SERVICIOS INSTITUCIONALES
MENSAJERÍA Y PAQUETERÍA
Proyecto SERVICIO DE MENSAJERÍA Y PAQUETERÍA DE ENVÍOS NACIONAL E INTERNACIONAL: UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO
Propósito
Establecer el procedimiento bajo el cual se llevará a cabo la prestación del servicio de mensajería y paquetería por parte de la Empresa DHL Express México, S.A. de C.V., en adelante DHL, para envíos nacionales e internacionales que le soliciten las entidades académicas y dependencias administrativas universitarias, así como el establecimiento de las condiciones generales para la prestación del servicio y compromisos que asume la Universidad Nacional Autónoma de México, en adelante UNAM y DHL.
Servicio de Mensajería y paquetería de envíos Nacionales e Internacionales
1. Condiciones Generales de la prestación del servicio:
DHL, proporcionará a la UNAM un Courier In House (CIH), equipo de cómputo e impresora para la generación de guías.
DHL, asignó el número de cuenta 988213672 para la identificación de todos los envíos nacionales e internacionales de exportación, aplicando tarifas preferenciales con un 65% de descuento en envíos nacionales y 50% en envíos internacionales sobre las tarifas publicadas (Anexo 1), para los envíos que realicen las entidades y dependencias de la UNAM que se encuentran ubicadas físicamente en Ciudad Universitaria, en la zona metropolitana, así como, las ubicadas al interior de la República.
DHL, proveerá a las entidades y dependencias de la UNAM, los suministros estándar para empaque de los envíos, de acuerdo a sus necesidades (Flyer o sobre nacional e internacional & etiquetas), esto sin costo alguno para la UNAM.
La UNAM, ubicación s local ubicad El Horario hrs. y sába DHL, pone House, el c DHL. 2. Co 2.1 El Customer cabo esta a Nú C No qu Di pa Da De En pr Va de so Re y d Ve proporciona se encuentra d do en el extrem de servicio po ados de las 9:00 e a disposición cual atenderá ourier In Hous laborar guías d Connect, Web actividad, reque úmero de cuen Clave y subclav ombre del dest ue recibirá el e
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Escanear personalmente los envíos recolectados, o en su caso, verificar que el contacto que los recolecta escanee directamente el Pickup
Elaborar reportes de los envíos generados en forma diaria, quincenal y mensual
Participar en la carga/descarga de los envíos recolectados
3. PROCESO DE RECOLECCIONES 3.1 Recolecciones Pre establecidas
El mensajero de DHL Express acudirá diariamente de lunes a viernes a la Tienda UNAM de Autoservicio, ubicada en Av. Universidad 3000, Col. Universidad Nacional Autónoma de México C.U., Delegación Coyoacán, México, D.F., C.P. 04510, Circuito Mario de la Cueva s/n, Tienda UNAM.
El primer horario de recolección será de las 14:00 a las 15:00 hrs. garantizando así la conexión del material internacional ese mismo día y el segundo horario de recolección será de las 17:00 a las 18:00 hrs.
NOTA: En días feriados DHL acordará con los contactos de la UNAM los horarios de
atención, incluyendo los de la recolección
3.2 Recolecciones de Alto Volumen
La UNAM o el CIH confirmarán al Ejecutivo de Cuenta, antes de las 2:00 p.m. del mismo día, en caso de tener recolecciones especiales de alto volumen que por sus características (peso, volumen, dimensión) requiera de una coordinación especial
DHL confirmará el horario de la recolección
3.3 Recolecciones en dependencias UNAM e Interior de la República.
La UNAM podrá hacer uso de su cuenta, tanto en el Distrito Federal como en el Interior de la República, dichas recolecciones las podrá solicitar el mismo cliente en el teléfono de atención a clientes de DHL Express 5345 7000 ó 01 800 765 6345 opción 1.
Datos necesarios para una recolección:
• Cuenta UNAM, para el cargo del envío
• Nombre, clave y subclave de la entidad o dependencia solicitante • Teléfono y extensión
• Contacto
• Área o departamento del remitente • Horario
• Nombre y domicilio completo del remitente • Cantidad de cajas, peso y medidas de cada una • Indicar el domicilio de entrega o destino de la guía • Monto a asegurar en caso de requerirlo
El área de servicio a clientes de DHL indicará la fecha en la que será programada la recolección y el tiempo de entrega del mismo.
4. PROCESO DE GENERACIÓN DE GUÍAS POR PARTE DE LAS ENTIDADES Y DEPENDENCIAS DE LA UNAM.
Las entidades y dependencias de la UNAM en el Distrito Federal y en el interior de la República podrán hacer uso de las herramientas electrónicas de DHL, a través de My DHL. Generación de Guías nacionales e internacionales (Web Shipping), Rastreo Envíos (Página DHL y Proview) : www.dhl.com.mx
4.1 Generación de Guías en herramienta (Web Shipping). (Anexo 2)
Cada Contacto deberá generar su usuario y contraseña para la elaboración de guías
En el momento de la elaboración de guías será indispensable que cada entidad y dependencia se identifique con su clave y subclave presupuestal, en el campo de referencia (máximo 35 caracteres).
