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6.0. DEFINICIONES / GLOSARIO DE TÉRMINOS: No Aplica FORMULARIOS (FORMAS), INSTRUCTIVOS Y ANEXOS: No Aplica.

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Verificación de Expedientes contentivos de Actos Públicos, Confección de Acta de Adjudicación Definitiva y Confección y Tramitación de los Contratos Públicos, en miras a procurar su

refrendo por parte de la Contraloría General de la República

Fecha de Rev.: 05/2010 Nº de Página: 2/7

6.0. DEFINICIONES / GLOSARIO DE TÉRMINOS:

No Aplica

7.0. FORMULARIOS (FORMAS), INSTRUCTIVOS Y ANEXOS:

No Aplica.

8.0. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD / ACCIÓN:

Unidad Responsable /

Funcionario Pasos Descripción de la Actividad / Acción

Dirección de Asesoría Legal 1 Recibe el Acta de Adjudicación Definitiva, por parte

de la Dirección de Abastecimiento y Almacén, debidamente notificada por los proponentes.

Confecciona el contrato de conformidad con el modelo inserto en el Pliego de Cargo y se remite al Contratista.

Contratista 2 Recibe el contrato, a fin de que lo firme y lo

devuelva con aquella documentación que para efectos de su refrendo se le solicite (copia de cédula del contratista, timbres fiscales, Certificado del Registro Público, Fianzas, etc.).

Dirección de Asesoría Legal 3 Recibe el contrato, por parte del contratista, con toda

la documentación requerida, se envía a la Dirección de Abastecimiento y Almacén, si es por suministro de bienes u Obra o a la Dirección de Contabilidad y Finanzas, si es por arrendamiento o servicios profesionales.

Dirección de Abastecimiento y Almacén

4 Suministro de Bienes u Obra:

Si el contrato es por suministro de bienes u obra se envía a la Dirección de Abastecimiento y Almacén para que sea registrado por el Sistema SIAFPA y enviado a la Dirección de Planificación y Presupuesto.

Dirección de Planificación y Presupuesto

5 Recibe el contrato para la verificación de partida y su

registro en el sistema SIAFPA, y bloquea la partida, éste es enviado a la Dirección de Contabilidad y Finanzas.

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Definitiva y Confección y Tramitación de los Actos Públicos, en miras a procurar su Refrendo por parte de la Contraloría General de la República

Fecha de Rev.: 05/2010 Nº de Página: 3/7

Unidad Responsable / Funcionario

Pasos Descripción de la Actividad / Acción

Dirección de Contabilidad y Finanzas

6 Recibe el contrato para la verificación de su registro

en el sistema SIAFPA, realiza el Asiento Contable y posterior devolución a la Dirección de Asesoría Legal.

Dirección de Asesoría Legal 7 Recibe el contrato, por parte de la Dirección de

Contabilidad y Finanzas, a fin de obtener la firma correspondiente (pasar al punto 12 ó 13 ).

Dirección de Contabilidad y Finanzas

8 Arrendamiento o Servicios Profesionales:

Si el contrato es por Arrendamiento o Servicios Profesionales se registra en el Sistema SIAFPA y se remite a la Dirección de Planificación y Presupuesto. Dirección de Planificación y

Presupuesto

9 Recibe el contrato y verifica su partida y registro y

bloquea la partida en el Sistema SIAFPA.

Si el Contrato es por Servicios Profesionales lo envía mediante nota firmada por Secretaría Administrativa a la Dirección de Presupuesto de la Nación del Ministerio de Economía y Finanzas. La Dirección de Presupuesto de la Nación recibe el contrato, lo verifica de acuerdo a la Estructura de Personal de Servicios Especiales, si cumple los requisitos coloca el sello de verificado y devuelve a la Dirección de Planificación y Presupuesto.

Envía Contrato a la Dirección de Asesoría Legal y ésta lo remite a la Dirección de Contabilidad y Finanzas.

Dirección de Contabilidad y

Finanzas 10 Recibe el contrato, realiza el Asiento Contable.

Dirección de Asesoría Legal 11 Retira el contrato de la Dirección de Contabilidad y

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Verificación de Expedientes contentivos de Actos Públicos, Confección de Acta de Adjudicación Definitiva y Confección y Tramitación de los Contratos Públicos, en miras a procurar su

Refrendo por parte de la Contraloría General de la República

Fecha de Rev.: 05/2010 Nº de Página: 4/7

Unidad Responsable / Funcionario

Pasos Descripción de la Actividad / Acción

Presidencia de la Corte Suprema

de Justicia 12 Firma el contrato, ya sea de suministro de bienes, obras o servicios, por más de B/.30,000.00. Devuelve a la Dirección de Asesoría Legal.

Secretaría Administrativa 13 Firma el contrato, ya sea de suministro de bienes,

obras o servicios, hasta B/.30,000.00. Devuelve a la Dirección de Asesoría Legal.

Dirección de Asesoría Legal 15 Recibe el contrato firmado.

