INSTALACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMPLEMENTO DE OUTLOOK

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2021-01-11

INSTALACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

DEL COMPLEMENTO DE OUTLOOK

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ii | Contents | ii

Información general... 3

Acerca del complemento de Outlook...5

Sistemas operativos compatibles... 5

Versiones de Outlook compatibles... 6

Requisitos técnicos... 6

Instalar el complemento de Outlook...7

Primera configuración...8

Resumen de funciones...9

Usar las funciones de Hornetsecurity en Outlook...10

Aeternum... 11

Abrir Aeternum... 11

Visualizar correos en la vista previa... 12

Abrir correos del archivo en Outlook...13

Funciones de filtrado... 13

Archivar mensajes...15

Cifrar y firmar correos...16

Firmar correos...16

Cifrar correos...17

Solución de problemas: No se muestra el grupo Hornetsecurity... 19

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Información general

La información general sirve para comprender mejor los gráficos, símbolos y explicaciones utilizados en las instrucciones. Lea esta sección detenidamente para familiarizarse con los elementos utilizados.

Aclaratoria sobre el género

En aras de una mejor legibilidad, este manual utiliza la forma de lenguaje del masculino genérico. Cabe señalar aquí, que el uso exclusivo de la forma masculina debe entenderse independientemente del género.

Símbolos utilizados

Los siguientes símbolos se utilizan para identificar mejor los pasos relevantes dentro de los capítulos de instrucciones:

SÍMBOLO SIGNIFICADO ACLARACIÓN

Requisito Requisito Condición que debe cumplirse antes del siguiente

paso. Resultado

provisional

Resultado provisional Resultado, que se consigue en el interín después de un paso.

Resultado final Resultado obtenido según la secuencia de pasos de un

capítulo que guía la acción.

Advertencias e instrucciones de seguridad

Las instrucciones de advertencia y seguridad se utilizan para informar al usuario sobre los riesgos y peligros residuales, y para evitarlos mediante un procedimiento recomendado. En esta documentación se utilizan las siguientes advertencias e instrucciones de seguridad:

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Información general

SÍMBOLO SIGNIFICADO ACLARACIÓN

Indicación Indicación Información adicional dentro de un párrafo en

particular, que es relevante para la ejecución de pasos posteriores.

ATENCION Advertencia sobre los costes adicionales que se podrían

producir en función a los servicios reservados.

CUIDADO Advertencia sobre la posible pérdida de datos

PELIGRO Consejos de seguridad sobre una posible infección del sistema

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Acerca del complemento de Outlook

Con el complemento de Outlook, Hornetsecurity le proporciona una interfaz para el Servicio Spam and Malware Protection y el Servicio Aeternum.

Puede mantener su interfaz de trabajo habitual con el complemento de Outlook y no es necesario que inicie sesión Control Panelde Hornetsecurity.

Puede utilizar las siguientes acciones directamente desde Outlook:

• Reportar correos como spam

• Reportar infomails

• Crear listas negras/blancas para los remitentes

• Marcar los correos electrónicos como privados

• Archivar mensajes de correo electrónico

• Consultar el archivo de correos electrónicos

• Solicitar el informe de cuarentena

• Cifrar y firmar correos

Gracias a la conexión directa con el archivo, puede buscar mensajes de correo electrónico de su archivo en Outlook, responder a ellos y reenviarlos como si estuvieran en su buzón de correos.

Nota:

Puede utilizar las funciones del complemento de Outlook sin conexión a Internet. Sus órdenes se transmitirán cuando se establezca la conexión.

Sistemas operativos compatibles

Los siguientes sistemas operativos son compatibles con el complemento de Outlook:

• Windows 7, 32 Bit y 64 Bit

• Windows 8 y 8.1, 32 Bit y 64 Bit

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Acerca del complemento de Outlook

Versiones de Outlook compatibles

Las siguientes versiones de Outlook son compatibles con el complemento de Outlook:

• Outlook 2010, 32 Bit y 64 Bit

Requisitos técnicos

Para instalar el complemento de Outlook, deben cumplirse los siguientes requisitos previos:

• Para emplear el complemento de Outlook es necesario instalar el framework Microsoft .NET

4.5. Nota:

Durante la instalación del complemento de Outlook, el instalador comprueba si los componentes necesarios están disponibles. Si algún componente no está instalado, el sistema muestra un mensaje de error. Para poder instalar el complemento de Outlook, deberá instalar las actualizaciones del sistema correspondientes.

