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INFORME AUDITORIAS
INTERNAS DE CALIDAD
Área de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
AÑO 2012: QUINTO Y SEXTO CICLO
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Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Calidad y Mejoramiento
Ciudad Universitaria Meléndez Edificio 301- Espacio 3016
Telefono: 322100 Ext. 2506 - 2835 Cali, Colombia
Publicación diciembre de 2012
Rectoría Iván Enrique Ramos Calderón, Rector
Oficina de Planeación y Desarrollo
Institucional Profesora Ángela María Franco
Representante de la Dirección
Equipo Coordinador de
Implantación Ingeniera Claudia Milena Muñoz P.
Ingeniero Juan Esteban Goyes. Contratista Marco Antonio Salcedo. Empresa Consultora Proyecto de
Mantenimiento del GICUV, Unión Temporal MS Consultores - EQTEC
Ingeniera Vanessa Montero Ingeniero Fernando Maya Ingeniero Omar Losada Rivera Ingeniero (c) Andrés Arango Documento elaborado por: Ing.
Vanessa Montero
El contenido de este documento puede reproducirse total o parcialmente citando la fuente.
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1. INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
En este informe se muestran los resultados generales de auditoría correspondientes a la ejecución de las auditorias programadas en el año 2012.
La información aquí presentada corresponde a la finalización del 5to ciclo y la ejecución del 6to ciclo, según la tabla presentada a continuación:
No. CICLOS
FECHAS INICIO - FIN
0 17 de Octubre de 2008
1 12 al 19 de Noviembre de 2008 2 12 de Junio al 3 de Julio de 2009 3 25 de Noviembre al 11 de Diciembre de 2009 4 22 de Junio del 2010 al 30 de Abril del 2011 5 26 de Abril de 2011 a 29 de Febrero del 2012 6 30 de Abril a 21 de Diciembre de 2012
Tabla 1. Fechas de Ejecución de los Ciclos.
2. RESULTADOS Y ANÁLISIS GENERAL
En el año 2012 se ejecutó el final del quinto ciclo y se llevó a cabo el sexto ciclo, a continuación se muestran los resultados generales obtenidos y su comparación con los ciclos anteriores.
Para la interpretación de las gráficas se debe tener en cuenta:
Para los ciclos del 0 al 4 los incumplimientos se clasificaban en menores y mayores, aquí se presenta un resultado consolidado de las dos clasificaciones, ya que a partir del quinto ciclo esta clasificación es eliminada y se denominan no conformidades.
En el ciclo 0 fue ejecutada una sola auditoría correspondiente al Subproceso Gestión del Material Bibliográfico.
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Gráfica 01. Resultados de Auditoría por Ciclo. .
Gráfica 02. Comparación de la Clasificación por Ciclo. 0 27 16 42 69 171 125 7 20 12 26 30 48 79 7 47 28 68 99 219 204 0 50 100 150 200 250
CICLO 0 CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6
NO CONFORMIDADES OBSERVACIONES TOTAL
0 7 7 27 20 47 16 12 28 42 26 68 69 30 99 171 48 219 125 79 204 0 20 40 60 80 100 120 140 160 180 200 220 240 NO CONFORMIDADES OBSERVACIONES TOTAL
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Gráfica 05. Tiempo en Días Calendario por Auditoría.
Gráfica 03. Acciones Abiertas y Cerradas por Ciclo
En el sexto ciclo se presenta el estado de las acciones reportadas al momento que tienen como fuente auditoría interna, es importante tener en cuenta que las auditorías fueron ejecutadas principalmente en el segundo semestre del 2012. Datos a corte 30 de noviembre de 2012. 0 0 0 0 96 221 27 7 47 28 118 130 267 16 0 50 100 150 200 250 300
CICLO 0 CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6 N ACCIONES ABIERTAS N ACCIONES CERRADAS
0,0 2,7 1,6 3,2 5,8 5,5 2,7 7,0 2,0 1,2 2,0 2,5 1,5 1,7 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 7,0 8,0
CICLO 0 CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6
P
rop
or
ción
RELACIÓN INCUMPLIMIENTOS POR AUDITORIA RELACIÓN OBSERVACIONES POR AUDITORIA
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Gráfica 04. Tiempo en Días Calendario por Auditoría.
