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PO

POLI

LICÍ

CÍA NA

A NACIONA

CIONAL DEL PER

L DEL PERÚ

Ú

MANUAL DE DOCUMENTACIÓN POLICIAL

MANUAL DE DOCUMENTACIÓN POLICIAL

RD Nº 312-2013-DIRGEN/EMG

RD Nº 312-2013-DIRGEN/EMG

DEL 13ABR2013

DEL 13ABR2013

LIMA

LIMA

 –

 –

 PERU

 PERU

2013

2013

ÍNDICE

ÍNDICE

(2)

ÍNDICE ÍNDICE EXPOSICIÓN DE MOTIVOS EXPOSICIÓN DE MOTIVOS CAPÍTULO I CAPÍTULO I GENERALIDADES GENERALIDADES

Finalidad, Contenido, Alcance

Finalidad, Contenido, Alcance Base Base Legal Legal ... ... 77 Definición

Definición deTérminos...deTérminos...8...8 CAPÍTULO II CAPÍTULO II PRINCIPIOS PRINCIPIOS Principios Principios ...99 CAPÍTULO III CAPÍTULO III NORMAS LEGALES NORMAS LEGALES Documentación

Documentación Policial Policial ... . 99 Clasificación de

Clasificación de la la Documentación Policial Documentación Policial ... 9... 9 Soporte

Soporte de de la la Información Información ...10..10 Márgenes

Márgenes ... ... 1010 Estructura

Estructura de de un un Documento ...Documento ... .... 1010 De

De la la Descripción del Descripción del Documento ...Documento ... . 1111 Características

Características de de los los Sellos Sellos ... .... 1212 Normas para la

Normas para la redacción de la redacción de la Documentación Policial ...Documentación Policial ... 13.... 13 Del

Del empleo empleo del del Anexo Anexo ... ... 1414 De la

De la Organización de Organización de los Documentos los Documentos ... 14... 14 Del

Del Uso Uso de de Sobres Sobres ... ... 1414 Rotulación

Rotulación de de Sobres Sobres ... .. 1515 De la

De la remisión de remisión de la Documentación Clasificada la Documentación Clasificada ... 15... 15 CAPÍTULO IV

CAPÍTULO IV ADMINISTRAC

ADMINISTRACIÓN DE IÓN DE DOCUMENTODOCUMENTO STRÁMITE DE

STRÁMITE DE DOCUMENTDOCUMENTOSOS De los

De los destinatarios de destinatarios de la Documentación la Documentación ... ... 1515 Observancia

Observancia del del Conducto Conducto Regular ...Regular ... ... 1515 De las

De las Competencias de los Competencias de los Comandos Internos ...Comandos Internos ... 15... 15 Plazos

Plazos y y Términos Términos ... ... 1616 CAPÏTULO V

CAPÏTULO V FASES DE

(3)

De la descripción de

De la descripción de las Fases las Fases de la Administración Documentaria ... 16de la Administración Documentaria ... 16 De

De la la recepción recepción ... .. 1616 De

De la la clasificación clasificación ... ... 1616 Del

Del registro registro ... ... 1616 De

De la la distribución distribución ... ... 1616 Del

Del diligenciamiendiligenciamiento to ... .... 1717 Del

Del Archivo Archivo ... ... 1717 CAPÍTULO VI

CAPÍTULO VI

DE LA FINALIDAD DEL ARCHIVO DE LA FINALIDAD DEL ARCHIVO De

De los los Archivos Archivos Policiales...Policiales... ... 1717 Del aspecto

Del aspecto sistemático de sistemático de los los Archivos ...Archivos ... ... 1717 De la

De la clasificación de clasificación de los los Archivos ...Archivos ... . 1717 CAPÍTULO VII

CAPÍTULO VII

DE LA CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Del Patrimonio

Del Patrimonio Documentario de Documentario de su custodia su custodia ... 18... 18 Obligaciones del

Obligaciones del Personal Personal Policial Policial ... ... 1818 Cuidado

Cuidado de de la la Documentación ...Documentación ... .. 1818 De la transferencia documental al Archivo General de la Nació

