CAPÍTULO 1 KOONTZ
ADMINISTRACIÓN: CIENCIA, TEORÍA Y PRÁCTICA DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN: SU NATURALEZA Y PROPÓSITO
La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos. Está definición básica debe ampliarse:
1. Cuando se desempeñan como administradores, los individuos deben ejercer las funciones administrativas de la planeación, organización, integración de personal, dirección y control.
2. La administración se aplica a todo tipo de organizaciones. 3. Se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales.
4. La intención de todos los administradores es la misma: generar un superávit. 5. La administración persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.
Organizaciones, grupo de personas que trabajan en común para generar un superávit, en las organizaciones comerciales el superávit son la utilidades.
Funciones de la Administración, planeación, organización, integración de personal, dirección y control, en torno de las cuales pueden organizarse los conocimientos que se hallan en la base de esas funciones.
La Administración como elemento esencial de todas las Organizaciones, Los administradores asumen la responsabilidad de emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de objetivos grupales.
Funciones Administrativas de los diferentes Niveles Organizacionales, Los administradores de alto nivel se dedican más tiempo a la planeación y la organización que los administradores de nivel inferior.
Habilidades Administrativas y Jerarquía Organizacional
1. Habilidad Técnica, es la posesión de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicación de métodos, procesos y procedimientos. Implica por lo tanto el diestro uso de instrumentos y técnicas específicas. 2. Habilidad Humana, es la capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la
creación de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones.
3. Habilidad de Conceptualización, es la capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos.
4. Habilidad de Diseño, es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa. Para ser eficaces, y particularmente en los niveles organizacionales superiores, los administradores deben ser capaces de hacer mucho más que advertir un problema. También deben poseer la valiosa habilidad de ser capaces de diseñar soluciones funcionales a los problemas en respuesta a las realidades que enfrentan.
Metas de todos los Administradores y Organizaciones, el objetivo lógico y públicamente aceptable de la totalidad de los administradores de todo tipo de organizaciones, lo mismo comerciales que no comerciales, debería ser el de obtener un superávit.
¿Cuáles son las compañías de excelencia? La rentabilidad es una medida importante de la excelencia de las compañías.
Características de las compañías de excelencia?: 1. Se orientan a la acción.
2. Se informan acerca de las necesidades de sus clientes. 3. Promueven la autonomía administrativa y el espíritu empresarial.
4. Obtienen una alta productividad mediante la estrecha atención a las necesidades de su personal. 5. Se rigen por una filosofía basada a menudo en los valores de sus lideres.
6. Se concentran en el área de actividad que conocen mejor.
7. Poseen una estructura organizacional sencilla y escaso personal administrativo. 8. Son tanto centralizadas como descentralizadas, depende de las circunstancias. Productividad, Eficacia y Eficiencia
Productividad: razón aritmética de producto a insumo dentro de un periodo con calidad (productividad: productos / insumos). La mayor oportunidad para el incremento de la productividad reside sin duda en el trabajo intelectual, especialmente en el caso de la administración. Eficacia, logro de objetivos. Eficiencia, logro de metas con menor cantidad de recursos.
es un arte, es saber como hacer algo. Hacer cosas en vista de realidades de una situación. En la practica la administración es un arte; los conocimientos organizados en los que se basa la practica son una ciencia.
ELEMENTOS DE LA CIENCIA
La ciencia es conocimiento organizado. La característica esencial de toda ciencia es la aplicación del método científico al desarrollo de conocimiento. Así, una ciencia comprende conceptos claros, teorías y otros conocimientos acumulados desarrollados a partir de hipótesis (supuestos de que algo es cierto), experimentación y análisis. Enfoque Científico, requiere conceptos claros, imágenes mentales de algo formadas mediante la generalización a partir de particularidades. Estas palabras y términos deben ser exactos, pertinentes para las cosas sometidas a análisis e informativas para científico y practicante por igual. Sobre esta base, el método científico, supone la determinación de objetivos por medio de la observación. Tras clasificar y analizar estos hechos, los científicos buscan relaciones casuales. Una vez probada la precisión de estas generalizaciones o hipótesis y confirmada su apariencia de verdad (es decir, su capacidad para reflejar o explicar la realidad), se le denomina principios. El valor de estos radica en que permiten prever lo que ocurrirá en circunstancias similares. Los principios no siempre son incuestionables o invariablemente ciertos, pero se les considera suficientemente válidos para efectos de predicción. Teoría, es una agrupación sistemática de conceptos y principios interdependientes que sirven como marco de referencia o enlace de una importante área de conocimientos.
Función de la Teoría Administrativa en administración , los principios son verdades fundamentales que explican las relaciones entre dos o mas conjuntos de variables, generalmente una variable independiente y una variable dependiente. Pueden ser descriptivos o predictivos, pero no prescriptivos. Esto es, describen la relación de una variable con otra. No prescriben lo que deben de hacer los individuos. Ley de Parkinson, el trabajo tiende a incrementarse para ocupar el tiempo disponible. El principio de unidad de mando, establece que cuanto mayor sea la frecuencia con la que un individuo deba informar de sus acciones a un solo superior, tanto mas probable será que ese individuo experimente una sensación de lealtad y obligación, y tanto menos probable que se imponga la confusión de las instrucciones.
Técnicas Administrativas
Técnicas, son en esencia maneras de hacer las cosas, métodos para la obtención de un resultado dado. Son importantes en todos los campos prácticos. Entre las técnicas administrativas importantes, pueden citarse la presupuestación, la contabilidad de costos, técnicas de planeación y control en red como la técnica de evaluación y revisión de programas, o el método de la ruta crítica, el control de la tasa de rendimiento de la inversión y diversos procedimientos de desarrollo organizacional. Las técnicas se desprenden normalmente de la teoría y son un medio para la más eficaz realización de las actividades de los administradores.
EVOLUCIÓN DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO Y DE LOS PATRONES DE ANALISIS ADMINISTRATIVO Frederick Taylor y la Administración Científica, principios fundamentales como la base del enfoque científico de la administración:
1. Sustitución de reglas prácticas por preceptos científicos (conocimientos organizados). 2. Obtención de armonía en la acción grupal, en lugar de discordia.
3. Consecución de la cooperación de los seres humanos, en lugar del individualismo caótico. 4. Obtención mediante el trabajo de la producción máxima, no de una producción restringida.
5. Desarrollo de la plena capacidad de todos los trabajadores, en favor de su máxima prosperidad personal y de la compañía.
Fayol, Padre de la Teoría Moderna de la Administración Operacional, principios y enseñanzas administrativas: 1. Autoridad y responsabilidad, deben estar relacionadas entre sí, y que la segunda debe desprenderse de la
primera. Concebía la autoridad como una combinación de factores oficiales, los cuales se derivan del puesto que ocupe el administrador y de factores personales, “compuestos por la inteligencia, la experiencia, la integridad moral, la hoja de servicios, etc.”
2. Unidad de mando, significa que los empleados deben recibir ordenes de un solo superior.
3. Cadena escalar (Jerarquía), cadena de superiores, desde el rango más alto al más bajo, la cual, siempre y cuando no fuera ignorada innecesariamente, debía eliminarse en caso de que su escrupuloso seguimiento fuera perjudicial.
