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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
PLAN DE GESTION PARA LA ADQUISICIÓN, INSTALACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE UN EQUIPO DE TOMOGRAFÍA COMPUTARIZADA (TAC) PARA HOSPITALES REGIONALES DE LA CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO
SOCIAL
JOSE ALEJANDRO MONTERO RODRIGUEZ
PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION DE
PROYECTOS
San José, Costa Rica
ii
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como Requisito parcial para optar al grado de Master en Administración de Proyectos
MSc. Fabio Muñoz Jiménez PROFESOR TUTOR
Ing. Mario López Soto, MAP LECTOR No.1
Bernardo López González, MAP LECTOR No.2
José Alejandro Montero Rodríguez SUSTENTANTE
iii DEDICATORIA
A mí querida abuelita “Tita”. Mi gran Ausente…
iv RECONOCIMIENTO
A mis padres, que siempre me han ayudado, apoyado y acompañado en todas las etapas de mi vida, gracias por su esfuerzo y dedicación incondicional… siempre estaré agradecido con ustedes.
A mi esposa Vivi, quien desde hace 10 años ha estado a mi lado apoyándome, animándome y enseñándome a ser cada día mejor.
Por último, agradezco a todas las personas que de una u otra forma me han ayudado en mi superación profesional y sobre todo personal.
v INDICE
DEDICATORIA ... III RECONOCIMIENTO ... IV INDICE ... V INDICE DE ABREVIATURAS ... VIII INDICE DE FIGURAS ... X INDICE DE TABLAS ... XII INDICE DE DIAGRAMAS ... XIII RESUMEN EJECUTIVO ...XIV
CAPÍTULO I ... 1
1 INTRODUCCIÓN ... 1
1.1 Antecedentes ... 1
1.2 Problemática ... 2
1.3 Justificación del Proyecto ... 3
1.4 Objetivos del Proyecto ... 6
1.4.1 Objetivo General ... 6 1.4.2 Objetivos Específicos ... 6 1.5 Supuestos ... 6 CAPÍTULO II ... 8 2 MARCO TEÓRICO ... 8 2.1 Marco referencial. ... 8
2.1.1 Caja Costarricense del Seguro Social. ... 8
2.1.2 Misión de la CCSS. ... 8
2.1.3 Visión de la CCSS. ... 9
2.1.4 Estructura organizacional de la CCSS. ... 9
2.1.5 Dirección Equipamiento Institucional. ... 9
2.1.6 Programa Anual de Compras. ... 10
2.2 Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento... 10
2.3 Tomógrafo Computarizado. ... 11
2.4 Aplicaciones Médicas... 13
2.4.1 Beneficios de una tomografía computarizada. ... 14
2.4.2 Desventajas de una tomografía computarizada. ... 15
2.5 Administración de Proyectos. ... 16
2.6 Áreas de Conocimiento. ... 18
2.6.1 Gestión de la Integración del proyecto... 18
2.6.2 Gestión del Alcance del proyecto. ... 19
vi
2.6.4 Gestión de los Costes del proyecto. ... 22
2.6.5 Gestión de la Calidad del proyecto. ... 22
2.6.6 Gestión de los Recursos Humanos del proyecto. ... 23
2.6.7 Gestión de las Comunicaciones del proyecto. ... 24
2.6.8 Gestión de los Riesgos del proyecto. ... 26
2.6.9 Gestión de las Adquisiciones del proyecto. ... 27
CAPÍTULO III ... 28
3 MARCO METODOLÓGICO ... 28
3.1 Entregables del Proyecto. ... 28
3.2 Técnicas, herramientas, instrumentos y métodos de trabajo utilizados para lograr los entregables. ... 29
3.2.1 Investigación documental ... 29
3.2.2 Entrevistas ... 29
3.2.3 Juicio de Expertos ... 30
CAPÍTULO IV ... 31
4 DESARROLLO ... 31
4.1 Plan de Gestión del Alcance. ... 31
4.1.1 Planificación del Alcance. ... 31
4.1.2 Detalle de los entregables ... 32
4.1.3 Estructura División del Trabajo (EDT) del Proyecto de Tomografía. ... 38
4.2 Plan de Gestión del Tiempo. ... 40
4.2.1 Definición y responsables de las actividades. ... 40
4.2.2 Secuencia de las actividades. ... 42
4.2.3 Duración de las actividades. ... 43
4.2.4 Cronograma del proyecto. ... 44
4.2.5 Seguimiento del Cronograma ... 44
4.3 Plan de Gestión del Recurso Humano. ... 47
4.3.1 Planificación de los Recursos Humanos. ... 47
4.3.2 Adquisición del Equipo del Proyecto. ... 48
4.3.3 Desarrollo y Gestión del Equipo del Proyecto. ... 49
4.4 Plan de Gestión de las Adquisiciones ... 53
4.4.1 Planificar las Compras y Adquisiciones ... 53
4.4.2 Planificar la Contratación ... 55
4.4.3 Solicitar Respuestas de Vendedores ... 58
4.4.4 Selección de Vendedores ... 61
4.4.5 Administración del Contrato ... 66
4.4.6 Cierre del Contrato ... 67
4.5 Cuadro resumen de los Productos de cada Plan de Gestión ... 69
CAPÍTULO V ... 70
vii CAPÍTULO VI ... 72 6 RECOMENDACIONES ... 72 CAPÍTULO VII ... 74 7 BIBLIOGRAFÍA ... 74 CAPÍTULO VIII ... 75 8 ANEXOS ... 75 ANEXO 1 ... 75
CHARTERDELPROYECTO... 75
ANEXO 2 ... 78
DECLARACIÓNDELALCANCEDELPROYECTO ... 78
ANEXO 3 ... 81
ESTRUCTURADETALLADADETRABAJO(EDT)DELPROYECTO ... 81
ANEXO 4 ... 82
viii INDICE DE ABREVIATURAS
A
ADQ: Área de Adquisiciones. AGE: Área Gestión Equipamiento. C
CCSS: Caja Costarricense de Seguro Social. CGR: Contraloría General de la República. D
DEI: Dirección Equipamiento Institucional. DJUR: Dirección Jurídica.
E
EADJ: Empresa Adjudicada.
EBAIS: Equipos Básicos de Atención Integral en Salud. EDT: Estructura División del Trabajo.
EMPV: Empresas Varias. G
GIT: Gerencia Infraestructura y Tecnología. H
HCG: Hospital Calderón Guardia. HM: HOSPITAL México.
HMP: Hospital Max Peralta de Cartago.
HMS: Hospital Monseñor Sanabria de Puntarenas. HNN: Hospital Nacional de Niños.
HSC: Hospital San Carlos.
HSJD: Hospital San Juan de Dios. HTF: Hospital Tony Facio de Limón. L
LCA: Ley de Contratación Administrativa. M
MRI: Magnetic Resonance Imagine. mSv: mili Sieverts.
ix P
PBMs: Peticiones de Bienes y Muebles. PMI: Project Management Institute. R
RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. RX: Rayos X.