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Instalar el complemento de Outlook

Importante:

Necesita permisos de administrador para instalar el complemento de Outlook. 1. Cierre Outlook en su ordenador.

2. Inicie el instalador que descargó anteriormente. El asistente le guiará a través de la instalación.

Ha instalado el complemento de Outlook. Ahora puede reiniciar Outlook.

Después, podrá ver el grupo Hornetsecurity en Inicio en su Outlook.

Figura 1: Grupo Hornetsecurity

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Primera configuración

Para poder utilizar el complemento de Outlook, deberá introducir sus datos de usuario.

1. Haga clic en (Settings) en el grupo Hornetsecurity.

Se abre una ventana.

Figura 2: Settings

2. Introduzca sus credenciales de Control Panel de Hornetsecurity.

3. Haga clic en Guardar para añadir sus datos al complemento de Outlook.

A continuación tendrá acceso directo al servicio Spam and Malware Protection, al archivo de correo electrónico Aeternum y la sección del servicio de cifrado, si está activado.

Figura 3: Grupo Hornetsecurity

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Resumen de funciones

Con el complemento de Outlook es posible realizar diversas acciones que se explican en la siguiente tabla:

Función Descripción

Reportar spam El correo previamente seleccionado se marca

como spam.

Reportar infomail Puede seleccionar esta opción si desea

reportar boletines de noticias o correos electrónicos publicitarios.

Solicitar el informe de cuarentena Puede solicitar el informe de cuarentena

actual si espera correos electrónicos que pueden estar en cuarentena.

Añadir a lista negra Si no desea recibir mensajes de correo

electrónico de uno o más de los siguientes países más remitentes, puede añadirlos a su lista negra de remitentes personal.

Añadir a lista blanca Si el correo electrónico de un remitente está

en cuarentena y se muestra en el informe de cuarentena, puede utilizar la función de inclusión en lista blanca. En adelante, los correos de este remitente siempre se entregarán.

Importante:

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Usar las funciones de Hornetsecurity en Outlook

1. Seleccione los correos electrónicos sobre los que desea aplicar una función de Hornetsecurity.

2. Seleccione la función deseada de Hornetsecurity:

• Haga clic en la función en el grupo Hornetsecurity, en la barra de herramientas Inicio.

Figura 5: Seleccionar la función en el grupo Hornetsecurity

• Haga clic con el botón derecho del ratón en los correos electrónicos seleccionados y

seleccione la función deseada del menú contextual de Hornetsecurity.

Figura 6: Seleccionar la función en el menú contextual 3. Confirme la función seleccionada.

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Aeternum

Es posible acceder a Hornetsecurity Aeternum directamente desde Outlook. Importante:

Sólo podrá utilizar Aeternum una vez encargado en Control Panel.

En la pantalla de Aeternum, puede realizar búsquedas y aplicar filtros al archivo de correo electrónico.

Puede ejecutar las siguientes funciones: • Mostrar

• Marcar como privado

Abrir Aeternum

Puede realizar búsquedas en el archivo de Aeternum directamente desde Outlook.

1. Opcional: Introduzca un término en el campo Archive del grupo Hornetsecurity.

2. Haga clic en la lupa.

Figura 7: Abrir Aeternum

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Aeternum

Figura 8: Aeternum Nota:

La solicitud puede tardar un momento en procesarse.

Visualizar correos en la vista previa

1. Abra el archivo en Outlook.

2. Haga clic en el correo electrónico deseado para abrirlo en la vista previa.

(13)

Aeternum

Abrir correos del archivo en Outlook

Puede abrir correos electrónicos con Outlook para responder a ellos o reenviarlos. También puede ver los archivos adjuntos.

1. Abra el archivo en Outlook.

2. Seleccione uno de los siguientes pasos:

• Haga doble clic en el correo electrónico deseado.

• Seleccione el correo electrónico deseado y haga clic en Show.

3. Seleccione Outlook como la aplicación predeterminada para los archivos en formato .eml y

confirme con OK.

