Análisis administrativo del recurso humano en el área de coordinación administrativa de la Lotería de Cundinamarca

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ANÁLISIS ADMINISTRATIVO DEL RECURSO HUMANO EN EL AREA DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA LOTERÍA DE CUNDINAMARCA

DORIS CASTAÑEDA PELÁEZ CÓDIGO 51.601.519

LIANA CUELLAR PINZÓN CÓDIGO 51.943.378

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS JOSE ACEVEDO Y GÓMEZ

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ANÁLISIS ADMINISTRATIVO DEL RECURSO HUMANO EN EL AREA DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA LOTERÍA DE CUNDINAMARCA

DORIS CASTAÑEDA PELÁEZ CÓDIGO 51.601.519

LIANA CUELLAR PINZÓN CÓDIGO 51.943.378

El presente trabajo se realiza como requisito para obtener el título como Administrador de Empresas

Director:

Miguel Ángel Erazo Fuentes

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS JOSE ACEVEDO Y GÓMEZ

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Nota de Aceptación : _____________________________

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_____________________________

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_____________________________

_____________________________

_____________________________ Firma del Presidente del jurado

_____________________________ Firma del jurado

_____________________________ Firma del jurado

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AGRADECIMIENTOS

A nuestros padres e hijos quienes con su amor y fe, han transmitido toda la fuerza para seguir adelante con nuestros propósitos.

A Miguel Angel Erazo, Tutor e investigador de la UNAD, fiel representante de aquellos quienes realizan su labor con amor.

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DEDICATORIA

A Sergio Daniel y Diego Mauricio

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CONTENIDO

Pag.

RESUMEN INFORMATIVO 18

INTRODUCCIÓN 19

1.ANÁLISIS ADMINISTRATIVO DEL RECURSO HUMANO 21

EN EL AREA DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE

LA LOTERÍA DE CUNDINAMARCA

1.1 UBICACIÓN DEL PROBLEMA 21

1.1.1 Planteamiento del Problema 21

1.1.2 Formulación del Problema 22

1.1.3 Sistematización 22

1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN. 22

1.2.1 Objetivo General 22

1.2.2 Objetivos Específicos 22

1.3 DELIMITACIÓN DEL TEMA 23

1.4. JUSTIFICACIÓN 23

2. MARCOS DE REFERENCIA Y SISTEMA DE HIPÓTESIS 25

2.1 MARCOS DE REFERENCIA 25

2.1.1 Marco Institucional 25

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Pag.

2.1.3 Marco Legal 26

2.1.4 Marco Conceptual 33

2.2 SISTEMA DE HIPÓTESIS 38

2.2.1 Formulación de Hipótesis 38

2.2.2 Operacionalización de Hipótesis 39

3. DISEÑO METODOLÓGICO BÁSICO 41

3.1 POBLACIÓN Y MUESTRA 41

3.2 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE 41

INFORMACIÓN 3.2.1 Fuentes Primarias 41

3.2.2 Fuentes Secundarias 41

3.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA EL ANÁLISIS DE LA 41

INFORMACIÓN 3.4 DEFINICIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL TIPO DE INVESTIGACIÓN 73

4. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS 74

4.1 ASPECTOS INSTITUCIONALES 74

4.2. ASPECTOS FINANACIEROS 74

4.2.1 Costos Directos 74

4.2.2 Costos Indirectos 74

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Pag.

5.1 ANTECEDENTES HISTORICOS 75

5.2 ANTECEDENTES FINANCIEROS 76

5.3 ANTECEDENTES RECURSO HUMANO 81

5.4 ANTECEDENTES FISICOS 85

5.5 ANTECEDENTES AMBIENTALES 87

5.6 CIRCUNSTANCIAS EN QUE SE DIO LA INVESTIGACIÓN 88

5.7 RESULTADO DE LAS ENTREVISTAS PRELIMINARES 88

5.8 AFIRMACIÓN DEL PROBLEMA 88

6. MATRIZ INTEGRADA DE OBSERVACIÓN D.O.F.A. Y ESTRATEGIAS 90

6.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS FACTORES INTERNOS 90

6.2 IDENTIFICACIÓN DE FACTORES EXTERNOS 91

7. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN 94

7.1 FORMULARIOS UTILIZADOS 94

7.2 A QUE TIPO DE PERSONAS SE APLICARON 94

7.3 QUÉ METODO ESTADÍSTICO SE APLICO 95

7.4 COMO SE TABULÓ 95

7.5 SINTETIZAR E INTERPRETAR LOS RESULTADOS 96

8. PROPUESTA 102

8.1 MISIÓN DE LA PROPUESTA 102

8.2 VISIÓN DE LA PROPUESTA 102

(9)

Pag.

8.4 JUSTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA 102

8.5 ESTRATEGIAS 102

8.5.1 Capacitación 103

8.5.2 Motivación 106

8.5.3 Comunicación 114

8.5.4 Rotación Interna de Personal 117

8.6 PLAN DE ACCION 120

8.7 INDICADORES DE GESTION 120

9. CONCLUSIONES 122

RECOMENDACIONES 124

BIBLIOGRAFÍA 125

URL-GRAFIA 127

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LISTA DE TABLAS

Pag.

Tabla 1. Operacionalización de Hipótesis 39

Tabla 2. Análisis de Tiempos Observados 72

Tabla 3. Ventas de la Lotería de Cundinamarca durante al año 2001 78

Tabla 4. Presupuesto Anual de Gastos de Personal 79

Tabla 5. Ventas durante el año 2002 79

Tabla 6. Ventas durante el año 2003 80

Tabla 7. Planta de Personal actual 83

Tabla 8. Descripción de la Planta Física 86

Tabla 9. Matriz Integrada de Observación D.O.F.A 92

Tabla 10. Impacto de la Matriz D.O.F.A 93

Tabla 11. Planta de Personal Propuesta 119

Tabla 11. Plan de Acción 120

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LISTA DE GRAFICAS ESTUDIO DE CAMPO

Pag.

Gráfica 1. Estudio 1 44

Cargo: Asistente Administrativo

Dependencia: Coordinación Comercial

Gráfica 2. Estudio 2 45

Cargo: Asistente Administrativo

Dependencia: Coordinación Comercial/Cartera

Gráfica 3. Estudio 3 46

Cargo: Auxiliar Servicios Generales

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

Gráfica 4. Estudio 4 47

Cargo: Profesional Especializado –Tesorero Pagador

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

Gráfica 5. Estudio 5 48

Cargo: Técnico

Dependencia: Subgerencia General

Gráfica 6. Estudio 6 49

Cargo: Asistente Administrativo (2)

