PAGOS A JUSTIFICAR INTRODUCCIÓN

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PAGOS A JUSTIFICAR

INTRODUCCIÓN

Tendrán el carácter de “PAGOS A JUSTIFICAR”, las cantidades que se libren para atender gastos presupuestarios, cuando los documentos justificativos de los mismos no se puedan acompañar en el momento de expedir las correspondientes órdenes de pago.

El procedimiento de PAGOS A JUSTIFICAR supone una excepción a la regla general de “servicio hecho” que constituye el criterio general para el reconocimiento y pago de las obligaciones que requiere que, previamente, el acreedor haya cumplido la prestación a su cargo y se aporten los correspondientes documentos justificativos.

R.D. 500/1990 Artículo 69.

1. Tendrán el carácter de <a justificar> las órdenes de pago cuyos documentos justificativos no se puedan acompañar en el momento de su expedición (artículo 190.1 LRHL).

2. Las órdenes de pago <a justificar> se expedirán en base a resolución de la autoridad competente para autorizar el gasto a que se refieran y se aplicaran a los correspondientes créditos presupuestarios.

3. La expedición de órdenes de pago <a justificar> habrá de acomodarse al plan de disposición de fondos de la tesorería que se establezca por el presidente de la entidad, salvo en el caso de que se trate de paliar las consecuencias de acontecimientos catastróficos, situaciones que supongan grave peligro o necesidades que afecten directamente a la seguridad pública.

Se ha desarrollado un Módulo específico para la gestión y contabilización de los PAGOS A JUSTIFICAR.

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1. PROCESO

A. DEFINICIÓN DEL PAGO A JUSTIFICAR

El número de pago, será el identificador para realizar el seguimiento del mismo, podrá ser un número secuencial que le asigne el ayuntamiento, o cualquier otro número de 3 cifras (número y letras) que tenga un significado para el Ayuntamiento.

El concepto Extrapresupuestario, a través del que vamos a contabilizar el anticipo, tiene que estar asociado a la cuenta 5580, Mod. Normal, el concepto que nos aparecerá por defecto es el 310101 PAGOS A JUSTIFICAR.

En el “TERCERO HABILITADO” se ha de designar al personal (empleado público o concejal) que recibe el dinero en efectivo, el cheque o transferencia a la cuenta restringida de Pagos a Justificar.

En la CASILLA “CONCEPTO NO PRESUPUESTARIO” elegiremos la opción de PAGOS A JUSTIFICAR.

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En la CASILLA “CUENTA RESTRINGIDA PAGOS A JUSTIFICAR” elegiremos la opción PAGOS A JUSTIFICAR que previamente hemos tenido que crear si no se había creado anteriormente, es decir, un Ordinal de Tesorería que será: Cta. 5741 – “Caja Restringida” o Cta. 5751 –“Bancos e Instituciones de Crédito. Cuentas Restringidas de pagos.”

Se GUARDA

B. FASES DE GESTIÓN, CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DEL PAGO A JUSTIFICAR

La expedición de órdenes de pago a justificar se registrará:

Cargando la cuenta 558.5 “Libramientos para provisiones de Fondos” con abono a la cuenta 400 “Acreedores por obligaciones reconocidas. Presupuesto de Gastos Corriente”, con abono a la cuenta 571 “Bancos e Instituciones de Crédito. Cuentas Operativas”.

Ó 570 “Caja Operativa”, representativa de la Tesorería operativa de la que salen los fondos a justificar, y cargando:

o A la cuenta 575.0 “Cuentas Restringidas de Pagos a Justificar” o Ó a la cuenta 574.0 “Caja de Pagos a Justificar”,

representativa de la Tesorería restringida del perceptor de los fondos a justificar, con abono a la cuenta 558.5 “Libramiento para Provisiones de Fondos”

¿CÓMO SE HACE? a. Pestaña de GASTOS

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b. CASILLA FASE: Buscar con F2 “ADOPJ”

c. CASILLA FECHA: Fecha en la que se hace entrega del dinero en metálico, cheque o transferencia

d. CASILLA TERCERO: El mismo Tercero que se puso en la definición del Pago a Justificar.

e. PESTAÑA “APLICACIONES/DESCUENTOS”: Buscar la aplicación Presupuestaria donde vaya imputado el gasto.

En el IMPORTE, se pondrá el TOTAL del dinero entregado, cantidad del cheque o transferencia

f. PESTAÑA “FORMA DE PAGO”:

FORMA DE PAGO: Elegir la forma de entrega del dinero (Metálico, Cheque o Transferencia)

TIPO: Aparecerá Pagos a Justificar

PAGO: Con F2 elegiremos el Pago a Justificar que le corresponda.

En el ORDINAL PAGADOR:

o Elegiremos el Banco por el cual se va a entregar el dinero del Cheque o por el cual se va a realizar la Transferencia

o o bien se Elegirá la Caja de la Corporación si entregado dinero efectivo.

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g. PESTAÑA ASIENTO CONTABLE:

En esta pestaña podemos comprobar cómo se van realizando a la vez todas las FASES

El programa nos dará un NUMERO DE OPERACIÓN DE GASTOS. Se pulsa el botón GUARDAR

C. EL PAGO A ACREEDORES FINALES

¿CÓMO SE HACE?

En la pestaña MÓDULOS elegiremos PAGOS A JUSTIFICAR – OPERACIONES PAGOS A JUSTIFICAR.

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En la casilla Nº PAGO, pulsando “F2” elegiremos el pago a justificar que corresponda, que aparecerá con el Tercero asignado.

