DECRETO DE ALCALDÍA
El continuo avance del Ayuntamiento de Barakaldo hacia una Administración electrónica, y su progresiva incorporación a la denominada sociedad de la información, que viene instando a todos los poderes públicos las Nuevas Tecnologías y la legislación, en particular la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, constituye un hito incuestionable para la modernización administrativa en cuanto que reconoce a los ciudadanos el derecho a relacionarse con las Administraciones Públicas utilizando medios electrónicos para el ejercicio de los derechos previstos en el artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, constituyendo un avance significativo en la prestación de servicios en todos los ámbitos, haciendo un espacio cada vez más evidente y necesario, que ha supuesto mejoras importantes y nuevas perspectivas de prestación de servicios que aportan la eficacia, eficiencia, productividad y calidad. Tal sociedad de la información, con el uso masivo de las nuevas tecnologías se caracteriza por el constante flujo de datos personales. Nuestra identidad, señas, circunstancias, costumbres... son conocidas por un número cada vez mayor de personas o entidades, y quedan registradas y “almacenadas en bases de datos” con ocasión de la recogida de datos que es ya necesaria para cualquier actividad, lo que ha despertado desde una creciente sensibilidad social hasta la preocupación por el mal uso de la información obtenida, lo que los poderes públicos consideran digno de protección.
En España, la Protección de Datos se regula por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de carácter personal, que desarrolla el derecho fundamental del artículo 18 de la Constitución que dispone que “la Ley limitará el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos”. Dicha ley regula la posesión y tratamiento de datos personales por Administraciones Públicas, empresas, profesionales y entidades en general, y obliga a todas las personas, empresas y organismos, tanto privados como públicos, que dispongan de datos de carácter personal, a cumplir una serie de requisitos y aplicar determinadas medidas de seguridad en función del tipo de datos que posean, para evitar que, a través del tratamiento de nuestros datos, se pueda llegar a disponer de información sobre nosotros que afecte a nuestra intimidad y demás derechos fundamentales y libertades públicas.
Los datos se facilitan con una determinada finalidad. Por eso, los poseedores de datos personales deben garantizar que éstos no son utilizados para fines distintos de los
que motivaron su recogida, por ello se encuentran protegidos y el acceso a los mismos está limitado únicamente a quienes deban conocerlos por razones justificadas. Todos debemos ser conscientes de las nuevas obligaciones que nos impone tal ámbito legal, ya que su incumplimiento puede conllevar importantes sanciones económicas.
La solución a las obligaciones que impone tal ámbito legal pasa por la formación del personal al servicio de la Administración y, también, desde luego, por establecer las previsiones generales que sean garantía de los derechos de los ciudadanos. Por ello la transformación que requiere la modernización del Ayuntamiento de Barakaldo en este ámbito de las nuevas tecnologías y de la Administración electrónica lleva a considerar en este momento la necesidad de aprobar un “decálogo de buenas prácticas para la protección de datos de carácter personal”, como un conjunto de recomendaciones surgidas de la práctica y del sentido común, dirigido a todos cuantos trabajan en el Ayuntamiento de Barakaldo, tanto desde una relación política como de servicio, y entre sus funciones se encuentran las de recoger, recopilar o conocer datos de carácter personal, al tiempo que se trata de fomentar así además una mayor concienciación de todos en el tratamiento de los datos personales de los ciudadanos y ciudadanas y mejorar la práctica en un tema tan sensible como este.
En consecuencia, de conformidad con las atribuciones que la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Régimen Local y el Reglamento Orgánico Municipal de 13 de junio de 2000 asignan al Alcalde, RESUELVE:
PRIMERO.- Aprobar el “DECÁLOGO DE BUENAS PRÁCTICAS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES” del Ayuntamiento de Barakaldo y sus organismos autónomos dependientes, así como de sus sociedades, que se recoge en el Anexo, a fin de garantizar y proteger las libertades públicas y los derechos fundamentales de los ciudadanos y ciudadanas que se relacionan con este Ayuntamiento y, especialmente, su derecho al honor e intimidad personal y familiar, en el marco del respeto a lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal y su normativa de desarrollo.
SEGUNDO.- Tal decálogo va dirigido a todos cuantos trabajan al servicio del Ayuntamiento de Barakaldo, sus Organismos y Sociedades, tanto desde una relación política como de servicio, y para la realización de sus funciones recogen, recopilan o conocen datos de carácter personal.
TERCERO.- Dar cuenta al Pleno del presente Decreto y dar al presente “decálogo de buenas prácticas para la protección de datos personales” del Ayuntamiento de Barakaldo la mas amplia difusión a través de su notificación a los “responsables de ficheros”, y su publicación en la página web institucional y Tablón de Edictos
A N E X O
DECÁLOGO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: 1. RECUERDA QUE LOS DATOS SON DE LAS PERSONAS
Los datos personales (información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica o acústica sobre personas) pertenecen a las personas a las que se refieren y sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. Por tanto, ni tú, ni tu servicio, ni tu departamento sois dueños de ellos.
