P
P
a
a
g
g
o
o
s
s
a
a
j
j
u
u
s
s
t
t
i
i
f
f
i
i
c
c
a
a
r
r
S
ervicio de
C
oordinación y
A
poyo al
Á
rea
E
conómica
Fecha: 16/02/2016 ucpe@pas.ucm.esTabla de contenidos
Ciclo de Pagos a justificar ... 2
Solicitud del Pago a justificar ... 4
Efectos de la autorización de la solicitud de pago a justificar ... 6
Registro de facturas ... 7
Recibos vs. Facturas ... 8
Cómo cumplimentar el sector y el indicador de impuestos ... 9
El IRPF en los registros de factura ... 10
Pago de facturas ... 12
Pago real ... 12
Reflejo en Génesis - Selección de pagos ... 12
Listado de pagos y generación de medios de pago (transferencias) ... 14
Listado de pagos ... 14
Generación del archivo de transferencias y la lista adjunta ... 16
Generación de avisos de pago y envío por correo electrónico ... 18
Cómo incluir/excluir transferencias al pagar ... 19
Generación de la cuenta justificativa - Determinación del reintegro ... 22
Reintegro ... 23
Generación de la cuenta justificativa - Envío definitivo ... 24
Listado de pagos a justificar y sus facturas ... 25
El IVA y su impacto en los pagos a justificar ... 26
Factura de adquisición nacional, sector I ... 27
Factura de adquisición nacional, sector II ... 27
Factura de adquisición nacional, elementos comunes ... 27
Factura de adquisición intracomunitaria de libros ... 27
Factura de adquisición intracomunitaria de microscopio ... 28
Factura por reparación de un microscopio enviado a Alemania ... 28
Ciclo de Pagos a justificar
El procedimiento de pagos a justificar consiste en un anticipo de tesorería para pagar un suministro (habitualmente) cuyo valor exacto no se conoce, o que tiene unas condiciones de adquisición que obligan a adelantar el pago o efectuarlo simultáneamente a la entrega del bien o servicio. Un caso frecuente que precisa la solicitud de pagos a justificar es la adquisición de bienes en moneda extranjera.
El procedimiento se inicia con una solicitud de pagos a justificar. Una vez se autoriza, se produce un ingreso desde el Servicio de Tesorería en la cuenta del centro o servicio, quien efectúa los pagos requeridos y justifica posteriormente la totalidad de la cantidad anticipada, mediante facturas correspondientes a esos pagos y/o reintegros de la cantidad no empleada a los servicios centrales.
Es importante entender que, una vez se autoriza la solicitud del pago a justificar, el gasto queda realizado a efectos contables y presupuestarios; lo que no está aún es justificado. Por ello, el crédito aparece consumido en los listados de ejecución.
La solicitud de pagos a justificar se realiza por medio del documento JO, o JR si la solicitud va referenciada a una reserva de gestión, que una vez contabilizada se paga por Tesorería y genera un documento KX en la cuenta contable 575xxx10, donde xxx es el banco propio de pagos del centro, con un ingreso de efectivo en el banco que genera un documento SE.
Los gastos introducidos contra un pago a justificar generan un documento KP. Para pagar estos gastos se seleccionan para el pago, y una vez autorizados por Tesorería se generan documentos KY en Génesis en la cuenta 575xxx60 si la vía de pago es cheque o transferencia, o 570xxx90 si la vía de pago es efectivo.
Una vez realizados los pagos, se justifican las facturas en la cuenta justificativa que llevará el mismo número de JO o JR y un documento OF o FR si es necesario reintegrar la cantidad que no haya sido necesario utilizar (esta cantidad se conoce como “sobrante no invertido”).
Adicionalmente, con la entrada en vigor del tratamiento del IVA, una vez Intervención fiscaliza de conformidad la cuenta justificativa, es posible que se genere un documento de gasto adicional, que puede ser positivo o negativo, dependiendo del sector e indicador de impuestos al que se hayan imputado los gastos.
Solicitud Pago por tesorería Registro de factura Pago de factura Cuenta justificativa
Reintegro Ajuste por IVA JO/JR KX KP KY (sin doc. presup.) OF/FR OA/OF u OR/FR
A continuación se explican las fases del procedimiento. Todas las opciones del mismo están agrupadas en la ruta de menú SAP Ejecución del Presupuesto de Gastos -> Pagos a justificar.
Solicitud del Pago a justificar
La solicitud del pago a justificar se hace en la ruta de menú Ejecución del Presupuesto de Gastos -> Pagos a justificar -> Crear ADOJ (o bien Crear ADOJ referenciado a una reserva de crédito, si hubiese un documento RG previo).
Normalmente, se hará un ADOJ referenciado a reserva de gestión para gastos correspondientes a fondos con financiación afectada, y un ADOJ normal en el resto de los casos. Aunque para tener absoluta seguridad tendrá que revisar las características de cada fondo, puede asumir con razonable seguridad que todos los fondos correspondientes a títulos propios son de financiación afectada; los fondos que representan subvenciones concedidas por organismos externos a la UCM también suelen ser de financiación afectada.
Una vez se escoja la opción, aparecerá una pantalla en la que se
introducen los siguientes datos básicos, todos ellos obligatorios:
• Fecha doc. *: fecha del documento. Normalmente será la del día en curso. • Sociedad *: el valor es siempre 1000.
• Fecha contab. *: aparece automáticamente, y normalmente será el día en curso.
Tras escribir estos datos, pulse Enter. Pasará a una segunda pantalla en la que debe cumplimentar los siguientes campos (los campos marcados con * son obligatorios):
• Acreedor *: el acreedor es el código de pagos a justificar para su centro. Tiene el formato PJ0xxxx00, donde xxxx es un código que identifica el centro.
