pinchando el botón derecho y arrastrándolo hasta la última celda que queremos sumar, nos situamos en la celda donde irá el resulta y pulsamos Enter.
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Esto también lo podemos realizar mediante la función de suma =SUMA(rango de celdas que quiero sumar), el cual en nuestro ejemplo seria:
=SUMA(B2:B4), esta orden la situaremos en la celda que queramos poner el resultado
Al igual que realizamos la función de suma podemos realizar otras operaciones aritméticas
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INTRODUCCIÓN DE DATOS
Los datos a introducir pueden ser de distinto tipo: texto, números, formulas, fechas y horas.
Para introducir un texto tendremos que colocarnos sobre una celda con el ratón , pulsar el botón izquierdo y escribir algo en ella. A la vez que escribimos, el texto no aparecerá sobre la Barra de Fórmulas.
Como en la figura anterior, si queremos que el ancho de una celda varíe, tenemos que colocarnos en la parte superior izquierda de la primera celda de la columna que deseemos hasta que se nos muestre un símbolo como en forma de cruz, como se muestra a continuación:
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ancho que deseemos. Una vez lo tengamos, soltamos el botón derecho y obtenemos el tamaño de la celda a nuestro gusto.
Como se puede apreciar en la figura anterior, cuando modificamos el ancho de una celda el resto de ellas no se modifica.
Cuando queramos introducir formulas en una celda esta deberá ir precedida del signo " = ", esto sirve para distinguir una fórmula de un texto. Si no ponemos este signo entonces nos aparecerá escrito en la celda los datos que le hayamos introducido y no nos aparecerá el resultado deseado.
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FUNCIONES
Una función es una formula que ya viene definida por Excel, facilitando que ciertos cálculos largos y complejos se puedan realizar de una forma rápida y sencilla.
Entre ella podemos encontrar las siguientes categorías: financieras, matemáticas y trigonométricas, estadísticas, base de datos, lógica, etc. La sintaxis de las funciones tiene la siguiente presentación:
=Nombre de la función (argumento)
Para acceder a las diferentes funciones podemos acceder desde la barra de herramientas o desde Insertar función, como se muestra en la imagen:
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El argumento es el contenido de las celdas que utilizara la función para realizar la operación. Como ejemplo realizaremos el coste de un producto por su precio.
Dentro de la tabla introduciremos los datos con los que queramos realizar las operaciones.
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Donde nos aparece numero1 deberemos introducir el rango de las celdas que queremos que sean multiplicadas. Al pulsar aceptar nos saldrá el resultado en la celda que previamente hayamos escogido para poner el resultado.
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HOJAS (I)
Para ponerle nombre a las distintas hojas de un libro, deberemos realizar los siguientes pasos:
Nos colocamos sobre la pestaña que deseamos modificar y pulsamos dos veces el botón derecho del ratón. Nos aparece un cuadro en negrita, y al escribir desaparecerá el nombre que aparece por defecto. Y le ponemos el nombre que deseemos a la hoja.
También podemos realizar Vinculaciones entre hojas de un mismo libro y entre distintos libros.
En la primera página ponemos los datos que deseemos y de la misma manera hacemos con la segunda hoja.
En la tercera hoja aparecerá el total. Para vincular las páginas, pinchamos en la página del total en la celda donde irá el resultado. Ponemos el signo " = " volvemos a la primera hoja nos situamos en la celda que queramos vincular.
En la barra de formulas aparecerá = Nombre de la hoja!rango de
celda , pulsamos el símbolo " + " y nos vamos a la segunda hoja.
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mismos pasos. En la barra de herramientas aparecerá = Nombre de
la hoja!rango de celda + Nombre de la hoja!rango de celda.
Pulsaremos la tecla Enter y nos saldrá en la celda de la hoja del total el resultado de la suma de las celdas anteriores. El resto de resultados los podemos obtener pinchando en el extremo inferior derecho de la primera celda y sin soltarlo arrastrarlo hasta el final.
Cuando soltemos el botón del ratón habremos obtenido el resultado de todas las operaciones.
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El primer cuadro pertenece a la primera página, el segundo a la segunda y el tercero al total.
El último cuadro de la figura sería el resultado de los pasos anteriores. En la barra de formulas de arriba podemos observar la vinculación entre las hojas y las celdas que hemos elegido en el primer caso.