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Gráfica 7. Estudio 7 50

Cargo: Técnico

Dependencia: Oficina de Planeación e Informática

Gráfica 8. Estudio 8 51

Cargo: Subgerente General

Dependencia: Subgerencia General

Gráfica 9. Estudio 9 52

Cargo: Profesional Especializado - Contador

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

Gráfica 10. Estudio 10 53

Cargo: Profesional Especializado - Contador

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

Gráfica 11. Estudio 11 54

Cargo: Coordinador Area Comercial

Dependencia: Subgerencia General

Gráfica 12. Estudio 12 55

Cargo: Auxiliar de Servicios Generales

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

Gráfica 13. Estudio 13 56

Cargo: Asistente Administrativo

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Gráfica 14. Estudio 14 57

Cargo: Gerente General

Dependencia: Gerencia General

Gráfica 15. Estudio 15 58

Cargo: Técnico Almacenista

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

Gráfica 16. Estudio 16 59

Cargo: Asistente Administrativo

Dependencia: Coordinación Comercial

Gráfica 17. Estudio 17 60

Cargo: Asistente Administrativo

Dependencia: Coordinación Comercial/Comercial

Gráfica 18. Estudio 18 61

Cargo: Asistente Administrativo

Dependencia: Coordinación Comercial/Comercial

Gráfica 19. Estudio 19 62

Cargo: Asistente Administrativo/ Presupuesto

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

Gráfica 20. Estudio 20 63

Cargo: Coordinador Area Administrativa y Financiera

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Gráfica 21. Estudio 21 64

Cargo: Conductores (2)

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

Gráfica 22. Estudio 22 65

Cargo: Profesional Universitario - Abogado

Dependencia: Oficina Jurídica

Gráfica 23. Estudio 23 66

Cargo: Asistente Administrativo - Tesorería

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

Gráfica 24. Estudio 24 67

Cargo: Asesor Oficina de Control Interno

Dependencia: Oficina Asesora de Control Interno

Gráfica 25. Estudio 25 68

Cargo: Asesor Oficina Jurídica

Dependencia: Oficina Asesora Jurídica

Gráfica 26. Estudio 26 69

Cargo: Asistentes Administrativos (2)

Dependencia: Coordinación Comercial / Devolución

Gráfica 27. Estudio 27 70

Cargo: Asistente Administrativo

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Gráfica 28. Estudio 28 71

Cargo: Asistente Administrativo/ Nómina

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LISTA DE FIGURAS

Pag.

Figura 1. Planta de Personal por área 43

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LISTA DE ANEXOS

Anexo A. Cronograma

Anexo B. Formato de Observación de Funciones

Anexo C. Formato de Compilación de Observación de Funciones

Anexo D. Fotografía Lotería de Cundinamarca

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RESUMEN INFORMATIVO

Actualmente en la Lotería de Cundinamarca, la Coordinación Administrativa presenta deficiencias en el manejo del talento humano desaprovechando la capacidad del recurso humano existente, altos costos administrativos y afectando el clima laboral; todo esto, puede ir en detrimento patrimonial y perjudicar la imagen institucional. Por esta razón es importante hacer un análisis a la Coordinación Administrativa.

Para esto la investigación parte de una metodología empírico analítica, mediante la realización de un trabajo de campo y el empleo de técnicas e instrumentos de investigación, se recolecta y se procesa información obtenida directamente de una población definida y de unas necesidades reales para luego analizarlas y proponer estrategias en el manejo administrativo. El enfoque epistemológico de la investigación es sistémico, porque la Coordinación Administrativa y por ende el manejo del talento humano son parte importante que tiene que ver con todas y cada una de las áreas de la empresa, interactúan, se relacionan, para poder lograr los objetivos de la Lotería de Cundinamarca.

Entre los principales descubrimientos realizados en esta investigación están: Mediante la observación se detecta que existen funcionarios que no están utilizando la totalidad del tiempo en el desempeño de sus actividades, causando altos costos administrativos; el clima laboral no es óptimo debido a la falta de un eficiente manejo del recurso humano, el Área Administrativa necesita una herramienta para la modernización, eficacia y mejoramiento de la misma.

Entre las principales conclusiones de la investigación se pueden identificar las siguientes: Se hace necesario implementar nuevas estrategias de organización, planeación, dirección y control dirigidas a mejorar el desempeño del recurso humano en el cumplimiento de los objetivos corporativos.

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INTRODUCCIÓN

La investigación es importante porque permite solucionar un problema actual que está afectando el normal y eficiente funcionamiento organizativo, de planeación, de administración, de control, reflejándose en el clima laboral de la empresa y en la imagen de la institución, como es deficiente manejo administrativo del recurso humano.

El estudio se origina a partir de la observación estructurada de las investigadoras que notan altos costos administrativos, desperdicio en el recurso humano y clima laboral deficiente.

De aquí que el alcance de la investigación es aportar alternativas de solución a la Lotería de Cundinamarca en cuanto al manejo administrativo de su recurso humano, a través de un estudio científico de orden lógico, metodológico y práctico.

La investigación se plantea como objetivo, hacer un análisis a la Coordinación Administrativa de la Lotería de Cundinamarca en el manejo del talento humano y proponer estrategias que permitan mejorar el control de ese recurso, para lograr la efectividad administrativa.

La investigación consta de ocho Capítulos en el primer capítulo se ubica y plantea el problema, la deficiencia en el manejo administrativo del talento humano en la Coordinación Administrativa de la Lotería de Cundinamarca, también se formulan los objetivos, se justifica y delimita el estudio.

En el segundo Capítulo se describen los marcos de referencia, en los que se fundamenta el pensamiento de los investigadores a través de una revisión bibliográfica actual, donde se enfatiza en el ser humano y en las teorías, conceptos, ideas, que orientan la investigación y que van a servir de base para plantear las nuevas estrategias de manejo y control del recurso humano para la Lotería de Cundinamarca.

En el tercer Capítulo se identifica el diseño metodológico básico, en éste se define la población y la muestra mediante la utilización de la matemática estadística, se identifican las fuentes primarias y las secundarías, los instrumentos y técnicas de investigación y se presentan los resultados del trabajo de campo.

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asesoría, además, se muestran los costos de la investigación enfatizando en los indirectos y los costos directos.

En el quinto Capítulo se describen los antecedentes, se inicia con una descripción histórica del objeto de estudio, se continúa con los antecedentes financieros, físicos, humanos y ambientales; además se hace una descripción de las circunstancias en que se dio la investigación y se afirma el problema.

En el sexto Capítulo se hace la matriz integrada de observación D.O.F.A, en ella se identifican los factores internos y externos que afectan el objeto de estudio y se hace un análisis estratégico el cual, va a permitir fundamentar la propuesta de la investigación.

En el séptimo Capítulo se analiza la información, se describen los aspectos lógicos, metodológicos, y prácticos para obtener, procesar y analizar la información, se hace un análisis y se sintetizan los resultados.

En el octavo Capítulo se hace la propuesta, en ella se enfatiza en las estrategias para manejar y controlar el recurso humano a través de la Coordinación Administrativa de la Lotería de Cundinamarca.

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1. ANÁLISIS ADMINISTRATIVO DEL RECURSO HUMANO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA LOTERÍA DE CUNDINAMARCA

1.1 UBICACIÓN DEL PROBLEMA

1.1.1 Planteamiento del Problema. La Empresa Comercial Lotería de Cundinamarca fue fundada en el siglo XIX, su primer sorteo oficial se realizó el 19 de julio de 1894 1 sin embargo se venían realizando juegos desde comienzos de siglo con el objetivo primordial de proporcionar recursos para la educación, la recreación y la salud de los cundinamarqueses. La promulgación de la Constitución Política de 1991 ratificó que las utilidades obtenidas por las ventas de las loterías, deben transferirse exclusivamente al sector salud.

