DIRECTIVA N° 002 -20L5- EPS TACNA S.A.-300-511-003
"DIRECTIVA DE VIÁTICOS Y GASTOS DE
REPRESENTACIÓN"
OBJETIVOEstablecer las Normas y Procedimientos internos para la autorización, otorgamiento, control y rendición de cuentas de los viáticos, pasajes, y otros gastos otorgados por el viaje en "Comisión de Servicios, Capacitación" fuera del Departamento/Provincia de Tacna, a los Miembros de la Junta General de Accionistas, Miembros del Directorio, Gerente General, Funcionarios, y Servidores de la EPS TACNA S.A.
NALIDAD
ar con un instrumento normativo y orientador para los funcionarios y servidores de itidad Prestadora de Servicios de Saneamiento de Tacna, para el otorgamiento, trol y rendición de viáticos y gastos de representación.
ALCANCE
La aplicación y cumplimiento de la presente Directiva comprende a los Integrantes de la Junta General de Accionistas, Directores, Funcionarios y Servidores de la EPS TACNA S.A.
VIGENCIA
La presente entrará en vigencia a partir de la fecha de aprobación por Resolución de
Gerencia General dejando sin efecto a cualquier otra Directiva, Manual y/o
disposición que se oponga a la misma. BASE LEGAL
Decreto Supremo N° 007-2013-EF "EstableceruEscala de Viáticos para Viajes de Comisión de Servicio en el Territorio Nacional".
Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto.
- Ley 30281 Ley de Presupuesto del Sector Publico para el Año Fiscal 2015.
- Directiva N° 024-2014-100- EPS TACNA S.A. "Directiva Interna de Austeridad, Disciplina y Calidad el Gasto Público y de Ingresos de Personal de la EPS TACNA S.A" - Decreto Supremo N° 179-2004-EF Texto Único Ordenado de la Ley del Impuesto a la
Renta.
- Decreto Supremo N° 122-94-EF Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta - Decreto Supremo N° 029-94-EF Reglamento del la' Ley .del Impuesto General a las
Ventas e Impuesto Selectivo al Consumo.
- Decreto Supremo N° 159-2007-EF (16/10/2007) "Modifican Reglamento de la Ley del impuesto a la renta.
- Decreto Supremo N° 374-2014-EF Valor de la Unidad Impositiva Tributaria durante el año 2015.
- Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT "Reglamento de Comprobantes de Pago".
RAÍ 6. 6.1.
Cta.
Cta.
Cta.
Cta.
Cta.
Cta.
63141011
63131011
63111015
63111016
64430114
62510111
- Ley 27619 Ley que regula las autorizaciones de viajes al exterior de servidores yfuncionarios públicos que irroguen gasto al Tesoro Público.
Decreto Supremo N° 047-2002-PCM Autorizaciones de Viajes al Exterior de Funcionarios y Servidores Públicos o Representantes del Estado que Irroguen Gasto al Tesoro Publico.
Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15, modificada con la R.D. Nro.001-2011-EF/77.15 y R.D. Nro.004-2009-EF-77.15
- Ley IM° 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General. Estatutos de la Empresa.
NORMAS ESPECÍFICAS
La EPS Tacna S.A. solo podrá desembolsar gastos por los conceptos siguientes, siempre y cuando la comisión tenga un periodo mayor a 4 horas y menor o igual
a las 24 horas; en caso sea menor a dicho período, el viático será otorgado de manera proporcional.al mismo. (Art. 2° D.S. N°007-2013-ER
• Gastos de Viáticos: - Alirríentación - Hospedaje - Movilidad
• Gastos de Transporte (Traslado o pasaje vía terrestre ó aérea) • Tarifa Uso Aeropuerto y Tasa de Embarque (TUUA y Ticket) • Gastos de Representación. (Bolsa de viaje)
6.1.1. Entiéndase por Gastos de Viáticos a los realizados fuera de la Provincia de Tacna, siendo estos los siguientes: (mientras dure el viaje)
• Gastos de alimentación (Desayuno, Almuerzo, Cena) • Gastos de hospedaje (Alojamiento)
• Gastos de movilidad hacia y desde el lugar de embarque (en lugar de origen y destino), así como la movilidad utilizada para el desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisión de servicios.
Podrán ser deducibles como gasto o costo aquellos sustentados con Boletas de
Venta o Ticket que no otorgan dicho derecho, errHttdGS sólo por contri buyente^ que
pertenezcan al Nuevo Régimen Único Simplificado hasta el límite del 6% de los montos acreditados mediante comprobantes de pago que otorgan derecho a deducir gasto o costo y que se encuentren anotados en el Registro de Compras. Dicho límite no podrá superar en el ejercicio gravable las 200 UIT.
6.1.2. Entiéndase por Gastos de Viaie:
• A los gastos directamente relacionados al Traslado vía Terrestre y/o Aérea del servidor en comisión de servicios desde el Terminal Terrestre y/o aeropuerto de la localidad de origen, hasta el lugar de destino o comisión y retorno, es decir comprende: Boletas de Viaje emitidos por Empresas de Transporte Terrestre de pasajeros. Colectivos, Boleto de Compañía de aviación. (El costo del pasaje aéreo será tramitado y pagado con orden de servicio).
