Organización y Sistemas I – 1era. Revisión 19/05/08 (WMC Software S.A.)
WMC SOFTWARE S.A. es una empresa que se dedica al diseño y desarrollo de software. La misma fue fundada hace 3 años por un grupo de amigos (Manuel, Gonzalo y Diego), recién egresados de la carrera de Ingeniería de Sistemas.
En sus inicios comenzaron diseñando ellos mismos programas de contabilidad y de liquidación de remuneraciones a medida de los clientes. En paralelo comenzaron a diseñar paquetes de software de gestión administrativa – financiera y de gestión de recursos humanos.
Los clientes fueron aumentando y se hizo necesario incorporar a la empresa nuevos profesionales en el área de ingeniería, así como estudiantes de administración.
A comienzos de 2007 ya trabajaban en la empresa 40 empleados y como el crecimiento no se realizó de manera planificada, comenzaron a surgir algunos problemas de relacionamiento así como de asignación de actividades entre las diferentes unidades. Por otra parte, en marzo de 2007 a través del Programa Endeavor para jóvenes emprendedores diseñaron un Plan de Negocios para expandir la empresa y comenzar a exportar los programas a países como Argentina, Chile, Brasil y Méjico. Esto implicaba una mayor exigencia de trabajo así como la necesidad de obtener la Certificación de Calidad ISO 9000 de algunos de sus procesos. De hecho, en Diciembre de 2007, obtuvieron la Certificación de Calidad ISO 9000 en el Proceso de Diseño y Desarrollo de Aplicaciones de Software y en el Proceso de Implementación de Sistemas.
En la última reunión entre los 3 amigos, decidieron contratar una empresa consultora para que los ayudara a resolver los problemas que estaban surgiendo con los recursos humanos de la empresa.
La consultora mantuvo una reunión inicial con los 3 amigos, y en función de la misma elaboró su propuesta metodológica de trabajo cuyos objetivos son los siguientes:
Relevar las funciones de las unidades administrativas y las tareas de los cargos Diseñar la estructura organizativa de la empresa (organigrama y Manual de
Organización y Funciones)
Diseñar el Manual de Descripción de Cargos Apoyar a la empresa en la gestión del cambio Capacitar a los empleados en Gestión de Calidad
Una vez contratados, los consultores realizaron las siguientes tareas para relevar la situación actual:
- entrevistas personales con el Gerente General y con los Gerentes de Departamento, para relevar las funciones asignadas a dichos departamentos. - reuniones de trabajo con los empleados en donde entregaron un cuestionario
escrito a cada uno para relevar tareas asignadas a los diferentes cargos.
- solicitud de documentación: organigrama y manuales. Esta información no se encontraba disponible.
Del relevamiento realizado surge que la estructura actual de la empresa es la siguiente: Gerencia General a cargo de Manuel. De la Gerencia General dependen los Departamentos de:
- Diseño y Desarrollo: a cargo de Gonzalo. De este Departamento dependen 2 Secciones: “Diseño y Desarrollo de Programas a medida” y “Diseño y Desarrollo de paquetes de software”. En la primera Sección mencionada trabajan 7 empleados y Juan Pablo es el Líder del equipo. En la segunda Sección trabajan 15 empleados siendo Lucía la Líder del Equipo.
- Consultoría: a cargo de Diego. La función de este Departamento es implementar las aplicaciones de software que compran los clientes, así como realizar la venta de los productos. Trabajan allí 13 empleados.
- Administración: a cargo de Estela. En este Departamento trabajan 5 empleados y se realizan las siguientes actividades: realizar las registraciones contables, cobrar a clientes y pagar a proveedores, liquidar y pagar sueldos, elaborar presupuestos y recepcionar clientes, y atender la central telefónica. Este departamento es asesorado por el Estudio Contable del Cr. Pérez, quien se encarga de la elaboración de los estados contables así como de las liquidaciones fiscales.
SE SOLICITA:
1. ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de WMC SOFTWARE S.A.
2. a) IDENTIFICAR los criterios de departamentalización utilizados en WMC SOFTWARE S.A. b) EXPLICAR el o los criterios identificados.
3. a) EXPRESAR el concepto de los siguientes elementos de la organización formal: estructura organizativa, órgano, función, cargo, puesto, nivel jerárquico y relaciones formales. b) INDICAR para cada uno de ellos un ejemplo referido a la empresa. 4. a) ENUMERAR las etapas de la metodología de los procesos de mejoramiento
administrativo estudiadas en el curso. b) EXPLICAR la etapa de Relevamiento de Información y c) ANALIZAR si los métodos de relevamiento de información utilizados por los consultores son correctos.
5. ANALIZAR las distintas etapas de la evolución hacia la Calidad Total, IDENTIFICAR y FUNDAMENTAR en qué etapa se encuentra WMC SOFTWARE S.A.
6. EXPLICAR cuáles son las ventajas para WMC SOFTWARE S.A. de contratar una empresa consultora para que lo asesore en el diseño de la estructura organizacional y en el proceso de gestión del cambio.
7. EXPLICAR el contenido del Manual de Organización y Funciones y cuáles serían las ventajas para WMC SOFTWARE S.A. de contar con un Manual de O. y F. 8. EXPLICAR en qué etapa del proceso de cambio organizacional se encuentra WMC SOFTWARE
Organización y Sistemas I – 2da. Revisión 09/07/08 (WMC Software S.A.)
WMC SOFTWARE S.A. es una empresa que se dedica al diseño y desarrollo de software. La misma fue fundada hace 3 años por un grupo de amigos (Manuel, Gonzalo y Diego), recién egresados de la carrera de Ingeniería de Sistemas.
En sus inicios comenzaron diseñando ellos mismos programas de contabilidad y de liquidación de remuneraciones a medida de los clientes. En paralelo comenzaron a diseñar paquetes de software de gestión administrativa – financiera y de gestión de recursos humanos.
A comienzos de 2007 ya trabajaban en la empresa 40 empleados y como el crecimiento no se realizó de manera planificada, comenzaron a surgir algunos problemas de relacionamiento así como de asignación de actividades entre las diferentes unidades. En la última reunión entre los 3 amigos, decidieron contratar una empresa consultora para que los ayudara a resolver los problemas que estaban surgiendo con los recursos humanos de la empresa.
La consultora mantuvo una reunión inicial con los 3 amigos, y en función de la misma elaboró su propuesta metodológica de trabajo cuyos objetivos son los siguientes:
Relevar las funciones de las unidades administrativas y las tareas de los cargos Realizar un diagnóstico de la situación actual
Diseñar la estructura organizativa de la empresa (Organigrama y Manual de Organización y Funciones)
Diseñar el Manual de Descripción de Cargos Apoyar a la empresa en la gestión del cambio Capacitar a los empleados en Gestión de Calidad
Una vez contratados, los consultores realizaron las siguientes tareas para relevar la situación actual:
- entrevistas personales con el Gerente General y con los Gerentes de Departamento, para relevar las funciones y actividadesasignadas a dichos departamentos.
- reuniones de trabajo con los empleados en donde entregaron un cuestionario escrito a cada uno para relevar tareas asignadas a los diferentes cargos. - solicitud de documentación: organigrama y manuales. Esta información no se
encontraba disponible.
Del relevamiento realizado surge que la estructura actual de la empresa es la siguiente:
Gerencia General a cargo de Manuel. De la Gerencia General dependen los Departamentos de:
- Diseño y Desarrollo: a cargo de Gonzalo. De este Departamento dependen 2 Secciones: “Diseño y Desarrollo de Programas a medida” y “Diseño y Desarrollo de paquetes de software”. En la primera Sección mencionada trabajan 7 empleados y Juan Pablo es el Líder del equipo. En la segunda Sección trabajan 15 empleados siendo Lucía la Líder del Equipo.