Las anteriores gráficas permiten realizar las siguientes observaciones:
La relación de número de incumplimientos identificado por auditoría ha variado de 5.8 en el cuarto ciclo, 5.5 en el quinto ciclo a 2,7 en el último ciclo, las observaciones en cambio han mostrado un aumento en el último ciclo, estas tendencias pueden deberse al avance de la madurez del sistema, donde se presentan menos incumplimientos y es posible identificar más oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas o de mejora.
En el sexto ciclo se observa una relación de días por auditoría mucho menor a la que se presentó del cuarto ciclo en adelante, esto junto al análisis de las fechas del programa permite identificar que en general ha sido posible mejorar el cumplimiento de las fechas establecidas para las auditorías.
Hay una baja tasa de reporte de acciones para las auditorías correspondientes al sexto ciclo, por lo que es necesario realizar un seguimiento más cercano en el próximo año.
3. EJECUCIÓN DE AUDITORIAS 2012
3.1. Programa Quinto Ciclo
El quinto ciclo que fue ejecutado del 26 de abril de 2011 al 29 de febrero de 2012, contenía en su programa los 13 Procesos Centrales, 4 Facultades, 1 Instituto Académico, 1 Instituto de Investigación y las 9 Sedes Regionales, estos se muestran en la Figura 01.
1,00 0,70 3,00 2,69 26,00 9,97 5,11 0,00 5,00 10,00 15,00 20,00 25,00 30,00
CICLO 0 CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6
P rop or ción D ías p or A u d ito rí a
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En el Proceso Gestión del Talento Humano se llevaron a cabo dos auditorías correspondientes al Subproceso Gestión del Talento Humano Administrativo y el Subproceso de Gestión del Talento Humano Docente; en la Facultad de Ingeniería fueron realizadas cinco auditorías correspondientes al Programa de Maestría en Ingeniería con énfasis en Electrónica, el Programa Ingeniería de Alimentos, el Programa Ingeniería de Materiales, el Grupo de Investigación en Mejoramiento Industrial – GIMI y el Grupo de Investigación en Saneamiento Ambiental – CINARA.
Figura 01. Procesos, Facultades, Institutos y Sedes del Programa del Quinto Ciclo.
PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD PROCESO GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL PROCESO GESTIÓN DEL CONTROL PROCESO FORMACIÓN PROCESO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO (2) PROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL PROCESO DE INVESTIGACIÓN Y GENERACIÓN DEL CONOCIMIENTO PROCESO DESARROLLO HUMANO Y BIENESTAR PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS INSTITUTO DE PROSPECTIVA, INNOVACIÓN Y GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO FACULTAD DE SALUD FACULTAD DE CIENCIAS NATURALES Y EXACTAS FACULTAD DE HUMANIDADES INSTITUTO PSICOLOGÍA FACULTAD DE INGENIERÍA (5) SEDE YUMBO
SEDE PALMIRA SEDE NORTE DEL
CAUCA SEDE CAICEDONIA SEDE CARTAGO
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Gráfica 04. Clasificación Resultados Quinto Ciclo
Gráfica 05. Diez Requisitos más Repetitivos en el Quinto Ciclo.
En este ciclo fueron ejecutadas en total 33 auditorías, los procesos que no se pudieron auditar en el quinto ciclo, como la Facultad de Salud y el Instituto de Psicología, se tomaron como prioridad en el sexto ciclo.
A continuación se muestra el estado de las acciones reportadas a corte 30 de noviembre para las auditorías realizadas en el quinto ciclo, y algunas observaciones sobre el mismo.