6.1.3.
Entiéndase por Gastos por Tarifa Uso de Aeropuerto y Tasa de Embarque: A los pagos por la Tasa Única de Uso de Uso de Aeropuerto (TUUA)A los pagos por la Tasa de Embarque emitidos por los terminales terrestres.
6.1;4. Entiéndase por Gastos de Representación:
Son los gastos (Bolsa de Viaje) realizados por el Gerente General, Presidente
del Directorio, y el Presidente de la Junta de Accionistas con el objeto
de representar a la Empresa fuera de la Provincia; y en casos debidamente justificados en la localidad; con la finalidad exclusiva de mantener y/o mejorar la imagen empresarial. Los conceptos que comprenden los
Gastos de Representación son:
b)
Los gastos efectuados por la Empresa con el objeto de ser representada fuera de sus oficinas, locales o establecimientos.
Los gastos destinados a presentar una imagen que le permita mantener o mejorar su posición de mercado, incluidos los obsequios y agasajos.
No se encuentran comprendidos en el concepto de Gastos de Representación, los gastos de viaje y los gastos de propaganda.
Los Gastos por Viáticos, Gastos de Representación se otorgaran únicamente, v
bajo responsabilidad del Gerente de Administración y Finanzas, para los fines
siguientes:
• Viaje por Comisión de Servicios; a fin de efectuar trabajos, proyectos,
estudios, negociaciones, eventos, relacionados directamente a las actividades de la Entidad.
• Viaje Para Capacitación; asistencia de seminarios, talleres, relacionados
directamente a las actividades de la Empresa, (para estos casos no corresponde el pago de los gastos de representación, por no ejercer la representación de la empresa).
6.3. Prohibiciones:
Queda terminantemente prohibido el pago de Viáticos, Gastos de Representación para: • Congresos, Forum, Simposio de alguna Profesión Universitaria y/o técnica específica, a excepción de aquellos que se ocupen de temas relacionados directamente con el Sector Saneamiento.
• Viajes de coordinación y/o gestión de cualquier funcionario ó servidor, sin que quede demostrado, ej agotamiento previo de los conductos regulares de: Teléfono, Fax, Correo electrónico, y Oficios entre las instituciones.
• Ampliar el periodo de la comisión de servicios, por retraso en el embarque por causa y/o decisión del comisionado.
• La Compra de bienes y servicios personales, como: Medicamentos salvo que se demuestre haberse quebrantado la salud del trabajador en comisión de servicio, bebidas alcohólicas, útiles de oficina. Es decir No se aceptarán los comprobantes de pago en la rendición de viáticos, por estos conceptos, estos serán devueltos, y el Comisionado debe excluirlos de la rendición.
• Por más de 15 días por mes, es decir las comrsronies debidamente justificadas no podrán exceder de quince (15) días por mes para un mismo comisionado.
El importe de pago de los Viáticos, Movilidad, Gastos de viaje, Tasa de embarque y Gastos de Representación; se establecen mediante una ESCALA, la misma que forma parte de la presente Directiva, en el ANEXO 01. La misma que es aprobada mediante Resolución de Gerencia General conjuntamente con la Directiva de Viáticos.
NORMAS GENERALES
• i
Viaje en Comisión de Servicios; es el viaje que realiza el Gerente General,
Funcionarios,y servidores de la EPS TACNA S.A., fuera de la provincia en la cual labora habitualmente, para efectuar trabajos, proyectos, estudios, negociaciones, eventos o participar en seminarios y/o talleres u otros, relacionados directamente a las actividades u objetivos de la empresa.
7.2. Viaje de la Alta Dirección; es el viaje que realizan los Miembros de la Junta General
de Accionistas y Miembros del Directorio, en representación de la EPS TACNA S.A. fuera de la provincia de Tacna.
7.3. Comisionado; Para efectos de la presente Directiva: el Accionista, Director,
funcionario o servidor designado para realizar la comisión de servicios, se le denominará COMISIONADO.
7.4. La Comisión de servicios estará sujeta a las siguientes condiciones:
a) Que la comisión sea por necesidad de servicio, o capacitación autorizada expresa, justificada y acreditada.
b) Que la comisión sea comunicada anticipadamente y se encuentre expresamente autorizada.
c) Que el Comisionado o servidor cuente con el presupuesto asignado en la actividad presupuesta! de su Gerencia, Oficina ó División.
7.5. Cálculo para determinar el pago de los viáticos:
El cálculo para el pago de viáticos se realizará por los días efectivos y hábiles de la comisión (según documento de invitación o informe autorizado por Gerencia General), hasta el último día efectivo de la misma comisión.
• i
7.6. La Empresa pagará el 50% de viáticos, cuando por necesidad de servicio y debidamente justificado el Comisionado deba viajar un día antes del primer día efectivo de la comisión de servicios.
Se considerará también solo el pago de 50% de viáticos, cuando el comisionado tenga una reunión por la tarde en la ciudad de Lima u otra ciudad, y cuente con los pasajes de ida (primer vuelo mañana) y vuelta (último vuelo noche) para el mismo día.
