COPIA CONTROLADA
1. OBJETIVO
Coordinar la administración y vigilancia de los bienes muebles e inmuebles de la
empresa.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los bienes muebles e inmuebles de la Empresa.
3. DEFINICIONES
3.1.
BAJA:
Es el proceso mediante el cual la empresa decide retirar un bien
definitivamente del patrimonio de la entidad.
3.2.
BIEN SERVIBLE:
Porque siendo apto para el servicio, la entidad no lo requiere
para el desarrollo de sus actividades. Porque existe disposición legal que
ordena su retiro. Porque estando en servicio activo o en depósito, el bien ha
desaparecido y una vez cumplidos los trámites administrativos o fiscales de
investigación se determina la no responsabilidad por parte del funcionario que
tenia a su cargo el bien.
3.3.
BIENES INMUEBLES:
Corresponde a los lotes, edificaciones, parque
automotor, entre otros.
3.4.
BIENES MUEBLES:
están divididos en elementos de consumo y devolutivos.
3.5.
COMODATO:
Contrato por el cual se da o recibe prestada una cosa de las que
pueden usarse sin destruirse, para servirse de ella, con la obligación de
restituirla. El comodato o préstamo de uso es un contrato en que la una de las
partes entrega a la otra gratuitamente una especie, mueble o raíz, para que
haga uso de ella y con cargo de restituir la misma especie después de terminar
el uso.
3.6.
ELEMENTOS DE CONSUMO:
Son los que se consumen por el primer uso que
se hace de ellos, o porque al ponerlos, arreglarlos o aplicarlos a rotor, se
extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a
formar parte integrante del bien al que se adhieren.
COPIA CONTROLADA
3.7.
ELEMENTOS DEVOLUTIVOS:
Son los que no se consumen por el primer uso
que se hace de ellos, aunque perezcan con el tiempo, por razón de su
naturaleza, siendo susceptibles de reintegro o devolución. La baja se
perfecciona con el retiro físico, el descargo de los registros contables y de
inventario y el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso,
según el hecho que le dio origen.
3.8.
TRASPASO DEFINITIVO:
Es llevar definitivamente un bien mueble de una área
a otra.
3.9.
TRASPASO ENTRE FUNCIONARIOS:
cuando el bien queda ubicado
físicamente en la área inicial pero cambia la responsabilidad del funcionario que
lo custodia.
3.10. TRASPASO TRANSITORIO:
Es un préstamo que se hace de un bien mueble
de una área a otra.
3.11. VENTA:
Es la operación mercantil consistente en la transferencia del dominio
de un bien servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero.
4. RESPONSABLE
Es responsable de velar por la aplicación de este documento es el Coordinador de
Costos y Presupuesto.
5. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
·
Para las políticas de operación, estas se detallan a cabalidad en el
“Instructivo
Políticas de Activos Fijos”
. Ubicado en Gestión de Infraestructura, carpeta
MANUALES.
COPIA CONTROLADA
6. CONTENIDO
6.1. Entrega de bien en Comodato
Actividad Quien Descripción Registro Documentos
de Referencia
1.
Coordinador de costos y presupuesto
Se recibe el contrato de comodatos u otro si cuando exista cambio en alguna cláusula del contrato.
Se procede a crear la bodega lógica, el tercero, el traslado entre bodegas físicas (servibles hacia comodatos) o traspaso de un funcionario a la bodega física de comodatos; luego se hace la
salida para la entrega del bien, se imprimen los reportes en el sistema y se envía a contabilidad para que se suba por la interfase.
Reporte N.A
6.2. Traspaso de Bienes
Actividad Quien Descripción Registro Documentos
de Referencia
1.
Coordinador de costos y presupuesto
Se recibe solicitud del bien el cual debe ser presentado por el Director de área. La solicitud debe indicar el artículo y placa, el funcionario al que pertenece y al que se le va a cargar el bien.
Solicitud N.A
2.
Coordinador de costos y presupuesto
Se verifica la información en el sistema, se desplaza a la dependencia para coordinar el traspaso del bien y los datos del mismo.