No Conformidad : 78 Observación: 19 4.2.4 14% 8.2.3 11% 4.1 14% 4.2.3 11% 5.5.3 7% 5.6 7% 6.2.2 12% 7.1 6% 8.4 11% 8.5.2 7%
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Gráfica 06. Acciones Abiertas y Cerradas a corte 30 de Noviembre para el Quinto Ciclo.39 6 10 14 36 2 0 0 3 1 0 5 7 0 21 7 5 0 3 0 6 15 22 0 6 0 13 9 18 20 17 0 50 13 31 15 9 12 0 0 1 0 6 0 13 4 8 0 0 7 0 8 18 8 0 10 20 30 40 50 60 Fac ul tad d e In ge ni e rí as Se de Cai ce do ni a Se de Car tag o Se de N o rt e d el C au ca Se de P al m ir a Se de Y um bo P ro ce so G est ió n de Cal ida d P ro ce so G est ió n de l M e jo ram ie nt o Sub pr o ce so G est ió n de P ro gr am as Ac ad ém ic o s D A C A Sub pr o ce so G est ió n de l T al e nt o Hum an o A dm ini st rat iv o P ro ce so C o m un ic ac ió n Ins ti tuc io na l (P Q R S) G est ió n de l T al ent o Hum an o D o ce nt e Se le cc ió n y Ev al ua ci ó n de P ro ve edo re s P ro ce so C o nt ro l In te rno Ins ti tut o de P ro sp ec ti va, Inn o vac ió n y G est ió n de l C o no ci m ie nt o P ro ce so E xt e ns ió n y P ro ye cc ió n So ci al Tr an sf er enc ia de R esu lt ad o s de In ve st ig ac ió n G est ió n de la Sal ud O cup ac io na l P lan eac ió n Ins ti tu ci o na l ( El ab o rac ió n y Se gui m ie nt o P lan E st rat ég ic o de D esa rr o llo ) G est ió n Fi na nc ie ra (P lan eac ió n y Eje cuc ió n de l P re su pu est o ) G est ió n de R ec us o s T ec no ló gi co s Fac ul tad d e C ie nc ias N at ur al es y E xac tas Fac ul tad d e H um an ida de s Se de B ug a Se de T ul uá Se de Z ar zal Se de P ac if ic o
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La Sede Buga no ha reportado las acciones planteadas correspondientes a la auditoría interna de calidad realizada el 6 de diciembre de 2011.
No se ha reportado el seguimiento y cierre de ninguna de las acciones planteadas en los siguientes casos:
AUDITADO FECHA AUDITORÍA NÚMERO DE
ACCIONES
Sede Palmira 31 de mayo de 2011 36
Gestión del Talento Humano Docente 23 de agosto de 2011 5 Subproceso Contratación y Compras Nacionales (Selección y Evaluación de Proveedores) 18 de agosto de 2011 7 Instituto de Prospectiva, Innovación y Gestión del Conocimiento 01 de noviembre de 2011 21 Transferencia de Resultados de Investigación 19 de enero de 2011 5 Subproceso Administración del Software 29 de noviembre de 2011 6 Facultad de Ciencias Naturales y Exactas 28 de noviembre de 2011 15 Tabla 2. Seguimientos y Cierres pendientes.
3.2. Programa Sexto Ciclo
El sexto ciclo que fue ejecutado 30 de Abril al 21 de Diciembre de 2012, contenía en su programa los 13 Procesos Centrales, 7 Facultades, 2 Institutos Académicos y las 9 Sedes Regionales, estos se muestran en la Figura 02.
En el sexto ciclo se llevaron a cabo auditorías múltiples en el caso del proceso Gestión de Bienes y Servicios, la Facultad de Salud, la Facultad de Ingeniería, la Facultad de Ciencias de la Administración, la Facultad de Ciencias Sociales y Económicas, la Facultad de Artes Integradas y el Instituto de Educación y Pedagogía.
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Figura 02. Procesos, Facultades, Institutos y Sedes del Programa del Sexto Ciclo.
PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL GESTIÓN DEL CONTROL GESTIÓN DE CALIDAD GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO FORMACIÓN EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL INVESTIGACIÓN Y GENERACIÓN DEL CONOCIMIENTO DESARROLLO HUMANO Y BIENESTAR GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (5) FACULTAD DE SALUD (4) FACULTAD DE INGENIERÍA (3) FACULTAD CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN (3) FACULTAD DE CIENCIAS NATURALES Y EXACTAS FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y ECONÓMICAS (2) FACULTAD DE HUMANIDADES FACULTAD DE ARTES INTEGRADAS (2) INSTITUTO PSICOLOGÍA INSTITUTO DE EDUCACIÓN Y PEDAGOGÍA (5) SEDE REGIONAL NORTE DEL CAUCA
SEDE REGIONAL CAICEDONIA SEDE REGIONAL CARTAGO SEDE REGIONAL YUMBO SEDE REGIONAL PALMIRA SEDE REGIONAL BUGA SEDE REGIONAL TULUÁ SEDE REGIONAL PACIFICO SEDE REGIONAL ZARZAL
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Gráfica 07. Auditorías Ejecutadas en el Sexto Ciclo.
