para el Plan de Inversiones
Institucional
Departamento de Gestión Institucional y
Recursos Humanos
Introducción ... 3
Objetivos del manual ... 4
General... 4
Específicos ... 4
Campo de aplicación ... 4
Justificación ... 4
Monitoreo y Seguimiento del Manual ... 4
Base Legal ... 5
Simbología ... 5
1. Plan de Inversiones Institucional ... 7
1.1 Descripción ... 7
1.1.1 Limitaciones y/o excepciones del Plan de Inversiones Institucional ... 8
1.2 Determinación de procedimiento ... 9 1.2.1 Entrada... 9 1.2.2 Salida ... 9 1.2.3 Objetivo ... 9 1.2.4 Cliente o Responsable ... 9 1.2.5 Servicio ... 9 1.2.6 Tipo de Procedimiento ... 9 1.2.7 Alcance ... 9 1.2.8 Normas Específicas ... 9
1.2.9 Documentos que lo conforman ... 10
1.3 Algoritmo ...11
Introducción
Históricamente, el Segundo Registro de la Propiedad, desde su fundación el diecinueve de junio del año de mil ochocientos setenta y siete, no recibe fondos del gobierno central, sino que ha sido auto sostenible, a través del cobro de las inscripciones de las operaciones registrales y certeza de la información publicitada mediante los medios de expedición de certificaciones y exhibición de libros, y otros servicios que pueda brindar la institución.
Así mismo, el Segundo Registro de la Propiedad por ser una institución completamente sui generis, la Oficina Nacional de Servicio Civil lo ha enmarcado como un Órgano de Control Jurídico Administrativo, dentro de la Organización Administrativa del Sector Público de la República de Guatemala.
Por todo ello, es que posee un Arancel para su captación de fondos, el cual se encuentra regulado en el Acuerdo Gubernativo Trescientos Veinticinco Guion Dos Mil Cinco y sus reformas, en donde se reglamentan los diferentes cobros y montos que la institución puede realizar al usuario, por los servicios que brinda, y son utilizados para su funcionamiento, modernización y desarrollo.
El Segundo Registro de la Propiedad formula su Presupuesto Anual (autorizado por la Comisión Nacional Registral), y está integrado por partidas presupuestarias que tienen contemplado los destinos ya descritos, los cuales, no todos se ejecutan simultáneamente o dentro del mismo cuatrimestre, además, posee fondos que pueden ser utilizados en un Plan de Inversiones Institucional a plazo fijo, con el propósito de obtener otras fuentes de ingresos.
Con base a lo indicado, desde el año dos mil diecisiete, el Registrador Titular en turno, ha asignado determinados fondos para el Plan de Inversiones Institucional, por lo que el ente fiscalizador del Estado, la Contraloría General de Cuentas, sugiere que se elabore un instrumento que norme las inversiones de la institución, el cual deberá ser aprobado por la máxima autoridad del Segundo Registro de la Propiedad para su aplicación y ejecución.
Objetivos del manual
General
Establecer el procedimiento para el Plan de Inversiones a nivel institucional. Específicos
1. Determinar los procesos que conformarán el Plan de Inversiones Institucional, así como sus limitaciones y exclusiones;
2. Delimitar las funciones del personal que se verá involucrado en el Plan de Inversiones Institucional;
3. Generar otras fuentes de ingresos para la institución.
Campo de aplicación
El presente manual será de observancia del Registrador Titular, los miembros que conformen la Comisión de Inversiones y el Departamento de Administración Financiera.
Justificación
Derivado a que el Segundo Registro de la Propiedad, es una institución que funciona mediante fondos privativos, aunado a ello la autonomía que posee el Registrador Titular, ha podido llevar a cabo por tres años consecutivos un Plan de Inversiones Institucional, con aquellos fondos que por la naturaleza de la partida presupuestaria, no serán ejecutados sino hasta determinadas fechas del año, por lo que se podrá optar por las mejores tasas de intereses existentes en el mercado financiero y generar así otros ingresos apegados a ley, los cuales pasarán a conformar como aportación del efectivo disponible de la institución.
Monitoreo y Seguimiento del Manual
El presente instrumento podrá actualizarse para mantenerse apegado a las necesidades del Segundo Registro de la Propiedad, y para ello lo realizará por medio de la modificación y revisión del mismo.
Se considera una modificación cuando la misma afecte algunos de los puntos tratados en el documento, es decir, de uno a tres procesos, sin embargo, cuando exceda de esta cantidad, se procederá a la creación de una nueva edición de este documento.