T
TAC: Tomógrafo Axial Computarizado. TC o CT: Tomógrafo Computarizado.
x INDICE DE FIGURAS
Figura N° 1. Áreas de atracción Región Pacífico Central.……… 4
Figura N° 2. Áreas de atracción Región Huetar Atlántica.……… 4
Figura N° 3. Áreas de atracción Región Central Sur.……… 4
Figura N° 4. Áreas de atracción Región Huetar Norte...……… 5
Figura N° 5. Estructura Organizacional de la Caja Costarricense del Seguro Social. 9 Figura N° 6. Obtención de un corte tomográfico…..……… 11
Figura N°7. Estructura y componentes de un tubo de rayos x con ánodo giratorio… 12 Figura N°8. Imágenes tridimensionales y bidimensionales tomadas con un tomógrafo………. 13
Figura N°9. Entradas, herramientas y salidas para desarrollar un Plan de Gestión… 17 Figura N°10. Gestión de la Integración del Proyecto……….………... 18
Figura N°11. Gestión del Alcance del Proyecto………..……….. 19
Figura N°12. Descripción General de la Gestión del Tiempo en un proyecto.………. 21
Figura N°13. Triple Restricción del Proyecto.……… 21
Figura N°14. Gestión de los costes del proyecto………...………... 22
Figura N°15. Gestión de la calidad del proyecto………...……… 23
Figura N°16. Gestión de Los Recursos Humanos del Proyecto………..………... 24
Figura N°17. Gestión de Las Comunicaciones del Proyecto………...……… 25
Figura N°18. Gestión del Riesgo del Proyecto………...………... 26
Figura N°19. Gestión de las Adquisiciones del Proyecto………. 27
Figura N°20. Estructura Básica División del Trabajo (EDT o WBS) del Proyecto de Tomografía.……… 32
Figura N°21. EDT del Entregable 1 del Proyecto Tomografía CCSS.……….. 34
Figura N°22. EDT del Entregable 2 del Proyecto Tomografía CCSS.……….. 35
Figura N°23. EDT del Entregable 3 del Proyecto Tomografía CCSS.……….. 36
Figura N°24. EDT del Entregable 4. Equipo Instalado y funcionando.……… 38
Figura N°25. EDT del Proyecto Tomografía CCSS.……… 39
Figura N°26. Cronograma del Proyecto Tomografía CCSS.……….. 44
xi
Figura N°28. Estructura Organizativa del Proyecto.………. 47
Figura N°29. Plantilla de Manejo y Solución de Conflictos.………. 50
Figura N°30. Plantilla para informe mensual de proyecto.………... 51
Figura N°31. Actividades del Proceso Adquisitivo.……… 54
Figura N°32. Petición Bienes Muebles que utiliza la CCSS.………... 55
Figura N°33. Cronograma del Proceso Licitatorio.……… 56
Figura N°34. Cronograma de Audiencias Previas.……… 58
Figura N°35. Hoja de Análisis Administrativo que utiliza la CCSS………. 62
Figura N°36. Matriz de análisis Técnico……….. 63
Figura N°37. Matriz de Evaluación de Ofertas………... 64
Figura N°38. Bitácora del equipo.……… 67
xii INDICE DE TABLAS
Tabla N°1. EDT del Entregable N°1. Proyecto Construcción Servicios de Tomografía.... 32
Tabla N°2. EDT del entregable N°2. Proyecto Construcción Servicios de Tomografía…. 35 Tabla N°3. EDT del Entregable N°3. Proyecto Construcción Servicios de Tomografía.... 36
Tabla N°4. EDT del Entregable N°4. Equipo Instalado y funcionando...………. 37
Tabla N°5. Actividades y entes responsables del desarrollo de la misma. Proyecto Construcción Servicios de Tomografía ………... 40
Tabla N°6. Duración de actividades. Proyecto Construcción Servicios de Tomografía… 43 Tabla N°7. Seguimiento del Cronograma. Proyecto Construcción Servicios de Tomografía ……….... 45
Tabla N°8. Perfiles del Equipo del Proyecto.……… 48
Tabla N°9. Matriz de comunicación de involucrados ………. 52
Tabla N°10. Cuadro de Participantes para Recomendación Técnica ………. 65
xiii INDICE DE DIAGRAMAS
Diagrama N°1. Dependencia, subordinación y secuencia de tareas. Proyecto
Construcción Servicios de Tomografía………... 42 Diagrama N°2. Evaluación de Cambios Solicitados ………... 45 Diagrama N°3. Proceso Licitatorio... 56
xiv RESUMEN EJECUTIVO
Este Proyecto de Graduación se desarrolló en la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), esta es una institución gubernamental que desde su creación en el año de 1942, se encarga de promover la seguridad social de todos los habitantes del país, sean asegurados o no. Una forma de lograr ese objetivo es mediante el fortalecimiento del Sector Salud. Esta entidad es la que lleva sobre sus espaldas la prestación de ese servicio mediante la atención activa o proactiva a su población. Es por ello que la CCSS invierte anualmente más de $30,000,000 en la adquisición de equipo médico para brindarle al asegurado una atención oportuna y adecuada, acorde a las necesidades de cada región del país.
Una de las áreas en las que esta institución tiene proyectado ampliar su capacidad resolutiva, es en los servicios de Radiología de Hospitales fuera del área metropolitana, los cuales debido a su perfil de Centro de Atención Regional, no cuentan en la actualidad con la capacidad de atender todo tipo de exámenes. Es por ello, que constantemente refieren a nosocomios de la capital exámenes especializados, como por ejemplo estudios tomográficos (TACS). Debido a esta problemática es que se tiene proyectado para el período 2009-2011, la adquisición de al menos cuatro equipos de tomografía para hospitales regionales, como lo son, el Hospital Monseñor Sanabria de Puntarenas, Hospital Tony Facio de Limón, Hospital Max Peralta de Cartago y el Hospital de San Carlos. Se han designado estos centros médicos debido a la afluencia de asegurados directos e indirectos que tienen estas zonas geográficas, ampliando así la capacidad instalada de equipos de Tomografía Computarizada (CT) en el país.
Para el desarrollo de este documento, se hizo énfasis en la aplicación de una investigación de tipo documental, donde se consultaron fuentes bibliográficas que utilizadas constantemente para el desarrollo de proyectos tanto en el sector público como a nivel internacional. Así mismo se utilizó para indagar acerca de la tomografía, sus aplicaciones, beneficios y contraindicaciones.
La forma en que este proyecto se llevó a buen término, fue mediante la elaboración de Planes de Gestión para las Áreas de conocimiento de Alcance, Tiempo, Recurso Humano y Adquisiciones. Por tratarse de fondos públicos, se le dio un trato responsable y acorde a la inversión que el país está haciendo. Así mismo con este proceso, lo que se buscó fue la metodología para la adquisición del mejor equipo y la construcción de las mejores instalaciones, asegurando así a los usuarios un mejor diagnóstico y un ambiente agradable. Es por ello que se desarrolló ampliamente un Plan de Gestión donde se definió el alcance de forma detallada, tomando en cuenta el detalle de cada uno de los cuatro entregables definidos, indicando las tareas propias de ellos así como una descripción de las mismas con la finalidad de tener claro la EDT del proyecto, la cual será la base para al equipo que implementará el proyecto.
xv
Por otra parte, y como este proyecto consta de varias etapas, se definió desde el inicio del mismo un cronograma de entregables, los cuales se controlaron constantemente para terminar en el tiempo establecido la finalización de las obras. Debido a esto, es que se desarrolló un Plan de Gestión del Tiempo, el cual ayudó a monitorear el proyecto. Como parte de este plan, se incluyeron las personas o entidades responsables de la ejecución de cada una de las tareas así como el sucesión de actividades, la duración y la forma en que serán monitoreadas cada una de ellas.
Al ser este un proyecto con una sección constructiva y de adquisición, por ende intervienen muchas personas ya sean propias de la institución o fuera de ella, se elaboró un Plan de Gestión de Recursos Humanos, donde se definieron los perfiles de las personas que intervendrían en el proyecto, las responsabilidades y dependencias de cada uno.