- Consultoría: a cargo de Diego. La función de este Departamento es implementar las aplicaciones de software que compran los clientes, así como realizar la venta de los productos. Trabajan allí 13 empleados.
- Contabilidad: a cargo de Estela. En este Departamento trabajan 3 auxiliares contables.
Además el Gerente General es asistido por una Secretaria quien es responsable de realizar las tareas de cobrar a clientes y pagar a proveedores.
Los consultores documentaron las entrevistas personales mantenidas con el Gerente General y los Gerentes de Departamento. Algunos de los comentarios que surgen de los papeles de trabajo realizados en ocasión de dichas reuniones son:
Entrevista con el Gerente General:
Las principales tareas que desarrolla el Gerente General son: definir los objetivos y planes de la empresa, realizar contactos y negociaciones con los clientes, y supervisar el funcionamiento general de la empresa.
En particular, se manifiesta preocupado por la cantidad y heterogeneidad de las actividades que cumple el Departamento de Contabilidad. En los últimos meses ha notado un poco desbordada a la Gerente de Contabilidad y por lo tanto cuando requiere algún informe en particular lo solicita directamente a alguno de los auxiliares contables. Por otra parte, la gran cantidad de tareas que realizan los Gerentes de Departamento ha llevado a que en el último año, sólo hayan podido reunirse en 2 ocasiones para coordinar algunas actividades de la empresa.
Acostumbrado a trabajar en una empresa más pequeña, le gusta estar cerca de los empleados y generalmente conversa con ellos a menudo y les asigna tareas cuando así lo cree necesario.
Entrevista con Gerente de Diseño y Desarrollo:
Debido a la dinámica del mercado de trabajo, y en particular en el área de ingeniería, Gonzalo está preocupado por la gran rotación de personal que hay en su Departamento. La mayoría son profesionales jóvenes o estudiantes próximos a recibirse que están haciendo su primera experiencia laboral.
Los empleados de “Diseño y Desarrollo de paquetes de software” le han planteado que Lucía les asigna tareas pero que no tiene tiempo para reunirse con ellos y explicarles las tareas que les asigna, lo que ha provocado que muchas veces deban realizar las tareas nuevamente ya que el resultado de las mismas no es el esperado por Lucía. Por otra parte, está preocupado ya que considera que Manuel (Gerente General) no delega actividades y que suele “pasar por arriba” a él y a los Líderes de Sección, asignando tareas directamente a los empleados.
Entrevista con Gerente de Consultoría:
Los empleados del Departamento de Consultoría dependen todos directamente de Diego y realizan indistintamente las tareas de implementar las aplicaciones de software que compran los clientes, así como realizar la venta de los productos. En ocasiones, no han podido atender a tiempo alguna venta ya que todos los empleados se encuentran abocados a tareas de implementación. En particular esto se acentuó durante el 2007, debido a que por la reforma tributaria tuvieron que realizar actualizaciones del software en muchos de sus clientes.
La lista de actividades del Departamento de Contabilidad es: realizar las registraciones contables, elaborar los estados contables, realizar las liquidaciones fiscales, facturar a clientes, liquidar y pagar sueldos, elaborar presupuestos, recepcionar clientes y atender la central telefónica. Estela se siente muy cansada y planteó que si la situación continúa como a la fecha no seguirá trabajando en la empresa.
Los consultores elaboraron el Cuadro de Distribución del Trabajo del Departamento de Contabilidad que se presenta a continuación:
WMC SOFTWARE S.A. - Departamento Contabilidad CDT Actual 20/6/08. Hecho por ABC Consultores - Ciclo: semanal
Actividades Estela (Gerente) Tpo % Carolina (Auxiliar) Tpo % Francisco (Auxiliar) Tpo % Héctor (Auxiliar) Tpo % Realizar las registraciones contables Registra comprobantes 10 Registra comprobantes 15 Controla registraciones Realiza ajustes 30 10 Elaborar los Estados Contables Controla Estados Contables 10 Elabora los Estados Contables 10 Realizar las liquidaciones fiscales Realiza liquidaciones fiscales 20 Realiza liquidaciones fiscales 40 Realiza liquidaciones fiscales 40 Facturar a clientes Factura a clientes 30 Liquidar y pagar sueldos Realiza liquidaciones de sueldo 40 Realiza liquidaciones de sueldo Paga sueldos a los empleados 15 15 Elaborar presupuestos Elabora presupuestos de ingresos y egresos 10 Recepcionar clientes y atender la central telefónica Recepciona clientes 5 Recepciona clientes 30 Atiende la central telefónica 30 Varios Supervisa tareas de los empleados 5 Realiza trámites Elabora informes a solicitud del Gerente General 10 10 Realiza trámites Elabora informes a solicitud del Gerente General 10 15 Elabora informes a solicitud del Gerente General 10 Total (%) 120 100 100 100
SE SOLICITA:
1. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de WMC SOFTWARE S.A.
2. EFECTUAR recomendaciones que permitan superar los aspectos negativos detectados en la estructura organizativa de la empresa. FUNDAMENTAR su opinión.
3. ANALIZAR, de acuerdo a la metodología utilizada en el curso el Cuadro de Distribución del Trabajo del Departamento de Contabilidad y DESCRIBIR los aspectos positivos y negativos que se detecten en el mismo.
4. EXPLICAR los conceptos de Unidad de Mando y Vía Jerárquica y ANALIZAR en detalle que consecuencias pueden derivarse para WMC SOFTWARE S.A. en caso de aplicarse en forma incorrecta dichos conceptos.
5. a) EXPRESAR el concepto de Ámbito de Control. b) EXPLICAR qué factores tomaría en cuenta para determinar el ámbito de control de un órgano o cargo. 6. a) IDENTIFICAR los distintos tipos de organización que se pueden establecer según
el tipo de relaciones formales entre las unidades administrativas. b) EXPLICAR las ventajas y limitaciones de la organización en red o celular.
Organización y Sistemas I – 1era. Revisión 15/05/09 (La SALSERA S.R.L.)
La Salsera SRL es una empresa familiar que se dedica actualmente a la producción y comercialización de salsas. Fue creada en 1990 y en sus comienzos importaba los productos desde Brasil y los vendía solamente en Montevideo. En el año 2003 la empresa empezó a producir las salsas y extendió sus ventas al interior del país. Actualmente sus clientes son supermercados y comercios mayoristas de todo el país. Trabajan en La Salsera SRL 54 personas.
La distribución de productos en Montevideo es realizada por personal y camionetas de la empresa, mientras que para el interior del país dicha distribución la realiza una empresa contratada. Las ventas en Montevideo representan el 65 % del total.
La empresa se encuentra en estos momentos en un proceso de cambio organizacional y además en la búsqueda de la Certificación de Calidad ISO 9000 de algunos de sus procesos de la Gerencia de Producción.
Para esto, han contratado una Empresa Consultora que inició su trabajo en Marzo de 2009. Los objetivos y alcance del proyecto son: Diseñar la estructura organizativa de la empresa (Organigrama y Manual de Organización y Funciones), Asesorar a la empresa para que pueda lograr la Certificación de Calidad ISO 9000 y Apoyar a la empresa en la gestión del cambio.
Desde que se inició el proyecto, el Gerente General, los 3 Gerentes que reportan directamente a Gerencia General y los consultores mantienen reuniones de avance del proyecto en forma quincenal. Luego de cada reunión elaboran un Acta en la cual se detallan los temas tratados, así como los temas pendientes para resolver.
