Palmira, 03 de marzo de 2021.
Señor(a)
Delegado(a) Manuelitacoop
E. S. M.
ASUNTO: CONVOCATORIA A LA XXX ASAMBLEA GENERAL DE DELEGADOS.
Con la presente me permito informar a usted que el Consejo de Administración en reunión
celebrada el día 03 de marzo de 2021 y tal como consta en Acta No. 854, aprobó convocar
a la XXX Asamblea General de Delegados, acto que se llevará a cabo el día sábado 27
de marzo de 2021, a las 8:00 a.m. por medio de comunicación simultáneo y sucesivo
mediante plataforma EVENTECH.
La presente convocatoria se dirigió a los 55 delegados elegidos para el periodo
2021-2024.
Adjuntamos a la presente:
Anexo 1. Información General de la Asamblea
Anexo 2. Proyecto orden del día de la Asamblea 2021
Anexo 3. Reglamento del proceso de Inscripción de candidatos a ser elegidos o reelegidos
a ser integrantes del Consejo de Administración.
Anexo 4. Reglamento del proceso de Inscripción de candidatos a ser elegidos o reelegidos
a ser integrantes de la Junta de Vigilancia.
Anexo 5. Proyecto de Reglamento de Asamblea 2021.
Anexo 6. Especificaciones técnicas de la plataforma EVENTECH.
El formato de inscripción de candidatos a ser elegidos o reelegidos a ser integrantes del
Consejo de Administración y Junta de Vigilancia, está disponible en la página web;
www.manuelitacoop.coop
Cordial saludo,
ORIGINAL FIRMADO
________________________________
ALVARO JAIR FERNANDEZ NOGUERA
Presidente Consejo de Administración
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados ANEXO No. 1 de la convocatoria a la XXX Asamblea Anual Ordinaria
Fecha de la Convocatoria: marzo 03 de 2021
INFORMACIÓN NECESARIA PARA LA PARTICIPACIÓN EN LA ASAMBLEA
Publicidad y apoyo para la participación virtual.
Esta convocatoria se dará a conocer mediante fijación de avisos en las oficinas de la cooperativa y publicándola en la página web institucional. A los delegados se les enviará comunicación escrita a los correos y por mensaje de WhatsApp que tenga registrado en MANUELITACOOP.
Con el fin de facilitar y propiciar la asistencia a la asamblea, que se realizará de manera virtual, el delegado puede comunicarse con David Espinal a la línea celular No 3155186182 o al correo electrónico info@manuelitacoop.coop a fin de coordinar el apoyo que requiera el delegado para el uso de la plataforma virtual EVENTCH para la realización de la asamblea.
Delegados inhábiles
La lista de los delegados inhábiles al momento de esta convocatoria será publicada en la cartelera de las oficinas de la cooperativa ubicada en las oficinas de MANUELITACOOP CL 42 39 68 y publicada en la página web institucional, desde hoy 03 de marzo de 2021 durante 5 días hábiles, tiempo durante el cual los afectados podrán demostrar que están hábiles para participar, para lo cual podrán presentar sus reclamos ante la Junta de Vigilancia, al siguiente correo electrónico info@manuelitacoop.coop.
Elección de Consejo y Junta de Vigilancia
En razón a que en esta asamblea de Delegados elegirá Consejo de Administración y Junta de Vigilancia adjunto a esta convocatoria se anexa los perfiles que deberán cumplir los candidatos que se postulen y las reglas de votación con las que se realizará la elección.
La postulación de candidatos se recibirá entre el 03 y 12 de marzo de 2021, para lo cual será indispensable diligenciar el formato de postulación, el cual se anexará a la convocatoria.
La postulación de candidatos a formar parte del Consejo o de la Junta de Vigilancia se realizará de manera separada y cada candidato solo podrá inscribirse para uno de los órganos. Es necesario que los candidatos dejen manifestación expresa que conocen las funciones que le corresponden, que conocen los deberes y las prohibiciones establecidas en la normatividad vigente y en el Estatuto de MANUELITACOOP.
Elección del Comité de Apelaciones
Este comité lo integran 3 miembros principales y tres suplentes numéricos
Estatutariamente para ser miembro del Comité de Apelaciones se requerirá cumplir con los siguientes requisitos.
1. Ser asociado hábil en el momento de la elección.
2. Tener una antigüedad como asociado no inferior a dos (2) años.
3. No estar incurso en alguna de las incompatibilidades e inhabilidades establecidas en el estatuto.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados 4. Estar presente en la Asamblea.
5. Conocer la ley, el Estatuto y los reglamentos de Manuelitacoop
6. No pertenecer al Consejo de Administración, la Junta de Vigilancia, o a ningún comité. 7. No ser empleado de Manuelitacoop.
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
ALVARO JAIR FERNANDEZ HELMER ALPALA
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados
ANEXO No. 2 de la convocatoria a la XXX Asamblea Anual OrdinariaFecha de la Convocatoria: marzo 03 de 2021 PROYECTO DE ORDEN DEL DÍA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO MANUELITA XXX ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE DELEGADOS Fecha de Convocatoria: marzo 03 de 2021
Carácter de la Asamblea: General Ordinaria de Delegados Convocada por: Consejo de Administración Lugar de la Asamblea: VIRTUAL
Medio de comunicación simultáneo y sucesivo:
Plataforma Web Asambleas Virtuales Eventech. Fecha de la Asamblea: marzo 27 del 2021 - sábado
Hora de Inicio: 8:00 a.m.