• Tp. bco. interl. *: una vez seleccionado el código del acreedor apropiado, puede pulsar la ayuda de códigos para identificar el tipo de banco interlocutor asociado. Habitualmente sólo hay un banco interlocutor para cada acreedor de pagos a justificar.
• Documento presupuestario *: si ha escogido el ADOJ referenciado a reserva de gestión, tendrá que escribir aquí el número de la reserva de gestión previamente creada y la posición dentro de ella (si sólo tiene una línea, la posición será "001"). Al pulsar Enter, se
cumplimentará automáticamente la imputación del documento (posición presupuestaria, centro gestor, fondo, centro de coste, elemento PEP y orden de coste).
• Posición presupuestaria *: si ha escogido el ADOJ directo (sin reserva de gestión), tendrá que escribir aquí la posición presupuestaria a la que se imputa el gasto.
• Centro gestor *: si ha escogido el ADOJ directo (sin reserva de gestión), tendrá que escribir aquí el centro gestor al que se imputa el gasto.
• Fondos: si el gasto va asociado a una subvención gestionada con un fondo, debe escribir aquí el código de fondo correspondiente.
• Referencia: un identificador que permita relacionar de alguna manera el documento
presupuestario con el escrito u oferta que haya dado lugar a la iniciación del procedimiento. Si no tiene ningún valor significativo que escribir en este campo, puede usar "S/N" (sin número). • Centro de coste *: el centro de coste al que se imputa el gasto. Su valor está en correlación con
el centro gestor y, en su caso, el elemento PEP.
• Elemento PEP: si el gasto va asociado a una subvención gestionada con un proyecto de gastos, debe escribir aquí el elemento PEP de ese proyecto al que se imputa el gasto.
• Orden: si el centro gestor tiene asociado el uso de órdenes de coste, debe escribir aquí la orden correspondiente al gasto.
• Importe *: el importe total del anticipo solicitado.
• Vía de pago: este valor siempre es D, que indica que el pago lo realizará Servicios Centrales por transferencia bancaria SEPA.
Una vez comprobados los datos introducidos, puede grabar la solicitud usando el icono del disquete ( ). Al hacerlo, aparecerá una ventana de introducción de retenciones, que deberá aceptar sin más. Obtendrá un número de orden con el formato 4000nnnnnn siendo nnnnnn un número secuencial que no se reinicia con cada ejercicio.
Para visualizar el ADOJ e imprimirlo debe dirigirse a la ruta de menú SAP Ejecución del Presupuesto de Gastos -> Pagos a justificar -> Visualizar ADOJ (Pagos a justificar) / OF (ADO de abono). Allí ha de introducir el número de orden y la sociedad (siempre 1000), y pulsar Enter. Desde la pantalla con los datos del ADOJ que aparecerá sólo tiene que pulsar el botón de impresión general de la aplicación para imprimir el ADOJ.
Efectos de la autorización de la solicitud de pago a justificar
Una vez autorizada la solicitud del pago a justificar, el gasto queda imputado al presupuesto del centro/servicio (recuerde, el gasto está realizado, lo que no está aún es justificado). El documento pasa entonces a Tesorería para ser pagado, y cuando esto tiene lugar, el centro que preparó el ADOJ recibe en su cuenta bancaria un ingreso por la cantidad solicitada; paralelamente, aparece un documento KX en la cuenta presupuestaria que registra los ingresos de la cuenta bancaria de pagos (575xxx10, donde xxx es un número dependiente de cada centro). Esquemáticamente:
• Centro confecciona ADOJ
• Centro envía ADOJ para su autorización a Intervención • Intervención autoriza ADOJ - el gasto queda realizado • El ADOJ es enviado a Tesorería para su pago
• El ADOJ es pagado - el centro recibe un ingreso en su cuenta de pagos
En este momento el centro debe justificar la cantidad ingresada, ya sea mediante facturas pagadas con cargo al ingreso, o reintegrando la cantidad del mismo no empleada.
Registro de facturas
El registro de facturas se realiza en la ruta de menú SAP Ejecución del Presupuesto de Gastos -> Pagos a justificar -> Registro de facturas (KP). En esta pantalla debe introducir primero la referencia al ADOJ, para lo cual necesita tres datos, todos ellos obligatorios:
• Sociedad *: el valor siempre es 1000. • Nº doc. presup. *: el número del ADOJ.
• Posición doc. *: la posición será habitualmente 001.
Una vez introducidos esos datos,
pulse Enter. Aparecerán cumplimentados muchos de los campos que permanecían en blanco y podrá introducir los restantes (los marcados con * son obligatorios):
• Fecha documento *: fecha de la factura que está registrando. • Nº Factura *: número
de la factura asignado
por el acreedor en el momento de emitirla.
• Acreedor *: NIF del acreedor de la factura que está registrando.
• Importe Neto *: en contra del título del campo, debe introducir aquí el importe bruto (incluyendo IVA nacional, pero sin descontar retenciones, en su caso) de la factura. • Sector *: introduzca el sector de actividad al que se imputa el gasto.
• Ind. Impuestos *: indicador del tipo de IVA asignado a la factura.
• Vía de pago *: modo en el que se pagará la factura. Las vías de pago válidas para una factura de pagos a justificar son B (transferencia), 5 (cheque) y 6 (metálico).
• Tp. banco int.: tipo de banco interlocutor del acreedor, es decir, el identificador de la cuenta bancaria del acreedor donde se realizará la transferencia. Sólo debe cumplimentar este campo si ha escogido la vía de pago B.