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HOJAS II
Cuando queramos eliminar hojas seleccionamos la hoja que queremos eliminar y pulsamos Mayúscula y sin soltarla pinchamos en la hoja a eliminar.
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Nos aparecerá el siguiente cuadro:
Al aceptarlo nos eliminará la hoja que hayamos seleccionado.
Para insertar hojas en un libro nos iremos a Insertar hoja de cálculo como aparece en la imagen:
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También podemos Mover las hojas según nuestras necesidades. Se realizará situándonos en la hoja que queramos mover y pulsando el botón izquierdo del ratón, y sin soltarlo, nos desplazaremos hacia el lugar donde queramos colocar la hoja.
Otra función de Excel es la de Proteger, la cual se utiliza para salvaguardar los datos que hayamos escrito en una hoja o en un libro. Una vez realizada la función no se podrán manipular los datos de la hoja si antes no se ha desprotegido la misma.
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Cuando hayamos aceptado la contraseña el programa volverá a pedírnosla, volveremos a introducirla y entonces quedará bloqueado el acceso a los datos protegidos.
Esta función podrá realizarse para proteger el contenido de una hoja entera o para un libro entero.
Si queremos modificar el contenido de la hoja una vez que se ha protegido, haremos el paso primero pero con la opción de Desproteger Hoja.
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GRÁFICOS
Para poder insertar un gráfico, previamente necesitamos tener creada una hoja Excel con los datos que queramos incrustar en el grafico. Los gráficos los podemos insertar desde la barra de herramientas:
o bien lo podemos realizar desde el menú Insertar Gráficos:
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que dentro de estas opciones de gráficos existe una amplia gama de variedades.
Este sería el resultado que obtendríamos insertando un gráfico del total de ventas de una empresa cualquiera. Los pasos que debemos realizar se muestran a continuación:
Introducimos los datos sobre ventas. Calculamos el total de ingresos. A partir de este momento realizaremos los pasos necesarios para realizar
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el gráfico:
1. Pinchamos en la Barra de herramientas Insertar gráfico.
2. Nos aparecerá la siguiente imagen:
En ella elegiremos el gráfico que deseeamos.
3. A continuación aparecerá otro cuadro: En él se nos indica el resultado que aparecerá en el gráfico, que
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en nuestro caso es el Resultado total de los ingresos por venta mensual.
4. En el siguiente cuadro nos aparecerá:
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5. Como último cuadro nos solicitará la ubicación del gráfico:
6. Seleccionamos la opción de Finalizar y nos aparecerá en la hoja de cálculo el resultado.
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P
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INTRODUCCIÓN
Al abrir el programa lo primero que te aparece es esta pantalla mostrándote las siguientes opciones:
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Asistente para autocontenido:
Si escogemos esta opción, aparecerá en nuestra pantalla un asistente que nos irá preguntando como queremos realizar la presentación. Y contestando las preguntas que se te van planteando te puede ir quedando una plantilla a tu gusto.
Esta opción es útil para las personas que no dominan este programa en su totalidad. Una vez contestadas todas las preguntas se te creará la presentación que tu has elegido.
Plantilla de diseño:
Si escoges esta opción se te mostrará una serie de plantillas que puedes poner de fondo para las presentaciones.
Al hacer click sobre la plantilla podemos observar una muestra en miniatura en la parte derecha del cuadro de diálogo.
Una vez escogida la plantilla que quieres utilizar haces click en aceptar y te aparecerá de fondo en la presentación.
Presentación en blanco:
Si escoges esta opción te aparecerán los objetos que quieres que aparezcan en las presentaciones (texto, texto con
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columnas, texto con imágenes, listas, gráficos, organigramas, imágenes prediseñadas, etc.).
Abrir una presentación existente:
Si escoges esta opción abrirás una presentación creada con anterioridad guardada en cualquier unidad de disco. Si decides por ejemplo en abrir una plantilla de diseño te pedirá que elijas la presentación:
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Donde puedes elegir una de las siguientes pestañas:
- General: te saldrá para que pongas una presentación en blanco. - Diseños de presentaciones: te saldrán alguna serie de
presentaciones para que escojas el fondo que más te guste.
- Presentaciones: te saldrá el fondo y el autodiseño de forma automática.