Otro de los Planes de Gestión desarrollados fue el de las Adquisiciones, el cual al tratarse del uso de dineros del país, se fundamentó en la LCA y su Reglamento, donde se logró planificar la adquisición, se definieron las actividades propias del programa de compra, el proceso licitatorio y la selección de la oferta adjudicada.
Debido a todo lo anterior es que se logró determinar que para la sana administración de la CCSS y sus fondos de inversión es importante que se adopten estándares como los propuestos por el PMI, los cuales ayudarían a los ejecutores de proyectos a trabajar bajo un mismo formato haciendo que se cumpla lo establecido por la CGR en sus diferentes pronunciamientos referentes al tema de contratación administrativa.
Es importante que para el adecuado desarrollo de todo proyecto se debe contar tanto con el recurso humano, económico y logístico desde las etapas iniciales.
1
Capítulo I
1 INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes
En Costa Rica, la mayoría de su población al encontrarse asegurada ya sea de forma directa o indirecta, hace uso de los servicios que le ofrece la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS). De ahí que esta institución se ha dedicado desde su creación en el año de 1942 a suplir esta necesidad mediante la construcción y equipamiento de hospitales, clínicas y Equipos Básicos de Atención Integral en Salud (EBAIS) con la finalidad de solventar uno de los pilares de esta institución, como lo es la salud de sus asegurados.
Para la Seguridad Social, el diagnóstico oportuno de enfermedades, el seguimiento de tratamientos médicos, así como el bienestar del asegurado, son factores críticos de su desempeño a la hora de realizar un proceso adquisitivo de equipo médico. Basado en ello y con el apoyo de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento es que esta institución realiza los procesos licitatorios de adquisición de bienes y servicios. Es importante resaltar, que en todo el país, la CCSS cuenta con ocho equipos de tomografía computarizada, de los cuales solo tres son de última generación (instalados en el 2008), los restantes son para realizar estudios muy básicos. Así mismo, estos equipos se encuentran en el Valle Central, a excepción de uno que se sitúa en el Hospital Enrique Baltodano de Liberia, lo cual limita el acceso a toda la población, debido que los asegurados fuera de la Gran Área Metropolitana deben desplazarse hasta la capital para ser sometidos a estos estudios, lo cual conlleva un alto costo para la institución en traslados, hospedajes, internamientos y demás rubros propios de esta actividad.
Por otra parte, las listas de espera de algunos centros médicos aumentan día con día, ya que además de atender la población directa del centro médico, deben atender otros pacientes referenciados de otros sitios regionales, los cuales al no tener un equipo en su zona deben hacerse los exámenes en San José, Cartago o Alajuela.
2 Debido a lo anterior, es que este ente encargado de la seguridad social como parte de su cartera de proyectos tiene programado para el 2011 la instalación de al menos cuatro equipos de Tomografía Computarizada, estos tienen la finalidad de brindar al asegurado un mejor diagnóstico mediante la implementación de una técnica radiográfica conocida como tomografía, la cual consiste en escanear determinada porción del cuerpo humano con una radiación ionizante tipo rayos X y mediante una serie de reconstrucciones matriciales y densidades de tejidos, emitirán una imagen de la sección a estudiar; esta ayudará al médico tratante a visualizar inclusive en tercera dimensión al paciente, permitiéndole ello ser más preciso y certero en el diagnóstico de determinada enfermedad, o bien, ver así el avance de un tratamiento.
Es por ello que la Junta Directiva de la CCSS ha decidido que a partir de enero del año 2009, la Dirección de Equipamiento Institucional, inicie el proceso adquisitivo para dotar a los hospitales Monseñor Sanabria de Puntarenas, Tony Facio de Limón, Max Peralta de Cartago y el Hospital de San Carlos, de un servicio de última tecnología en tomografía, para así ampliar su capacidad de respuesta ante estos importantes estudios y sobre todo brindarle al asegurado un mejor y más eficiente servicio de atención.
Para llevar a cabo este proyecto, cada centro médico debe contar con un terreno de al menos 90m2, donde se construirá el servicio acorde a lo que exige el fabricante y la normativa nacional e internacional.
1.2 Problemática
En la actualidad el país posee un rezago tecnológico y una gran lista de espera en los servicios de rayos x, especialmente en las citas y estudios del Departamento de Tomografía. Esto se debe a la poca capacidad resolutiva de los siete equipos de Tomografía Computarizada (TC) que posee el país, los cuales solamente los hospitales nacionales como el Hospital México (HM), Calderón Guardia (HCG) y el San Juan de Dios (HSJD), son de tecnología reciente. Mientras que los equipos ubicados en el Hospital Blanco Cervantes, Nacional de Niños (HNN), Liberia y Cartago poseen desventajas tecnológicas y de capacidad en comparación con los otros, ya que son equipos que han estado trabajando por cinco o más años, o bien, no tienen la
3 capacidad de realizar estudios a la velocidad que se requiere. Es por ello que zonas del país, como la norte, atlántica o bien el pacífico central debe trasladar hacia el valle central a pacientes que requieren estudios tomográficos a su hospital de referencia (HM, HCG, HSJD o HNN), saturando los mismos con pacientes fuera de su zona de atracción directa, haciéndole a la institución incurrir en un gasto excesivo en traslados, pasajes, viáticos, hospedajes y demás rubros que conlleva traer a la capital a un paciente desde zonas alejadas.
1.3 Justificación del Proyecto
Tomando en cuenta lo anterior, la GIT y la DEI, iniciarán a desarrollar en el 2009 un proyecto de instalación de cuatro equipos de tomografía en zonas que geográficamente podrían desahogar las listas de espera de los equipos ubicados en el Valle Central. Los sitios que se verían beneficiados con esta ampliación de los servicios de radiología serían los hospitales de Tony Facio de Limón (HTF), Hospital Max Peralta de Cartago (HMP), Hospital de San Carlos (HSC) y el Hospital Monseñor Sanabria de Puntarenas (HMS). Con la instalación de estos equipos, el país tendría sus siete provincias cubiertas con al menos un tomógrafo que suplirá al menos sus necesidades básicas de atención en este campo.
Una vez identificados estos puntos, el proyecto será basado en cuatro áreas del conocimiento según el Project Management Institute, las cuales se desarrollarán con su respectivo plan de gestión. Basado en ello, se determinará un plan para la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto, otro para definir el Alcance, así mismo un plan para determinar los tiempos de cada actividad a desarrollar y para finalizar se desarrollarán las relaciones del Recurso Humano involucrado directa o indirectamente en el proyecto. El proyecto de adquisición de los cuatro TAC se desarrollará con la finalidad que cada uno de estos equipos cubra un área de atracción determinada de la siguiente forma:
4 TAC Hospital Monseñor Sanabria → Región Pacífico Central.
Figura N° 1. Áreas de atracción Región Pacífico Central. (Tomado del sitio web, www.ccss.sa.cr)
TAC Hospital Tony Facio → Región Huetar Atlántica.
Figura N° 2. Áreas de atracción Región Huetar Atlántica. (Tomado del sitio web, www.ccss.sa.cr)
TAC Hospital Max Peralta → Región Central Sur.
5 TAC Hospital San Carlos → Región Huetar Norte.
Figura N° 4. Áreas de atracción Región Huetar Norte. (Tomado del sitio web, www.ccss.sa.cr)
Este proyecto se desarrollará en estos sitios no solo por su ubicación geográfica, sino por las facilidades de acceso que existen con respecto a su área de acción.
Un aspecto importante que se debe resaltar, es que en la actualidad, en ninguno de los hospitales involucrados existe un servicio de tomografía, (con excepción del Hospital Max Peralta, el cual cuenta con un equipo que trabaja hace más de diez años), por lo que se deberá construir desde cero todo el departamento, lo cual implica un apartado constructivo en el proyecto, el cual es el que demandará más uso de recursos humanos y del tiempo.