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Acta Reunión Proyecto – 8 de Mayo de 2009
Participantes de la Salsera: Gerente General, Gerente de Producción, Gerente Comercial y Gerente de Administración
Participantes de la Empresa Consultora: Lic. Silvia Martínez y T/A Luis Gómez.
Temas tratados:
1) Estructura - Etapa Relevamiento de Información:
Para realizar el relevamiento de estructura, los consultores realizaron las siguientes actividades:
o Entrevistas personales con los Gerentes / Jefes / Responsables de cada unidad, para relevar las funciones asignadas a dichas unidades.
o Asimismo entregaron un cuestionario escrito a todos los empleados para relevar las tareas de los cargos.
o Además solicitaron la siguiente documentación: Organigrama actual
La dirección de la empresa está a cargo de una Gerencia General, apoyada por una unidad de Secretaría, integrada por una Secretaria y un Auxiliar. El señor Mauricio Rosas, fundador de la empresa, es el Gerente General de La Salsera SRL.
De la Gerencia General dependen:
o la Gerencia de Producción. De la misma dependen:
Departamento de Fábrica, integrado por un Jefe y 10 operarios, Departamento de Envasado, integrado por un Jefe y 6 operarios, Sección Depósito, en el que se controlan las materias primas
recibidas y además se conservan, custodian y controlan las existencias de materias primas y productos terminados; está integrada por un Jefe y un operario;
Sección Control de Calidad, a cargo de un Jefe (ingeniero químico) y 2 auxiliares (estudiantes de ingeniería).
4 operarios que realizan las tareas inherentes a la preparación de los pedidos.
2 operarios que realizan mantenimiento y limpieza general de la empresa.
Las compras de materias primas son realizadas directamente por el Jefe de Fábrica, que recibe autoridad funcional del Gerente de Administración en cuanto a fechas y formas de pago.
o la Gerencia Comercial. De la misma dependen:
10 vendedores, que se ocupan de visitar a los clientes y tomar los pedidos que estos formulan. También realizan la cobranza de la mercadería vendida en el interior.
4 choferes, que se encargan de ir a buscar las materias primas y de distribuir los productos vendidos en Montevideo.
o la Gerencia de Administración. De la misma dependen:
Sección Finanzas, integrada por 1 secretaria y 1 auxiliar administrativo, que actualmente reportan directamente al Gerente de Administración, ya que la Jefa de Sección renunció hace un mes.
Sección Contaduría, integrada por 1 Jefe y 4 auxiliares.
Las liquidaciones de impuestos y los cálculos de aportes al BPS, así como los respectivos trámites ante organismos de contralor, son realizados por la Cra. Alicia Paiva, externa a La Salsera SRL. 2) Gestión de Calidad
Los consultores detallaron las actividades de capacitación realizadas durante la última semana:
Se realizaron sesiones de capacitación con los empleados de la Gerencia de Producción con el siguiente objetivo: introducir a los empleados en los principales aspectos que caracterizan a una organización orientada a la gestión de la Calidad Total.
3) Próximas actividades
Realizar el Diagnóstico de la Situación Actual de la Estructura Relevar y documentar los procesos de la Gerencia de Producción.
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SE SOLICITA:
1. ELABORAR el organigrama de la estructura organizativa actual de La Salsera SRL 2. a) IDENTIFICAR los criterios de departamentalización utilizados en La Salsera SRL,
b) ANALIZAR si el criterio de departamentalización utilizado a nivel primario es adecuado.
3. a) ENUMERAR las etapas de la metodología de los procesos de mejoramiento administrativo estudiadas en el curso. b) ANALIZAR si los métodos de relevamiento de información utilizados por los consultores para relevar la estructura de la empresa son correctos. FUNDAMENTAR su respuesta.
4. En el Acta del Viernes 8 de Mayo se establece que una de las actividades pendientes es “Realizar el Diagnóstico de la Situación Actual de la Estructura”. EXPLICAR en forma detallada en qué consiste dicha etapa.
5. Los consultores contratados por La Salsera SRL realizaron sesiones de capacitación con el siguiente objetivo: introducir a los empleados en los principales aspectos que caracterizan a una organización orientada a la gestión de la Calidad Total. EXPLICAR cuáles considera usted que fueron los contenidos del curso.
6. a) IDENTIFICAR en el párrafo que describe la Gerencia de Producción los elementos de la organización formal. b) DEFINIR cada uno de los elementos identificados. 1. a) EXPLICAR el criterio de departamentalización por productos, detallando que
condiciones deben cumplirse para que el mismo sea aplicable a nivel primario y a nivel secundario. b) ANALIZAR y FUNDAMENTAR si sería aplicable este tipo de departamentalización para La Salsera SRL.
2. Según Kurt Lewin un proceso de cambio exitoso en las organizaciones sigue tres fases: descongelamiento, movimiento y recongelamiento. a) EXPLICAR en qué consiste cada una de dichas fases. b) EXPLICAR en qué etapa del proceso de cambio organizacional se encuentra La Salsera SRL
3. a) EXPLICAR las ventajas y desventajas de las asesorías externas y de las unidades internas de Organización y Sistemas. b) EXPRESAR cuál recomendaría Ud. para La Salsera SRL y FUNDAMENTAR su respuesta.
Organización y Sistemas I – 2da. Revisión 16/07/09 (Diagonal Print S.A.)
La imprenta Diagonal Print S.A. se encuentra dirigida por Eduardo y Delmira, quienes fueron sus fundadores hace ya 31 años, y actualmente conforman el Directorio en conjunto con Juan, el hijo de ambos.
Eduardo trabajó en una gran imprenta por unos 15 años, hasta que la misma cerró, momento en el que decidió armar su propio emprendimiento con su esposa, invirtiendo toda su indemnización en una imprenta usada que pudo comprar en un remate.
Durante los primeros años se dedicaron a imprimir documentación formal para empresas como ser: recibos, facturas, boletas, lo que les permitió mantenerse y crecer en los años 90. Cuando Juan tuvo 18 años empezó a estudiar diseño gráfico lo que hizo que rápidamente se involucrara en el negocio de sus padres, en principio aportando mejores diseños a la misma documentación que se imprimía desde su inicio, pero luego fue consiguiendo nuevos clientes que requerían trabajos de “gigantografía” para banners para colocar en stands y para realizar promociones.
Del 2005 a la fecha la imprenta ha crecido vertiginosamente, en particular en el área de la gigantografía que agregó la impresión de folletos promocionales, por lo que han tenido que ir contratando más funcionarios para dicha área.
Todos los martes se reúnen los miembros del Directorio con la Encargada de Contaduría para evaluar las actividades que se están desarrollando y tomar algunas decisiones.
En la última reunión Eduardo planteó una serie de problemas que considera deben abordar rápidamente si la empresa piensa seguir creciendo:
- “… Los funcionarios de ventas se quejaron que no se les han liquidado bien las horas extras en los últimos meses que las han realizado de acuerdo a las órdenes de Juan, cuando yo les había indicado que para realizarlas debían pedirme autorización directamente a mí.
- Se ha retrasado la entrega de los últimos pedidos del Taller ya que en algunos casos no contaban con la materia prima suficiente y en otros, se debió a que la máquina de impresión estuvo para reparación más de una semana lo que no parece razonable
- Nunca se puede saber exactamente el saldo de la cuenta bancaria cuando se le consulta a la Encargada de Contaduría
- Estoy seguro que se están pagando muy caros algunos materiales para la impresión y otros materiales de oficina, además un proveedor que me conoce desde los inicios de la empresa, me llamó el otro día para anunciarme que no nos vendería más por los grandes atrasos en los pagos.
