Manual de informática y nuevas tecnologías para la Pyme

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(1)El FSE invierte en tu futuro. Manual de Informática y Nuevas Tecnologías para la PYME Alberto Rojo, profesor EOI Paloma Perruca, profesora EOI. Edición: Enero 2008. ©: Quedan reservados todos los derechos. (Ley de Propiedad Intelectual del 17 de noviembre de 1987 y Reales Decretos). Documentación elaborada por la EOI. Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización escrita de la EOI..

(2) Índice 1. INTRODUCCIÓN A LAS NUEVAS TECNOLOGIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 1.1. NUEVAS TECNOLOGÍAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3 1.1.1. La era de la digitalización:terminología y conceptos . . . . . . . . .3 1.2. ELECCIÓN DEL EQUIPO INFORMÁTICO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 1.2.1. Componentes a valorar en la adquisición. . . . . . . . . . . . . . . . .7 1.2.2. Equipamiento en función de la actividad a desarrollar . . . . . . .11 1.2.3. Elección del proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 1.3. ELECCIÓN DEL SOFTWARE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15 1.3.1. Sistemas operativos: Windows, sistemas de open source (Linux) .17 1.3.2. Suites de ofimática . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18 1.3.3. Software de gestión . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18 1.3.4. Software de conexión a internet: navegador y correo electrónico20 1.3.5. Importancia de la legalidad de licencias de software . . . . . . . .20 1.3.6. Elección del proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21 1.4. CONEXIÓN A INTERNET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 1.4.1. Soluciones para conectar la empresa a internet . . . . . . . . . . . .22 1.4.2. Conexión mediante telefonía móvil: GSM, GPRS, UMTS . . . . . . .25 1.4.3. Redes y arquitecturas. Redes locales. Redes IP. Ancho de banda .26 1.4.5. La problemática de la seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29 1.4.6. Elección del proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30 1.5. MANTENIMIENTO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30 1.5.1. Protección y Seguridad informática . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31 1.5.2. Copias de seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32. 2. UTILIDAD DE INTERNET PARA LA PYME . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33 2.1. UTILIDAD DE LA CONEXIÓN A INTERNET EN LA PYME . . . . . . . . . . . . .34 2.1.1. Localización eficaz de información en Internet . . . . . . . . . . . .34 2.1.2. Banca electrónica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47 2.1.3. Direcciones web útiles para la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . .50 2.2. INTERNET COMO MEDIO PARA PROMOCIONAR LA PYME . . . . . . . . . . . .51 2.2.1. Presencia corporativa en páginas web ajenas a la empresa . . . .51 2.2.2. Publicación de una página web corporativa . . . . . . . . . . . . . .53 2.2.3. Dominios en Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62 2.2.4. Alojamiento de páginas web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66 2.2.5. Pasos a seguir en la contratación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72 2.2.6. Pormocionar la página web: e-marketing . . . . . . . . . . . . . . . .73 2.3. TIENDAS ELECTRÓNICAS: VENDER POR INTERNET . . . . . . . . . . . . . . .89 2.3.1. Razones para tener una tienda en Internet . . . . . . . . . . . . . . .90 2.3.2. Análisis previo antes de diseñar una tienda virtual . . . . . . . . . .93 2.3.3.Diseño y creación de la tienda virtual . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95 2.3.4. Medios de pago y seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107 2.3.5. Aspectos legales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112 ÍNDICE DE CONTENIDOS. 1.

(3) 3. GESTIÓN FINANCIERA INFORMATIZADA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117 3.1. PROGRAMAS DE GESTIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118 3.2. NOCIONES BÁSICAS DE EXCEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122 3.2.1. Elementos de la ventana de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .122 3.2.2. Una hoja de cálculo en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123 3.2.3. Introducir datos en la hoja de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . .125 3.2.4. Operaciones con formatos de aspecto . . . . . . . . . . . . . . . . .130 3.2.5. Operaciones principales en hoja de cálculo . . . . . . . . . . . . . .136 3.2.6. Funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142 3.2.7. Gráficos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145 3.2.8. Imprimir . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148 3.3. EJEMPLOS DE HOJAS FINANCIERAS EN EXCEL . . . . . . . . . . . . . . . . .151. 4. ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO Y CRM CON MS OUTLOOK . . . . . . . . . . . .157 4.1. FUNDAMENTOS DE MS OUTLOOK . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157 4.2. GESTIÓN DE CONTACTOS Y CLIENTES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .172 4.3. GESTIÓN DEL TIEMPO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .174 4.3.1. Calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .174 4.3.2. Tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177. 5. OTROS PROGRAMAS DE UTILIDAD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179 5.1. PRESENTACIONES CON POWERPOINT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179 5.2. CREACIÓN DE MATERIALES DE MARKETING CON MS PUBLISHER . . . . .184 5.3. DOCUMENTOS PDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187 5.4. COMPRESORES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190 5.5. ANTIVIRUS Y CORTAFUEGOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .192. -o-O-o-. 2. Manual de Informática para PYMES.

(4) 1 Introdución a las Nuevas Tecnologías. 1.1. Nuevas tecnologías. 1.1.1. La era de la digitalización: terminología y conceptos. No cabe duda de que la llegada del ordenador a la empresa ha supuesto una mejora en la gestión de la información y la producción. Para comprender cómo ha sido posible este cambio debemos aprender unos conceptos básicos que nos ayudarán a introducirnos con paso seguro a través del mundo de las nuevas tecnologías. Lo primero es saber para qué sirve un ordenador: su utilidad principal es procesar información. Procesar implica gestionar, almacenar, operar... es decir, que un ordenador puede sernos de gran utilidad para procesar información. Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 3.

(5) Es importante conocer cómo “digieren” la información los ordenadores. Su lenguaje básico es el binario, es decir, procesan “ceros” y “unos” únicamente, a estas unidades de información que sólo pueden tener uno de esos dos valores se las conoce como “bits”. Por ejemplo, cuando vemos una imagen en la pantalla del ordenador, es el resultado de haber procesados millones de bits (ceros o unos) que le han ido indicando cómo construir esa imagen en forma y color.. De interés En el primer tercio del siglo XX, con el desarrollo de la electrónica, se empiezan a solucionar los problemas técnicos que acarreaban las primeras calculadoras, reemplazándose los sistemas de engranaje y varillas por impulsos eléctricos, estableciéndose que cuando hay un paso de corriente eléctrica será representado con un *1* y cuando no haya un paso de corriente eléctrica se representaría con un *0*.. La gran evolución de los ordenadores consiste en investigar y crear ordenadores cada vez más potentes, es decir, que procesen a mayor velocidad estos ceros y unos. A esta transformación de la información a “ceros” y a “unos” se le denomina digitalización de la información. Es decir, cuando decimos que, por ejemplo una imagen está digitalizada, queremos comunicar que esa imagen ha sido transformada en una información binaria y está disponible en soporte informático. Antiguamente, es decir hace unos 5 años, los ordenadores evolucionaban tan rápidamente que se quedaban obsoletos los equipos “recién” comprados, por lo que su devaluación era inmediata. Ahora esto no ocurre: se avanza en ordenadores pero los que circulan en el mercado siguen siendo muy operativos. Por eso debemos estar tranquilos a la hora de comprar un ordenador: en la actualidad es muy difícil que el ordenador se quede “atrasado”. Su operatividad puede durar como mínimo 5 años. Antes de continuar conviene aclarar que existen diferentes tipos de ordenadores, aunque principalmente podemos destacar los ordenadores PC y los ordenadores MAC. Los ordenadores PC están más extendidos y son más económicos. Los ordenadores Mac (Macintosh) son técnicamente mejores, pero son más caros (principalmente están orientados a empresas como imprentas, maquetación, revistas, diseño gráfico...). También debemos efectuar una distinción entre las palabras hardware y software: Hardware se refiere a la parte física del equipo informático (monitor, impresora, disco duro...) y Software se refiere exclusivamente a los programas informáticos (procesadores de textos, sistemas operativos, bases de datos...). En el momento en el que procesar la información de forma digital o informatizada se ha convertido en una acción básica de la empresa, se ha ido creando la era de la digitalización: cualquier tipo de información se puede digitalizar y por tanto procesar informáticamente: papel, voz, datos, imágenes, vídeo... El hecho de poder tratar la información de este modo ha repercutido en una mayor velocidad en el tratamiento de los datos a todos los niveles: generación inmediata de informes, cartas, realización de cálculos complejos, acceso a bases de datos y a información en tiempo real... Todo esto aplicado a todo tipo de 4. Manual de Informática para PYMES.