Web Shipping es una herramienta para procesar envíos domésticos e internacionales en línea. Para poder utilizar Web Shipping es necesario tener una cuenta vigente de DHL
Características:
• Prepara guías en línea para imprimirlas
• Almacena ilimitada cantidad de direcciones de destinatarios • Realiza codificaciones automáticas de destino
• Permite prealertas por e-mail a los destinatarios del envío • Solicitud de recolección en línea
• Historial de envíos realizados (por un máximo de 99 días) Beneficios:
• Acceso las 24 horas, los 7 días de la semana
• Acceso vía la red sin necesidad de instalar la aplicación y sin costo • Automatiza los procesos de preparación de envíos, ahorra tiempo y
dinero
• Tecnología de codificación, transacciones seguras por Internet • Varias personas se pueden registrar con la misma cuenta
4.2 Rastreo de envíos.
Página DHL: www.dhl.com.mx
En caso de requerir prueba de entrega del envío, cualquier usuario podrá ingresar dentro de la opción de rastreo para descargar el reporte de entrega que incluya la firma electrónica de quien recibe.
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Beneficios:
• Monitoreo proactivo de envíos
• Notificación y resolución de incidencias • Un solo contacto en DHL
• Retorno de paquetes no entregados • Reporteo estándar
•
Análisis causa raíz de incidencias y planes de acción Contactos parte de la UNAM: C.P Rocio Fragoso Cabello
Correo: [email protected]
Tel. 56229699 ó 56229697 Karina Bizarro Uribe
Correo: [email protected]
Tel. 56229699 ó 56229697
6. PROCESO PARA ENVÍOS CON INCIDENCIA.
Los servicios siguiente día (Doméstico Express) consideran un horario de entrega de lunes a viernes de 9:00 a 18:00 hrs.
Si se presentan incidencias como CA (cerrado al arribo) o ND (no entregado), NH (nadie en casa) se realizaran 2 intentos de entrega adicionales, de no ser posible la entrega, el asesor dedicado estará notificando a los contactos de la UNAM y quedará en espera de instrucciones para la entrega. En caso de que se solicite retorno a origen habrá un costo con cargo a cuenta UNAM
Si se presentan incidencias como BA (domicilio incorrecto), CM (destinatario cambio de domicilio), RD (envío rechazado por destinatario), no se realizarán visitas adicionales, el asesor dedicado estará notificando a los contactos de la UNAM y quedará en espera de instrucciones para la entrega
Los envíos en servicio CC (Ocurre en espera de ser recolectados por el destinatario en tienda de DHL) estarán disponibles cinco días hábiles, al sexto día el asesor de servicio a clientes notificará a los contactos de la UNAM y quedará en espera de instrucciones
En caso de no recibir respuesta a los tres días hábiles por parte de la UNAM, los envíos estarán siendo retornados a origen con cargo a su cuenta
7. PROCESO DE CRÉDITO Y COBRANZA
La UNAM tendrá un gestor de cobranza de DHL, quien se encargara de recopilar las Formas Múltiples de Gasto, que amparen el pago de los servicios de envíos solicitados por parte de las entidades y dependencias de la UNAM, en cuyo caso, tratándose de dependencias ubicadas en Ciudad Universitaria y Zona Metropolitana, el gestor acudirá a sus instalaciones al final del mes para la recopilación de dichos documentos, para el caso de los servicios solicitados por las entidades y dependencias foráneas (ubicadas en diferentes estados de la República Mexicana), el gestor de cobranzas solicitara a cada una de estas el envío en archivo PDF la Forma Múltiple de Gasto, para efectos de trámite de pago del servicio, mismas a las que DHL, adjuntará las guías o guía que les correspondan, así como la factura global por el periodo correspondiente, documentación que se enviará a la Dirección General de Servicios Administrativos DGSA, para su revisión, conciliación y trámite de pago
Envíos
internacionales 8. PROCESO DE ENVÍOS INTERNACIONALES
Las entidades y dependencias de la UNAM, tratándose de envíos internacionales, solo los podrán realizar cuando se trate de documentos, folletos, libros, que no sobrepasen un peso de 2.5 Kg.
Cuando se trate de equipos, materiales u otros artículos que no sean documentos con las especificaciones mencionadas en el punto anterior, el envío se canalizará a través de la Dirección General de Proveeduría, accediendo al siguiente link:http://www.proveeduria.unam.mx/
Riesgos Todas los envíos son susceptibles a las conexiones aéreas, los tiempos de arribo y las revisiones por parte de las Autoridades (rayos Gama)
El arribo del material podrá verse afectado por causas de fuerza mayor (no imputables a DHL) como cuestiones climatológicas y/o fallas mecánicas