FUNDAMENTOS
DE LA
PLANIFICACIÓN
Es Función de la Planeación
La planificación es la función administrativa
básica que implica:
•
El establecimiento de objetivos.
•
El planteamiento de las acciones y estrategias
necesarias para cumplirlos.
•
Apoyando la eficacia en la toma de decisiones y
el manejo adecuado de los recursos
organizacionales.
•
Desarrollar planes para integrar y coordinar
Qué hará la Planeación
Es un proceso de decidir de antemano qué
se hará y de qué manera, incluye
determinar:
–
Las misiones globales.
–
Identificar los resultados claves.
–
Fijar objetivos específicos.
–
Así como políticas para el desarrollo,
Es un proceso que comienza por los
objetivos, define estrategias, políticas
y planes detallados para alcanzarlos.
Establece una organización para la
instrumentación de las decisiones e
incluye una revisión del desempeño y
mecanismos de retroalimentación
para el inicio de un nuevo ciclo de
planeación.
La planificación
•
SE OCUPA DE LOS FINES:
¿QUE DEBE HACERSE?
•
SE OCUPA DE LOS MEDIOS:
NOTA: Es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente alrededor de la
empresa.
Planificaión
Da sentido de dirección
Facilita el control
Reduce la incertidumbre
Visualiza los cambios
¿Por Qué los gerentes Planifican?
Da sentido de dirección: se usa para proporcionar una dirección general a una compañía (llamada Estrategia Empresarial) en estrategias financieras, estrategias de desarrollo de recursos humanos u organizativas, en desarrollos de tecnología de la información y crear Estrategias de Marketing para enumerar tan sólo algunas aplicaciones.
Facilitar el control:
Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra los objetivos.
Sin la planeación no puede haber control.
Reducir la incertidumbre:
Reducir la duplicidad de funciones y la ineficiencia:
Evita que dos personas realicen la misma actividad y que el proceso para su realización sea muy largo, confuso o tardado.
Establecer el esfuerzo coordinado:
Cuando todos lo que están involucrados sepan hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos.
SUPREMACÍA DE LA PLANEACIÓN
La planeación y el desempeño son inseparables.
Los planes establecen los estándares de control para un
buen desempeño.
Planeación
Instrumentación
de los planes
Desempeño
Acción
correctiva
Desviación
ESTRECHA RELACIÓN
Planeación y Desempeño
P
A
S
O
S
N
E
C
E
S
A
R
I
O
S
¿Para Dónde Voy? ¿Cómo Trabajo? ¿Qué he Logrado?Planificar
Planificar
Organizar
Dirigir
Evaluar
¿Quién soy Y qué hago?Los objetivos son los elementos hacia los
cuales se orientan las funciones y
actividades de la organización. Se les
define también como enunciados escritos
expresados en palabras o números que
describen los resultados que se esperan
en un lapso preestablecido de tiempo.
OBJETIVOS
Estratégicos o Financieros
Establecidos
¿COMO
ESTABLECER
OBJETIVOS Y
DESARROLLAR
MÉTODOS PARA
ESTABLECER OBJETIVOS
Los objetivos proporcionan la dirección
para todas la decisiones y acciones
gerenciales y forman los criterios contra
los que se miden los logros.
Establecimiento Tradicional de Objetivos
ADMINISTRACIÓN COMO
OBJETIVOS
ES UN PROCESO DE ESTABLECIMIENTO DE ACUERDOS MUTUOS CON RESPECTO A LOS OBJETIVOS Y EL USO DE DICHOS OBJETIVOS PARA EVALUAR EL DESEMPEÑO DE LOS EMPLEADOS.
LOS PROGRAMAS APO TIENEN 4 ELEMENTOS.
- ESPECIFICACIÓN DE OBJETIVOS
- TOMA DE DECISIONES POR PARTICIPACIÓN - UN PERIODO DE TIEMPO EXPLÍCITO
PASOS DE LA APO
• SE FORMUL AN LOS OBJETIVOS GENERALES Y
ESTRATEGIAS DEL A ORGANIZACIÓN.
• LOS OBJETIVOS PRINCIPALES SE ASIGNAN A L AS UNIDADES DIVISIONALES Y
DEPARTAMENTALES.
• LOS GERENTES DE UNIDADES ESTABLECEN OBJETIVOS ESPECÍFICOS PARA SUS
UNIDADES EN COL ABORACIÓN CON SUS PROPIOS GERENTES.
• LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS SON
ESTABLECIDOS EN COL ABORACIÓN CON
LOS
GERENTES
Y
EMPLEADOS
ESPECIFICAN Y ACUERDAN PLANES
DE ACCIÓN QUE DEFINEN CÓMO SE
LOGRARÁN LOS OBJETIVOS.
SE IMPLEMENTAN LOS PLANES DE
ACCIÓN.
EL PROGRESO HACIA LOS OBJETIVOS
SE REVISA PERIÓDICAMENTE. Y SE
DA RETROALIMENTACIÓN.
SE REFUERZA EL LOGRO EXITOSO DE
LOS
OBJETIVOS
MEDIANTE
RECOMPENSAS
BASADAS
EN
EL
BENEFICIOS DE LA APO
Mejora la administración (planeación orientada a
resultados).
