UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA.
TEMA:
Manual de control interno para el manejo eficiente de los recursos financieros de
la Junta Parroquial de Ambuqui
AUTORA: Somayra M. Anangonó Padilla
ASESOR: Dra. Germania Arciniegas Mgs
Ibarra – Ecuador
II
CERTIFICADO DEL ASESOR
En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, certifico que la Tesis de
Grado previa a la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad Superior Auditoria
y Finanzas CPA, cuyo título es, “MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL
MANEJO EFICIENTE DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DE LA JUNTA
PARROQUIAL DE AMBUQUÍ”. Fue elaborado por Somayra Marcela Anangonó
Padilla, cumpliendo con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad
UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Atentamente,
Dra. Germania Arciniegas, Mgs.
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA TESIS
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes declaro que el
contenido de la tesis de Grado cuyo título es “MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA EL MANEJO EFICIENTE DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DE LA
JUNTA PARROQUIAL DE AMBUQUÍ”, Presentado como requisito para la obtención
del Título de Ingeniero en Contabilidad Superior Auditoría y Finanzas CPA, es de mi
autoría y total responsabilidad.
Atentamente,
Somayra M. Anangonó P.
IV
DEDICATORIA
Este trabajo de investigación, nació de una inquietud personal pero tuvo el respaldo
incondicional de mi familia, con el amor que me brindó; por eso lo dedico a ella, de
manera especial, a mi Madre que me dio la vida y la fortaleza para superar los
problemas con dignidad. Por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus
valores, por la motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien, pero
más que nada, por su amor, a mi hermano por brindarme siempre su apoyo en los
momentos más difíciles, más que mi hermano se convirtió en mi amigo, en la persona
que puedo confiar ciegamente, él es mi fortaleza que me acompaña siempre y es mi
impulso para seguir adelante sin desmayar
A toda mi familia por todo el sacrificio realizado para que pueda alcanzar mis objetivos
planteados ya que sin su ayuda nada de esto hubiese sido posible.
Muchísimas gracias a todos espero no defraudarlos nunca. Esto es para ustedes.
V
AGRADECIMIENTO
A Dios, que es el artífice de mi personalidad, porque le ha dado ese hálito de fe y
voluntad a toda prueba, para cruzar el camino de mi vida estudiantil A los directivos de
la Junta Parroquial de Ambuqui por todo el apoyo brindado al permitirme realizar este
proyecto en sus instalaciones.
A mi tutor por su paciencia y conocimientos al guiarme para poder llegar a feliz término
este proyecto.
Y a todas esas personas que de una u otra manera me ayudaron a lograr este objetivo de
todo corazón muchas gracias
VI
ÍNDICE GENERAL
PORTADA
……….………...……….…….…ICERTIFICACIÓN DEL ASESOR
………..……….…..…..IIDECLARACIÓN DE AUTORÍA DE TESIS…
……...…..………….….IIIDEDICATORIA
………...…….IVAGRADECIMIENTO
………...……….……VÍNDICE GENERAL
………...…………...VIÍNDICE DE CUADROS
……..………..…...……...XIIÍNDICE DE GRÁFICOS
………...………...XIIIÍNDICE DE TABLAS
………..…………...……...XIVÍNDICE DE DIAGRAMAS
……….…….…..…….…...XVÍNDICE DE ANEXOS
……….…….…..…….…XVIRESUMEN EJECUTIVO
………...………...……..,XVIIINTRODUCCIÓN
………..……...…….……...XXCAPÍTULO I
EL PROBLEMA
………..11.1 Planteamiento del problema……….………….………….………...1
1.1.1 Formulación del problema……….…….….…...3
1.1.2 Delimitación del problema……….…....3
1.1.3 Línea de investigación………...………..………..3
VII
1.2.1 Objetivo general………..……….………3
1.2.2 Objetivos específicos………....…...3
1.3 Justificación………..………4
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
………..………..62.1 Antecedentes investigativos……….………..…..6
2.2 Fundamentación teórica………..……….….……...7
2.2.1 Manuales………… ………..…..………7
2.2.1.1 Definición……….………7
2.2.1.2 Importancia de los Manuales...……….….8
2.2.1.3 Ventaja de los Manuales….………..…….……….…9
2.2.1.4 Desventaja de los Manuales………..….…………9
2.2.1.5 Clasificación de los Manuales…..………...……..…..10
2.2.1.6 Contenido de los Manuales …………...………..……….14
2.2.2 Control Interno……….………..……….……15
2.2.2.1 Definición…….……….……….………15
2.2.2.2 Responsabilidad del Sistema de Control Interno ………...16
2.2.2.3 Objetivos del Control Interno ……….……….16
2.2.2.4 Importancia del Control Interno ……….18
2.2.2.5 Métodos del Control Interno ……….………18
2.2.3 Método de Control Interno para aplicar en la Junta Parroquial de Ambuqui.…26 2.2.3.1 Informe COSO I….…………..…….……….……….…..…26
VIII
2.2.3.1.2. Características...………...………...…….…..27
2.2.3.1.3. Elementos………...………..…………27
2.2.3.1.4. Componentes………...………..………28
2.2.4. Métodos de Evaluación de Control Interno……….42
2.2.4.1. Cédulas Narrativas……….42
2.2.4.2. Cuestionarios de Control Interno………...42
2.2.4.3. Flujogramas………43
2.2.4.3.1. Simbología del diagrama de flujo…….…….………...44
2.2.5. Eficiencia………...……...46
2.2.5.1. Definición………...46
2.2.5.2. Tipos de Eficiencia………47
2.2.5.2.1 Eficiencia Asignativa...47
2.2.5.2.2 Eficiencia Técnica………...…………48
2.2.5.2.3 Eficiencia Economica...48
2.2.5.3. Metodologías para medir la eficiencia………...49
2.2.5.3.1 Analisis Finaciero...49
2.2.5.4. Indicadores de Gestión de Eficiencia……….…50
2.2.5.5. Ecuación de la Eficiencia………...51
2.3. Idea a Defender………51
IX
3.1 Modalidad de la investigación………...53
3.2 Tipos de investigación………53
3.2.1 Aplicada……….….53