• Criterio de caja: si el acreedor está acogido al régimen especial de criterio de caja (RECC), debe marcar esta casilla. Cuando pulse Enter o intente grabar, el sistema verificará que el indicador de impuestos que ha indicado sea uno de los reservados para ese régimen especial, pidiéndole cambiarlo en caso contrario.
• Texto: breve descripción de los bienes o servicios indicados en la factura. • Activo fijo: número del activo fijo, en su caso.
Una vez introducidos estos datos, debe grabar la factura pulsando Grabar ( ). Si el acreedor introducido es una persona física aparecerá la pantalla de retenciones de IRPF.
Una vez grabado el documento en el sistema (de clase KP) obtendrá el número otorgado al mismo, el cual tiene el formato EE200nnnnn, siendo EE los dos últimos dígitos del ejercicio (p.e.: 12 para 2012, 13 para 2013, etc.), y nnnnn un número secuencial que se reinicia con cada ejercicio.
En el registro de pagos a justificar no es posible desglosar facturas. Recibos vs. FacturasDebido al control detallado del IVA, es preciso distinguir en el sistema entre facturas y recibos. Las primeras quedan registradas en el libro de facturas recibidas y, por tanto, deben cumplir todos los requisitos que la legislación impone a un documento para ser considerado factura. Una lista no exhaustiva de las características que debe cumplir un documento para considerarse factura es la siguiente:
• NIF, denominación y domicilio social del emisor de la factura.
• NIF, denominación y domicilio social del receptor de la factura. En el caso de la UCM, es imprescindible que figure el NIF (Q2818014I), una de las expresiones “Universidad Complutense de Madrid”, “Universidad Complutense” o “UCM” y el domicilio de una dependencia de la UCM.
• Fecha, número y, en su caso, serie de la factura. • Descripción de las operaciones facturadas.
• Para cada tipo de IVA aplicado, desglose de la base imponible, porcentaje de IVA a aplicar e importe resultante de este cálculo. Si toda la base imponible se imputa a un mismo tipo de IVA, se admite la expresión “IVA incluido” sólo si se indica expresamente el porcentaje de IVA aplicado.
• Si todas o algunas de las operaciones están exentas de IVA, debe indicarse explícitamente, indicando el artículo y punto de la Ley del IVA que da derecho a tal exención.
De acuerdo con la lista anterior de requisitos, los gastos correspondientes a liquidaciones de comisiones de servicios, recibos de conferencias, trabajos ocasionales no realizados por profesionales, etc. deberán registrarse como recibo.
El procedimiento, una vez en la pantalla de registro de facturas, para indicar al sistema que el registro corresponde a un recibo es el siguiente:
• Cumplimente únicamente los datos marcados como obligatorios: fecha de factura, número de factura y texto. El número de factura puede cumplimentarse directamente con el valor definitivo (p.e.: S/N).
• Pulse el botón Registrar recibo.
• Cumplimente el resto de datos normalmente.
Cómo cumplimentar el sector y el indicador de impuestos
Para elegir correctamente el sector debe considerar en primer lugar para qué actividad se está produciendo el gasto. En general, se tiende a asociar las actividades de la UCM a los ingresos que generan (p.e.: enseñanza, alquiler de aulas, alquiler de instalaciones deportivas, servicios de clínicas, etc.), pero las actividades también pueden generar gastos. Por ejemplo, para prestar servicios de enseñanza hace falta adquirir libros, papel, etc. De la misma manera, al alquilar aulas suele ser necesario pagar un servicio extraordinario de limpieza en las mismas.
Dicho lo anterior, la Vicegerencia de Sistemas de Información Económico-Financiera ha emitido diversas circulares con criterios básicos de adscripción de gastos a sectores de actividad. Consulte en su unidad la información al respecto.
En cuanto al indicador de impuestos, la lista de indicadores depende del sector elegido. Las facturas nacionales (realmente, facturas expedidas dentro del territorio de aplicación del impuesto, lo que excluye Ceuta, Melilla y las Islas Canarias) deben incluir datos suficientes para determinar el
tipo aplicable; recuerde que, si es necesario, tendrá que desglosar la factura con cada tipo de IVA aplicable.
Las facturas expedidas en la Unión Europea no presentarán, habitualmente, cargo por IVA y, dependiendo de las circunstancias de cada una de ellas (bien o servicio, lugar de entrega, etc.) será necesario auto-repercutirse o auto-facturarse el IVA que corresponda en España. Para ello, basta con elegir el indicador de impuestos adecuado, sin que sea necesario alterar el importe con el que se registra la factura respecto del indicado en la misma. Si existen dudas o la factura presenta cargo por IVA, consulte con la UCPE.
Por último, las facturas provenientes de fuera de la Unión Europea que supongan la importación de bienes deberán ir acompañadas de la documentación aduanera correspondiente: factura del agente de aduanas y copia del DUA (Documento Único Aduanero).
Tenga precaución con facturas externas a la Unión Europea que presenten cargos por IVA; algunos países, como Argentina y Suiza, tienen su propio impuesto sobre el valor añadido, que aunque comparte el nombre, es independiente del IVA europeo.El IRPF en los registros de factura
A todo acreedor al que se le efectúe un pago cuyo NIF conste dado de alta en Génesis como persona física es obligatorio (salvo ciertas excepciones comentadas más adelante) practicarle la correspondiente retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (o Impuesto sobre la Renta de No Residentes para los residentes en el extranjeros). Cada acreedor en el sistema puede contener información sobre las retenciones a las que puede estar sujeto y las personas físicas deben tener siempre los tipos de retención IR (si son residentes en España) o NR (si no son residentes).
En la entrada de facturas, una vez pulsado el icono del disquete para grabar el registro, en el caso de que el acreedor tenga declarados tipos de retención, aparecerá una ventana como la de la
imagen de la derecha. La primera columna indica el tipo de retención (además de los tipos de retención relacionados con la renta, existen muchos otros, algunos referidos a embargos, anticipos al personal, etc., que no serán tratados en este manual).