Forma de Publicación: Escrita, Personal y Carteleras
El proyecto de orden del día que se someterá a aprobación de la Asamblea General, será el siguiente:
ACTOS PROTOCOLARIOS -Himno Nacional
-Himno al Valle del Cauca ACTOS LEGALES
1. Verificación del quórum. 2. Instalación de la Asamblea.
3. Lectura y Aprobación del Orden del Día
4. Elección de Mesa Directiva de la Asamblea: -Presidente
-Vicepresidente -Secretario
5. Aprobación del Reglamento de la Asamblea
6. Lectura del Informe de la Comisión de Revisión y Aprobación del Acta XXIX de Asamblea.
7. Nombramiento de Comisiones:
-Revisión y Aprobación de la Acta de la presente Asamblea. -Nominaciones y Escrutinios.
-Proposiciones y Recomendaciones. 8. Presentación de Informes de:
-Consejo de Administración y Gerencia. -Balance Social.
-Junta de Vigilancia. 9. Dictamen del Revisor Fiscal.
10. Presentación y Aprobación de los Estados Financieros año 2020.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados
12. Presentación y Aprobación Recursos de Fondos Sociales de Ley y Voluntarios13. Aprobación del Compromiso para el incremento de la Reserva para la protección de Aportes sociales.
14. Aprobación de Autorizaciones Especiales. 15. Elecciones de:
15.1- Consejo de Administración 2021-2024. 15.2- Junta de Vigilancia 2021-2024.
15.3- Comité de apelaciones 2021-2024.
15.4- Revisoría Fiscal por el periodo 2021-2024. 16. Toma de Juramento de los elegidos.
17. Proposiciones y Recomendaciones. 18. Clausura.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados ANEXO No. 3 de la convocatoria a la XXX Asamblea Anual Ordinaria
Fecha de la Convocatoria: marzo 03 de 2021
PUBLICACIÓN DEL REGLAMENTO DE INSCRIPCION DE CANDIDATOS A SER ELEGIDOS O REELEGIDOS INTEGRANTES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION.
De acuerdo con lo establecido en el Artículo 2.11.11.2.3. del Decreto 962 del año 2018 las cooperativas deben adoptar una serie de políticas que permitan: I) La divulgación de los perfiles que deben cumplir las personas que aspiren a ser elegidos integrantes de los órganos de administración, control y vigilancia. II) Dar a conocer las reglas de votación. III) Publicar los perfiles de las personas inscritas como candidatos con anterioridad a la elección. IV) La verificación del cumplimiento de los requisitos por parte del órgano de control social previo a la celebración de la Asamblea General, entre otros.
Manuelitacoop en la próxima Asamblea General Ordinaria de Delegados que se celebrará el próximo 27 de marzo de 2021 debe elegir Consejo de administración para el periodo marzo 2021 a marzo 2024. Se elegirán 7 integrantes principales del Consejo.
REQUISITOS ESTATUTARIOS Y LEGALES DE POSTULACION PARA ASPIRANTES A SER ELEGIDOS COMO CONSEJEROS
REQUISTOS DE POSTULACIÓN. Sin perjuicio de las disposiciones legales, y de conformidad con lo establecido en el Estatuto de MANUELITACOOP, las personas que aspiren a ser elegidos o reelegidos integrantes del órgano de administración deberán cumplir los siguientes requisitos:
A. Aspirantes al Consejo de Administración. De acuerdo con lo establecido en los Artículos 79 del Estatuto, los aspirantes a ser elegidos o reelegidos integrantes del Consejo de Administración, deberán cumplir con los siguientes requisitos:
1. Poseer experiencia y amplios conocimientos en la actividad propia de empresas cooperativas de ahorro y crédito, que lo puedan catalogar como idóneo para actuar como miembro del Consejo. Deberá también conocer sobre asuntos económicos, o administrativos, o financieros, o contables, o legales, aplicables en Manuelitacoop, o tener título universitario o tecnológico en cualquiera de dichas áreas. En todo caso deberá acreditar educación cooperativa mínima de treinta (30) horas en los últimos dos años.
2. Ser asociado hábil al momento de la elección y durante el ejercicio del cargo, tener una antigüedad mínima de tres (3) años y haber servido con eficiencia por lo menos un (1) año en Comités Especiales u otro cuerpo colegiado de la Cooperativa. Deberá declarar su disposición para adquirir nuevos conocimientos y para asumir los retos del sector.
3. No haber recibido sanciones de Manuelitacoop en los últimos cinco (5) los años inmediatamente anteriores a su elección.
4. No haber sido removido ni haber hecho dejación de ningún cargo en Manuelitacoop sin justa causa en los últimos cinco años.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados 5. No estar incurso en incompatibilidades e inhabilidades legales y estatutarias.
6. No tener calificaciones crediticias vigentes, por obligaciones directas, en categorías D, o cartera castigada, según reporte en centrales de riesgo e información financiera, y además, no estar reportado en listas vinculantes, de acuerdo con los sistemas de administración de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
7. No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente o anteriormente removido del cargo de gerente, o miembro del Consejo de Administración o de la Junta de Vigilancia de una organización de la economía solidaria, exclusivamente por hechos atribuibles al candidato y con ocasión del ordenamiento de medidas de intervención.
Para el caso especial de los aspirantes a ser elegidos o reelegidos integrantes del Consejo de Administración, de conformidad con lo establecido en la Circular Básica Jurídica 20 de 2020 de la Supersolidaria, se debe tener en cuenta que, para efectos de la posesión, adicionalmente se exigirá el cumplimiento de los siguientes requisitos:
8. Contar con capacidades y aptitudes personales, conocimiento, integridad ética y destrezas idóneas para actuar como miembros.
