PO
POLI
LICÍ
CÍA NA
A NACIONA
CIONAL DEL PER
L DEL PERÚ
Ú
MANUAL DE DOCUMENTACIÓN POLICIAL
MANUAL DE DOCUMENTACIÓN POLICIAL
RD Nº 312-2013-DIRGEN/EMG
RD Nº 312-2013-DIRGEN/EMG
DEL 13ABR2013
DEL 13ABR2013
LIMA
LIMA
–
–
PERU
PERU
2013
2013
ÍNDICE
ÍNDICE
ÍNDICE ÍNDICE EXPOSICIÓN DE MOTIVOS EXPOSICIÓN DE MOTIVOS CAPÍTULO I CAPÍTULO I GENERALIDADES GENERALIDADES
Finalidad, Contenido, Alcance
Finalidad, Contenido, Alcance Base Base Legal Legal ... ... 77 Definición
Definición deTérminos...deTérminos...8...8 CAPÍTULO II CAPÍTULO II PRINCIPIOS PRINCIPIOS Principios Principios ...99 CAPÍTULO III CAPÍTULO III NORMAS LEGALES NORMAS LEGALES Documentación
Documentación Policial Policial ... . 99 Clasificación de
Clasificación de la la Documentación Policial Documentación Policial ... 9... 9 Soporte
Soporte de de la la Información Información ...10..10 Márgenes
Márgenes ... ... 1010 Estructura
Estructura de de un un Documento ...Documento ... .... 1010 De
De la la Descripción del Descripción del Documento ...Documento ... . 1111 Características
Características de de los los Sellos Sellos ... .... 1212 Normas para la
Normas para la redacción de la redacción de la Documentación Policial ...Documentación Policial ... 13.... 13 Del
Del empleo empleo del del Anexo Anexo ... ... 1414 De la
De la Organización de Organización de los Documentos los Documentos ... 14... 14 Del
Del Uso Uso de de Sobres Sobres ... ... 1414 Rotulación
Rotulación de de Sobres Sobres ... .. 1515 De la
De la remisión de remisión de la Documentación Clasificada la Documentación Clasificada ... 15... 15 CAPÍTULO IV
CAPÍTULO IV ADMINISTRAC
ADMINISTRACIÓN DE IÓN DE DOCUMENTODOCUMENTO STRÁMITE DE
STRÁMITE DE DOCUMENTDOCUMENTOSOS De los
De los destinatarios de destinatarios de la Documentación la Documentación ... ... 1515 Observancia
Observancia del del Conducto Conducto Regular ...Regular ... ... 1515 De las
De las Competencias de los Competencias de los Comandos Internos ...Comandos Internos ... 15... 15 Plazos
Plazos y y Términos Términos ... ... 1616 CAPÏTULO V
CAPÏTULO V FASES DE
De la descripción de
De la descripción de las Fases las Fases de la Administración Documentaria ... 16de la Administración Documentaria ... 16 De
De la la recepción recepción ... .. 1616 De
De la la clasificación clasificación ... ... 1616 Del
Del registro registro ... ... 1616 De
De la la distribución distribución ... ... 1616 Del
Del diligenciamiendiligenciamiento to ... .... 1717 Del
Del Archivo Archivo ... ... 1717 CAPÍTULO VI
CAPÍTULO VI
DE LA FINALIDAD DEL ARCHIVO DE LA FINALIDAD DEL ARCHIVO De
De los los Archivos Archivos Policiales...Policiales... ... 1717 Del aspecto
Del aspecto sistemático de sistemático de los los Archivos ...Archivos ... ... 1717 De la
De la clasificación de clasificación de los los Archivos ...Archivos ... . 1717 CAPÍTULO VII
CAPÍTULO VII
DE LA CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Del Patrimonio