3.2.2 Histórica……….……….53
3.2.3 Descriptiva………..54
3.2.4 Campo……….54
3.2.5 Bibliográfica………..………..54
3.3 Población y muestra………...55
3.4 Métodos, técnicas e instrumentos………..55
3.4.1 Métodos……….…..55
3.4.1.1 Analítico – Sintético ………...…...……....55
3.4.1.2 Inductivo – Deductivo……….……….56
3.4.1.3 Histórico – Lógico………..………56
3.4.2 Técnicas……….………56
3.4.2.1 Entrevista………...56
3.4.3 Instrumentos………..56
3.4.3.1 Guía de entrevista...56
3.5 Interpretación de Resultados ……….………...57
3.5.1 Entrevista dirigida al presidente de la Junta……….…...………57
3.6 Conclusiones Teórico – Metodológicas de la investigación de campo………..58
X
4.1 Título……….59
4.2 Objetivo de la propuesta ………..59
4.3 Desarrollo de la propuesta ……….…………59
4.4 Esquema de la Propuesta ………...……….60
Gobierno Autónomo Descentralizado del la Junta Parroquial de Ambuquí...61
MISIÓN...62
VISIÓN...62
Funciones del GAD...62
Competencias del GAD...64
Atribuciones del Gad...65
Base Legal...68
Descripción de los componentes del Control Interno, según el COSO I...68
Ambiente de Control Interno...69
Funciones de los miembros del GAD...72
Evaluación de riesgo...76
Actividades de Control...76
Información y Comunicación...78
Monitoreo y Supervisión...79
Desarrollo del Control Interno, basado en el COSO I...80
Graficación, desarrollo y análisis de los procesos de control interno...82
Impactos………132
XI
CONCLUSIONES
……….………...140RECOMENDACIONES
………...….…142BIBLIOGRAFÍA
………..………...143XII
ÍNDICE DE CUADROS
CUADRO PÁGINA
Cuadro Nº 1. Formato de Control Interno...………...81
Cuadro Nº 2. Trámite de elaboración del Presupuesto………..85
Cuadro Nº 3 Trámite de elaboración de bases de contrato………88
Cuadro Nº 4 Trámite de pedido para adquisición de materiales………...91
Cuadro Nº 5. Trámite de pedido para entrega de materiales………..94
Cuadro Nº 6. Trámite de pedido adquisición de materiales e insumos de oficina.…97 Cuadro Nº 7. Trámite de elaboración de presupuesto y materiales solicitados…...100
Cuadro Nº 8. Trámite para recepción definitiva de obras……….…….103
Cuadro Nº 9. Trámite de líneas de fábrica para cerramientos………105
Cuadro Nº 10Trámite de líneas de fábrica para edificación y/o afectación……...….107
Cuadro Nº 11. Trámite de legalización para posesión urbana o rural………..110
Cuadro Nº 12. Trámite de trazados viales……….….…...112
Cuadro Nº 13.Trámite de colocación de puntos para aceras y bordillos……….114
Cuadro Nº 14. Trámite de usos de suelo………...117
Cuadro Nº 15. Trámite de asignación de viáticos……….………119
Cuadro Nº 16. Trámite de proyectos de urbanización………..122
Cuadro Nº 17. Trámite de certificados de bienes y otros…….………...124
Cuadro Nº 18. Trámite de elaboración de catastros para cobro de contribuciones…..127
Cuadro Nº 19. Trámite para la emisión de fondos de Caja Chica……….129
Cuadro Nº 20.Presupuesto General...……….133
XIII
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico Nº 1. Clasificación de los manuales……… ………10
Gráfico Nº 2. Gráfico de comparación de componentes de control interno………....25
Gráfico Nº 3. Componentes del COSO I………...29
Gráfico Nº 4. Cuestionario para la evalauación del Control Interno………....43
Gráfico Nº 5. Esquema de la Propuesta……….61
Grafico Nº 6. Compromiso Institucional………70
Grafico Nº 7. Organigrama Institucional… ………..71
Grafico Nº 8. Información y Comunicación………..………..78
Gráfico Nº 9. Supervisión y Monitoreo………...….79
XIV
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1. Tabla comparativa de los atributos del control interno………..….22
Tabla Nº 2. Personal……….…………...55
Tabla Nº 3. Niveles de impacto………..………132
Tabla Nº 4. Impacto Económico………..…………..132
Tabla Nº 5. Impacto Social………..…………..137
Tabla Nº 6. Impacto cultural educativo……….….137
Tabla Nº 7. Impacto Ético………..…138
XV
ÍNDICE DE DIAGRAMAS
Diagrama Nº 1. Elaboración del Presupuesto de Obras………...83
Diagrama Nº 2. Elaboración de Bases de contrato……….86
Diagrama Nª 3. Pedido para la adquisición de materiales………..89
Diagrama Nº 4. Entrega de materiales……….………...92
Diagrama Nº 5. Pedido para la adquisición de insumos y materiales de oficina……..95
Diagrama Nº 6. Elaboración de presupuesto de obra y materiales………...98
Diagrama Nº 7. Recepción de obra………...101
Diagrama Nº 8. Líneas de fábrica para cerramientos………...104
Diagrama Nº 9. Líneas de fábrica para edificación y/ afectación…………..………..106
Diagrama Nº 10. Legalización para posesión urbana o rural………107
Diagrama Nº 11. Trazados viales………...111
Diagrama Nº 12. Colocación de puntos para aceras y bordillos………..113
Diagrama Nº 13. Uso de suelos………...…...115
Diagrama Nº 14. Asignación de viáticos para inspecciones y viajes………118
Diagrama Nº 15. Proyecto de urbanizaciones……….…...….120
Diagrama Nº 16. Certificado de bienes y otros………..………..123
Diagrama Nº 17. Contribución especial por mejoras………...………125
XVI
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo No 1:……….…Entrevista Ing. Armando Flores
Anexo No 2: …… ...Secretaria y el Presidente da la Comunidad de San Clemente
Anexo No 3: ……...….…..………Fotografías Secretaria Tesorera
Anexo No 4: …...………Fotografías Instalaciones del GAD Parroquial
XVII
RESUMEN EJECUTIVO
La presente tesis trata acerca de la elaboración de un manual de Control Interno para la
Junta Parroquial Rural de Ambuqui, en el cual se describen procesos, normas y políticas
para el mejoramiento de los estados financieros de la misma. En este manual se incluye
las responsabilidades y funciones de las personas encargadas en llevar dicho proceso.
