MANUAL DE USUARIO
V 2.5
ÍNDICE
PRESENTACIÓN . . . 1
DESCRIPCIÓN . . . 1
MENÚ
. . .
3CONECTAR
. . .
4Llamada por tiempo y por costo . . . 8
USUARIOS
. . .
9 SERIES. . .
11 Editar registro . . . 13 Nuevo registro . . . 14 Exportar series . . . 15 Importar series . . . 16Bloqueos por tipo de llamada . . . 17
Configuración de grupos . . . 18 Cargar series . . . 20 CONFIGURACIÓN INICIAL
. . .
21 Inicio Windows . . . . . . 21 Impresión . . . . . . 21 Monto en pantalla . . . . . . 22 Sonido . . . . . . 22Backup Base de Datos . . . . . . 23
Control de minutos . . . . . . 23
País . . . . . . 24
HARDWARE
. . .
25Puerto Serial . . . 25
Auto configuración de visores . . . 26
Configuración de inversión de polaridad . . . 28
REPORTES
. . .
29ARQUEO DE CAJA
. . .
30ESTADISTICAS
. . .
31PUBLICIDAD EN VISOR
. . .
32Sistema de tarifación v2.5
PRESENTACIÓN
El sistema de tarifación VISTA consiste en equipos de tarifación (tarifadores) conectados a una computadora personal (PC) para la supervisión y control de llamadas telefónicas permitiendo a un establecimiento de llamadas telefónicas (locutorio) optimizar sus ganancias.
DESCRIPCIÓN
En la computadora se instala un programa que permite el control de los tarifadores VISTA de manera sencilla y práctica. Incluye opciones de reportes y estadísticas que ayudan a una mejor administración de los locutorios.
El sistema de control de los tarifadores VISTA es sencillo de operar con opciones que se familiarizan con programas ya usados en informática, por lo que su uso es deductivo y fácil de aprender.
Al abrir el programa del tarifador VISTA se mostrará una ventana para ingresar el usuario y contraseña. El usuario por defecto es “administrador”, siendo la contraseña “administrador”. Es importante comprobar que el teclado no esté en bloque de mayúsculas al introducir la contraseña.
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Figura 1 Contraseña de ingreso
Al abrir el programa del sistema tarifador Vista se mostrará una pantalla como la Figura 2
Figura 2 Ambiente de sistema tarifador VISTA
Cuando se desee cambiar de usuario, hacer clic en el ícono de usuario ubicado en la parte inferior de la pantalla.
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MENÚ
En la parte superior se muestran los menús que cumplen las funciones principales del sistema de tarifación:
Figura 4 Menú del sistema tarifador VISTA
Conectar: Activa la comunicación de los visores con la computadora.
Usuarios: Administración de usuarios
Series: Administración de las series telefónicas.
Configuración inicial: Impresión, sonido, base de datos, etc.
Hardware: Configuración de los visores y modo de trabajo.
Reportes: Muestra el historial de llamadas.
Arqueo de caja: Resumen de llamadas durante el turno de un operador.
Estadísticas: Muestra las estadísticas de llamadas.
Publicidad en Visor: Permite cambiar la publicidad de los visores.
Ayuda: Manual de usuario.
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CONECTAR
El botón inicia el monitoreo de las cabinas. Aparecerán todas las cabinas que se hayan conectado a la interfase y configurado. También aparecerá girando un disco color naranja en la parte inferior izquierda indicando que el sistema estableció contacto con la interfase.
El sistema utiliza los colores para mostrar el estado de las cabinas, de este modo los teléfonos azul, amarillo, verde y rojo indican:
Cabina libre, el teléfono se encuentra colgado. Haciendo clic en el teléfono azul se bloquea la línea. Se está marcando un número y se está a la espera que contesten al otro lado de la línea
Llamada establecida.
Teléfono bloqueado. Haciendo clic en el teléfono rojo se desbloquea la línea.
En la pantalla principal, al presionar el botón “Conectar” se muestran los visores activos, tal como en la Figura 5
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Cuando el tarifador se encuentra libre se muestra un teléfono azul indicando su estado.
Figura 6
Cuando se descuelga el teléfono y aún no se establece la comunicación, el teléfono se pone en color amarillo.
Se puede apreciar que los dos campos superiores comienzan a mostrar la información del número al que se está llamando y el tipo de llamada.
Figura 7
Una vez que se ha establecido la llamada el teléfono se pone en color verde, apareciendo la cantidad de llamadas que se están realizando hasta ahora, el tiempo transcurrido y el valor de la llamada.
IMPORTANTE: El tiempo que se
muestra en el monitor de la PC es referencial, no necesariamente coincide con el del visor. Sin embargo, al finalizar la llamada, el visor refresca la información de la computadora.