Se pagará medio día (50%) de viáticos adicional a los días efectivos de la comisión de servicios, al comisionado que viaje por vía terrestre a Lima o más al norte del país (ó el viaje supere 12 horas aproximadamente), al igual que para el retorno.
De la escala para el Pago de Viáticos, Movilidad y Gastos de Representación, según: ANEXO 01
El importe de los viáticos se otorgará en función a lo dispuesto por el artículo 1° del Decreto supremo Nro.007-2013-EF, sujetándose a la escala siguiente por día:
Presidente de Junta de Accionistas y Miembros de la Junta la Junta General de Accionistas (Alcalde)
Presraente y Miembros del Directorio
Gerente General, de Línea y Apoyo, Jefes de ma y División,
bfesionales, Empleados, Operativos:
S/. 380.00
S/. 320.00
S/. 320.00
S/. 320.00
El Presidente de la junta de Accionistas, el Presidente del Directorio, el Gerente General se encuentran dentro del límite establecido en el párrafo precedente.
La EPS TACNA S.A. podrá otorgar gastos de representación hasta por S/.500.00 por cada mes al Gerente General, Presidente del Directorio y al Presidente de la Junta de Accionistas. Incluida textualmente en la resolución que lo autoriza. (Directiva N° 024-2014-100-EPS TACNA S.A. "Directiva Interna de Austeridad, Disciplina y Calidad en el Gasto Público y de Ingresos de Personal de la EPS TACNA S.A. para el año 2015")
7.8 De la modalidad de traslado de Viaje: Por Comisión de Servicios:
Vía Aérea: Integrantes de la Junta General de Accionistas, del Directorio, Gerente General, Gerentes de Línea, Jefes de Oficina. Y para los Jefes de División previa autorización de Gerente General.
Vía Terrestre: Profesionales, Empleados y Obreros; para el Departamento de Lima y más distantes. El Gerente General podrá aprobar el viaje por vía aérea siempre que se demuestre que habiendo programado el viaje aéreo con anticipación y considerando el tiempo que el trabajador deja de laborar por razones de viaje, resulte un costo menor que hacer el viaje por vía terrestre. Por Capacitación:
Vía Aérea: Integrantes del Directorio, el Gerente General, Gerentes de Línea, Jefes de Oficina y Secretario General. Y para los Jefes de División previa Autorización de la Gerencia General.
b)
B)
b) Vía terrestre: Jefe de División, profesionales y demás trabajadores.
El Gerente General podrá aprobar el viaje por vía aérea siempre que se demuestre la misma condición manifestada en el literal b) de la modalidad A) Por Comisión e Servicio.
-* Para el caso de los viajes vía terrestre, el costo de los pasajes podrá ser entregado conjuntamente con los viáticos, El importe del costo del pasaje terrestre será el de mejor categoría o nivel, independientemente de la condición laboral del trabajador.
ACREDITACIÓN Y JUSTIFICACIÓN PARA LA AUTORIZACIÓN DEL VIAJE Toda necesidad de viaje en comisión de servicios que genere desembolso de viáticos,
deberá contar con la correspondencia cursada y/o recibida, y con otro documento (Informe) que justifique la necesidad del viaje demostrando la vinculación del viaje con las actividades y giro de la Empresa, de conformidad al Art. 37 del D.S. 179-2004-EF TUO de la Lev del Impuesto a la Renta.
DEL PROCEDIMIENTO.
DE LOS VIAJES AL INTERIOR DEL PAÍS:
9.1. De la Solicitud:
9.1.1.
9.1.2.
9.1.3.
El comisionado ó el Jefe del Área interesada solicitará mediante un "Informe Justificatorio" a su Jefe Inmediato la autorización de la comisión de servicios, en donde precisará la Actividad Presupuesta! y Centro de Costos a afectarse y la Modalidad del pago de los viáticos (En cheque ó Depósito en Cuenta Bancaria). A este informe se adjuntará los documentos que acrediten o corroboren la necesidad del viaje en comisión de servicios obligatoriamente.
El Jefe inmediato emitirá su conformidad o no, en caso de ser positivo este informe se elevará a la Gerencia General para su aprobación final. La Gerencia General
deberá requerir previo a la aprobación:
a) A la Oficina de Planeamiento, para la confirmación del saldo presupuestal. b) A la Gerencia de Administración y Finanzas, para la disponibilidad financiera, y
Determinación del número de días efectivos y hábiles de la comisión de servicios a pagar. (En base al documento que lo acredita y el Informe Justificatorio)
En el caso de Necesidad (Je, Viaje del Gerente General y la Alta Dirección. Estos
son autorizados mediante acuerdo de Directorio, y ratificado con la Resolución de Directorio para el caso del Gerente General (Previo Informe de Gerencia), y con Resolución de Gerencia General para el viaje de algún integrante del Directorio. En ambos casos esta Resolución deberán estar motivadas y justificadas con los documentos que sustenten y acrediten la necesidad del viaje relacionado estrictamente a aspectos técnicos ^relevantes a la operación de los servicios y gestión de la Entidad.
9.2. De la Autorización:
9.2.1. Las autoridades competentes para autorizar el viaje en comisión de servicios, mediante Resolución son:
a) El Presidente Directorio.
