ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Texto completo

(1)

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

UNIDAD I

Bases de formulación de adquisiciones y sistemas de información del

sector público

(2)

Introducción

El sistema de información de Compras y contrataciones públicas tiene como objetivo mejorar la transparencia, eficiencia y calidad de los procesos de compras y contrataciones de los Servicios Públicos, así como fortalecer el acceso a mayor y mejor información.

Para la incorporación gradual del mecanismo de certificación ISO 9001:2000 que iniciaron los servicios públicos a partir del año 2006, la Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda han elaborad los Manuales de Referencia que definen los requisitos que deberán alcanzar los sistemas del Programa Marco Avanzado para certificarse según la Norma ISO 9001:2000 esto todo en lo referente a sistemas de información.

Los objetivos de estos son servir de guía para apoyar el proceso de Implementación y Certificación de los Servicios. Además tienen un conjunto de requisitos establecidos en las cláusulas de la Norma de compras públicas que van en vía al desarrollo de los respectivos sistemas, la relación entre los procesos institucionales y los sistemas y las directrices para definir las exclusiones de la certificación del sistema.

La estructurado considerando algunas de las etapas que deberá desarrollar el Servicio para Implementar el Sistema de Compras y Contrataciones bajo los requisitos normativos ISO y su posterior certificación para ello hace más profesionalizado el sistemas de compras públicas.

(3)

Ideas fuerza

Revisión de los procesos de Implementación y Certificación de los Servicios.

Fortalecer el acceso a mayor y mejor información.

(4)

2. POLÍTICAS DE CALIDAD DEL SISTEMA DE COMPRAS

La política de calidad es una declaración de intenciones globales y orientaciones del Servicio a la calidad que son coherente con la Misión de las entidades públicas. Los elementos

conceptuales asociados a la política de calidad que define la Norma ISO 9001:2000, se señalan a continuación.

Política de la calidad.

La alta Dirección Pública debe asegurarse que la política de la calidad contenga:

a. Sea adecuada al propósito de la organización.

b. Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

c. Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad.

d. Es comunicada y entendida dentro de la organización, e. Es revisada para su continua adecuación.

De acuerdo a lo señalado en la cláusula b) la norma establece que el Servicio debe definir explícitamente en la política de calidad un compromiso de cumplir con los requisitos del cliente y con el mejoramiento continuo del sistema.

La Política de Calidad puede ser genérica para la institución pública y en la medida que se integren nuevos procesos o sistemas definir nuevos objetivos de calidad.

Con respecto a la satisfacción de los clientes del Sistema Compras y Contrataciones del sector Público podemos decir que al implementar los Modelo de Gestión de Abastecimiento que permita entregar un servicio eficiente y transparente tanto a los clientes finales como a los proveedores que participen en el proceso.

Estos se refieren mediante la interacción de las actividades que forman parte del proceso de abastecimiento del sector público para proveer de los bienes y servicios que requiere la organización, e informes con datos de operación que permitan verificar la efectividad y calidad de los procesos de compra y contratación.

(5)

Asimismo, se deberá considerar las prioridades gubernamentales como otras definiciones de política que, en materias de atribuciones de su servicio, establezca el ejecutivo a través del Ministerio de Hacienda, Secretaria de la Presidencia u otro organismo competente.

Para lograr el mejoramiento continuo del Modelo de Gestión de Abastecimiento, los servicios públicos deben monitorear, evaluar y retroalimentar periódicamente todos los instrumentos implementados para medir la gestión de abastecimiento, de tal forma, que le permitan verificar si cumplen con los estándares de calidad en los resultados, especialmente en los ámbitos de transparencia, eficiencia de procesos, ahorro y fortalecimiento de las capacidades técnicas del personal que forma parte del área de abastecimiento.

Normas de Calidad

Los objetivos de calidad, en el contexto de la administración pública, son la expresión de los logros que se espera que los servicios alcancen respecto a la política de calidad.

Los objetivos de calidad deben cumplir con una serie de requisitos establecidos, respecto a los objetivos de calidad, la Norma ISO 9001:2000 señala lo siguiente:

Cláusula 5.4.1 Norma ISO 9001:2000 Objetivos de la calidad.

La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquéllos necesarios para cumplir los requisitos para el producto, se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad.