4. Espíritu de Cuerpo, es el principio de que la unión hace la fuerza, así como una prolongación del principio de unidad de mando, con particular insistencia en la necesidad del trabajo en equipo y en la importancia en este de la comunicación. Fayol interpreto los elementos de la administración como funciones: previsión, organización, dirección, coordinación y control.
Elton Mayo y F. Roethlisberger y los Estudios de Hawthorne, la modificación de la iluminación del grupo de prueba, la realización de cambios en los períodos de descanso, la reducción de las jornadas de trabajo y la aplicación de variantes en los sistemas de pago de incentivos no parecieron explicar los cambios en la productividad. La elevación de la productividad se debía a factores sociales como la moral de los empleados, la
existencia de satisfactorias interrelaciones entre los miembros de un grupo de trabajo (“sentido de pertinencia”) y la eficacia de la administración, un tipo de administración capaz de comprender el comportamiento humano, especialmente el comportamiento grupal, y de favorecerlo mediante habilidades interpersonales como la motivación, la asesoría, la dirección y la comunicación. Este fenómeno, producto sobre todo del hecho de que se pusiera atención en los individuos, se conoce como efecto de Hawthorne.
PATRONES DE ANALISIS ADMINISTRATIVO: ¿UNA SELVA DE TEORIAS ADMINISTRATIVAS? Los diversos enfoques del análisis administrativo se agrupan en las siguientes categorías.
1. Enfoque empírico o de casos
2. Enfoque de los papeles administrativos, consiste en observar lo que realmente hacen los administradores para, a partir de ahí, obtener conclusiones acerca de cuales son sus actividades.
3. Enfoque de contingencias o situacional
4. Enfoque matemático o de la ciencia administrativa 5. Enfoque de la teoría de las decisiones
6. Enfoque de la reingeniería, la reingeniería es uno de los enfoques administrativos más recientes, también llamado rediseño de procesos. Su propósito es lograr mas con menos recursos. La reingeniería ha sido definida como el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los procesos de las empresas para conseguir mejoras sustanciales en medidas de desempeño contemporáneas tan decisivas como costos, calidad, servicio y rapidez. Las palabras claves son fundamental, radical y procesos.
7. Enfoque de sistemas
8. Enfoque de sistemas sociotecnicos 9. Enfoque de sistemas sociales cooperativos 10. Enfoque del comportamiento grupal 11. Enfoque del comportamiento interpersonal
12. Marco 7-S de McKinsey, las siete S son : estrategia (strategy), estructura (structure), sistemas (systems), estilo (style), personal (staff), valores compartidos (shared values), y habilidades (skills).
13. Enfoque de la administración de calidad total, se ha convertido en un elemento decisivo y del competitivo mercado global. Para Deming, calidad significa ofrecer a los clientes productos o servicios confiables y satisfactorios a bajo costo. Para Juran lo importante es que el producto o servicio sea adecuado para su uso. Para Crosby la calidad es el cumplimiento de los requerimientos de calidad de cada compañía. Para resolver el problema de la calidad, Deming querría que sociedad y compañías se comprometieran con la calidad. En forma semejante, Juran alude a la importancia del sistema organizacional orientado al cliente y a la calidad. Crosby enfatiza la necesidad de una cultura organizacional comprometida con la calidad y recalca la relevancia de cero defectos.
14. Enfoque del proceso administrativo u operacional, recoge los conocimientos administrativos pertinentes para relacionarlos con las labores administrativas, lo que los administradores hacen. Este pretende integrar los conceptos, principios y técnicas que se encuentran en la base de las tareas de la administración. Este enfoque reconoce la existencia de un núcleo central científico y teórico peculiar de la administración, aunque también recoge importantes contribuciones de otras escuelas y enfoques.
Los 10 papeles administrativos identificados por Mintzberg Papeles Interpersonales
1. Papel de representación (cumplimiento de deberes ceremoniales y sociales en representación de la organización).
2. Papel de líder.
3. Papel de enlace (particularmente con personas e instituciones ajenas a la organización). Papeles de Información
1. Papel de receptor ( recepción de información sobre la operación de una empresa). 2. Papel de difusor (transmisión de información a subordinados).
3. Papel de vocero (transmisión de información a personas ajenas a la organización). Papeles de Decisión
1. Papel empresarial
2. Papel de encargado del manejo de perturbaciones. 3. papel de asignador de recursos.
4. Papel de negociador (en el trato con varias personas y grupos de personas). ENFOQUE SISTEMÁTICO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Las empresas reciben insumos, los transforman y exportan los productos al entorno.
Insumos y Demandantes, los insumos del ambiente externo pueden incluir a personas, capital y habilidades administrativas, así como conocimientos y habilidades técnicas.
Proceso Administrativo de Transformación, es tarea de los administradores transformar, eficaz y eficientemente, los insumos en productos. Por supuesto, que el proceso de transformación puede verse desde diversas perspectivas. Así, la atención puede dirigirse a funciones empresariales como finanzas, producción, personal y comercialización. El enfoque más basto y útil para la exposición de las labores de los administradores es el basado en las funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control como marco de referencia para la organización de los conocimientos administrativos.
Sistema de Comunicación, la comunicación es esencial para todas las fases del proceso administrativo, por dos razones:
1. Integra las funciones administrativas. La comunicación es esencial en la selección, evaluación y capacitación de los administradores que habrán de desempeñar los papeles previstos en esa estructura. De igual modo, el liderazgo eficaz y la creación de un entorno conducente a la motivación dependen de la comunicación. Además es por medio de la comunicación que se determina si los hechos y el desempeño responden a lo planeado. Así pues, la administración es posible por la comunicación.
2. Enlazar a la empresa con su ambiente externo, en el que se encuentran muchos de los reclamantes. Es por medio del sistema de comunicación que se identifican las necesidades de los clientes, conocimientos que permiten a una empresa brindar productos y servicios y obtener ganancias de ello. De la misma manera, es mediante un eficaz sistema de comunicación que las organizaciones se ponen al tanto de la competencia y otras posibles amenazas y factores restrictivos.
Variables Externas, los administradores eficaces analizan regularmente las condiciones externas.
Productos, es tarea de los administradores garantizar y utilizar los insumos de la empresa y transformarlos por efecto de las funciones administrativas en productos.
Revitalización del Sistema, la satisfacción y los nuevos conocimientos o habilidades de los empleados se convierten en importantes insumos humanos. De igual manera, las utilidades, el superávit de los ingresos sobre los costos, se reinvierten en bienes en efectivo y de capita, tales como maquinaria, equipo, edificios e inventario. FUNCIONES DE LOS ADMINISTRADORES
Planeación, implica seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es, de la elección de cursos futuros de acción a partir de diversas alternativas.
Organización, es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa. La estructura es intencionada en el sentido de que se debe garantizar la asignación de todas las tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe hacerse a las personas mejor capacitadas para realizar esas tareas.
Integración de Personal, implica llenar y mantener ocupados los puestos contenidos por la estructura organizacional. Esto se lleva a cabo mediante la identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, la realización de un inventario del personal disponible y el reclutamiento, selección, ubicación, ascenso, evaluación, planeación profesional, compensación y capacitación tanto de los candidatos a ocupar los puestos como de los ocupantes de estos en un momento dado, a fin de lograr la eficaz y eficiente realización de las tareas.