La explotación de los juegos de suerte y azar está establecida como monopolio fiscal o del Estado, con arbitrio rentístico de las entidades territoriales a favor de los servicios de salud. Sin embargo, el mercado dista mucho de ser monopólico, pues la circulación de loterías no está restringida a cada región y además, otros juegos de azar actúan como sustitutos afines (Ej. Chance, baloto).

Dentro de este contexto, se desarrolla la actividad de la Lotería de Cundinamarca y en consecuencia es una de las principales fuentes de financiación del servicio de salud pública del Departamento de Cundinamarca.

Actualmente en la Lotería de Cundinamarca la Coordinación Administrativa presenta deficiencias en el manejo del talento humano. porque se desaprovecha la capacidad del recurso humano, debido a que existen funcionarios a los que no se les tienen en cuenta los perfiles profesionales y técnicos para asignación de actividades, afectando su desarrollo profesional, como también otros funcionarios percibiendo un salario sin desempeñar a cabalidad sus funciones. Otra variable causa es que genera altos costos administrativos en el sentido que la empresa tiene que afectar su presupuesto cancelando gastos por servicios personales sin que haya la retribución laboral correspondiente. Y por último, el clima laboral se afecta desmotivando al funcionario por la falta de control en la gestión administrativa de cada uno de los lugares de trabajo de la empresa.

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El desaprovechamiento de las capacidades del recurso humano, los altos costos administrativos y la deficiencia del clima laboral pueden llevar a la empresa ser inmanejable administrativamente, ocasionando un alto gasto económico, material y tecnológico. Una posible fusión de la empresa con otras del sector de juegos de suerte y azar y en última instancia a su liquidación por no poder sostener gastos de funcionamiento.

Por lo anterior, se hace necesario hacer un análisis y proponer nuevas estrategias administrativas con el objeto de recuperar el talento humano, el clima laboral y disminuir los costos administrativos para lograr los objetivos de la administración actual y moderna y por ende los de la Lotería de Cundinamarca.

1.1.2 Formulación del Problema. ¿Qué efectos produce en la Coordinación Administrativa de la Lotería de Cundinamarca, la deficiencia en el manejo del talento humano y cuáles serían las alternativas de solución ?.

1.1.3 Sistematización.

 ¿Cómo está manejando actualmente la Coordinación Administrativa el talento humano de la Lotería de Cundinamarca?.

 ¿De qué manera está controlando la Coordinación Administrativa los gastos de personal en la Lotería de Cundinamarca?.

 ¿Cuáles son las estrategias que utiliza la Coordinación Administrativa en el control del clima laboral de la Lotería de Cundinamarca?

 ¿Cuáles serían las estrategias que se pueden proponer para mejorar el manejo del talento humano por parte de la Coordinación Administrativa de la Lotería de Cundinamarca?.

1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN.

1.2.1 Objetivo General. Hacer un análisis a la Coordinación Administrativa de la Lotería de Cundinamarca en el manejo del talento humano y proponer estrategias que permitan mejorar el control de ese recurso, para lograr la efectividad administrativa.

1.2.2 Objetivos Específicos.

 Analizar la manera como se está manejando actualmente la Coordinación Administrativa del talento humano de la Lotería de Cundinamarca.

 Identificar cómo la Coordinación Administrativa controla los gastos de personal en la Lotería de Cundinamarca.

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 Proponer estrategias para mejorar el manejo del talento humano por parte de la Coordinación Administrativa de la Lotería de Cundinamarca.

1.3 DELIMITACIÓN DEL TEMA

La investigación se realiza en la Lotería de Cundinamarca ubicada en la carrera 30 No.49 A –30, de la ciudad de Bogotá D.C. Comprende el periodo del año 2000 al 2004.

La línea de investigación es de gestión social, porque está relacionada directamente con el recurso humano y lo que pretende es lograr una mejor relación e interrelación de los funcionarios con sus actividades propendiendo por una mejor calidad de vida.

El método de investigación es empírico analítico, porque a través de la realización de un trabajo de campo y el empleo de técnicas e instrumentos de investigación se recolecta y se procesa información obtenida directamente de una población definida y de unas necesidades reales para luego analizarlas y proponer estrategias en el manejo administrativo.

El enfoque epistemológico es sistémico, porque la Coordinación Administrativa y por ende el manejo del talento humano es una parte importante que tiene que ver con todas y cada una de las áreas de la empresa, que interactúan y se relacionan, para poder lograr los objetivos de la Lotería de Cundinamarca.

1.4 JUSTIFICACIÓN

La investigación es importante porque se propone solucionar el problema del manejo y control del recurso humano en la Lotería de Cundinamarca, a través de analizar la Coordinación Administrativa que presenta deficiencias en el manejo del Talento Humano, en el sentido de que desperdicia su recurso, genera altos costos administrativos y afecta el clima laboral, abordar estos elementos constitutivos de la Administración mediante un análisis analítico y critico y proponer estrategias administrativas, es asumir con responsabilidad profesional la misión de la organización para que pueda cumplir sus objetivos.

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La investigación es útil porque propende por la implementación de un nuevo orden en el manejo del recurso humano. Y, además es una herramienta que le va a permitir el mejoramiento y fortalecimiento de la Coordinación Administrativa en el manejo y control del recurso humano de la Empresa, lo que permitirá el cumplimiento de metas y objetivos de la empresa y de los funcionarios en particular.

La investigación es pertinente porque la Lotería de Cundinamarca requiere de una mejor dirección en el manejo de recurso humano, ya que ha pasado por varias reestructuraciones que han afectado el clima laboral.

Proponer estrategias administrativas para la Coordinación Administrativa significa darle una orientación actual en una época de globalización y de competitividad, donde una de las ventajas competitivas es el buen manejo del recurso humano, objeto de la investigación.

2. MARCOS DE REFERENCIA Y SISTEMA DE HIPÓTESIS

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2.1.1 Marco Institucional

Misión de la Empresa: La explotación, administración y organización del monopolio departamental establecido como arbitrio rentístico de las modalidades de juegos de suerte y azar, que directamente o en asocio con otros entes o a través de terceros y de acuerdo con la Ley y las Ordenanzas, le corresponda ejercer como ente gestor o respecto de los cuales se ha permitido participar conforme a las disposiciones legales, con el fin de obtener y proveer recursos para la financiación y prestación de los servicios de salud a cargo del Departamento.

Visión: Ser líderes en los resultados comerciales, financieros y sociales respecto del conjunto de empresas y entidades explotadoras del juego de suerte y azar, manteniendo y consolidando la confianza y la tradición del público consumidor tanto en el mercado local (Bogotá y Cundinamarca) como foráneo (los demás Departamentos), con productos de excelente calidad y aceptación.

Objetivos Corporativos:

- Incrementar las utilidades para ser transferidas al sector salud, a través del mejoramiento de los procesos y recursos con que cuenta la Empresa.

- Racionalizar los gastos de funcionamiento y otros gastos de explotación para lograr una mayor transferencia de recursos al sector salud del Departamento.