Tal como señala la cláusula los objetivos de calidad deben ser medibles y consistentes con la política de calidad definida por el Servicio, por lo tanto deben considerar al menos objetivos de calidad referidos a la satisfacción del cliente y al mejoramiento continuo, así como a las prioridades establecidos en la Ley de Presupuestos de cada año y los recursos asignados a través de la Ley de Presupuestos.

Objetivos de Calidad

Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad Objetivo del sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público. Normalizar según el sistema de Certificación Internacional Norma ISO 9001:2000, los procesos de compra y

(6)

contrataciones de los Servicios Públicos, mejorando su transparencia, eficiencia y calidad y fortaleciendo el acceso a mayor y mejor información.

Para cumplir el requisito normativo se requiere definir adicionalmente que los objetivos de calidad establecidos señalen el compromiso de la alta dirección con la satisfacción del cliente y por tanto que incluyan el cumplimiento de los requisitos para el producto y, que éstos se establecen adecuadamente en la organización.

Requisitos no considerados

La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquéllos necesarios para cumplir los requisitos para el producto se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad.

La exclusión se refiere a la no aplicabilidad de los requisitos normativos. Los servicios deben identificar las exclusiones al sistema Compras y Contrataciones del Sector Público y justificarlas.

2.1. Proceso de desarrollo del sistema de información de compras

públicas

El sistema debe contar con la documentación necesaria para asegurar el funcionamiento del sistema. En este sentido el Servicio debe documentar con el fin de medirlo, auditarlo y mejorarlo.

Generalidades.

La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir:

a. Declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad. b. Un manual de procedimientos de las entidades públicas.

c. Los procedimientos documentados requeridos en esta norma legal Ley 19.886. d. Los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz

planificación, operación y control de sus procesos.

e. Los registros requeridos por esta Norma internacional (véase 4.2.4 Norma ISO 9001:2000).

(7)

La plataforma Chilecompra cuenta con algunos de los requisitos mencionados en la cláusula anterior, específicamente cuenta con registros que evidencian sus procesos, los que deben complementarse con los registros solicitados por los requisitos de la norma.

Requisitos considerados

La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir documentos de toma de razón por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos.

Los servicios deben contar con:

 Definición de un procedimiento formal para evaluar periódica y oportunamente todos los contratos vigentes institucionales.

 Definición de un procedimiento interno para elaborar el plan anual de compras de acuerdo a lo establecido en la normativa y evaluar su cumplimiento.

Manual de Calidad del Sistema de Compras y Contrataciones del sector Público

Los manuales de calidad deben incorporar otros antecedentes relevantes según lo requiera el servicio, tales como, Política de Calidad, Objetivos de Calidad, Organigrama del SCCP, Responsabilidades, breve reseña de la Institución y el (los) sistemas descritos.

Adicionalmente, los Servicios públicos deben elaborar un Manual de Procedimientos que señale y describa al menos los procedimientos documentados con el objeto de precisar aquellos aspectos del proceso que requieran una mayor especificidad.

Este Manual es de uso interno de los Servicios y no corresponde a un requisito obligatorio de la norma sino más bien a una sugerencia para apoyar el proceso.

Los documentos necesarios de controlar son definidos por los Servicio públicos y como mínimo deben incluir los requisitos citados. Los documentos pueden ser internos y externos.

Control de los Documentos

(8)

a. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.

b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. c. Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los

documentos.

d. Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.

e. Asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables. f. Asegurar que se identifiquen los documentos de origen externo y se controle su

distribución, y

g. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

2.2. Dirección de Compras Públicas

Es el servicio que tiene la directa relación con la plataforma www.mercadopublico.cl

La Dirección ChileCompra es la institución que administra el Sistema de Compras Públicas de Chile, ChileCompra (www.chilecompra.cl), a través del cual los organismos del Estado realizan de manera autónoma sus compras y contrataciones y las empresas pueden ofrecer sus productos y servicios.

La operación del Mercado de Compras Públicas de Chile, ChileCompra, se basa en un sistema transparente y eficiente que funciona con un sólido marco regulatorio único, basado en la gratuidad, la universalidad, la accesibilidad y la no discriminación.

Misión, visión y objetivos

Misión: Es la institución pública que facilita la contratación de bienes y servicios de los organismos del Estado, conectando sus necesidades con la oferta de los proveedores, a través del Sistema de Compras Públicas, promoviendo un mercado transparente, probo, accesible e inclusivo.