Dirección, es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan en favor del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto tiene que ver fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración. Los administradores eficaces deben ser al mismo tiempo lideres eficaces.
Control, consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones respecto de las normas y la contribución a la corrección de estas. El control facilita el cumplimiento de los planes. Coordinación, esencia de la administración, es tarea básica de los administradores conciliar las diferencias de enfoques, ritmos, esfuerzos o intereses y armonizar las metas individuales a fin de que contribuyan a las organizacionales.
CAPÍTULO 2
ADMINISTRACIÓN Y SOCIEDAD: AMBIENTE EXTERNO, RESPONSABILIDAD SOCIAL Y ÉTICA OPERACIÓN EN UNA SOCIEDAD PLURAL
Los administradores normalmente operan en una sociedad plural, donde muchos grupos organizados representan diversos intereses. Trabajar en una sociedad plural tiene varias implicaciones para las empresas.
1. El poder de las empresas se mantiene en equilibrio gracias a la existencia de varios grupos, como las asociaciones ecológicas.
2. Los intereses de las empresas pueden ser expresados por grupos conjuntos, como la Cámara de Comercio.
3. Las empresas participan en proyectos con otros grupos responsables con el propósito de que la sociedad mejore.
4. En una sociedad plural puede haber conflicto o acuerdo entre grupos.
5. En una sociedad de este tipo cada grupo está muy atento a lo que hacen los otros. AMBIENTE EXTERNO: CONDICIONES ECONÓMICAS
Capital, casi todas las organizaciones de cualquier tipo necesitan capital: maquinaria, edificios, inventarios de bienes, equipo de oficina, herramientas de toda clase y dinero en efectivo.
Fuerza de trabajo, En algunas sociedades abunda la fuerza de trabajo no calificada y escasea la altamente capacitada. El precio de la fuerza de trabajo también es un importante factor económico para una empresa, aunque la automatización reduce los altos costos laborales.
Niveles de precios, si los precios aumentan muy rápidamente, la turbulencia creada en las condiciones económicas en lo que toca a insumos y productos puede ser severa. La inflación no sólo perturba a las empresas, sino que también ejerce influencias sumamente inquietantes en todo tipo de organizaciones, a causa de sus efectos en los costos de la fuerza de trabajo, materiales y otros artículos.
Políticas fiscal y tributaria, el control gubernamental de la disponibilidad de crédito por medio de la política fiscal ejerce un considerable impacto no sólo en las empresas, sino también en la mayoría de las operaciones no empresariales.
Clientes, uno de los factores más importantes para el éxito de una empresa son sus clientes. Pero para conseguir clientes una compañía debe saber que necesita la gente y que comprará.
AMBIENTE EXTERNO: CONDICIONES TECNOLÓGICAS
Tecnología, se refiere a la suma total de conocimientos de los que disponemos sobre la manera de hacer cosas. Incluye inventos, técnicas y la gran acumulación de conocimientos organizados sobre todo, desde la aerodinámica hasta la zoología.
Impacto de la tecnología: beneficios y problemas, entre los beneficios de la tecnología pueden citarse mayor productividad, más altos niveles de vida, mayor disposición de tiempo libre y una mayor variedad de productos. Los beneficios de la tecnología deben contrapesarse con los problemas asociados con los adelantos tecnológicos, como los embotellamientos de transito, la contaminación de aire y agua, la insuficiencia de energía eléctrica y la pérdida de privacidad a causa de la aplicación de la tecnología de computación.
Categorías de cambio tecnológico, para comprender mejor el amplio alcance del cambio tecnológico, considérese las siguientes categorías:
1.Creciente capacidad para el dominio de tiempo y distancias en el transporte de carga y de pasajeros. (aviones) 2.Creciente capacidad para generar, almacenar, transportar y distribuir energía. (electricidad)
3.Creciente capacidad para diseñar nuevos materiales y modificar las propiedades de otros a fin de que satisfagan mejor nuestras necesidades. (plásticos, nuevas medicinas).
4.Mecanización o automatización de procesos físicos. (gran cantidad de dispositivos en sustitución de la fuerza de trabajo).
5.Mecanización o automatización de ciertos procesos mentales. (computadoras) 6.Extensión de la capacidad humana para detectar cosas. (radares)
7.Creciente conocimiento del comportamiento individual y grupal y de la manera de enfrentarlo. (mejores técnicas administrativas).
8.Creciente conocimiento de enfermedades y su tratamiento. (vacunas) AMBIENTE EXTERNO: CONDICIONES SOCIALES
Las condiciones sociales se componen de las actitudes, deseos, expectativas, grados de inteligencia y educación, creencias y costumbres de las personas que integran un grupo o sociedad dados. Las condiciones políticas y legales son principalmente el conjunto de leyes, reglamentos y organismos gubernamentales y sus acciones que afectan a todo tipo de empresas, a menudo en grados diversos. El concepto de responsabilidad social implica para las organizaciones la consideración del impacto de sus acciones en la sociedad. Las condiciones éticas (que bien podrían incluirse como elemento de las condiciones sociales) incluyen series de normas de conducta personal de aceptación y práctica general.
Complejidad de las fuerzas del entorno, los deseos, expectativas y presiones sociales dan lugar al surgimiento de leyes y normas éticas. Las fuerzas sociales, incluida la ética, aparecen normalmente antes de la emisión de leyes, dado que el proceso legislativo es notablemente reactivo en el sentido de que opera cuando se desata una crisis, pero rara vez antes.
Actitudes, convicciones y valores sociales, tras varios siglos de desarrollo social en Estados Unidos se han desarrollado varias convicciones sociales de significación para los administradores. Entre las más importantes se encuentran las siguientes:
1.La certeza de que existen oportunidades para las personas dispuestas a y capaces de trabajar. 2.La fe en las empresas y el respeto por sus propietarios y líderes.
3.La creencia en la competencia y la competitividad en todos los aspectos de la vida, particularmente en los negocios.
4.El respeto por el individuo, sin importar su raza, religión o credo.
5.El respeto por la autoridad que surge de la posesión de propiedades, conocimientos especializados y puestos políticos por elección o designación.
6.La creencia en y el respeto por la educación.
7.La fe en los procesos lógicos, la ciencia y la tecnología.
8.La certeza de la importancia del cambio y la experimentación para encontrar nuevas maneras de hacer las cosas. AMBIENTE EXTERNO: CONDICIONES POLÍTICAS Y LEGALES
Condiciones políticas, las actitudes y acciones de los legisladores y líderes, políticos y gubernamentales cambian junto con el flujo y reflujo de las demandas y convicciones sociales. La actividad del gobierno influye en prácticamente todas las empresas y todos los aspectos de la vida. Respecto de la empresas, desempeña dos funciones principales: la promoción y restricción de la actividad empresarial.