- Los operarios que trabajan en el Taller se han quejado debido a las constantes demandas de Juan para que colaboren para sacar pedidos de Folletería.
- Varios clientes han protestado porque los trabajos no han llegado en fecha, en particular si los folletos no llegan en fecha pierden vigencia y no quieren aceptarlos….”.
Para solucionar toda esta situación problemática Juan planteó la posibilidad de analizar la organización, ya que uno de sus amigos ha estado trabajando en estos temas y ha hecho diagnósticos y diseño de propuestas para empresas de ramos similares y podría ayudarlos.
Luego de un mes de trabajo, el T.A. Berón, presentó un informe respecto al relevamiento realizado hasta la fecha respecto a la estructura de Diagonal Print S.A., del que se transcribe una parte:
Informe de Relevamiento realizado en Diagonal Print S.A. Realizado por T.A. Berón.
Fecha de entregado: 16/07/09 1. Organigrama Actual
2. Descripción de la estructura
Del Directorio dependen tres Departamentos y una Sección:
- Taller, a cargo de Eduardo, donde se imprime la papelería oficial para empresas: recibos, boletas, facturas, entre otros.
En esta unidad trabajan, además de Eduardo, 3 operarios que manejan la imprenta, compaginan, encuadernan y empaquetan las libretas impresas.
Eduardo a su vez se encarga de la cobranza de todos los clientes, ya que desde sus inicios ha sido su función y gestiona muy bien las mismas. También aprovecha las visitas para concretar algunas ventas.
- Diseño, a cargo de Juan, que tiene como principal función el diseño de toda la producción gráfica de la empresa y la coordinación de la producción de los impresos en gigantografía y folletería.
Juan a su vez, se encarga personalmente de las compras de materia prima para todas las impresiones (comerciales, folletería o gigantografía) y de los repuestos y reparaciones de las imprentas que se utilizan en las secciones dependientes de Diseño y en Taller.
Trabaja junto con Juan un diseñador junior, Gonzalo Alonso. En tanto dependen de Diseño las Secciones: Gigantografía y Folletería.
En Gigantografía trabajan 2 operarios, uno de ellos es el Encargado. La función de esta Sección es la impresión de banners de acuerdo a las órdenes recibidas de Diseño.
En Folletería trabajan 7 operarios que dependen directamente de Juan. Se encargan de la impresión de folletos de acuerdo a las órdenes recibidas de Diseño.
- Contaduría, a cargo de la Cra. Forla cuenta con 2 auxiliares contables. Las actividades de la unidad pueden verse en el cuadro siguiente. Los impuestos son liquidados por el Estudio Contable ARS S.R.L.
Directorio
Taller Diseño Contaduría
Ventas Giganto-grafía Folletería Dirección Departamento Sección
- Sección Ventas, se encarga de la concreción de las ventas, la facturación de las mismas y la distribución. En esta área trabajan 2 auxiliares de ventas. La distribución se realiza con una camioneta propiedad de la empresa.
3. Distribución del trabajo del Departamento de Contaduría
Diagonal Print S.A. - Departamento Contaduría CDT Actual 16/07/09 Hecho por T.A. Berón - Ciclo: semanal
Actividades Encargada Cra. Forla Tpo % Auxiliar Contable Ana Tpo % Auxiliar Contable Manuel Tpo % Realizar las registraciones contables Controla registraciones
35 Registra comprobantes 10 Registra comprobantes 25
Liquidar y pagar sueldos Realiza liquidaciones de sueldos 10 Realiza liquidaciones de sueldos
Paga sueldos a los empleados
10
10
Controla la asistencia del personal 10 Pagar a los proveedores Realiza pagos a proveedores
35 Realiza pagos a los
proveedores
15 Realizar las compras
de materiales de oficina y limpieza
Solicita cotizaciones
Elabora y envía las órdenes de compra
Recibe los materiales comprados 10 10 15 Realizar conciliaciones bancarias Realiza conciliaciones bancarias 5
Varios Supervisa tareas
de los empleados Participa en las reuniones de Directorio 5 10 Realiza trámites Atiende telefónicamente a los clientes 15 40 Realiza trámites 15 Total (%) 100 85 100 SE SOLICITA:
1. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de Diagonal Print S.A.
2. EFECTUAR recomendaciones que permitan superar los aspectos negativos detectados en la estructura organizativa de la empresa. FUNDAMENTAR su opinión.
3. ANALIZAR, de acuerdo a la metodología utilizada en el curso, el Cuadro de Distribución del Trabajo del Departamento de Contaduría describiendo los aspectos positivos y negativos que se detecten en el mismo.
4. INDICAR si las afirmaciones que se presentan a continuación son verdaderas (V) o falsas (F). FUNDAMENTAR su respuesta. Si usted indica que la afirmación es verdadera, sírvase fundamentarla a través de un ejemplo. Si por el contrario usted indica que la afirmación es falsa, sírvase expresar cuál debe ser la afirmación correcta. Al analizar cada una de las afirmaciones, usted debe tomar en cuenta la totalidad de lo expresado.
b) La descentralización es el proceso por el cual se transfieren los poderes de administración del órgano central a otros órganos para que los ejerzan como competencia propia, bajo cierto control.
c) La organización funcional tiene como ventaja la unidad de mando.
d) Las unidades de servicio brindan asesoramiento sobre temas específicos en los cuáles son especialistas.
5. a) EXPRESAR el concepto de Delegación. b) EXPLICAR los factores personales que favorecen la efectiva delegación de autoridad.
6. a) IDENTIFICAR los distintos tipos de organización que se pueden establecer según el tipo de relaciones formales entre las unidades administrativas. b) EXPLICAR las ventajas y limitaciones de la organización línea-staff.
Organización y Sistemas I – 1era. Revisión 11/05/10 (La Espiga S.R.L)
Javier Ramírez trabajó durante varios años en diversas panaderías llegando a desempeñarse como encargado de sucursal de una panadería de gran tamaño y prestigio en plaza. Al cumplir sus 35 años entendió que había llegado a su techo laboral como empleado y que para continuar progresando profesional y económicamente debía comenzar con un establecimiento propio.
Javier tenía muy clara su idea de negocio: una panadería que, sin renunciar a los avances tecnológicos, mantuviera características artesanales, con excelente calidad y algunos productos estrella como ser la galleta de campaña. Pero como la inversión necesaria para instalar una panadería, aunque alquilara el local, excedía sus posibilidades financieras, planteó el negocio a su amigo Pedro Laurenz, Contador, que disponía de un cierto capital para invertir.
A Pedro le gustó la idea pero, como quería realizar la inversión con cierta seguridad, le propuso a Javier realizar un estudio de mercado y financiero y contratar un especialista en Administración para que colaborara en el diseño de la organización.
Cumplidos los trabajos preparatorios la idea se puso en práctica, los amigos formaron “La Espiga S.R.L:” acordando que Javier se haría cargo del funcionamiento de la empresa y que Pedro no participaría directamente en la misma, haciéndolo solamente en las decisiones estratégicas y en los aspectos financieros más trascendentes. Para el funcionamiento de la empresa se alquiló un local que ya había estado destinado al rubro, ubicado en la zona de la Unión, y se compraron equipos de fabricación de última generación. Tras algunas dificultades iniciales la panadería “La Espiga” comenzó una etapa de desarrollo y crecimiento.