9. Contar con título profesional en áreas de conocimiento relacionadas con la actividad de la cooperativa, tales como administración, economía, contaduría, derecho, finanzas o afines y tener experiencia mínima de cuatro (4) años en el ejercicio de su profesión y dos (2) años de experiencia específica en materias asociadas a la actividad cooperativa, financiera o en actividades, afines, relacionadas o complementarias a estas.
10. Cuando se pretenda hacer valer como experiencia el ejercicio como consejero suplente, se hace necesario acreditar su participación, por lo menos con voz, en el consejo de administración.
11. En el evento en que el postulado no cuente con título profesional, debe acreditar como mínimo cinco (5) años de experiencia específica en las materias referidas en el presente numeral.
12. No puede ser, simultáneamente, miembro de la Junta de Vigilancia de la misma cooperativa.
13. No puede llevar asuntos en calidad de asesor o contratista de la cooperativa para la cual se postula, de conformidad con lo establecido en el artículo 60 de la Ley 454 de 1998.
14. Cumplir con los requerimientos establecidos en las reglas internas de ética y de buen gobierno adoptadas por la organización. No haber sido sancionado penal, disciplinaria o administrativamente y no debe haber sido excluido o separado de cargos de dirección, administración o vigilancia de una organización solidaria en periodos anteriores.
Nota: Por disposición legal, la Superintendencia de la Economía Solidaria, previa a la autorización que imparta para posesionar a los integrantes del Consejo, tiene la facultad discrecional de
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados verificar su idoneidad. Esta verificación de idoneidad busca la protección y fortalecimiento de las instituciones que ejercen la actividad financiera y la promoción de estándares de gobernabilidad, eficiencia económica crecimiento sostenible y estabilidad financiera.
Los aspirantes se deberán inscribir en las fechas establecidas para el proceso y corresponderá a la Junta de Vigilancia certificar a la Asamblea sobre la idoneidad del candidato.
INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.
Sin perjuicio de las demás inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Ley, los aspirantes a ser integrantes del Consejo de Administración, deberán tener en cuenta las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en el Capítulo XIII del Estatuto de MANUELITACOOP.
REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN.
Para realizar la inscripción de las planchas correspondientes se deberá diligenciar el formulario de inscripción, al cual se le anexarán los documentos que soporten el cumplimiento de los requisitos establecidos para ser integrante del órgano al cual aspira, los cuales se presentarán junto con la lista o plancha en caso de tratarse de postulaciones para ser miembro del Consejo de Administración.
FECHA LIMITE DE INSCRIPCIONES
Los interesados pueden realizar la inscripción hasta el próximo 12 de marzo de 2021. A las 5:00 p.m.
El formato de inscripción puede descargarlo de la página web de Manuelitacoop, www.manuelitacoop.coop el próximo 03 de marzo de 2021 o si desea una copia impresa puede obtenerla en las oficinas de nuestra cooperativa.
REGLAS DE VOTACIÓN CON QUE SE REALIZARA LA ELECCIÓN.
Para la elección de los miembros del Consejo de Administración se utilizará el sistema de listas o planchas, y se aplicará el cociente electoral.
Las listas o planchas que se inscriban, deberán contener igual número de candidatos al de cargos a proveer. En todo caso, los candidatos no podrán aparecer en más de una lista pues de hacerlo así se estaría vulnerando el derecho de igualdad de oportunidades de los demás
asociados para aspirar a un cargo.
VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS.
La Junta de Vigilancia verificará el cumplimiento de los requisitos por parte de las personas inscritas y publicará el listado de las personas que cumplen con los requisitos exigidos en el Estatuto, a más tardar el 16 de marzo de 2021.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados PARÁGRAFO. Si se determina que alguno o algunos de los candidatos inscritos no reúnen los requisitos estatutarios para ser elegidos o reelegidos miembros del Consejo de Administración esta circunstancia no afectará la validez de la plancha a la que pertenece el nombre del afectado, siempre que este sea sustituido con un nuevo nombre antes de iniciar la votación.
PUBLICACIÓN DEL LISTADO DE CANDIDATOS INSCRITOS.
El día 17 de marzo de 2021, la Junta de Vigilancia publicará el listado definitivo de personas inscritas como candidatos al Consejo de Administración.
CERTIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS.
La Junta de Vigilancia deberá emitir una certificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley y el Estatuto por parte de las personas postuladas para cada órgano.
PUBLICIDAD
Este aviso se dará a conocer a los asociados junto con la convocatoria, a través de fijación de avisos en las oficinas de la cooperativa y usando la página web institucional.
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
ALVARO JAIR FERNANDEZ HELMER ALPALA
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados ANEXO No. 4 a la convocatoria a la XXX Asamblea Anual Ordinaria
Fecha de la Convocatoria: marzo 03 de 2021
PUBLICACIÓN DEL REGLAMENTO DE INSCRIPCION DE CANDIDATOS A SER ELEGIDOS O REELEGIDOS INTEGRANTES DE LA JUNTA DE VIGILANCIA
De acuerdo con lo establecido en el Artículo 2.11.11.2.3. del Decreto 962 del año 2018 las cooperativas deben adoptar una serie de políticas que permitan: I) La divulgación de los perfiles que deben cumplir las personas que aspiren a ser elegidos integrantes de los órganos de administración, control y vigilancia. II) Dar a conocer las reglas de votación. III) Publicar los perfiles de las personas inscritas como candidatos con anterioridad a la elección. IV) La verificación del cumplimiento de los requisitos por parte del órgano de control social previo a la celebración de la Asamblea General, entre otros.