(6) empresas e instituciones: Ministerios, hospitales, empresas, ayuntamientos, aeropuertos... Este incremento de rapidez ha provocado una mayor competencia y unos niveles de productividad personal y de empresa hasta ahora desconocidos. Veamos un ejemplo: Vd. escribe una carta en soporte papel, a mano. Esa carta en ese soporte tiene serias dificultades para transmitir la información de forma rápida: sólo la podría enviar por correo postal, (el fax lo excluimos porque supone una digitalización de la carta). Sin embargo, esa misma carta escrita en un ordenador tiene una facilidad enorme de viajar y multiplicarse a diferentes personas. El hecho de que la carta esté digitalizada (en el idioma del ordenador en ceros y unos) le permite viajar por la estructura de comunicaciones y redes que abarca hoy en día todo el planeta. La digitalización de la información ha supuesto un gran avance en el desarrollo de las empresas, pero la nueva revolución ha venido al inventar nuevas formas para intentar que 2 ó más ordenadores puedan comunicarse (o también que personas puedan comunicarse a través de ordenador). El gran reto consiste en inventar “algo” que permita transmitir ceros y unos a gran velocidad entre dos ordenadores. En la actualidad, disponemos de aparatos de radiofrecuencia, cable, red de telefonía RDSI, RTB ó ADSL, satélite, telefonía móvil... para poder efectuar este tipo de transmisión y comunicación. Este avance ha producido el nacimiento de la red INTERNET: una red mundial formada por millones de ordenadores conectados entre sí por diferentes tipos de líneas de telecomunicaciones de todo el mundo. Si Vd. conecta su ordenador a Internet estará en comunicación con otros ordenadores (y también usuarios que manejan ordenadores) de cualquier parte del planeta. Además la velocidad de las líneas de telecomunicaciones le facilitan que esta comunicación ocurra en tiempo real, de forma inmediata. Toda esta evolución permite que una persona cuyo ordenador esté conectado a Internet pueda: Comprar entradas para cualquier tipo de ocio Escuchar música o radio en directo de cualquier emisora en el mundo. Conocer informaciones sobre cualquier museo. Contratar un viaje o una reserva de avión, tren o barco. Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 5.

(7) Alquilar un coche. Reservar un hotel. Consultar mapas e itinerarios. Consultar catálogos de productos. Realizar compras de cualquier tipo.. Enlace En la siguiente dirección encontrará información básica sobre la accesibilidad de internet: www.todos.es. Controlar las cuentas bancarias. Realizar un curso para aprender algo nuevo. Acceder a librerías y bases de datos. Hacer la declaración de la renta Buscar información de tipo médico. Localizar información de cualquier tipo. Comunicarse de forma instantánea con familiares, amigos y clientes. Enviar y recibir fotos Enviar y recibir correos electrónicos. Etc. De todo lo comentado se desprende la importancia de ser consciente de que para la PYME es absolutamente necesaria la informatización y la conexión a Internet para poder evolucionar o ser competitivo en la actualidad.. 6. Manual de Informática para PYMES.

(8) 1.2. Elección del Equipo informático. Nos suele ocurrir que para comprar un coche nos tomamos ciertas molestias: comparar precios, calidades, prestaciones, motor... qué necesidades tenemos, qué uso le vamos a dar... Debemos tomarnos el mismo interés a la hora de decidir la compra del equipo informático adecuado para la empresa. El vendedor nos ofrecerá un modelo con determinadas características. Su deber es saber qué está comprando. Como en el precio final del ordenador intervenienen la suma de sus partes vamos a explicar cuáles son.. 1.2.1. Componentes a valorar en la adquisición. Su primera decisión será elegir el microprocesador: el cerebro del ordenador. Microprocesador: equivale al “motor” de un coche. Es el chip que procesará los bits, por lo que cuanto más rápido sea mejor. Su inconveniente es que se calientan enseguida y deberán estar provistos de un buen ventilador para refrigerarse adecuadamente. En el mercado existen dos marcas principales: INTEL y AMD, ambas empresas disponen de diferentes modelos (como los coches: AUDI y NISSAN, con sus modelos correspondientes). Ambas funcionan correctamente. Cuando elija un microprocesador deberá tener en cuenta estas especificaciones: La marca, como hemos comentado antes, luego el modelo y luego la velocidad de procesamiento. La velocidad de procesamiento, se mide en GigaHertzios que designa cuántos millones de ciclos por segundo puede ejecutar.. Ventilador para microprocesador y microprocesador AMD. Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 7.

(9) Esto es lo que escuchamos decir cuando un microprocesador de X marca es de 2.5 GHz, donde GHz equivale a Mil millones de instrucciones. Aún así, son muchos componentes los que definen la “velocidad” final o real del ordenador (la que percibe el usuario), por lo que no debería prestar excesiva atención a este parámetro. Nuestra recomendación es elegir el Microprocesadores Intel Centrino de velocidad de reloj intermedia en la gama de para ordenadores portátiles microprocesadores que le ofrezcan. Si elije el de velocidad más alta estará pagando casi un 20% más de sobreprecio ya que estará comprando “lo último”. No merece la pena comprar “lo último” porque el mercado cada mes cambia.. Consejo Cuando compre un ordenador es mejor que incluya la mayor cantidad posible de memoria RAM: Ganará en rapidez y prestaciones.. Lo siguiente que deberá decidir es cuánta memoria RAM quiere que tenga el ordenador. La memoria RAM es la memoria de trabajo del ordenador y cuanto mayor sea más rápido trabajará el ordenador. Es uno de los componentes que influyen de forma determinante en la velocidad y rendimiento del equipo informático. Si se desea mayor memoria se puede ampliar posteriormente, pero hay que tener en cuenta que si pasa cierto tiempo es posible que sea complicado encontrar memorias del mismo tipo. A continuación tendrá que tomar las siguientes decisiones: Tarjeta gráfica: es el componente que se encarga de procesar y enviar gráficos al monitor. Cualquier tarjeta le ofrecerá un buen rendimiento. Deberá prestar atención a la memoria que incluye la tarjeta y su microprocesador. Es interesante además que pueda soportar la conexión de 2 monitores al mismo tiempo. Placa Madre: también llamada placa base, es uno de los principales componentes del ordenador ya que el resto de componentes tiene que estar conectado a la placa. Podríamos decir que se encarga de unificar todos los componentes del ordenador. Es recomendable confiar en la marca que nos vendan con el equipo, ya que estará probado su funcionamiento. Prácticamente todos los modelos llevan integrada la tarjeta de sonido en la placa, por lo que no tendrá que comprar por separado este componente, que le permite conectar altavoces y micrófono a su ordenador para poder escuchar música, voces o sonidos. El disco duro es el soporte físico donde se van a almacenar los datos y los programas. En la actualidad es un componente muy económico, y el de menor 8. Manual de Informática para PYMES.

(10) Placa madre o placa base. tamaño satisface con creces las demandas del usuario medio. Es conveniente que pida que su disco duro disponga de una velocidad r.p.m (revoluciones por minuto) de 7.200 como mínimo. También es recomendable que el disco sea del tipo Serial ATA (SATA), ya que estos discos son de los más rápidos en el mercado en relación calidad/precio. Finalmente, encontramos los periféricos adicionales como: Teclado: asegúrese de que es cómodo y dispone de teclas de accesos directos que sean prácticas. Si es inalámbrico parecerá más cómodo por tener menos cables pero recuerde que también consumen pilas.. Nota. Ratón: Pida que sea de tipo óptico (tienen una luz roja en la base, en lugar de la clásica bola). Son muy fiables y precisos. Recuerde que si es inalámbrico le consumirá pilas, por lo que es más recomendable que disponga de una base recargable. Los ratones de tecnología láser también son muy precisos. CD-ROM / DVD: Es recomendable que compre una unidad lectora y grabadora de DVD y CD. Le permitirá realizar copias de seguridad con comodidad. Cualquiera de las marcas del mercado es recomendable. Altavoces: según su necesidad. Con unos muy básicos le bastarán para el. Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 9. Los teclados inalámbricos son cómodos porque evitan los cables, sin embargo consumen pilas..