: Para los miembros la Junta de Accionistas, del Directorio, Gerente General, y ' Funcionarios, trabajadores que viajen al extranjero y territorio nacional. Y para los £ Funcionarios que viajen dentro del territorio nacional por más de 10 días. (El
límite máximo es de 15 días)
\I Gerente General.
Para los Directores, Gerentes de línea y Apoyo, Jefes de Oficina dentro del 'territorio nacional que viajen por un periodo menor o igual a 10 días.
\l Gerente de Administración y Finanzas.
Para los Jefes de División, Profesionales, Técnicos, Auxiliares, Operativos dentro del territorio nacional por un periodo menor o igual a 10 días.
2.2. La Secretaría General, emitirá:
a) Resolución de Directorio: para el viaje la Junta de Accionistas y del Gerente General. b) Resolución de Gerencia General: para el viaje de Directores, Gerentes de
Línea y Apoyo, y Jefes de Oficina.
9.2.3. La Secretaría de la Gerencia de Administración y Finanzas, emitirá:
a) Resolución de Gerencia Administrativa: para el viaje de Jefes de División, Profesionales, Técnicos, Auxiliares, OperativósT "
9.2.4. Las Resoluciones emitidas, deberán precisar la autorización del pago de gastos por Viáticos, Gastos de viaje, Tasa de embarque y Gastos de representación según escala vigente, ésta también especificará el número de los días de viáticos que corresponde por día efectivo de comisión según la presente Directiva. Luego serán derivadas a la Oficina de Asesoría Legal para su V°B°.
9.2.5. La Oficina de Planeamiento, en ambos casos yisará las resoluciones, dando conformidad de la disponibilidad presupuestal.
9.2.6. La Resolución emitidas, necesariamente debe de especificar el lugar de destino del viaje y los días de ausencia para fines control y seguro, los días por los cuales' se debe efectuar el pago según el documento que lo acredita, la actividad presupuestal a la que se afectará y el centro de costos al cual se cargará el gasto.
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9.3.3.
Deberá ser distribuida del siguiente modo: División de Contabilidad.
División de Recursos Financieros. (Original) División de Logística.
Equipo del Proceso de Control Patrimonial y Seguros División de Recursos Humanos.
Archivo.
Del Pago de Viáticos, Gastos de Viaie y Gastos de Representación.
i
La Gerencia de Administración/ División de Contabilidad, a través del responsable asignado, luego de recepcionar la respectiva Resolución y sustento (Informe justifica torio y documentos que lo acrediten), sea de la Junta de Accionistas o del Directorio, Gerencia General o de la Gerencia de Administración y Finanzas, en la cual se autoriza el Viaje en Comisión de Servicios o viaje de la Alta Dirección, elaborará la "Planilla de Gastos por Viaje, Viáticos y de Representación" (formato DGV-01)
en original y tres copias, de acuerdo a la escala establecida vigente en el Anexo
N° 01, conformando un expediente que es derivado a la Oficina de Planeamiento para
la conformidad presupuestal.
La Oficina de Planeamiento, a través del Técnico en Presupuesto, revisa, verifica y realiza la afectación de su control presupuestal; visando la referida planilla, (mas la ejecución presupuestal se hará al momento de la rendición de dicha planilla), archivando la cuarta copia y deriva el expediente a la División de Contabilidad.
El Jefe de la División de Contabilidad, igualmente visa la planilla, distribuyendo la tercera copia al Analista de Costos y deriva el expediente original a la División de Recursos Financieros para su pago.
9.3.4. La División de Recursos Financieros, procederá a efectuar el trámite de pago.de la PLANILLA DE GASTOS POR VIAJE, VIÁTICOS Y DE REPRESENTACIÓN, de acuerdo a lo señalado en la solicitud del trabajador pudiendo ser este pago bajo dos modalidades:
a) Con cheque No Negociable, se gira a nombre del COMISIONADO quien realizara e!
viaje.
b) Abono en cuenta, a solicitud del COMISIONADO, este deberá precisar el Número
de cuenta de ahorro y la Entidad Bancaria en donde se depositara, siempre y cuando la cuenta bancaria indicada por el COMISIONADO corresponda al Banco en que se depositan las remuneraciones de los trabajadores. Para tal caso el COMISIONADO deberá de firmar, antes de viajar, los documentos siguientes:
• Comprobante de Caja Bancos - Egresos • Planilla de Viáticos.
Asimismo, el COMISIONADO deberá indicar en su solicitud que asumirá todo gasto, comisión, aanancia e I.T.F. que la Entidad Bancaria cobre al momento de realizar el abono en efectivo en cuenta del COMISIONADO.
9.3.5. El voucher del depósito emitido por el Banco, se adjuntará al comprobante Caja-Bancos Egresos como sustento y archivo definitivo, entregándosele una copia de la Planilla de Viáticos al Comisionado.
DEL CONTROL DE LAS ÁREA COMPETENTES. Participación de la División de Contabilidad:
Verificará que los montos otorgados estén de acuerdo a la escala vigente (Anexo 01) Verificará la correcta aplicación presupuestal, contable, y la información mínima requerida para el registro correspondiente. >
Verificará que los Informes Justifícatenos del Viaje, hayan sido conformados y tramitados a «los niveles establecidos.
