Organización de las Naciones Unidas para la Educación,
la Ciencia y la Cultura
Consejo Ejecutivo
ex
151ª reunión
151 EX/27
PARIS, 17 de abril de 1997 Original: Inglés
Punto 8.3 del orden del día provisional
INFORME ANUAL DEL DIRECTOR GENERAL
SOBRE EL EMPLEO DE CONSULTORES Y ASESORES EXTERNOS EN LA SECRETARIA
RESUMEN
De conformidad con la Decisión 134 EX/7.3 del Consejo Ejecutivo (modificada posteriormente por las Decisiones 141 EX/5.1, 144 EX/6.6, 149 EX/6.7 y 150 EX/6.8), el Director General presenta su informe anual sobre el empleo de consultores.
La lista detallada de consultores empleados en 1996 (más de 200 páginas) está disponible en la Secretaría para consulta.
151 EX/27
I. INTRODUCCION
1. Este documento se presenta en cumplimiento de la Decisión 134 EX/7.3 del Consejo Ejecutivo, modificada posteriormente por las Decisiones 141 EX/5.1 y 144 EX/6.6, en que se pide al Director General que presente una vez al año al Consejo Ejecutivo una lista de los consultores contratados por la Secretaría.
2. En su 149ª reunión, el Consejo Ejecutivo, habiendo reiterado su confianza en los principios básicos que rigen la asistencia temporal en general, destacó su interés en la eficacia en relación con el costo y la representación geográfica de los servicios de consultores (Decisión 149 EX/6.7).
3. La idea de los servicios de consultores se concibió, se actualizó paulatinamente y se ha aplicado en la práctica cotidiana desde la creación de la Organización. En 1990, en su Circular Administrativa Nº 1722, la UNESCO revisó y mejoró su política y sus procedimientos relativos a la asistencia temporal y la experiencia técnica especializada externa con objeto de utilizar de modo más eficaz a los consultores y otras formas de asistencia temporal. Los artículos revisados del Manual de la UNESCO se publicaron en 1993.
4. Teniendo en cuenta la reducción progresiva de tamaño de la UNESCO a lo largo de los años y teniendo presente la necesidad de que la Organización se adapte a las nuevas tendencias mundiales, se ha vuelto cada vez más importante lograr un equilibrio razonable entre el personal de tiempo completo y la asistencia temporal de corta duración.
5. Cuando la Organización tiene que efectuar tareas especializadas de corta duración que requieren conocimientos particulares en un campo determinado, utiliza la asistencia temporal. De este modo, puede responder a problemas específicos recurriendo a experiencia técnica especializada externa para prestar asistencia a la Secretaría, los Estados Miembros o los asociados externos de la UNESCO por periodos cortos. En el Anexo I se definen los distintos tipos de asistencia temporal.
6. Como se desprende del Anexo I, la noción de asistencia temporal abarca varias categorías de personal, contratistas, expertos o consultores. En el Anexo II se define la asistencia de consultores y se exponen algunos de los principios que rigen los contratos de consultores.
7. El empleo de consultores y de otra asistencia temporal se rige por una serie de disposiciones administrativas que, entre otras cosas, limitan el número de días que una persona que presta dichos servicios puede trabajar para la Organización, especificando los honorarios y las dietas. En los gráficos del Anexo III se resumen las modalidades y el procedimiento que rigen el empleo de asistencia temporal tal como figuran en el Manual de la UNESCO.
8. Se ha delegado considerable autoridad a las unidades de la Secretaría que utilizan la asistencia de consultores: selección, preparación de contratos y seguimiento. Para los contratos en la Sede, la Oficina de Personal (PER) desempeña una función centralizada de control y efectúa una verificación preliminar. En cooperación con la Contraloría (BOC) y la Oficina de Documentación, Servicios Informáticos y Telecomunicaciones (DIT), PER mantiene un solo registro informatizado de las personas con contratos de corta duración (supernumerarios,
151 EX/27 - pág. 2
personal temporal y consultores). Tanto PER como BOC introducen información financiera y sobre personal. Los funcionarios administrativos (AO) encargados de la unidad interesada deben cerciorarse, a través de PER, de que los contratistas no excederán su límite de días de trabajo.