La revisión supondrá una nueva edición de este instrumento, el proceso legal para su aprobación, autorización y vigencia, por lo que se debe tomar en cuenta que mientras se genere la nueva edición, existirá un inter de tiempo en el que no todos los pasos estarán contemplados y que no serán parte del manual vigente.
Las modificaciones serán identificadas por el Departamento, Unidad requirente o quien tenga a cargo la aplicación y ejecución de los procedimientos establecidos en el
presente instrumento, los cuales serán de conformidad a mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos documentados bajo ciertas condiciones, y que las mismas puedan variar con el transcurrir del tiempo, reformas de la ley, o de cualquier otra índole.
Base Legal
Planes de Inversiones Institucional de los ejercicios fiscales dos mil dieciocho y diecinueve, Acuerdo Gubernativo Treinta Guion Dos Mil Cinco y sus reformas, Acuerdo Gubernativo Trescientos Veinticinco Guion Dos Mil Cinco y sus reformas, Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo, Acuerdos Registrales para tales efectos, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, e Informe de Auditoría del periodo fiscal dos mil diecinueve de la Contraloría General de Cuentas.
Simbología
Con el propósito de facilitar la representación gráfica de los procesos del presente instrumento, se agregarán diagramas de flujo o flujogramas, para lo cual se utilizarán los siguientes símbolos.
Cuadro 1 - Simbología a utilizar en los diagramas de flujo
Símbolo Descripción Inicio y Fin Actividad Decisión Archivo Proceso Conector Conector de páginas Entrada/Salida
Almacenamiento de la información
Documento
NOTA:ESTOS SON LOS SÍMBOLOS MÁS UTILIZADOS PARA DESARROLLAR UN DIAGRAMA DE FLUJO, SI SE HACE NECESARIO UTILIZAR OTROS, SE PUEDEN AGREGAR EN RELACIÓN A LA NATURALEZA DEL PROCESO A DOCUMENTAR.
1. Plan de Inversiones Institucional
1.1 Descripción
Cuando se lleve a cabo la Formulación Presupuestaria Anual, se podrán establecer los posibles excedentes que llegase a tener el Segundo Registro de la Propiedad, y que estas puedan considerarse inversiones viables.
El Registrador Titular presentará a la Comisión Nacional Registral el proyecto presupuestario, el cual será sometido a discusión, y se realizarán aquellos ajustes que sean requeridos por el órgano rector de los Registros.
Posteriormente a poseer el presupuesto aprobado por parte de la Comisión Nacional Registral, se revisarán nuevamente los fondos excedentes, y en el caso de existir, el Departamento de Administración Financiera Tesorería y Presupuesto, de manera coordinada remitirán dictámenes al Despacho del Registrador Titular, y tomarán en cuenta las partidas presupuestarias como financieras y la ejecución de la planificación del año siguiente. Por otro lado, sino hubiesen excedentes, no se procederá a realizar el Plan de Inversiones Institucional.
Los procesos serán utilizados para llevar a cabo un Plan de Inversiones, sin afectar la liquidez y/o disponibilidad financiera de la institución.
Los dictámenes emitidos por el Departamento de Administración Financiera, deberán indicar los fondos a invertir y el tiempo, los cuales pueden proceder de los excedentes financieros de la institución, así como el dinero colocado en el Plan de Inversiones Institucional vigente o que esté por vencer.
Cuando el Registrador Titular posea los dictámenes y de considerar la factibilidad de aplicarlos dentro de un Plan de Inversiones Institucional, se faccionará el Acuerdo Administrativo correspondiente, y procederá a convocar a la Comisión de Inversiones, designará el cargo a desempeñar, y les proporcionará los Dictámenes correspondientes. La Comisión de Inversiones estará conformada de la siguiente manera: a) Presidente; b) Vicepresidente; c) Secretario; d) Vocal I; y, e) Vocal II.
La Comisión de Inversiones, verificará por los medios idóneos o mediante la información requerida a la Superintendencia de Bancos de Guatemala, en su última publicación, la información referente a: a) Principales rubros del Balance General; b) Principales Rubros del Estado de Resultados; c) Posición de Encaje y Patrimonial; y, d) Activos Crediticios. Posterior a la revisión de la información indicada, se identificarán cuáles serían los bancos más idóneos del Sistema Financiero Nacional para invertir.
Se le informará al Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, cuáles podrían ser los bancos más idóneos, y solicitará mediante Oficio, debidamente identificado, a las instituciones financieras sugeridas, además del Crédito Hipotecario
Nacional, la siguiente información: a) Tasa de interés que podría ofrecer según los montos como los plazos a invertir; b) Condiciones de renovación y/o cancelación de la inversión; y c) Posibles penalizaciones ante cancelaciones anticipadas. Para lo cual dará un plazo para la recepción de dicha información.