De la transferencia documental al Archivo General de la Nación…………...n…………... 1818

CAPÍTULO VIII CAPÍTULO VIII ACCESO DE LA

ACCESO DE LA INFORMACIÓN PÚBLICAINFORMACIÓN PÚBLICA Ámbito

Ámbito de de Aplicación Aplicación ... ... 1818 Funcionarios responsables de

Funcionarios responsables de entregar la entregar la información ...información ... 18... 18 CAPÍTULO IX

CAPÍTULO IX

CLASES DE DOCUMENTOS POR SU FUNCIÓN CLASES DE DOCUMENTOS POR SU FUNCIÓN Clases

Clases de de Documentos Policiales Documentos Policiales ... ... 1919 Comunes Comunes ... ... 1919 Especializados Especializados ... ... 1919 CAPÍTULO X CAPÍTULO X

DEFINICIÓN, CLASES, CONSIDERACIONES PARA SU

DEFINICIÓN, CLASES, CONSIDERACIONES PARA SU FORMULACIÓFORMULACIÓNN Acta

Acta ... ... 1919 Apreciación

Apreciación de de Situación Situación ... ... 2121 Atestado

Atestado Policial Policial ... ... 2222 Carta

Carta Funcional Funcional ... ... 2424 Certificado

Certificado ... ... 2424 Citatorio

(4)

Constancia

Constancia ... ... 2626 Copia

Copia Certificada Certificada ... ... 2626 Decreto Decreto ... ... 2727 Devolución Devolución ... ... 2727 Elevación Elevación ... ... 2828 Guía

Guía de de Destino Destino ... ... 2929

Hoja

Hoja Básica Básica de de Requisitoria ...Requisitoria ... ... 2929 Hoja de

Hoja de Datos Datos de de Identificación ...Identificación ... .. 3030 Hoja

Hoja de de Recomendación Recomendación ... ... 3131 Informe

Informe ... .. 3333 Informe

Informe Policial Policial ... ... 3535 Inventario Inventario ... ... 3636 Manifestación Manifestación ... .. 3737 Memorándum Memorándum ... ... 3939 Nota

Nota de de Agente Agente ... . 4040 Nota

Nota Informativa Informativa ... ... 4040 Notificación

Notificación ... ... 4141 Notificación

Notificación de de Detención Detención ... ... 4242 Oficio

Oficio ... .... 4242 Orden

Orden ... .. 4343 Orden

Orden de de Operaciones Operaciones ... ... 4444 Papeleta

Papeleta de de Sanción Sanción ... ... 4747 Parte

Parte ... ... 4747 Plan

Plan Ceremonial Ceremonial ... ... 4848 Plan

Plan de de Trabajo Trabajo ... ... 4949 Pase

Pase ... ... 5050 Planilla de

Planilla de Indemnización de Gastos Indemnización de Gastos de Viaje de Viaje ... 5. 511 Radiograma Radiograma ... .... 5151 Solicitud Solicitud ... ... 5252 CAPÍTULO XI CAPÍTULO XI

LIBROS DE REGISTROSDEFINICIÓN DE NORMAS PARA SU

LIBROS DE REGISTROSDEFINICIÓN DE NORMAS PARA SU FORMULACIÓNFORMULACIÓN Definición

Definición ... ... 5353 Consideraciones para el registro en el

Consideraciones para el registro en el libro, cuaderno registrolibro, cuaderno registro informático....

informático... ... 5353 Elementos constitutivos para

Elementos constitutivos para cada clase cada clase de registro ...de registro ... 54... 54 CAPÍTULO XII

CAPÍTULO XII

DISPOSICIONES FINALES DISPOSICIONES FINALES Disposiciones

Disposiciones Finales Finales ... . 5959 ANEXOS

ANEXOS COMPLEMENTACOMPLEMENTARIOS RIOS ... ... 6060 Anexo 01

Anexo 01 Formato de Formato de Acta Acta ... .... 6161 Anexo 02

Anexo 02 Formato de Formato de Apreciación de Apreciación de Situación ...Situación ... 62... 62 Anexo 03