9. Cada contrato de consultor se acompaña de un formulario que permite a la unidad responsable y las autoridades administrativas competentes comprobar que el contrato propuesto se ajusta a las normas y, cuando procede, solicitar o conceder algunas autorizaciones o exenciones.
II. EMPLEO DE CONSULTORES EN 1996
A. Consultores, contratos, días/persona por grupo regional
10. En 1996, la UNESCO empleó a 545 consultores con 715 contratos con cargo al Presupuesto Ordinario y a los fondos extrapresupuestarios. En el Anexo IV figuran estadísticas sobre los contratos de consultores en 1996. El análisis de estos datos muestra que el número de consultores en 1996 disminuyó en un 6,8% con respecto a 1995: 545 en 1996 en comparación con 585 en 1995, y disminuyó en un 24,8% desde 1992 (725 dicho año). En 1996, el 32% de los consultores se contrataron con cargo al Programa Ordinario solamente, el 8% con cargo a fondos mixtos y el 60% con cargo a fondos extrapresupuestarios (en cifras absolutas, respectivamente 174, 44 y 327 contratistas).
11. En 1996 se concedieron menos contratos que en 1995: 715 en comparación con 749 (Cuadro 3), lo que representa una reducción del 4,5%. Desde 1992, la evolución del número de contratos de consultores por grupos regionales muestra la misma tendencia que el número de consultores (véanse los diagramas de la pág. 2 del Anexo IV).
12. El desglose de consultores por grupos regionales de nacionalidad (Cuadro 2, Anexo IV) muestra que desde 1992 las variaciones de un año a otro no indican ninguna clara tendencia nueva en la representación regional. El Grupo I sigue absorbiendo la mayoría de los contratistas con el 57,06% del total de los consultores empleados durante 1996. El desglose por grupos regionales de los consultores con cargo al Programa Ordinario resulta un poco más equilibrado en comparación con las cifras globales:
Consultores contratados en 1996 (%)
PO Todas las fuentes Grupo I (Europa y América del Norte) 52,48 57,06
Grupo II (Europa Oriental) 6,93 3,12
Grupo III (América Latina) 8,91 6,24
Grupo IV (Asia y el Pacífico) 13,37 17,06
Grupo V (Estados Arabes) 7,92 6,42
Grupo V (Africa) 10,4 10,09
151 EX/27 - pág. 3
13. Aunque la Organización está haciendo esfuerzos considerables por lograr una distribución geográfica más equilibrada, como pide el Consejo Ejecutivo, necesita la colaboración de todos los Estados Miembros. Cabe recordar que la mayoría de las misiones de los consultores tienen que recibir el visto bueno de los Estados Miembros: el del Estado “receptor” o el del “donante”. Puesto que la mayoría de las misiones de los consultores se organizan por un periodo limitado, el director del proyecto tiende a preocuparse más por la competencia profesional y la disponibilidad. Si bien se preparan periódicamente listas de especialistas disponibles en cada región, el número de nuevos candidatos propuestos por los Estados Miembros suele ser insuficiente.
14. El volumen de trabajo realizado es un elemento importante. Expresado en días/persona, este parámetro permite evaluar la equivalencia aproximada en personal (permanente) si éste tuviera que efectuar el trabajo de los consultores durante un periodo determinado. Según los registros informatizados mantenidos por la Oficina de Personal y la Contraloría, el volumen global del trabajo de consultoría realizado en 1996 corresponde a 50.485 días ó 138 años/persona. Cabe señalar que estas cifras son inevitablemente aproximadas. De hecho, además de la duración del servicio de consultoría, se debe tener en cuenta el nivel de experiencia técnica especializada (véase el índice de remuneración de los consultores en el Anexo II), parámetro difícil de expresar en cifras. No obstante, la combinación de la duración del servicio y el nivel de remuneración, que representa una parte importante de los costos de consultoría1, constituye un valioso indicador.