Condiciones legales, la otra función del gobierno es restringir y regular la actividad empresarial. Todos los administradores están rodeados por una telaraña de leyes, reglamentos y mandatos judiciales, y no sólo a nivel nacional, sino también estatal y local. Algunos de estos instrumentos están diseñados para proteger a los trabajadores, consumidores y comunidades. Otros lo están para dar obligatoriedad a los contratos y proteger los derechos de propiedad. Muchos de ellos están diseñados para regular el comportamiento de los administradores y de sus subordinados tanto en las empresas privadas como en otras organizaciones. Es relativamente poco lo que un administrador puede hacer en una organización que no tenga que ver con y a menudo sea específicamente controlada por una ley o reglamento.
Condiciones ecológicas, con el propósito de proteger el ambiente, los países europeos estudian la posibilidad de imponer el registro ISO 14001, para garantizar que en las políticas de las compañías se consideren intereses públicos como la prevención de la contaminación y el cumplimiento de las leyes y reglamentos correspondientes. Está atención a la ecología podría convertirse en la siguiente ola administrativa.
RESPONSABILIDAD SOCIAL DE LOS ADMINISTRADORES
Responsabilidad y sensibilidad sociales, la responsabilidad social de las empresas es la seria consideración del impacto en la sociedad de las acciones de las compañías. Es la sensibilidad social, que significa “la capacidad de una empresa de establecer una relación de sus operaciones y políticas con las condiciones sociales de su entorno en forma mutuamente benéfica para ella misma y la sociedad”. Ambas definiciones se refieren a las empresas, pero estos conceptos deben ampliarse para incluir también 1) a empresas distintas a las privadas y 2) las relaciones existentes al interior de una empresa.
Argumentos a favor y en contra de la participación de las empresas en acciones sociales, el profesor Keith Davis propuso la “Ley de hierro de la responsabilidad” de la siguiente manera: “ A largo plazo, quienes no usen su poder en forma responsable en opinión de la sociedad, lo perderán.”
Argumentos a favor
1.Las necesidades públicas han cambiado y con ellas las expectativas. Se supone que las empresas deben su constitución a la sociedad, de manera que están obligadas a responder a las necesidades de ésta.
2.La creación de mejores condiciones sociales beneficia tanto a la sociedad como a las empresas. La sociedad se beneficia gracias a mejores vecindarios y oportunidades de empleo; las empresas se benefician de una comunidad mejor, ya que la comunidad es la fuente de su fuerza de trabajo y la consumidora de sus bienes y servicios.
3.La participación social desalienta la regulación e intervención adicionales del gobierno. El resultado es mayor libertad y más flexibilidad en la toma de decisiones para las empresas.
4.Las empresas poseen mucho poder, el cual cabe suponer que debería acompañarse de igual cantidad de responsabilidad.
5.La sociedad moderna es un sistema interdependiente, de manera que las actividades internas de las empresas tienen impacto en el ambiente externo.
7.Los problemas pueden convertirse en utilidades. Objetos alguna vez considerados como desperdicios (las latas vacías de refrescos) pueden reutilizarse nuevamente.
8.La participación social crea una imagen pública favorable. Así, una empresa puede atraer clientes, empleados e inversionistas.
9.Las empresas deben intentar resolver problemas que otras instituciones han sido incapaces de solucionar. Después de todo, las empresas son por tradición fuentes de nuevas ideas.
10.Las empresas poseen recursos. Específicamente, deben usar el talento de sus administradores y especialistas, así como sus recursos de capital, para resolver algunos de los problemas de la sociedad.
11.Es mejor prevenir problemas sociales por medio de la participación de las empresas que lamentarlos. Puede resultar más fácil ayudar a los desempleados que enfrentar la agitación social.
Argumentos en contra
1.El deber básico de las empresas es optimizar sus utilidades concentrándose únicamente en sus actividades económicas. La participación social puede reducir la eficiencia económica.
2.En última instancia, la sociedad se ve obligada a pagar la participación de las empresas a través de precios más altos. La participación social daría lugar a costos excesivos para las empresas, las cuales no pueden comprometer sus recursos en la acción social.
3.La participación social puede provocar una situación desventajosa en la balanza de pagos. El costo de los programas sociales, se razona, tendría que sumarse al precio de los productos. Así, las compañías estadounidenses que realizan ventas en los merados internacionales se verían en desventaja al competir con compañías de otros países que no deben cargar esos costos sociales.
4.Las empresas poseen ya suficiente poder, el cual aumentaría sin embargo (lo mismo que la influencia que ejercen) con adicional participación social.
5.Los empresarios carecen de las habilidades sociales necesarias para resolver los problemas de la sociedad. Su capacitación y experiencia se reduce a las materias económicas, de modo que es probable que sus habilidades no sean pertinentes para los problemas sociales.
6.No existen medios para que las empresas rindan cuentas a la sociedad. A menos que éstos puedan establecerse, las empresas no deberían intervenir.
7.Se carece de entero apoyo para la participación en acciones sociales. En consecuencia, los desacuerdos entre grupos con diferentes puntos de vista causarán fricciones.
¿Reacción o proacción?, todas las compañías deben disponer de medios para anticipar hechos pro medio de pronósticos. La proacción es parte esencial del proceso de planeación.
Función del gobierno, en muchos casos sólo es posible efectuar cambios sociales mediante la emisión de leyes. Es probable que la sociedad necesite de la fuerza inexorable de la ley para conseguir mejoras efectivas.
Influencia de los valores y criterios de desempeño en el comportamiento, los administradores responderán a los valores aprobados por la sociedad y darán prioridad a los tenidos en mayor estima. Si deseamos cerciorarnos de que las organizaciones respondan a las fuerzas sociales, debemos definir claramente los valores sociales y retribuir a los administradores por los éxitos que obtengan en responder a ellos, sin ignorar, por supuesto, que cada organización posee una misión propia.
Auditoria social, es un compromiso con la sistemática evaluación de información sobre significativos aspectos concretos de las actividades de una compañía que tienen impacto social. Se puede distinguir entre dos tipos de auditorias. Una de ellas es la exigida por el gobierno, el otro tipo de auditoria social se refiere a una amplia variedad de programas sociales voluntarios.
LA ÉTICA EN LA ADMINISTRACIÓN
Ética, se define como “la disciplina relativa a lo bueno y lo malo y al deber y obligación”. La ética personal ser refiere a “las reglas conforme a las cuales un individuo conduce su vida personal”. La ética contable alude a “el código que guía la conducta profesional e los contadores”. La ética empresarial tiene que ver con la verdad y la justicia y posee muchos aspectos, como expectativas de la sociedad, la competencia leal, la publicidad, las relaciones públicas, las responsabilidades sociales, la autonomía de los consumidores y el comportamiento de las empresas tanto en su país de origen como en el extranjero.
Teorías éticas y modelo para decisiones de conducta política, existen tres tipos básicos de teorías morales en el campo de la ética normativa.
1.La teoría utilitaria sostiene que planes y acciones deben evaluarse en función de sus consecuencias. La idea en la que se apoya este argumento es que los planes o acciones deben producir el mayor bien para el mayor número de personas.
2.La teoría basada en los derechos aduce que todas las personas poseen derechos básicos.
3.La teoría de la justicia demanda que quienes son responsables de tomar decisiones se guíen por la justicia y la equidad, así como por la imparcialidad.