Verificará que el expediente este correctamente conformado: Resolución de autorización, Inforrrite justificatorio y Documentación que lo sustente ó acredite (Correspondencia)
Para el Control de las Planillas de Gastos de Viáticos, Gastos de Viaje y Gastos de representación, otorgados, rendidos, y pendientes de rendición llevará un Registro de control y Archivo.
10.2. Participación de la División de Logística.
0.2.1 Participación del Equipo de Control Patrimonial y Seguros:
El Equipo de Control Patrimonial y Seguros se encarga de gestionar ante la compañía de seguros, la Póliza correspondiente, del personal comisionado.
10.2.2. Recibida la copia de la Resolución de Autorización de Viaje, serán los únicos encargados de tramitar y adquirir los pasajes (aéreos ó terrestres), en coordinación con la unidad orgánica solicitante, y con la División de Contabilidad.
•10.2.3. En el caso de pasajes terrestres, el valor de estos(ida y vuelta) podrán incluirse en la Planilla de Viáticos, como Gastos de Viaje, (formato DGV-01 y sólo serán
sustentados con boleto de viaje, o comprobante de pago autorizado por SUNAT, caso contrario se procederá a su devolución.
10.3. Participación de la Divisjón de Recursos Humanos.
Esta División, una vez recibida copia de la Resolución de Autorización del Viaje en Comisión de1 Servicios, realizará las acciones de acuerdo a sus funciones, para la
justificación en el control de asistencia del personal comisionado.
11. DE LOS VIAJES
11.4
Cuando el viaje no se realice es obligación del Servidor, Gerente, Directivo y Accionista, devolver en un tiempo no mayor a las 24 horas (01)~día hábil de la anulación, con un informe adjuntando el Voucher del depósito efectuado en el Banco o en la División de Recursos Financieros (Recibo de Caja), el total del pago recibido según la "Planilla de Gastos por Viaje, Viáticos y de Representación", En el caso de los Pasajes Aéreos
recibidos y no utilizados, éstos serán devueltos a la División de Logística y Servicios
Generales para su anulación, canje, o postergación de uso, según corresponda. Se considera también, como viaje no realizado aquel que es postergado en su partida, debiendo devolver, el comisionado, la parte proporcional de los viáticos que pudiera haber recibido por esa fracción de periodo, (medio día, un día, etc.)
• i
11.2. Viaje de Lapso Menor al Previsto
i
En caso de que el viaje dure menos tiempo del previsto, el Comisionado deberá evolver a la Empresa parte de los Viáticos (medio día, un día, etc.) y emitir un informe idjuntando el Voucr\er del depósito efectuado en el Banco o el respectivo Recibo de ija (División de Recursos Financieros) por la Devolución, rindiendo cuenta por los días duración del mismo, dentro de los tres (03) días hábiles, inmediatos a la fecha de etorno. Para estos casos coordinará con la División de Contabilidad, y la División de Recursos Financieros.
11.3 Viaje de Lapso Mayor al Previsto
En caso de que el viaje en Comisión de Servicios, requiera más tiempo del previsto por causas debidamente justificadas, el servidor ó Jefe de Área solicitará a su Jefe inmediato la autorización pertinente para ampliar el plazo de la Comisión de Servicios por el medio de comunicación más directo posible, quien emitirá un "Informe Justificatorio de Ampliación de Viaje en Comisión de Servicios", con el que realizará los mismos trámites de origen.
En caso del Accionista, Director, y Gerente General, se realizarán los mismos trámites de origen, solicitándolo mediante documento Justificatorio al Gerente General, Directorio ó las instancias competentes.
12.1.
El Comisionado, para proceder a la devolución mediante Depósito Bancario ó Recibo de Caja deberá presentar primeramente a la División de Recursos Financieros una copia de la Rendición de Cuentas (FORMATO DGV-02), debidamente firmado por su Jefe inmediato y Gerente y/o Jefe de Oficina, de ser el caso.
LIQUIDACIÓN O RENDICIÓN DE CUENTAS Y PRESENTACIÓN DE INFORME DE RESULTADOS.
Al término de la comisión de servicios, en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles inmediatos a su retorno, el "Comisionado" esta obligado a presentar la rendición de cuentas documentada.
12.2. La Rendición de cuentas documentada, deberá contener obligatoriamente:
• El "Informe de Objetivos, Actividades y Resultados" del viaje en comisión. Según
FORMATO RC-005
• El formato "Rendición de cuenta por anticipo concedido para viaje en comisión de servicios/viaje de representación" FORMATO DGV-02, debidamente llenado y firmado y autorizado.
• Los Comprobantes de Pago que sustentan-el _ FORMATO DGV-02, Cestos deben estar visados por el COMISIONADO y JEFE INMEDIATO, a excepción de los Gerentes de Línea Gerente General y Directores.
• El "Voucher de depósito bancario" ó "Recibo de Caja" por devolución a la \, de ser el caso.
,) . Planilla de Gastos de Movilidad (ANEXO 02)
La liquidación o rendición, comprende y se sustenta con lo siguiente: A) GASTOS DE VIAJE AL INTERIOR DEL PAÍS:1
12.3\1. Gastos de Viáticos: (Cuenta 63141011-63131011-63111015)
Debe rendirse por: Alimentación, Hospedaje, y movilidad por el traslado y retorno al lugar de embarque y traslado local en el lugar de destino.