B. Costos de consultoría e indicadores derivados
15. Los gastos por concepto de servicios de consultores disminuyeron de 8.169.320 dólares en 1995 a 6.890.014 dólares en 1996, lo que representa una reducción del 15,7%. En comparación con 1992, cuando los gastos ascendieron a 9.563.091 dólares, la reducción representa un 27,9%. En el Cuadro 4 del Anexo IV se muestran los costos de consultoría desde 1992, con un desglose por presupuesto.
16. Un análisis de estos datos muestra una disminución importante (48%) desde 1992 de los gastos con cargo al PNUD. Los Fondos Fiduciarios y los “otros” gastos disminuyeron desde 1992 (-9,4% y -60%, respectivamente) y sólo los gastos con cargo al Programa Ordinario permanecieron prácticamente al mismo nivel: 2.221.558 dólares en 1996 en comparación con 2.236.812 dólares en 1995 (-0,7%); o bien 2.489.208 dólares en 1992 (-10,7%).
17. En el Cuadro 5 del Anexo IV se presenta un desglose de los gastos de consultoría por fondos y grupos regionales y de “los códigos de partidas de gastos” del Programa Ordinario. Los costos de consultoría con cargo al Programa Ordinario representaron el 32,34% del total de gastos de consultoría en 1996 (en comparación con el 27,38% en 1995).
18. Los cuatro parámetros principales (número de consultores, contratos, duración y costo) se desglosan en los Cuadros 6 y 7. Los promedios globales sacados a partir de estos parámetros son los siguientes:
1
Como se indica en el Anexo II, los costos de consultoría comprenden los gastos de viaje y las dietas, además de los honorarios.
151 EX/27 - pág. 4
GASTOS DIAS/PERSONA Por consultor: 12.642 dólares Por consultor: 92,6 Por contrato: 9.636 dólares Por contrato: 70,6 Por día de trabajo: 136 dólares
19. Si se tradujeran a cifras de costos ordinarios de personal de plantilla, los gastos de consultoría corresponderían a 55 funcionarios de plantilla de grado P-5. Los consultores contratados con cargo al Presupuesto Ordinario corresponderían a 17,8 funcionarios de plantilla de grado P-5.
20. Un desglose por duración de servicio muestra que el 35,41% de los consultores trabajaron menos de un mes y 70 consultores (esto es, el 12,84%) trabajaron durante más de seis meses. De éstos, empero, sólo 11 (el 2%) se aprobaron como excepciones, mientras que los demás contratos se hicieron con cargo a fondos extrapresupuestarios (comprendidas las unidades operacionales fuera de la Sede)2.
21. Los antiguos funcionarios contratados como consultores constituyen el 13,4% del número total de consultores y representan el 15,8% de los contratos y el 14,5% del total de los gastos. Esto significa que, en promedio, los antiguos funcionarios contratados como consultores trabajaron por lo general más tiempo a un costo inferior: los antiguos funcionarios trabajaron en promedio 143,5 días a un costo diario de 95 dólares, en comparación con todos los consultores que trabajaron en promedio 92,6 días a un costo de 136 dólares.
22. Durante el periodo cubierto por el presente informe, se aprobaron seis excepciones con respecto a los antiguos funcionarios: cuatro de ellas fueron prórrogas de contrato y dos se debieron a la contratación de antiguos funcionarios menos de tres meses después de su jubilación.