El área objeto de este estudio, la Coordinación Administrativa de la Lotería de Cundinamarca, presenta las siguientes características y funciones:

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:

Cargo: Coordinador del Area Administrativa y Financiera

Código y Grado: 370-06

Nivel Jerárquico: Profesional

Jefe Inmediato: Subgerente General

Dependencia: Subgerencia General

Número de Cargos: Uno (1)

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES:

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2. Coordinar y ejecutar los procesos de reclutamiento, selección y vinculación del personal a la entidad, de acuerdo con las características específicas de cada cargo y las disposiciones legales vigentes.

3. Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos señalados pro la Ley del Estatuto Anticorrupción, en cuanto al reclutamiento, información e incentivos para los funcionarios de la Empresa.

4. Dirigir la preparación y ejecución de programas y proyectos de inducción, capacitación, actualización y adiestramiento del personal y propender por el mejoramiento integral del talento humano, buscando que las funciones de la Empresa se cumplan cada día con mayor eficiencia, eficacia y transparencia.

5. Dirigir la elaboración, actualización y aplicación del Reglamento Interno de Trabajo.

6. Estudiar, verificar y proyectar la legislación laboral y de seguridad social correspondiente a la entidad, tanto a nivel individual como colectivo.

7. Planear, controlar y dirigir el manejo de los elementos y equipos a su cargo y a las diferentes áreas en las que ejerce control.

8. Controlar y verificar los procesos de seguridad social, en autoliquidaciones, incapacidades y demás reportes de novedades con las empresas elegidas por los funcionarios.

9. Elaborar y tramitar los documentos necesarios para ingresos, traslados, registros, vacaciones, licencias, quinquenios, viáticos, permisos y demás novedades de personal y mantener actualizadas las Hojas de Vida.

10. Coordinar y supervisar la elaboración de las nóminas, prestaciones sociales y demás reconocimientos.

11. Expedir las certificaciones por todo concepto relacionadas con personal activo e inactivo.

12. Elaborar y/o actualizar en coordinación con las oficinas correspondientes, el Manual de Funciones y Requisitos Específicos.

13. Elaborar e implementar los programas de capacitación, bienestar social y salud ocupacional de la Empresa.

14. Dirigir la programación y suministro oportuno de los servicios de cafetería, aseo, vigilancia, transporte y mantenimiento para el normal funcionamiento de las dependencias de la Empresa.

15. Dirigir y controlar la seguridad y el mantenimiento de la planta física de la Empresa.

16. Coordinar la actualización y ajuste a las normas legales vigentes y tecnologías de punta, sobre archivo y correspondencia y propender porque se cumplan y se implementen en la Empresa.

17. Estudiar y verificar los datos suministrados por los funcionarios y exfuncionarios en el formato único de hoja de vida y formulario de declaración de bienes.

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19. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo a la naturaleza y nivel del cargo y la normatividad legal vigente.

REQUISITOS:1

Título Universitario en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Administración Pública, Contaduría o Economía.

Título de formación avanzada o postgrado en áreas relacionadas con las funciones del cargo.

Tarjeta o matrícula profesional en los casos reglamentados por la Ley.

Doce (12) meses de experiencia profesional2

Dentro de las funciones anteriormente mencionadas, se encuentra el proceso de selección, contratación, inducción y desarrollo. Cabe mencionar, que en la Empresa no hay procesos de selección de personal, por cuanto es una Empresa Comercial e Industrial del Estado, del orden Departamental, con empleados públicos nombrados mediante Acto administrativo (Resolución ) por el Gerente de la entidad, previo visto bueno del Gobernador de Cundinamarca y por lo general apadrinado por algún político de la región; estos cargos son de libre nombramiento y remoción y la desvinculación también se da a través de Resolución motivada aceptando la renuncia o como insubsistencia del cargo.

Para los trabajadores oficiales, es diferente el proceso, pues se hace a través de contrato de trabajo a término indefinido. Los dos procesos son manejados por el Coordinador del Area Administrativa.

En cuanto a procesos de inducción, desarrollo, bienestar social, capacitación y adiestramiento y sistemas de evaluación en la Empresa no existen, a pesar de que como se puede apreciar, forman parte de las funciones del Coordinador del Area Administrativa.

En cuanto a las relaciones sindicales, en la Empresa se constituyó en el año 1985 el Sindicato de Trabajadores Oficiales de la Lotería de Cundinamarca “ASINTRALOCUN”, se negociaron Convenciones Colectivas sucesivas hasta el año 1998. en el año 2000 se realizó por parte de la entidad, una reestructuración administrativa y como consecuencia de ella sólo quedaron 23 empleados oficiales,

1 Requisitos contemplados en la ley 443 de junio 11 de 1998

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cuando el mínimo legal son 25. La Empresa demandó la disolución del Sindicato y ganó en primera instancia, y por parte del sindicato se efectuó la apelación que está en este momento en curso. Sin embargo, la Convención Colectiva está vigente, con todos sus beneficios y derechos adquiridos mientras no salgan de la Empresa la totalidad de los trabajadores oficiales

En enero del año 2001, los trabajadores oficiales se afiliaron al Sindicato de

Servidores Públicos de las Gobernaciones de Colombia

“SINTRAGOBERNACIONES” y se han negociado dos Convenciones Colectivas, la última de ellas firmada el 23 de febrero de 2004.

En cuanto a normas internas de la Lotería de Cundinamarca, se cuenta con el Reglamento Interno de Trabajo, el Reglamento de Higiene y Seguridad Social.

Existe un Manual de Procedimientos aprobado mediante Resolución No. 247 del 26 de diciembre de 2001, en el cual modifican y actualizan los Procedimientos de la Empresa, discriminados por Dependencias, el cual contempla como los Procesos más importantes, los siguientes:

Oficina de Planeación e Informática: Administración de Recursos Técnicos

Oficina Asesora Jurídica: Contratación

Aprobación de Garantías Cobro Jurídico

Oficina Asesora de Control Interno: Planeación

Aplicación de Proyectos Evaluación de Procesos

Programas de Control por Areas

Coordinación Administrativa y

Financiera Administración del Recurso Humano

Administración de Recurso Físicos Administración de Información

Area de Contabilidad: Registro y Control de Operaciones

Contables

Estados Financieros

Elaboración de Presupuesto Anual

Area de Tesorería Boletines Diarios de Tesorería

Balances Diarios de Tesorería Pagos de Cuentas

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Pago de Premios

Subgerencia General y

Coordinación Comercial Programación y realización del Sorteo semanal de la Lotería

La Lotería de Cundinamarca como todas las demás del País, está vigilada y controlada por la Superintendencia Nacional de Salud, que depende del Ministerio de la Protección Social.

Debe rendir informes mensuales a la Contraloría Departamental de Cundinamarca, entidad que también ejerce auditajes anuales o semestrales en la entidad y a la Contraloría General de la Nación, cuando lo solicita.

Igualmente, se reportan los informes trimestrales a la Contaduría General de la Nación, que son ordenadas por ley.

Cuando son solicitados informes o presentadas quejas y se le realizan requerimientos a la Empresa por parte de la Procuraduría General de la Nación, la Fiscalía General de la Nación u otro organismo de control, son remitidas.