Gráfica 08. Clasificación Resultados Sexto Ciclo.
En el sexto ciclo se logró ejecutar el 96% de las auditorías contenidas en el programa, correspondiente a 47 auditorías y quedaron pendientes por realizar el 4% de auditorías correspondientes a 2 auditorías.
Las auditorías internas de calidad faltantes que corresponden a la Facultad de Humanidades y al Proceso Investigación y Generación del Conocimiento serán realizadas en el sexto ciclo, y serán tomadas como prioridad.
A continuación se muestra la clasificación de los incumplimientos reportados en el sexto ciclo según los requisitos de la NTCGP1000:2009.
96% 4% Número de Auditorías Realizadas Número de Auditorías Faltantes Debilidades: 125 61% Oportunidad: 79 39%
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Gráfica 09. Clasificación Resultados Sexto Ciclo.15 1 3 5 10 1 1 1 2 1 1 1 1 2 5 3 7 1 7 1 1 1 4 1 2 1 2 1 1 1 2 1 3 1 6 1 5 7 4 4 1 1 4 1 1 0 2 4 6 8 10 12 14 16 4.1 4.2 4.2 .1 4.2 .3 4.2 .4 5.2 5.3 5.4 .2 5.5 .1 5.5 .1 5.5 .2 5.5 .3 5.5 .3 5.6 6.2 .2 6.2 .2 6.3 6.4 7.1 7.2 .1 7.2 .1 7.2 .2 7.2 .3 7.3 .1 7.4 7.4 .1 7.5 .1 7.5 .1 7.5 .2 7.5 .3 7.5 .4 7.5 .5 7.6 8.2 8.2 .1 8.2 .2 8.2 .3 8.2 .4 8.3 8.4 8.5 8.5 .1 8.5 .2 8.5 .2 8.5 .3 N ú m e ro d e In cu m p lim ie n to s Requisito
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Gráfica 10. Trece Requisitos más Repetitivos.Según lo mostrado en las gráficas y los informes de auditoría, los requisitos que se presentan con mayor frecuencia son los correspondientes a:
4.1 REQUISITOS GENERALES – literal g, identificación de riesgos.
4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS – oficialización, uso y conservación de registros.
8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SERVICIO – Medición de las características del servicio, seguimiento y medición de lo ejecutado frente a lo planeado.
6.3 INFRAESTRUCTURA – estado de salones y espacios de la Universidad para la prestación de servicios.
7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO – planteamiento de objetivos, planes de trabajo.
8.2.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE – herramientas y medios para la recopilación de la satisfacción del cliente.
4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS – actualización y conservación de manuales, caracterizaciones, indicadores, normogramas.
6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia – desconocimientos del GICUV, de MITIGAR, de su importancia en el logro de objetivos de calidad.
8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS – Indicadores, seguimiento a objetivos y acciones.
8.5.2 ACCIÓN CORRECTIVA – Planteamiento de acciones correctivas de distintas fuentes, identificación de causas, seguimiento de acciones (eficacia).
8.4 ANÁLISIS DE DATOS – Análisis cuantitativo y cualitativo de indicadores y resultados de evaluaciones y encuestas.
8.3 CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME – Identificación de dificultades en el desarrollo de los procesos.
7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL USUARIO – medios de comunicación, actualización de los mismos, medios de retroalimentación con el usuario.