Los nuevos equipos de tomografía son hoy en día cien por ciento digitales, o sea, que las imágenes que produce pueden ser visualizadas desde un computador y por ende ser analizadas, estudiadas y reportadas desde ese dispositivo; se facilita la distribución de los estudios por sistemas tipo internet o fibra óptica, teniendo así la capacidad que desde un hospital del Valle Central se les colabore para dar el diagnóstico certero de la patología presente en determinado paciente, ayudando a obtener el mayor provecho y beneficio del equipo que se adquiriría.
6 1.4 Objetivos del Proyecto
1.4.1 Objetivo General
Desarrollar un Plan de Gestión para la planificación de la compra de equipos de Tomografía Computarizada, para ampliar la capacidad instalada de la CCSS y solventar la necesidad de estudios tomográficos en el país, acorde a estándares del PMI y la legislación nacional.
1.4.2 Objetivos Específicos
1.4.2.1 Desarrollar un Plan de Gestión para la Planificación del Alcance del Proyecto, donde se definan todos los entregables parciales y finales, para lograr una correcta consecución del proyecto.
1.4.2.2 Desarrollar un Plan de Gestión para la Planificación del Tiempo donde se definan las actividades necesarias para finalizar el proyecto, en el tiempo establecido por la CCSS (2 años).
1.4.2.3 Desarrollar un Plan de Gestión para la Planificación de los Recursos Humanos que intervendrán en todas las etapas del proyecto, para que así cada uno de ellos sepa sus funciones detalladamente, así como la forma en que debe comunicarse con los otros involucrados internos y externos al proyecto.
1.4.2.4 Desarrollar un Plan de Gestión para la Planificación de las Adquisiciones de los Tomógrafos, acorde a los lineamientos establecidos por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y a los estándares del PMI.
1.5 Supuestos
Es importante resaltar que para el desarrollo de este Proyecto Final de Graduación, se tomaron en cuenta una serie de supuestos, los cuales son básicamente los que se darían previos al inicio del proceso licitatorio. Estos son:
Cada sitio donde se construirá el servicio de tomografía mencionado anteriormente ya se encontraba debidamente identificado.
Cada sitio ya posee los permisos municipales, de impacto ambiental y otros necesarios para iniciar las obras.
7 Los planos de los sitios se encuentran elaborados.
El terreno de cada sitio es lo suficientemente estable para iniciar las obras.
Todo lo anterior, con la finalidad de que la institución posea un plan de compra acorde a las necesidades, así mismo para que las etapas de desarrollo del proyecto sean realizadas a cabalidad y sobre todo en el tiempo y presupuesto establecido, haciendo con ello un mejor uso de los recursos públicos.
8
Capítulo II
2 MARCO TEÓRICO 2.1 Marco referencial.
2.1.1 Caja Costarricense del Seguro Social.
Es la institución autónoma encargada de la seguridad social en Costa Rica, la cual desde su fundación el 1 de noviembre de 1941, ha dedicado todos sus recursos al bienestar social de los habitantes, proporcionándoles protección económica y social. Así mismo, es el ente estatal que guía y facilita el cumplimiento de planes, políticas nacionales y estrategias en el campo de la salud. Además, propicia la cobertura de trabajadores y patronos, así como la integración de la comunidad en los programas de promoción, prevención y atención en este sector.
2.1.2 Misión de la CCSS.
“Proporcionar los servicios de salud en forma integral al individuo, la familia y la comunidad, y otorgar la protección económica, social y de pensiones, conforme la legislación vigente, a la población costarricense, mediante:
El respeto a las personas y a los principios filosóficos de la CCSS:
Universalidad, Solidaridad, Unidad, Igualdad, Obligatoriedad, Equidad y Subsidiaridad.
El fomento de los principios éticos, la mística, el compromiso y la excelencia en
el trabajo en los funcionarios de la Institución.
La orientación de los servicios a la satisfacción de los clientes. La capacitación continua y la motivación de los funcionarios.
La gestión innovadora, con apertura al cambio, para lograr mayor eficiencia y
calidad en la prestación de servicios.
El aseguramiento de la sostenibilidad financiera, mediante un sistema efectivo
9 La promoción de la investigación y el desarrollo de las ciencias de la salud y de
la gestión administrativa.” (http://www.ccss.sa.cr)
2.1.3 Visión de la CCSS.
Según se indica en el sitio oficial de la CCSS, la visión se fundamenta en ser una Institución articulada, líder en la prestación de los servicios integrales de salud, de pensiones y prestaciones sociales en respuesta a los problemas y necesidades de la población, con servicios oportunos, de calidad y en armonía con el ambiente humano. 2.1.4 Estructura organizacional de la CCSS.
Al tener a su cargo esta institución los Regímenes de Salud y de Pensiones, la estructura organizacional es administrada estratégicamente por la Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y seis Gerencias, como se muestra en la figura N° 5.
Figura N° 5. Estructura Organizacional de la Caja Costarricense del Seguro Social. (Tomado del sitio web, www.ccss.sa.cr)
2.1.5 Dirección Equipamiento Institucional.
Es el ente institucional encargado de realizar los procesos de adquisición, sustitución y ampliación del equipamiento médico de mediana y alta complejidad. Así mismo se encarga de supervisar el proceso de instalación y realizar las pruebas de aceptación y recepción definitiva del equipamiento adquirido. Por otra parte, elabora los protocolos y procedimientos relativos a la adquisición, instalación y aceptación de equipos médicos, que serán transferidos a las unidades locales mediante un programa de capacitación, para que éstas los asimilen y los apliquen.
10 2.1.6 Programa Anual de Compras.
Este documento es una programación bastante certera que desarrolla la DEI al inicio de cada año con la finalidad primordial de solicitar las partidas presupuestarias respectivas para la ejecución de proyectos de equipamiento médico. Así mismo busca informar a las unidades usuarias, las empresas interesadas, la CGR y a la población en general en que se invertirá el dinero destinado a esta dependencia. Todo lo anterior con el propósito de mantener procesos adquisitivos de transparencia, conservando así los principios fundamentales de la LCA de igualdad, eficacia y eficiencia.
Esta programación de acuerdo a lo establecido en el Artículo 7 del RLCA, deberá al menos tener la siguiente información:
a) Tipo de bien, servicio u obra por contratar.
b) Proyecto o programa dentro del cual se realizará la contratación. c) Monto estimado de la compra.
d) Período estimado del inicio de los procedimientos de contratación. e) Fuente de financiamiento.
f) Cualquier otra información complementaria que contribuya a la identificación del bien o servicio.
En lo referente al Plan Anual de Compras de la DEI, se tiene estimado que para el período 2009-2011, la inversión podría llegar a los 15 millones de dólares, donde se encuentra incluido el presupuesto para el desarrollo del equipamiento y construcción de cuatro nuevos servicios de tomografía para hospitales regionales.
2.2 Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.
Esta Ley es la encargada en la Administración Pública de regir toda actividad de contratación desplegada por los órganos del Poder Ejecutivo, el Poder Judicial, el Poder Legislativo, el Tribunal Supremo de Elecciones, la Contraloría General de la República, la Defensoría de los Habitantes, el sector descentralizado territorial e institucional, los entes públicos no estatales y las empresas públicas.