En la columna Ind. ret. el usuario deberá introducir, para el tipo de retención IR, un valor de entre la siguiente lista:
• AD: administradores y consejeros (35 %) • BE: becas y ayudas UCM Exentas • BN: becas y ayudas no exentas (2 %)
• CU: cursos, conferencias y seminarios (15 %) • DI: dietas exentas
• EO: estimación objetiva (1 %) • GA: actividades agrícolas (2 %) • PF: actividades profesionales (15 %)
• PM: premios literarios y científicos no exentos (20 %)
• TV: actividades profesionales con antigüedad inferior a 2 años (7 %)
Para el tipo de retención NR existe una lista de valores distinta. Se citan a continuación los más habituales (pero no deje de consultar la lista completa):
• M4: actividades profesionales exentas por aplicación de convenio • M6: actividades profesionales en general (24 %)
• MA: actividades profesionales de residentes en UE, Noruega e Islandia (19 %) • N4: rentas del trabajo exentas por aplicación de convenio
• N6: rentas del trabajo en general (24 %)
• NA: rentas del trabajo de residentes en UE, Noruega e Islandia (19 %)
Una vez que elegimos el indicador correspondiente, el pago al acreedor se efectúa por la cantidad líquida y el sistema realiza la oportuna retención.
Pago de facturas
Una vez registradas las facturas, hay que proceder a su pago, paso que tiene dos vertientes: la operación real (hacer entrega al acreedor de su dinero ya sea en metálico, cheque o mediante transferencia bancaria) y el reflejo en Génesis, el cual a su vez consta de varias fases, algunas ejecutadas por el centro/servicio y otras por los Servicios Centrales.
Pago real
El pago real se hace en metálico, emitiendo un cheque, u ordenando una transferencia bancaria. En los dos primeros casos, el pago real se puede hacer antes del reflejo en Génesis (y, de hecho, para reflejar en Génesis un pago por cheque necesita al menos conocer el número del cheque, aunque éste no se haya dado al acreedor).
En cambio, las órdenes de transferencia nacionales y en la zona Euro se emiten por Génesis tras pagarse en el sistema, por lo que debe comenzar por la operación contable. No obstante, si la transferencia se hace a una cuenta fuera de España, probablemente conlleve comisiones bancarias, que deberá registrar en un asiento aparte.
Para efectuar pagos fuera de la zona Euro tiene disponible un formulario en la página web del Área Económico-Financiera, en http://www.ucm.es/info/ecofin/.Reflejo en Génesis - Selección de pagos
Lo primero que debe hacer es seleccionar qué facturas quiere pagar. Esa operación se lleva a cabo en la ruta de menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos -> Pagos a justificar -> Pago de facturas de Pagos a Justificar -> Selección de pagos de PJ. Debe cumplimentar al menos los siguientes campos:
• Caja Fija / Pagos a Justific: el código de pagos a justificar de su centro. Salvo excepciones específicas, el código es equivalente al de Caja Fija, pero comenzando por PJ (p.e.:
PJ0015100).
• Fecha de vencimiento: fecha en la que se quieren pagar las facturas; no puede ser anterior a la fecha del día.
• Clase de documento: el valor es siempre KP.
• Banco propio: el código que identifica la cuenta restringida de pagos del centro/servicio; tiene la forma "PC0nn", siendo nn un número que varía de centro a centro.
Puede añadir otros criterios si desea limitar más la selección. Tras cumplimentar los campos, pulse el icono del reloj para obtener la lista de facturas de pagos a justificar pendientes de pago.
En la lista se incluye información, entre otros, del número de documento financiero, el acreedor, la vía de pago, el número de cheque (que se asigna en esta misma pantalla), el importe bruto, las retenciones (en su caso) y el importe neto. Los botones que hay encima le permiten añadir documentos (en el caso de que haya indicado demasiadas restricciones), eliminarlos, confirmar la lista y añadir los números de cheque en aquellas facturas que tengan como vía de pago 5.
Cuando el pago se va a realizar por cheque (5 en el caso de pagos a justificar) se debe introducir manualmente el número de cheque. Siga esta secuencia:
• Pulse el botón Número de cheque.
• Aparecerá una casilla a la izquierda de la lista que le permitirá marcar únicamente aquellos cuya vía de pago sea 5.
• A continuación, pulse de nuevo el botón Número de cheque. Obtendrá un mensaje con el importe por el que debería confeccionarse el cheque, y seguidamente tendrá que introducir el número del cheque. Hágalo sin puntos ni guiones, en formato 1235467.
• Repita el procedimiento para todas las facturas con vía de pago 5 tengan número de cheque. • Una vez esté listo para enviar todas las facturas al pago, pulse el botón Aceptar. Aparecerá al
pie de la pantalla el mensaje Las modificaciones han sido grabadas y podrá salir de la lista pulsando el icono de la esfera verde con la flecha izquierda (aparece un mensaje advirtiendo que se perderán los datos; tendrá que confirmar que quiere salir).
Listado de pagos y generación de medios de pago (transferencias)
El Servicio de Tesorería realiza un proceso diario conocido como propuesta de pagos en torno a las 14:00 horas. Mediante el mismo, se recopilan todos los documentos que hayan sido seleccionados para el pago por los usuarios de los centros correspondientes a facturas, recibos y abonos de Caja Fija y Pagos a Justificar, así como otras operaciones de tesorería de centros (p.e.: retrocesiones), y se generan los documentos de pago contable (KY) en el sistema, marcando aquellos como pagados. En el caso de los que tienen como vía de pago transferencia, se habilita además la generación de medios de pago (fichero de transferencias y cartas de pago).