2.1.2 Marco Teórico.

Son muchas las teorías, modelos y guías que se han implementado para el manejo y control del recurso humano en las empresas. Para el desarrollo del presente trabajo, se tendrán en cuenta entre otros, los siguientes autores:

Frederick W. Taylor: Teoría Clásica de la Administración: Surgió durante la Revolución Industrial con Frederick Taylor y Henry Fayol, que marca el inicio de la administración científica y en la cual lo fundamental es la eficiencia, los objetivos cuantificables, la división del trabajo, la motivación de los empleados.

La preocupación básica era aumentar la productividad de la empresa mediante el aumento de la eficiencia en el nivel operacional, o sea en los operarios. Es un enfoque de abajo hacia arriba (del operario al supervisor y gerente) y de las partes (operarios y sus cargos) para el todo3

Fayol Henry: Ideó un sistema administrativo que enfatizaba que todo podía ser enseñado y aprendido. Abrió las puertas al desarrollo de la escuela funcional y trajo claridad a los pensamientos sobre la alta gerencia. Concibió la

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administración como una serie universal de funciones, especialmente la planeación, organización, dirección y control4

Frank y Lilian Gilberth: Se embarcaron en la búsqueda de mejores métodos para realizar un trabajo, estudiando los movimientos usados por el hombre para realizar su trabajo. Desarrollaron el diagrama de procesos y patrones de flujo en una situación de trabajo, que aún hoy se utilizan. Desarrollaron el sistema de tarjetas de personal de los actuales sistemas de calificación de méritos. Dieron énfasis a las instrucciones escritas. Insistieron en los principios de la administración y el análisis de movimientos. Comenzaron a investigar en el campo de la fatiga y su impacto en la salud y la productividad que todavía continúa.

Gantt Henry L.: De sus estudios nacieron conceptos como el humanismo y la bonificación por tarea. Con su sistema la producción aumentó más del doble y comprobó que el elemento humano es el más importante de todos los problemas administrativos. Desarrolló la gráfica del balance diario conocida como Gráfica de Gantt utilizada para comparar la actuación real con la planeada.

Owen Robert: Mostró que preocuparse por el recurso humano era muy lucrativo para la administración. Se le conoce en la historia de la administración por su valor y compromiso para reducir el sufrimiento de la clase trabajadora. Se adelantó más de 100 años a su tiempo cuando en 1825 luchaba por la reglamentación de las horas extras laborales para todos, leyes sobre el trabajo de niños, educación pública, alimentos en el trabajo a cargo de la compañía y el involucramiento de las empresas en proyectos comunitarios.

Munsterberg Hugo: Analizó los aspectos sicológicos en la industria5 . Solicitó utilizar más la ciencia en la administración, especialmente pedía una mejor comprensión y aplicación de la psicología. Creó la psicología industrial (el estudio de los individuos en el trabajo para maximizar su producción. Vinculó a la administración científica y la psicología industrial buscando un incremento en la productividad y eficiencia y una mejor integración de habilidades y destrezas.

Parker Follet Mary: Enfocó las organizaciones desde la perspectiva del comportamiento individual y de grupo. Argumentó que el potencial individual seguía siendo sólo potencial mientras no se liberaba por medio de la asociación en grupo.

Maslow Harold Abraham: Presentó una forma muy sencilla de concebir las necesidades de una persona, la Jerarquía de necesidades desde los niveles más

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bajos y básicos hasta los más altos. Organiza estructuralmente las necesidades con distintos grados de poder, de acuerdo a una determinación biológica dada por la constitución genética del organismo de la especie humana. Cuando las necesidades no son satisfechas, no se produce un estado de apatía sino que el foco de atención pasa a ser ocupado por las necesidades del próximo nivel y que se encuentra inmediatamente más alto en la jerarquía, y son estas necesidades las que se busca satisfacer.

Mc Gregor Douglas: Teoría X. Según Douglas Mc Gregor, las suposiciones “tradicionales” acerca de la naturaleza humana se incluyen en la teoría X. Se basa en ciertas concepciones y premisas erróneas o distorsionadas acerca de la naturaleza humana.6 Dice, que la motivación primordial del hombre son los incentivos económicos como el salario. Como estos incentivos son controlados por la organización, el hombre es un agente pasivo que requiere ser administrado, motivado y controlado por la misma. Describió dos formas de pensamiento de los directivos a los cuales denominó teoría X y teoría Y. Los directivos de la primera consideran a sus subordinados como animales de trabajo que sólo se mueven ante el yugo o la amenaza, mientras que los directivos de la segunda se basan en el principio de que la gente quiere y necesita trabajar.

Barnard Chester: Es exponente de la Escuela de Administración de Sistemas. Creía que las organizaciones están construidas por gente que tiene relaciones interactuantes. 7 Los roles del administrador son estimular y comunicar a sus subordinados a desarrollar un alto nivel de esfuerzos. Para él la cooperación del personal era primordial y señalaba que el éxito dependía de mantener buenas relaciones con las personas o instituciones externas a la organización. También es importante por sus ideas sobre autoridad.

Mayo Elton: Teoría de las Relaciones Humanas o Escuela Humanística de la Administración: Surge a partir del desarrollo de las ciencias sociales como la Sicología aplicada al trabajo, así como los elementos importantes para atender las necesidades del ser humano-trabajador.

Herzberg Frederick: Teoría de la Motivación-Higiene: Creía que la relación de un individuo con su trabajo es básica y que su actitud hacia su trabajo bien puede determinar el éxito o fracaso de dicho individuo. Identificó factores como el logro, el reconocimiento, el trabajo en sí mismo, la responsabilidad y el crecimiento están relacionados con la satisfacción en el trabajo. Clasificó características como las políticas de la empresa, la gerencia, la supervisión, las relaciones interpersonales, las condiciones de trabajo y el salario como factores de higiene.

6 El Lado Humano de las Organizaciones

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Enfoque Neoclásico de la Administración: Se basa en la administración como un proceso operacional compuesto de funciones como planeación, organización, dirección y control y con exponentes de la misma tan importantes para la administración moderna como Peter F. Drucker, Ernest Dale, Harold Koontz, George Terry, entre otros, quienes ven la administración como una técnica social, que le da al administrador herramientas para realizar su trabajo.

Weber Max: Teoría Burocrática: Originada a partir de la falta de una teoría sólida y amplia que orientara el trabajo del administrador y por la aparente fragilidad de la teoría de las relaciones humanas y de la teoría clásica, consideradas opuestas entre sí. Según esta teoría, se le puede pagar a un hombre para que actúe y se comporte de cierta manera predeterminada impidiéndole que sus emociones interfieran con su trabajo, según Max Weber, su creador.

Teoría del Incentivo: Se debe a autores como Young, Thorndike, Olds, Mc Clelland, Skinner, Ritcher. Consiste en premiar y reforzar el motivo mediante una recompensa al mismo. Los incentivos más importantes son el dinero, el reconocimiento social, la alabanza y el aplauso.