- Páginas Web: Te saldrán las presentaciones para una página web. Si escoges un fondo de Diseños de presentaciones a continuación te saldrá los autodiseños:
Cada una con una función distinta (texto, texto con columnas, texto con imagenes, listas, gráficos, organigramas, imagenes prediseñadas...)
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UTILIZACION DE LA BARRA MENU
Menú “Archivo”
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Nuevo: Ctrl + N:
Sirve para empezar una presentación nueva sin cerrar la que actualmente tienes en uso, donde podrás elegir el tipo de presentación de la nueva plantilla.
Abrir: Ctrl + A
Sirve para abrir una presentación guardada con anterioridad. Dentro del cuadro que aparece podemos pulsar sobre el botón
Avanzado..., dónde podremos seleccionar tipos de ficheros a
buscar...
Cerrar:
Sirve para cerrar la plantilla que esta en uso actualmente, si no ha sido guardada nos preguntará si deseamos guardarla.
Guardar: Ctrl + G y Guardar como.
Sirve para guardar la plantilla que estás usando, seleccionando el nombre y directorio donde queremos guardarlo.
Guardar como HTML:
Sirve para guardar la presentación actual como fichero con extensión .html o .htm. De estar manera podrás visualizar tus presentaciones como una página web.
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Presentaciones portátiles:
Sirve para abrirnos un asistente que nos irá guiando paso a paso para poder crear una presentación que podamos llevar donde queramos mediante un disquete o un CD-ROM.
Configurar página:
Sirve para abrir un cuadro de opciones donde podremos cambiar las propiedades de la página (ancho, alto, tamaño, etc.).
Imprimir:
Sirve para abrir un cuadro de opciones donde podremos decidir lo que queremos imprimir y las propiedades de la impresora.
Enviar a:
Sirve para enviar la presentación a cualquier otro programa de Microsoft (Microsoft
Word por defecto).
Propiedades:
Sirve para abrir un cuadro de diálogo en el cual debermos escribir las propiedades de la presentación que estamos creando, así como el nombre de la empresa, nombre del autor, título de la presentación....
Salir:
Sirve para salir del powerpoint, si no la hemos guardado antes de salir nos preguntará si deseamos guardar la presentación.
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Menú “Edición”
Al seleccionar este menú nos aparecen las siguientes opciones:
Deshacer y rehacer:
Sirve para retroceder o avanzar una acción que hayas hecho en PowerPoint.
Cortar, copiar y pegar:
Sirve para cortar, copiar y pegar los objetos que hayamos seleccionado de una diapositiva a otra.
Borrar: Ctrl + Z
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Seleccionar todo: Ctrl + E
Sirve para seleccionar todos los objetos de las diapositivas.
Duplicar:
Sirve para que aparezca una imagen semejante a la que tenemos seleccionada.
Eliminar diapositiva:
Sirve para eliminar la diapositiva con la que estamos trabajando.
Buscar:
Sirve para buscar una o unas palabras que hayamos puesto que busque.
Reemplazar...:
Sirve para reemplazar palabras del texto de la diapositiva por la palabra que nos parezca necesario cambiar. Únicamente tendremos que especificar la palabra que queremos cambiar y la palabra por la cual la queremos cambiar.
Ir a propiedad...:
Sirve para ver las propiedades del objeto seleccionado.
Vínculos:
Sirve para asignar un vínculo a cualquier objeto que seleccionemos de la diapositiva.
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Menú “Ver”
Modos para ver la pantalla...:
Sirve para observar tus diapositivas de diferentes maneras, la que yo aconsejo para poder ver lo que estás haciendo es la opción "Diapositiva".
Patrón:
Sirve para observar la estructura interna de la diapositiva, será una ayuda útil para mostrarnos lo que debemos escribir dentro de ella para que quede bien estructurada.
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Blanco y negro...:
Sirve para que la diapositiva con la que estamos trabajando aparezca en blanco y negro, a demás aparecerá una diapositiva en miniatura en forma de ventana que mantiene los colores de la diapositiva.
Diapositiva en miniatura:
Sirve para que aparezca en forma de ventana un plagio de nuestra diapositiva, pero en este caso en miniatura y dónde podremos observar las diferentes transiciones y efectos de la misma.
Notas del orador:
Sirve para asignar a cada diapositiva una nota dónde podemos escribir los apuntes referentes a esa misma diapositiva, esto sirve para el orador, que en el momento que está presentando la diapositiva, puede apuntarse lo que debe decir.