2. PARA EMPEZAR, COMPRUEBA QUE EL FICHERO ESTÁ CREADO
Es necesario que compruebes que el fichero está creado, que está inscrito en el Registro de Protección de Datos de Euskadi y que existen un Responsable del Fichero y un Responsable de Seguridad que debe resolver las dudas que se te presenten.
3. INFORMA Y PIDE EL CONSENTIMIENTO
Cuando solicites datos personales a los ciudadanos, debes informarles de la existencia del fichero, su finalidad, etc. Para ello tienes que utilizar los formularios que se han preparado. En algunos casos será necesario, además, que solicites el consentimiento expreso del ciudadano para tratar sus datos.
4. SOLICITA Y TRATA SOLO DATOS ADECUADOS, PERTINENTES Y NO EXCESIVOS
Los datos personales han de ser adecuados, pertinentes y no excesivos en relación a la finalidad para la que se recogen. No puedes utilizar Datos Personales recogidos para finalidades incompatibles con aquellas para las que se recogieron. 5. CUMPLE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD
Es tu obligación cumplir la Normativa de Seguridad en materia de datos personales. Si no te la han entregado, debes reclamarla al Responsable de Seguridad. No te olvides de:
2) Guardar los expedientes o listados con datos personales en armarios, que cerrarás cuando no estés.
3) Mantener los datos personales fuera de la vista de personas no autorizadas (atención a los documentos que dejas en fotocopiadoras, impresoras, faxes o, incluso, encima de la mesa).
4) Cumplir las medidas de seguridad si te llevas datos en memorias USB u otros soportes.
5) Utilizar exclusivamente datos y recursos informáticos que sean necesarios para el ejercicio de las funciones.
6) Atención especial a la no utilización de soportes personales (USB, grabadoras de discos, discos externos, ...).
7) No conectar ningún tipo de equipo de comunicaciones que posibilite la conexión a la red municipal, sin la autorización oportuna.
8) En correos al exterior, poner la lista de destinatarios en Copia Oculta. 6. FACILITA EL EJERCICIO DE DERECHOS “ARCO” A LOS PROPIETARIOS DE
LOS DATOS
Tienes que facilitar a la persona titular de los datos personales el derecho a Acceder, Rectificar, Cancelar y Oponerse al tratamiento de sus datos. Tendrás que saber informarle sobre cómo ejercerlos y facilitarle impresos para que pueda hacerlo.
7. CUMPLE CON TU DEBER DE SECRETO
Mantén, indefinidamente, absoluta reserva y sigilo sobre cualquier información personal a la que accedas en el ejercicio de tus funciones. Te obligan a ello la normativa de protección de datos, el estatuto del funcionario público y una ética de conducta básica. En ocasiones, su incumplimiento, puede ser perseguido penalmente.
8. NO CEDAS DATOS SIN AUTORIZACIÓN
No cedas nunca datos personales a otras administraciones, entidades o particulares sin autorización del Responsable del Fichero o del Responsable de Seguridad.
9. COMPRUEBA QUE EXISTE UN CONTRATO CON EMPRESAS QUE TRABAJAN PARA EL AYUNTAMIENTO
Antes de facilitar datos personales a empresas o entidades que, en virtud de contratos, realizan trabajos para tu Ayuntamiento (desarrollos informáticos,
seguridad, limpieza, distribución de correspondencia,…) asegúrate que existe un contrato firmado donde se les imponen obligaciones de confidencialidad y otras respecto de estos datos.
10. CUANDO NO SEAN NECESARIOS CANCELA LOS DATOS DE FORMA ADECUADA
Cancela los datos cuando dejen de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. Algunas veces, antes de destruirlos habrá que bloquearlos, esto es imposibilitar el tratamiento y permitir el acceso cuando se den algunas situaciones concretas.
Para destruir ficheros con Datos Personales en soporte papel utiliza las destructoras de papel o el sistema que haya establecido tu Ayuntamiento.
Lo manda y firma el Sr. Alcalde en la Casa Consistorial del Iltre. Ayuntamiento de Barakaldo, en la fecha señalada en el cajetín de inscripción, siendo suscrito por el Jefe de Servicio de Organización y Sistemas y por el Concejal Delegado del Área de Economía, Hacienda, Patrimonio e Innovación Tecnológica.
”El presente Decreto no será válido si no lleva incorporado cajetín de inscripción del mismo en el Libro de Decretos y Resoluciones de la Alcaldía, obrante al efecto en la Secretaria Municipal, y la estampilla del Registro Municipal de Salida de Documentos en los traslados a terceros interesados en el procedimiento””