Anexo 03 Formato de Formato de Atestado Policial Atestado Policial ... 65... 65 Anexo 04

Anexo 04 Formato de Formato de Carta Carta Funcional ...Funcional ... 67... 67 Anexo 05

Anexo 05 Formato de Formato de Certificado ...Certificado ... 68... 68 Anexo 06

Anexo 06 Formato de Formato de Citatorio ...Citatorio ... 69... 69 Anexo 07

Anexo 07 Formato de Formato de Constancia ...Constancia ... 70... 70 Anexo 08

Anexo 08 Formato de Formato de Copia Copia Certificada...Certificada...71...71 Anexo 09

(5)

Anexo 10

Anexo 10 Formato de Formato de Devolución ...Devolución ... 73... 73

Anexo 11

Anexo 11 Formato de Formato de Elevación ...Elevación ... 74... 74 Anexo 12

Anexo 12 Formato de Formato de Guía de Guía de Destino ...Destino ... 75... 75 Anexo 13

Anexo 13 Formato de Hoja Formato de Hoja Básica de Básica de Requisitoria ...Requisitoria ... 76... 76 Anexo 14

Anexo 14 Formato de Formato de Hoja de Hoja de Datos de Datos de Identificación...Identificación...77..77 Anexo 15

Anexo 15 Formato de Formato de Hoja de Hoja de Recomendación ...Recomendación ... 78... 78 Anexo 16

Anexo 16 Formato de Formato de Informe ...Informe ... ... 7979 Anexo 17

Anexo 17 Formato de Informe por Formato de Informe por Actos Antisociales ...Actos Antisociales ... 80.... 80 Anexo 18 Formato de

Anexo 18 Formato de Informe por Situación Irregular de Menor ... 82Informe por Situación Irregular de Menor ... 82 Anexo 19

Anexo 19 Formato de Formato de Informe Administrativo ...Informe Administrativo ... 84... 84 Anexo 20

Anexo 20 Formato de Formato de Informe Policial Informe Policial ... 85... 85 Anexo 21

Anexo 21 Formato de Formato de Inventario ...Inventario ... 86... 86 Anexo 22

Anexo 22 Formato de Formato de Manifestación ...Manifestación ... 87... 87 Anexo 23

Anexo 23 Formato de Formato de Memorándum ...Memorándum ... 88... 88 Anexo 24

Anexo 24 Formato de Formato de Memorándum Múltiple ...Memorándum Múltiple ... 89... 89 Anexo 25

Anexo 25 Formato de Formato de Nota de Nota de Agente ...Agente ... 90... 90 Anexo 26

Anexo 26 Formato de Formato de Nota Informativa Nota Informativa ... 91... 91 Anexo 27

Anexo 27 Formato de Formato de Notificación ...Notificación ... 92... 92 Anexo 28

Anexo 28 Formato de Formato de Notificación de Notificación de Detención ...Detención ... 93... 93 Anexo 29

Anexo 29 Formato de Formato de Oficio Oficio ... ... 9494 Anexo 30

Anexo 30 Formato de Formato de Orden ...Orden ... 9... 955 Anexo 31

Anexo 31 Formato de Formato de Orden de Orden de Operaciones ...Operaciones ... 96... 96 Anexo 32

Anexo 32 Formato de Formato de Papeleta de Papeleta de Sanción ...Sanción ... 99... 99 Anexo 33 Formato de Parte

Anexo 33 Formato de Parte………..100………..100

Anexo 34 Formato de

Anexo 34 Formato de Plan CeremonialPlan Ceremonial………..101………..101

Anexo 35 Formato de Plan de Trabajo

Anexo 35 Formato de Plan de Trabajo………103103

Anexo 36 Formato de Pase

Anexo 36 Formato de Pase………104104 Anexo 37 Formato de Planilla de Indemnización de Gastos de Viaje………105 Anexo 37 Formato de Planilla de Indemnización de Gastos de Viaje………105