El problema principal de La Junta Parroquial de Ambuqui es que no cuenta con un
manual de control interno que permita realizar un control secuencial, permanente y
sistematizado de los movimientos de sus recursos financieros, lo cual creará una
situación muy delicada al momento que el Gobierno Autónomo Descentralizado de esta
Junta, sea sujeto de una auditoría o tenga que realizar la “rendición de cuentas”, que
tantos problemas legales y políticos han generado en ámbito parroquial ecuatoriano.
Es por eso que el presente trabajo tiene la finalidad de ser una guía de los
procedimientos que deben seguirse, con el propósito de poder mejorar las actividades
diarias que realizan los miembros de la junta. Puesto que para poder ampliar su gestión
y presentar resultados satisfactorias a la asamblea comunitaria se debe dar cumplimiento
a las Normas de Control Interno que exige la Contraloría General del Estado. Este
aspecto es de fundamental importancia para los miembros de la junta ya que no es un
problema aislado, es un hecho que se viene dando en la actualidad y debe ser tomado en
cuenta para evitar inconvenientes futuros.
El objetivo principal de este trabajo es proporcionar un manual de control interno para
XVIII
Ambuqui y que permita, a la vez, capacitar a los miembros del GAD de esta parroquia,
XIX
EXECUTIVE SUMMARY
This thesis is about the development of an Internal Control Manual for Ambuqui’s Junta
Parroquial Rural, which describes processes, standards and policies for the
improvement of the financial statements of the same. This manual includes the
responsibilities and roles of persons responsible in bringing this process.
The main problem of the Ambuqui’s Junta Parroquial is that does not have an internal
control manual which can allow a sequential control, continuo us and systematic
movements of financial resources, which will create a very delicate situation when the
Decentralized Autonomous Government of the Board, is the subject of an audit or have
to make the "accountability", which many legal and political problems generated in the
field Ecuadorian parochial.
That's why the present study aims to be a guide to the procedures you must follow for
the purpose of improving the daily activities performed by members of the Junta.
Since to be able expand its management and presenting satisfactory results to
community assembly must comply with the internal control standards required by the
General State Contraloria. This aspect is of fundamental importance to the members of
the Junta since it is not an isolated problem, it is a fact that has occurred present and
should be taken into account to avoid future problems.
The main objective of this article is to provide an internal control manual for managing,
efficiently and effectively, the financial resources of the Vestry of Ambuqui and allows,
at the same time give out to the GAD members of this parish, as to the scope and legal
XX
INTRODUCCIÓN
La Constitución de la República del Ecuador y la Ley de Ordenamiento Territorial que
rige para el ámbito geográfico parroquial, ha determinado que las juntas parroquiales de
todo el territorio ecuatoriano, tengan autonomía en el manejo de sus asignaciones
presupuestarias, adjudicadas por los GAD provinciales, pero con sujeción a eventuales
auditorías, que podrían darse a niveles interno como externos. En el nivel interno,
mediante las normativas de manuales o guías de control, creadas por cada junta, en
relación a sus características específicas, pero bajo los esquemas generales nacionales y,
a nivel externo, por medio de las auditorías dispuestas por los gobiernos provinciales o
por el Gobierno Central, cuando los casos lo ameritan.
La Junta Parroquial de Ambuqui, al no contar con el referido manual de control interno,
necesita de este documento guía, para evitar eventuales problemas, sobre todo con los
organismos de control tributario y con la veeduría ciudadana del buen manejo de los
recursos financieros.
Todo lo mencionado ha sido el motivo para emprender la tarea de diseñar, estructurar y
proponer a la Junta Parroquial de Ambuqui, el documento guía que le está haciendo
falta, y se lo presenta bajo el esquema de un trabajo de tesis, con propuesta incluida, en
un documento estructurado con cinco (4) capítulos.
Capítulo I: El Problema, que pone de relieve el contenido de la investigación, con sus
objetivos, justificación y otros pormenores de la problemática.
Capítulo II: El Marco Teórico, que viene a ser el “Cuerpo del Libro”, es decir el
XXI
Capítulo III: El marco Metodológico, que es la descripción de métodos, técnicas,
procesos y el resultado de la investigación.
Capítulo IV: La Propuesta, que es el epicentro de esta investigación y contiene las
sugerencias y estrategias de cambios y aplicación de formas de control interno.
Dedicado a analizar los potenciales impactos que este trabajo y su aplicación podría
ejercer sobre los entornos sociales, económicos, ambientales y éticos.
Se tiene la absoluta convicción de que este trabajo de investigación, a través de su
propuesta, va a tener una proyección benéfica para la estructura administrativa de la
Junta Parroquial de Ambuqui, con énfasis en el campo financiero, en cuanto al manejo
1
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Este problema se lo puede plantear a nivel personal, pero con el respaldo de criterios
autorizados de varios autores, como el que se expresa en la siguiente cita:
(Ojeda, 2002)“Las juntas parroquiales en el Ecuador tienen una tradición muy antigua,
pero es a partir de la Asamblea Constituyente de 1998, que se incorpora en la
Constitución Política de la República, el mandato que da a estas jurisdicciones
territoriales, la categoría de gobiernos seccionales autónomos. Tal mandato
constitucional, fue complementado con la aprobación de la Ley Orgánica de Juntas
Parroquiales Rurales y su respectivo reglamento. Dando, con esto, inicio a una nueva
instancia de gobierno seccional, nombrada por elección popular y dotada de ciertas
atribuciones y competencias”.
Es decir que, la administración pública tiene bajo su responsabilidad el cuidado, manejo
y utilización de los bienes del sector público, en procura del beneficio y del bien común
de todos los ecuatorianos, dentro del marco de la Constitución y las leyes; es decir,
están orientadas a prestar un servicio público y su base legal se sustenta en la eficiencia
y calidad para prestar estos servicios y satisfacer las demandas de la comunidad.