(11) trabajo en la empresa. Suelen estorbar en la mesa, por lo que si dispone de un monitor que los lleva incorporados ahorrará espacio. Si desea escuchar música (CD-Audio) será recomendable adquirir unos altavoces de mejor calidad. Recuerde que puede conectar la salida de audio del ordenador a un equipo de música que disponga de una entrada auxiliar. Monitor: es uno de los componentes más costosos del equipo. Debe recordar que le puede servir para futuros equipos, por lo que un buen monitor es fácilmente amortizable. Los monitores de pantalla plana ocupan y cansan menos la vista. Uno de 15’ (pulgadas) o 17’ bastará para satisfacer las necesidades. Un monitor amplio facilita que el trabajador rinda mejor ya que el área de trabajo es mayor. Vea siempre la calidad de la pantalla solicitando una demostración a su proveedor. Utilidades opcionales:. Consejo Compre una memoria FLASH USB de 256 Mb y tendrá uno de los medios más prácticos y útiles para transferir información entre ordenadores.. Resultan muy útiles las memorias FLASH USB: tienen el tamaño de un mechero y pueden transportar y albergar, por ejemplo, 2 Gb (como 3 CD-ROM). Resultan muy prácticas para mover o llevar. consigo. ordenador a otro.. información. de. un. Memoria Flash USB portátil de 2.2.Gigabytes. Los Discos duros portátiles USB, son de mayor tamaño pero permiten almacenar grandes cantidades de información (como un disco duro fijo). Suelen venir con un programa para realizar copias de seguridad, por lo que resulta también de gran utilidad tanto para el desplazamiento de información como para su almacenamiento de seguridad. La impresora resulta de gran utilidad para obtener determinados resultados y trabajo en soporte papel. Según las necesidades, puede bastar una impresora sencilla de inyección de tienta pero, si disponemos de presupuesto, una impresora láser a color obtiene unos acabados excelentes. En líneas generales, la opción recomendada para la PYME es la de comprar una impresora multifunción (fax, escáner, impresora...).. 10. Manual de Informática para PYMES.

(12) 1.2.2. Equipamiento en función de la actividad a desarrollar. ¿Ordenadores de marca o clónicos?. Enlace. Un ordenador clónico es un ordenador ensamblado y montado con diferentes componentes, que van actualizando rápidamente, por la propia empresa que los vende. Sin embargo, los ordenadores de marca son ensamblados en fábrica y sometidos a un control de calidad en sus componentes (que se suelen actualizar más tarde que los clónicos). Ambas pueden ser buenas opciones. Las marcas, como por ejemplo IBM, HP, DELL, etc. ofrecen un buen servicio de atención al cliente y postventa. Los clónicos tienen como ventaja un menor precio a la hora de adquirirlos.. La marca Dell sólo vende por internet y sin distribuidores de por medio. Es recomendable para tener una referencia de precios y modelos visitar: www.dell.es. Ordenador de sobremesa o portátil En la actualidad los ordenadores portátiles mantienen unas prestaciones muy similares a los de sobremesa. La principal ventaja de los portátiles es su portabilidad y peso. Sin embargo, sus principales inconvenientes son que disponen de un teclado más compactado y una pequeña área sensible para mover el puntero por la pantalla. En definitiva son un poco más incómodos para el trabajo diario. Aún así se les puede incorporar un teclado normal y un ratón externo. Otro punto a considerar es que la batería de autonomía suele durar entre 1 y 5 horas sin enchufarlo a la red eléctrica. Si el trabajo requiere desplazamientos frecuentes o enseñar fotografías, demostraciones, etc... a través de la pantalla a clientes, o simplemente no dispone apenas de espacio en su mesa, quizás la mejor opción sea adquirir un portátil. ¿Cómo elegir portátil? En principio hay menos posibilidades de elección y suelen estar ya configurados. Vd. debe elegir el microprocesador que lleven. Deberá comprar un ordenador portátil con un mínimo de 3 puertos USB. Los puertos USB permiten conectar dispositivos USB a su portátil (como por ejemplo impresoras, cámaras web, ratones, etc.). También es interesante que el ordenador lleve Wi-Fi: esta característica permite a su portátil conectarse a una red (o un dispositivo Wi-fi) sin necesidad de cables. Ordenadores Terminal Punto de Venta (TPV) Los hay de dos tipos: especialmente diseñados para el comercio (como los que vemos en los cajeros de los centros comerciales) y los que son un ordenador PC adquirido en cualquier tienda pero con alguno de los siguientes componentes externos añadidos:. Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 11. Consejo Si compra el último modelo ordenador, estará pagando un sobreprecio. Es aconsejable comprar un modelo intermedio dentro de la gama que le ofrezcan..

(13) Cajón portamonedas: Se abre de forma automática al validar una compra. Impresora de Tickets: Permite imprimir un ticket o justificante de compra para el cliente. Pistola lectora de código de barras: Permite leer la etiqueta de código de barras de un artículo y localizarlo en la base de datos para mostrar su precio, disponibilidad, etc. de forma automática. Visor: Pequeña pantalla para que el cliente vea el importe a pagar y el cambio.. Accesorios y componentes externos para terminales TPV (Terminal Punto de Venta). También necesitará un programa específico para gestionar los periféricos, conocidos como programas TPV. Existen muchos en el mercado. Los más conocidos son: TPVPlus y TPVWin. Ambas empresas disponen de versiones demostración que conviene probar antes de tomar una decisión. 12. Manual de Informática para PYMES.

(14) Ejemplos de terminales TPV completos. Sistemas de telecomanda Especialmente diseñados para hostelería, disponen de los siguientes elementos: Impresoras: Situadas en la cocina y en la barra: en la cocina para imprimir el pedido y empezar a prepararlo. En barra se imprime para preparar las bebidas del pedido e imprimir el ticket o recibo para el cliente en el momento deseado. Telecomandas: Se trata de un pequeño ordenador que se puede llevar en la mano. Dispone de una pequeña pantalla para anotar los pedidos y una antena para transmitirlos directamente a las impresoras. Pantalla o monitor táctil: especialmente diseñado para no disponer de teclado y utilizar el dedo sobre la pantalla para señalar la acción que deseemos realizar. Estos sistemas suelen ser costosos, sin embargo estos sistemas nos pueden permitir ahorrarnos en personal y en rapidez a la hora de atender a las mesas, por lo que aumenta la rotación de clientes en las mesas. También está indicado para terrazas donde exista una distancia considerable hasta la barra o cocina. Terminales portátiles capturadores de datos Destinados principalmente a flotas, transportistas y empresas de mensajería. Disponen de una telecomanda que se puede conectar a Internet o llamar a una red privada para transmitir la información que se desee (que un paquete ha sido entregado, por ejemplo). También existen modelos que disponen de una unidad GPS de localización por satélite para saber dónde se encuentra la flota en cada momento.. Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 13.

(15) Terminales de control de presencia y producción Para algunas PYMES, especialmente las orientadas a producción, es necesario realizar un control de presencia de entrada y salida de trabajadores. Requiere la instalación de un sencillo aparato donde los trabajadores pueden realizar un “marcaje” que queda registrado y es trasmitido a un ordenador. Es necesario también un programa que gestione y organice todos los datos que se van registrando en la terminal.. Consejo Puede utilizar una cámara IP para control y vigilancia dentro de su empresa. Mediante su clave de acceso privada, podrá “ver” y “oir” desde cualquier ordenador conectado a internet.. Emisión de vídeo a través de cámara IP. Si dispone de una conexión a Internet de tipo ADSL o cable, puede instalar una o varias cámaras en su empresa. Estas cámaras (que se pueden mover remotamente) le permiten ver y escuchar en su oficina desde cualquier ordenador conectado a Internet (previa petición de clave de seguridad para acceder a la cámara).. Ejemplo de cámara IP, conectada a una red ADSL, permite visualizar y monitorizar imágenes y verlas desde cualquier ordenador conectado a Internet (previa contraseña de acceso, claro).. 1.2.3. Elección del proveedor. Como norma general debemos pedir siempre un mínimo de 3 presupuestos en diferentes empresas proveedoras para poder comparar precios y servicio. Siempre que sea posible convendría ver el producto en funcionamiento. Es importante prestar atención al servicio postventa, qué incluye la garantía y durante cuánto tiempo. En el caso de TPV y telecomandas u otros aparatos especiales hay que solicitar que le facilite una referencia de un cliente que lo compró para solicitarle una demostración real de funcionamiento.. 14. Manual de Informática para PYMES.