III. ASESORES ESPECIALES/CONSULTORES
23. En su informe sobre las actividades de la Organización presentado en la 145ª reunión del Consejo Ejecutivo (octubre de 1994), el Director General anunció su decisión de nombrar asesores especiales para llevar a cabo las tareas específicas que se les encomiende (145 EX/INF.3, Parte I, párr. 83). El Director General anunció (DG/Memo/94/33) el nombramiento de un equipo de asesores especiales de alto nivel, cada uno de los cuales cubre una región geocultural distinta, cuyo mandato es:
• seguir las actividades de todos los sectores de la Organización respecto a una región específica y mantenerse constantemente al corriente de la cooperación entre los Estados Miembros de la región y la UNESCO;
• examinar las cuestiones importantes relativas a su región y hacer recomendaciones acerca de las medidas que deban tomarse;
2
No se aplican límites a los consultores contratados para proyectos fuera de la Sede financiados con fondos extrapresupuestarios.
151 EX/27 - pág. 5
• prestar asesoramiento al Director General sobre problemas, programas o medidas de interés general.
24. Los asesores especiales de alto nivel y los asesores especiales se encargan, de hecho, de las tareas consecutivas que les asigna el Director General con arreglo a las prioridades establecidas por los órganos rectores. Los asesores especiales de alto nivel se ocupan principalmente de los problemas que afectan globalmente a los Estados Miembros de sus respectivas regiones. La contratación de los asesores se efectúa mediante el formulario para los asesores especiales, cuyo modelo es el formulario normalizado de contratación de consultores. 25. El Anexo V se presenta en respuesta a la solicitud de información del Consejo Ejecutivo sobre todos los asesores especiales, incluidos los asesores especiales de alto nivel, con respecto a los costos de personal, los gastos de consultoría y gastos conexos (contratos, gastos de viaje).
26. Como se desprende del Cuadro 8 y los gráficos conexos del Anexo V, en 1996 la parte de los gastos por concepto de asesores especiales (honorarios, gastos de viaje y dietas) corresponde al 0,53%3 del total de los gastos correspondientes a los Gastos de Personal, los consultores y los gastos de viajes en comisión de servicio conexos. Los honorarios (o remuneración) de los asesores especiales representan el 0,46% del total de los gastos correspondientes a los Gastos de Personal y la remuneración de los consultores. Los gastos de viaje representan el 2,23% del total de los gastos por viajes en comisión de servicio en 1996. 27. En 1996, los gastos de viaje de los asesores especiales representaron el 17,27% de sus costos, menos que para los consultores (25%). El porcentaje relativamente bajo (3,25%) correspondiente a los funcionarios de plantilla se debe en particular a que pocos de ellos efectúan viajes en comisión de servicio.
IV. CONCLUSIONES
28. Desde el punto de vista de la eficacia en relación con los costos, los contratos de consultores, como parte de la asistencia temporal, son un medio eficaz de movilización de los recursos humanos para tareas especializadas de corta duración. El empleo de los consultores se atiene al principio según el cual hay que mantener un equilibrio razonable entre un núcleo de funcionarios de carrera que se encargan de la gestión de la Secretaría y de sus programas y son el fundamento de su continuidad institucional, y los especialistas externos cuyos servicios se utilizan durante un periodo de tiempo limitado para responder a las necesidades y los retos específicos de la Organización.
29. Tras considerar los asuntos planteados en este documento, el Consejo Ejecutivo podría adoptar el siguiente proyecto de decisión:
El Consejo Ejecutivo,
1. Recordando sus Decisiones 149 EX/6.7 y 150 EX/6.8,
3
No se incluyen en este porcentaje un asesor especial de alto nivel y un asesor especial, ya que se les han asignado puestos temporales (D-1) financiados con cargo a los Gastos de Personal.
151 EX/27 - pág. 6
2. Recordando también los debates que tuvieron lugar en sus 144ª, 145ª y 146ª reuniones,
3. Habiendo examinado el documento 151 EX/27, que proporciona en particular la información suplementaria que se solicitó sobre los consultores y los asesores especiales,
4. Consciente de que un equilibrio razonable entre los funcionarios de plantilla, que comprenden directores de programa y especialistas competentes, y los expertos externos contratados por periodos cortos es importante para la ejecución del programa de modo eficaz en relación con los costos, teniendo en cuenta que el carácter interdisciplinario exige más particularmente el empleo de personal profesional,
5. Reafirmando la necesidad de contratar expertos externos de todas las regiones del mundo,
6. Tomando nota con satisfacción de las tendencias positivas en el empleo de los consultores,
7. Invita al Director General a seguir llevando a cabo esfuerzos para lograr un empleo óptimo de los servicios de consultores, en particular desde el punto de vista de la eficacia en relación con los costos y la representación geográfica.