Manuelitacoop en la próxima Asamblea General Ordinaria de Delegados que se celebrará el próximo 27 de marzo de 2021 debe elegir Junta de Vigilancia para el periodo marzo 2021 a marzo 2024. Se elegirán 3 integrantes principales y 3 Suplentes de la Junta de Vigilancia.
REQUISITOS ESTATUTARIOS Y LEGALES DE POSTULACION PARA ASPIRANTES A SER ELEGIDOS COMO INTEGRANTE DE LA JUNTA DE VIGILANCIA
REQUISTOS DE POSTULACIÓN. Sin perjuicio de las disposiciones legales, y de conformidad con lo establecido en el Estatuto de MANUELITACOOP, las personas que aspiren a ser elegidos o reelegidos integrantes de órgano de vigilancia deberán cumplir los siguientes requisitos:
A. Aspirantes a la Junta de Vigilancia. De acuerdo con lo establecido en los Artículos 96 del Estatuto, los aspirantes a ser elegidos o reelegidos integrantes de la Junta de Vigilancia, deberán cumplir con los siguientes requisitos:
1. Poseer experiencia y amplios conocimientos en la actividad propia de empresas cooperativas de ahorro y crédito, que lo puedan catalogar como idóneo para actuar como miembro del Consejo. Deberá también conocer sobre asuntos económicos, o administrativos, o financieros, o contables, o legales, aplicables en Manuelitacoop, o tener título universitario o tecnológico en cualquiera de dichas áreas. En todo caso deberá acreditar educación cooperativa mínima de treinta (30) horas en los últimos dos años.
2. Ser asociado hábil al momento de la elección y durante el ejercicio del cargo, tener una antigüedad mínima de tres (3) años y haber servido con eficiencia por lo menos un (1) año en Comités Especiales u otro cuerpo colegiado de la Cooperativa. Deberá declarar su disposición para adquirir nuevos conocimientos y para asumir los retos del sector.
3. No haber recibido sanciones de Manuelitacoop en los últimos cinco (5) los años inmediatamente anteriores a su elección.
4. No haber sido removido ni haber hecho dejación de ningún cargo en Manuelitacoop sin justa causa en los últimos cinco años.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados 5. No estar incurso en incompatibilidades e inhabilidades legales y estatutarias.
6. No tener calificaciones crediticias vigentes, por obligaciones directas, en categorías D, o cartera castigada, según reporte en centrales de riesgo e información financiera, y además, no estar reportado en listas vinculantes, de acuerdo con los sistemas de administración de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.
7. No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente o anteriormente removido del cargo de gerente, o miembro del Consejo de Administración o de la Junta de Vigilancia de una organización de la economía solidaria, exclusivamente por hechos atribuibles al candidato y con ocasión del ordenamiento de medidas de intervención.
INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES.
Sin perjuicio de las demás inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Ley, los aspirantes a ser integrantes de la junta de vigilancia, deberán tener en cuenta las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en el Capítulo XIII del Estatuto de MANUELITACOOP.
REQUISITOS DE INSCRIPCIÓN.
Para realizar la inscripción de las planchas correspondientes se deberá diligenciar el formulario de inscripción, al cual se le anexarán los documentos que soporten el cumplimiento de los requisitos establecidos para ser integrante del órgano al cual aspira, los cuales se presentarán junto con la lista o plancha en caso de tratarse de postulaciones para ser miembro de la Junta de Vigilancia FECHA LIMITE DE INSCRIPCIONES
Los interesados pueden realizar la inscripción hasta el próximo 12 de marzo de 2021. A las 5:00 p.m.
El formato de inscripción puede descargarlo de la página web de Manuelitacoop, www.manuelitacoop.coop el próximo 03 de marzo de 2021 o si desea una copia impresa puede obtenerla en las oficinas de nuestra cooperativa.
REGLAS DE VOTACIÓN CON QUE SE REALIZARA LA ELECCIÓN
Para la elección de la Junta de Vigilancia se utilizará el sistema de listas o planchas, y se aplicará el cociente electoral.
Las listas o planchas que se inscriban, deberán contener igual número de candidatos al de cargos a proveer. En todo caso, los candidatos no podrán aparecer en más de una lista pues de hacerlo así se estaría vulnerando el derecho de igualdad de oportunidades de los demás asociados para aspirar a un cargo.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados La Junta de Vigilancia verificará el cumplimiento de los requisitos por parte de las personas inscritas y publicará el listado de las personas que cumplen con los requisitos exigidos en el Estatuto, a más tardar el 16 de marzo de 2021.
PARÁGRAFO. Si se determina que alguno o algunos de los candidatos inscritos no reúnen los requisitos estatutarios para ser elegidos o reelegidos miembros de la Junta de Vigilancia esta circunstancia no afectará la validez de la plancha a la que pertenece el nombre del afectado, siempre que este sea sustituido con un nuevo nombre antes de iniciar la votación.
PUBLICACIÓN DEL LISTADO DE CANDIDATOS INSCRITOS.
El día 17 de marzo de 2021, la Junta de Vigilancia publicará el listado definitivo de personas inscritas como candidatos a la Junta de Vigilancia.
CERTIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS.
La Junta de Vigilancia deberá emitir una certificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley y el Estatuto por parte de las personas postuladas para cada órgano.
PUBLICIDAD.
Este aviso se dará a conocer a los asociados junto con la convocatoria, a través de fijación de avisos en las oficinas de la cooperativa y usando la página web institucional.