Con comprobantes de pago como ser: Factura, Boleta Venta, Tickets de Maquina
Registradora; con los requisitos según Reglamento comprobantes de pago.
12.3.2 Gastos de Viaje: (cuenta 63111016)
Debe rendirse por: Pasajes Vía terrestre ó aérea.
Comprobantes de pago a presentar: Boletos de viaje ó Factura emitidos por empresas terrestres, aéreas, ó colectivos, por el traslado desde el Terminal terrestre (aeropuerto) de origen hasta el lugar de destino, y retorno.
"^s^2.3.3. Tarifa Uso Aeropuerto y Tasa de Embarque: (Cuenta 64430114)
Debe rendirse por: Tasa Única por uso de Aeropuerto ó por usar el Terminal terrestre. Comprobantes de pago a presentar: Ticket de Tasa Única Uso de Terminal Aeropuerto (TUUA) y Ticket de Tasa por Uso de Terminal Terrestre de Pasajeros.
12.3.4. Gastos de Representación: (Cuenta 62510111) i • i
Debe rendirse por: Alimentación, Obsequios.
Comprobantes de pago a presentar: Facturas, Boletas de Venta, Ticket
autorizados por la SUNAT.
\. Los Comprobantes de pago, deberá reunir las condiciones siguientes:
• Facturas (original y copia según SUNAT), Boletas de Venta (copia usuario), tickets (original y copia) y emitidos por máquinas registradoras con indicación desagregada del I.G.V., y otros comprobantes de pago reconocidos por la SUNAT.
• Boletos de pasajes ó electrónico (aéreos y/o terrestres), con sus respectivos tickets de tasas de embarque.
Los comprobantes de pago que sustenten el gasto efectuado, deberán corresponder al lugar de destino de la comisión, al periodo de la comisión de servicios y deberán ser girados a nombre de EPS TACNA S.A., con su respectivo número de RUC.
20134052989, y deberán estar visados por el Comisionado y su Jefe Inmediato.
El comprobante de pago no debe tener borrones, correcciones ni enmendaduras, de ser asi serán devueltos y deducidos de su rendición.
La Declaración Jurada (formato DGV-03), constituye un documento sustentatorio de
la Rendicióni de Cuenta y no debe exceder del 30%(treinta por Ciento) del
monto otorgado de Viático, y se aceptan en los casos siguientes:
• Cuando no s&a posible obtener los comprobantes de pago autorizados por la SUNAT, solo por concepto de movilidad, caso excepcional en zonas alejadas del centro urbano (caseríos o centros poblados).
• El monto de la declaración jurada no debe exceder del 30% del monto otorgado, y será efectivo por todo el periodo de viaje asignado independientemente de los días que dure la comisión de servicios.
• No es procedente la Declaración Jurada para sustentar gastos de
alojamiento y alimentación en las comisiones de servicio realizadas en las capitales de departamento y provincias.
12.6. La Rendición de Cuenta por Anticipo Concedido para Viaje en Comisión de Servicios o de Representación, cancelara a la "Planilla de Gastos por Viaje, Viáticos y de Representación" (Formato DGV-01) y a la planilla por ampliación de viaje, de ser el caso. En el caso de que exista una diferencia a favor deja, entidad, el servidor efectuará la devolución en la División de Recursos Financieros (Recibo de Caja o Depósito Bancario), cuyo recibo interno o Boleta de Depósito, deberá adjuntarse a la presentación del Formato DGV-02, como documentación sustentatoria.
12.8. Para los fines de control, todo servidor que realice un viaje en Comisión de Servicios, deberá a su retorno, presentar a su Jefe Inmediato Superior, un Informe e
Actividades y Resultado FORMATO RC-005, copia del cual deberá ser presentado
adjunto al Formato DGV-02., En el caso del Gerente General elevara su Informe al Directorio. '
12.9.
En los casos de los choferes, presentarán un reporte de ocurrencias sólo cuando realicen Viaje en Comisión de Servicios, según formato DGV-04, el cual los exonera del informe de Actividades y Resultados.12.10. El proceso de rendición de cuentas constituye una exclusiva responsabilidad del COMISIONADO y será controlado y verificado en tal virtud, por cada área involucrada en el proceso; la omisión o información inexacta, puede constituir falta que dará lugar a la aplicación de sanciones disciplinarias administrativas conforme lo establece el Reglamento Interno de Trabajo.
13. REGISTRO INTERNO DE LA LIQUIDACIÓN O RENDICIÓN DE CUENTAS
La División de Contabilidad recibirá la "Rendición de Cuenta por Anticipo Concedido para Viaje en Comisión de Servicio/Viaje de Representación", y verificará lo siguiente:
Comprobará su correcta formulación, así como que se adjunten los documentos justificatorios de los gastos, de acuerdo a la normatividad legal vigente sobre comprobantes de pago, copia del Informe de Actividades y Logros de la comisión realizada, debidamente visado por el Jefe inmediato. •
Rechazará para su regularización las Rendiciones de Cuenta por Anticipo Concedido para Viaje en Comisión de Servicios u de Representación, que contengan errores de formulación o carencias de justificación documentada. El servidor corrogirá los errores en un plazo no mayor de 48 horas y reducirá los gastos que no tengan justificación.