En la actualidad Javier ocupa la Gerencia General que tiene a su cargo los departamentos de Producción, Ventas y Administración. Recientemente se instalaron dos locales de venta al público: uno en el Cordón y otro en Pocitos, que estructuralmente se encuentran a nivel de Departamento; cada uno cuenta con un Gerente, dos vendedores y un cajero.
El Departamento de Producción está a cargo del Sr. Juan Real que cuenta con 12 personas entre panificadores, horneros y ayudantes para el proceso de producción y con el Sr. Pablo Castro a cargo del control de la calidad de los productos.
El Sr. Raúl Meneses está a cargo del Departamento de Ventas que cuenta con ocho vendedores, tres de los cuales comercializan la producción de “La Espiga” en supermercados y almacenes y cinco que atienden directamente al público en el local de la panadería; dos de ellos se encargan rotativamente también de la Caja del local.
El Departamento de Administración, a cargo de la Sra. María Angélica Domínguez, se encarga de los aspectos relacionados con el personal, el manejo de fondos, la contabilidad, la distribución de los productos vendidos y la limpieza, para lo cual cuenta con 5 personas y 2 camionetas. De dicho Departamento depende la Sección Compras, con dos auxiliares que se encargan de realizar las compras de las materias primas.
El crecimiento de la empresa generó dificultades en el relacionamiento de los Gerentes de Ventas (Sr. Raúl Meneses), de Administración (Sra. María Angélica Domínguez), y los
Gerentes de los Locales del Cordón y Pocitos, que derivaron en la intervención personal de Javier Ramírez para resolver los problemas y fijar las prioridades.
Frente a estas dificultades Javier consultó a Pedro y decidieron contratar nuevamente al asesor externoque los ayudó en la creación de la empresa para que estudiara la adecuación de la estructura de “La Espiga” al crecimiento experimentado.
SE SOLICITA:
1. Usted ha sido contratado por los señores Ramírez y Laurenz para colaborar en el diseño organizacional de la panadería que van a crear: EXPLICAR cómo desarrollaría el proceso de diseño de la organización formal de esa empresa.
2. a) DIAGRAMAR el organigrama de la Panadería “La EspigaS.R.L.”;
b) DEFINIR los conceptos de: órgano, relaciones formales y cargo, y EJEMPLIFICAR cada uno de ellos utilizando como referencia la empresa “La Espiga S.R.L.”
3. a) IDENTIFICAR el criterio de departamentalización utilizado a primer nivel en “La Espiga S.R.L.”; b) EXPLICAR dicho criterio; y c) ANALIZAR si es adecuada o no la aplicación de ese criterio en esta empresa.
4. a) EXPLICAR la etapa “Relevamiento de Información”; b) ENUMERAR los métodos de relevamiento de información que usted utilizaría si fuera contratado por “La Espiga S.R.L.” para realizar un análisis de la estructura de la organización con el objetivo de adecuarla al crecimiento experimentado. FUNDAMENTAR su elección; y c) EXPRESAR qué información relevaría para realizar dicho análisis. 5. a) EXPLICAR las diversas estrategias, desde el punto de vista comportamental, a
través de las cuales se pueden conducir los procesos de cambio en una organización, indicando en qué casos es apropiada su utilización, sus ventajas y desventajas. b) EXPRESAR y FUNDAMENTAR cúal estrategia utilizaría usted para llevar a cabo un cambio estructural que apunte a solucionar los conflictos existentes entre los Gerentes de “La Espiga S.R.L.”.
6. El Sr. Javier Ramírez entiende que “La Espiga S.R.L.” necesita contar con una unidad interna de Organización y Sistema: a) EXPRESAR si comparte o no esa idea. FUNDAMENTAR su respuesta; b) EXPLICAR la naturaleza como órgano y la ubicación jerárquica de la unidad interna de O y S si fuese creada.
Organización y Sistemas I – 2da. Revisión 03/07/10 (La Espiga S.R.L)
Javier Ramírez y Pedro Laurenz han creado, a propuesta del primero que cuenta con varios años de experiencia en el rubro, la Panadería “La Espiga S.R.L.”. Ambos integran el Directorio de la Sociedad.
Javier Ramírez ocupa la Gerencia General de la empresa de la que dependen los departamentos de Producción, Ventas, Administración, Local Pocitos y Local Cordón. Los tres primeros están ubicados físicamente en el local central de la empresa situado en La Unión. Los Locales Pocitos y Cordón fueron creados como respuesta de la organización al crecimiento experimentado en las ventas.
El Departamento de Producción está a cargo del Sr. Juan Real de quién dependen directamente 20 personas entre panificadores, horneros y ayudantes para el proceso de producción, los que trabajan en turnos de 8 horas en dos equipos de un número similar de personas.
El Sr. Raúl Meneses está a cargo del Departamento de Ventas que cuenta con cinco vendedores, dos de los cuales comercializan la producción de “La Espiga” en supermercados y almacenes y tres que atienden directamente al público en el local central de la panadería y se encargan rotativamente también del cobro de las ventas directas al público realizadas en ese local.
El Departamento de Administración, a cargo de la Sra. María Angélica Domínguez, se encarga de las actividades de liquidación de sueldos, manejo de fondos, contabilidad, distribución de los productos vendidos y limpieza, para lo cual cuenta con 5 auxiliares que realizan en forma indistinta las tareas administrativas, 2 chóferes que manejan las camionetas de la empresa y una limpiadora. De dicho Departamento depende la Sección Compras, con dos auxiliares que se encargan de realizar las compras de las materias primas. La actividad fundamental de los Locales Pocitos y Cordón es la comercialización al público, desarrollando además las siguientes actividades de apoyo: liquidar y pagar los sueldos de los empleados del local, cobrar las ventas que realizan y completar la elaboración de algunos productos. Cada Local cuenta con un Gerente, dos vendedores y un cajero.
Durante el desarrollo de su trabajo Javier se ha dado cuenta de algunos problemas: El crecimiento de la empresa generó dificultades en el relacionamiento de los
Gerentes de Ventas y de Administración con los Gerentes de los Locales del Cordón y Pocitos, en particular en lo referente al manejo de las Cajas, cuya supervisión se disputan los Gerentes de los Locales y la Gerente de Administración, y en la fijación de políticas de ventas, que derivaron en la intervención personal de Javier Ramírez para resolver los problemas y fijar las prioridades.
Javier también recibe habitualmente las quejas de los Auxiliares de la Sección Compras quienes reciben órdenes del Sr. Juan Real para realizar las compras de materias primas que luego son diferidas por la Sra. María Angélica Domínguez por falta de disponibilidad de fondos, lo que produce atrasos en la producción y faltantes de algunos productos. En esos casos Javier resuelve el problema y da instrucciones directamente a los Auxiliares.
El Sr. Juan Real plantea que no puede estar presente durante los dos turnos en que trabaja la producción lo cual le genera problemas para supervisar a sus subordinados, de los cuales varios han sido contratados recientemente por el crecimiento de la empresa y no cuentan con la necesaria capacitación.
En vista de los problemas detectados, Javier contrata a la T.A. Mariella Saavedra para que lo ayude a buscar soluciones a los mismos. Como parte de su trabajo Saavedra confeccionó el Cuadro de Distribución del Trabajo del Local Cordón de acuerdo a la Lista de Actividades que le suministrara Javier y a las Listas de Tareas realizadas por el Gerente del Local.
SE SOLICITA:
1. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de “La Espiga S.R.L.”
2. EFECTUAR recomendaciones que permitan superar los aspectos negativos detectados en la estructura organizativa de la empresa. FUNDAMENTAR su opinión.