151 EX/27 Anexo I
ANEXO I
PERSONAL TEMPORAL (definición básica)
A. Funcionarios (regidos por el “Estatuto y Reglamento del Personal”).
• Temporero: funcionario nombrado por un periodo continuo inferior a un año, que finaliza en la fecha especificada en la carta de nombramiento. Los temporeros pueden ser nombrados con cargo a un puesto temporal, un puesto vacante de plantilla o un puesto cuyo títular esté de licencia sin sueldo.
Puesto temporal: es el que se establece como forma de asistencia temporal para hacer frente a importantes cargas de trabajo o para actividades específicas de corta duración que no pueden ser llevadas a cabo por el personal que ocupa puestos de plantilla, o en espera de la contratación de una persona, o en sustitución de un funcionario que se encuentre ausente, con licencia sin sueldo o licencia prolongada por enfermedad.
B. Otro personal temporal (no regido por el “Estatuto y Reglamento del Personal”).
• Consultor: especialista de alto nivel contratado por un determinado periodo corto para proporcionar asesoramiento puntual a los Estados Miembros, a organizaciones internacionales intergubernamentales o no gubernamentales o a la Secretaría, en la Sede o fuera de ella.
• Asesor Especial (SA): consultor de alto nivel al que el Director General asigna directamente tareas específicas. El mandato primordial de los asesores especiales es cumplir tareas concretas en la esfera de las actividades del programa de la UNESCO que sean de su competencia, en beneficio de los Estados Miembros.
• Asesor Especial de Alto Nivel (SSA), denominado a veces, para abreviar, asesor especial: es un asesor especial principalmente orientado a problemas generales que afectan a los Estados Miembros en las regiones geoculturales de las que son originarios.
• Otros asesores: grupo voluntario de asesores especiales, compuesto principalmente por personalidades públicas que donan su tiempo a la Organización, designados por el Director General. Varios han recibido el título de Embajadores Honorarios de Buena Voluntad de la UNESCO.
• Personal supernumerario: tipo de personal contratado con carácter temporal para que una unidad de la Secretaría pueda atender a las responsabilidades y funciones ordinarias que normalmente incumben a funcionarios de plantilla, cuando éstos no pueden hacerlo debido a una sobrecarga transitoria de trabajo derivada de circunstancias excepcionales.
151 EX/27 Anexo II ANEXO II
ALGUNOS PRINCIPIOS QUE RIGEN LOS CONTRATOS DE CONSULTOR Contratos de consultor (punto 2435 del Manual de la UNESCO)
Un consultor es un especialista de alto nivel contratado por la UNESCO por un determinado periodo breve para proporcionar asesoramiento puntual a los Estados Miembros, a organizaciones internacionales intergubernamentales o no gubernamentales o a la Secretaría, en la Sede o fuera de ella.
Una unidad de la Secretaría puede emplear a un consultor sólo para llevar a cabo una tarea especializada de corta duración que:
• sea de gran importancia y afecte claramente la buena ejecución del Programa y Presupuesto bienal, una solicitud formulada en virtud del Programa de Participación, un proyecto extrapresupuestario o una decisión específica de los órganos rectores de la UNESCO, o la correcta administración de los bienes y recursos de la Organización;
• exija conocimientos especializados de los que no se dispone en la unidad de que se trate o, más generalmente, en la Secretaría; y
• exija la presencia permanente de un especialista asignado a un Estado Miembro fuera de su lugar habitual de residencia o de trabajo, o a una organización internacional, o también a los locales de la UNESCO en la Sede o fuera de la Sede.