Cada propuesta de pagos tiene un identificador formado por una fecha y una secuencia de caracteres. Las propuestas donde se generan los pagos de facturas de Pagos a Justificar utilizan el indicador CFIJA (p.e.: 11.06.2014 – CFIJA), aunque en ocasiones puede encontrarlas con otros nombres (p.e.: 11.06.2014 – CFIJ1). En caso de duda, puede probar con la que considere; si la propuesta que elige no tiene pagos para su centro, simplemente obtendrá un mensaje informativo.Una vez generada la propuesta de pagos, hay tres operaciones que puede realizar el centro: obtener un listado de pagos, generar el fichero de transferencias SEPA y enviar por correo electrónico o imprimir los avisos de pago para los proveedores a los que se realiza transferencia. Listado de pagos
El listado de pagos contiene una relación de todos los documentos pagados en una propuesta de pagos concreta, incluyendo en el mismo los números de facturas y abonos de Caja Fija así como el KY con el que han sido pagados. Al listado se accede desde la ruta de menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos -> Pagos a Justificar -> Pago de facturas de Pagos a Justificar -> Listado de pagos.
En la pantalla de selección que aparece, debe indicar el identificador de la propuesta de pagos y su banco propio. A continuación, pulse Ejecutar ( ). Obtendrá un listado con un aspecto similar al de la imagen siguiente, que podrá imprimir pulsando el botón Imprimir ( ).
El listado contiene todos los pagos, con independencia de la vía de pago asignada. Esto contrasta con la lista adjunta que se obtiene en el apartado siguiente, que está limitada a los pagos ordenados por transferencia.
Por defecto, el listado contiene todos los pagos, tanto de Caja Fija como de Pagos a Justificar y de otras operaciones. Para limitarse a un solo procedimiento, limite las vías de pago a las que le interese.Generación del archivo de transferencias y la lista adjunta
Una vez contabilizados los pagos por el Servicio de Tesorería hay que generar las transferencias bancarias. Tanto los cheques como los recibos por pagos en efectivo son de generación manual y externa al sistema. Para generar las transferencias bancarias hay que dirigirse a la ruta de menú SAP
Ejecución del presupuesto de gastos -> Pagos a Justificar --> Pago de
facturas de Pagos a Justificar -> Generar medios de pago de PJ - SEPA. Los datos que debe rellenar son:
• Día de ejecución: fecha de identificación de la propuesta.
• Identificación: secuencia de caracteres de identificación de la propuesta.
Si pulsa el botón de ayuda de cualquiera de los dos campos anteriores, podrá indicar un intervalo de fechas o un identificador y obtendrá una lista de propuestas de pagos donde podrá hacer doble clic sobre la que desee usar para generar el fichero de transferencias y la lista adjunta.
A continuación, pulse Ejecutar ( ) y obtendrá una lista de bancos propios incluidos en la propuesta de pagos seleccionada. Debe seleccionar el suyo haciendo doble clic sobre él. Observe que, en la columna Terminado, aparece un número que indica cuántas salidas se han completado. Si el número es distinto de cero, es que ya se han generado previamente los medios de pago, lo que puede
servirle de indicación de que ya se ha generado el fichero y quizá haya subido a la banca electrónica.
Tras elegir el banco propio, al cabo de unos segundos verá en pantalla la lista adjunta, que tiene el siguiente aspecto:
Puede imprimir la lista adjunta pulsando el botón Imprimir ( ).
La versión impresa incluye una página de portada con información estadística. Puede omitir la generación de esa portada en los atributos de impresión (botón Atributos, categoría Portadas, doble clic en Estadística LVA, y desmarque la casilla que aparece en la parte inferior).Una vez impresa la lista adjunta, debe pulsar Atrás ( ). Llegará a la pantalla que se muestra a continuación:
Al hacer doble clic en la línea correspondiente al fichero, accederá a una pantalla con una lista con una única línea correspondiente al fichero. Marque la línea haciendo clic en el borde izquierdo y, a continuación, pulse Descargar ( ).
A continuación se nos muestra una ventana de diálogo para poder grabar el fichero (se aconseja usar la extensión XML, como se muestra en la imagen). Una vez grabado el fichero se procederá a su envío a través de la banca electrónica. A este
respecto, se cita a continuación un extracto de la circular enviada el 28 de abril de 2006:
Para dar cumplimiento a los requerimientos de la "Norma 34 de la Asociación Española de Banca (AEB)", por la que se regulan los requisitos técnicos de los pagos electrónicos, el Servicio de Tesorería ha comenzado a diferir la fecha de contabilización tres días hábiles sobre la fecha en que se programan.
El Cajero Pagador dispondrá de 3 días hábiles para ordenar sus transferencias, superado dicho plazo la orden puede ser no ejecutada por la entidad bancaria.
Generación de avisos de pago y envío por correo electrónico
La generación de avisos de pago ha cambiado respecto al mecanismo anterior a SEPA. Ahora hay que dirigirse a la ruta de menú SAP Ejecución del presupuesto de
gastos -> Pagos a Justificar -> Pagos de facturas de Pagos a Justificar -> Impresión de avisos y mails PJ - SEPA. Los datos de selección disponibles son (los obligatorios están marcados con *):
• Fecha ejec. Programa *: fecha de identificación de la propuesta.
• Característica de identificación *: secuencia de caracteres de identificación de la propuesta. • Banco propio *: indique su banco propio de pagos (PC0XX).
• Acreedor: puede, opcionalmente, limitar la selección a uno o varios acreedores (o, en sentido contrario, usando la selección múltiple puede excluir los pagos de ciertos acreedores).