3. a) DESCRIBIR los datos que debe contener cada uno de los instrumentos que se utilizan para aplicar la técnica de Análisis y Diseño de la Distribución del Trabajo b) ANALIZAR la metodología seguida por la T.A. Saavedra para el relevamiento de información para la confección del Cuadro de Distribución del Trabajo del Local Cordón.
4. Javier Ramírez resuelve crear un Comité para mejorar la coordinación entre las diversas áreas de “La Espiga S.R.L.”:
a) EXPLICAR si considera que la creación de dicho Comité es conveniente para “La Espiga S.R.L.”
b) EXPRESAR quiénes deberían integrarlo, de qué naturaleza sería su función y a qué nivel jerárquico lo ubicaría.
c) EXPRESAR qué medidas aconsejaría tomar para lograr un funcionamiento exitoso del Comité.
5. a) EXPLICAR las causas que pueden justificar realizar ajustes en el diseño organizacional.
b) ANALIZAR cuál(es) sería(n) la(s) causa(s) para el caso de “La Espiga S.R.L.” y cómo han afectado la estructura de la empresa.
6. a) DEFINIR el concepto de “Ámbito de Control”.
b) ENUMERAR los factores vinculados a la situación de trabajo que influyen en la determinación del número de subordinados que un superior puede supervisar eficazmente
c) EXPLICAR detalladamente dos de ellos. 7. a) DEFINIR el concepto de “Delegación”.
b) ENUNCIAR los elementos (principios) que es importante tomar en cuenta para lograr una delegación eficaz
Organización y Sistemas I – 1era. Revisión 23/05/11 (Pilcha´s S.R.L)
“Pilcha´s S.R.L.” es una empresa familiar que se dedica a la venta de ropa para niños que compran a pequeños talleres de confección. La empresa cuenta con un local en Montevideo y otro en Punta del Este. En total trabajan en ella 22 personas.
Tres integrantes de la familia Ramírez, propietaria de la empresa, trabajan en la empresa: Julián ocupa la Gerencia General, Ana María es la Jefa de la Sucursal Montevideo y Juan es el Jefe de la Sucursal Punta del Este. Ambas Sucursales, con nivel jerárquico de Departamento, tienen una Sección Ventas, una Sección Compras y una Sección Administración. La Sucursal Montevideo cuenta además con una Sección Organización y Sistemas, su ubicación en la estructura se debe a que fue Ana María quien insistió en la necesidad de su creación y a que entiende que realizará una función sustantiva y que es necesario que dependa linealmente de ella.
Si bien en los últimos tiempos las ventas de la empresa se han incrementado en forma sostenida se han presentado diversos problemas y cuando Organización y Sistemas ha tratado de intervenir se ha encontrado con la resistencia de Juan Ramírez quien pone constantes trabas para que O y S trabaje en su Sucursal.
Además, a la empresa no le resulta fácil identificar el origen de los problemas porque no cuenta con mecanismos eficaces para reconocer los cambios que se producen en el entorno. Por ejemplo, se han producido incrementos en los costos por importantes variaciones en algunos precios de compra y la empresa ha tenido reiteradas observaciones y multas por parte del BPS por errores en las liquidaciones de sueldos. Con dificultad se ha logrado identificar el origen de esos problemas. En el primer caso, hay talleres que para aumentar sus ventas han decidido otorgar mejores precio por compras de mayor volumen, y como en “Pilcha´s S.R.L.” cada Sección Compras realiza las adquisiciones en forma independiente, en varias ocasiones han perdido esa oportunidad. En el segundo caso, los problemas aparecieron cuando, a consecuencia de las retenciones del IRPF, se evidenciaron problemas con la duplicación de las liquidaciones mensuales de sueldos de los vendedores que es necesario transferir de una Sucursal a otra debido a la variación del volumen de clientes en la temporada de verano.
Poder enfrentar esos problemas ha demandado mucho tiempo pues frente a los mismos Julián Ramírez primero manifestó que la empresa marcha muy bien y por eso las ventas aumentan, que los problemas en las compras son originados por la falta de mentalidad empresarial de los dueños de los talleres y que los problemas en las liquidaciones de sueldos son causados por las absurdas reglamentaciones del BPS y la DGI. Luego de que se convenció que existían problemas internos consideró que ellos son responsabilidad de Juan y que en definitiva las soluciones pasan por ajustar los costos reduciendo el personal. La reiteración de estas situaciones ha originado problemas entre los hermanos Ramírez que han llegado al cuestionamiento de Julián como Gerente General.
SE SOLICITA:
1. a) DIAGRAMAR el organigrama de “Pilcha´s S.R.L.”; y b) DEFINIR los conceptos de: órgano, nivel jerárquico, relaciones formales y cargo, y EJEMPLIFICAR cada uno de ellos utilizando como referencia la empresa “Pilcha´s S.R.L.”
2. a) ANALIZAR las diferentes opciones para la asignación de la función de Organización y Sistemas en una empresa, teniendo en cuenta sus ventajas y desventajas; y b) ANALIZAR la naturaleza y ubicación jerárquica que se le ha dado al órgano de Organización y Sistemas en “Pilcha´s S.R.L.”
3. a) IDENTIFICAR y EXPLICAR el criterio de departamentalización utilizado a primer nivel en “Pilcha´s S.R.L.”; y b) ANALIZAR si es adecuada la aplicación de ese criterio a ese nivel en esta empresa.
4. a) ENUMERAR los tipos de culturas empresariales en relación a los cambios en las organizaciones; y b) IDENTIFICAR y EXPLICAR el tipo de cultura de “Pilcha´s S.R.L.”, FUNDAMENTAR su respuesta.
5. a) EXPLICAR la primera etapa de la metodología de los procesos de mejoramiento administrativos; y b) EXPLICAR qué deberían hacer concretamente los integrantes de “Organización y Sistemas” en “Pilcha´s S.R.L.” para cumplir eficientemente dicha etapa.
6. a) EXPLICAR que son los costos de calidad, originados por la implementación de un sistema de calidad, y los costos de no calidad; y b) EXPLICAR cuáles son los diferentes tipos de costos de calidad y de no calidad según la clasificación de Jurán.
Organización y Sistemas I – 2da. Revisión 04/07/11 (Ropa Económica S.A.)
La empresa “Ropa económica S.A." comenzó a trabajar hace 50 años en el rubro de confección y venta de vestimenta para hombres como una empresa unipersonal, siendo Pedro Gómez su fundador. Actualmente, su Directorio está conformado por Pedro, su hijo Pablo y su hija María.
En sus inicios, Pedro se dedicaba a la confección y venta de ropa de hombre. Cuando vio que aumentaban las solicitudes de clientes, decidió contratar personal, llegando a tener 80 personas en nómina para los años 90. Cuando los hijos se incorporaron a la empresa, vieron que la importación de ropa de hombre era más rentable que la confección en el país, por lo que decidieron transformar la empresa en compra y venta de vestimenta para hombre importada, con lo que disminuyeron el personal a 50 personas, aumentando aún más su rentabilidad. De todos modos, no abandonaron la confección nacional, la que únicamente se realizaba para clientes "especiales", ocupando unos 10 puestos de trabajo.
Ambos hijos acordaron que el próximo paso para mejorar el negocio sería la apertura de más sucursales pero, como no se ponían de acuerdo en su ubicación, cada uno solicitó a la Jefa de Administración información sobre las ubicaciones que le parecían interesantes. La Jefa manifestó que no tenía claro si enviar a ambos toda la información o a cada uno solamente la información que había solicitado.