Envía a Control Fiscal, mediante nota firmada por el Secretario Administrativo.

Control Fiscal del Órgano Judicial

16 Recibe el contrato, a fin de verificar y remitir el expediente a la Contraloría General de la República, con miras al refrendo de la Institución.

Para tales efectos se le adjunta, toda aquella documentación que evidencie si el mismo es producto de un Acto Público o una Contratación Directa (se envía el original de la Fianza de Cumplimiento).

Contraloría General de la

República 17 Recibe, revisa, analiza y refrenda el contrato, si toda la documentación se encuentra en orden, lo envía a Control Fiscal del Órgano Judicial, quien a su vez lo remite a la Dirección de Asesoría Legal.

Dirección de Asesoría Legal 18 Recibe el contrato debidamente refrendado por la

Contraloría General de la República.

Procede a la confección de la Orden de Proceder a través de la cual la institución pone en conocimiento del contratista, de manera oficial, el día en que empieza a correr el término de entrega del bien, obra o servicio, cuando así lo señale el contrato.

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Definitiva y Confección y Tramitación de los Contratos Públicos, en miras a procurar su Refrendo por parte de la Contraloría General de la República

Fecha de Rev.: 05/2010 Nº de Página: 5/7

Unidad Responsable / Funcionario

Pasos Descripción de la Actividad / Acción

Dirección de Asesoría Legal 19 Remite copia del Contrato firmado al contratista.

Se solicitan los endosos de fianzas, cuando corresponda.

Reproduce mediante copia, el expediente para ser enviado a cada instancia involucrada dentro del mismo.

Archiva el expediente original en los archivos de la Dirección.

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Verificación de Expedientes contentivos de Actos Públicos, Confección de Acta de Adjudicación Definitiva y Confección y Tramitación de los Contratos Públicos, en miras a procurar su

Refrendo por parte de la Contraloría General de la República

Fecha de Rev.: 05/2010 Nº de Página: 6/7

9.0. DIAGRAMA DE FLUJO:

Dirección de Asesoría Legal Inicio

Dirección de Planificación y Presupuesto

Recibir el acta de adjudicación definitiva por parte de Dirección

de Abastecimiento y Almacén, debidamente

notificada por los proponentes. Confeccionar el contrato de conformidad con el modelo inserto en el pliego de cargos y remitir al contratista. Recibir el contrato, firmar y devolver con la

documentación necesaria para su refrendo. Registrar el contrato en el sistema SIAFPA y remitir a la Dirección de Planificación y Presupuesto. Enviar a la Dirección de Contabilidad y Finanzas.

Recibir el contrato con toda la documentación requerida. Contratista ¿El contrato es por Suministro de Bienes u Obra? Sí No Enviar a la Dirección de Abastecimiento y Almacén. Dirección de Contabilidad y Finanzas Dirección de Abastecimiento y Almacén Recibir el contrato, verificar partida y registro en SIAFPA, bloquear partida y enviar

a la Dirección de Contabilidad y Finanzas. Registrar el contrato en el sistema SIAFPA y remitir a la Dirección de Planificación y Presupuesto. Recibir contrato y enviar a la Dirección de Contabilidad y Finanzas. A B 1 A B Enviar a la Dirección de Asesoría Legal. ¿El contrato es de Servicios Profesionales? No Sí Enviar a la Dirección de Presupuesto de la Nación del MEF, mediante nota firmada por el Secretario Administrativo.

Verificar el registro del contrato en el SIAFPA y realizar Asiento Contable y devolver a Asesoría Legal. Retirar el contrato de la Dirección de Contabilidad y Finanzas. C C Fin

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Definitiva y Confección y Tramitación de los Contratos Públicos, en miras a procurar su Refrendo por parte de la Contraloría General de la República

Fecha de Rev.: 05/2010 Nº de Página: 7/7

Dirección de Asesoría Legal

Fin

Contraloría General de la República

Firmar los contratos, y devolver a la

Dirección de Asesoría Legal

Firmar los contratos, y devolver a la Dirección de Asesoría Legal Enviar a la Secretaría Administrativa para su firma.

Obtener firmas correspondientes.

Presidencia de la Corte Suprema ¿El contrato es por más de B/.30,000.00? Sí No Enviar a la Corte Suprema para su firma.

Secretaría Administrativa Control Fiscal del ÓrganoJudicial

Recibir, revisar, analizar y refrendar el contrato si la documentación está en orden. Recibir el contrato, verificar y remitir el expediente a la Contraloría General de la República. Adjuntar toda documentación que evidencie la procedencia del mismo. Recibir el contrato debidamente

refrendado y confeccionar la Orden de Proceder, si lo señala el

contrato. Enviar copia del contrato al Contratista y solicitar endosos de

fianzas, cuando corresponda. 1

Remitir a Control Fiscal, para que a su

vez lo remita a Asesoría Legal. Recibir el Contrato y

enviar a la Dirección de Asesoría Legal. Recibir los contratos y remitir a

Control Fiscal

Archiva expediente

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