Institucionalización de la ética, los administradores, y en especial los de más alto nivel, tienen la responsabilidad de crear condiciones organizacionales que fomenten la toma ética de decisiones mediante la institucionalización de la ética. Esto significa aplicar e integrar conceptos éticos a las acciones diarias. Theodore Purcell y James Weber señalan que esto puede conseguirse de tres maneras:
1.Mediante el establecimiento de una adecuada política empresarial o código de ética. 2.Mediante la creación de un comité de ética formalmente constituido y
3.Por medio de la impartición de cursos de ética en los programas de desarrollo administrativo.
Código de ética y su instrumentación por un comité formal, un código es una declaración de políticas, principios o reglas que guían el comportamiento.
Factores que contribuyen a promover normas éticas, los dos factores que facilitan en mayor grado la promoción de normas éticas son:
1.Dar a conocer públicamente la existencia de éstas y difundirlas ampliamente.
2.La creciente presión que ejerce al respecto una opinión pública cada vez mejor informada.
Aunque no es fácil hacer cumplir los códigos de ética, la sola existencia de éstos puede alentar la adopción de una conducta ética gracias a una definición más clara de las expectativas.
Sugerencias
1.Ofrecer lineamientos claros de conducta ética.
2.Impartir formalmente (en cursos y escuelas) lineamiento éticos y explicar su importancia. 3.Abstenerse de actuar en situaciones ambiguas que puedan implicar cuestionamientos éticos. 4.Instaurar controles para la detección de actos ilegales o inmorales.
5.Realizar con frecuencia auditorias no previstas.
6.Castigar ejemplarmente a los infractores, y hacerlo público para disuadir a los demás.
7.Insistir regularmente en que la lealtad a la compañía no es excusa para incurrir en conductas o acciones impropias LA CONFIANZA COMO BASE PARA UNA NUEVA ADMINISTRACIÓN
La confianza es el centro de la comunicación, la colaboración y la disposición a cambiar. Tradicionalmente el concepto de confianza se ha identificado con la integridad, la lealtad, la atención y el cumplimiento de promesas en las relaciones entre individuos. La confianza debe ir aun mas allá de las relaciones individuales y extenderse a las organizaciones a través de la creación de una cultura de confianza que trascienda el liderazgo individual. Una empresa es en esencia una organización humana que sólo funcionará correctamente si se basa en la confianza, la conducta ética y el reconocimiento de la dignidad humana.
CAPÍTULO 3
ADMINISTRACIÓN INTERNACIONAL Y EMPRESAS TRASNACIOCALES
El estudio de la administración internacional se centra en las operaciones de las empresas internacionales en países anfitriones. Se ocupa de las cuestiones administrativas relacionadas con el flujo de personas, bienes y dinero, con el propósito de definir una mejor administración en situaciones que implican el cruce de fronteras nacionales.
Naturaleza y propósito de las empresas internacionales, las compañías internacionales realizan transacciones fuera de las fronteras nacionales. Esas transacciones incluyen la transferencia de bienes, servicios, tecnología, conocimientos administrativos y capital a otros países. La interacción de una empresa con el país anfitrión puede adoptar muchas formas, una de ellas es la exportación de bienes y servicios. Otra es un acuerdo de licencia para la producción de bienes en otro país. La compañía matriz también puede realizar contratos de administración para la operación de compañías en el extranjero. Otra forma de interacción es la sociedad en participación (o joint venture) con una empresa del país anfitrión. Una de las modalidades de la sociedad en participación es la alianza estratégica, creada por lo general con fines de expansión geográfica (tal como ocurre en el caso de las líneas aéreas) o ampliación del mercado de ciertos productos o servicios. Las empresas trasnacionales pueden instituir subsidiarias o sucursales de su propiedad con instalaciones de producción en el país anfitrión. Así, una empresa internacional tiene muchas opciones al desarrollar una estrategia global. El contacto entre la compañía matriz y el país anfitrión se ve afectado por varios factores, algunos de los cuales son unificadores, mientras que otros pueden causar conflicto.
Efectos unificadores, la compañía matriz y la empresa en el país anfitrión pueden considerar conveniente integrarse en una estructura organizacional global. Pero cualquiera que sea la interacción, las políticas que se implanten deben garantizar equidad y resultar en beneficios tanto para la compañía matriz como para la empresa en el país anfitrión.
Potencial de conflicto, las empresas internacionales deben desarrollar habilidades sociales y diplomáticas en sus administradores para prevenir tales conflictos y resolver los que inevitablemente ocurran.
Empresas trasnacionales, cuentan con oficinas generales en un solo país pero con operaciones en muchos otros. Seis de las diez compañías globales más grandes del mundo eran estadounidenses, una es inglesa, otra es angloholandesa, otra es japonesa y otra más italiana.
De la orientación etnocéntrica a la geocéntrica, las empresas internacionales adoptaron una perspectiva etnocéntrica, esto es, la orientación de sus operaciones en el extranjero se basaba en la de la compañía matriz. La actitud policéntrica, por su parte, se basa en la noción de que es mejor conceder a las subsidiarias en el extranjero, dotadas de personal nacional local, un alto grado de libertad administrativa. La orientación regiocéntrica favorece la integración del personal de las operaciones en el extranjero sobre una base regional. Las empresas trasnacionales modernas poseen una orientación geocéntrica. Esto significa que la organización en su totalidad es concebida como un sistema interdependiente que opera en muchos países.
Ventajas de las empresas trasnacionales, poseen varias ventajas sobre las empresas de orientación nacional. Pueden aprovecha oportunidades de negocios en muchos países. También pueden recaudar en todo el mundo fondos para sus operaciones. Además, se benefician de su capacidad para establecer plantas de producción en países en los que pueden producir bienes más eficaz y eficientemente. Las compañías con operaciones mundiales suelen disponer de mejor acceso a recursos naturales y materiales que quizá no estén al alcance de empresas nacionales. Finalmente, las grandes trasnacionales pueden reclutar a administradores y personal de otro tipo en un fondo mundial de fuerza de trabajo.
De las empresas trasnacionales a las globales, las compañías globales las cuales conciben el mundo entero como un solo mercado. Aunque muchas empresas tienen la intención de convertirse en compañías globales, sólo unas cuantas lo han conseguido hasta ahora. Hacerlo requiere el desarrollo de productos con la mente puesta en el mundo entero, y especialmente en los mercados de América del Norte, Asia y Europa Occidental. Quizá sea necesario formar alianzas estratégicas con compañías de países a los que las compañías globales tienen vedado el ingreso.
ADMINISTRACIÓN INTERNACIONAL EN PAÍSES ESPECÍFICOS
Francia: Le Plan y los Cadre, el propósito del gobierno es utilizar eficazmente los recursos del país y evitar la expansión en áreas no económicas. Aunque la planeación gubernamental (que se extiende también a áreas regionales ) es realizada por relativamente pocas, aunque competentes, personas, otros departamentos gubernamentales, así como organizaciones de empleadores, sindicatos y consumidores, cooperan en ella. El plan , el cual se revisa cada cinco años, persigue la obtención de crecimiento económico, estabilidad de precios, el equilibrio de la balanza de pagos y una favorable situación de empleo. Así pues, además de restringirlos. Le Plan también ayuda a los administradores, ya que les brinda gran cantidad de información de enorme utilidad para sus empresas. Los Cadre, son cuadros de la élite administrativa.