Barra de herramientas:
Sirve para colocar las diferentes barras de herramientas del programa y configurarlas.
Regla:
Sirve para que aparezca una regla en nuestra diapositiva que nos ayudará a medir las distancias entre los objetos. A demás puede ser útil para alinear varios objetos entre sí.
Guías:
Sirve para que aparezcan dos líneas de puntos que nos permiten alinear los objetos mediante estas. Podemos colocar las líneas
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arrastrándolas donde queramos de la pantalla, en forma de coordenadas y después alinear los objetos que deseamos incluir en la diapositiva.
Encabezado y pie de página...:
Sirve para establecer un encabezado y un pie de página en todas las diapositivas de nuestra presentación.
Comentarios:
Sirve para mostrar los comentarios que hemos insertado con anterioridad mediante la opción "Comentarios" que se encuentra en el menú "Insertar".
Zoom...:
Sirve para establecer el zoom con el que queremos visualizar la diapositiva en ese momento ( no se visualizará durante el transcurso de la presentación).
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Menú “Insertar”
Nueva diapositiva: Ctrl + I
Sirve para insertar el número de diapositivas que queramos.
Duplicar diapositiva:
Sirve para insertar una diapositiva nueva, pero en este caso duplicada de la diapositva que estaba mostrándose en pantalla con anterioridad.
Número de diapositiva:
Sirve para insertar el número de las diapositivas de nuestra presentación.
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Fecha y hora:
Sirve para insertar en la diapositiva la fecha i la hora en la que se creó esa diapositiva. La fecha y la hora se puede ir actualizando conforme pasa el tiempo o dejar una hora y fecha fijada.-
Tabulación:
Sirve para insertar una tabulación en un cuadro de texto.
Símbolos:
Sirve para insertar un símbolo de nuestro ordenador en la diapositiva actual.
Comentario...:
Sirve para insertar una especie de notita en la diapositiva con la que estamos trabajando.
Diapositiva de archivo o de esquema...:
Sirve para insertar una diapositiva de un archivo determinado o una diapositiva guardada con anterioridad.
Insertar imagen, sonido.:
Sirve insertar todo tipo de elementos multimedia, desde imagenes prediseñadas, hasta videos o organigramas.
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Menú “Herramientas”
Ortografía:
Sirve para que el asistente de PowerPoint nos corrija automáticamente la ortografía de la diapositiva con la que estamos trabajando.
Corrector de estilos:
Sirve para corregir los estilos como por ejemplo la ortografía, la claridad visual del documento, la puntuación y las comas...
Idioma...:
Sirve para seleccionar el idioma que queremos a la hora de corregir la ortografía de la diapositiva.
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Autocorrección:
Sirve para que el programa realiza una corrección automática de las faltas de ortografía presentes en la diapositiva.
Autoimagen:
Sirve para insertar una imagen prediseñada.
PowerPoint Central:
Sirve para abrir una presentación con las prestaciones que nos ofrece PowerPoint. Muy interesante para aprender más sobre PowerPoint.
Presentación remota...:
Sirve para indicarnos los pasos a seguir para crear una presentación dirigida a otro ordenador vía Internet.
Notas de la reunión:
Sirve para escribir las características de la diapositiva, además de las acciones que debe realizar el orador que está mostrando las diapositivas.
Macro:
Sirve para grabar una macro para posteriormente poder utilizarla como tal. Una macro es un conjunto de acciones que grabamos para no repetir tantas veces la misma acción en las diferentes diapositivas que dispone nuestra presentación.
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Complementos:
Sirve para agregar o quitar algún complemento a las funciones de PowerPoint.
Personalizar:
Sirve para personalizar nuestras barras de herramientas, para hecer más fácil la tarea de crear presentaciones.
Opciones:
Sirve para personalizar PowerPoint e indicar las preferencias del mismo.
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Formato:
Sirve para modificar el formato de un texto determinado que se encuentre en la diapositiva con la que estás trabajando.
Diseño de diapositiva:
Sirve para seleccionar el diseño de la diapositiva con la que está trabajando. Se abrirá un cuadro de diálogo y allí tendrás que seleccionar el diseño que desea.
Combinación de colores...:
Sirve para elegir una combinación de colores predeterminadas para la diapositiva con la que estamos trabajando.
Fondo:
Sirve para elegir a través de esta opción un fondo prediseñado por Office para nuestra diapositiva.