Con relación a la estructura actual de “Ropa económica S.A.", del Directorio dependen 3 Departamentos:
Administración, a cargo de Lucía Valdés, contando con 3 auxiliares y ejerciendo autoridad funcional, en lo relacionado al manejo de la caja, con las dos Sucursales. Las actividades de la unidad pueden verse en el CDT siguiente. Los impuestos son liquidados por el Estudio Contable JWF.
Ventas, del que dependen 3 secciones: Sucursal Montevideo, Sucursal Punta del Este y Depósito. Las Sucursales se encargan de las ventas en Montevideo y Punta del Este, respectivamente, están a cargo de un encargado y cuentan con varios vendedores. La Sección Depósito tiene a su cargo la función de la recepción de los contenedores con la ropa importada y la expedición hacia las dos sucursales. Cuenta con 1 encargado y 4 auxiliares. Su encargado, Luis Pérez, se ha quejado que la operativa de la empresa ha aumentado, especialmente en la recepción y control de contenedores lo que les está ocasionando atrasos en la entrega de la mercadería a las sucursales de venta. Adicionalmente, ha manifestado que uno de los auxiliares se pasa realizando trámites y cobranzas de los clientes del Taller.
Taller, con 1 jefe y 9 operarios que se dedican a la confección de trajes de hombre para pedidos de clientes “especiales”. Además, el jefe se encarga de la liquidación de los sueldos de su área, y de cobrar a algunos clientes que se presentan a retirar el traje en las oficinas de la empresa.
Considerando el atraso que existía en la entrega de la mercadería a los locales de venta, Pablo decidió realizar una reunión con los jefes de cada unidad, ya que hacía varios meses que no se reunían. De dicha reunión surgieron los siguientes puntos:
- El jefe del Taller manifestó que cuando necesitaba trasladar algún traje a algún cliente "especial" le solicitaba directamente al encargado del Depósito.
- La jefa de Administración agregó que estaba sobrecargada de trabajo lo que le impedía realizar una adecuada supervisión a su personal a cargo.
- El encargado de Depósito aseguró que si la operativa de la empresa continuaba en aumento, no iba a poder cumplir adecuadamente con sus tareas actuales; preocupación que ya le había comentado al Jefe de Ventas quien estaba supervisando junto con el Directorio al personal de la Sucursal de Montevideo cuyo encargado había renunciado hacía una semana.
- El jefe de Ventas manifestó la necesidad de la creación de un comité de trabajo junto con los encargados de las sucursales, formalmente aprobado por el Directorio, para reunirse semanalmente para chequear la venta y establecer las posibles medidas a tomar, principalmente relativas a promociones, de forma de informar al Directorio para que tome decisiones al respecto.
Unidad: Departamento de Administración Hecho por: Jefa Adm. Fecha: julio 2010
Cuadro de Distribución del Trabajo Actual (tiempos expresados en %) Ciclo mensual
Actividades Lucía (Jefa) T Juan (Auxiliar) T Marta (Auxiliar) T Nicolás (Axuliar) T
Realizar las registraciones contables Controla las registraciones contables 10 Registra comprobantes 50 Registra comprobantes 20 80 18% Realizar conciliaciones Controla las conciliaciones de rubros contables 20 Realiza conciliaciones contables 50 70 16% Gestiona las compras de mercadería importada 45
Coordina con los directores los precios finales de
importación 5
Paga los sueldos a
los funcionarios 5 Realiza pagos a proveedores 30 Liquida sueldos de Administración y Ventas 20 Realiza trámites ante organismos públicos y otros 50 Controla la asistencia del personal 10 Participa en reuniones con los
directores 10 Atiende llamadas de clientes 30 Tareas varias relativas al personal y otras de apoyo 20 Supervisa tareas del personal a cargo 5 Responde consultas y solucionar problemas a las sucursales 10 TOTAL 150 90 100 100 440 100% 155 35% Total 100 23% 35 8% Realizar pagos Varios Gestiona las compras locales (cotizaciones, órdenes de compra y recepción) 50 Realizar compras
SE SOLICITA:
1. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de “Ropa económica S.A.”
2. EFECTUAR las recomendaciones que permitan superar los aspectos negativos detectados en la estructura organizativa de la empresa. FUNDAMENTAR su opinión.
3. a) ENUMERAR las etapas de análisis del Cuadro de Distribución del Trabajo; b) ANALIZAR el Cuadro de Distribución del Trabajo del Departamento de Administración aplicando únicamente la tercera etapa de análisis.
4. a) CLASIFICAR el Comité propuesto por el Jefe del Departamento de Ventas, en función a los diversos criterios utilizables. FUNDAMENTAR su respuesta.
b) EXPLICAR brevemente los principales puntos a considerar para que el trabajo de las comisiones sea eficiente.
5. IDENTIFICAR el tipo de organización formal actual de “Ropa económica S.A.”, justificando su respuesta, y EXPRESAR sus ventajas y limitaciones.
6. a) ENUMERAR las causas que pueden justificar realizar ajustes en el diseño organizacional.
b) ANALIZAR cuál(es) sería(n) la(s) causa(s) para el caso de “Ropa económica S.A.”
7. a) DEFINIR el concepto de “Ámbito de Control”.
b) EXPLICAR los factores vinculados al directivo que influyen en la determinación del número de subordinados que un superior puede supervisar eficazmente.
8. a) DEFINIR el concepto de “Delegación”.
b) EXPLICAR brevemente los principios que son importantes tomar en cuenta para lograr una delegación eficaz.
Organización y Sistemas I – 1era. Revisión 16/05/12 (Textil del Este S.A.)
“TEXTIL DEL ESTE S.A.” es una empresa nacional del ramo textil dedicada a la producción y exportación de fibras textiles naturales hiladas. Desde hace unos cinco años la totalidad de las ventas se realizan a la República Argentina.
La dirección de la empresa está a cargo de la Gerencia General que reporta directamente al Directorio.
De la Gerencia General dependen los Departamentos de Producción y de Administración Del Departamento de Producción, a cargo de todo el proceso productivo y de las compras de materia prima, dependen las Secciones:
Recepción: a cargo de la recepción de la materia prima, su clasificación, limpieza, cardado y peinado.
Hiladura: en la que se realiza el estirado, trenzado y torsión de las fibras. Teñido: a cargo del teñido de los hilos cuando corresponde.
Acabado: en la que se disponen los hilos en conos, ovillos o madejas, se etiquetan y empacan.
Compras: a cargo de las compras de materias primas y de la custodia de las mismas y de los productos terminados.
El Departamento de Administración está a cargo de la contabilidad, las finanzas, los trámites de exportación, las relaciones con los clientes y la gestión de los recursos humanos.
El Departamento de Administración tiene autoridad funcional sobre la Sección Compras a la cual le da instrucciones sobre la disponibilidad de fondos para realizar las compras. El aumento de restricciones argentinas a la importación de productos textiles llevó a que “Textil del Este S.A.” perdiera prácticamente todos sus clientes.
El Gerente General ha decidido comenzar la búsqueda de nuevos mercados para la venta de sus productos pero existen dudas sobre a qué órgano encomendar el cumplimiento de esta actividad.
Por otra parte un Director ha planteado que es una buena oportunidad para realizar una reestructura de la organización de la empresa para lo cual propone contratar una Empresa Consultora para que los asesore al respecto. Pero el propio Director teme que no sea fácil hacerlo, pues desde el inicio de sus actividades la empresa no ha pasado por ningún proceso de cambio importante, la mayoría de sus empleados hace varios años que trabajan en ella y tienen un elevado promedio de edad, lo que ha creado una cultura poco proclive a aceptar los cambios.