Ouchi William: Sentó las bases de la Teoría Z, relacionada con el comportamiento humano dentro de la empresa para conseguir los objetivos acordados previamente y señala las pautas y directrices aconsejables para ayudar a mejorar el comportamiento que beneficie tanto a la organización como a los empleados. Destaca el sentido de responsabilidad comunitaria como base de la cultura organizacional

2.1.3 Marco Legal

El marco legal para el presente trabajo, está basado principalmente en:

Constitución Política de 1991: En su Artículo 336 regula el funcionamiento del monopolio de loterías en el País.

Régimen del Empleado Oficial, el cual comprende las normas sobre administración de personal vigentes para los empleados públicos y trabajadores oficiales. De igual manera, por cuanto la Empresa a analizar es una entidad descentralizada del orden departamental y también empresa comercial e industrial.

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Ley 789 de 2002: Nueva Reforma Laboral, por la cual se dictan Normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del C.S.T.

Ley 643 de 2001: Por la cual se fija el régimen propio del monopolio rentístico de juegos de suerte y azar.

Ley 87 de 1993: Por la cual se establece el Control Interno en las entidades y organismos del Estado.

Ley 734 de 2002: Código Disciplinario Único. Los comportamientos de los servidores públicos al interior de las empresas.

En aplicación a dicha Ley, la Empresa estableció mediante Resolución No. 096 del 5 de junio de 2002, implementó los mecanismos para la operatividad del Control Interno Disciplinario en la Empresa Comercial Lotería de Cundinamarca., de la cual hacen parte: El Suibgerente General, quien lo coordina. El Coordinador del Area Administrativa y Financiera y el Profesional Universitario asignado a la Oficina Jurídica.

2.1.4 Marco conceptual

Administración: Es el proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados.

Administración de Personal: Es el proceso administrativo aplicado al crecimiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización en beneficio del individuo, de la propia organización y del País en general.

Autoridad: En Administración, es el derecho propio de un puesto y por lo tanto de la persona que lo ocupa, a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas. Es un tipo de poder pero ejercido en el marco de una organización.

Burocracia: Es un “tipo ideal” de organización delimitada por una estructura de dominación legal que se ejerce por medio de un cuadro administrativo aplicable a grandes organizaciones tanto del Estado como del sector privado.

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Capacitación: Son los métodos que se usan para proporcionar nuevas y actuales habilidades a los empleados y que son necesarias para desempeñar su trabajo. Sus beneficios pueden prolongarse toda la vida laboral y contribuir al desarrollo de las personas para cumplir con sus responsabilidades.

Clima laboral: Es el conjunto de características de la organización, perdurables y fácilmente medibles que distinguen una entidad laboral de otra. Son estilos de dirección, normas, ambiente fisiológico, finalidades y procesos8.

Competencias: Es la capacidad del hombre para ejecutar un trabajo con certeza y alto indicador de eficiencia al conjugar sus conocimientos, la comprensión de su labor, entorno, organización y las condiciones de personalidad e inclinaciones personales.

Competitividad: Es la capacidad de una organización pública o privada, lucrativa o no, de mantener sistemáticamente ventajas comparativas que le permitan alcanzar, sostener y mejorar una determinada posición en el entorno socioeconómico.

Comportamiento Organizacional: Es el estudio y la aplicación de conocimientos relativos a la manera en que las personas actúan dentro de las organizaciones.

Los elementos claves en el comportamiento organizacional son las personas, la estructura, la tecnología y el ambiente exterior en el que funciona.

Cultura: Es la conducta convencional de una sociedad e influye en todas sus acciones a pesar de que rara vez esta realidad penetra en sus pensamientos conscientes 9.

División del Trabajo: Hace referencia al número de tareas distintas en que se distribuye el trabajo necesario para la producción de un bien o servicio, tareas que han de ser realizadas por distintos trabajadores especializados en cada una de ellas.

Eficacia: Es el cumplimiento de objetivos

Eficiencia: Es el cumplimiento de los objetivos con el menor número de recursos.

Empresa: Es la acción humana plural y multiplicada en aras del objetivo común, que es el de obtener el mayor o mejor beneficio posible. La definición del vocablo

(35)

empresa no se debe confundir con el de sociedad, por cuanto cada uno de ellos abarca un ámbito distinto, aunque las empresas comerciales adopten formas societarias, pero debe diferenciarse entre la empresa en sí misma y la persona que detenta su propiedad.

Equipo: Es el que está compuesto de cierto número de personas dotadas de facultades para el cumplimiento de metas grupales. Es un número reducido de personas con habilidades complementarias comprometidas con un propósito común, una serie de metas de desempeño y un método de trabajo el cual todas son responsables.

Estrategia: Etimológicamente hablando este término ha estado relacionado con la guerra. Significa el arte de dirigir y coordinar las operaciones militares. En la actualidad, significa un conjunto de actividades dirigidas todas hacia un fin.

Estructura: La estructura define las relaciones oficiales de las personas en el interior de las organizaciones. Se necesitan diferentes trabajos para ejecutar todas las actividades en una organización por lo que hay gerentes y empleados, contadores, ensambladores, etc. Todos ellos se deben relacionar en una forma estructural para que su trabajo sea eficaz.

Formación: Es la primera etapa de desarrollo de un individuo o grupo de individuos que se caracteriza por una programación curricular en alguna disciplina y que permite a quien la obtiene alcanzar niveles educativos cada vez más elevados. En general son a mediano y largo plazo.

Gerencia: (literalmente significa: dirigir, guiar, conducir). En términos de una definición operacional, se puede decir que la gerencia implica trabajar con y a través de personas (interdependencia) con la finalidad de lograr objetivos organizacionales eficientemente partiendo de la ejecución de cuatro funciones fundamentales (planificación, organización, dirección, control y evaluación.

Grupo: Se define como dos o más individuos que interactúan y son interdependientes y que se han juntado para lograr objetivos particulares.

Innovación: Es el arte de convertir las ideas y el conocimiento en productos, procesos o servicios nuevos o mejorados que el mercado reconozca y valore.

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La cultura organizacional: Es el conjunto de valores, creencias y entendimientos importantes que los integrantes de una organización tienen en común. La cultura ofrece formas definidas de pensamiento, sentimiento y reacción que guían la toma de decisiones y otras actividades de los participantes en la organización

Liderazgo: Se define como la dirección, jefatura o conducción de un partido político, de un grupo social o de otra colectividad10 Cualidades de personalidad y capacidad que favorecen la guía y el control de otros individuos.11 Es la influencia interpersonal ejercida en una situación, dirigida a través del proceso de comunicación humana a la consecución de uno o diversos objetivos específicos12

Misión: Es la razón de ser de la empresa, constituyéndose también en la actividad económica que se realiza en forma continua en las organizaciones y que determina el presente de su funcionamiento. Si los empleados conocen la misión, tendrán una directriz hacia donde encaminar sus objetivos, las metas empresariales y personales.

Motivación : Es la dirección e intensidad del esfuerzo. Dirección se refiere a sí un individuo busca, se aproxima o se siente atraído por ciertas situaciones. La motivación es un factor fundamental en todos los ámbitos de la vida. La palabra motivación tiene su origen en un verbo latino “ movere “ o sea mover. La motivación implica entonces movimiento, tanto es así que para describir este estado se usan términos como excitación, activación, intensidad. La motivación refleja el deseo de una persona de llenar ciertas necesidades. Puesto que la naturaleza y fuerza de las necesidades específicas es una cuestión muy individual, es obvio que no se va a encontrar ninguna guía ni métodos universales para motivar a la gente.