Anexo 38 Formato de Radiograma………106 Anexo 38 Formato de Radiograma………106

Anexo 39 Formato de Solicitud

Anexo 39 Formato de Solicitud……….……….107107

Anexo 40 Artículos de

Anexo 40 Artículos de la Legislación concordante………..108la Legislación concordante………..108

EXPOSICIÓN DE MOTIVOS EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

La Policía Nacional del Perú en cumplimiento de sus competencias, funciones y La Policía Nacional del Perú en cumplimiento de sus competencias, funciones y atribuciones establecidas en Ley de la Policía Nacional del Perú, Decreto Legislativo Nº atribuciones establecidas en Ley de la Policía Nacional del Perú, Decreto Legislativo Nº 1148 del 11DIC2012, formula diversos documentos con el fin de atender los 1148 del 11DIC2012, formula diversos documentos con el fin de atender los requerimientos de las entidades públicas, privadas y público en general; motivo por el requerimientos de las entidades públicas, privadas y público en general; motivo por el cual, el Comando Institucional ha nombrado una Comisión para la formulación del Manual cual, el Comando Institucional ha nombrado una Comisión para la formulación del Manual de Documentación Policial, mediante Resolución Directoral N°431-2012-DIRGEN/EMG de Documentación Policial, mediante Resolución Directoral N°431-2012-DIRGEN/EMG del 05 JUN 2012.En la actualidad existe y rige el Reglamento de Documentación Policial, del 05 JUN 2012.En la actualidad existe y rige el Reglamento de Documentación Policial, aprobado con RM. Nº 0456-90-IN/PNP del 19SET1990, el mismo que se encuentra aprobado con RM. Nº 0456-90-IN/PNP del 19SET1990, el mismo que se encuentra parcialmente desactualizado debido a los cambios en las disposiciones legales vigentes, parcialmente desactualizado debido a los cambios en las disposiciones legales vigentes, el avance de la tecnología, la necesidad del servicio policial; y, el hecho de no existir un el avance de la tecnología, la necesidad del servicio policial; y, el hecho de no existir un Manual de Documentación Policial, resulta conveniente la necesidad de crear uno, que Manual de Documentación Policial, resulta conveniente la necesidad de crear uno, que

(6)

establezca los lineamientos, principios, normas y procedimientos para lograr unidad de establezca los lineamientos, principios, normas y procedimientos para lograr unidad de criterio en la formulación y administración de la documentación empleada en la PNP.