Del Patrimonio Documentario de Documentario de su custodia su custodia ... 18... 18 Obligaciones del
Obligaciones del Personal Personal Policial Policial ... ... 1818 Cuidado
Cuidado de de la la Documentación ...Documentación ... .. 1818 De la transferencia documental al Archivo General de la Nació
De la transferencia documental al Archivo General de la Nación…………...n…………... 1818
CAPÍTULO VIII CAPÍTULO VIII ACCESO DE LA
ACCESO DE LA INFORMACIÓN PÚBLICAINFORMACIÓN PÚBLICA Ámbito
Ámbito de de Aplicación Aplicación ... ... 1818 Funcionarios responsables de
Funcionarios responsables de entregar la entregar la información ...información ... 18... 18 CAPÍTULO IX
CAPÍTULO IX
CLASES DE DOCUMENTOS POR SU FUNCIÓN CLASES DE DOCUMENTOS POR SU FUNCIÓN Clases
Clases de de Documentos Policiales Documentos Policiales ... ... 1919 Comunes Comunes ... ... 1919 Especializados Especializados ... ... 1919 CAPÍTULO X CAPÍTULO X
DEFINICIÓN, CLASES, CONSIDERACIONES PARA SU
DEFINICIÓN, CLASES, CONSIDERACIONES PARA SU FORMULACIÓFORMULACIÓNN Acta
Acta ... ... 1919 Apreciación
Apreciación de de Situación Situación ... ... 2121 Atestado
Atestado Policial Policial ... ... 2222 Carta
Carta Funcional Funcional ... ... 2424 Certificado
Certificado ... ... 2424 Citatorio
Constancia
Constancia ... ... 2626 Copia
Copia Certificada Certificada ... ... 2626 Decreto Decreto ... ... 2727 Devolución Devolución ... ... 2727 Elevación Elevación ... ... 2828 Guía
Guía de de Destino Destino ... ... 2929
Hoja
Hoja Básica Básica de de Requisitoria ...Requisitoria ... ... 2929 Hoja de
Hoja de Datos Datos de de Identificación ...Identificación ... .. 3030 Hoja
Hoja de de Recomendación Recomendación ... ... 3131 Informe
Informe ... .. 3333 Informe
Informe Policial Policial ... ... 3535 Inventario Inventario ... ... 3636 Manifestación Manifestación ... .. 3737 Memorándum Memorándum ... ... 3939 Nota
Nota de de Agente Agente ... . 4040 Nota
Nota Informativa Informativa ... ... 4040 Notificación
Notificación ... ... 4141 Notificación
Notificación de de Detención Detención ... ... 4242 Oficio
Oficio ... .... 4242 Orden
Orden ... .. 4343 Orden
Orden de de Operaciones Operaciones ... ... 4444 Papeleta
Papeleta de de Sanción Sanción ... ... 4747 Parte
Parte ... ... 4747 Plan
Plan Ceremonial Ceremonial ... ... 4848 Plan
Plan de de Trabajo Trabajo ... ... 4949 Pase
Pase ... ... 5050 Planilla de
Planilla de Indemnización de Gastos Indemnización de Gastos de Viaje de Viaje ... 5. 511 Radiograma Radiograma ... .... 5151 Solicitud Solicitud ... ... 5252 CAPÍTULO XI CAPÍTULO XI
LIBROS DE REGISTROSDEFINICIÓN DE NORMAS PARA SU
LIBROS DE REGISTROSDEFINICIÓN DE NORMAS PARA SU FORMULACIÓNFORMULACIÓN Definición
Definición ... ... 5353 Consideraciones para el registro en el
Consideraciones para el registro en el libro, cuaderno registrolibro, cuaderno registro informático....