11 Cuando se utilicen parcial o totalmente recursos públicos, la actividad contractual de todo otro tipo de personas físicas o jurídicas se someterá a los principios de esta Ley. (Artículo 1. Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 2006)
2.3 Tomógrafo Computarizado.
Tomografía viene del griego tomos que significa corte o sección y de grafía que significa representación gráfica. Por tanto tomografía es la obtención de imágenes de cortes o secciones de algún objeto. La tomografía computarizada, según Bushong en su Manual de Radiología Para Técnicos 1990 también conocida por la sigla CT, TAC o por la denominación escáner, es una técnica de diagnóstico utilizada en medicina. La CT es una exploración de rayos X que produce imágenes detalladas de cortes axiales del cuerpo, tal y como se observa en la figura 6.
Figura N° 6. Obtención de un corte tomográfico. (extraída del sitio http://www.xtec.cat/~xvila12/images/estubo.jpg )
En lugar de obtener una imagen como la radiografía convencional, la TC obtiene múltiples imágenes al rotar alrededor del cuerpo sobre un soporte giratorio.
Para emitir los rayos X se utiliza un pequeño acelerador de partículas (tubo de rayos x), el cual acelera electrones y se hacen impactar contra un objetivo de metal. Cuando los electrones chocan contra el metal y frenan bruscamente, la energía cinética que tenían se emite en forma de radiación electromagnética (fotones) a una longitud de onda muy corta, la cual oscila unos 10-10 metros. A esa radiación se le llama Rayos X.
12
Figura N°7. Estructura y componentes de un tubo de rayos x con ánodo giratorio. (Merriam-Webster. 2006)
Ahora bien, una vez que se producen los rayos x y ellos son dirigidos hacia la zona del paciente que queremos estudiar, los mismos chocarán contra diferentes estructuras humanas, las cuales pueden ser óseas, tejidos blandos como músculos, tendones, arterias y cartílagos entre otros, aire y líquidos corporales.
Una computadora lee y combina todas estas imágenes en una imagen final que representa un corte del cuerpo como si fuera una rodaja. Esta máquina crea múltiples imágenes en rodajas (cortes) de la parte del cuerpo que está siendo estudiada, haciendo una construcción bidimensional o tridimensional de determinada zona (Figura N.8).
Específicamente para los equipos de tomografía, tanto el tubo de rayos x como el detector giran alrededor del paciente, tomando información cada 360° de posicionamiento. En la actualidad existen equipos que son capaces de realizar hasta 64 imágenes por giro completado, lo que permite visualizar en tiempo real movimientos o reflejos corporales, como el latido del corazón o la sangre cuando viaja a través de arterias o venas.
13
Figura N°8. Imágenes tridimensionales y bidimensionales tomadas con un tomógrafo.
2.4 Aplicaciones Médicas.
La radiología es la especialidad médica que emplea la radiografía como método de diagnóstico, en la práctica, el uso más extendido de los rayos X.
Los rayos X son especialmente útiles en la detección de enfermedades del esqueleto, aunque también se utilizan para diagnosticar enfermedades de los tejidos blandos, como la neumonía, cáncer de pulmón, edema pulmonar, entre otras. En otros casos, el uso de rayos X resulta inútil, como por ejemplo en la observación del cerebro o los músculos. Las alternativas en estos casos incluyen la tomografía axial computarizada, la resonancia magnética o los ultrasonidos.
Debido a las facilidades en el diagnóstico de imágenes que permiten estos equipos entre los usos que se le pueden dar están:
Estudios de cabeza, utilizados para identificar hemorragias cerebrales, tumores, problemas neurológicos y vasculares.
14 Estudios abdominales para identificar cálculos renales, apendicitis, pancreatitis,
tumoraciones, hemorragias y demás enfermedades de la región abdominal. En los miembros se utiliza para obtener imágenes detalladas de fracturas
complejas, sobre todo en articulaciones.
Sin embargo, a pesar de todo esto, no se deben realizar tomografías sin una razón médica de peso, debido a que los rayos X son radiación ionizante, lo cual hace más probable el desarrollo de tumoraciones. Un estudio tomográfico equivale a hacerse muchas radiografías, de modo que la dosis recibida puede llegar a ser bastante alta, la cual puede oscilar en unos 1,5 mSv (mili Sieverts) para un TAC craneal hasta 13 mSv para un TAC del corazón con gran resolución. Es importante resaltar que la cantidad de radiación efectiva anual debido a fuentes naturales que el ser humano recibe oscila alrededor de 2mSv, lo cual nos da un parámetro importante para relacionarlo con la emisión que produce un equipo de esta categoría, de ahí que se debe justificar con creces el hacerse un escaneo con este tipo de equipos.
Esto no quiere decir que si una persona se realiza un TAC vaya a desarrollar un cáncer, pero sí que es conveniente hacerse los menos posibles a lo largo de la vida, sobre todo de niño (los TACs pediátricos son los menos frecuentes). Cuanta menos radiación, mejor, pero hay veces en las que el riesgo de no hacerse una TAC es mayor que el riesgo de hacérsela, porque ayuda a diagnosticar algo muy grave.
2.4.1 Beneficios de una tomografía computarizada.
La exploración por TAC es un procedimiento rápido que ofrece una evaluación precisa del hueso, tejidos, órganos, vascularizaciones y otros. Utilizando equipos modernos, se puede ver la columna en múltiples planos y la imagen tridimensional es una opción.
Las imágenes por TAC son exactas, no son invasivas y no provocan dolor. A diferencia de los rayos X convencionales, la exploración por TAC brinda
imágenes detalladas de numerosos tipos de tejido así como también de los pulmones, huesos y vasos sanguíneos.
15 Los exámenes por TAC son rápidos y sencillos; en casos de emergencia, pueden revelar lesiones y hemorragias internas lo suficientemente rápido como para ayudar a salvar vidas.
Se ha demostrado que la TAC es una herramienta de diagnóstico por imágenes rentable que abarca una amplia serie de problemas clínicos.
Un estudio de TAC es menos costoso que la Resonancia Magnética Nuclear (RMN). Además, es menos sensible a los movimientos voluntario o involuntario de un paciente.
Un estudio tomográfico se puede realizar si se tiene implante de dispositivo médico de cualquier tipo, a diferencia de la RMN.
El diagnóstico por TAC proporciona imágenes en tiempo real, haciendo de éste una buena herramienta para guiar procedimientos mínimamente invasivos, tales como biopsias por aspiración y aspiraciones por aguja de numerosas áreas del cuerpo, particularmente los pulmones, el abdomen, la pelvis y los huesos.
Un diagnóstico determinado por medio de una exploración por TAC puede eliminar la necesidad de una cirugía exploratoria y una biopsia quirúrgica.
Luego del examen por TAC no quedan restos de radiación en su cuerpo.
En general, los rayos X utilizados en las exploraciones por TAC no tienen efectos secundarios de forma inmediata si son dosificados responsablemente.
2.4.2 Desventajas de una tomografía computarizada.
Siempre existe la leve posibilidad de tener cáncer como consecuencia de la radiación. Sin embargo, el beneficio de un diagnóstico exacto es ampliamente mayor que el riesgo.
La dosis de radiación efectiva para este procedimiento es de alrededor de 10 mSv, que es casi igual al porcentaje que una persona en promedio recibe de radiación de fondo en tres años
Las mujeres siempre deben informar a su médico o tecnólogo de rayos X si existe la posibilidad de que estén embarazadas.
16 En general, el diagnóstico por imágenes por TAC no se recomienda para las
mujeres embarazadas debido al riesgo potencial para el bebé.
Las madres en período de lactancia deben esperar 24 horas luego de que hayan recibido la inyección intravenosa del material de contraste antes de poder volver a amamantar.
El riesgo de una reacción alérgica grave al material de contraste que contiene yodo rara vez ocurre, y los departamentos de radiología están bien equipados para tratar estas reacciones.