Nota:

Este mensaje solo aparece si Outlook no está configurado como la aplicación predeterminada para abrir archivos eml.

El correo electrónico seleccionado se abre en Outlook.

Funciones de filtrado

Dentro de la vista Aeternum puede filtrar los correos electrónicos mostrados por diferentes categorías.

Dirección Filtros de dirección por correo electrónico

entrante o saliente. Ambos las direcciones se muestran por defecto.

Número Limite los correos electrónicos mostrados a un

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Aeternum

Búsqueda Buscar los mensajes de correo electrónico

en el archivo en busca de los términos introducidos.

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Archivar mensajes

Con la función Archivar puede añadir al archivo mensajes de correo electrónico que aún no se

hayan añadido. Nota:

Sólo se archivan los correos electrónicos que aún no estén en el archivo. Estos aparecen en el archivo exclusivamente como correos electrónicos entrantes.

1. Seleccione el correo electrónico que desee agregar al archivo.

2. En el grupo Hornetsecurity, haga clic en Archive.

3. Confirme el envío del correo electrónico seleccionado a su archivo con Yes.

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Cifrar y firmar correos

Puede cifrar y firmar correos electrónicos desde el complemento de Outlook.

Para enviar mensajes de correo electrónico firmados y/o cifrados, debe activar el producto Email Encryption en Control Panel. Además, deberá haber un certificado para cada usuario que desee emplear la firma y el cifrado.

Nota:

Los correos que no se enrutan a través de uno de nuestros servidores de retransmisión no se firman ni se cifran.

Nota:

Encontrará más información sobre la configuración del módulo de cifrado en Control Panel aquí.

Firmar correos

Si escribe un correo electrónico en Outlook, puede cifrarlo y/o firmarlo con el servicio de cifrado.

1. Seleccione la pestaña Mensaje al enviar un correo electrónico.

Figura 11: Grupo Hornetsecurity durante la redacción de correos

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Cifrar y firmar correos

El icono se vuelve verde.

Figura 12: Firmar el correo electrónico

Su correo electrónico queda firmado con el certificado de usuario almacenado. También puede cifrar sus correos electrónicos.

Figura 13: Cifrar y firmar

Cifrar correos

Si escribe un correo electrónico en Outlook, puede cifrarlo y/o firmarlo con el servicio de cifrado.

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Cifrar y firmar correos

2. En el grupo Hornetsecurity, haga clic en el candado con el rótulo Encrypt .

El candado se cierra y se vuelve verde.

Figura 15: Botón de cifrado

Su correo electrónico se cifrará cuando se envíe. También, puede firmar sus correos electrónicos.

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Solución de problemas: No se muestra el grupo

Hornetsecurity

Solución de problemas: No se muestra el grupo

Hornetsecurity

Ha instalado el complemento de Outlook. Después de un fallo del sistema, el complemento de Outlook se desactiva.

Outlook desactivó el complemento de Outlook después de un fallo del sistema. 1. Vaya a Archivo > Opciones > Complementos.

2. Seleccione Complementos COM en el menú desplegable Administrar.

3. Haga clic en Ir....

Figura 17: Abrir complementos de Outlook instalados

Se abre una lista con los complementos de Outlook instalados. 4. Marque la casilla en Hornetsecurity Add-In.

(20)

| Índice | 20

Índice

A

abrir

adjunto del archivo 13

archivo de correo 11

email desde el archivo 13

vista previa de correo 12

acciones, Ver funciones explicación

adjunto del archivo, abrir 13

almacenar

información de usuario 8

archivar email 15

archivo de correo, abrir 11

C

cifrar email 17 corrección de fallos 19

E

email,

abrir desde el archivo 13

archivar 15

cifrar 17

firmar 16

F

filtro por categoría 13

firmar email 16 función de filtrado 13 funciones explicación 9 funciones, usar 10

I

información de usuario almacenar 8 recabar 7

R

recabar

(21)

| Índice | 21 resumen de funciones 9

S

sistema operativo 5

U

usar funciones 10

V

versión de Outlook 6

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Hornetsecurity GmbH

Am Listholze 78 | 30177 Hannover | Germany Phone:+49 511 515 464-0 | [email protected]