Visión: Para el 2018, se plantean ser reconocidos por liderar una contratación eficiente e inclusiva en el Estado, a través de una gestión participativa y de excelencia.

Objetivos estratégicos: Chile Compra fundamenta sus acciones a través de tres ejes de acción:

(9)

Figura 1

Organigrama Dirección de Compras Públicas

El equipo de funcionarios que conforman ChileCompra se ordena según unidades y divisiones de la siguiente manera:

(10)

Los Procesos de Direcciones Públicas

Los procesos de la Dirección son aquellos procesos desarrollados en las organizaciones públicas y permiten establecer la estrategia institucional y la política del Servicio, constituyendo el marco de referencia para todos los procesos del sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público.

Los procesos de los servicios se definen en la cláusula referente a la “Responsabilidad de los servicios” de la Norma ISO 9001:2000, la que señala:

Compromiso de la dirección de compras públicas con las instituciones públicas es proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia:

a. Comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios

b. Estableciendo la política de la calidad

c. Asegurando que se establecen los objetivos de la calidad d. Llevando a cabo las revisiones por la dirección, y

e. Asegurando la disponibilidad de recursos

Acciones correctivas:

Las acciones correctivas se generan a partir de una no conformidad detectada en el Sistema de Compras y Contrataciones Públicas. Estas acciones pueden originarse como resultado de una auditoria o pueden detectarse en el funcionamiento diario de las actividades. Las no conformidades y/o la solicitud de acciones correctivas están abiertas mientras no se haya verificado el resultado de las acciones correctivas implementadas. Una vez que la acción correctiva implementada sea verificada y aceptada se procederá a cerrar la no conformidad, de lo contrario se tendrá que implementar nuevas acciones correctivas y evaluar nuevamente hasta que se verifique la eficiencia de las mismas, mientras tanto la no conformidad seguirá abierta.

Adicionalmente la dirección de compras públicas debe prestar atención a las quejas de los clientes, que de acuerdo a la cláusula “Acciones Correctivas” deben ser tratadas igual que una No Conformidad.

(11)

Procesos operativos

Los procesos operativos constituyen la secuencia de actividades que agregan valor a cada una de las etapas del sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público.

Esta secuencia de actividades se considera desde la identificación de los requerimientos del cliente hasta la prestación del servicio y elaboración de informes de gestión de abastecimiento y la retroalimentación de los clientes a los procesos, contribuyendo al mejoramiento continuo del sistema.

El requisito de diseño y desarrollo para el sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público del servicio es considerado una exclusión debido a que el sistema no transforma los requisitos del cliente en especificaciones del producto, ya que estas son señaladas directamente por el cliente a través del documento “Requisitos técnicos y Medios de verificación”. Además no existe un requisito explicitado por el cliente que indique la necesidad de realizar diseño y desarrollo de los productos.

Compras

La organización debe asegurar que los bienes o servicios que se adquieran mediante el sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público para la Institución cumplen los requisitos de compra especificados. Los procesos de compra se consideran a los proveedores externos de carácter privado, como es el caso de empresas de telecomunicaciones, contratistas de infraestructura, imprentas, consultorías de estudios, informáticas, servicios financieros, agencias de viajes, entre otros.

2.3. Operación del sistema de Compras Públicas

El Proceso de Acreditación de Competencias en Compras Públicas efectuado por la Dirección ChileCompra se realiza todos los años de acuerdo a lo establecido en el artículo 5 Bis del D.S N° 250 del Ministerio de Hacienda (Reglamento de Compras Públicas) y en los Términos y Condiciones de Uso del Sistema de Información.

Para dicho proceso, la Dirección ChileCompra entrega de manera oportuna la guía de procedimientos y la reglamentación correspondiente con el objeto de instruir a los usuarios para su participación.

(12)

Objetivo de la acreditación de competencias

Los funcionarios públicos que participan en los procesos de compras y contrataciones del sistema Chilecompa, deben tener por obligatoriedad la acreditación de sus competencias para operar en la plataforma www.mercadopublico.cl. Dicha acreditación, tiene por objeto verificar que quienes intervienen en los procesos de adquisiciones de cada Entidad, cuentan con las aptitudes, conocimientos y destrezas necesarias para cumplir las actividades que componen su función laboral. Lo anterior, con el propósito de contribuir al desarrollo profesional de los usuarios del área de abastecimiento, fomentar una gestión transparente y eficiente de las compras públicas y dar cumplimiento a la normativa vigente.