SE SOLICITA:
1. a) DIAGRAMAR el organigrama de “TEXTIL DEL ESTE S.A.”; y b) DEFINIR los conceptos de: órgano, función y relación formal, y EJEMPLIFICAR cada uno de ellos utilizando como referencia la empresa “TEXTIL DEL ESTE S.A.”
2. a) IDENTIFICAR los criterios de departamentalización utilizados en “TEXTIL DEL ESTE S.A.” ; y b) EXPLICAR dichos criterios
3. a) ENUMERAR los criterios de asignación de actividades; b) INDICAR a qué órgano de “TEXTIL DEL ESTE S.A.” asignaría usted la actividad de búsqueda de nuevos mercados para la venta de los productos de la Empresa; y c) EXPLICAR el criterio utilizado.
4. a) EXPLICAR las posibles estrategias a través de las cuales se pueden conducir los procesos de cambio en las organizaciones; y b) INDICAR y FUNDAMENTAR la estrategia que usted aplicaría en “TEXTIL DEL ESTE S.A.” para conducir un proceso de cambio tendiente a adaptarla a las variaciones producidas en el mercado. 5. a) EXPLICAR las ventajas y desventajas de las asesorías externas y de las unidades internas de Organización y Sistemas; y b) ANALIZAR la propuesta de contratar una Empresa Consultora externa para asesorar a la empresa en un proceso de reestructura de la organización.
6. a) EXPLICAR la etapa de relevamiento de información de la metodología que debería utilizar la Empresa Consultora para llevar adelante un proceso de reestructura de la organización; y b) IDENTIFICAR los métodos de relevamiento de información que debería usar y FUNDAMENTAR su elección.
Organización y Sistemas I – 2da. Revisión 16/07/12 (OLA S.A.)
OLA S.A. es una empresa que fabrica y vende empanadas y pizzas congeladas, actualmente cuenta con más de 50 funcionarios. Su cartera de clientes se compone de consumidores finales y algunas rotiserías o pequeños restaurantes, sus pedidos son atendidos por cualquiera de los tres canales: presencialmente en el local de ventas, a través de su página web o por teléfono (estos últimos con entrega a domicilio).
El Directorio lo conforman sus fundadores: Alexander, Richard y Claudio, quienes iniciaron la empresa hace más de 15 años. Alexander se desempeña además como Gerente General. De la Gerencia General dependen; la Gerencia de Producción, la Gerencia de Administración y el Departamento de Compras. La empresa se ubica en un predio en Ciudad de la Costa donde se sitúan sus oficinas, así como su planta comercial y su local de ventas.
De la Gerencia de Administración dependen cuatro Departamentos: Contabilidad, Ventas Mostrador, Finanzas y Depósito.
El Departamento de Contabilidad tiene a su cargo: la realización de estados contables, las cuentas corrientes de clientes y proveedores, los trámites ante oficinas públicas y bancos, la liquidación de sueldos, la emisión de cheques, las cobranza de las ventas a crédito y los pagos de sueldos y a proveedores. En este Departamento trabajan un Jefe y seis Auxiliares.
El Departamento de Ventas Mostrador está integrado por un Jefe y siete vendedores que atienden a los clientes en el local comercial y cobran las ventas efectuadas en el local, y dos cadetes que preparan todos los pedidos (recibidos web o telefónicos), realizan las entregas a domicilio y cobran dichos pedidos al entregarlos.
El Departamento de Finanzas tiene a su cargo la preparación y control del presupuesto financiero de la empresa y la facturación de las ventas a crédito.
El Departamento de Depósito supervisa dos Secciones: Cámara de Frío donde se almacenan los productos elaborados y aquellas materias primas que requieren cadena de frío para su conservación, y Almacén donde se almacenan las restantes materias primas y materiales. Cada una de estas Secciones se integra por un Jefe de Sección y un operario.
El Sr. Goicoechea es el Gerente de Administración y se ocupa personalmente de algunos asuntos vinculados al personal: el control de asistencias, las licencias, los cambios de horario y la capacitación. De él dependen directamente: un Diseñador a cargo del mantenimiento de la página web, tres vendedores que reciben las consultas y los pedidos de la página web y por teléfono, y dos auxiliares de servicio a cargo de la limpieza de la planta de elaboración.
La Gerencia de Producción, que no está departamentalizada, se encarga de la elaboración y envasado de los productos y de efectuar tareas menores de mantenimiento de la maquinaria de fábrica y de la cámara de frío.
El Departamento de Compras se encarga de las adquisiciones de materia prima e insumos necesarios para la fabricación.
Luego de más de un año que no se realizara una reunión de Gerentes, Alexander decidió citarlos y presentarles un conjunto de problemas que estaba visualizando:
- Quejas constantes de clientes respecto al servicio: demoras en las entregas, errores en el envío o en el cobro, facturas que nunca les llegaron y pedidos realizados por la web que nunca fueron entregados.
- Problemas con el personal: errores en el control de asistencia y reclamos por liquidaciones de sueldo con errores.
- Informes de gestión solicitados por el Gerente General al Gerente de Administración que nunca llegaron.
- Demoras en las adquisiciones de los materiales de embalaje que han retrasado varias partidas en Producción.
- Se han tenido que descartar materias primas por un inadecuado manejo de la cadena de frío, ya que han sido entregadas sin que Producción las necesitara para su elaboración y por lo tanto debieron desecharse.
Los Gerentes estuvieron de acuerdo que era momento de tomar acciones ante estos problemas antes de perder más clientes y que era necesario iniciar un proceso de mejoramiento administrativo, iniciándolo por el análisis de la estructura organizativa y de la distribución del trabajo.
En función de los problemas detectados, Alexander comunicó a los Gerentes que se contrataría a la T.A. Lorena D’Angelo para que colabore en el análisis y en la búsqueda de soluciones a los mismos.
Dentro del desarrollo de su trabajo Lorena elaboró el Cuadro de Distribución del Trabajo del Departamento de Contabilidad, para lo que solicitó la Lista de Actividades de la unidad al Gerente General y las diferentes Listas de Tareas al Gerente de Administración.
SE SOLICITA:
1. ANALIZAR las fortalezas y problemas de la estructura organizativa actual de OLA S.A.
2. EFECTUAR las recomendaciones que permitan superar los problemas detectados en la estructura organizativa de la empresa, fundamentando su respuesta.
3. a) DESCRIBIR los datos que debe contener cada uno de los instrumentos que se utilizan para aplicar la técnica de Análisis y Diseño de la Distribución del Trabajo b) ANALIZAR la metodología seguida por la T.A. D’Angelo para el relevamiento de información para la confección del Cuadro de Distribución del Trabajo del Departamento de Contabilidad.
4. La T.A D’Angelo ha recomendado a Alexander la creación de un Comité de coordinación para superar algunos de los problemas presentados:
a) EXPRESAR quiénes deberían integrarlo, de qué naturaleza sería su función y a qué nivel jerárquico lo ubicaría, fundamentando su respuesta.
b) EXPRESAR los principales puntos a considerar para que el trabajo de esta comisión sea eficiente.
5. IDENTIFICAR el tipo de organizacional formal actual de OLA S.A., justificando su respuesta, y EXPLICAR las ventajas y limitaciones de dicho tipo de
organización.
6. a) DEFINIR el concepto de “Ámbito de Control”.
b) ENUMERAR los factores vinculados a la situación de trabajo que influyen en la determinación de un adecuado Ámbito de Control.
d) EXPLICAR detalladamente dos de ellos.
7. a) DEFINIR el concepto de “Delegación”. b) ENUNCIAR los elementos (principios) que es importante tomar en cuenta para lograr una delegación eficaz. c) EXPLICAR detalladamente dos de ellos.