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
ALVARO JAIR FERNANDEZ HELMER ALPALA
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados ANEXO No. 5 de la convocatoria a la XXX Asamblea Anual Ordinaria
Fecha de la Convocatoria: marzo 03 de 2021
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE DELEGADOS NO PRESENCIAL 2021
REGLAMENTO DE ASAMBLEA
Por medio del cual se definen los procedimientos para el desarrollo de la Asamblea General Ordinaria No Presencial de Delegados de MANUELITACOOP del año 2021. La Asamblea General Ordinaria de Delegados No Presencial, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, y
CONSIDERANDO
1. Que es función de la Asamblea General aprobar su propio Reglamento.
2. Que debido a las circunstancias actuales del País derivadas de la emergencia decretada por el Gobierno Nacional como consecuencia del riesgo para la salud pública a causa del Coronavirus – COVID 19, el Consejo de Administración a través del Acta 854 de 03 de marzo de 2021 convocó a la celebración de la Asamblea General en la modalidad no presencial.
3. Que es necesario fijar las reglas que permitan que la reunión NO PRESENCIAL de Asamblea General Ordinaria de Delegados de MANUELITACOOP se desarrolle en un marco de orden, democracia y legalidad.
ACUERDA
Expedir el reglamento interno para la realización de la Asamblea General Ordinaria de Delegados No Presencial, la cual se regirá por las siguientes disposiciones:
ARTÍCULO 1°. PARTICIPANTES. Podrán participar en la Asamblea General Ordinaria No Presencial, con derecho a voz y a voto, en las deliberaciones y decisiones los Delegados debidamente convocados.
Igualmente, participarán y tendrán derecho a voz, pero no a voto en la Asamblea General Ordinaria No presencial: el Gerente y el personal administrativo que este considere necesario; así como la Revisoría Fiscal, los asesores y cualquier otra persona que haya recibido invitación especial por parte del Consejo de Administración.
ARTÍCULO 2°. MODALIDAD DE CELEBRACIÓN. La participación de los Delegados, los integrantes de los órganos de administración y vigilancia, del personal administrativo y demás invitados, será de manera no presencial.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados En consecuencia, cada uno de los participantes, se deberá conectar a través del ENLACE remitido por la Administración a los correos electrónicos designados para tal fin por estos, o en su defecto a los correos electrónicos registrados en la base de datos de MANUELITACOOP.
Cada uno de los delegados será autenticado a través del registro en la plataforma virtual y la asignación de la correspondiente contraseña individual, la cual será intransferible. ARTICULO 3°. PLATAFORMA. La comunicación de los participantes de la Asamblea se realizará a través de internet, por medio de la plataforma informada en la convocatoria. La Administración grabará el desarrollo de la Asamblea y conservará una copia en medio magnético.
ARTÍCULO 4º. QUÓRUM: La asistencia de la mitad de los delegados convocados constituirá quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas. Para la Asamblea General del 2021 el quórum mínimo se constituirá con la asistencia de 28 delegados de los 55 convocados.
Los delegados convocados no podrán delegar su representación en ningún caso y para ningún efecto. De conformidad con el artículo 33 de la Ley 79 de 1988, las personas jurídicas asociadas a Manuelitacoop elegidas como delegados participarán en las asambleas, por intermedio de su representante legal o de la persona que éste designe. ARTÍCULO 5º. HORA PARA INICIAR LA ASAMBLEA: La hora para la que fue convocada la Asamblea General es las 8:00 a.m., momento en el cual la Junta de Vigilancia, junto con el Representante Legal verificarán el quórum, dejando constancia del número de participantes, de conformidad con el sistema de autenticación previsto en la plataforma de conexión En caso que para esta hora se encuentren presentes el 50% de los delegados convocados se instalará la Asamblea.
En caso que los presentes no lleguen al 50% de los delegados convocados, se esperará hasta una (1) hora, para completar dicho cuórum. Es decir, la hora máxima para dar inicio a la Asamblea es las 9:00 A.M, las disposiciones legales establecen este límite máximo. La Gerencia realizará monitoreo continuo al número de delegados que se encuentren conectados. Si dado el caso, en el transcurso de la Asamblea, se descompleta el quórum mínimo, se informará a la plenaria y se suspenderá la Asamblea por un plazo prudencial que defina la Presidencia, dando tiempo a la Administración para que realice las gestiones necesarias tendientes a recomponer el quórum.
En caso de que no se logré completar nuevamente el quórum mínimo durante ese tiempo, se determinará la suspensión de la Asamblea y continuará al día siguiente a la hora que se acuerde por mayoría de los delegados.
PARÁGRAFO. Cuando se realicen procesos de verificación de quórum y el delegado no marque el quórum, de conformidad con lo establecido en la plataforma de conexión, se
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados entenderá que no está participando en la reunión y en consecuencia no se tendrá en cuenta para la conformación del quórum.
ARTÍCULO 6º. INSTALACIÓN: La Asamblea será instalada por el presidente del Consejo de Administración o ante su ausencia por el vicepresidente o por cualquier miembro del Consejo de Administración.
ARTICULO 7º. FUNCIÓN DE LA ASAMBLEA y TOMA DE DECISIONES: La Asamblea tendrá la facultad de ejecutar sus funciones tal como lo determina la ley y el estatuto en su Art.76.
Las decisiones de la asamblea general se tomarán por mayoría absoluta de los votos de los asistentes, es decir, por más de la mitad de los delegados participantes. Cuando se trate de reformas estatutarias, fijación de aportes, contribuciones, transformación, fusión, escisión, incorporación y disolución para la liquidación, se requerirá el voto favorable de las dos terceras (2/3) partes de los delegados participantes. Cada delegado tiene derecho solamente a un voto.