(Ojeda, 2002) “A partir del 2000, año en que inicia formalmente el funcionamiento de
las 785 juntas parroquiales rurales, han surgido muchas expectativas de los actores
internos y externos a la parroquia que influyen en el desarrollo local de la ciudadanía y
2
Una de las entidades públicas es la Junta Parroquial de Ambuqui, organismo seccional
autónomo con personería jurídica creado mediante Registro Oficial N°. 193 de 27 de
octubre del 2000, cuyo objetivo es fomentar mecanismos de participación en las
comunidades existentes en su jurisdicción, que garanticen un control adecuado y
responsable de los recursos del Estado, con el fin de materializar la descentralización
hacia los gobiernos seccionales, en lo referente a juntas parroquiales.
La ley mencionada y la Constitución de la República, confieren a las juntas parroquiales
rurales la condición de ser parte del gobierno seccional, con autonomía administrativa,
económica y financiera;
La Constitución del Ecuador establece que, “Es necesario reglamentar y normar los
aspectos generales establecidos en la ley para facilitar su interpretación y aplicación por
parte de los organismos parroquiales, en ejercicio de las atribuciones que le confiere el
numeral 5 del artículo 171.
En la Junta Parroquial de Ambuqui, a pesar de disponer de normas constitucionales que
sustentan el funcionamiento de las Juntas Parroquiales, en la actualidad se observa un
inadecuado uso y manejo de los recursos financieros, manifestados por la falta de
herramientas de control, lo que ha llevado al incumplimiento de las leyes promulgadas
y dirigidas al sector público. A esta necesidad se ha sumado la no disponibilidad de
instrumentos de control interno, por lo que no es posible normar el trámite de las
operaciones administrativas financieras que se ejecutan, tales como la designación de
comisiones de servicio, la utilización del fondo de caja chica, la recaudación de ingresos
de autogestión, lo cual dificulta a las autoridades y demás funcionarios de la entidad,
efectuar sus funciones de manera eficiente, efectiva y económica, además, la calidad de
3
La acumulación de necesidades en la Junta Parroquial de Ambuqui, ha producido en
general, el ineficiente manejo de sus recursos, ocasionado una mala distribución de los
fondos económicos a las comunidades que están bajo su jurisdicción.
1.1.1 Formulación del problema
¿Cómo mejorar el manejo de los recursos financieros en la Junta Parroquial de
Ambuqui?
1.1.2 Delimitación del problema
Objeto de estudio: Proceso Contable
Campo de acción: Control Interno
Tiempo: 2012
Lugar: Junta Parroquial Rural de Ambuqui, Cantón
1.1.3 Línea de investigación
Administración estratégica.
1.2OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo general
Elaborar un manual de control interno para el manejo eficiente de los recursos
financieros de la junta parroquial de Ambuqui.
1.2.2 Objetivos específicos
Fundamentar teóricamente el manual de control interno y los recursos financieros.
Diagnosticar la situación actual respecto al manejo de recursos financieros por la
4
Diseñar los componentes del manual de control interno para el manejo eficiente de
los recursos financieros de la Junta parroquial de Ambuqui
Validar la propuesta mediante la opinión de expertos.
1.3JUSTIFICACIÓN
La Contraloría General del Estado, como organismo de control, exige a todas las
entidades que reciben fondos públicos, la necesidad de contar con manuales de control
interno, como un soporte administrativo esencial, que orienta y garantiza la
transparencia del manejo de los fondos y recursos públicos.
Un buen Control Interno, hace posible que una organización sea responsable
económicamente ante todos los interesados directos, aportando de esta manera al
desarrollo institucional.
El control interno es un proceso que permite a una organización tener seguridad
razonable para cumplir con sus objetivos. En el caso de la Junta Parroquial de
Ambuqui, los objetivos están orientados al fomento, desarrollo y ejecución de los
proyectos de inversión para el sector más vulnerable de cada jurisdicción, recogiendo
las necesidades más importantes de cada uno de ellos.
Se requiere que, con la investigación, se sustente el manejo de los recursos financieros,
la designación de comisiones de servicios, la utilización del fondo de caja chica,
recaudación de fondos por autogestión y las multas por la inasistencia a mingas
convocadas, entre otros aspectos.
El presente trabajo de investigación, es importante, ya que visualiza a la institución
5
componente de dicho sistema, encargado de proteger no solo el buen funcionamiento
del sistema de control interno, sino además, de salvaguardar del movimiento de la
institución a efectos de la supervivencia y logro de las metas propuestas.
Es factible llevar adelante esta investigación porque el nivel directivo de la Junta
Parroquial de Ambuqui, se ha comprometido a facilitar la información necesaria para su
desarrollo y poner en práctica la propuesta que se realiza sobreel manual de control
interno para el manejo eficiente de los recursos financieros de la misma.
Es pertinente el estudio porque el objeto de estudio, que es el proceso contable, tiene
íntima relación con el título que se va obtener en la carrera.
Los beneficiarios serán quienes forman parte de la Junta Parroquial motivo de estudio,
la cual no cuenta con esta herramienta que le permitirá ofrecer confiabilidad y
transparencia en sus gestiones y, al mismo tiempo, cumplir con un requisito de la
6
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1ANTECEDENTES INVESTIGATIVOS
Este trabajo de investigación denominado “MANUAL DE CONTROL INTERNO
PARA EL MANEJO EFICIENTE DE LOS RECURSOS FINANCIEROS”, está
referido específicamente a la Junta Parroquial de Ambuqui.
Se ha podido evidenciar que existen varios trabajos de investigación referidos al control
interno y relacionado con el tema de investigación. Sin embargo su diseño y aplicación
son diferentes.
Entre los trabajos anteriores que se ha podido encontrar, se cita aquellos que están más
relacionados con la presente investigación:
“Implementación de un sistema de control interno contable financiero, aplicado a la
empresa IB CORP CASA DE VALORES S.A”. Elaborado por Bedón Chafla Maritza
Lorena, UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR 2012, esta tesis fue elaborada
con la finalidad de implementar un Sistema de Control Interno Contable Financiero para
poder detectar a tiempo todas las falencias y evitar problemas los cuales afectan el
normal desenvolvimiento de la empresa
“Propuesta del diseño e implementación de un sistema de Control Interno financiero
aplicado en la Empresa "Aghemor Cía. Ltda. “Elaborado por Molina Saravia, Fernanda
Vanessa. UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR 2012. Esta tesis fue realizada
con el propósito de a implementar un sistema de control interno en la compañía, que
7
garantizar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y
normas vigentes.