• Nº documento de pago: puede, opcionalmente, limitar la selección a uno o varios documentos de pago KY (o, en sentido contrario, usando la selección múltiple puede excluir algunos pagos por su número de KY).
Una vez indicados los criterios de selección que precise, pulse Ejecutar ( ). Aparecerá el diálogo de impresión que le permitirá seleccionar a qué impresora envía el trabajo, el número de copias, etc. Tras pulsar el botón Imprimir, se enviarán los avisos de pagos de los acreedores que no dispongan de correo electrónico. Al mismo tiempo, en la pantalla obtendrá un resumen de los avisos de pago impresos y los enviados por correo electrónico. Los correos electrónicos se generan en un proceso nocturno, por lo que realmente no se envían en el momento de la ejecución, y su remitente es quien ejecutó esta opción del programa.
Cómo incluir/excluir transferencias al pagar
En ocasiones puede ser conveniente excluir algunas órdenes de transferencia del impreso o correo electrónico y del archivo enviado al banco. Por ejemplo, si el KY (o KZ para pagos centralizados) que representa un pago por transferencia de una factura es anulado, el medio de pago en el que se incluía ese pago continuará incluyendo la orden de transferencia del pago anulado junto con las que siguen siendo válidas. A continuación se explica cómo incluir/excluir transferencias, de entre todas las pagadas un día, de la relación que se envía al banco. Por ser el caso más habitual, se explica el procedimiento para excluir pagos no válidos, pero la adaptación al caso inverso es sencilla.
Averiguar el número de KY / KZ de pago
Para excluir una transferencia de los medios de pago y de los avisos de pago, debe conocer el número de documento KY / KZ de pago. Si no lo conoce, siga este procedimiento:
• Diríjase a la generación de medios de pago, en la ruta de menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos -> Pagos a Justificar -> Pagos de facturas de Pagos a Justificar -> Generar medios de pago de PJ - SEPA.
• Genere la lista adjunta. En ella hay una columna llamada Referencia documento, que contiene el número de KY o KZ, precedido por el número de sociedad y seguido del ejercicio. Tome nota del
número (p.e.: 1410000943). Si desea excluir varios números, simplemente tome nota de cada uno de ellos.
• Retroceda sin emitir el fichero de transferencias, ya que no le es útil en este momento.
Obtención de los medios de pago (lista adjunta y fichero) filtrados
Una vez conoce el número (o números) de KY / KZ que desea excluir, para generar los medios de pago debe acceder de nuevo a la ruta de menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos ->
Pagos a Justificar -> Pagos de facturas de Pagos a Justificar -> Generar medios de pago de CF - SEPA. Allí, cumplimente de nuevo los datos de identificación de la propuesta, y a continuación pulse el botón Delimitadores opcionales ( ).
Aparecerá entonces una sección en la parte superior de la pantalla que le permite añadir criterios de
selección adicionales. Dicha sección está dividida en dos partes; la de la izquierda contiene una lista con todos los criterios que pueden ser utilizados, mientras que la derecha contiene los que han sido habilitados para especificar valores. Estos últimos aparecen en la lista de la izquierda marcados con fondo verde claro.
En la lista debe hacer doble clic sobre el criterio
Referencia documento. Esto hará que aparezca en la parte derecha, permitiéndole suministrar valores de filtrado. Sin embargo, si escribe ahí el documento, lo que haría es limitar la selección a ese documento, cuando lo que desea es obtener los medios de pago con todos los pagos menos el de ese documento. Por tanto, debe pulsar el botón Selección múltiple ( ).
Una vez abierto el diálogo de selección múltiple, pase a la pestaña Excluir valores indiv. Ahí ya puede
indicar el documento o documentos, pero recuerde que, al estar rodeados de la sociedad y el ejercicio, deberá anteponer y añadir asteriscos. Por ejemplo, para excluir el documento 1410000943, deberá escribir *1410000943*, incluyendo los asteriscos delante y detrás.
Si lo necesita, puede excluir más documentos añadiendo más líneas debajo de la primera. Recuerde añadir siempre asteriscos delante y detrás.Una vez especificados los valores deseados, pulse el botón Ejecutar ( ) que hay en la parte inferior izquierda de la ventana de selección múltiple. De vuelta a la ventana principal de generación de medios de pago, continúe el procedimiento normalmente y obtendrá las transferencias ajustadas a las condiciones que haya indicado.
Obtención de los avisos de pago filtrados Una vez conoce el número (o números) de KY / KZ que desea excluir, para generar los avisos de pago debe acceder de nuevo a la
ruta de menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos -> Pagos a Justificar -> Pagos de facturas de Pagos a Justificar -> Impresión de avisos y mails PJ - SEPA. Allí, cumplimente de nuevo los datos de identificación de la propuesta. En la misma pantalla, debajo de donde debe indicar el banco propio, tiene un criterio de filtrado por número de documento de pago. Como en el caso de los medios de pago, use el botón Selección múltiple para indicar el número o números en la pestaña Excl. valores indiv.
Observe que aquí se solicita exclusivamente el número de documento de pago. Por tanto, no debe rodear el número con asteriscos.Generación de la cuenta justificativa - Determinación del reintegro
En cualquier momento puede generar la cuenta justificativa, que es una relación de la cantidad incluida en la
dotación, los gastos efectuados y la cantidad pendiente de justificar. Ejerce una doble función de listado de situación del pago a justificar y de documento de justificación. La cuenta justificativa se genera en la ruta de menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos -> Pagos a Justificar -> Cuenta
justificativa. Al entrar en la opción, tendrá que cumplimentar los siguientes datos: • Sociedad: el valor es siempre 1000.
• Orden de pago: introduzca el número del ADOJ que desee justificar.