informático... ... 5353 Elementos constitutivos para
Elementos constitutivos para cada clase cada clase de registro ...de registro ... 54... 54 CAPÍTULO XII
CAPÍTULO XII
DISPOSICIONES FINALES DISPOSICIONES FINALES Disposiciones
Disposiciones Finales Finales ... . 5959 ANEXOS
ANEXOS COMPLEMENTACOMPLEMENTARIOS RIOS ... ... 6060 Anexo 01
Anexo 01 Formato de Formato de Acta Acta ... .... 6161 Anexo 02
Anexo 02 Formato de Formato de Apreciación de Apreciación de Situación ...Situación ... 62... 62 Anexo 03
Anexo 03 Formato de Formato de Atestado Policial Atestado Policial ... 65... 65 Anexo 04
Anexo 04 Formato de Formato de Carta Carta Funcional ...Funcional ... 67... 67 Anexo 05
Anexo 05 Formato de Formato de Certificado ...Certificado ... 68... 68 Anexo 06
Anexo 06 Formato de Formato de Citatorio ...Citatorio ... 69... 69 Anexo 07
Anexo 07 Formato de Formato de Constancia ...Constancia ... 70... 70 Anexo 08
Anexo 08 Formato de Formato de Copia Copia Certificada...Certificada...71...71 Anexo 09
Anexo 10
Anexo 10 Formato de Formato de Devolución ...Devolución ... 73... 73
Anexo 11
Anexo 11 Formato de Formato de Elevación ...Elevación ... 74... 74 Anexo 12
Anexo 12 Formato de Formato de Guía de Guía de Destino ...Destino ... 75... 75 Anexo 13
Anexo 13 Formato de Hoja Formato de Hoja Básica de Básica de Requisitoria ...Requisitoria ... 76... 76 Anexo 14
Anexo 14 Formato de Formato de Hoja de Hoja de Datos de Datos de Identificación...Identificación...77..77 Anexo 15
Anexo 15 Formato de Formato de Hoja de Hoja de Recomendación ...Recomendación ... 78... 78 Anexo 16
Anexo 16 Formato de Formato de Informe ...Informe ... ... 7979 Anexo 17
Anexo 17 Formato de Informe por Formato de Informe por Actos Antisociales ...Actos Antisociales ... 80.... 80 Anexo 18 Formato de
Anexo 18 Formato de Informe por Situación Irregular de Menor ... 82Informe por Situación Irregular de Menor ... 82 Anexo 19
Anexo 19 Formato de Formato de Informe Administrativo ...Informe Administrativo ... 84... 84 Anexo 20
Anexo 20 Formato de Formato de Informe Policial Informe Policial ... 85... 85 Anexo 21
Anexo 21 Formato de Formato de Inventario ...Inventario ... 86... 86 Anexo 22
Anexo 22 Formato de Formato de Manifestación ...Manifestación ... 87... 87 Anexo 23
Anexo 23 Formato de Formato de Memorándum ...Memorándum ... 88... 88 Anexo 24
Anexo 24 Formato de Formato de Memorándum Múltiple ...Memorándum Múltiple ... 89... 89 Anexo 25
Anexo 25 Formato de Formato de Nota de Nota de Agente ...Agente ... 90... 90 Anexo 26
Anexo 26 Formato de Formato de Nota Informativa Nota Informativa ... 91... 91 Anexo 27
Anexo 27 Formato de Formato de Notificación ...Notificación ... 92... 92 Anexo 28
Anexo 28 Formato de Formato de Notificación de Notificación de Detención ...Detención ... 93... 93 Anexo 29
Anexo 29 Formato de Formato de Oficio Oficio ... ... 9494 Anexo 30
Anexo 30 Formato de Formato de Orden ...Orden ... 9... 955 Anexo 31
Anexo 31 Formato de Formato de Orden de Orden de Operaciones ...Operaciones ... 96... 96 Anexo 32
Anexo 32 Formato de Formato de Papeleta de Papeleta de Sanción ...Sanción ... 99... 99 Anexo 33 Formato de Parte
Anexo 33 Formato de Parte………..100………..100
Anexo 34 Formato de
Anexo 34 Formato de Plan CeremonialPlan Ceremonial………..101………..101
Anexo 35 Formato de Plan de Trabajo
Anexo 35 Formato de Plan de Trabajo………103103
Anexo 36 Formato de Pase
Anexo 36 Formato de Pase………104104 Anexo 37 Formato de Planilla de Indemnización de Gastos de Viaje………105 Anexo 37 Formato de Planilla de Indemnización de Gastos de Viaje………105
Anexo 38 Formato de Radiograma………106 Anexo 38 Formato de Radiograma………106
Anexo 39 Formato de Solicitud
Anexo 39 Formato de Solicitud……….……….107107
Anexo 40 Artículos de
Anexo 40 Artículos de la Legislación concordante………..108la Legislación concordante………..108
EXPOSICIÓN DE MOTIVOS EXPOSICIÓN DE MOTIVOS