“Propuesta de un sistema de control interno contable financiero aplicado a la empresa
ECUASISTENCIA COMPAÑÍA DE ASISTENCIA DEL ECUADOR S.A” Elaborado
por Jorge Freddy De La Torre Salazar. UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
2011. El propósito de esta tesis es diseñar un sistema de control interno en la empresa
para disminuir el riesgo en el manejo de los recursos con que cuenta la empresa.
Analizar el costo – beneficio y lograr que todos los integrantes de la empresa
contribuyan, para el logro de los objetivos planteados, estableciendo procedimientos
para optimizar el tiempo y la utilización de recursos.
Como se puede apreciar, estos trabajos son de carácter general y de acuerdo a las
necesidades de cada empresa, sin que ninguno de ellos se haya referido específica y
directamente al control interno, aplicado al manejo de los recursos financieros tales
como: las comisiones por servicios, el fondo de caja chica y la recaudación de ingresos
de una Junta Parroquial; sin embargo, los trabajos que existen, aportan algunos puntos
importantes a esta investigación.
2.2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
2.2.1. Manuales
2.2.1.1.Definición
(FRANKLIN, 2009)“El manual es fundamentalmente un instrumento de comunicación,
constituye una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el
8
contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros
de una organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son
cumplidas”.
(VÁSQUEZ, 2002)Dice: “Manual es una fuente de información en la que todos los
cargos de la empresa encontraran la descripción clara de las actividades que deben
desarrollar, obligaciones y deberes que les son impuestos y objetivos que deben
cumplir”.
Analizadas las definiciones de los autores antes mencionados, el manual es: “un
instrumento administrativo que agrupa en forma sistemática todas las políticas, reglas,
procedimientos y afines aplicables a una entidad, las mismas que le permitirán el logro
de sus objetivos ya que, mediante este documento, se proporciona información que
orienta y nivela las actividades como la conducta del recurso humano, mediante una
explicación ampliada y consistente de sus deberes y obligaciones”. (Personal)
2.2.1.2 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES
(CHIAVENATO, 2001) “La elaboración y aplicación de manuales, es de gran
importancia para el desarrollo eficaz de las actividades diarias, tanto de los directivos
como de los demás funcionarios, ya que permiten que los funcionarios, al acceder a este
documento, se informen de manera detallada y precisa, de sus deberes y actividades y
puedan despejar inquietudes que tengan, así también permiten a los directivos lograr
una mayor coordinación de acciones, lo que simplifica el trabajo y se clarifica la
dirección a seguir.”
Con lo expresado por Chiavenato, queda establecida de manera autorizada, la
importancia de los manuales, como herramientas de control administrativo, contable,
9 2.2.1.3 VENTAJA DE LOS MANUALES.
Sin duda alguna, los manuales tienen muchas ventajas en cuanto a la organización y
sistematización de todas las actividades que se registran en una empresa o grupo de
trabajo. Diferentes criterios se vierten al respecto, de parte de los estudiosos del tema,
entre ellos se puede citar:
(Aguirre, 2009) “Las ventajas que presenta un manual en el control de las actividades
empresariales, son diversas, pero se puede citar las más importantes, que son las
siguientes:
a. Detalla la estructura y funciones de cada área de la empresa.
b. Permite tener control sobre las actividades de los funcionarios.
c. Evita duplicidad de funciones y optimiza la utilización del tiempo.
d. Logra una mejor adaptación del nuevo personal.
e. Posibilita la comunicación y coordinación de las actividades.
f. Permite la eficiencia en la ejecución de labores”.
Pero también, los investigadores han detectado algunas desventajas en la utilización de
manuales, como medios de organizar las empresas.
La siguiente cita, da testimonio de ello:
2.2.1.4 DESVENTAJA DE LOS MANUALES
a. (Peña, 2004) “Pueden dar lugar a que los funcionarios se conviertan en simples
ejecutores de los manuales sin aportar con nuevos procedimientos.
10 2.2.1.5 CLASIFICACION DE LOS MANUALES
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con nombres
diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Fuente: George Terry (2001)
GRÁFICO Nº 1: clasificación de los manuales
a. POR SU ÁREA DE APLICACIÓN
Generales
Se refieren a todo el organismo en su conjunto, dentro de éstos tenemos:-Manuales
generales de organización: Este es el producto de la planeación organizacional y abarca
todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura
funcional.
11
Cuando los manuales se refieren a la descripción especifica de la organización y
procedimientos de trabajo de una dependencia o de una de sus unidades administrativas
en particular.
De Puesto Individual
Cuando los manuales elaborados indican las actividades a realizar por una persona en
un puesto determinado de la dependencia.
b. POR SU CONTENIDO
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este
tipo tenemos los siguientes:
Manual De Políticas
Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de
decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona el
marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito permite:
Agilizar el proceso de toma de decisiones
Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Manual De Organización
Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través
de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los
12
Manual De Procedimientos
Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se
canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las
cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo
ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el
personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su
trabajo.
Manual De Contenido Múltiple
Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura
organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales, puede
ser conveniente la confección de este tipo de manuales.
c. POR SU FUNCIÓN ESPECIFICA
Manual De Contabilidad
Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de
referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede
contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del
sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la
elaboración de información financiera.
Manual De Ventas
Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información
comprendidas en el trabajo de ventas. Al personal de ventas es necesario darle un marco
13
Manual De Personal
Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas
de la dirección superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de personal
podrán contener aspectos como: reclutamiento y selección, administración de personal,
lineamientos para el manejo de conflictos personales, políticas de personal, uso de
servicios, prestaciones, capacitación, entre otros.
Manual De Producción
Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas
cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución. La necesidad de coordinar el
proceso de fabricación es tan reconocida, que en las operaciones de fabricación, los
manuales se aceptan y usan ampliamente.
Manual De Compras
El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras,
definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual De Finanzas
Sirve para en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles
de la administración, contiene numerosas instrucciones específicas a quienes en la
organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y
suministro de información financiera.
Manual De Crédito Y Cobranzas
Se refiere a la determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad.
Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual, están los
siguientes: operaciones de crédito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre
14
(Gómez, 2008) “Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la
administración, destacan el relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el
aprendizaje de la organización, por una parte y, por otra, proporcionan la orientación
precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información
en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la
mejor realización de las tareas que se le han encomendado”.