Tras introducir ambos datos, pulse el icono Ejecutar
( ). Se le requerirá la
cumplimentación de tres firmas, de las cuales sólo son necesarias las
dos primeras (la primera es el nombre del cargo académico y la segunda el nombre del cargo administrativo). Una vez cumplimentadas las firmas y aceptada la ventana, obtendrá un listado que comienza con un resumen de totales como el que se ve en la imagen.
La cuenta justificativa sólo podrá enviarse cuando la cantidad pendiente de justificar sea 0. Para ello, una vez no tenga más facturas que registrar y pagar, debe hacer un reintegro a Servicios Centrales.
Reintegro
Para efectuar el reintegro debe proceder como si fuera a registrar una factura más, pero con las siguientes diferencias:
• Nº Factura: introduzca S/N.
• Casilla de reintegro: marque esta casilla. No confunda la casilla con Devolución, que está debajo. Al marcar la casilla, aparecerá dos veces un mensaje avisando de que se actualiza el indicador de IVA y sector. Una vez aceptados, se
bloquearán y cumplimentarán automáticamente los campos Acreedor, Sector e Indicador de impuestos. Además, se cumplimentará (sin bloquearlo) el campo Número de factura,
escribiendo como valor el número de ADOJ del que se quiere hacer el reintegro.
• Importe Neto: importe del reintegro. En el caso de la imagen anterior, la cantidad sería 150 €. • Vía de pago: introduzca B (transferencia SEPA).
• Tp. banco int.: introduzca 0002. • Texto: introduzca un texto descriptivo.
Si tuviera que hacer un segundo reintegro de un mismo ADOJ, deberá añadir un sufijo al número de factura. Por ejemplo, si tuviera que hacer reintegro de un ADOJ con varias posiciones, añada en el primer reintegro /1 al número de factura propuesto por el sistema, /2 en el segundo reintegro, etc.Al pulsar el icono Grabar ( ) para grabar el documento obtendrá dos números: el número del KP correspondiente, que debe seleccionarse para el pago como
cualquier otro, y el número de la orden de reintegro.
La orden de reintegro debe imprimirse y enviarse junto con la cuenta justificativa. Acuda para ello a la opción de menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos -> Pagos a justificar ->
Visualizar ADOJ (Pagos a Justificar) / OF (ADO de abono). Introduzca el número de orden y la sociedad (siempre 1000), y pulsar Enter. Desde la pantalla con los datos del OF/FR que aparecerá sólo tiene que pulsar el botón de impresión general de la aplicación para imprimir el documento.
Generación de la cuenta justificativa - Envío definitivo
Una vez efectuado el reintegro debe generar la cuenta justificativa para su envío definitivo a Intervención. Vuelva a entrar en la opción de menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos -> Pagos a Justificar -> Cuenta justificativa. Al entrar en la opción, tendrá que cumplimentar los siguientes datos:
• Sociedad: el valor es siempre 1000.
• Orden de pago: introduzca el número del ADOJ que desee justificar. No se confunda; no debe introducir el número del OF/FR generado, en su caso.
Tras introducir ambos datos, pulse el icono Ejecutar ( ). Se le requerirá la cumplimentación de
tres firmas, de las cuales sólo son necesarias las dos primeras (la primera es el nombre del cargo académico y la segunda el nombre del cargo administrativo). Una vez cumplimentadas las firmas y aceptada la ventana, obtendrá de nuevo el listado con el resumen de totales, que esta vez debe tener 0 en la línea Pendiente Justificar. Si todo está correcto, puede imprimir la cuenta justificativa pulsando el icono general de impresión.
La cuenta justificativa debe enviarse a Intervención; no aparece en el circuito de workflow, por lo que no precisa ser autorizada por el jefe de asuntos económicos.
Listado de pagos a justificar y sus facturas
Para obtener información de la situación de los pagos a justificar de su centro debe acceder a la opción
de menú SAP Ejecución del presupuesto de gastos -> Pagos a justificar -> Listado de pagos a justificar y sus facturas. Al entrar en la opción, tendrá que cumplimentar los siguientes datos (los marcados con * son obligatorios):
• Sociedad *: el valor es siempre 1000.
• Ejercicio ADOJ *: el ejercicio económico en el que se haya tramitado el ADOJ.
• Orden de pago *: introduzca el número del ADOJ que desee consultar. Si desea consultar todos los documentos existentes en el ejercicio, utilice el filtro 40001*.
• Acreedor: introduzca el código de Pagos a Justificar de su centro. Sólo es necesario si desea consultar todos los documentos existentes en el ejercicio, para reducir el ámbito de búsqueda.
Tras introducir ambos datos, pulse el icono Ejecutar ( ) y accederá a un listado similar al de la imagen.
El IVA y su impacto en los pagos a justificar
Con la entrada de la gestión detallada del IVA en 2008, pueden producirse desajustes presupuestarios entre la cantidad inicialmente imputada como gasto (recuerde que, en los Pagos a Justificar, el gasto se imputa a presupuesto en el momento en que se autoriza el ADOJ, mientras que cuando se registran las facturas se justifica el gasto ya imputado).
Considere estos ejemplos, en los que se parte siempre de un ADOJ por valor de 1.000 Euros, para entender el impacto que suponen los distintos casos de facturación e IVA que pueden darse.