ARTICULO 8º. ORDEN DEL DÍA: La Asamblea sesionará de acuerdo con el orden del día aprobado por la misma. Si a juicio de alguno de los presentes, mediante moción debidamente sustentada, solicita modificación al orden del día propuesto por el Consejo de Administración, será la Asamblea General quien formalmente apruebe dicha modificación.
ARTÍCULO 9º. APROBACIÓN REGLAMENTO: El presidente del Consejo de Administración, o quien instale la asamblea, someterá a consideración y aprobación el presente proyecto de reglamento interno para el funcionamiento y manejo de la Asamblea.
ARTÍCULO 10º. MESA DIRECTIVA: Bajo la dirección del presidente de Consejo de Administración o quien instale la Asamblea, se procederá a la elección de la Mesa Directiva de la Asamblea; estará integrada por un presidente, un vicepresidente y un secretario (a), quienes deben tener conocimientos y capacidades para presidir, coordinar y dirigir este tipo de reuniones. La mesa directiva tendrá las siguientes funciones:
1. El presidente dirigirá y conducirá la Asamblea, ajustándose y desarrollado todo el orden del día aprobado, será responsable de garantizar el ordendenado y eficaz desarrollo de la reunión, actuará con discreción, imparcialidad, respeto con los asistentes. Será responsable de dirigir la discusión y debate, así como de someter a consideración y aprobación los asuntos. Controlará el tiempo de debates, intervenciones y uso de la palabra. Junto con el Representante Legal, el secretario y la comisión de aprobación del acta firmará el acta de la Asamblea.
2. El vicepresidente tendrá las mismas funciones que el presidente en caso que éste deba ausentarse de forma temporal o definitiva.
3. El secretario (a), Tomará nota de lo que acontezca y de las decisiones en el desarrollo del orden del día, recopilará la información y los documentos que sean
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados necesarios para la elaboración del acta. Junto con el presidente la firmará. El secretario (a) de la Asamblea podrá ser el mismo del Consejo, si así lo aprueba la Asamblea.
ARTÍCULO 11º. COMISIONES:
a. Comisión de Revisión y Aprobación del Acta. Estará integrada por tres (3) delegados asistentes a la reunión nombrados por la Asamblea. La mesa Directiva podrá proponer los candidatos. Esta comisión, en asocio con el presidente, el Representante legal y secretario de la Asamblea (a) firmarán el acta aprobándola en representación de los demás delegados.
La comisión será responsable del trámite oportuno del acta y verificará que sea enviada a la Superintendencia de la Economía Solidaria para el control de legalidad y la posesión del Consejo de Administración y de la Revisoría Fiscal, así como de su posterior registro ante la Cámara de Comercio de Palmira.
b. Comisión de Elecciones y Escrutinios. Estará integrada por dos (2) delegados nombrados por la Mesa Directiva de la Asamblea. Esta Comisión será responsable de la recepción de planchas o de postulados para la elección de Consejo de Administración, la Junta de Vigilancia, Comité de Apelaciones y Revisoría Fiscal, certificará por escrito el resultado de las votaciones, de conformidad con la información que le suministre la plataforma de votación e informará a la Asamblea General del resultado de las votaciones.
C. Comisión de proposiciones y recomendaciones. Estará integrada por tres (3) delegados nombrados por la Mesa Directiva de la Asamblea y se encargará de recibir las propuestas y recomendaciones, clasificarlas y numerarlas antes de presentarlas a la Mesa Directiva. Las proposiciones, serán presentadas por escrito en primera instancia a la Comisión y esta las someterá a consideración de la Asamblea, pudiendo ser sustentadas verbalmente por el ponente, para lo cual dispondrá de un tiempo máximo de tres (3) minutos. Las recomendaciones serán leídas, pero no serán sometidas a consideración; de ellas se dejará constancia en el acta de Asamblea. El presidente se abstendrá de someter a consideración, proposiciones o temas que legal y /o estatutariamente no competen a la Asamblea, dejándolo para los organismos respectivos según el caso.
ARTÍCULO 12. ELECCIONES: Compete a la Asamblea la elección de los miembros del
Consejo de Administración, Junta de Vigilancia, Revisoría Fiscal y Comité de Apelaciones de Manuelitacoop.
A. Elección del Consejo de Administración y Junta de Vigilancia: Para esta elección se usará el sistema de planchas, aplicando el cociente electoral, sin perjuicio que sean elegidos por mayoría absoluta, cuando solo se presente una plancha.
Por expresa disposición estatutaria, las listas o planchas que se inscriban, deberán contener igual número de candidatos al de cargos a proveer. En todo caso, los candidatos no podrán aparecer en más de una lista.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados Por disposición legal los candidatos inscritos no podrán aparecer simultáneamente como candidato para el Consejo y para la Junta de Vigilancia.
Previo a la Asamblea, en las fechas que anunció el Consejo de Administración, los candidatos a integrar el Consejo o la Junta de vigilancia debieron agotar el proceso de inscripción. La lista o plancha que se presente a la Asamblea debe presentarse acompañada de la constancia de la Junta de Vigilancia de verificación del cumplimiento de los requisitos y perfiles por parte de cada uno de los inscritos. También se debe aportar la manifestación expresa que hizo cada uno de los candidatos al momento de inscribirse sobre: conocimiento de las funciones, los deberes y las prohibiciones establecidas en la normatividad vigente y en el estatuto de Manuelitacoop.