2.2.1.6CONTENIDO DE LOS MANUALES
Un manual debe contener ciertos aspectos básicos como:
Identificación
Índice
Introducción
Objetivo el manual
Ámbito de aplicación
Autoridad
Como usar el manual
Directorio
Antecedentes históricos
Base legal
Organigrama
Estructura funcional
Objetivos de cada unidad orgánica
Flujogramas
15 Conclusiones
Recomendaciones
Anexos.
2.2.2 Control interno
2.2.2.1 Definición
(ROMERO, 2006) Afirma: “Un proceso realizado por el consejo de administración, los
directivos y otro personal, cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable de la
consecución de objetivos, en las siguientes categorías: confiabilidad de los informes
financieros, eficacia de las operaciones y el cumplimiento de las leyes y regulaciones
aplicables.”
(MANTILLA S. , 2008) Dice: “El control interno es diseñado y efectuado por quienes
tienen a cargo, el gobierno, la administración y otro personal; y que tiene la intención de
dar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad con relación a la
confiabilidad de la información financiera, la efectividad y la eficiencia de las
operaciones, y el cumplimento con las leyes y regulaciones aplicables”.
(Contraloría General del Estado-Ecuador, 2008) “El artículo 9 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado establece que “El Control Interno constituye un proceso
aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que
proporciona seguridad razonable de que se protejan los recursos y se alcancen los
objetivos institucionales. Forman parte del control los elementos como: el entorno de
control, la organización, la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos
institucionales, los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos institucionales y
las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de información; el cumplimiento de
16
Tomando en cuenta las citas anteriores y, a criterio de la autora, el Control Interno es: El
proceso que realiza la administración de una entidad al diseñar un conjunto de políticas,
procedimientos y reglamentos que, aplicadas, proporcionan seguridad razonable en el
cumplimiento de los objetivos, obteniendo así seguridad en la información financiera,
eficiencia, efectividad y economía en las operaciones, a través del firme y constante
cumplimiento de dicha normativa.
2.2.2.2RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
(RUSENAS, 2005) “Los directivos tienen la responsabilidad de diseñar y mantener un
sistema de control interno que produzca los efectivos resultados y oportunos, además, la
Dirección tiene la función administrativa de vigilar el sistema, para detectar debilidades
importantes y la toma de decisiones y acciones correctivas necesarias; Cabe mencionar
que, la efectividad del control interno, depende de la colaboración y accionar de todas
las instancias y niveles que conforman la empresa”.
2.2.2.3OBTETIVOS DEL CONTROL INTERNO
(MANTILLA & BLANCOS, Auditoria del control interno, 2005)Afirman que: “Los
objetivos del control interno pueden establecerse para la entidad como un conjunto o
dirigirse a determinadas actividades dentro de la misma. Aunque muchos objetivos son
específicos de una sola entidad, es decir, cada una tiene objetivos particulares, otros son
ampliamente comunes”.
En efecto, cada una de las empresas puede diseñar su propio sistema de auditoría de
17
utilizadas por las empresas, de acuerdo a lo que dictamina la Ley General de Compañías
del Ecuador.
En todo caso, se ha establecido que los objetivos básicos para establecer in sistema de
control interno son, de acuerdo a la siguiente cita:
(John Heizer y Bob Render, 2004) “Son objetivos básicos de un sistema de Control
Interno:
a. Proteger y salvaguardar los bienes y otros activos de la compañía de fraudes o
errores con o sin intensión.
b. Asegurar el grado de confiabilidad del flujo de información ya que se basa a esta
información los administradores planifican, dirigen y controlan.
c. Promover la eficiencia de todas las operaciones.
d. Impulsar la adhesión de las políticas de la compañía, establecidas por la
administración”.
Parte de lo mencionado tiene que ver con un sistema de confiabilidad y seguridad de
que se cumplan todos los objetivos de la empresa, en términos de eficiencia.
La seguridad en la información financiera, se la obtiene mediante la aplicación correcta
del proceso contable, a través de una integra normativa y el manejo seguro de las
cuentas contables, ya que esto permite que la información financiera obtenida sea
acertada y, por lo tanto, confiable.
Al realizar las actividades con eficiencia, efectividad y economía, promueve el logro de
los objetivos de manera segura e integra y, con ello, el desarrollo y crecimiento
18
El cumplimiento constante y a la vez estable de las leyes, regulaciones, reglamentos y
demás normativas que rigen en una entidad, permite que las actividades sean realizadas
correctamente y se reguarden los intereses de la misma.
2.2.2.4IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
(MANTILLA S. A., 2009) “Dentro de una organización, el control interno es de gran
importancia, tanto en la dirección de la empresa, como en el control de las operaciones,
esto permite el manejo adecuado de la información, bienes y funciones de la misma, con
la finalidad de brindar confianza en los resultados generando veracidad en las
operaciones y la correcta utilización de los recursos con los que cuenta la empresa, bajo
criterios técnicos que permitan asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno,
en los sistemas respectivos”.
Es responsabilidad de quienes están al frente de la empresa u organización, llevar con
responsabilidad y claridad el manejo, tanto de las informaciones como de sus recursos,
de manera oportuna y confiable, así como identificar las irregularidades, para proponer
estrategias de cambio.
2.2.2.5MÉTODOS DE CONTROL INTERNO
(LOPEZ, FERNANDEZ, & RODRIGUEZ, 2010) “Los métodos de control interno, son
parte de la metodología que la empresa emplea para el análisis de su situación interna
actual, de acuerdo a las características de su giro comercial, es necesario diferenciar
cada método de control interno, puesto que, con el pasar del tiempo, se induce
metodologías de acuerdo a las necesidades de la entidad”.
Esta cita refuerza lo mencionado anteriormente, en el sentido de que cada empresa tiene
19
Para contextualizar con amplitud y propiedad todo el ámbito potencial de acción y las
variedades de control que pueden darse, será necesario conocer las características de los
siguientes métodos de control, desde la óptica de diferentes autores:
(Cobit, 2001)“Es una estructura que provee una herramienta para los propietario de los
procesos del negocio para descargar eficiente y efectivamente sus responsabilidades de
control sobre los sistemas informáticos”.
Según el autor, un sistema de control es un instrumento para que los propietarios de los
procesos se sientan tranquilos y libres de responsabilidad, frente a sus movimientos
internos.