Se debe someter a los niños a un estudio por TAC únicamente si es fundamental para realizar un diagnóstico y no se les debe realizar estudios por TAC en forma repetida a menos que sea absolutamente necesario.
2.5 Administración de Proyectos.
Para llegar a implementar este proyecto de adquisición de estos equipos, es necesario tener presente que al ser el promotor una entidad pública, todo el proceso adquisitivo debe regirse por la Ley de Contratación Administrativa (LCA) y su Reglamento, tal y como lo dicta el Artículo 1 de esta ley (LCA,2006) cuando indica, “Cuando se utilicen
parcial o totalmente recursos públicos, la actividad contractual de todo otro tipo de personas físicas o jurídicas se someterá a los principios de esta Ley.” Por lo tanto, no
solo se deberá manejar este proyecto desde el punto de vista jurídico, sino que en la implementación se debe contar con el personal profesional más calificado en cada área que intervendrá, con la finalidad de brindarle al país un proyecto exitoso y así demostrarle a la administración pública, que si es posible terminar proyectos adquisitivos y de infraestructura en el tiempo y costo que fue proyectado desde las etapas de inicio del mismo, sin dejar de lado calidad de los entregables finales y sobre todo sin sacrificar al pueblo. Es por ello que la definición del alcance, los objetivos y los diferentes entregables se elaboraron teniendo presentes los conceptos de tiempo, costo y calidad.
17 Con la finalidad de lograr un éxito completo en el proyecto, se desarrollaron diferentes planes de gestión los cuales según la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMI-2004), los define en forma generalizada como las acciones necesarias para definir, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en un plan. Así mismo, el PMBOK menciona una serie de entradas, técnicas y salidas para generar un Plan de Gestión:
Figura N°9. Entradas, herramientas y salidas para desarrollar un Plan de Gestión. (PMI-2004)
Los planes de gestión de los proyectos, se basan en las nueve áreas del conocimiento que de acuerdo con el Project Management Institute, se clasifican de la siguiente forma (PMI, 2004):
1. Gestión de la Integración del proyecto. 2. Gestión del Alcance del proyecto. 3. Gestión del Tiempo del proyecto. 4. Gestión de los Costes del proyecto. 5. Gestión de la Calidad del proyecto.
6. Gestión de los Recursos Humanos del proyecto. 7. Gestión de las Comunicaciones del proyecto. 8. Gestión de los Riesgos del proyecto.
9. Gestión de las Adquisiciones del proyecto.
Estas áreas si se quieren desarrollar e implementar en un proyecto, deben fundamentarse en un plan de gestión. Es por ello que este proyecto de instalación y puesta en funcionamiento de un equipo de Tomografía Computarizada para los Hospitales Monseñor Sanabria, Tony Facio, Max Peralta y San Carlos, realizó un plan
18 de gestión para las adquisiciones, para la definición del alcance, para el tiempo del proyecto y otro para definir los recursos humanos necesarios para el efectivo desarrollo del proyecto.
2.6 Áreas de Conocimiento.
2.6.1 Gestión de la Integración del proyecto.
Según se indica en el PMBOK, la Integración del Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de dirección de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos. Así mismo, consiste en tomar decisiones sobre dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día, anticipando las posibles polémicas de modo que puedan ser tratadas antes de que se conviertan en polémicas críticas y coordinando el trabajo para el bien del proyecto en general. (PMI, 2004)
Los procesos que componen la Gestión de la Integración se resumen el la figura N°10.
Gestión de la Integración del Proyecto.
19 Toda la anterior teoría la resume José Carlos Machicao Valencia en el sitio web
http://blog.pucp.edu.pe/item/6953, cuando indica que la integración tiene como objetivo
pensar en el proyecto como un todo unitario. Además permite que la excelencia con la cual se plantea cada proceso de gestión (inicio, planeamiento, ejecución, seguimiento y control y cierre) o cada área de conocimiento (alcance, tiempo, costos, calidad, personal, comunicaciones, riesgo y adquisiciones) tenga relación con los otros componentes.
2.6.2 Gestión del Alcance del proyecto.
El PMI en su guía PMBOK, define el alcance del proyecto como los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente (PMI, 2004).
Así mismo, al igual que cualquier área de conocimiento, intrínsecamente, tiene sus etapas o procesos de Inicio, Planificación, Ejecución, Control y Cierre.
20 Uno de los puntos importantes que se deben tener en cuenta cuando se desarrolla un Plan de Gestión del Alcance, es el crear una adecuada y funcional Estructura de División del Trabajo (EDT). Esta estructura, no es más que una organización jerárquica descendente de las diferentes actividades que compondrán el proyecto o determinada etapa. Así mismo, la EDT es la base para formular la planificación del proyecto, y por ende, donde se define el alcance.
2.6.3 Gestión del Tiempo del proyecto.
Para cualquier autor, la Gestión del Tiempo siempre se definirá como el conjunto de actividades, acciones y recursos involucrados para lograr llegar a la culminación de determinada tarea en el tiempo establecido. Para este proceso, se requieren una serie de entradas, herramientas y salidas para hacer un correcto uso del tiempo del proyecto, tal y como se muestra en la Figura N°12, donde se logran visualizar la cantidad de acciones que se deben planear, desarrollar e implementar para lograr llegar al alcance sin llegar a un detrimento del tiempo.
Un correcto uso del tiempo desde las etapas de planificación beneficiará directamente la consecución del alcance y la calidad de un proyecto. Esto, ya que gracias a la triple restricción o triada del proyecto, esos tres conceptos se encuentran interconectados, tal y como lo muestra la Figura N°13.
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Figura N°12. Descripción General de la Gestión del Tiempo en un proyecto. (PMI, 2004)
Figura N°13. Triple Restricción del Proyecto.
22 2.6.4 Gestión de los Costes del proyecto.
La Gestión de los Costes del Proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costes de forma que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado (PMI, 2004).
Este proceso de la gestión de los costos, al igual que el tiempo y el alcance, se encuentra dentro de la triple restricción (Figura N° 13), lo cual implica que los costos del proyecto van a influir en el tiempo y el alcance. Dentro de las herramientas propias para desarrollar un adecuado plan de costos, se debe tener en cuenta la estimación, la preparación del presupuesto y el control del total del presupuesto, tal y como la muestra la Figura N°14.
Figura N°14. Gestión de los costes del proyecto. (PMI, 2004)
2.6.5 Gestión de la Calidad del proyecto.
La calidad de un proyecto es un concepto completamente subjetivo, ya que dependiendo del medio en que se desarrolle el mismo, así se calificará esta. Por otra parte, la calidad variará dependiendo de los involucrados y del alcance planificado. Es por ello que el PMI describe este concepto como “todas las actividades de la
23
responsabilidades relativos a la calidad de modo que el proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se emprendió.” En resumen, la calidad esta implícita en el
tiempo, el costo y el alcance.
La forma sugerida por el PMI para aplicar los conceptos de calidad en un proyecto, se plasman en la Figura N°15.
Figura N°15. Gestión de la calidad del proyecto. (PMI, 2004)
2.6.6 Gestión de los Recursos Humanos del proyecto.
La gestión de los Recursos Humanos de un proyecto, el PMI lo define como “los
procesos que organizan y dirigen el equipo del proyecto”.
Para aplicar un correcto Plan de Recursos Humanos en el proyecto, es necesario tener presente que este es uno de los activos más importantes de cualquier organización, a lo que los proyectos no pueden verse excluidos, ya que son las personas las que
24 desarrollarán las diferentes etapas del proyecto y serán las que influirán en la consecución adecuada del alcance planificado. Para ello, es que se desarrolla un Plan de Gestión de los Recursos Humanos, el cual como lo muestra la Figura N°16, hay que seguir una serie de procedimientos para lograrlo.