La Policía Nacional del Perú en cumplimiento de sus competencias, funciones y La Policía Nacional del Perú en cumplimiento de sus competencias, funciones y atribuciones establecidas en Ley de la Policía Nacional del Perú, Decreto Legislativo Nº atribuciones establecidas en Ley de la Policía Nacional del Perú, Decreto Legislativo Nº 1148 del 11DIC2012, formula diversos documentos con el fin de atender los 1148 del 11DIC2012, formula diversos documentos con el fin de atender los requerimientos de las entidades públicas, privadas y público en general; motivo por el requerimientos de las entidades públicas, privadas y público en general; motivo por el cual, el Comando Institucional ha nombrado una Comisión para la formulación del Manual cual, el Comando Institucional ha nombrado una Comisión para la formulación del Manual de Documentación Policial, mediante Resolución Directoral N°431-2012-DIRGEN/EMG de Documentación Policial, mediante Resolución Directoral N°431-2012-DIRGEN/EMG del 05 JUN 2012.En la actualidad existe y rige el Reglamento de Documentación Policial, del 05 JUN 2012.En la actualidad existe y rige el Reglamento de Documentación Policial, aprobado con RM. Nº 0456-90-IN/PNP del 19SET1990, el mismo que se encuentra aprobado con RM. Nº 0456-90-IN/PNP del 19SET1990, el mismo que se encuentra parcialmente desactualizado debido a los cambios en las disposiciones legales vigentes, parcialmente desactualizado debido a los cambios en las disposiciones legales vigentes, el avance de la tecnología, la necesidad del servicio policial; y, el hecho de no existir un el avance de la tecnología, la necesidad del servicio policial; y, el hecho de no existir un Manual de Documentación Policial, resulta conveniente la necesidad de crear uno, que Manual de Documentación Policial, resulta conveniente la necesidad de crear uno, que
establezca los lineamientos, principios, normas y procedimientos para lograr unidad de establezca los lineamientos, principios, normas y procedimientos para lograr unidad de criterio en la formulación y administración de la documentación empleada en la PNP.
criterio en la formulación y administración de la documentación empleada en la PNP. La complejidad de las funciones que desempeña la Policía Nacional del Perúa nivel La complejidad de las funciones que desempeña la Policía Nacional del Perúa nivel nacional, requiere que la formulación de documentos estén bien definidospara el mejor nacional, requiere que la formulación de documentos estén bien definidospara el mejor cumplimiento de sus fines, desde el punto de vista de la funciónpolicial; por ello, los cumplimiento de sus fines, desde el punto de vista de la funciónpolicial; por ello, los integrantes de la Comisión han recopilado el aporte dediferentes instancias Institucionales integrantes de la Comisión han recopilado el aporte dediferentes instancias Institucionales y de comisiones anteriores para laelaboración del presente proyecto de Manual; cuyo y de comisiones anteriores para laelaboración del presente proyecto de Manual; cuyo objetivo es dotar a laInstitución Policial de un instrumento normativo, coherente y objetivo es dotar a laInstitución Policial de un instrumento normativo, coherente y orientador, quefacilite la formulación y administración documentaria.El Proyecto de orientador, quefacilite la formulación y administración documentaria.El Proyecto de Manual de Documentación Policial ha sido desarrollado deacuerdo a los lineamientos que Manual de Documentación Policial ha sido desarrollado deacuerdo a los lineamientos que establece el Reglamento del Sistema Normativode la Policía Nacional del Perú aprobado establece el Reglamento del Sistema Normativode la Policía Nacional del Perú aprobado con la R.M Nº 0306-92-IN/PNP del17MAR1992, teniendo en consideración por razones con la R.M Nº 0306-92-IN/PNP