B. Elección de Revisoría Fiscal: La elección del Revisor Fiscal Principal y su Suplente, se hará por mayoría absoluta de los votos de los asociados o delegados participantes es decir más de la mitad de los votos de los asociados o delegados participantes a la asamblea, para un periodo de tres (3) años con su respectiva fijación de honorarios por cada periodo
C. Elección de Comité de Apelaciones: Estará conformado por tres (3) asociados principales y tres suplentes numéricos, que deberán ser hábiles, que no desempeñen cargo alguno dentro de Manuelitacoop. Serán nombrados por la Asamblea General para periodos de tres (3) años, quienes podrán ser reelegidos o removidos libremente por la misma.
Los requisitos para ser elegido miembro del Comité de Apelaciones se encuentran reglados en el artículo 38 del Estatuto Social.
ARTÍCULO 13. CUOCIENTE ELECTORAL: se determinará dividiendo el número total de los votos válidos emitidos por el de las personas que hayan de elegirse. El escrutinio se comenzará por la lista que hubiere obtenido mayor número de votos y así en orden descendente. De cada lista se declararán elegidos tantos nombres cuantas veces quepa el cuociente en el número de votos emitidos por la misma, y si quedaren puestos por proveer, éstos corresponderán a los residuos más altos, escrutándolos en el mismo orden descendente. En caso de empate de los residuos, decidirá la suerte.
Los votos en blanco solo computarán para determinar el cuociente electoral.
Las personas elegidas no podrán ser reemplazadas en elecciones parciales sin proceder a nueva elección por el sistema del cuociente electoral, a menos que las vacantes se provean por unanimidad.
Se deben tener en cuenta en forma exacta los decimales, en el caso que se presenten, tanto al obtener el resultado del cuociente electoral, así como para las personas elegidas por cociente o por residuo, de conformidad con lo establecido en el Artículo 73 del estatuto.
ARTICULO 14. INTERVENCIONES: El participante que desee hacer uso de la palabra deberá dar clic sobre el icono de levantar la mano o a través del chat y una vez el
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados presidente le conceda la palabra deberá activar el micrófono y la cámara con el fin de dirigirse a la asamblea.
Ninguna persona podrá hacer uso de la palabra por más de dos (2) veces sobre un mismo tema, ni por un tiempo superior a tres (3) minutos en cada intervención. No obstante, la presidencia podrá autorizar en casos especiales la ampliación del tiempo indicado. Las intervenciones deberán ceñirse en todos los casos al tema que se discute. Para interpelar se pedirá permiso a quien este con el uso de la palabra, el cual se reserva el derecho de autorizarla o negarla.
La Presidencia de conformidad con el informe de solicitudes de uso de la palabra que se le presente, la concederá por el término establecido en el presente reglamento.
Se encuentra expresamente prohibido para todos los participantes activar los micrófonos o hacer uso de la palabra cuando esta no haya sido concedida.
ARTÍCULO 15. MOCIONES: Son proposiciones que se hacen para una reunión deliberante, estas son:
1. DE ORDEN: Cuando se considere que el orador se está desviando del tema o que la asamblea no se está ciñendo al orden del día. También podrá presentarse moción de orden cuando se está alterando el orden dentro del recinto.
2. DE ACLARACIÓN: La podrá solicitar un asociado a otro que este interviniendo en ese momento con el propósito que aclare algo que no se ha entendido. No se admitirá el uso de esta moción para intervenciones prolongadas.
3. DE SUFICIENTE ILUSTRACIÓN: Se presenta cuando se considera que el tema en discusión se ha agotado en el debate. El presidente tiene la obligación de poner a consideración de la Asamblea en forma inmediata esta moción, la cual debe votarse.
4. DE PRIVILEGIO PERSONAL: La puede solicitar cualquiera de los asistentes, en el eventual caso que consideren que ha sido injuriado u ofendido, la presidencia será la encargada de concederla.
ARTÍCULO 16°. OTRAS COMISIONES. El Presidente de la Asamblea General podrá constituir comisiones de estudio cuando lo considere necesario, a fin de agilizar el desarrollo de la Asamblea.
ARTÍCULO 17. PROCEDIMIENTO PARA LAS VOTACIONES. Para efectos de desarrollar las votaciones se utilizará el siguiente procedimiento:
1. El Presidente de la Asamblea someterá a votación los puntos que ameriten aprobación o elección establecidos en el orden del día.
2. Una vez formulada la pregunta o presentadas las opciones de decisión, el presidente ordenará iniciar las votaciones.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados 3. Al momento de emitir su voto el delegado deberá dar clic sobre la opción de preferencia, según lo determine el Presidente antes de iniciar la votación y de conformidad con lo establecido en el sistema de conexión.
4. Cuando se trate de elecciones, la persona deberá emitir su voto de tal manera que pueda precisarse el sentido de su decisión a favor de la plancha, de conformidad con el procedimiento de elección, o voto en blanco, o dando clic sobre la opción de su preferencia, de conformidad con lo establecido en el sistema de conexión.
5. Una vez vencido el tiempo para votar, el Presidente declarará cerrada las votaciones, momento a partir del cual no se podrán emitir más votos. Para el efecto, el Presidente podrá ordenar el cierre del sistema de votación, lo que indicará el cierre de las votaciones. 6. Finalizada las votaciones se deberá realizar el escrutinio de manera inmediata y se informará el resultado a la Asamblea.