Aplicar diseño:
Sirve para aplicar un diseño determinado a nuestras diapositivas. Los diseños están guardados en la carpeta que Office crea en nuestro disco duro.
Colores y líneas:
Sirve para seleccionar los colores que queremos que aparezcan en un objeto determinado, y a demás como será la línea que utilicemos en un dibujo.
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Cuadro de texto:
Sirve para insertar en la diapositiva un cuadro para que podemos empezar a escribir un texto.
Menú “Presentación”
Ver presentación:
Sirve para ver la presentación que hemos realizado.
Ensayar intervalos:
Sirve para ver nuestras diapositivas al mismo tiempo que decidimos cuanto tiempo queremos que se muestre esa diapositiva. Para aceptar estos intervalos tenemos que ir a la opción "Configurar
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presentación" de este mismo menú i decir que se respeten los intervalos de las diapositivas.
Grabar narración:
Sirve para grabar en nuestra presentación aquello que deseamos decir para que a la hora de presentarlo no tengamos ni que hablar, lo hará todo automático.
Configurar presentación:
Sirve para decidir que tipo de exposición queremos realizar ( se aconseja la presentación en Exposición a pantalla completa). Además podemos seleccionar si se respetan los intervalos de las diapositivas fijados...
Botones de acción:
Sirve para ver los botones que podemos utilizar para crear una presentación más amena y entretenida.
Configuración de la acción:
Si presionamos sobre un objeto de la pantalla, sirve para decidir que quieres que nuestra presenatción realice, se puede avanzar, retroceder, ejecutar programa...
Preestablecer animación:
A cada objeto le podemos asignar una animación a la hora de aparecer en la pantalla. Sirve para asignar a cada objeto un efecto predeterminado diferente a cada elemento de nuestra presentación.
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Personalizar animación:
Sirve para elegir los objetos que deseamos animar y decidir en que orden queremos que aparezcan, además de elegir la animación que queremos asignarle.
Vista prévia de la animación:
Sirve para mediante una diapositiva en miniatura que aparecerá en la pantalla observar como ha quedado la animación que le hemos asignado a cada objeto de la pantalla.
Transición de la diapositiva:
Sirve para seleccionar la animación que queremos utilizar para pasar de una diapositiva a otra.
Ocultar diapositiva:
Sirve para ocultar una diapositiva determinada lo podemos hacer mediante este comando.
Presentaciones personalizadas:
Sirve para crear una presentación diferente a la original mezclando las diferentes diapositivas con las que estamos trabajando.
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UTILIDADES
Puedes también usar el Word Art, así como los efectos de autoforma, de sombreado, de texturas, de 3D, etc.
También puedes ponerle animaciones a tus presentaciones:
Seleccionando en la presentación y haciendo un click encima de ella, y seleccionando la opción “personalizar animación”:
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y una vez apretada esa opción te aparece el siguiente cuadro de diálogo:
Donde te pone: el modelo de animación, si quieres que te aparezca sonido y lo que quieras que pase con el objeto después de la presentación, no atenuar (que no pase nada después), que desaparezca después (entonces terminada la demostración desapareceríadicho objeto). Y arriba te pone el orden que quieres que aparezcan las animaciones (en este caso te aparecería primero el objeto2 luego el 3 y luego el 1).
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Esta opción sirve para cambiar de diapositiva a otra de diferentes formas, esta opción esta en el menú de presentación, transición de diapositiva.
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Donde puedes poner: el efecto que quiere que te aparezca (en este caso está seleccionado barras horizontales al azar), la velocidad, las opciones de avanzar, poner sonido.
HAY CINCO TIPOS DE VISTAS: - Normal
Es la que utilizamos normalmente para ponerlo se hace click en el menú “Ver” y seleccionamos la opción normal:
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- Clasificador de diapositivas:
Sirve para ver todas las diapositivas en una misma pantalla:
- Esquema:
Sirve para que te ponga en forma de esquema los títulos de cada diapositiva.
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- Página de notas:
Sirve para poner notas debajo de cada diapositiva.
- Presentación con diapositivas:
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EL FONDO
Puedes cambiar el fondo apretando un click con el botón dcho. del ratón y dándole a afondo:
dándole un click aquí te sale el siguiente cuadro de diálogo:
Donde puedes poner el color que quieras y poner los efectos de relleno y poner también texturas.