Organización: Es un sistema de pautas sociales determinado teleológica y racionalmente, en el que la acción coordinada y la interrelación de individuos conducen mediante la división del trabajo, a la consecución de fines comunes. Personalidad: Es una estructura organizada que se denomina el “yo” donde las distintas partes se condicionan e interactúan entre sí .

Personas: Constituyen el sistema social interno de la organización, que está compuesto por individuos y grupos tanto grandes como pequeños. Las personas son los seres vivientes, pensantes y con sentimientos que crearon la organización, y ésta existe para alcanzar sus objetivos. Las organizaciones existen para servir a las personas y no ésta para servir a las organizaciones.

(37)

Planificación de Recursos Humanos: Es el proceso que utiliza una empresa para asegurarse de que tiene un número apropiado y el tipo adecuado de personas para obtener un nivel determinado de bienes y servicios en el futuro 13, además de formular estrategias y el establecimiento de programas o tácticas para su aplicación.

Poder: Es la capacidad de individuos o grupos de inducir o influir en las opiniones de otras personas o grupos.

Productividad: Implica el entendimiento tanto de la eficacia como de la eficiencia en la empresa, una organización es productiva si logra sus metas y si lo hace transformando los insumos al menor costo.

Recurso Humano: Es uno de los elementos importantes en la vida de una organización, no solamente es el nombre de la persona, sino sus capacidades que se traducen en un saber, poder y querer hacer las cosas.

Sistema de Control: Estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia.

Valores: Son los cimientos de cualquier cultura organizacional, definen el éxito en términos concretos para los empleados y establecen normas para la organización. 14

Representan la base de evaluación que los miembros de una organización emplean para juzgar situaciones, actos, objetos y personas, reflejan metas reales así como las creencias y conceptos básicos de una organización y como tales forman la médula de la cultura organizacional15

Visión: Es la proyección de la empresa, es decir, la ubicación de ésta en escenarios futuros. La visión más que un sueño, debe ser viable, realista y medible en el tiempo; es también la imagen clara del estado deseado que logra motivar a los miembros de la organización para convertirlo en realidad.

2.2 SISTEMA DE HIPÓTESIS

2.2.1 Formulación de Hipótesis

13 Gómez, Balkin, Cardy, 1998:71 14 Deal y Kennedy, 1985

(38)

Hipótesis General

La Coordinación Administrativa de la Lotería de Cundinamarca presenta deficiencias en el manejo del talento humano.

HA1:

La falta de capacitación del recurso humano de la Coordinación Administrativa de la Lotería de Cundinamarca desmotiva al funcionario.

HA2:

El desaprovechamiento de las capacidades del recurso humano afecta el clima laboral en la Coordinación Administrativa.

HA3:

El incumplimiento de las labores en la Coordinación Administrativa de la Lotería de Cundinamarca genera altos costos administrativos.

2.2.2 Operacionalización de Hipótesis

Tabla 1. Operacionalización de Hipótesis HIPÓTESIS GENERAL

La Coordinación Administrativa de la Lotería de Cundinamarca presenta deficiencias en el manejo del talento humano

VARIABLE DEPENDIENTE VARIABLE INDEPENDIENTE Coordinación Administrativa Manejo del Talento Humano

INDICADORES INDICADORES

Procesos 50% Tareas 60% Funciones 50% Tiempo 40%

Continuación Tabla 1.

TOTAL 100% TOTAL 100%

DN: Coordinación Administativa

Continuación Tabla 1.

HA1

(39)

INDICADORES INDICADORES Formal 70% Logros 30% Informal 30% Actitud 40%

Pertenencia 30%

TOTAL 100% TOTAL 100%

DN: Capacitación

HA2

El desaprovechamiento de las capacides del recurso humano afecta el clima laboral en la Coordinación Administrativa.

VARIABLE DEPENDIENTE VARIABLE INDEPENDIENTE Desperdicio del Recurso Humano Clima Laboral

INDICADORES INDICADORES

Perfiles 30% Organización 60% Puestos de Trabajo 40% Solución de Conflictos 40% Experiencia 30%

TOTAL 100% TOTAL 100%

DN: Desperdicio del Recurso Humano Continuación Tabla 1.

HA3

El incumplimiento de las labores en la Coordinación Administrativa de la Lotería de Cundinamarca genera altos

costos administrativos

.

VARIABLE DEPENDIENTE VARIABLE INDEPENDIENTE Incumplimiento en las labores Altos costos administrativos

INDICADORES INDICADORES

Metas 30% Indemnizaciones 30% Compromiso 40% Pérdidas 30% Resultados 30% Salarios 40% TOTAL 100% TOTAL 100% DN: Incumplimiento de Labores

(40)
(41)

3. DISEÑO METODOLÓGICO BÁSICO

3.1 POBLACIÓN Y MUESTRA

La población está conformada por los 33 funcionarios y se trabajará en la Lotería de Cundinamarca, ubicada en la Carrera 30 No. 49 a – 30.

Para la muestra se utiliza el censo, esto quiere decir que cada uno de los elementos de la población total son fuentes potenciales de información a las cuales se recurre.

3.2 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE

INFORMACIÓN.

3.2.1 Fuentes Primarias

La observación directa estructurada, se basa en los sentidos, es decir en realizar observación simple de las actividades realizadas por los funcionarios, para poder percibirlas tal y como se desempeñan, observar a los funcionarios en un contexto real, en este caso La lotería de Cundinamarca, para captar aspectos como: tareas que realizan y forma de realizarlas, actitud ante una nueva forma de efectuar una labor; motivación.

3.2.2 Fuentes Secundarias

Consulta de trabajos realizados sobre la materia en la Empresa con anterioridad, así como las normas básicas que rigen sobre el control y manejo administrativo, con el fin de encontrar aspectos de interés que se puedan emplear en la investigación.

3.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA EL ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Para el desarrollo del presente trabajo en la recolección de los datos, se utilizó como técnica la observación directa estructurada, que puede definirse como el uso sistemático de los sentidos, en la búsqueda de los datos que se necesitan para resolver un problemade investigación16.

(42)

La observación se realizó a todos los puestos de trabajo, con diferentes horarios y diferentes tiempos, para verificar el desarrollo de las labores de cada uno de los puestos de trabajo y poder determinar el aprovechamiento del tiempo en las labores propias que les han sido asignadas, o por el contrario, si se desperdicia el tiempo en otras actividades que nada tienen que ver con la asignación de tareas.

Se pudo observar que existe mayor personal concentrado en el área de apoyo a las labores y no en el área misional de la Empresa.

El área misional de la Empresa, tiene que ver con la realización del sorteo semanal, que comienza con la programación de los funcionarios que intervienen en su realización, también con el recibo de la devolución de la billetería no vendida que para fuera de Bogotá y Cundinamarca, se realiza vía fax módem y para Bogotá, se recibe la billetería física en las instalaciones de la Empresa. Además, en esta área también se realiza la lectura de premios, la lectura de la billetería no vendida, la extracción de los premios, se inicia el trámite del pago de premios Mayores y Secos. Esta área misional está manejada por la Subgerencia General.