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Finalizada la llamada el teléfono se pone en color azul indicando que está libre para realizar una nueva llamada, también se agrega a la información el costo total de la llamada.
Figura 9
Si el usuario desea hacer otra llamada telefónica y al marcar un nuevo número, el teléfono se pone en color amarillo hasta que se establezca la llamada. En la parte inferior aparece el costo total acumulado de las llamadas.
Figura 10
Cuando contestan la llamada el teléfono se pone en color verde, aparece la cantidad de llamadas que se está realizando, el tiempo transcurrido de la nueva llamada y su costo.
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Al finalizar la segunda llamada el teléfono se pone en color azul indicando su estado de libre y se muestra el costo total de las llamadas realizadas.
Figura 12
Para ver el detalle de las llamadas realizadas se presiona el botón “Facturar” y se muestra una ventana nueva como muestra la Figura 13. Se puede apreciar que el teléfono se pone en color rojo, esto indica que el teléfono se encuentra bloqueado evitando que se hagan nuevas llamadas mientras no se haya cancelado el saldo anterior.
En la parte inferior de la ventana se muestra el costo total. Existe la opción de colocar el efectivo, al presionar “Enter” aparece la cantidad del vuelto. La opción de impresión es para los locutorios que cuenten con una impresora de etiquetas o vouchers.
Figura 13 Detalle de llamadas realizadas
Una vez presionado el botón “Cerrar” de la ventana se realiza un clic con el mouse sobre el teléfono rojo para ponerlo en color azul que indica su condición de línea libre.
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LLAMADA POR TIEMPO Y POR COSTO
El sistema también entrega la opción de realizar llamadas por un tiempo o costo determinado. Esto es útil cuando el usuario no quiere preocuparse del tiempo que está hablando o cuanto le falta para acabar, así como no sobrepasar el monto de dinero en que piensa conversar.
Para habilitar esta opción debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el teléfono azul. Se abrirá una ventana nueva como se muestra en la Figura 14 donde se podrá elegir el tipo de control sobre esa cabina. Una vez elegida la opción, hacer clic en el botón Aplicar.
Figura 14 Elección de llamada por tiempo y costo
Una vez elegida la opción se mostrará un reloj o billete verde al lado del teléfono indicando que el control por tiempo y costo de llamada está establecido. Si se va a realizar otra llamada debe establecerse el tipo de control nuevamente. Si se desea cancelar esta opción, elegir cancelar.
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USUARIOS
En la administración de usuarios se puede crear nuevos usuarios para los operarios y darles atributos limitados para el monitoreo de las cabinas. La Figura 16 muestra la ventana donde se introduce la información del usuario y sus atributos.
Figura 16 Administración de usuarios
Para crear nuevos usuarios o editarlos se hace clic en los botones correspondientes, ubicados en la parte superior de la ventana.
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En la edición de los atributos de los usuarios, se puede limitar el uso de las opciones de administración mediante 3 tipos de acceso:
• Ninguna: No tiene acceso a la opción. • Lectura: Solo puede leer la opción. • Todo: Acceso total a la opción.
Para ver los usuarios creados hacer clic en el
botón .
Aparecerá una ventana como la Figura 18. Luego elegir el usuario haciendo clic sobre el mismo.
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SERIES
En esta opción se configuran los números de series y los tipos de llamadas. Cuando a un usuario se le dio la opción de lectura, solo podrá usarlo para consultas.
SERIES TELEFONICAS
En la pestaña de “Series Telefónicas" se podrá configurar la serie o prefijo de los números telefónicos, los destinos de las llamadas, los pasos (normalmente un paso es de 60 segundos), sus costos y el tipo de llamada. La Figura 19 muestra su presentación.
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Figura 20 Cambio o edición de una serie telefónica
Para cambiar o añadir una serie telefónica basta con hacer doble clic en una de las series (Figura 20) y se abrirá una ventana nueva como se muestra en la Figura 21, donde podrá elegirse editar, eliminar o crear un nuevo registro.
Nuevo registro Editar registro Sin uso
Eliminar registro
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Editar registro
En esta opción se puede cambiar:
SERIE La serie de los números telefónicos que se van a marcar.
DESTINO El nombre del destino al que pertenece dicha serie
PASO La cantidad de segundos que el sistema va a contar para marcar como unidad
de tiempo (paso) para el costo de la llamada.
COSTO El costo en nuevos soles por cada paso, se puede elegir 3 costos distintos.
TIPO Identificar la serie con uno de los tipos de llamada ya definidas
MIN / MAX Limitar cantidad de dígitos por tipo de llamada
Figura 22 Elección de tipo de serie
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Nuevo registro
En esta opción se genera un nuevo registro para una nueva serie, el procedimiento es similar al de “Editar Registro”.