De acuerdo a lo establecido en el artículo 5 bis del D.S. N° 250 del Ministerio de Hacienda (Reglamento de Compras Públicas) y lo indicado en los Términos y Condiciones de Uso del Sistema de Información, deben acreditar competencias todas aquellas personas pertenecientes a Organismos Públicos que participen en el proceso de abastecimiento de su Institución, tengan o no clave de acceso al sistema de compras públicas.

La prueba de acreditación consiste en una evaluación escrita de 60 preguntas de distintas categorías: selección múltiple y casos de decisión. Las respuestas erradas no descuentan, es decir, no se descuentan buenas por malas. Esta prueba tiene por finalidad evaluar los conocimientos teóricos y prácticos de los usuarios respecto de temáticas relacionadas con las compras públicas, gestión de abastecimiento, sistema electrónico de compras y normativa relacionada. Por tal motivo, al momento de estudiar, se debe considerar, entre otros elementos:

a. la Ley y el Reglamento de Compras, b. los Términos y Condiciones de Uso,

c. Dictámenes de Contraloría General de la República, d. Directivas realizadas por la Dirección ChileCompra,

e. además del uso del portal según el correspondiente perfil.

La prueba de acreditación se realiza dos veces al año para todos los perfiles por igual. En el primer semestre en el mes de mayo, y en el segundo semestre, en el mes de octubre.

(13)

Figura 3

Proceso de acreditación 2016

Para el proceso de acreditación del año en curso, deberán participar los funcionarios públicos que, de alguna u otra forma, estén involucrados en el proceso de abastecimiento de su Institución y que se encuentren en alguno de los siguientes casos:

 No cuenten con su acreditación vigente,

 Se encuentren reprobados en procesos anteriores,

 Su ausencia se encuentre justificada para el proceso de octubre 2015,

 Usuarios nuevos que cumplan con los prerrequisitos establecidos en el punto 6 de la presente guía.

Los perfiles que deben participar del proceso de acreditación son los siguientes:

 Operador

 Supervisor

 Auditor

 Abogado

(14)

Además, podrán participar ciudadanos particulares que deseen acreditar sus competencias en compras públicas, realizando su inscripción según lo señalado en el punto 6 de la presente guía y bajo alguno de los perfiles descritos en el párrafo anterior. Por otro lado, los perfiles de Jefes de Servicio y autoridades con incidencia en la toma de decisiones de compra, tales como Subdirectores, Subdirectores Administrativos, Secretarios Municipales, entre otros, deberán participar de un proceso de acreditación especial, el cual será informado con la debida anticipación.

Requisitos de participación

Los usuarios nuevos contarán por un periodo de 6 meses con una clave transitoria de usuario. Pasado este tiempo, para que puedan mantener dicha clave, deberán participar en el proceso de acreditación presencial, luego de lo cual mantendrán la clave por un periodo de 3 años, quedando así acreditados como compradores del sistema de compras públicas de Chile. Luego de ello, deberán someterse nuevamente para ir renovando su certificación. A partir del año 2016, los usuarios nuevos deben cursar la malla curricular completa del proceso, la cual se detalla a continuación, para poder rendir la prueba de acreditación. Con esto se elimina la regla de los 6 meses, por cuanto un usuario nuevo podrá demorarse hasta un año en rendir todos los cursos, según la disponibilidad de talleres que se presenten en sus distintas modalidades, sin necesidad de bloquear su clave. En el caso de los usuarios antiguos (aquel que ya cuenta con clave en Mercado Público y que fue creado antes del 01 de Noviembre de 2015), cuando estos se sometan a un nuevo proceso de acreditación – presencial o e-learning-, deben rendir al menos un curso de esta malla.

(15)

Figura 4

Inscripción a la acreditación

Para la evaluación del primer semestre, para los funcionarios públicos, la inscripción será realizada por el Administrador ChileCompra de cada institución (a través de una aplicación disponible en su escritorio de Marcado Publico) en las fechas establecidas para ello. Para los usuarios particulares, contaremos con un formulario que deberán descargar desde la Plataforma ChileCompra Formación http://formacion.chilecompra.cl y enviarlas a través de formulario web Consultas de ChileCompra.