PARÁGRAFO. Cuando el Presidente de la Asamblea lo considere conveniente, podrá establecer otros sistemas ágiles de emisión de voto, como, por ejemplo, preguntar quiénes votan en contra y quiénes votan en blanco, de tal suerte que quienes no expresen su voto, se entiende que votan a favor de la propuesta respectiva.
ARTÍCULO 18°. CONTENIDO DEL ACTA DE LA ASAMBLEA. De lo sucedido en la reunión de la Asamblea se levantará un acta firmada por el Representante Legal, el Presidente y Secretario de la Asamblea y la Comisión asignada por la Asamblea, la cual se realizará con base en los contenidos mínimos señalados en la Ley y el Estatuto. ARTÍCULO 19°. FALLAS EN EL MEDIO DE CONEXIÓN. En caso de presentarse fallas en los medios o plataforma utilizada para la conexión remota, la persona deberá comunicarse de manera inmediata a uno de los siguientes números: 315 5186182, o al correo info@manuelitacoop y reportar la situación.
Si se llegase a presentar una falla en la conexión que afecte la conformación del quórum mínimo, la mesa directiva podrá suspender el desarrollo de la Asamblea para que la organización solucione la situación. En última instancia se podrá suspender la Asamblea y citarla para finalizarla dentro del plazo máximo que fija la Ley.
ARTICULO 20°. VERIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS. La Junta de Vigilancia deberá cerciorarse que el desarrollo de la Asamblea General se ajuste a la ley, el Estatuto y el presente Reglamento.
ARTÍCULO 21°. PROPOSICIONES. Las proposiciones deberán ser presentadas por escrito por medio del chat de la plataforma de conexión o a través del medio que defina la Presidencia, ante la comisión de proposiciones, para que de acuerdo con el orden de presentación sean consideradas y sometidas a votación si se encuentra necesario. ARTÍCULO 22. NORMAS DE COMPORTAMIENTO: Los asociados deberán conservar un comportamiento responsable y respetuoso durante el desarrollo de la asamblea, y adicionalmente evitar salir de la plataforma, abrir el micrófono cuando no se deba, contestar llamadas, esto puede entorpecer el normal desarrollo de la reunión.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados ARTÍCULO 23. Los asociados que desempeñen cargos de responsabilidad en los órganos de administración, control y funcionarios, no podrán votar cuando se trate de asuntos que afecten su responsabilidad.
El presente reglamento rige a partir del momento que sea aprobado por la XXIX Asamblea General Ordinaria de Delegados.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados ANEXO No. 6 a la convocatoria a la XXX Asamblea Anual Ordinaria
Fecha de la Convocatoria: marzo 03 de 2021
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LA PLATAFORMA EVENTECH Instrucciones de uso de la plataforma
Señor Delegado: Esta es una guía práctica que lo orientará para la eficaz participación en la XXX asamblea anual ordinaria que se celebrará de manera virtual usando la plataforma EVENTECH Se le enviara un correo electrónico con el link de ingreso a la plataforma y su respectiva instrucción de ingreso.
Se recomienda ingresar a la plataforma por Google Chrome, Edge, Mozilla Faire Fox Notificación por correo electrónico del evento.
Una vez ingresado al link del correo deberán entrar a la plataforma Mediante un clic como lo muestra en la imagen.
>> Entrar a la Plataforma < <
INICIO DE SESIÓN
De inmediato abre módulo de ingreso cuyo dato de ingreso es el que le fue suministrado por correo electrónico.
Al dar Login autoriza de manera expresa el tratamiento de sus datos personales de acuerdo a la política tratamiento de datos personales, HABEAS DATA
MENÚ PRINCIPAL
Si los datos de ingreso fueron correctos se mostrará al Menú principal, en donde se encuentra las opciones de navegación y módulos de la Asamblea
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados Al dar clic en el menú “ASAMBLEA EN VIVO”, este re direcciona a la sesión de la asamblea,
ASAMBLEA EN VIVO
Al dar clic en el menú “ASAMBLEA EN VIVO”, este re direcciona a la sesión de la asamblea, el cual permitirá escuchar, ver y participar en la Asamblea.
Dentro de esta sesión podrá escuchar la asamblea, participar mediante el chat general y entrar a votar cuando lo sea mencionado por parte del moderador.
VOTACIÓN EN LÍNEA
Una vez el moderador de la asamblea indique ingresar a votar este podrá hacer de dos maneras, una es dando clic en el botón de la parte superior “Entrar a Votar”.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados Y la otra opción es desde el menú principal
Enseguida aparecerá esta pantalla como pestaña nueva sin perder el audio de la asamblea, con la pregunta y sus opciones de respuesta cargadas. Aquí deberá realizar su votación seleccionando primero y luego clic en votar.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados Una vez realizada la votación e intenta ingresar, le indicara que ya realizo la votación ya que solamente podrá realizar una votación.
Una vez lo indique el moderador mostrara en la asamblea en vivo el resultado de la votación. Como se muestra en el siguiente ejemplo:
Desde el menú principal podrá visualizar el orden del día, reglamento de la asamblea, Planchas de Elección y la Ayuda.
Desde el menú principal podrá visualizar el orden del día, reglamento de la asamblea, Planchas de Elección y la Ayuda.
---XXX Asamblea General ordinaria de Delegados DISPOSITIVOS
La plataforma es completamente responsive, esto quiere decir que funciona en cualquier dispositivo móvil, pero se recomienda el uso desde un computador de escritorio o portátil para mejor experiencia.
Para manuelitacoop es muy importante dar a conocer este procedimiento y que sea entendido para todos los delegados.
De acuerdo a lo anterior se programará reunión de capacitación de esta plataforma antes de la asamblea.