Alemania: autoridad y codeterminación, es casi una paradoja que, por un lado, el estilo administrativo alemán se caracterice por el uso considerable de la autoridad mientras que, por el otro, la fuerza de trabajo esté representada por ley y participe activamente en la administración de grandes empresas. En 1951 se emitió una ley que imponía la
codeterminación, la pertenencia de trabajadores al consejo de supervisión y el comité ejecutivo de ciertas grandes empresas. Además, un director procedente de las filas de los trabajadores debe ser elegido miembro del comité ejecutivo. Este puesto es difícil. Se supone que estos directores deben representar los intereses de los trabajadores y, al mismo tiempo, tomar decisiones administrativas en beneficio de la empresa.
La administración en Corea, el modelo coreano se ha caracterizado por el chaebol, la estrecha asociación entre el gobierno y los conglomerados industriales. Las organizaciones son sumamente jerárquicas y los puestos clave son ocupados por miembros de una misma familia. Más allá de las relaciones de consanguinidad, entre los factores que influyen en las decisiones de contratación están la institución educativa de procedencia y el hecho de provenir de la misma región geográfica que el director general. El estilo de liderazgo puede describirse como descendente p autocrático / paternalista.
La administración en México, en una buena parte de las empresas, particularmente entre las de menor tamaño, se observa también poco interés por la función administrativa de planeación, habiendo incluso quienes argumentan que en el entorno de los negocios mexicanos no es posible diseñar planes de largo alcance (como los de carácter estratégico), fundamentalmente debido a que las condiciones económicas y políticas del país no facilitan la consideración de premisas válidas para el largo plazo. En lo referente a las funciones de organización e integración del personal pueden observarse también importantes deficiencias siendo estas más claramente observables tanto menos profesionalizados se encuentren quienes ocupan los puestos administrativos. Debido al excesivo centralismo en la forma de dirigir las empresas, es obvio que los controles se centren más en verificar que se haga lo ordenado por los superiores, más que verificar que las actividades cumplan un nivel de desempeño en función de las necesidades y deseos de los clientes o de las demandas impuestas por el cambiante ambiente externo.
Factores específicos con influencia en la administración de otros países, la administración en Australia se ve influida por la inclinación moralista de ese país y por la gran importancia que concede a los valores políticos y sociales, la obtención de logros y la asunción de riesgos. Los administradores italianos operan en condiciones de escasa tolerancia al riesgo, pero gustan al mismo tiempo de la toma grupal de decisiones. La administración en Austria (y Alemania) se caracteriza por la autorrealización y el liderazgo. La independencia y la competitividad son sumamente valoradas. La tolerancia a la toma de riesgos es más bien baja. En Inglaterra la seguridad es muy importante, lo mismo que la industriosidad, la adaptabilidad y la lógica. De igual modo se valora mucho el individualismo.
Empleo de por vida, está práctica ha dado lugar en las empresas al concepto culturalmente inducido de wa (armonía), lo que resulta en la lealtad de los empleados y una estrecha identificación con los propósitos de las compañías. En estrecha relación con el empleo de por vida está el sistema de antigüedad, que ha rendido privilegios a los empleados de edad avanzada con muchos años de servicio en la empresa. No obstante, hay indicios de que el sistema de antigüedad podría ser suplido por un enfoque más abierto para ofrecer a los jóvenes oportunidades de ascenso.
Toma de decisiones en Japón, se basa en el concepto de que cambios e ideas nuevas deben proceder fundamentalmente de abajo. La administración japonesa se sirve de la toma de decisiones por consenso para resolver los problemas de todos los días; los empleados de nivel inferior producen una idea y la someten a la consideración del nivel superior inmediato, hasta llegar al escritorio del director general. Si la propuesta es aprobada, se le devuelve a su autor para efectos de su instrumentación.
Teoría Z, consiste en la adaptación a las condiciones estadounidenses de prácticas administrativas japonesas selectas. También se hace énfasis en relaciones informales y democráticas basadas en la confianza.
ADMINISTRACIÓN COMPARADA
Es el estudio y análisis de la administración en diferentes ámbitos y de las razones de que las empresas obtengan diferentes resultados en diversos países. Los factores condicionantes con significativo impacto en el proceso administrativo y la administración de excelencia. Estos factores, concebidos como restricciones, son: 1) variables educativas, 2) variables socioculturales / éticas, 3) variables legales y políticas y 4) variables económicas. En el modelo modificado de administración comparada de Koontz las actividades empresariales se dividen en dos grandes categorías: administrativas y no administrativas. Cualquiera de ellas o ambas pueden ser factores causales, al menos en cierto grado, de excelencia empresarial. La ciencia de la administración, la ciencia de las funciones empresariales, los recursos humanos y materiales y los factores presentes en las condiciones externas afectan por igual a las prácticas administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control. Además, la ciencia de las funciones empresariales, los recursos humanos y materiales y las condiciones externas influyen por su parte en las prácticas no administrativas de ingeniería, producción, comercialización y finanzas. Las restricciones condicionantes podrían convertirse en oportunidades en ciertas situaciones.
LA VENTAJA COMPETITIVA DE LAS NACIONES DE PORTER
Son cuatro grupos de factores que contribuyen al bienestar de una nación. 1) atañe a condiciones factoriales como los recursos de una nación, sus costos laborales, las habilidades y el nivel educativo de su población, 2) se
compone de las condiciones de demanda de una nación, como las dimensiones del mercado, el modo en el que pueden publicitarse los productos y el grado de sofisticación de los consumidores, 3) se refiere a los proveedores. Una compañía prospera cuando dispone en su misma área de compañías de apoyo, 4) consta de la estrategia y estructura de la empresa, así como de la rivalidad entre los competidores. La combinación de estos cuatro grupos de factores produce la ventaja competitiva.
OBTENCIÓN DE UNA VENTAJA COMPETITIVA GLOBAL POR MEDIO DE LA ADMINISTRACIÓN DE CALIDAD Para poder revolucionar el proceso de producción, los administradores deben revolucionar antes su manera de concebir la calidad. La necesidad de una nuevo filosofía de la calidad es imperiosa. Ahora el propósito de las compañías debe ser nada menos que la excelencia. Pero para alcanzar la excelencia es necesario que los administradores estén dispuestos a colocar en primer término las necesidades de sus clientes. Jamás deben olvidar que los clientes son indispensables. Son la razón de existir de las compañías.
Los gurues de la administración de calidad tradicional, para Deming la calidad significaba ofrecer a bajo costo productos y servicios que satisficieran a los clientes. Implicaba asimismo un compromiso con la innovación y mejora continua, lo que los japoneses llaman kaizen. Para Juran, uno de los elementos clave de la definición de la calidad es la “adecuación de uso” de un producto. Para Crosby, explica la calidad desde una perspectiva ingenieril como el cumplimiento de normas y requerimientos precisos. Su lema es: “Hacerlo bien a la primera vez y conseguir cero defectos”. Los tres expertos consideran a la estadística como un instrumento muy valioso para la medición de la calidad, aunque quizá es a Deming a quien más se conoce por su insistencia en el análisis estadístico.