(16) 1.3. Elección del software. El software son los programas como hemos comentado antes. Existe según su funcionalidad diferentes tipos de software o programas. Sistemas operativos: es el programa principal del ordenador. Su 3 objetivos son: 1º que el ordenador funcione correctamente (identifica los distintos componentes para que funcionen de forma óptima, para ello lleva o necesita una información en ficheros conocida como DRIVERS. Cada parte del ordenador necesita estos drivers para poder funcionar correctamente.). 2º Proporciona un método para que el usuario se comunique con el ordenador y viceversa y 3º Permite instalar y ejecutar otros programas. Los sistemas operativos más conocidos son los siguientes:. Sistema operativo. Empresa que lo comercializa. MS-DOS. Microsoft. Windows Vista. Microsoft. Windows XP. Microsoft. Windows NT / 2000. Microsoft. Linux. Dominio público. Mac OS. Apple. Netware. Novell. OS/2. IBM. QNX. QNX Software Systems. Unix. Sun Microsystems. FreeBSD. FreeBSD Foundation. Linux constituye una opción recomendable: su coste es notablemente inferior, sin embargo goza de menos difusión que los sistemas operativos de Microsoft. La elección del sistema operativo es muy importante ya que será el programa que facilite la interacción con el usuario y permitirá que funcionen los diferentes complementos del ordenador, además de ejecutar e instalar programas adicionales. Programas funcionales: Los diferentes tipos de programas y su utilidad los podemos observar en la siguiente tabla:. Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 15.

(17) Nombre del programa. Empresa que lo comercializa. Utilidad. Word. Procesador de textos. Microsoft. Excel. Hoja de cálculo. Microsoft. Access. Base de datos. Microsoft. PowerPoint. Presentaciones. Microsoft. Publisher. Autoedición, Cartelería, catálogos, tarjetas, páginas web.... Microsoft. Wordperfect. Procesador de textos. Corel. Acrobat. Creación de documentos en formato PDF. Adobe. Photoshop. Diseño gráfico y retoque fotográfico. Adobe. Coreldraw. Diseño gráfico. Corel. Dreamweaver. Creación de páginas web. Macromedia. Flash. Creación de animaciones web. Macromedia. Frontpage. Creación de páginas web. Microsoft. Internet Explorer. Navegador de Internet. Microsoft. Opera. Navegador de Internet. Opera. Mozilla. Navegador de Internet. Mozilla Foundation. Netscape. Navegador de Internet. Netscape corporation. Outlook. Correo electrónico. Microsoft. Wordperfect Office Suite. Suite ofimática. Corel corporation. Microsoft Office. Suite ofimática. Microsoft. Los procesadores de textos nos permiten crear y editar documentos, cartas, folletos sencillos, listados de precios, facturas, etc... Las hojas de cálculo sirven para realizar documentos que incluyen cálculos, operaciones numéricas, gráficos estadísticos, etc... de forma sencilla. Sirven para crear facturas, balances, hojas de previsiones y gastos, plan de tesorería, informes de ventas, presupuestos, etc. Es sin lugar a dudas el programa imprescindible para cualquier tipo de PYME.. 16. Manual de Informática para PYMES.

(18) Para disponer de una agenda de clientes o base de datos, se puede utilizar Microsoft Outlook 2003: resulta sencillo y práctico. Microsoft Access puede resultar una opción demasiado compleja y requiere un aprendizaje largo y no demasiado intuitivo para comenzar. Otra opción es optar por uno de los miles de programas que hay en el mercado para gestionar clientes o productos: merece la pena valorar esta opción. Uno de los programas más prácticos es Microsoft Publisher. Nos permite realizar catálogos, folletos, trípticos, tarjetas... e incluso páginas web. Lo mejor de este programa es lo fácil que resulta su manejo y la cantidad de plantillas (que nos ahorrarán mucho tiempo) que incluye. Altamente recomendable.. 1.3.1. Sistemas operativos: Windows, sistemas de open source (Linux). Principalmente existe una “lucha” entre los dos grandes sistemas operativos: Linux y Windows. Linux se conoce también como sistema operativo con “Open Source” que significa “Código abierto”. Esto quiere decir que Linux es un sistema operativo de libre distribución y cuyo código fuente de programación está abierto y visible para los programadores. Esta característica le reporta la ventaja de poder configurarlo según las necesidades propias y conocer exactamente cómo trabaja este sistema operativo. Todo esto influye en su precio y versiones: algunas son gratuitas y otras llevan una configuración especial y su coste es relativamente bajo. Por otra parte, Microsoft, creador del sistema operativo Windows XP, mantiene su código fuente como uno de los secretos mejor guardados. Recientemente, a raíz de las colaboraciones antiterroristas entre países, Microsoft cedió su código al servicio de inteligencia español. Aún así, resulta la opción más extendida y la más cómoda y fácil de usar para el usuario. Suele ser más económico comprar el software para que venga incluido con un equipo nuevo(Versión OEM*).. * OEM significa Original Equipment Manufacturer, también llamado “bulk”: Indica que son productos que sólo se venden directamente a fabricantes y montadores de ordenadores para que lo vendan junto con el equipo. Este tipo de versiones es idéntica a la “normal” excepto que no lleva ni caja ni manuales. Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 17. Consejo Es más económico comprar el sistema operativo y otros programas al adquirir el ordenador nuevo..

(19) 1.3.2. Suites de Ofimática. Al Adquirir un ordenador, incluyendo su sistema operativo, necesitamos además instalar otro tipo de programas de productividad para la empresa. Generalmente vienen agrupados en una “suite” y cumplen todo tipo de necesidades para la empresa. A este grupo de programas se les denomina “suite ofimática” o también “Paquete de ofimática”. Aunque la más extendida y popular es la suite creada por Microsoft (Microsoft Office) existen multitud de posibilidades y opciones que interesa considerar. Todas las suites suelen incluir: procesador de textos, hoja de cálculo, base de datos y presentaciones. Microsoft Office 2003 presenta una versión para la PYME. En esta versión se incluye Excel, Word, PowerPoint, Publisher y Outlook con la versión de gestión de clientes. Antes de decidirse solicite en la web de Microsoft un CD-ROM demostración para comprobar su funcionalidad.. Enlace Obtenga de forma gratuita un programa ofimático descargándolo de: www.openoffice.org. OpenOffice 1.1 es una suite ofimática gratuita. Distribuida por Sun Microsystems con el objetivo de evitar el monopolio de Office. Es compatible con Windows XP y es capaz de reconocer y convertir documentos creados con la suite de Microsoft. Es recomendable instalar y valorar este producto. Dispone de versiones para Windows XP y Linux. StarOffice 7 es un paquete ofimático muy completo y profesional. Su coste es muy inferior al de otros paquetes. Dispone de versiones para Windows XP y Linux. Merece la pena instalarse la versión de evaluación para comparar este producto con Office. WordPerfect Office es una suite producida por Corel. Resulta ser una de las mejores opciones (también dispone de una versión de demostración gratuita). Compatible con Windows XP y con los documentos generados por otras suites.. 1.3.3. Software de gestión. Para la gestión de la empresa existen numerosas soluciones en el mercado y con una amplia gama de precios. Debido a que se trata del programa que va a controlar los datos de facturación de la empresa ésta no debe ser una decisión tomada rápidamente y a la ligera.. 18. Manual de Informática para PYMES.