En la opción de “Costo por Tipo” se puede realizar una edición general por tipo de llamada, en caso que se quiera estandarizar las llamadas sin importar la serie.
Figura 23 Costo por tipo de llamada
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Exportar series
Se puede exportar la lista de series a Excel con el fin de modificarla o tenerla de resguardo. Durante el proceso de exportación se verá una barra en le que indica el progreso de la exportación. Ver Figura 25.
Figura 25 Exportación de la lista de series
El archivo de Excel generado mostrará una leyenda en la que a cada tipo de serie le corresponde un número, tal como se muesta en la Figura 26.
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Importar series
Se puede importar una lista de series desde Excel con nuevos precios, y series. Para ello hacer clic en el icono de la carpeta, elegir el archivo con las nuevas series y extraerlo haciendo clic en el icono del lado derecho, tal como se muestra en la Figura 27.
Figura 27 Importación de la lista de series
Finalmente se mostrará una barra indicadora del estado de exportación como en la Figura 28. Luego se mostrarán unos mensajes sobre el estado final de la operación.
Figura 28 Progreso de exportación de la lista de series
IMPORTANTE: En este proceso debe cerrarse la comunicación con los visores, es decir, el sistema no debe estar en uso. esto es haciendo clic en . La pantalla del sistema debe quedar como en la Figura 2
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BLOQUEOS POR TIPO DE LLAMADA
En la pestaña de “Bloqueos” se definen a los visores-tarifadores que van a realizar llamadas por líneas telefónicas convencionales, conversores de celular o VoIP, para ello se elije un visor que se muestran en la parte izquierda de la Figura 29 y se marcan los tipos de llamadas que se van a bloquear. Para grabar el cambio presionar el botón , luego se precede a modificar la siguiente cabina.
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CONFIGURACIÓN DE GRUPOS
Si se piensa trabajar con diferentes tarifas en alguna de las cabinas, se emplea el uso de los grupos.
Figura 30 Elección de grupo
Una serie telefónica puede pertenecer a un grupo o varios, esto se muestra con un asterisco bajo el grupo elegido.
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Por ejemplo, en el caso Movistar, las llamadas que se desean realizar sin el prefijo 0 se sitúan en el Grupo II de modo que no se confunden con las series locales. Ver Figura 32.
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CARGAR SERIES
Es una nueva mejora que VISTA a incorporado a su sistema de tarifación simplificando y comprimiendo la lista de series para todos los destinos nacionales. Es decir, un solo archivo para poder configurarlo a cualquier departamento del Perú; además permite variar las tarifas por cada tipo.
Si se decide cambiar solo las tarifas, se seleccionan los tipos, se establece la nueva tarifa y el departamento donde trabajará el sistema de tarifación.
Luego se elige el lugar donde se encuentra el archivo con las tarifas “SeriesVistaPeru”, si está ubicado en C:\Archivos de programa\Vista elegir , en otro caso elegir y utilizar el botón para ubicarlo. Una vez realizado la elección dar
clic en .
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CONFIGURACIÓN INICIAL
Inicio Windows
En esta opción se habilita la opción para que el sistema se inicie cuando se prende la computadora.
Figura 34 Iniciar sistema Vista con Windows
Impresión
El sistema permite personalizar la información a imprimir en los vales, tickets o vouchers. Por defecto esta opción viene deshabilitada. Grabar una vez realizados los cambios.
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Monto en pantalla
Muestra el monto de las ventas en la parte inferior de la ventana del sistema de tarifación.
Figura 36 Opción de sistema
Sonido
Personaliza sonidos de alerta en el sistema.
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Backup Base de datos
Permite crear copias de resguardo de la base de datos del sistema, así como recuperarlas en caso de formateo del disco duro o instalación de una PC nueva.
Figura 38 Opción de manejo de la base de datos
Control de minutos
Permite controlar y limitar minutos por cada cabina, sea que trabaje con un terminal inalámbrico fijo (base celular) o cualquier otro equipo en el que no se desee sobrepasar cierto límite de tiempo establecido.
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Para la configuración de límites de llamadas se han establecido 2 topes que irán tomando el nombre que se le asigne una vez grabado el cambio. Cada tope tiene la opción de trabajar hasta con dos tipos de llamadas, nombradas como “Tipo 1” y “Tipo 2” las cuales realizan, en conjunto, el consumo del tiempo establecido. Para llamadas a celulares basta usar un solo tipo. Para evitar que se realicen más llamadas, una vez llegado al límite, se debe seleccionar “Bloquear Tipo” y para poner en funcionamiento el control de minutos seleccionar “Habilitar”. No olvidar de grabar cada vez que se realicen cambios.