Observe que, en todos los ejemplos, el ADOJ se solicita por 1.000 Euros, por lo que en la cuenta del centro se reciben esos 1.000 Euros. Asimismo, en todos los ejemplos, observe que la salida de tesorería también suma 1.000 Euros (un pago de 1.000 Euros en los tres primeros ejemplos y un pago de 990 Euros más un cargo bancario de 10 Euros en el resto). Por tanto, nunca hay reintegro de tesorería ni, por ello, OF/FR presupuestario asociado.Caso Sector Importe en fra./rec. Indicador IVA Gasto presup. Pago de tesorería Resultado
Factura de adquisición nacional I 1.000,00 GD (21 %) 1.000,00 1.000,00 No es necesario ningún ajuste
Factura de adquisición nacional II 1.000,00 SD (21 %) 826,45 1.000,00 Se genera un OF/FR por
173,55
Factura de adquisición nacional EC 1.000,00 1L (21 %) 977,44 1.000,00 Se genera un OF/FR por 22,56 Factura de adquisición intracomunitaria de libros II 990,00 B1 (4 %) 990,00 990,00 No es necesario ningún ajuste Comisión bancaria II 10,00 E0 (0 %) 10,00 10,00 Factura de adquisición intracomunitaria de microscopio EC 990,00 3K (21 %) 1.170,87 990,00 Se genera un OA/OR por 180,87 Comisión bancaria EC 10,00 E0 (0 %) 10,00 10,00 Factura por reparación de un
microscopio enviado a Alemania
EC 990,00 G0 (0 %) 990,00 990,00 No es
necesario ningún ajuste
Comisión bancaria EC 10,00 E0 (0 %) 10,00 10,00
Factura de empresa italiana por
montaje de decorados en Madrid
I 990,00 DC (21 %) 1.197,90 990,00 Se genera un OA/OR por
207,9
Comisión bancaria I 10,00 E0 (0 %) 10,00 10,00
Como puede ver, las comisiones bancarias son gastos exentos (Ley del IVA, art. 20.18.h). En todos los ejemplos intervienen únicamente para completar el pago de tesorería hasta 1.000 Euros, sin afectar a los cálculos de IVA.
Factura de adquisición nacional, sector I
Este caso no presenta ninguna particularidad, pero no se debe sólo a que la factura sea nacional, sino a que además el sector de actividad usado es el I. Ese sector no supone ninguna deducibilidad, por lo que el gasto es el realmente introducido.
Factura de adquisición nacional, sector II
Como puede ver, en este caso el gasto es menor, debido a que se imputa al sector II y en éste, el IVA es deducible al 100 %.
El resultado es que, cuando Intervención fiscalice de conformidad la cuenta justificativa, se generará automáticamente un OF/FR cuya tarea de autorización llegará al responsable del centro gestor correspondiente al gasto. El centro deberá imprimir y tramitar normalmente el documento presupuestario.
Factura de adquisición nacional, elementos comunes
En este caso el gasto también es menor, debido a que se imputa al sector de actividad Elementos comunes y en éste, el IVA es deducible al porcentaje de prorrata (en 2013, el 13 % del IVA soportado).
El resultado es que, cuando Intervención fiscalice de conformidad la cuenta justificativa, se generará automáticamente un documento presupuestario OF/FR de reintegro, por importe de 22,56 Euros, cuya tarea de autorización llegará al responsable del centro gestor correspondiente al gasto. El centro deberá imprimir y tramitar normalmente el documento presupuestario.
Factura de adquisición intracomunitaria de libros
Este caso puede llevar a engaño. La factura intracomunitaria es de 990 Euros, pero implica autorrepercutirse el IVA al tipo impositivo en España aplicado a los libros. Esto incrementaría el gasto, pero puesto que la factura se imputa al sector II, que tiene un 100 % de deducibilidad de IVA, ambos factores se compensan entre sí y el gasto acaba siendo el original de la factura.
Factura de adquisición intracomunitaria de microscopio
Este caso es una adquisición intracomunitaria de bienes, como en el caso anterior, pero se imputa al sector de actividad Elementos comunes. Por tanto, también supone autorrepercutirse el IVA, que en este caso sólo es deducible al porcentaje de prorrata establecido (en el ejemplo, se usa el porcentaje de 2013, que es 13 %). En conjunto, por tanto, el gasto presupuestario se incrementa en 180,87 Euros.
El resultado es que, cuando Intervención fiscalice de conformidad la cuenta justificativa, se generará automáticamente un documento presupuestario OA/OR de gasto, por importe de 180,87 Euros, cuya tarea de autorización llegará al responsable del centro gestor correspondiente al gasto. El centro deberá imprimir y tramitar normalmente el documento presupuestario.
Factura por reparación de un microscopio enviado a Alemania
En este caso, y de acuerdo a la legislación comunitaria sobre IVA, el acreedor habrá emitido una factura con el IVA alemán por el servicio de reparación, ya que el servicio se considera prestado en Alemania. En este ejemplo, por simplicidad, consideramos que el total de la factura, una vez cargados los impuestos aplicables en Alemania, es de 990 Euros.
Debido a todo lo anterior, la factura se habrá tenido que registrar con indicador G0 (0 %) y, por ello, no hay IVA nacional que autofacturarse ni deducirse, con independencia del sector al que se impute el gasto. No se producirá ninguna operación excepcional tras la fiscalización de la cuenta justificativa por parte de Intervención.
Factura de empresa italiana por montaje de decorados en Madrid
En este caso, al ser la empresa italiana y tener lugar el servicio fuera de su territorio de aplicación del impuesto, no imputará IVA. En su lugar, será la UCM quien vendrá obligada a autofacturarse el IVA español, y al imputarse el gasto al sector I, tal IVA no es deducible.
Como resultado, cuando Intervención fiscalice de conformidad la cuenta justificativa, se generará automáticamente un documento presupuestario OA/OR de gasto, por importe de 207,90 Euros, cuya tarea de autorización llegará al responsable del centro gestor correspondiente al gasto. El centro deberá imprimir y tramitar normalmente el documento presupuestario.