(20) Dispone de programas que le pueden solucionar determinadas áreas de gestión de su empresa: Programas de contabilidad: Le permitirán llevar la contabilidad de forma sencilla y controlada. Programas de facturación: Le permiten generar facturas y gestionar y controlar uno o varios almacenes con la entrada y salida de sus productos. Programas de Nóminas: Le permiten calcular e imprimir las nóminas de sus empleados. Programas CRM: Custom Relationship Management, que quiere decir: Gestión de relación con los clientes. Estos programas se encargan de facilitarnos el acceso a los datos de nuestros clientes y facilitar la relación comercial.. Enlace En este manual citaremos algunas marcas comerciales pero nuestra recomendación es que además busque por Internet otras soluciones hasta encontrar alguna que se adapte a sus necesidades reales. El Grupo SP es una de las empresas que más ha vendido sus programas: ContaPlus, FacturaPlus, TPVPlus... Disponen en su página web de una versión demostración. Son programas buenos pero quizás poco intuitivos a la hora de empezar a trabajar con ellos. Una vez que se conoce su funcionamiento su principal ventaja son los informes que generan, ofreciéndonos todo tipo de datos para analizar sobre la empresa. Otra empresa que compite en este sector es Islasoft. Sus programas también son conocidos: ContaWin, Islawin TPV, Gestión, Nóminas... Su versión de Contawin Office 2004 permite integrar la información perfectamente con las suites ofimáticas. Dispone, como todos, de una versión demostración para evaluar su potencialidad. Otra opción es ir buscando soluciones de empresas independientes que se adapten mejor y de forma más concreta a su tipo de negocio. Por ejemplo, Abaco Software dispone de un programa de TPV llamado Caja5 que resulta muy intuitivo a la hora de aprender a utilizarlo. Otro ejemplo es la empresa No Problem Soluciones Informáticas: dispone de programas de TPV específicos para Quioscos, peluquerías, bares, ferreterías, ropa... Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 19. Pruebe gratuitamente las versiones demostración y obtenga información de los programas en: www.gruposp.com www.islawin.com.

(21) Respecto al CRM (Gestión de clientes), encontramos varias opciones. Si se tienen que gestionar muchos clientes (y además varias veces con ellos) es necesario disponer de un programa que acceda fácilmente a sus datos, facturación, historial de llamadas, estado de la negociación, etc... Uno de estos programas es Act! de la empresa Best Software, pero tiene el inconveniente de que tiene versiones del programa que no están en español. GoldMine de la empresa Advantage CRM dispone de otra solución que conviene valorar. La conocida empresa Logic Control dispone de un programa de gestión de clientes llamado Gestion Logic Win Global. Además también dispone de otros programas para gestión de la contabilidad, recursos humanos, comercial, etc... Otro programa que conviene tener en cuenta es Microsoft Outlook 2003 ya que incorpora un módulo de gestión de contactos o clientes muy eficaz.. 1.3.4. Software de conexión a Internet: navegador y correo electrónico.. Consejo Si tiene Internet Explorer instalado deberá mantener actualizado el programa de forma frecuente para evitar problemas de seguirdad en la navegación por Internet.. Para navegar por Internet disponemos de diferentes programas llamados navegadores. Generalmente a este punto no se le presta mayor atención debido a que por defecto con el sistema operativo Windows XP viene instalado el navegador Internet Explorer. Sin embargo, existen otros navegadores como Opera o Netscape Navigator. Cualquiera de ellos es bueno y suficiente para navegar. Lo importante es que nos sintamos cómodos y dispongan de utilidades para almacenar y gestionar páginas favoritas por categorías. Todos estos programas llevan incluido un programa para gestionar el correo electrónico. En el caso de Internet Explorer, se incorpora el programa Outlook Express, pero se puede utilizar Microsoft Outlook (que es diferente y viene con el paquete de Office) ya que tiene más posibilidades y está más orientado a la empresa.. 1.3.5. Importancia de la legalidad de licencias del software. Es interesante recordar la necesidad de estar al día con las licencias del software que se utiliza en su empresa: Cada ordenador debe tener instalado un sistema operativo con su correspondiente número de licencia. También deben disponer de licencia los programas que estén instalados en él.. 20. Manual de Informática para PYMES.

(22) Recuerde que copiar software ilegalmente, ya sea intencionalmente o no, es una propuesta arriesgada que puede causarle los siguientes inconvenientes: Costos y multas legales: El uso ilegal de software puede resultar en sanciones y costos legales para su empresa. No obtener soporte técnico o actualizaciones de productos. Cuando una organización utiliza software sin licencias, no tiene el derecho a recibir soporte técnico del fabricante. Esto significa que si se presenta un problema técnico que necesita solucionarse, a menudo un problema que afecta sus actividades de negocio, tendrá que resolverlo por si mismo. Además, no tendrá a su alcance las actualizaciones de productos existentes.. 1.3.6. Elección del proveedor. Es muy importante en el caso de elección de software el “probar antes de comprar”. Aunque esta acción nos lleve más trabajo y tiempo es altamente recomendable realizarla y asegurarse de que los programas que vayamos a comprar se ajusten a lo que realmente necesitamos para la empresa. El proveedor de software puede ser el mismo que el que nos suministra el hardware, en cualquier caso nos podrá orientar dónde podemos adquirirlo. Otros programas se compran directamente al fabricante en su propia página web, pagando mediante tarjeta de crédito o transferencia bancaria. El precio de los programas suele ser fijo y no existen apenas variaciones de un proveedor a otro. Sin embargo, si planea comprar varias licencias pregunte por precios especiales, le saldrá más económico.. Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 21. Consejo No instale programas que no necesite y disponga de licencias para cada programa. Existen programas gratuitos o de coste muy bajo que son equiparables a los de coste más alto. Compare y luego compre su licencia..

(23) 1.4. Conexión a internet. Hoy en día resulta indispensable para una empresa el hecho de tener conectados sus ordenadores a Internet. Existen varias opciones. Lo primero es decidir qué ordenadores de la empresa van a disponer de salida a Internet. Éstos deberán estar conectados en red entre sí para compartir la conexión a Internet.. ¿Cuánto cuesta conectarse a Internet? Depende de muchas cosas, como pueden ser, el horario, los servicios de nuestro operador, la calidad de conexión que queramos, el lugar donde nos encontremos, etc. Es importante no confundir el coste de acceso a Internet con el gasto telefónico. El acceso puede ser gratuito, es decir, no hay que pagar nada por conectarse a Internet, pero el tiempo de conexión tendría un coste, siempre similar al de una llamada de teléfono local. Evidentemente, disponemos de muchas posibilidades de pago para conectarnos a Internet a través de bonos, tarifas planas o sistemas alternativos. Su proveedor de telefonía o su tienda de informática más cercana le pueden informar de ello. Veamos ahora qué soluciones existen para poder conectarse a Internet.. 1.4.1. Soluciones para conectar la empresa a Internet. Dependiendo de la zona donde esté situada la empresa dispondremos de unas determinadas ofertas específicas para conectarnos a Internet. Vamos a comentar cuáles son las más extendidas: RTB: Red Telefónica Básica. Es la línea de teléfono convencional (analógica), la línea que utilizamos para las llamadas de voz. Necesitaremos disponer de un módem que se conectará al ordenador y a la línea de teléfono. Recuerde que ocupará la línea de voz mientras esté conectado a Internet. Su coste es prácticamente el mismo que el de una llamada local, aunque existen ciertos bonos con franjas horarias para que sea más económico el coste por hora. El principal problema es la velocidad: para una empresa puede resultar lenta e insuficiente para enviar y recibir correos electrónicos o para la búsqueda de información en páginas web.. 22. Manual de Informática para PYMES.