(ARENS, ELDER, & BEASLEY, 2007) Citando a SAC (1991, revisado en 1994).-
“Ofrece a los asistencia a los auditores internos sobre el control y auditoria de los
sistemas y tecnología informática”.
El manual de control interno, no solamente asiste a los dueños o administradores de las
empresas, sino también a los auditores que, se supone, son quienes manejan con
solvencia todos los temas relacionados.
(QUEVEDO & RAMIREZ, 2006)“El propósito del modelo es desarrollar
orientaciones o guías generales para el diseño, evaluación y reportes sobre los
Sistemas de control dentro de las organizaciones, incluyendo asuntos gubernamentales
20
Se refiere al autor a los documentos de control que se producen a altos niveles y que
tienen una estructura bastante compleja, por la diversidad de funciones y el número
elevado de funcionarios que deben cumplirlas.
(MANTILLA S. A., 2005) Refiriéndose al COSO I (1992) USA, manifiesta:
“Brinda recomendaciones a la dirección sobre como evaluar, reportar y mejorar los
sistemas de control”.
Todo el sistema COSO, propone una estructura de control permanente y sistemático.
(ESTUPIÑAN R. , 2006), citando el sistema COSO II- ERM, dice: “Es un proceso
desarrollado para toda la organización, para facilitar eventos potenciales que pueden
afectar a la consecución de sus objetivos, de modo de administrarlos dentro de su
apetito al riesgo, para proveer una seguridad razonable respecto del logro de los
objetivos de la organización”.
(QUEVEDO & RAMIREZ, 2006), en referencia a MICIL, expresa: “Realiza la
evaluación a través de actividades para cada área de la empresa dando mayor
importancia a la evaluación para la obtención de resultados más realistas y
oportunos para la toma de decisiones”.
(ANDRADE)Tomando como referente a CORRE, manifiesta: “Es una evaluación
específica que emplea subcomponentes derivados de los componentes generales, los
mismos que lo permitan obtener resultados más detallados y precisos para lograr
con precisión los requerimientos establecidos por la administración”.
En esencia, todos los modelos hasta ahora conocidos persiguen los mismos propósitos y
21
22
TABLA 1: TABLA COMPARATIVA DE DISTINTOS ATRIBUTOS DE CONTROL INTERNO
ATRIBUTO COBIT SAC COCO COSO I COSO II MICIL CORRE
AUDIENCIA PRIMARIA Dirección, usuarios, auditores internos
Auditores internos
Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección
CONTROL VISTO COMO Conjunto de procesos incluyendo prácticas, políticas y estructura organizacionales Conjunto de procesos, Subsistemas y gente Conjunto de procesos Conjunto de procesos Conjunto de procesos Conjunto de procesos Conjunto de procesos OBJETIVOS ORGANIZACIONALES DEL CONTROL INTERNO ▪Operaciones efectivas y eficientes ▪Confiabilidad e integridad ▪Disponibilidad de información ▪Informes financieros confiables ▪Cumplimiento de las leyes y regulaciones ▪Operaciones efectivas y eficientes ▪Informes financieros confiables ▪Cumplimiento de las leyes y regulaciones ▪Operaciones efectivas y eficientes ▪Informes financieros confiables ▪Cumplimiento de las leyes y
regulaciones ▪Operaciones efectivas y eficientes ▪Informes financieros confiables ▪Cumplimiento de las leyes y regulaciones ▪Operaciones efectivas y eficientes ▪Informes financieros confiables ▪Cumplimiento de las leyes y regulaciones ▪Eficacia y eficiencia de las operaciones ▪Fiabilidad de la información financiera ▪Protección de los recursos ▪Cumplimiento de las leyes y normas
23
Fuente: (LOPEZ, FERNANDEZ, & RODRIGUEZ, 2010)
COMPONENTES O DOMINIOS Dominios: Planeamiento, Organización, Adquisición e implementación, Entrega, soporte y monitoreo Componentes: Ambiente del control Manual y Automatizado Procedimientos de control de sistemas Criterios: Propósito, Compromiso, Capacidad, Vigilancia, Aprendizaje Componentes: Ambiente del control Evaluación de riesgos Actividades de control Información y comunicación Supervisión y Monitoreo Componentes: Ambiente del control Establecimiento de objetivos Identificación de eventos Evaluación de riesgos Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Supervisión y Monitoreo Componentes: Ambiente y control de trabajo Evaluación de riesgos Actividades de control Información y comunicación Supervisión Componentes: Ambiente interno de control Establecimiento de objetivos Identificación de eventos Evaluación de riesgos Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Supervisión y Monitoreo
FOCO Tecnología
Informática Tecnología Informática Toda la Organización Toda la Organización Toda la Organización Toda la Organización Toda la Organización EFECTIVIDAD DEL CONTROL
Por un período de tiempo
Por un período de tiempo
Un momento dado Un momento dado Un momento dado Un momento dado Un momento dado RESPONSABILIDAD POR LOS SISTEMAS DE
CONTROL INTERNO
24
Como diferentes entidades desarrollaron los documentos de control interno, para
encarar las necesidades específicas de sus propias organizaciones, podrían existir
algunas distinciones. No obstante, cada documento se enfoca en el control interno, de
una manera casi estandarizada; como ya se ha expresado, en función de las necesidades
de cada organización. Cabe aclarar que la palabra “casi”, incluye las pequeñas
diferencias en la estructura de control.
En consecuencia, comparar los conceptos de control interno presentados en esos
documentos, es de vital interés para su aplicación en los sistemas de control interno en
las entidades de tamaño grande, mediano y pequeño.
Una comparación de los siete documentos revela que, cada uno de ellos se construyó
sobre la base de las contribuciones de los documentos previos. Por ejemplo COBIT
incorpora como parte de sus documentos fuentes tanto a COSO como a SAC. Toma su
definición de control de COSO y su definición de Objetivos de Control de TI de
SAC.COCO incorpora los componentes de COSO.
COSO utiliza los conceptos de control interno de SAC. El COSO E.R.M; toma como
base la definición del COSO I, actualizando la información e incorporando nuevos
componentes.
El MICIL, a diferencia del COSO, realiza la evaluación a través de actividades para
cada área de la empresa, dando mayor importancia a la evaluación para la obtención de
resultados más realistas y oportunos para la toma de decisiones. Y también usa los
mismos componentes del COSO.