del17MAR1992, teniendo en consideración por razones técnico-legales, normar sólola formulación de documentos de uso general de los cuales técnico-legales, normar sólola formulación de documentos de uso general de los cuales se han incorporadoformatos como ayuda para una mejor comprensión del tema y se han incorporadoformatos como ayuda para una mejor comprensión del tema y posibilitar suadecuación conforme a la necesidad del servicio policial..Por lo expuesto, la posibilitar suadecuación conforme a la necesidad del servicio policial..Por lo expuesto, la Comisión sustenta la importancia del presente trabajo enel hecho de que el Proyecto de Comisión sustenta la importancia del presente trabajo enel hecho de que el Proyecto de Manual de Documentación Policial, se constituyeen un instrumento normativo general, de Manual de Documentación Policial, se constituyeen un instrumento normativo general, de obligatorio cumplimiento cuya difusióndebe ser permanente toda vez que no genera obligatorio cumplimiento cuya difusióndebe ser permanente toda vez que no genera ningún costo al Estado, razonesmás que suficientes para recomendar su aprobación por ningún costo al Estado, razonesmás que suficientes para recomendar su aprobación por la Superioridad y derogarel Reglamento de Documentación Policial, aprobado con R.M Nº la Superioridad y derogarel Reglamento de Documentación Policial, aprobado con R.M Nº 0456-90-IN/PNPdel 19 SET1990. 0456-90-IN/PNPdel 19 SET1990. LA COMISIÓN LA COMISIÓN CAPÍTULO I CAPÍTULO I GENERALIDADES GENERALIDADES A. Finalidad A. Finalidad
Uniformar la formulación y administración de documentos en la Policía Nacionaldel Perú. Uniformar la formulación y administración de documentos en la Policía Nacionaldel Perú. B. Contenido
B. Contenido
Normas y procedimientos para la formulación y administración de losdocumentos que se Normas y procedimientos para la formulación y administración de losdocumentos que se utilizan en la Policía Nacional del Perú.
utilizan en la Policía Nacional del Perú. C. Alcance
C. Alcance
Las prescripciones del presente Reglamento, rigen para todo el personal de laPolicía Las prescripciones del presente Reglamento, rigen para todo el personal de laPolicía Nacional del Perú.
Nacional del Perú. D. Base Legal D. Base Legal
1.
1. Constitución Política del Perú.Constitución Política del Perú. 2.
2. Decreto Legislativo Nº 1148 Ley de la Policía Nacional Del PerúDecreto Legislativo Nº 1148 Ley de la Policía Nacional Del Perú 3.
3. Decreto legislativo Nº 1149 Ley de la carrera y situación del personal de la PolicíaDecreto legislativo Nº 1149 Ley de la carrera y situación del personal de la Policía Nacional del Perú
4.
4. Decreto Legislativo Nº 1150 Ley del Régimen Disciplinario de la Policía NacionalDecreto Legislativo Nº 1150 Ley del Régimen Disciplinario de la Policía Nacional del Perú.
del Perú. 5.
5. Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo GeneralLey Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General
6.
6. Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y acceso a la Información Publica.Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y acceso a la Información Publica.
7.
7. Ley Nº 27411,Ley que regula el procedimiento en los casos de Hominia,Ley Nº 27411,Ley que regula el procedimiento en los casos de Hominia, modificado por la Ley Nº 28121
modificado por la Ley Nº 28121
8.
8. DS Nº 072-2003-PCM, del 06AGO2003, que aprueba el Reglamento de laLey deDS Nº 072-2003-PCM, del 06AGO2003, que aprueba el Reglamento de laLey de Transparencia y acceso a la información Pública
Transparencia y acceso a la información Pública
9.
9. DS Nº 008-2004-IN del 30MAR2004, sobre datos de identidad deobligatorioDS Nº 008-2004-IN del 30MAR2004, sobre datos de identidad deobligatorio cumplimiento de requisitoriados.
cumplimiento de requisitoriados.
10.