(24) No se recomienda este tipo de conexión para la empresa. RDSI: Quiere decir Red Digital de Servicios Integrados. Dispone de una mejor conexión a Internet y más rápida que la anterior. Sin embargo, debido a los costes y a determinados inconvenientes de su tecnología no se recomienda para la empresa. Conviene indagar si dispone de una tarifa plana de conexión (una tarifa plana es una tarifa fija mensual independiente del tiempo de conexión que empleemos, es decir, pagamos una cuota de “x” euros al mes independientemente del tiempo de conexión a Internet que consumamos. Algunas empresas intentan confundir al usuario hablando de “tarifa plana con horarios”: si tiene horarios, no se considera tarifa plana). ADSL: Significa “Asymetric Digital Subscriber Line” que se traduce como “Línea de Abonado Asimétrica Digital”. Es una tecnología que permite el acceso a Internet y una transmisión de datos en forma digital a grandes velocidades a través del cable de cobre de la línea de teléfono normal. Lo de “Asymetric” significa que la velocidad de bajada y la de subida son diferentes. No interfiere con el teléfono, lo que permite hablar por. Enlace Si quiere saber la velocidad real que tiene en su línea ADSL, mídala en:. teléfono y estar conectado a Internet al mismo tiempo. www.adsl4ever.com. Es muy recomendable por su buen funcionamiento, rendimiento y velocidad de conexión. La relación calidad precio es adecuada y tiende a bajar debido a la gran competencia que existe entre las empresas de telefonía. Por otra parte, con una conexión ADSL básica podrá conectar sin problemas varios ordenadores simultáneamente con un buen rendimiento de conexión a Internet. Cable: A través de fibra óptica la información puede viajar muy rápido. Es sin duda la mejor opción en cuanto a calidad y servicios. WiFi: Basada en un conjunto de estándares para redes inalámbricas (norma IEEE 802.11), significa “Wireless Fidelity”, que quiere decir “Fidelidad sin cables”. Si su ordenador dispone de conectividad Wi-Fi, podrá conectarse con redes y dispositivos Wi-fi sin necesidad de cables. Esta conexión Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 23.

(25) inalámbrica le permitirá disponer de las funcionalidades de la red a la que se haya conectado (acceso a internet, a un servidor, impresora, etc...). Es parecida a la Bluetooth, pero esta tiene mucho menor alcance. Si un proveedor instala una antena WiFi en una zona y si Vd. dispone de una antena de recepción Wi-Fi en su ordenador podrá conectarse a Internet sin necesidad de que le realicen ningún tipo de instalación física.. Enlace Conozca cómo funciona Internet a través de la red eléctrica visitando: www.plcendesa.com. Algunas empresas se benefician de este sistema de la siguiente forma: Por ejemplo, contratan una ADSL e instalan una antena WiFi para proporcionar acceso a clientes de una determinada zona (por ejemplo, hoteles, restaurantes para ejecutivos, cafeterías, comunidades, etc... PLC: La tecnología PLC (‘Power Line Communication’), es decir, Internet por red eléctrica, es una seria alternativa a la banda ancha que existe actualmente. Iberdrola, Endesa y Unión Fenosa están ofreciendo sus servicios como ISP a clientes particulares y empresas. Esta tecnología PLC consiste en utilizar la red eléctrica en una vía de transmisión de datos apta para uso doméstico y empresarial, y para la que no es necesario dar de alta una línea telefónica. Esta tecnología cuenta con algunas ventajas innegables. La más importante es que utiliza una infraestructura ya existente, y llega a todas partes (es decir, a cualquier lugar que disponga de suministro eléctrico). Mediante un módem PLC, cualquier enchufe de un abonado a este servicio sirve para conectarse a Internet, y la capacidad de transmisión de datos es bastante aceptable. Básicamente, transforma los enchufes de cada hogar u oficina en puntos de conexión a Internet. Interesante ¿Verdad? SATELITE: El sistema de Internet vía satélite bidireccional de banda ancha tiene cobertura en cualquier parte que se vea el cielo. El equipo necesario consiste en un módem para satélite y una antena parabólica de 75 cm. que se conecta a cualquier red local; no es necesario configurar los ordenadores. Se utiliza principalmente en zonas que no disponen de acceso a servicios de telefonía convencional. LMDS (Local Multipoint Distribution Service, Servicio Local de 24. Manual de Informática para PYMES.

(26) Distribución Multipunto): Acceso a internet por radiofrecuencia, especialmente. diseñado. para. zonas. sin. cobertura. telefónica. convencional. Para el buen funcionamiento del sistema se necesita visión directa entre las antenas transmisora y receptora. Las moléculas de agua introducen una atenuación adicional a estas frecuencias, por lo que en condiciones de lluvia es necesario aumentar considerablemente la potencia de transmisión para cubrir una determinada zona.. 1.4.2. Conexión desde cualquier lugar a través de telefonía móvil: GSM, GPRS, UMTS. Dispone además de otras posibilidades de acceso a Internet si tiene un teléfono móvil con uno de los siguientes sistemas: GSM: (Groupe Spécial Mobile) está diseñada para el envío de datos inalámbricos desde cualquier lugar con cobertura. Su velocidad de transferencia de 9,6 Kbps (kilobytes por segundo). Se paga por tiempo de conexión. Esta baja velocidad de transferencia limita la cantidad de servicios que Internet nos ofrece. Por ejemplo, a 9,6 Kbps no se puede navegar por Internet de una manera satisfactoria. Si, además, tenemos en cuenta que estamos pagando por tiempo de conexión, los costos se disparan. La combinación de estos tres factores negativos hace que GSM sea una tecnología mayoritariamente utilizada para la voz y no para los datos. GPRS: (Global Packet Radio Service) Esta tecnología puede disponer de una mayor transmisión de datos que la del GSM. Aún así puede resultar insuficiente. Los teléfonos móviles con GPRS cuentan con diversas prestaciones: hay terminales que permiten transferir datos y mantener, al mismo tiempo, una llamada de voz. El uso de terminales GPRS como módem inalámbrico tiene una aplicación inmediata y evidente. Los podemos conectar a ordenadores portátiles o de sobremesa como cualquier módem, pero, evidentemente, con las ventajas de ser inalámbrico. No se paga por tiempo de conexión sino por cantidad de información que recibamos o emitamos.. Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 25.

(27) UMTS: (Universal Mobile Telephony System) Requiere una nueva tecnología de radio (y por consiguiente grandes inversiones en infraestructuras). Se trata de una red de mayor capacidad (debido a que las velocidades de transferencia varían de 384 Kbps a 2 Mbps) y requiere que el usuario adquiera nuevos terminales para poder utilizar su servicio.. 1.4.3. Redes y arquitecturas. Redes locales. Redes IP. Ancho de banda. Desde su invención hasta nuestros días, el ordenador ha sido utilizado para realizar más rápida y eficazmente procesos que requieren manejar grandes volúmenes de información. Tanto ha sido así, que pronto ha perdido utilidad como entidad aislada por dos motivos fundamentales: Muchas veces se trata de tanta información que un solo ordenador no puede almacenarla. La información tiene que ser compartida por muchos usuarios simultáneamente, y repetirla en varios equipos sería costoso e incómodo, puesto que habría que reflejar cada modificación en todos ellos, con los inevitables errores que ello conllevaría. Además sería cómodo poder compartir recursos que son caros o difíciles de adquirir (impresoras, ordenadores muy potentes).. Esquema de conexión en red de ordenadores en una PYME 26. Manual de Informática para PYMES.

(28) Así pues, necesitamos un medio para poder compartir información entre varios equipos, de la manera más cómoda posible para el usuario. Este medio debe ser sencillo de ampliar, puesto que no sabemos a priori cuánto crecerán nuestras necesidades. Podemos definir Red como el conjunto de equipos informáticos interconectados entre sí de tal modo que es posible un intercambio controlado de información entre ellos. Oiremos hablar fundamentalmente de dos tipos de redes telemáticas: LAN (Local Area Network, Red de Area Local): Es una red de pequeña extensión, habitualmente interconecta los equipos de un solo inmueble (un colegio, una oficina, etc.) WAN (Wide Area Network, Red de Area Extensa): Es una red mucho más grande que una LAN (de hecho puede estar integrada por varias LANes), que suele tener extensión nacional o Internacional. Funcionamiento En primer lugar necesitará al menos 2 ordenadores. Cada ordenador debe disponer de una tarjeta de red o de un puerto de salida RJ45 (parecido al de las líneas de teléfono). Necesitaremos cable de red. También necesitaremos un concentrador (hub). El hub o concentrador de puertos es un aparato sencillo que hace de punto de encuentro de los cables que conectan a cada ordenador.. Componentes para instalar una red inalámbrica. Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 27.