Vencido el plazo de recepción, el Registrador Titular remitirá la documentación obtenida a la Comisión de Inversiones, en donde indicará qué instituciones financieras proveyó o no la información solicitada.
La Comisión de Inversiones, realizará una comparativa de la información recabada y establecerá cuáles serán los dos bancos en los cuáles se realizarán las inversiones, en donde indicarán los montos y el plazo a depositar en cada institución financiera. Posteriormente, comunicará por medio de un informe circunstanciado al Registrador Titular los resultados del estudio realizado, en donde este último girará las instrucciones correspondientes al Departamento de Administración Financiera y llevará a cabo la inversión.
En el caso de determinar en cualquier fase del estudio, que es necesario cambiar los montos a invertir, los plazos o cualquier otro dato que pueda afectar lo ya establecido, se procederá a realizar las notificaciones correspondientes, según sea el caso, y se tomará en cuenta en los resultados finales.
1.1.1 Limitaciones y/o excepciones del Plan de Inversiones Institucional
Derivado a las diferentes eventualidades que puedan suscitarse antes, durante o posterior al análisis del Plan de Inversiones Institucional, es necesario observar los siguientes puntos:
a. El Departamento de Administración Financiera, deberá estar pendiente de las fechas del vencimiento en los planes de inversiones, y notificará por lo menos mes y medio antes al Señor Registrador Titular, además de hacer del conocimiento los posibles excedentes financieros, e incluso indicar si es necesario o no retirar el dinero existente en los planes actuales;
b. Ante cualquier eventualidad que afecte a la estabilidad económica de la institución, se podrá realizar el retiro del dinero en los Planes de Inversiones actuales, lo cual se realizará por medio de un Dictamen por parte del Director de Administración Financiera, en donde indicará las razones que lo originan, y el monto a requerir;
c. En los casos que el País estuviese bajo algún tipo de circunstancias, las cuales puedan llegar a tener un impacto económico a nivel nacional, el Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, podrá abstenerse a realizar cualquier tipo de inversión, según las necesidades de la institución;
d. Cuando la liquidez o solvencia de la institución se vea comprometida, el Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, podrá abstenerse a realizar cualquier Plan de Inversiones Institucional;
e. De no existir excedentes en los ingresos de la institución, el Registrador Titular del Segundo Registro de la Propiedad, podrá abstenerse a realizar cualquier Plan de Inversiones Institucional;
f. Si por alguna causa, no se inician las acciones con relación a los Planes de Inversiones que están por vencer o que tengan un tiempo mayor a una semana de vencidos, el Director de Administración Financiera solicitará al Registrador Titular que se retiren los fondos de las diferentes cuentas, para que los mismos se encuentren disponibles al momento de convocar a la Comisión de Inversiones. 1.2 Determinación de procedimiento
1.2.1 Entrada
Dictamen de Tesorería y Presupuesto.
1.2.2 Salida
Acta del Plan de Inversiones Institucional a realizar.
1.2.3 Objetivo
Definir la mejor alternativa del Plan de Inversiones Institucional a aplicar.
1.2.4 Cliente o Responsable
Comisión de Inversiones.
1.2.5 Servicio
Inversión de los excedentes financieros del Segundo Registro de la Propiedad.
1.2.6 Tipo de Procedimiento
Administrativo – Financiero, en el último trimestre de cada año.
1.2.7 Alcance
Partidas presupuestarias afectadas por el Plan de Inversiones Institucional.
1.2.8 Normas Específicas
Acuerdo Administrativo que regula la aprobación del presupuesto por parte de la Comisión Nacional Registral, particularmente el inciso relacionado al cuidado, solidez patrimonial, solvencia financiera y liquidez de los fondos del Registros; Artículos Dieciocho, Veintiuno, Veintiséis, Veintisiete, Veintiocho, y numeral 3) del Treinta y Nueve, todos del Acuerdo Gubernativo Treinta Guion Dos Mil Cinco y sus reformas; Artículo Uno y Diez del Acuerdo Gubernativo Trescientos Veinticinco Guion Dos Mil Cinco y sus reformas; Artículo Cuarenta y Cinco, Cuarenta y Siete, y, Cincuenta y Cuatro del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo; los numerales 1.2), 1.5), 1.10), 2.1), 2.5), 4.5), 4.12), 6.2), y, 6.17) de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental; y, Acuerdo Registral para tal efecto.