Asimismo, controlará los saldos pendientes de rendiciones de cuenta e informará en caso de incumplimiento del plazo establecido a su Jefe inmediato, y este a la
Gerencia de Administración y Finanzas para que comunique y autorice a la División de Recursos Humanos, efectúe el descuento correspondiente; la devolución del anticipo mediante el descuento, no libera al
COMISIONADO de las medidas correctivas, de acuerdo y de conformidad al Reglamento Interno de Trabajo vigente en la fecha
Aplicado el descuento en planilla al Trabajador, no se procederá a la devolución por el descuento de rendición de viáticos no presentado dentro del plazo establecido por la presente directiva.
14. RESPONSABILIDAD
La Gerencia de Administración y Finanzas, La División de Contabilidad y División de Recursos Financieros serán responsables de hacer cumplir estrictamente la presente Directiva.
NORMAS COMPLEMENTARIAS
' !
Los viajes dentro y fuera del país en Comisión de Servicios, se racionalizarán a lo
estrictamente indispensable, debiendo la Gerencia General tomar en cuenta la
presente para su aplicación.
15.2. Cuando la comisión se realice en un Vehículo oficial, deberá coordinar con la División de Mantenimiento de la Gerencia de Operaciones, con la debida anticipación a efectos de que designe el vehículo adecuado, con su respectivo chofer, y comunicación a la compañía de seguros.
15.3. En caso de realizar viajes a lugares distantes, dentro de la provincia de Tacna, la unidad orgánica interesada deberá presentar el "Informe justificatorio de Viaje en
Comisión de Servicios", en el cual se solicitará el Pago de Viáticos, luego de la aprobación de la Gerencia Administración y Finanzas y la Gerencia General, se abonará
15.4
16.3.
4.
16.5.
en consideración de los criterios de distancia de la localidad y duración de los viajes, según escala adjunta al presente, ANEXO 01.
La duración de la comisión de servicios no podrá exceder de 10 días. Todo tiempo adicional requerirá de una autorización expresa del Presidente del Directorio.
El viaje debe realizarse dentro de los términos e itinerarios autorizados. El Funcionario ó Servidor No ipodrá variarlos bajo responsabilidad, salvo autorización expresa del que autoriza la Comisión y la Gerencia General.
DISPOSICIONES FINALES
Los montos y/o escala de los viáticos a aplicarse para el pago, serán aprobados propuesta de la Gerencia de General a
LUb muilLUb y/u CbLdid uc lúa vn
mediante Resolución de Gerencia ucnciai a pi ujjucsia uc \a ucicm "administración y Finanzas en concordancia con los dispositivos legales vigentes.
asignación ó aplicación de la "Escala de Gastos por Viaje en Comisión de Servicios y je de Representación", se efectuaran por días efectivos de la Comisión de Servicios,
nsiderándose como día efectivo, al día de la comisión debidamente creditada con correspondencia y/o documento motivado por la estadía. En
casos de viaje a otros departamentos en donde se tenga que partir con una noche de anticipación e implique pernoctar (por cuestiones de distancia y vuelo), este gasto, se considera dentro de los viáticos otorgados por los días efectivos.
los
No procede el reembolso al COMISIONADO por gastos (viáticos, alimentos, hospedaje! mayores a los otorgados por el periodo de viaje de comisión de servicios, autorizado originalmente. El COMISIONADO debe tener presente que estos gastos deben ser razonables en su consumo personal, puesto que está -peaüzando labores y/o capacitación de interés para la Empresa, y en comisión de servicios asignada.
La Gerencia de Administración es la responsable de difundir la presente
Directiva a las Gerencia de Línea y Apoyo, Oficinas, estos a su vez a los funcionarios y servidores de su dependencia.
En caso Justificado y por necesidad de comisión de servicio, el comisionado deba y requiera quedarse en el lugar de destino, habiendo terminado la comisión autorizada originalmente autorizada, • y consecutivamente los días correspondan a días No efectivos, sólo le corresponderá el pago hasta un 50% del viático por día
según escala por los días No efectivos.
*
EPSr
FORMATO DGV-01
N° ...
PLANILLA DE GASTOS POR VIAJE, VIÁTICOS Y DE REPRESENTACIÓN
I. DATOS DEL SOLICITANTE
ellidos y Nombres CaVgo d Orgánica _ Actividad Presupuesta!: Cuenta Contable: Centro de Costos:
II. VÍAME EN COMISIÓN DE SERVICIOS/ VIAJES DE REPRESENTACIÓN
DestinA
Durac/in o periodo ausencia Total vías ausencia Motivo del Viaje Medio de Transporte Numero Resolución
III. VIÁTICOS SOLICITADO/CALCULO DE DÍAS EFECTIVOS Y PAGO (Nuevos Soles)
MONTO DETALLE
1. Viáticos por día SI. .. Total días
2. Pasajes terrestres 3. Tasa de Embarque
4. Gastos Representación (Bolsa Vje) 5. Otros SI SI. SI SI SI SI
TOTAL A PAGAR SI. SI.