(29) Existen concentradores inalámbricos, de tal forma que no es necesario el uso de los cables entre el ordenador y el hub. El “ancho de banda” se define como la cantidad de datos que pueden trasmitirse en un periodo determinado: por ejemplo, una línea ADSL de 256 Kbps (Kilobits por segundo, 1 Kilobyte equivalen 1024 bytes) puede, teóricamente, enviar aproximadamente 256.000 bits por segundo. Este es un concepto importante ya que cuantos más ordenadores tenga la red mayor ancho de banda necesitará, especialmente si los equipos necesitan conexión simultánea. Algunos anchos de banda están limitados por el soporte físico: por ejemplo, a través de la línea telefónica básica sólo puedes obtener un ancho de banda de 56Kbps. Empecemos por el caso más sencillo. Para conectar dos ordenadores entre sí, necesitamos varios elementos: X Un canal físico de comunicación entre ellos (p.ej. un cable). Y Un conjunto común de símbolos (que se utilizarán para representar la información). Z Unas normas comunes para utilizar esos símbolos. Al conjunto de símbolos y sus normas de uso que posibilitan la comunicación entre dos o más entidades se le denomina protocolo. Un protocolo sería comparable a un idioma. Los símbolos serían las palabras y las normas de uso se corresponderían con las reglas gramaticales.. Esquema de conexión en red inalámbrica de ordenadores en una PYME 28. Manual de Informática para PYMES.

(30) Existen diferentes tipos de protocolos (podríamos decir idiomas) para que al conectar ordenadores entre sí se intercambien información: el más utilizado y extendido es el protocolo TCP/IP (Protocolo de control de transferencia y Protocolo de Internet). Así pues cuando se habla de una red IP de ordenadores quiere decir que llevan este protocolo para comunicarse. Este protocolo IP es el que se utiliza en Internet. Si se utiliza para conectar los ordenadores en una red local o privada se le denomina Intranet. A veces cuando se habla de la “intranet de una empresa” se está refiriendo a que esa empresa dispone de una red privada de ordenadores conectados (normalmente bajo el protocolo TCP/IP). Este protocolo tiene la característica de identificar a cada ordenador como único, asignándole 4 números (del 0 al 255) separados por punto, por ejemplo: 192.64.27.12. Esto es lo que se conoce como dirección IP: es decir el nombre del ordenador que está conectado en red. Cuando se conecta a Internet a través de su proveedor (ISP) se le asigna una dirección IP (se llama IP fija cuando siempre le asignan el mismo número). También existe la IP dinámica: cuando se conecta a Internet su proveedor le asigna automáticamente una nueva dirección IP.. 1.4.4. La problemática de la seguridad. En las empresas existe información importante y confidencial. En principio no debería circular por una red información importante, sin embargo a veces es necesario porque trabajan varias personas al mismo tiempo, e incluso a veces es necesario que esté disponible en Internet para que accedan trabajadores desplazados. Hay que ser consciente de los diferentes tipos de amenazas que existen: Virus: Son programas que son capaces de reproducirse y expandirse y producir daños en el ordenador o en los datos. Necesitará tener instalado en su ordenador un programa Antivirus actualizado con regularidad. Intrusiones: Si sus ordenadores disponen de acceso a Internet es posible que exista un cierto riesgo de vulnerabilidad en su equipo y que una persona ajena pueda acceder a su equipo de forma directa. Para evitar Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 29. Consejo Deberá mantener actualizaciones cada 15 días de su programa antivirus para una correcta y eficaz protección..

(31) intrusiones o ataques necesitará tener instalado en su ordenador un. Enlace. programa cortafuegos o firewall: este programa controla de forma. Analice hoy mismo su ordenador y verifique que no tiene Spyware instalado. Descárguese uno de los mejores programas gratuitos, llamado Ad-Aware, en:. rigurosa la entrada y salida de cualquier tipo de datos en el ordenador.. www.lavasoftusa.com. Programas espía (spyware) y Adware: se instalan al navegar por determinadas páginas o mediante otros programas de los que se sirven para encubrirse. Se instalan en su ordenador y recopilan información de su ordenador para enviarla por un Internet a un determinado sitio donde se confeccionará una base de datos. También ralentizan el ordenador, provocan que aparezca publicidad de repente y otros comportamientos imprevistos en programas. Para evitar que se instalen necesitará tener en su ordenador un programa cortafuegos o firewall: este programa controla de forma rigurosa la entrada y salida de cualquier tipo de datos en el ordenador. Pero si desea ver si tiene ya instalado algún tipo de Spyware, necesitará instalar un programa que los detecte y elimine. Uno de los mejores es Ad-aware, que es gratuito, detecta y elimina del ordenador estos programas tan molestos. En principio, disponiendo de programas para evitar estas amenazas está controlando de forma eficaz la seguridad de acceso a los datos de su empresa.. 1.4.5. Elección del proveedor. La oferta en el sector de las telecomunicaciones está cambiando constantemente. Es recomendable antes de tomar una decisión comparar al menos 3 posibles alternativas de diferentes proveedores. Es interesante analizar si incluyen algún valor añadido con la oferta. Es recomendable, siempre que esté disponible, analizar la posibilidad de contratar un proveedor que nos ofrezca servicios a través de cable.. 1.5. Mantenimiento. El mantenimiento informático en la PYME puede realizarse de dos formas: interno y externo. El mantenimiento interno supone tener contratado personal con 30. Manual de Informática para PYMES.

(32) conocimientos informáticos por encima del nivel medio usuario. La ventaja es la efectividad y la rápida e inmediata resolución de problemas que puedan surgir. Además, el personal de informática mientras no realiza mantenimiento puede investigar en desarrollar mejoras de procesos en la empresa. La otra opción es realizar una contratación externa, dependiente de otra empresa. Esta opción puede ser muy eficaz dependiendo de la calidad de nuestro proveedor. Conviene antes de realizar un contrato de mantenimiento a largo plazo comprobar cómo funciona durante algunos meses.. Enlace 1.5.1. Protección y Seguridad informática. Es diferente según cómo tengamos estructurados los equipos informáticos y existen distintos niveles de seguridad dependiendo de las necesidades. Existen programas informáticos que ocultan carpetas y documentos, otros que encriptan los archivos, etc... En principio, como nivel básico de seguridad, se debe activar la contraseña de arranque del ordenador, antes de la carga de sistema operativo. Después debemos crear los usuarios que sean necesarios por cada ordenador, definiendo sus privilegios en cuanto a permisos de acceso a la información. Dependiendo de cada sistema operativo se realizará de una forma u otra. Por ejemplo, en Windows XP, puede definirlos accediendo a las opciones siguientes: INICIO —> Panel de Control —> Cuentas de Usuario. Desde aquí podrá establecer contraseñas y accesos limitados en función del usuario que se identifique ante el ordenador.. 1.5.2. Copias de seguridad. Las copias de seguridad son absolutamente necesarias aunque muchas empresas vean tediosa la realización de las mismas. Primero hay que definir exactamente de qué datos son los que hay que realizar copias de seguridad o de respaldo. En función de la cantidad de datos habrá que utilizar un determinado soporte u otro. Por ejemplo, si se trata de una información que ocupa demasiado espacio puede utilizar una cinta de backup, que permite almacenar incluso el contenido íntegro del disco duro por completo. Otra opción es realizarlas en CD-ROM (hasta 640 Mb por CD) ó DVD-ROM (Hasta 4.7 GigaBytes por DVD). Tema 1: Introducción a las Nuevas Tecnologías. 31. En la sección de “Seguridad” encontrará programas de protección, seguridad y vigilancia de gran utilidad: www.softonic.com.