Obliga a los gerentes a clarificar la estructura de la
organización.
Estímulo del compromiso personal, tanto con los
objetivos propios como los organizacionales.
DESVENTAJAS DE LA APO
En ocasiones los administradores dejan de explicar
la filosofía basada en el autocontrol y autodirección,
y no dan pautas para la fijación de objetivos.
Los administradores deben conocer los objetivos de
la empresa.
Hincapié en metas a corto plazo, por encima de la
solidez que ofrece una organización en el largo
plazo.
Características de objetivos bien
escritos
1. R E V I S A R L A M I S I Ó N D E L A O R G A N I Z AC I Ó N , O E L P R O P Ó S I T O.
2. E VA LU A R LO S R E C U R S O S D I S P O N I B L E S
3. D E T E R M I N A R LO S O B J E T I VO S I N D I V I D U A L M E N T E O C O N I N F O R M AC I Ó N D E O T R O S
4. E S C R I B I R LO S O B J E T I VO S Y C O M U N I C A R LO S A T O D O S LO S Q U E D E B A N S A B E R LO
5. R E V I S A R LO S R E S U LTA D O S Y S I LO S O B J E T I V O S S E S TÁ N C U M P L I E N D O.
DESARROLLO DE PLANES
EL PROCESO DE DESARROLLO DE PLANES
ESTÁ INFLUENCIADO POR TRES FACTORES
DE CONTINGENCIA Y POR EL MÉTODO DE
PLANEACIÓN SEGUIDO.
FACTORES DE CONTINGENCIA EN LA
PLANEACIÓN
-
NIVEL ORGANIZACIONAL
-
GRADO DE INCERTIDUMBRE AMBIENTAL
Incertidumbre
Ambiental
Concepto de
compromiso
Críticas de la planeación
1. L A PL ANIFICACIÓN PU EDE GENERAR
RIGIDE Z.
2. NO ES POSIBL E D ES ARROLL AR PL ANE S PARA UN ENT ORNO D INÁMICO
3. LOS PL ANES FORMALES NO PUEDEN
SUST ITU IR L A INTUICIÓN Y L A CREATIVIDAD
4. L A PL ANEACIÓN ENFOCA L A ATENCIÓN DE
LOS GERENT ES EN L A COMPET ENC IA ACT UAL Y NO E N L A SUPERVIVENCIA AL FU TURO
5. L A PL ANEACIÓN FORMAL REFUERZA EL
ÉXITO, LO QU E PU EDA LLEVAR AL FRACASO.
Función
Administrativa
TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE LA
Reconocimiento del Entorno
Pronósticos
Benchmarking
Es la revisión de grandes volúmenes de información para anticipar e interpretar los cambios en el ambiente.
Inteligencia de la competencia
Análisis de productos e información.
Cuantitativos: Se aplican reglas matemáticas
No siempre son exactos
Investigar las mejores prácticas entre competidores y no competidores para aumentar el desempeño
1. Se forma el equipo de Benchmarking, quienes identifican lo que se evaluará, que corporaciones y escogen los métodos
2. Se reúnen datos internos y externos
3. Comparación de datos
4. Estructuración de Plan de Acción
Elaboración de presupuestos
Programación
Gráficas de Cargas
Plan numérico para distribuir recursos a actividades específicas.
Elaboración de
Gráfica de Gantt
Gráficas de Cargas
Análisis de la red PERT
Gráfica de barras donde el tiempo se representa en horizontal y las actividades a programar en eje vertical, las barras representan la producción planeada y real.
Se ilustra cuando hay que hacer las tareas y se compara ese dato con el avance real.
En vez de anotar actividades en el eje vertical se anotan departamentos o recursos para planear y controlar la utilización de capacidades
Program Evaluation and Review Technique.
A diferencia de las gráficas anteriores puede coordinar cientos o miles de actividades
Diagrama de flujo en el que se muestra la secuencia de actividades con que se realiza un proyecto y costo o tiempo para cada una.
Sucesos: Representan la terminación de las actividades principales
Actividades: Tiempo o recursos necesarios para avanzar de un suceso a otro
Tiempo de inactividad: Tiempo que se puede demorar una actividad sin retrasar todo el proyecto
Ruta crítica: La secuencia más larga de actividades (Su tiempo de inactividad es igual a cero)
Problemas de distribución de recursos, siempre que la meta sea la optimización
Técnicas
Contemporán
eas de
Planeación.
Proyecto Conjunto de actividades únicas con un inicio y final definidos
El trabajo está a cargo de un equipo compuesto por miembros
asignados en sus respectivas áreas de trabajo y que rinden cuentas del tal proyecto al gerente
El gerente coordina con otros departamentos las actividades del proyecto
Cuando el proyecto se cumple se pasa a otro proyecto o los miembros vuelven a sus áreas.
Proceso de
Identificar todas las actividades y
recursos del proyecto
Determinar la secuencia de las
actividades
Programar las actividades
Vigilar Responsabilizarse Delegar Racionar Supervisar Determinar Mejorar Comunicar
Por lo regular no están enfocados en un solo proyecto
Escenario: Cuadro coherente de lo que puede ocurrir en el futuro