Si encuentra alguna anomalía se informa por escrito al funcionario responsable para que justifique. Si el bien está correcto, se coordina el traspaso y se pasa al punto 3.
N.A N.A
3. Coordinador de costos y
presupuesto
Se ingresa la información al sistema y se imprime el traspaso, se hace firmar de los funcionarios que intervinieron en el proceso, tanto del que entrega como el que recibe y se remite a contabilidad para subir la interfase.
COPIA CONTROLADA
6.3. Venta o Remate de Bienes
Actividad Quien Descripción Registro Documentos
de Referencia
1.
Coordinador de costos y presupuesto
Una vez se detecte la necesidad de vender o rematar un bien, se organizan todos los mismos, se elabora una oficio que se remite al Coordinador de Costos y Presupuestos, estos se encuentran en la bodega de inservibles después del procedimiento de reintegro para luego elaborar la baja de los artículos devolutivos, se anexa el oficio y se envía a contabilidad para subir la interfase y se anexa el oficio definitivo de venta con el testimonio del respectivo banco y/o cliente.
Por oficio se reporta a tesorería y a contabilidad la consignación entregada por el banco y/o cliente.
Resolución de entrega
Oficio Consignación
N.A
6.4. Traslados (Solo entre bodegas físicas)
Actividad Quien Descripción Registro Documentos
de Referencia
1.
Coordinador de costos y presupuesto
Cuando el bien devolutivo se encuentra en cualquiera de las bodegas físicas, se puede hacer el traslados dependiendo de la necesidad que se tenga del bien, es decir, si se va a entregar en comodato, se va a entregar a servibles o para bajas.
Se ingresa la información al Sistema, se generan los reportes y se envía a contabilidad para que realicen la interfase.
COPIA CONTROLADA
6.5. Bajas
Actividad Quien Descripción Registro Documentos
de Referencia
1.
Coordinador de costos y presupuesto
Se recibe solicitud donde se relaciona el bien que se va a retirar, se realiza la venta o remato y luego se le da la baja el bien sacándolo del Sistema. De acuerdo al soporte de la venta del banco y/o cliente, se imprimen los
reportes y se envía a contabilidad para realzar la interfase.
Soporte de venta Reportes
N.A
6.7 Legalización de las compras de los bienes inmuebles
Actividad Quien Descripción Registro Documentos
de Referencia
1.
Coordinador de costos y presupuesto
Se recibe el certificado de entera satisfacción, el cual debe traer anexo la copia de la escritura pública debidamente registrada y con la matrícula inmobiliaria a nombre ENVIASEO para poder hacer el ingreso de la información al sistema, se saca el informe de acta de ingreso si el bien está cancelado en su totalidad o de orden de compra si está cancelado parcialmente o no se ha cancelado, y se realiza la respectiva salida al ordenador del gasto, esta información se envía a la oficina de Catastro para su respectiva mutación y se envía a contabilidad para realzar la interfase.
Informe de acta de ingreso
N.A
COPIA CONTROLADA
·
Para las PUNTOS DE CONTROL, ver en el
“Instructivo Políticas de Activos
Fijos”
. Ubicado en Gestión de Infraestructura, carpeta MANUALES.
8. NOTAS DE CAMBIO
No.
Versión
inicial
Breve Descripción del Cambio
Versión
Final
Fecha
1 00 No aplica para esta versión 00 19/12/08
2 00
Se elimina las actividades 6.4 y 6.8.
Cambia analista de costos y presupuesto por Coordinador de Costos y Presupuesto
01 01/04/14
Actualizó: Revisó: Aprobó:
GUSTAVO CARMONA B. – Coordinador de Costos y Presupuesto.
WILMAR CARDONA RODRIGUEZ - Representante de Gerencia ante el SGI
SOL BEATRIZ MOLINA – Directora Administrativa y Financiera. WILMAR CARDONA RODRIGUEZ - Representante de Gerencia ante el SGI