10. DS Nº 043-2003-PCM, del 22ABR2003-Texto Único Ordenado de la LeydeDS Nº 043-2003-PCM, del 22ABR2003-Texto Único Ordenado de la Leyde Transparencia y Acceso a la información Pública.
Transparencia y Acceso a la información Pública.
11.
11. RM Nº 0306-92-IN/PNP del 17MAR92 Reglamento del Sistema Normativo de laRM Nº 0306-92-IN/PNP del 17MAR92 Reglamento del Sistema Normativo de la Policía Nacional del Perú.
Policía Nacional del Perú.
12.
12. RM Nº 1354-2005-IN/PNP del 27MAY2005, designando a los funcionariosRM Nº 1354-2005-IN/PNP del 27MAY2005, designando a los funcionarios
13.
13. responsables de brindar información, en cumplimiento a la Ley de Transparencia yresponsables de brindar información, en cumplimiento a la Ley de Transparencia y acceso a la Información Pública.
acceso a la Información Pública.
14.
14. RM Nº 0569-93-IN-OSPI/RA, del 02JUL93, que aprueba la Directiva Nº013-93-IN-RM Nº 0569-93-IN-OSPI/RA, del 02JUL93, que aprueba la Directiva Nº013-93-IN-OSPI/RA, Normas para la formulación de la Documentación Administrativa y Legal OSPI/RA, Normas para la formulación de la Documentación Administrativa y Legal en el Ministerio del Interior.
en el Ministerio del Interior. 15.
15. RD N° 301-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 07ABR09.RD N° 301-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 07ABR09.
16.
16. RD N° 769-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 10JUL09.RD N° 769-2009-DIRGEN-PNP/EMP. del 10JUL09. 17.
17. RD Nº 431-2012-DIRGEN/EMG. del 05JUN2012.RD Nº 431-2012-DIRGEN/EMG. del 05JUN2012.
18.
18. M/M Nº 35-2012-EMG-PNP/DIRASADM-DIVDEHUM-D1 del 11JUN2012.M/M Nº 35-2012-EMG-PNP/DIRASADM-DIVDEHUM-D1 del 11JUN2012.
E. Definición de términos E. Definición de términos
Anexo Anexo
Documento que agregado al principal amplía su información. Documento que agregado al principal amplía su información. Antecede
Acción, he
Acción, hecho o circucho o circunstancia pnstancia pasada quasada que sirve pe sirve para comprenara comprender o vader o valorarhechoslorarhechos futuros.
futuros. Antecede
Antecedente referente referencialncial
Registro de persona (s) por hecho (s) que ocasionaron la intervención policial. Registro de persona (s) por hecho (s) que ocasionaron la intervención policial. Autentica
Autenticarr Autorizar o
Autorizar o acreditaacreditar la originalidar la originalidad de un d de un documendocumento.to. Archivo
Archivo
Conjunto ordenado de documentos que la Policía Nacional del Perú produce o Conjunto ordenado de documentos que la Policía Nacional del Perú produce o recibe en el ejercicio de sus funciones o actividades.
recibe en el ejercicio de sus funciones o actividades. Cargo
Cargo
Elemento celular de una estructura orgánica con funciones específicas integradas por Elemento celular de una estructura orgánica con funciones específicas integradas por tareas y responsabilidades que son asignadas a una persona por ley o por autoridad tareas y responsabilidades que son asignadas a una persona por ley o por autoridad competente. También se conoce como recibo por la recepción o entrega del documento. competente. También se conoce como recibo por la recepción o entrega del documento. Clasificar
Clasificar
Otorgar una categoría y tratamiento de seguridad a un documento en función asu Otorgar una categoría y tratamiento de seguridad a un documento en función asu naturaleza y contenido.
naturaleza y contenido. Comparecer
Comparecer Acudir o p
Acudir o presentarse resentarse ante una ante una autoridaautoridad judicial o d judicial o policial ppolicial previa notificacrevia notificación.ión. Dependencia
Dependencia
Cualquier nivel orgánico de la Institución Cualquier nivel orgánico de la Institución Documentación Policial