criterio en la formulación y administración de la documentación empleada en la PNP. La complejidad de las funciones que desempeña la Policía Nacional del Perúa nivel La complejidad de las funciones que desempeña la Policía Nacional del Perúa nivel nacional, requiere que la formulación de documentos estén bien definidospara el mejor nacional, requiere que la formulación de documentos estén bien definidospara el mejor cumplimiento de sus fines, desde el punto de vista de la funciónpolicial; por ello, los cumplimiento de sus fines, desde el punto de vista de la funciónpolicial; por ello, los integrantes de la Comisión han recopilado el aporte dediferentes instancias Institucionales integrantes de la Comisión han recopilado el aporte dediferentes instancias Institucionales y de comisiones anteriores para laelaboración del presente proyecto de Manual; cuyo y de comisiones anteriores para laelaboración del presente proyecto de Manual; cuyo objetivo es dotar a laInstitución Policial de un instrumento normativo, coherente y objetivo es dotar a laInstitución Policial de un instrumento normativo, coherente y orientador, quefacilite la formulación y administración documentaria.El Proyecto de orientador, quefacilite la formulación y administración documentaria.El Proyecto de Manual de Documentación Policial ha sido desarrollado deacuerdo a los lineamientos que Manual de Documentación Policial ha sido desarrollado deacuerdo a los lineamientos que establece el Reglamento del Sistema Normativode la Policía Nacional del Perú aprobado establece el Reglamento del Sistema Normativode la Policía Nacional del Perú aprobado con la R.M Nº 0306-92-IN/PNP del17MAR1992, teniendo en consideración por razones con la R.M Nº 0306-92-IN/PNP del17MAR1992, teniendo en consideración por razones técnico-legales, normar sólola formulación de documentos de uso general de los cuales técnico-legales, normar sólola formulación de documentos de uso general de los cuales se han incorporadoformatos como ayuda para una mejor comprensión del tema y se han incorporadoformatos como ayuda para una mejor comprensión del tema y posibilitar suadecuación conforme a la necesidad del servicio policial..Por lo expuesto, la posibilitar suadecuación conforme a la necesidad del servicio policial..Por lo expuesto, la Comisión sustenta la importancia del presente trabajo enel hecho de que el Proyecto de Comisión sustenta la importancia del presente trabajo enel hecho de que el Proyecto de Manual de Documentación Policial, se constituyeen un instrumento normativo general, de Manual de Documentación Policial, se constituyeen un instrumento normativo general, de obligatorio cumplimiento cuya difusióndebe ser permanente toda vez que no genera obligatorio cumplimiento cuya difusióndebe ser permanente toda vez que no genera ningún costo al Estado, razonesmás que suficientes para recomendar su aprobación por ningún costo al Estado, razonesmás que suficientes para recomendar su aprobación por la Superioridad y derogarel Reglamento de Documentación Policial, aprobado con R.M Nº la Superioridad y derogarel Reglamento de Documentación Policial, aprobado con R.M Nº 0456-90-IN/PNPdel 19 SET1990. 0456-90-IN/PNPdel 19 SET1990. LA COMISIÓN LA COMISIÓN CAPÍTULO I CAPÍTULO I GENERALIDADES GENERALIDADES A. Finalidad A. Finalidad

Uniformar la formulación y administración de documentos en la Policía Nacionaldel Perú. Uniformar la formulación y administración de documentos en la Policía Nacionaldel Perú. B. Contenido

B. Contenido

Normas y procedimientos para la formulación y administración de losdocumentos que se Normas y procedimientos para la formulación y administración de losdocumentos que se utilizan en la Policía Nacional del Perú.

utilizan en la Policía Nacional del Perú. C. Alcance

C. Alcance

Las prescripciones del presente Reglamento, rigen para todo el personal de laPolicía Las prescripciones del presente Reglamento, rigen para todo el personal de laPolicía Nacional del Perú.

Nacional del Perú. D. Base Legal D. Base Legal

1.

1. Constitución Política del Perú.Constitución Política del Perú. 2.

2. Decreto Legislativo Nº 1148 Ley de la Policía Nacional Del PerúDecreto Legislativo Nº 1148 Ley de la Policía Nacional Del Perú 3.

3. Decreto legislativo Nº 1149 Ley de la carrera y situación del personal de la PolicíaDecreto legislativo Nº 1149 Ley de la carrera y situación del personal de la Policía Nacional del Perú

(7)

4.

4. Decreto Legislativo Nº 1150 Ley del Régimen Disciplinario de la Policía NacionalDecreto Legislativo Nº 1150 Ley del Régimen Disciplinario de la Policía Nacional del Perú.

del Perú. 5.

5. Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo GeneralLey Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General

6.

6. Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y acceso a la Información Publica.Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y acceso a la Información Publica.

7.

7. Ley Nº 27411,Ley que regula el procedimiento en los casos de Hominia,Ley Nº 27411,Ley que regula el procedimiento en los casos de Hominia, modificado por la Ley Nº 28121

modificado por la Ley Nº 28121

8.

8. DS Nº 072-2003-PCM, del 06AGO2003, que aprueba el Reglamento de laLey deDS Nº 072-2003-PCM, del 06AGO2003, que aprueba el Reglamento de laLey de Transparencia y acceso a la información Pública

Transparencia y acceso a la información Pública

9.

9. DS Nº 008-2004-IN del 30MAR2004, sobre datos de identidad deobligatorioDS Nº 008-2004-IN del 30MAR2004, sobre datos de identidad deobligatorio cumplimiento de requisitoriados.

cumplimiento de requisitoriados.

10.