Figura N°16. Gestión de Los Recursos Humanos del Proyecto. (PMI, 2004)
2.6.7 Gestión de las Comunicaciones del proyecto.
El PMI describe las Comunicaciones del proyecto como “los procesos necesarios para
25
final de la información del proyecto en tiempo y forma.” Para lograr los conceptos
propuestos por el PMI, es necesario tener presente la planificación de las comunicaciones, la correcta distribución de la información, mantener informes de rendimiento y sobre todo saber gestionar con los interesados del proyecto. (Figura
N°17).
26 2.6.8 Gestión de los Riesgos del proyecto.
Al ser el riesgo uno de los conceptos que más temor le tiene cualquier desarrollador de un proyecto, existen diversas formas de mitigarlo. Es por ello que el PMI propone que la planificación de la gestión de riesgos, la identificación y el análisis de riesgos, las respuestas a los riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de un proyecto, se desarrollen de tal forma que estos conceptos dentro de la organización del proyecto y sobre todo en la dirección se estén constantemente actualizando y revisando. Lo anterior se puede desarrollar siguiendo un plan de gestión, como el que se muestra en la Figura N° 18.
27 2.6.9 Gestión de las Adquisiciones del proyecto.
La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto para realizar el trabajo. Además, incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto (PMI, 2004). Los procesos de un Plan de Gestión de las Adquisiciones se resumen en la Figura N° 19.
28
Capítulo III
3 MARCO METODOLÓGICO 3.1 Entregables del Proyecto.
Para lograr satisfacer el alcance definido, fue necesario dividir el proyecto en las siguientes etapas, las cuales constituyen los entregables del mismo:
Entregable 1: Cartel licitatorio para la adquisición de la edificación y el equipo de tomografía.
Entregable 2: Cronograma de actividades para la coordinación entre las partes involucradas para el inicio de las obras civiles de construcción de las salas de tomografía.
Entregable 3: Servicio de Tomografía debidamente construido. Entregable 4: Instalación del equipo de Tomografía y trabajando.
Cada uno de los cuatro entregables definidos, se desarrollaron en forma consecutiva, por lo que fue necesario llevar un orden cronológico y un control del tiempo bastante estricto, lo cual se realizó mediante la aplicación de una adecuada gestión del tiempo del proyecto. Por otra parte, como en todo proyecto civil o de instalación, es requisito obligatorio coordinar constantemente tareas, reportes, definición de fechas, personal, permisos y demás aspectos especialmente de logística, es que se deberá desarrollar una gestión del cómo los recursos humanos involucrados deben relacionarse.
Ahora bien, como ya se sabe, al ser la CCSS el ente encargado directamente del proyecto, eso quiere decir que lo hará con fondos propios, o sea, fondos de todos los costarricenses asegurados o no asegurados que de una u otra forma cotizan al estado o directamente a la CCSS. Esto quiere decir que se deberá desarrollar un proceso licitatorio acorde a los lineamientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, lo cual se relaciona directamente con el área de conocimiento del las Adquisiciones.
29 Debido a lo anterior y por tratarse de un proyecto social, en el cual el resultado no es un entregable que produzca a la administración réditos monetarios, el enfoque es bastante distinto, ya que el resultado esperado es básicamente un bienestar a las comunidades beneficiadas.
Por lo tanto, se desarrolló un plan de gestión del alcance, del tiempo y del recurso humano, haciendo la salvedad que para el primer entregable, se implementó un plan de gestión adicional, como lo es el de las Adquisiciones, ya que es en esa etapa en la que se desarrolló el proceso licitatorio de compra del equipo y la construcción de la infraestructura.
3.2 Técnicas, herramientas, instrumentos y métodos de trabajo utilizados para lograr los entregables.
3.2.1 Investigación documental
Este tipo de investigación es la que se realiza, como su nombre lo indica, apoyándose en fuentes de carácter documental, o sea, en documentos de cualquier especie (www.mitecnologico.com), como lo son las consultas de libros, revistas, archivos, expedientes, entre otras. Intrínsecamente esta investigación, se componen de dos grandes apartados como lo son la investigación argumentativa que es de tipo explorativa y la investigación informativa, que se fundamenta en la exposición personal de ideas y conceptos.
3.2.2 Entrevistas
Es una modalidad para recabar datos en una investigación de tipo investigativa, donde la información que se obtiene es cualitativa, cuantitativa o una mezcla de ambas. La estructura de la entrevista va a variar dependiendo del entrevistado, el entorno o bien de la información que se desea obtener. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin estructura, con una sesión de preguntas y respuesta libres, mientras que si por lo contrario, se desea tener información de determinado tema, se deben dirigir estrictamente las preguntas hacia lo que se quiere saber.
30 Para que una entrevista sea exitosa, se debe manejar la psicología del entorno y de la persona, se debe planear lo que se va a preguntar, ser imparcial a la hora de hacer las preguntas y sobre todo ser subjetivo y claro, sin dejar de lado la claridad y la objetividad.
3.2.3 Juicio de Expertos
Debido a las distintas áreas que se tocan en este proyecto, fue necesario tomar el parece de personas con alto grado de experiencia en el manejo de proyectos en la DEI, así como en el desarrollo de adquisiciones fundamentadas en la LCA y su Reglamento. Esta información que se recabó para fundamentar los planes de gestión fue obtenida tanto dentro como fuera de la institución, ya que además de las respectivas consultas tanto a los asesores de equipamiento y de construcción de las CCSS, se consideró la experiencias que manejan las diferentes casas proveedoras de equipos.
Desde el punto de vista de la administración de proyectos, el juicio experto se incluyó en este documento para lograr una mejor integración de los diferentes actores, tareas y demás acciones propias de las etapas de planificación y ejecución del proyecto. Gran peso tuvo este criterio de investigación para la definición especialmente de tiempos, tareas y personal que se requiere para llegar al alcance de una forma eficaz y eficiente. En resumen, el juicio experto puede ser utilizado para la elaboración de cualquiera de los nueve planes de gestión que según el PMI pueden desarrollarse para un proyecto.
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Capítulo IV
4 DESARROLLO
4.1 Plan de Gestión del Alcance. 4.1.1 Planificación del Alcance.
Como base para definir el Alcance del Proyecto se desarrolló una plantilla (Anexo 1. Plantilla Definición del Proyecto), en la cual se describe el inicio del proyecto, las necesidades y los posibles entregables. Con la información establecida en ese documento, se definió el objetivo del Alcance General, el cual indica: “Dotar a los
Hospitales centros hospitalario involucrados en el proyecto de un nuevo servicio de tomografía para satisfacer todas las necesidades de la población de su zona de atracción”.
Es importante indicar que este proyecto se desarrolló teniendo en cuenta todos los hospitales involucrados como un solo proyecto, ya que la necesidad en todos ellos es la misma.
El Plan de Gestión desarrollado, se fundamentó no solo en el Alcance General del proyecto, sino que se incluyeron los diferentes entregables parciales de todo el proyecto.
Entregable 1: Cartel licitatorio para la adquisición de la edificación y el equipo de tomografía.
Entregable 2: Cronograma de actividades para la coordinación entre las partes involucradas para el inicio de las obras civiles de construcción de las salas de tomografía.
Entregable 3: Servicio de Tomografía debidamente construido. Entregable 4: Instalación del equipo de Tomografía y trabajando.
La secuencia del desarrollo de los entregables mencionados, se visualizan gráficamente en la Figura N° 20.
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Figura N°20. Estructura Básica División del Trabajo (EDT o WBS) del Proyecto de Tomografía.