En lo relacionado con el área de apoyo, se trata de las demás dependencias de la Empresa, como las Asesorías Jurídica, de Planeación e Informática y de Control Interno, así como el área financiera.

(43)

Figura 1. Planta de Personal por Áreas

AREA MISIONAL AREA DE APOYO 42,42% 57.58

Fuente: Las Autoras

(44)

Gráfica 1. Estudio No. 1

Cargo: Asistente Administrativo (1)

Dependencia: Coordinación Comercial

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADOREAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

315 183 127

Fuente: Las Autoras

(45)

Gráfica 2. Estudio No. 2

Cargo: Asistente Administrativo

Dependencia: Coordinación Comercial/Cartera

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO

TIEMPO OCIOSO

320 316 4

98,75 1,25

Fuente: Las Autoras

(46)

Gráfica 3. Estudio No. 3

Cargo: Auxiliar Servicios Generales

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

515 425 90

Fuente: Las Autoras

(47)

Gráfica 4. Estudio No. 4

Cargo: Profesional Especializado - Tesorero Pagador Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

240 229 11

Fuente: Las Autoras

(48)

Gráfica 5. Estudio No. 5 Cargo: Técnico

Dependencia: Subgerencia General

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

420 407 13

|

Fuente: Las Autoras

(49)

Gráfica 6. Estudio No. 6

Cargo: Asistente Administrativo (2 cargos) Dependencia: Coordinación Comercial

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

315 267 48

|

Fuente: Las Autoras

(50)

Gráfica 7. Estudio No. 7 Cargo: Técnico

Dependencia: Oficina de Planeación e Informática

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

541 442 99

Fuente: Las Autoras

(51)

Gráfica 8. Estudio No. 8

Cargo: Subgerente General Dependencia: Subgerencia General

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

480 327 153

Fuente: Las Autoras

(52)

Gráfica 9. Estudio No. 9

Cargo: Profesional Especializado-Contador Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

300 270 30

|

Fuente: Las Autoras

(53)

Gráfica 10. Estudio No. 10

Cargo: Asistente Administrativo Dependencia: Gerencia General

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

205 130 75

|

Fuente: Las Autoras

(54)

Gráfica 11. Estudio No. 11

Cargo: Coordinador Area Comercial Dependencia: Subgererencia General

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

250 140 110

|

Fuente: Las Autoras

(55)

Gráfica 12. Estudio No. 12

Cargo: Auxiliar de Servicios Generales

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

250 225 25

Fuente: Las Autoras

(56)

Gráfica 13. Estudio No. 13

Cargo:

Asistente Administrativo

Dependencia: Coordinación Comercial/Cartera

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

250 225 25

Fuente: Las Autoras

(57)

Gráfica 14. Estudio No. 14

Cargo: Gerente General Dependencia: Gerencia General

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

360 315 45

Fuente: Las Autoras

(58)

Gráfica 15. Estudio No. 15

Cargo: Técnico Almacenista

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADOREAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

275 250 25

Fuente: Las Autoras

(59)

Gráfica 16. Estudio No. 16

Cargo:

Asistente Administrativo

Dependencia: Coordinación Comercial

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

235 197 38

Fuente: Las Autoras

(60)

Gráfica 17. Estudio No. 17

Cargo:

Asistente Administrativo

Dependencia: Coordinación Comercial/Comercial

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

200 190 10

Fuente: Las Autoras

(61)

Gráfica 18. Estudio No. 18

Cargo:

Asistente Administrativo

Dependencia: Coordinación Comercial/Comercial

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

210 166 44

Fuente: Las Autoras

(62)

Gráfica 19. Estudio No. 19

Cargo: Asistente Administrativo/Presupuesto

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera/Contabilidad

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

195 173 22

Fuente; Las Autoras

(63)

Gráfica 20. Estudio No. 20

Cargo:

Coordinador Area Administrativa y Financiera

Dependencia: Subgerencia General

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

360 286 74

Fuente: Las Autoras

(64)

Gráfica 21. Estudio 21

Cargo: Conductores (2)

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

625 534 91

Fuente: Las Autoras

(65)

Gráfica 22. Estudio 22

Cargo: Profesional Universitario Abogado Dependencia: Oficina Jurídica

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

300 282 18

Fuente: Las Autoras

(66)

Gráfica 23. Estudio 23

Cargo: Asistente Administrativo - Tesorería Dependencia: Cordinación Administrativa y Financiera

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

380 337 23

Fuente: Las Autoras

(67)

Gráfica 24. Estudio No. 24

Cargo: Asesor Oficina de Control Interno Dependencia: Oficina Asesora de Control Interno

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

300 172 128

Fuente: Las Autoras

(68)

Gráfica 25. Estudio No. 25

Cargo: Asesor Oficina Juridica Dependencia: Oficina Asesora Jurídica

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

265 228 37

Fuente: Las Autoras

(69)

Gráfica 26. Estudio No. 26

Cargo: Asistentes Administrativos (2)

Dependencia: Coordinación Comercial / Devolución

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

300 280 20

Fuente: Las Autoras

(70)

Gráfica 27. Estudio No. 27

Cargo: Asistente Administrativo Dependencia: Oficina Jurídica

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

240 187 53

Fuente: Las Autoras

(71)

Gráfica 28. Estudio No.28

Cargo: AsistentesAdministrativo

Dependencia: Coordinación Administrativa y Financiera/Nómina

MINUTOS

TIEMPO OBSERVADO REAL TRABAJADO TIEMPO OCIOSO

210 195 15

Fuente: Las Autoras

Figure

Figura 1.  Planta de Personal por Áreas

Figura 1.

Planta de Personal por Áreas p.43
Tabla 3.  Ventas de la Lotería de Cundinamarca durante el año 2001

Tabla 3.

Ventas de la Lotería de Cundinamarca durante el año 2001 p.78
Tabla 4.  Presupuesto Anual de Gastos de Personal  Año  Presupuesto  Total  de

Tabla 4.

Presupuesto Anual de Gastos de Personal Año Presupuesto Total de p.79
Tabla 5. Ventas durante el año 2002

Tabla 5.

Ventas durante el año 2002 p.79
Tabla 6. Ventas durante el año 2003

Tabla 6.

Ventas durante el año 2003 p.80
Tabla 7. Planta de Personal Actual

Tabla 7.

Planta de Personal Actual p.83
Figura 2. Organigrama de la Empresa

Figura 2.

Organigrama de la Empresa p.84
Tabla 8.  Descripción de la Planta Física

Tabla 8.

Descripción de la Planta Física p.86
Tabla 9. Matriz Integrada de Observación D.O.F.A.

Tabla 9.

Matriz Integrada de Observación D.O.F.A. p.92
Tabla 10. Impacto de la Matriz D.O.F.A.

Tabla 10.

Impacto de la Matriz D.O.F.A. p.93
Tabla 11.  Planta de Personal Propuesta

Tabla 11.

Planta de Personal Propuesta p.120
Tabla 12.  Plan de Acción

Tabla 12.

Plan de Acción p.121