Otros enfoques y premios de calidad, El premio nacional de calidad Malcolm Baldrige 1996 es el mayor reconocimiento de escala nacional que puede recibir una compañía estadounidense por su excelencia empresarial. Contribuye al conocimiento de los requerimientos de desempeño para la excelencia y la competitividad. Las tres categorías de participación son: 1) compañías manufactureras, 2) compañías prestadoras de servicios y 3) pequeñas empresas. Las siete categorías de criterios para la obtención del Premio Baldrige son las siguientes:
1. Liderazgo.
2. información y análisis. 3. Planeación estratégica.
4. Desarrollo y administración de recursos humanos. 5. Administración de procesos.
6. Obtención de resultados.
7. Atención y satisfacción del cliente.
Los criterios del premio Baldrige hacen énfasis también en un enfoque de sistemas en el que todas las partes de la organización concuerdan entre sí. Finalmente, sirven también como instrumento de diagnóstico para la identificación de las fortalezas y debilidades de una compañía.
ISO 9000
Impone a una compañía la obligación de documentar sus procesos y sistemas de calidad y garantizar que todos sus empelados conozcan y sigan los lineamientos del documento, que el sistema de calidad sea continuamente vigilado y revisado por medio de auditorias internas y externas y que se proceda efectivamente a la realización de los cambios necesarios. Los beneficios internos son la documentación de los procesos, una mayor conciencia en la calidad por parte de los empleados de la compañía, la posibilidad de cambios en la cultura organizacional que resulten en mayor productividad y la instalación de un sistema general de calidad. Los beneficios externos son la ventaja que se consigue sobre los competidores no certificados, el cumplimiento de los requerimientos de los clientes y la Unión Europea, una calidad percibida más alta, probablemente una mayor satisfacción del cliente y el cumplimiento de, por ejemplo, las demandas de los agentes de compras.
CAPÍTULO 4
TIPOS DE PLANES
1.PROPÓSITOS O MISIONES, (términos que suelen usarse indistintamente), se identifica la función o tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ésta. Sinergia, situación en la que dos más dos es igual a cinco, o en la que todo es mayor a la suma de sus partes, la cual se consigue mediante la combinación de varias compañías.
2.OBJETIVOS O METAS, son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole. Representan no sólo el punto terminal de la planeación, sino también el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control.
3.ESTRATEGIAS, como la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.
4.POLÍTICAS, también forman parte de los planes en el sentido de que consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta y unifican otros planes, permitiendo así a los administradores delegar autoridad sin perder el control de las acciones de sus subordinados.
5.PROCEDIMIENTOS, son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras.
6.REGLAS, se exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. El propósito de las políticas es orientar la toma de decisiones mediante el señalamiento de las áreas en las que los administradores pueden actuar a discreción. Las reglas, en cambio, no permiten discrecionalidad alguna en su aplicación.
7.PROGRAMAS, son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplea y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado; habitualmente se apoyan en presupuestos.
8.PRESUPUESTOS, es una formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos. Podría llamársele un programa “en cifras”. De hecho, al presupuesto financiero operacional se le denomina a menudo “plan de utilidades”. Un presupuesto puede expresarse en términos financieros; en términos de horas-hombre, unidades de productos u horas – máquina, o en cualesquiera otros términos numéricamente medibles.
PASOS DE LA PLANEACIÓN
1.ATENCIÓN A LAS OPORTUNIDADES, aunque anterior a la planeación como tal y por lo tanto fuera del proceso de planeación en sentido estricto, la atención a las oportunidades tanto en las condiciones externas como dentro de la organización es el verdadero punto de partida de la planeación.
2.ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS, el segundo paso de la planeación es establecer objetivos para toda la empresa, y posteriormente para cada una de las unidades de trabajo subordinadas. Esto debe hacerse tanto para el largo como para el corto plazos. En los objetivos se especifican los resultados esperados y se indican los puntos terminales de lo que debe hacerse, en qué se hará mayor énfasis y qué se cumplirá por medio del entrelazamiento de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
3.DESARROLLO DE PREMISAS, el tercer paso lógico de la planeación es establecer, poner en circulación y obtener la aceptación de utilizar premisas decisivas de la planeación como pronósticos, políticas básicas aplicables y los planes ya existentes de la compañía. El más importante principio de premisas de planeación es éste: cuanto mejor comprendan y mayor sea el acuerdo entre los individuos encargados de la planeación respecto de la utilización de premisas de planeación congruentes, tanto más coordinada será la planeación de una empresa.
4.DETERMINACION DE CURSOS ALTERNATIVOS, el cuarto paso de la planeación es buscar y examinar cursos de acción alternativos, especialmente los que no son perceptibles a primera vista. El problema más común no es encontrar alternativas, sino reducir su número a fin de analizar las más promisorias.
5.EVALUACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS, evaluar las alternativas ponderándolas a la luz de premisas y metas.
6.SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN, éste es el punto en el que se adopta el plan, el verdadero punto de toma de la decisión. Ocasionalmente, el análisis y evaluación de cursos alternativos revelará que dos o más son aconsejables, de modo que el administrador puede optar por seguir varios cursos de acción en lugar de uno solo, el mejor.
7.FORMULACIÓN DE PLANES DERIVADOS, es raro que, una vez tomada la decisión, la planeación pueda darse por concluida, pues lo indicado es dar un séptimo paso. Casi invariablemente se requiere de planes derivados en apoyo al plan básico.
8.TRASLADO DE PLANES A CIFRAS POR MEDIO DE LA PRESUPUESTACIÓN, después de tomadas las decisiones y establecidos los planes, el último paso para dotarlos de significado, tal como se señalo en la explicación sobre los diversos tipos de planes, es trasladarlos a cifras convirtiéndolos en presupuestos.
OBJETIVOS
Los verificables o cuantificables; esto es, al final del período debe ser posible determinar si el objetivo se cumplió o no. La meta de todo administrador es generar un excedente (lo que en la organización empresarial significa utilidades). Los objetivos claros y verificables facilitan la medición del excedente, así como de la eficacia y eficiencia las acciones administrativas.
Naturaleza de los objetivos, en los objetivos se enuncian resultados finales, y los objetivos generales deben apoyarse en subobjetivos.
Jerarquía de objetivos, los objetivos forman una jerarquía, que va desde el propósito general hasta los objetivos individuales específicos. El punto más alto de la jerarquía es el propósito, el cual tiene dos dimensiones:
1.Existe el propósito de la sociedad, como el de requerir de la organización que contribuya al bienestar colectivo proporcionando bienes y servicios a un costo razonable.
2.Existe la misión o propósito de la empresa, la cual podría ser suministrar transporte cómodo y de bajo costo a las personas promedio.
El siguiente nivel de jerarquía contiene objetivos más específicos, como los de las áreas de resultados clave. Estas son las áreas cuyo desempeño es esencial para el éxito de la empresa. Los objetivos deben traducirse adicionalmente en objetivos por división, departamento y unidad hasta el nivel inferior de la organización.
Proceso de establecimiento de objetivos y jerarquía organizacional, de acuerdo con el método descendente, los administradores de los niveles superiores determinan los objetivos de sus subordinados, mientras que de acuerdo con el método ascendente son los subordinados quienes inician el establecimiento de objetivos de su puesto y los presentan a sus superiores.