1.2.9 Documentos que lo conforman
I) Dictamen de la Unidad de Tesorería; II) Dictamen de la Unidad de Presupuesto;
III) Acuerdo Administrativo para la conformación de la Comisión de Inversiones; IV) Convocatoria de la Comisión de Inversiones por el Registrador Titular;
V) Suplemento con Información de Instituciones Sujetas a la Vigilancia e Inspección de la Superintendencia de Bancos de Guatemala;
VI) Informe de los bancos más idóneos dentro del Sistema Financiero Nacional; VII) Oficios donde se requerirá información a los bancos de los planes de inversiones; VIII) Informe Circunstanciado de los resultados del estudio realizado por la Comisión
de Inversiones;
1.3 Algoritmo
Cuadro 2 - Procedimiento del Plan de Inversiones Institucional
N o . Actividad M e sa T é cn ic a p a ra la F o rm u la ci ó n P re su p u e st a ri a A n u a l C o m is ió n N a ci o n a l R e g is tr a l U n id a d d e T e so re rí a U n id a d d e P re su p u e st o R e g is tr a d o r T it u la r C o m is ió n d e In v e rs io n e s E n ti d a d e s B a n ca ri a s
1 Se establece un posible monto para el Plan de Inversiones Institucional durante la
Formulación Presupuestaria Anual X
2 Presenta la Propuesta del Presupuesto Anual ante la Comisión Nacional Registral X 3 De existir modificaciones o cambios en la propuesta, se deben realizar los ajustes y proceder
con el segundo paso X
4 Al momento de aprobarse el Presupuesto Anual, se revisa nuevamente los fondos excedentes, y de no existir, no se procederá a realizar un Plan de Inversiones Institucional X 5 Se facciona un dictamen de los fondos financieros excedentes, fondos existentes en el Plan de
Inversiones Institucional vigente o que estén por vencer al Registrador Titular X 6 Se facciona un dictamen de los montos financieros necesarios para le ejecución, de
conformidad con lo proyectado en el presupuesto del año siguiente al Registrador Titular X
7 Verificar y analizar la información recibida X
N o . Actividad M e sa T é cn ic a p a ra la F o rm u la ci ó n P re su p u e st a ri a A n u a l C o m is ió n N a ci o n a l R e g is tr a l U n id a d d e T e so re rí a U n id a d d e P re su p u e st o R e g is tr a d o r T it u la r C o m is ió n d e In v e rs io n e s E n ti d a d e s B a n ca ri a s
9 Traslada los Dictámenes recibidos de Tesorería y Presupuesto a la Comisión de Inversiones X 10
Obtener la última actualización del Suplemento con Información de Instituciones Sujetas a la Vigilancia e Inspección de la Superintendencia de Bancos de Guatemala o cualquier otro medio idóneo
X
11
Identificar dentro del sistema bancario nacional las alternativas más idóneas a invertir con base a: a) Principales rubros del Balance General; b) Principales Rubros del Estado de Resultados; c) Posición de Encaje y Patrimonial; y, d) Activos Crediticios
X 12 Informar al Registrador Titular los bancos más idóneos identificados X 13
Solicitar a los bancos identificados, con un plazo específico la información de: a) Tasa de interés que podría ofrecer según los montos como los plazos a invertir; b) Condiciones de renovación y/o cancelación de la inversión; y, c) Posibles penalizaciones ante cancelaciones anticipadas
X
14 Envían la información requerida por parte del Registrado Titular X
15 Tras el vencimiento del plazo, se remite la documentación recibida a la Comisión de
Inversiones, y razona las entidades que no se pronunciaron X
16 Se analiza la información obtenida y se establecen los dos bancos a invertir, montos y plazos X 17 Se facciona un informe circunstanciado en donde se consignan las entidades identificadas y
se remite al Registrador Titular X
18 Gira la orden al Departamento de Administración Financiera para realizar el Plan de
N o . Actividad M e sa T é cn ic a p a ra la F o rm u la ci ó n P re su p u e st a ri a A n u a l C o m is ió n N a ci o n a l R e g is tr a l U n id a d d e T e so re rí a U n id a d d e P re su p u e st o R e g is tr a d o r T it u la r C o m is ió n d e In v e rs io n e s E n ti d a d e s B a n ca ri a s 19
En el caso de ser necesario modificar los montos, plazos o cualquier otra información que afecte el estudio del Plan de Inversiones Institucional, se procederá con el paso cinco (Unidad de Tesorería), o seis (Unidad de Presupuestos), según sea el caso
X X
1.4 Diagrama de flujo