(33) La proliferación de discos duros portátiles de gran capacidad de almacenamiento es una solución novedosa y práctica. Por ejemplo el HandyDrive de Fujitsu (existen varios modelos) resulta una opción muy recomendable. Además incluye un software específico para realizar copias de seguridad. También le resultará útil para trasladar datos de un ordenador a otro.. Enlace Los programas Norton Ghost, SystemWorks y GoBack le ofrecerán soluciones para realizar copias de seguridad de forma sencilla y segura. www.symantec.com. La periodicidad de las copias de seguridad, depende de la importancia y sobre todo la frecuencia con la que se generen nuevos datos. Hay empresas que tienen la necesidad de realizar la a diario, otras semanalmente, otras quincenal... más amplitud no es recomendable. El método para realizarlas es el siguiente: si es diaria, se debe tener una cinta o disco para cada día de la semana e ir sobrescribiendo cada cinta según el día. Para la copia semanal se deben utilizar 2 cintas o discos: uno para la semana A y otro para la B, luego se vuelve a reescribir el de la semana A y así sucesivamente, de tal forma que siempre haya 2 copias de seguridad de los datos de las 2 últimas semanas. Otro aspecto a tener en cuenta el la ubicación de las copias de seguridad. Es altamente recomendable que se almacenen en un lugar diferente de donde está ubicado el ordenador donde se realiza la copia. En el caso de que haya un robo o un incendio siempre dispondrá de las copias de seguridad a salvo. -o-O-o-. 32. Manual de Informática para PYMES.

(34) 2 Utilidad de INTERNET para la PYME. 2. Utilidad de Internet para la PYME. Internet ha supuesto una verdadera revolución para el mundo en general y evidentemente a las PYMES les pertenece una parte importante de esta revolución. En este tema aprenderá las principales posibilidades que Internet le ofrece para su PYME divididas en tres partes: La primera aborda los beneficios que supone sólo disponer de la conexión a Internet desde uno de los ordenadores de la empresa. En la segunda parte conocerá los aspectos más importantes que debe tener en cuenta si desea disponer de una página web propia para su empresa. Tema 2: Utilidad de INTERNET para la PYME. 33.

(35) Finalmente, la tercera parte profundiza en las ventajas e inconvenientes de disponer de una tienda electrónica on line.. 2.1. Utilidad de la conexión a Internet en la PYME. De interés Dirección URL quiere decir: Universal Resource Locutor, que se traduce como “Localizador Universal de Recursos”. Es un sistema de identificación en la red, es decir, la dirección en Internet de un elemento determinado. Por ejemplo: www.eoi.es. 2.1.1. Localización eficaz de información en Internet. Una de las comparaciones más utilizadas para referirse a Internet es definirla como “una gran biblioteca de información”. Es cierto que es un “lugar” donde se ubican accesos a una gran cantidad de información, dificilmente imaginable hace años, sin embargo no podemos compararlo con una biblioteca ya que en Internet, por su arquitectura, permite un gran desorden en beneficio de libertad y cantidad. Lo cierto es que en Internet permite que cualquier persona o empresa publique cualquier tipo y cantidad de información. Esto ha provocado el auge de las páginas denominadas “buscadores”, que están especializadas en intentar ayudar a encontrar páginas web relacionadas con lo que usuario busca. La página de buscadores más popular es sin duda GOOGLE. Aún así, hay que saber buscar de forma eficaz. A continuación vamos a aprender unos trucos para optimizar búsquedas con GOOGLE. Antes de continuar conviene tener listo un soporte para anotar las direcciones de las páginas que nos han resultado útiles. En ocasiones tardamos en encontrar una página web que merece la pena y si no se toma nota de la dirección (URL) se corre el riesgo de no volver a encontrarla, ya que los buscadores están “reorganizando” de forma periódica sus bases de datos. Los navegadores incorporan una opción llamada “Favoritos” + “Agregar a favoritos”: Seleccionando esta opción el navegador memoriza la página donde se encuentra en ese preciso isntante.. 34. Manual de Informática para PYMES.

(36) También puede anotar los resultados en un documento de texto, etc... Otra opción, sin navega en diferentes ordenadores, es abrir una cuenta en “www.mybookmarks.com” o también “www.misfavoritos.com” donde podrá almacenar sus direcciones favoritas. ¿Qué son los buscadores? Los buscadores automáticos emplean programas de ordenador llamados robots o arañas para recopilar información de Internet. De esta forma permiten realizar consultas con lenguaje natural o mediante combinaciones de palabras clave en sus bases de datos. Dependiendo de cada buscador se utilizan diferentes criterios para ofrecer sus resultados. ¿Cuáles son los buscadores más importantes? Estos son algunos de los más importantes: Google. (http://www.google.com). Altheweb (http://www.alltheweb.com Wisenut (http://www.wisenut.com) Ask (http://www.ask.com) AltaVista (http://www.altavista.es) Excite (http://www.excite.com) MSN (http://search.msn.com/) Infoseek (http://www.infoseek.com) Lycos (http://www.lycos.com) Teoma (http://www.teoma.com) Webcrawler (http://webcrawler.com) Direchit (http://www.directhit.com). Tema 2: Utilidad de INTERNET para la PYME. 35.

(37) Hotboot (http://www.hotbot.com) Netscape (http://www.netscape.com). ¿Qué busca la gente en Internet?. Enlace Observe qué busca la gente en tiempo real en el buscador BIWE (sección “El Mirón” Pruebelo en la siguiente dirección: www.biwe.es. Algunos buscadores nos lo revelan: Consulte en el buscador Biwe (www.biwe.es) dentro de una sección que se llama “el mirón”. También en Hispavista (www.hispavista.com), en la sección “búsqueda avanzada” + “Espía” accederá a una página donde se muestra en tiempo real y sin censura lo que la gente está buscando. GOOGLE (www.google.es) sin embargo, publica un resumen mensual de lo más buscado (previamente censurado) que resulta de interés. Acceda desde la página principal de Google a través de la opción “Todo acerca de Google” + “Centro de prensa” + “Más Zeitgeist”. Conocer el comportamiento de los navegantes o usuarios de Internet puede resultar de interés.. 36. Manual de Informática para PYMES.

(38) ¿Cómo funciona Google? Google! (www.google.com) incorpora un algoritmo automático que evalúa los sitios encontrados de tal forma que aparecen sólo los mas relevantes según su criterio. Utiliza, entre otros criterios, el número de enlaces de una página concreta como medida para evaluar su calidad informativa. De este modo, cada vínculo de una página a otra funciona como un voto a favor de la página receptora.. Curiosidad Google no valora todos los votos por igual: valen más aquellos vínculos, o votos, que provengan de páginas que a su vez reciban más enlaces de otras páginas.. De esta forma Google puede ofrecer con acierto considerable respuestas a las búsquedas que se le plantean. Su fama la ha propiciado a ser líder como buscador en Internet. Pregúntese... ¿Ha visto alguna vez un anuncio de Google en prensa o TV? No, ¿Verdad? ¿Porqué Vd. lo utiliza? ¿Cómo conoció de su existencia? La respuesta es “Alguien me lo dijo.”. Ahora reflexione sobre el poder del boca-oido en Internet... resulta impresionante.. Buscar una deficinión Lo más sencillo para buscar una definición por Internet es preguntando “¿Qué es ...?” o bien “¿Qué significa...”. Desde Google, se suele acceder a los sistemas de información “Wiki” que están especializados en la organización de información al estilo de una enciclopedia pero con la salvedad de que es actualizable y ampliable de forma casi automática. Por ejemplo, sitúese en Google (www.google.es) y escriba en la casilla de búsqueda (no importan las mayúsculas ni los acentos) y pulse INTRO.. que significa tuvalu Observe que el primer resultado le ofrece directamente la definición. Se identifica visualmente además por el icono del libro. El resultado es el siguiente: Tema 2: Utilidad de INTERNET para la PYME. 37. Google suele cambiarsu logotipo de portada en ocasiones especiales y conmemoraciones..

(39) Consejo Deberá dedicar un poco de tiempo a aprender al menos 3 métodos de búsqueda en Google para sacarle el mayor partido: excluir, buscar por título, entrecomillar.... Además contiene un enlace a deficiones en la web relacionadas con el término del que se ha pedido la definición.. Búsquedas precisas en Google Pongamos que trata de buscar información relacionada con la gestión financiera de las PYMES. Vamos a escribir lo siguiente en la casilla de búsqueda de Google.. gestion financiera de las pymes Observemos que aunque nos ofrece el mismo número de resultados el orden es diferente si se escribe en la búsqueda:. gestion financiera de pymes Vea en las imágenes de la página siguiente las diferencias encontradas en ambas búsquedas.. 38. Manual de Informática para PYMES.