4.1 18% 4.2.4 12% 8.2.4 8% 6.3 9% 7.1 8% 8.2.1 7% 4.2.3 6% 6.2.2 6% 8.2.3 6% 8.5.2 5% 8.4 5% 8.3 5% 7.2.3 5%
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Gráfica 11. Acciones Abiertas y Cerradas a corte 30 de Noviembre para el Sexto Ciclo3 84 1 5 9 1 25 0 0 0 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 Pro ce so P lan eac ió n In st itu ci o n al Co m u n ic ac ió n In sti tu ci o n al G e sti ó n d e Cali d ad G e sti ó n d el Me jo rami e n to Fo rmac ió n Ex te n si ó n y P ro ye cc ió n S o ci al In ve sti ga ci ó n y G en e rac ió n d el Co n o ci mie n to De sarr o llo H u ma n o y B ie n es tar - Ge sti ó n … G e sti ó n F in an ci era G e sti ó n d e R ec u rs o s Te cn o ló gi co s G e sti ó n d el T ale n to H u man o G e sti ó n d e B ie n es y S ervi ci o s Fac u ltad d e S alu d In sti tu to P si co lo gí a Fac u ltad d e In ge n ie rí a Fac u ltad Cie n ci as d e la A d min is tr ac ió n Fac u ltad d e Cie n ci as S o ci ale s y E co n ó micas Fac u ltad d e Cie n ci as N atu ral es y E xac ta s Fac u ltad d e H u man id ad e s In sti tu to d e E d u cac ió n y P e d ag o gí a Fac u ltad d e A rt es In te grad as Se d e R e gi o n al Y u mb o Se d e R e gi o n al N o rt e d el Ca u ca Se d e R e gi o n al Cai ce d o n ia Se d e R e gi o n al Cart ag o Se d e R e gi o n al Palmi ra Se d e R e gi o n al Bu ga Se d e R e gi o n al T u lu á Se d e R e gi o n al Pac ific o Se d e R e gi o n al Z arz al
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En la gráfica anterior se puede observar que hay una baja tasa de reporte de acciones correspondientes a las auditorías internas de calidad realizadas y a continuación se muestra el detalle de las auditorías que no reportan acciones a corte 30 de noviembre.Tabla 3. Acciones No Reportadas por auditoría SEDE / FACULTAD / PROCESO PROCESO / SUBPROCESO / PROGRAMA / PROYECTO FECHA AUDITORIA FECHA LIMITE REPORTE Proceso Planeación Institucional Planeación de la Estructura Organizacional 19/09/2012 20/11/2012 Comunicación Institucional
Programa de Quejas, Reclamos y Sugerencias
Seguimiento Acciones Abiertas
26/09/2012 27/11/2012
Formación Subproceso Gestión de la
Biblioteca (MP) 21/06/2012 22/08/2012
Sede Regional Yumbo Todos los procesos 06/06/2012 07/08/2012 Sede Regional Norte del
Cauca Todos los procesos 03-07-12 03/09/2012
Sede Regional
Caicedonia Todos los procesos 08-06-12 09/08/2012
Sede Regional Cartago Todos los procesos 31/08/2012 01/11/2012
Facultad Ciencias de la Administración
Proyecto de Extensión: Convenio Fundación Carvajal
Grupo de Investigación: Humanismo y Gestión Programa Académico Comercio
Exterior 08/06/2012 09/08/2012 Facultad de Ciencias Sociales y Económicas Programa Académico de Pregrado de Economía Programa Académico de Pregrado de Sociología 04/09/2012 05/11/2012
Sede Regional Palmira
Gestión de Calidad, Gestión del Mejoramiento
Seguimiento a Acciones Abiertas
07/09/2012 08/11/2012
Sede Regional Tuluá
Gestión de Calidad, Gestión del Mejoramiento
Articulación con el GICUV
24/09/2012 25/11/2012
Sede Regional Pacifico
Gestión de Calidad, Gestión del Mejoramiento
Seguimiento a Acciones Abiertas
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La fecha límite de reporte hace referencia a la fecha límite en que las acciones para dar respuesta a las debilidades encontradas debieron ser reportadas, según lo estipulado en el manual MP-13-01-01, Gestión del Mejoramiento (45 días hábiles).
En esta tabla solo se tuvieron en cuenta las auditorias en las que fueron encontrados debilidades y cuyas acciones debieron ser reportadas antes del 30 de noviembre, fecha de corte de este informe.