10. DS Nº 043-2003-PCM, del 22ABR2003-Texto Único Ordenado de la LeydeDS Nº 043-2003-PCM, del 22ABR2003-Texto Único Ordenado de la Leyde Transparencia y Acceso a la información Pública.

Transparencia y Acceso a la información Pública.

11.

11. RM Nº 0306-92-IN/PNP del 17MAR92 Reglamento del Sistema Normativo de laRM Nº 0306-92-IN/PNP del 17MAR92 Reglamento del Sistema Normativo de la Policía Nacional del Perú.

Policía Nacional del Perú.

12.

12. RM Nº 1354-2005-IN/PNP del 27MAY2005, designando a los funcionariosRM Nº 1354-2005-IN/PNP del 27MAY2005, designando a los funcionarios

13.

13. responsables de brindar información, en cumplimiento a la Ley de Transparencia yresponsables de brindar información, en cumplimiento a la Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública.

acceso a la Información Pública.

14.

14. RM Nº 0569-93-IN-OSPI/RA, del 02JUL93, que aprueba la Directiva Nº013-93-IN-RM Nº 0569-93-IN-OSPI/RA, del 02JUL93, que aprueba la Directiva Nº013-93-IN-OSPI/RA, Normas para la formulación de la Documentación Administrativa y Legal OSPI/RA, Normas para la formulación de la Documentación Administrativa y Legal en el Ministerio del Interior.

en el Ministerio del Interior. 15.

15. RD N° 301-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 07ABR09.RD N° 301-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 07ABR09.

16.

16. RD N° 769-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 10JUL09.RD N° 769-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 10JUL09. 17.

17. RD Nº 431-2012-DIRGEN/EMG. del 05JUN2012.RD Nº 431-2012-DIRGEN/EMG. del 05JUN2012.

18.

18. M/M Nº 35-2012-EMG-PNP/DIRASADM-DIVDEHUM-D1 del 11JUN2012.M/M Nº 35-2012-EMG-PNP/DIRASADM-DIVDEHUM-D1 del 11JUN2012.

E. Definición de términos E. Definición de términos

 Anexo  Anexo

Documento que agregado al principal amplía su información. Documento que agregado al principal amplía su información.  Antecede

(8)

 Acción, he

 Acción, hecho o circucho o circunstancia pnstancia pasada quasada que sirve pe sirve para comprenara comprender o vader o valorarhechoslorarhechos futuros.

futuros.  Antecede

 Antecedente referente referencialncial

Registro de persona (s) por hecho (s) que ocasionaron la intervención policial. Registro de persona (s) por hecho (s) que ocasionaron la intervención policial.  Autentica

 Autenticarr  Autorizar o

 Autorizar o acreditaacreditar la originalidar la originalidad de un d de un documendocumento.to.  Archivo

 Archivo

Conjunto ordenado de documentos que la Policía Nacional del Perú produce o Conjunto ordenado de documentos que la Policía Nacional del Perú produce o recibe en el ejercicio de sus funciones o actividades.

recibe en el ejercicio de sus funciones o actividades. Cargo

Cargo

Elemento celular de una estructura orgánica con funciones específicas integradas por Elemento celular de una estructura orgánica con funciones específicas integradas por tareas y responsabilidades que son asignadas a una persona por ley o por autoridad tareas y responsabilidades que son asignadas a una persona por ley o por autoridad competente. También se conoce como recibo por la recepción o entrega del documento. competente. También se conoce como recibo por la recepción o entrega del documento. Clasificar

Clasificar

Otorgar una categoría y tratamiento de seguridad a un documento en función asu Otorgar una categoría y tratamiento de seguridad a un documento en función asu naturaleza y contenido.

naturaleza y contenido. Comparecer

Comparecer  Acudir o p

 Acudir o presentarse resentarse ante una ante una autoridaautoridad judicial o d judicial o policial ppolicial previa notificacrevia notificación.ión. Dependencia

Dependencia

Cualquier nivel orgánico de la Institución Cualquier nivel orgánico de la Institución Documentación Policial

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