CONCEPTOS EVOLUTIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
Es un sistema administrativo integral en el que se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas y el cual persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales.
Énfasis en la evaluación de desempeño, los subordinados asumen la responsabilidad de establecer sus propios objetivos a corto plazo, los cuales revisan después con sus superiores. Éstos tienen por supuesto poder de veto sobre esos objetivos, el cual, sin embargo, difícilmente tendrá que usarse en las condiciones adecuadas. El desempeño se evalúa en comparación con los objetivos, actividad que recae fundamentalmente en los propios subordinados. En el contexto de este nuevo método, el cual alienta la autoevaluación y el desarrollo personal, se hace énfasis justamente donde corresponde; en el desempeño, no en la personalidad. Actuando en calidad de asesor, el administrador incita la participación activa de los subordinados en el proceso de evaluación, lo que genera mayor compromiso y hace surgir un ambiente de motivación.
Énfasis en objetivos a corto plazo y motivación, el establecimiento de metas como técnica motivacional no se restringe a las empresas privadas, pues también es útil en las organizaciones públicas.
Inclusión de la planeación a largo plazo en el proceso de la APO, la atención de los programas de APO que subrayan la evaluación de desempeño y la motivación tiende a centrarse en objetivos a corto plazo. Desafortunadamente, esta orientación puede resultar en un comportamiento administrativo indeseable. Con el propósito de exhibir un elevado rendimiento de la inversión en un año dado, se corre el riesgo de restar importancia al cultivo de buenas relaciones con los clientes. En la actualidad muchas organizaciones incluyen en sus programas de APO la planeación a largo plazo y estratégica.
El enfoque de sistemas de la APO, al proceso de la APO pueden integrarse otros subsistemas administrativos, entre los que están el diseño de estructuras organizacionales, la administración de portafolios de negocios, el desarrollo de la administración, el desarrollo profesional, los programas de compensaciones y la presupuestación. Estas diversas actividades administrativas deben integrarse a un sistema. La APO debe considerarse un modo de administración, no una adición a las labores administrativas.
EL PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS
Una de las necesidades decisivas de la APO es el desarrollo y difusión de premisas de planeación congruentes. No puede esperarse que un administrador fije metas o establezca presupuestos sin contar con puntos de referencia. Establecimiento de objetivos preliminares en la cima, dadas las premisas de planeación adecuadas, el primer paso del establecimiento de objetivos es que el director general determine lo que considera como propósito o misión de la empresa y las metas más importantes de ésta para cierto período futuro. El periodo de vigencia de las metas puede ser de cualquier clase: un trimestre, un año, 5 años o cualquier otro acorde con las circunstancias. Al fijar objetivos, el administrador también establece medidas de cumplimiento de las metas. Si se desarrollan objetivos verificables, estas medidas (ya sea bajo la forma de montos monetarios de ventas, utilidades, porcentajes, niveles de costos o ejecución de programas) normalmente se incorporarán a los objetivos.
Precisión de las funciones organizacionales, la responsabilidad de cada meta y submeta debe recaer en una persona específica. No obstante, el análisis de una estructura organizacional suele revelar vaguedad en las responsabilidades y por tanto la necesidad de precisiones o reorganización.
Establecimiento de objetivos de los subordinados, tras confirmar que los administradores subordinados han sido informados de los objetivos generales, estrategias y premisas de planeación pertinentes, los superiores pueden proceder al establecimiento de los objetivos de los subordinados con la participación de éstos. Los superiores deben ser asimismo pacientes asesores, y ayudar a sus subordinados a desarrollar objetivos congruentes y cooperativos y no imposibles de alcanzar. El juicio y la aprobación final de un superior deben basarse en lo razonablemente alcanzable con “jalones” y “estirones”, lo verdaderamente útil para los objetivos de más alto nivel, lo congruente con los objetivos de otros administradores con otras funciones y lo consistente con los objetivos e intereses a largo plazo del departamento y la compañía. Una de las mayores ventajas de la cuidadosa preparación de una red de objetivos verificables, y requisito indispensable para su efectiva aplicación, tienen que ver con la simultánea necesidad de capital, materiales y otros recursos humanos. Todos los administradores de todos los niveles requieren de estos recursos para cumplir sus objetivos.
CÓMO ESTABLECER OBJETIVOS
Objetivos cuantitativos y cualitativos, para ser medibles, los objetivos deben ser verificables. Esto significa que se debe estar en condiciones de responder a la siguiente pregunta “¿Cómo puede saber al final del período si el objetivo se cumplió?”
BENEFICIOS Y DESVENTAJAS DE LA ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS Y RECOMENDACIONES ADICIONALES
La causa de sus deficiencias suele atribuirse a una instrumentación defectuosa, aunque otro motivo es la posibilidad de aplicar la APO como una técnica mecanicista centrada en aspectos específicos el proceso administrativo no debidamente integrados a un sistema.
Beneficios de la administración por objetivos,
1.Mejoras en la administración gracias a la planeación orientada a resultados.
2.Precisión de las funciones y estructuras organizacionales y de la delegación de autoridad en consonancia con los resultados esperados de las personas que ejercen las funciones respectivas.
3.Estímulo del compromiso personal tanto con los objetivos propios como con los objetivos organizacionales. 4.Desarrollo de controles eficaces, lo que permite medir resultados y emprender acciones correctivas, por medio del sistema y proceso del control administrativo.
Deficiencias de la administración por objetivos y algunas recomendaciones:
1.Las ineficiencias en cuanto a la enseñanza de la filosofía de la APO son una de las debilidades de ciertos programas. Los administradores deben explicar a sus subordinados qué es la administración por objetivos, como funciona, por que se aplica, que papel tendrá en la evaluación de desempeño y, sobre todo, los beneficios que ofrece a quienes participan en ella. Esta filosofía descansa en los conceptos de autocontrol y autodirección. 2.La omisión de pautas a quienes deben establecer objetivos es otro problema común. Los administradores deben
conocer los objetivos de la empresa y el lugar que sus actividades ocupan en ellas. Deben contar asimismo con premisas de planeación y conocer las principales políticas de la compañía.
3.Una dificultad más es la de establecer metas verificables dentro de ciertos límites. Participantes en programas de APO han reportado en ocasiones que el excesivo énfasis en resultados económicos presiona a los individuos hasta el punto de inducirlos a incurrir en conductas cuestionables. Para reducir la probabilidad de que se elijan medios inmorales en favor de la obtención de resultados, la dirección general debe aprobar objetivos razonables, enunciar claramente las expectativas de comportamiento y conceder alta prioridad a la conducta ética, que debe premiarse tanto como deben castigarse las actividades inmorales.
4.Se corre el riesgo de subrayar los objetivos a corto plazo a expensas de la solidez de la organización a largo plazo.
5.El riesgo de la inflexibilidad puede provocar que los administradores vacilen en modificar los objetivos aun si un cambio en las condiciones obligaría a tales ajustes.
6.Otros riesgos son el abuso de metas cuantitativas y la pretensión de emplear números en áreas en las que no son aplicables o en las que podrían representar la subestimación de objetivos importantes difíciles de enunciar en términos de resultados finales.
CAPÍTULO 5