4.1.2 Detalle de los entregables
A continuación se detalla cada uno de los entregables del proyecto.
Entregable 1: Cartel licitatorio para la adquisición de la edificación y el equipo de tomografía.
Consiste en el desarrollo de la totalidad del proceso licitatorio para la construcción total de los nuevos servicios de tomografía de los hospitales involucrados siguiendo los lineamientos indicados por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. Las tareas que se desarrollan ya sea por parte de la Administración o bien por el oferente para llegar a la consecución del proceso licitatorio se describen en la Tabla N°1.
Código
TAREA DESCRIPCIÓN
1 ENTREGABLE 1 Cartel licitatorio para la adquisición de la edificación y el equipo de tomografía.
1.1 Decisión inicial y solicitud inicio de procedimiento Por parte de la Dirección de Equipamiento se da oficialmente la orden de iniciar el proceso licitatorio
1.2 Solicitud de Peticiones Bienes Muebles (PBMs) y documentos.
Se solicitan PBMs a las unidades involucradas en el proyecto, se revisan y se realizan los trámites administrativos respectivos con la documentación aportada.
1.3 Agenda del concurso Se confecciona una agenda estimada de las principales actividades que se desarrollarán a lo largo del proceso licitatorio.
1.4 Confección y revisión del cartel (administrativo) Por parte de la DEI, se confecciona el cartel licitatorio, donde se especifican claramente todos los requerimientos técnicos, administrativos, legales y se definen los diferentes alcances de las tareas involucradas en el proyecto.
33 1.5.1 Publicación en La Gaceta Acorde a los establecido en el Artículo 59 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa, se publicará un anuncio en el periódico oficial La Gaceta, indicando que la CCSS se encuentra promoviendo una adquisición de un servicio de tomografía, y se les invita a los oferentes a retirar el cartel en la fotocopiadora de la CCSS.
1.5.2 Proceso de apertura Es el tiempo que tienen los oferentes para preparar su oferta, así mismo, durante el primer tercio de ese período, las empresas pueden hacer apelaciones a las especificaciones cartelarias. Al tratarse de una compra de alto costo, el tiempo de apertura se estima en 60 días hábiles.
1.5.3 Proceso de Adjudicación (doble de la apertura) Es el tiempo que la Administración tiene para analizar las ofertas presentadas y determinar mediante una ponderación cual es el que será adjudicado.
Basado en el Art. 95 del Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa, el tiempo no puede exceder el doble del tiempo de apertura.
1.5.4 Revisión de la adjudicación Proceso por el cual otros actores diferentes a los que analizaron la oferta revisan los criterios de la recomendación técnica.
1.5.5 Comunicación de la adjudicación Se publica en el diario oficial La Gaceta el N° de concurso licitatorio y la empresa que resultó adjudicada.
1.5.6 Recursos de revocatoria o apelación Potestad que tienen las empresas no adjudicadas en revocar el acto de adjudicación. Estas deben justificar su apelación.
1.5.7 Resolución del recurso de apelación La administración da criterio al respecto y se decide si se mantiene en firme la adjudicación o no.
1.6 Solicitud de la garantía de cumplimiento La Administración solicita al oferente un depósito del 10% del costo del equipo como garantía de cumplimiento del contrato que se firmará.
1.7 Confección del contrato La Administración elabora un contrato que contiene todas características de lo que se está adquiriendo, así como las cláusulas penales en caso de incumplimientos.
1.7.1 Revisión legal del contrato El contrato es revisado por el departamento legal de la CCSS.
1.7.2 Firma del contrato por parte de los involucrados Tanto la Administración como la empresa Adjudicada firman el contrato
1.7.3 Envío a la CGR Se envía el contrato y la recomendación a la Contraloría General de la República (CGR) para que hagan un refrendo del contrato
1.7.4 Comunicación de retiro de contrato al adjudicatario
Se le indica el Adjudicado que debe retirar el contrato de compra y a partir de ese día, este, tiene un plazo máximo de 90 días naturales para importar los equipos.
1.8 Plazo de entrega y procedimiento para autorizaciones del Ministerio de Salud
La Administración le da un plazo de 90 días naturales al Adjudicado para que importe los equipos y los coloque en el almacén fiscal.
1.8.1 Recepción preliminar del equipo El Ingeniero a cargo de la adquisición del equipo, realiza la revisión de bultos, listas de embarque, embalaje y cantidad de equipos que ingresaron.
34 Una vez definidas las labores que deben desarrollarse, estas se interconectarán en un diagrama que demostrará la Estructura de la División de las Tareas (EDT o WBS por sus siglas en inglés), donde se observa la dependencia de tareas y la concordancia que existe entre ellas, así como la secuencia en que se desarrollará el proyecto. La WBS del Primer Entregable se define en la Figura N° 21.
Figura N°21. EDT del Entregable 1 del Proyecto Tomografía CCSS.
4.1.2.1 Entregable 2: Cronograma de actividades para la coordinación entre las partes involucradas para el inicio de las obras civiles de construcción de las salas de tomografía.
Para la correcta consecución de los trabajos a realizar durante la construcción de los servicios de tomografía, es vital antes de empezar con los trabajos, hacer las coordinaciones entre los diferentes involucrados, así como la verificación de aspectos administrativos que se requieren antes del inicio de toda obra de infraestructura. Es por ello, que en la Tabla N°2 se definen claramente las tareas que se realizarán para llegar a este alcance en el tiempo y costo que el proyecto posee. Toda la información presentada en la Tabla N°2 se resume gráficamente en la Figura N°22.
35
Código
TAREA DESCRIPCIÓN
2
ENTREGABLE 2
Cronograma de actividades para la coordinación entre las partes involucradas para el inicio de las obras civiles de construcción de las salas de tomografía.
2.1 Identificación de los Involucrados Se realiza una identificación por parte del jefe de proyecto de todos los actores que en algún momento de la construcción intervendrán.
2.1.1 Definición de las actividades de cada involucrado
A las personas identificadas anteriormente, se les define claramente las actividades en que participarán.
2.1.2 Definición del alcance a cada uno de los involucrados
A todos los involucrados se les define qué es lo que se espera de cada uno, así mismo se definen hasta donde llega su responsabilidad y participación.
2.2 Verificación de permisos constructivos y tramites administrativos
El jefe de proyecto junto con el personal de la empresa y del hospital cada uno de los documentos que se requieren para empezar los trabajos constructivos.
2.3 Primera reunión entre involucrados A todos los que participarán en los trabajos constructivos, se les reunirá en un recinto y se les informarán aspectos de alcance, tiempos y demás actividades.
2.3.1 Presentación de los Planes de trabajo Se presentan los diferentes planes estratégicos de cada una de las fases del proceso constructivo.
2.3.2 Verificación y revisión de los planos constructivos en sitio
Se hace una retroalimentación entre las jefaturas de los involucrados y se le da un aval al plan
2.3.3 Elaboración de un Plan de Logística Se elabora el plan necesario donde se definen horarios de trabajo, definición de áreas de trabajo y tránsito, se muestra la reglamentación a los trabajadores, se presentan los jefes de cuadrillas, ingenieros, representantes de la empresa, hospital y la CCSS.
2.4 Orden formal de inicio de las obras constructivas
Se define el día del inicio de las obras de infraestructura con todos los involucrados, así como los tiempos de entrega y demás aspectos relativos.
2.5 Reunión semanal de seguimiento. Se define el día que se realizarán las reuniones semanales de seguimiento del proyecto, quienes intervendrán y la forma en que se seguirán las mismas.
Tabla N°2. EDT del entregable N°2. Proyecto Construcción Servicios de Tomografía.