Son
Recibí Conforme Fecha:
AUTORIZACIÓN DE DESCUENTO
Dejo constancia de haber recibido la suma de S/
para Gastos de Viaje. Gastos por Viáticos y Gastos de Representación, comprometiéndome a rendir cuenta en los p'lazos establecidos, en caso contrario autorizo el descuento, correspondiente de mi remuneración.
Fecha.... ....Firma del Solicitante..
NOTA EL PLAZO MÁXIMO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA RENDICIÓN DE CUENTA POR ANTICIPO CONCEDIDO, PARA VIAJE EN COMISIÓN DE SERVICIOSA/IAJE DE REPRESENTACIÓN (FORMATO DGV-02). ES DE OCHO (08) DÍAS DEL RETORNO DEBIENDO ADJUNTAR EL TALÓN DE LOS PASAJES
Distribución
Oficina de Planeamiento División de Contabilidad
División de Logística/Control Patrimonial(02 copias) División de Recursos Financieros.
Interesado
»
EPSr
• i
RC-004 D E C L A R A C I Ó N \Ay o
Identificado con DNI:
Servidor de EPS TACNA SA., en el cargo de :
en la. Gerencia de : Déla EPS VACNA S.A., en concordancia con la normatividad vigente y teniendo conocimiento de las
sanciones estipuladas en la Ley N° 27444 "Ley del Procedimiento Administrativo" y la Ley ,supuesto vigente,
RO BAJO JURAMENTO haber realizado gastos en comisión de servicios que a continjLación detallo y de los cuales no fue posible obtener comprobante de pago.
(Esta declaración NO debe exceder del 30% del monto otorgado del viatico.
Art. 03° Decreto Supremo N° 007-2013-E.F.
FECHA C O N C E P T O Movilidad i • i TOTAL SI. IMPORTE
N FE, LA CUAL FIRMO LA PRESENTE DECLARACIÓN \,
GERENCIA RESPECTIVA Nombre:
DNI. N° .
Oc
F O R M A T O KC-005
I N I - O R M F No.
M O D K I . O DK I N F O U M K DK OH.IK I IVOS, A C T I M D A D K S . Y RKSl L I A D O S DKL V1A.IK KN C O M I S I Ó N DK S K R V I C I O S .
(DOCUMENTO QUE AUTORIZO EL VIAJE) VTOS GENERALES:
Numero de Planilla de Viáticos Periodo del Viaje de Comisión Importe Cobrado en Soles OBJETIVOS DE VIAJE:
* ACTIVIDADES REALIZADAS:
.RESULTADOS:
OTROS: (RECOMENDACIONES, INCONVENIENTES, ETC)
Atentamente^
Nombres y Apellidos: Cargo:
Directiva Nro.002-2015-EPS TACNA S.A.-300-511.003
ANEXOS 01
ESCALA DE GASTOS (VIÁTICOS) POR VIAJE Y GASTOS DE REPRESENTACIÓN
( VÍA TICOS INCLUYE ALIMENTOS, HOSPEDAJE Y MOVILIDAD POR DÍA)
RMV: 750.00
A
s'
DESCRIPCIÓN POR NIVELES
ASIGNACIÓN: JUNTA DE ACCIONISTAS, DIRECTORIO A.l Presidente Junta General de Accionnistas ** A. 2 Mienbros de Junta General de Accionistas ** A. 3 Presidente Directorio ** A.4 Miembros del Directorio
VIÁTICOS/ ASIGNACIÓN Todos los Dptos
S/. 380.00 S/. 380.00 S/.320.00 S/.320.00 Moquegua (60% De Aó B) S/. 228.00 S/. 228.00 S/. 192.00 S/. 192.00 Jarata y Dist. (30% De A ó B) S/. 114.00 S/. 114.00 S/.96.00 S/.96.00 J.Basadre/Ayro (20% De Aó B) S/. 76.00 S/.76.00 S/.64.00 S/. 64.00 ~^ Gtos. Repres. Bolsa Viaje (Por mes) S/. 500.00 S/. 500.00 Tasa de Embarque Área ( T / C ) S/.30.00 S/.30.00 S/.30.00 S/.30.00 Terrestre S/.2.50 S/.2.50 S/.2.50 S/.2.50
B VIÁTICOS: GERENTE, FUNCIONARIOS Y DEMÁS TRABJADORES B.l Gerente General
B.2 Gerentes de Lines y Apoyo
B.3 Funcionario Jefes de Oficina y de División B.4 Profesionales y Trabajadores en General
S/.320.00 S/.320.00 S/. 320.00 S/.320.00 S/. 192.00 S/. 19 2.00 S/. 192.00 S/. 192.00 S/.96.00 S/.96.00 S/.96.00 S/.96.00 S/.64.00 S/.64.00 S/.64.00 S/.64.00 S/. 500.00 S/.30.00 S/.30.00 S/. 30.00 S/.30.00 S/.2.50 - S/.2.50 S/.2.50 S/.2.50 ** : ASIGNACIÓN NOTA:
1) La base legal es de D.S. N°007-2013-EF