Figura 40 Configuración del control de minutos
Para revisar los minutos restantes, solo basta con situar el puntero del mouse sobre la imagen del teléfono de la cabina a consultar.
Figura 41
País
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HARDWARE
Para empezar a trabajar con el sistema de tarifación es necesario configurarlo, para ello se ingresa a dicha opción presionando el botón de Configuración.
PUERTO SERIAL
La computadora que tiene el sistema de tarifación se comunica con los visores a través de un puerto serial. Normalmente es utiliza el COM1 que viene predeterminado. Esta opción aparece en la pestaña “Puerto Serial” tal como se muestra en la Figura 42. El sistema reconoce automáticamente los puertos seriales y los muestra en la ventana. Una vez elegido el puerto serial, grabar el cambio presionando el botón
NOTA: En caso la computadora no cuente con un puerto serial COM, se puede adquirir un
conversor USB Serial en una tienda de equipos de cómputo. Estos aparatos vienen con un controlador (driver) que debe ser instalado en la computadora para que ésta realice el reconocimiento del nuevo COM.
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AUTOCONFIGURACIÓN DE VISORES
La pestaña de “Autoconfiguración de Visores” (Figura 43) permite configurar los números a cada visor para numerarlos y definirlos en el sistema.
Figura 43 Ventana de configuración de visores
Para iniciar el proceso de numeración, presionar en el botón INICIO, el sistema se mostrará como en la Figura 44.
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En los visores se mostrará un mensaje como en la Figura 45.
Figura 45 Mensaje de espera en visores
Levantar el auricular (debe haber tono) y marcar el número que corresponda a cada visor y que identifique a la cabina correspondiente, se mostrará un mensaje como la Figura 46. Los números deben ser distintos para cada visor y deben comprender entre el 01 y el 12.
Figura 46 Número aceptado por el visor
Una vez que se hayan colocado los números a los visores conectados a la computadora con el sistema tarifador presionar el botón FIN. El sistema realizará el reconocimiento de la numeración de los visores y mostrará todos los que están conectados, tal como se muestra en la Figura 47.
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CONFIGURACIÓN DE INVERSION DE POLARIDAD
En la pestaña de “Configuración de Inversión" se definen los visores que utilizarán inversión de polaridad, normalmente casi todos los equipos trabajan con inversión de polaridad que viene a ser una señal cuando al otro lado de la línea levantan el teléfono, estableciéndose así el inicio de la llamada telefónica, es en ese instante en que se empieza a tarifar la llamada.
Si fuera el caso en que el aparato o línea telefónica no contara con inversión de polaridad, se desmarca el número al que está conectado y se establece un tiempo de espera, que normalmente es de 15 segundos.
Para grabar el cambio presionar el botón
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REPORTES
Cuando se desea ver el historial de las llamadas telefónicas se debe ingresar a la opción de “Reportes”. La Figura 49 muestra las cabinas activadas, las que se pueden consultar de manera global o individual, también pueden consultarse por tipo de llamada.
Figura 49 Reportes de llamadas
Para visualizar los reportes, una vez marcadas las cabinas a consultar.
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ARQUEO DE CAJA
En el arqueo de caja se muestra el resumen de las llamadas. En la Figura 50 se distinguen dos campos que muestran la información de manera distinta:
• El campo superior muestra el Historial, que viene a ser la información resumida de los cierre de caja previos.
• El campo inferior muestra lo Nuevo, que viene a ser el detalle de las llamadas antes de realizar el cierre de caja.
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ESTADISTICAS
Es posible realizar una comparación de los tipos de llamadas y analizar sus comportamientos, así como sus tendencias por fechas o periodos del tráfico de voz.
Esta comparación se puede realizar por monto, cantidad de minutos o llamadas, dependiendo de la necesidad.
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PUBLICIDAD EN VISOR
Para cambiar el mensaje de publicidad de los tarifadores se ingresa a la opción de “Visor” y se escribe el nuevo mensaje, luego presionar el botón “Enviar” para grabarlo, en caso que se quiera el mensaje original presionar el botón “Predefinido”
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RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN
Por múltiples motivos, como apagar la computadora sin cerrar el sistema, la base de datos del sistema de tarifación se daña. Por ello, la versión 2.5 incorpora una opción de auto recuperación en la que al iniciar analiza su base de datos y si encuentra un valor dañado muestra una ventana como la Figura 53.
Allí mostrará las últimas copias de base de datos guardadas satisfactoriamente y se elegirá la más reciente haciendo doble clic sobre la deseada.
El formato de la base de datos debe leerse Vista(día)(mes)(año).mdb.