En la casilla OPERACIÓN se escoge la opción PAGO A LOS ACREEDORES FINALES.

En la casilla FECHA, se pondrá la fecha en que se va a justificar el pago. En la casilla IMPORTE, se pondrá la cantidad que REALMENTE se ha hecho entrega al ACREEDOR FINAL (persona jurídica: empresa….)

En la casilla DESCRIPCIÓN: una breve descripción de la adquisición y su motivo.

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Casilla ACREEDOR FINAL, es decir, la empresa o persona jurídica que nos haya suministrado el bien. Se busca pulsando “F2”. Si el Acreedor Final no existe, se puede dar de alta, en esta misma pantalla ya que en la parte central inferior tenemos el botón para dar de alta a los acreedores finales.

Se CONFIRMA.

IMPORTANTE: El programa nos dará un Número de Operación de Acreedores Finales. Anotar este NÚMERO ya que será el que utilizaremos para la operación final de enlazar la factura con el proceso

D. JUSTIFICACIÓN DEL PAGO

Pestaña GASTOS – OPERACIONES DE GASTOS (CORRIENTE) En la casilla FASE, buscaremos la operación “JPJ

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En la casilla O. RECUPERAR: Con F2 buscaremos la operación de la fase ADOPJ referente a la justificación.

Podemos comprobar cómo aparece asociado el tercero al que se le hizo entrega del dinero en metálico o el cheque

En la pestaña APLICACIONES/DESCUENTOS aparecerán todos los datos que se pusieron en la primera fase.

 En el caso de COINCIDIR la cantidad entregada, en metálico o en cheque, con la cuantía de la factura presentada por el Acreedor Final, NO HABRÁ que modificar la casilla “IMPORTE”.

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 En el caso de NO COINCIDIR la cantidad entregada, en metálico, cheque o transferencia, con la cuantía de la factura presentada por el Acreedor Final, HABRÁ que modificar la casilla “IMPORTE” por su coste real.

En ambos casos y en la pestaña ASIENTO CONTABLE, comprobaremos que aparece una cuenta de 2 dígitos y una “?”, esto quiere decir que hay que buscar una cuenta de gastos situándonos y pulsando F2 en la citada partida.

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El programa nos dará un NUMERO DE OPERACIÓN “JPJ” y un NUMERO DE OPERACIÓN GENERADA

E. REINTEGRO DEL IMPORTE SOBRANTE POR EL PERCEPTOR DE LOS FONDOS A JUSTIFICAR

En la pestaña MÓDULOS – PAGOS A JUSTIFICAR – CONSULTA PAGOS A JUSTIFICAR, podemos comprobar la existencia un saldo que hay que reintegrar, cuando el importe de la factura ha sido menor al dinero entregado.

En esta pantalla también podemos ver el NÚMERO DE LA FASE K que utilizaremos para enlazar la factura con todo este proceso.

¿CÓMO SE HACE?

Pestaña GASTOS – EJERCICIO CORRIENTE

En la casilla FASE con “F2” buscaremos la fase “RPJ” En la casilla FECHA: el día que se hizo la operación ADOPJ

En la casilla O. RECUPERAR: con “F2” recuperaremos la operación ADOPJ a la que se refiere el reintegro

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Una vez elegida, podemos comprobar cómo lleva asociado el perceptor de los fondos entregados así como el importe pendiente de reintegrar en la pestaña APLICACIONES/DESCUENTOS.

En la pestaña FORMA DE PAGO, elegiremos el ordinal por el que se va a ingresar los fondos a reintegrar. (No necesariamente tiene que ser el mismo por el que se hizo entrega de los fondos)

Y por último comprobaremos en la pestaña ASIENTO CONTABLE cómo se han realizado todos los movimientos contables de este reintegro.

El programa nos facilitará otro NUMERO DE OPERACIÓN GENERADA

Para concluir EL PAGO A JUSTIFICAR debemos enlazar la factura presentada por el Acreedor Final a este proceso.

¿CÓMO SE HACE?

Pestaña MÓDULOS – REGISTRO DE FACTURAS – INTRODUCCIÓN DE FACTURAS

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En esta pantalla introduciremos la factura presentada por el Acreedor Final. En la casilla PROVEEDOR, pulsando “F2”, podemos ver todo el listado de proveedores que tenemos dados de alta. En caso de que fuera un proveedor nuevo, en la parte inferior central de la pantalla podemos darle de alta.

La casilla Nº REGISTO DE FACTURA, no se rellena pues el programa dará automáticamente el número que le corresponde.

En la casilla BASE IMPONIBLE, se pondrá el IMPORTE TOTAL de la factura, I.V.A. incluido, excepto cuando el IVA se declarable

Se rellenan también las casillas DESCRIPCIÓN, TIPO DE CONTRATO Y ENTREGA.

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Seguidamente se recupera esta factura tecleando el Número de Registro que nos ha facilitado el programa de la misma y se pulsa el botón de “MODIFICAR.”

En la casilla OPERACIÓN (O), introduciremos el número de OPERACIÓN K (Nº del Pago Acreedor Final) y comprobaremos como pasando con el tabulador se rellena automáticamente la casilla OPERACIÓN (K) pasando a estar la factura CONTABILIZADA.

Se pulsa el botón GUARDAR y fin del proceso.

En la Pestaña MÓDULOS – PAGOS A JUSTIFICAR – CONSULTA DE PAGOS A JUSTIFICAR podemos comprobar todas las fases de este proceso y los reintegros, si ha habido.

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