Duración de los servicios de consultoría
La duración total de los servicios de un consultor empleado en virtud de un contrato, incluidas prórrogas, concertado con éste por el conjunto de unidades de la Secretaría, no debe ser superior a 6 meses de trabajo, con dedicación exclusiva, dentro de un periodo de 12 meses consecutivos. En el caso de ex funcionarios, con independencia de su grado anterior, que reciban prestaciones de la Caja Común de Pensiones del Personal de las Naciones Unidas, este límite se reduce a tres meses durante cualquier periodo de 12 meses consecutivos. Los límites de seis y tres meses se aplican a los consultores que trabajan para la Secretaría en la Sede o en las Oficinas sobre el terreno, salvo cuando reciben una remuneración simbólica de un dólar estadounidense, sin dietas. Sin embargo, estas restricciones no se aplican en el caso de fondos extrapresupuestarios.
Remuneración
El importe de la remuneración de un consultor depende de la índole de los servicios de asesoramiento previstos (en particular, su complejidad, duración y resultados de la labor) y la duración de los servicios. Cuando ofrece un contrato de consultor, la Organización adquiere el tiempo del contratado, que recibe en consecuencia una remuneración por el tiempo dedicado, a diferencia del contrato de honorarios, por el cual adquiere un producto acabado, y por ende se remunera al contratado en base a una obra (suma a tanto alzado). El importe de la remuneración debe corresponder al monto mínimo necesario para que las tareas requeridas se cumplan de manera plenamente satisfactoria y, como norma, no debe estar determinado por el prestigio profesional del especialista. Es preciso calcular con sumo cuidado la duración de los
151 EX/27 Anexo II - pág. 2
servicios de consultoría, para no tener que modificar reiteradamente el contrato en lo que respecta a su duración.
A continuación se indican las remuneraciones mensuales en dólares estadounidenses correspondientes a cada uno de los siete niveles de remuneración. Estas remuneraciones se calculan en función del sueldo base de los funcionarios en el grado correspondiente, con un aumento para tomar en cuenta determinadas prestaciones que sólo se conceden a esos funcionarios (licencias, seguridad social, ajuste por lugar de destino, etc.).
En el caso de un consultor nacional empleado localmente fuera de la Sede, el nivel de remuneración se establece sobre la base de las condiciones locales imperantes. Las Oficinas fuera de la Sede solicitan al Representante Residente del PNUD la escala de sueldos locales de referencia.
Todos los consultores que reciban una remuneración ordinaria o nominal deben estar asignados a un grupo. No puede establecerse ningún contrato de consultor ni designarse ningún consultor si no es con referencia a un grupo o grado.
Cuando el lugar de trabajo del consultor es la Sede o una Oficina fuera de la Sede de la UNESCO, se le abonará una dieta por un periodo máximo de un mes en un periodo continuo de doce meses, sea cual fuere la duración del contrato del consultor o del periodo total de servicio.
Presupuesto para consultores
El presupuesto para consultores está indicado en el Proyecto de Programa y Presupuesto (C/5). En función de la experiencia del pasado y de un análisis minucioso de las necesidades previstas, cada sector u oficina incluye en el Proyecto de C/5 las previsiones para los consultores (para la Secretaría y los Estados Miembros) que se consideran necesarios para la ejecución del programa aprobado. Además, la Secretaría hace las previsiones correspondientes a servicios de consultoría en los respectivos documentos de los proyectos operacionales aprobados con cargo a fondos extrapresupuestarios.
Algunos elementos de costos de los contratos de consultores y tareas del personal de plantilla
Los costos de los consultores varían según la índole de sus tareas; sin embargo, en 1996-1997 los niveles básicos de remuneración fueron los siguientes:
(con efectos a partir del 1º de septiembre de 1996)
Nivel Remuneración mensual
dólares III 3.499 IV 4.157 V 4.908 VI 5.479 VII 6.100 VIII 6.700 IX 7.300