Para la evaluación del segundo semestre será cada usuario el responsable de la inscripción, sea funcionario público o particular. Para ello contaremos con una aplicación en la

(16)

Plataforma ChileCompra Formación http://formacion.chilecompra.cl. El Administrador ChileCompra de cada institución podrá descargar desde esta misma plataforma, un listado con todos los usuarios inscritos que pertenecen a su institución. Posterior a la fecha indicada, el proceso de inscripción se cerrará y no se recibirá ningún tipo de solicitud, ni tampoco se agregarán usuarios a las inscripciones ya realizadas.

Los resultados de la prueba de acreditación, son entregados en un plazo máximo de 60 días (corridos) después de la fecha de rendición, y los resultados son publicados en el sitio http://formacion.chilecompra.cl, para lo cual cada usuario debe ingresar a su escritorio privado y buscar los resultados en la sección “Estado de Acreditación”, desde donde podrá descargar su certificado y revisar sus brechas.

En la nómina que se publica en la Plataforma ChileCompra Formación, se indica por cada fase el resultado, y el estado final (acreditado o no acreditado). Así, acreditarán competencias todos aquellos usuarios que participen y obtengan un porcentaje igual o superior a 60% de las respuestas correctas en la prueba de acreditación.

A quienes reprueben o no se presenten a alguno de los dos procesos de acreditación anual, se les bloqueará la clave de acceso al sistema dentro de los 60 días (corridos) siguientes a la fecha de entrega de resultados del respectivo proceso de Acreditación. No obstante, en caso de fuerza mayor –licencia médica, comisión de servicio o citación ante Tribunales de Justicia-, estas fechas de bloqueo podrán ser aplazadas por 30 días másJusticia-, a partir de los 60 días reglamentarios.

Si un usuario que cuenta con acreditación vigente desea participar del proceso de acreditación podrá realizarlo sin problema alguno, sin embargo deberá asumir las mismas reglas que en el caso de cualquier usuario, por tanto, si no se presenta a rendir la prueba, solo podrá justificar su inasistencia con alguna causal de fuerza mayor.

Las claves de acceso al Sistema de Información www.mercadopublico.cl son desbloqueadas a aquellos usuarios que aprueban la prueba de acreditación, dentro de las dos semanas posteriores a la publicación de los resultados del proceso de acreditación de cada semestre. En el caso que un usuario inscrito en el proceso de acreditación por el Administrador ChileCompra, no rinda la prueba de acreditación, sólo podrá justificar su ausencia en atención a las causales indicadas en el punto sexto del Reglamento del Proceso de Acreditación de Competencias Período 2016, es decir:

(17)

La inscripción en estos cursos es de exclusiva responsabilidad de cada usuario nuevo, sin embargo, la Dirección ChileCompra informa de manera oportuna, las fechas de dictación de los cursos e indica el procedimiento de inscripción para ello. Esta notificación es enviada a la casilla de correo electrónico indicada en el perfil de cada usuario de Mercado Público. Esta información de cursos siempre está disponible en la Plataforma ChileCompra Formación http://formacion.chilecompra.cl

(18)

Conclusión

Como revisamos, www.mercadopublico.cl es la plataforma en la cual se generan los procesos de compras y contratos de servicios que debe contratar el estado y por ello se hace una herramienta fuerte, que demanda de parte de los funcionarios públicos que la utilizan, estar preparados para las nuevas fórmulas de compras públicas como también capacitarse habitualmente para desenvolverse en ella.

Los modelos de capacitación que ofrece la dirección de compras públicas en sus diferentes formatos siempre tienen la intención de innovar y hacer más didáctico el flujo entre compradores y oferentes del sistema.

Con la rigurosidad de la legislación vigente en lo que respecta a compras públicas, la amplia gama de ofertas de capacitación existente en todo el país, se asegura la solidez del sistema, y usuarios preparados para el uso de ésta.

(19)

Bibliografía

Documentos

Ley N° 19.886 normativa de compras públicas y su reglamento

Sitios Web

www.mercadopublico.cl www.formacion.chilecompra.cl www.gobiernotransparentechile.cl

(20)

Figure

Actualización...