El CORRE, toma como base a los informes: COSO I, COSO II y MICIL, enfoca la
25
adaptación a la realidad ecuatoriana simplificando contenidos, facilitando su
comprensión y aplicación para todo tipo de organizaciones. (Análisis personal)
El siguiente cuadro es tomado del texto del Marco Integrado Control de los Recursos y
los Riesgos Ecuador CORRE, publicado en el año 2006, y presenta una comparación
de los componentes del sistema de control y gestión de riesgos, según COSO I, COSO
II y MICIL.
Fuente: CORRE
GRÁFICO Nº2: GRÁFICO DE COMPARACIÓN DE LOS COMPONENTES DE
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
COSO I
• Ambiente de control
• Evaluación de los riesgos
• Actividades de control
• Información y Comunicación
• Supervisión y Monitoreo
COSO II
• Ambiente de Control
• Establecimiento de Objetivos • Identificación de
Eventos • Evaluación de
Riesgos • Respuesta al
Riesgo
• Actividades de Control
• Información y Comunicación • Supervisión y
Monitoreo
MICIL
MARCO INTEGRADO DE CONTROL INTERNO PARALATINOAMERICA
• Ambiente de control y trabajo
• Evaluación de los riesgos
• Actividades de control
• Información y Comunicación
• Supervisión y Monitoreo
CORRE
CONTROL DE LOS RECURSOS Y LOS RIESGOS ECUADOR• Ambiente de Control
• Establecimiento de Objetivos • Identificación de
Eventos • Evaluación de
Riesgos • Respuesta al
Riesgo
• Actividades de Control
• Información y Comunicación • Supervisión y
26
Todos los componentes, tienen como base el ambiente de control y, dentro de éste, la
integridad y los valores éticos. Por su importancia este elemento es el primero de todos,
sobre la que se soportan todos los demás elementos. Se logrará eficiencia y eficacia en
el modelo, si los componentes funcionan de manera integrada en toda la organización,
bajo el liderazgo del consejo de administración o de la máxima autoridad, como
principal responsable de su diseño, aplicación y actualización en las instituciones
públicas y privadas. Todos los componentes funciones de forma coherente e
interrelacionada y que sea aplicado en toda la organización para alcanzar los objetivos
previstos con el menor riesgo.
2.2.3 MÉTODO DE CONTROL INTERNO A APLICAR EN LA JUNTA
PARROQUIAL DE AMBUQUÍ
2.2.3.1INFORME COSO I
2.2.3.1.1 Generalidades
(ESTUPIÑAN G. R., 2006) “El informe COSO es un manual de control interno, sus
siglas en inglés significan: Sponsoring Organizations of The Treadway Commission;
fue publicado en EE.UU en 1992, por el comité que lleva su nombre. Este grupo
investigó acerca del conocimiento, aplicación y mejora de los criterios de control
interno en las grandes corporaciones, las medianas y pequeñas empresas, incluyendo
temas relacionados con el mejoramiento técnico y el alcance de las funciones de
diseño”.
El comité trataba de materializar un nuevo marco conceptual del control interno, capaz
de integrar las diversas definiciones en uno solo, definiendo al control interno como un
27
entidades en sus distintos niveles jerárquicos, que promueve la honestidad y la
responsabilidad y suministra seguridad razonable en el uso de los recursos, para
conseguir los objetivos de: impulsar el uso racional de estrategias; promover la
eficiencia en las operaciones, cumplir con las normas aplicables y contar con una
herramienta apropiada para prevenir errores e irregularidades, con una visión
integradora que satisfaga las necesidades de los sectores interesados.
2.2.3.1.2 Características
El sistema de control interno estará formado por los sistemas contables, financieros,
administrativos y operacionales con los que cuenta la Junta Parroquial de Ambuqui.
Las autoridades de la organización tienen como responsabilidad el establecimiento,
mantenimiento y perfeccionamiento del sistema de control interno adecuándolo a
sus necesidades.
Las normas de cada empresa serán tomadas en cuenta para la implementación de un
buen sistema de control interno.
2.2.3.1.3 Elementos
De acuerdo al criterio de algunos autores, los elementos de un sistema de control,
pueden variar ligeramente, en función de las características de cada sector sometido a
auditoría interna. Pero, para al caso de la Junta Parroquial de Ambuqui, se adopta un
esquema que cuenta con los elementos incluidos por Juran y Gryna:
(J.M.Juran y F.M. Gryna, 2012)“PLAN DE LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA:
Dentro de la organización su estructura se enfoca en varios elementos tales como: la
28
escrito en el organigrama, manuales y procedimientos de la empresa debidamente
especificados en los diferentes departamentos o personas responsables de ellos.
SISTEMAS DE AUTORIZACIÓN Y REGISTRO: Estos sistemas deberán ser los
adecuados para proporcionar un buen control contable sobre el activo, el pasivo, los
gastos e ingresos de la empresa.
PERSONAL DE LA EMPRESA: Al tener una correcta segregación de funciones el
personal no incurrirá en errores, además esta acción fortalecerá al sistema de control
interno y al eficiente aprovechamiento de los recursos humanos disponibles. La entidad
beberá contar con el personal idóneo y apropiado, se debe seleccionar profesionales y
empleados competitivos, capaces de adaptarse a trabajar en equipo.
PRÁCTICAS SANAS: Cada unidad organizativa debe comprender y adoptar solidas
practicas a fin de asegurar un control interno apropiado. Entre estas prácticas sanas se
incluyen las políticas y descripciones de los puestos expresados por escrito.
AUDITORIA INTERNA EFECTIVA: La auditoría es la actividad independiente,
objetiva y asesora que proporciona seguridad al ente, garantiza la correcta
administración, uso y control de los recursos humanos, materiales y financieros. El
auditor interno tiene la responsabilidad de investigar la eficiencia de las operaciones de
cada departamento.
OTROS ELEMENTOS: políticas procedimientos, presupuesto, contabilidad”
2.2.3.1.4 Componentes
29 Fuente:” Mantilla, Control interno, Informe COSO”
GRAFICO N° 3: COMPONENTES DEL COSO I
Ambiente de control:
(ASOCIACIÓN DE AUDITORES GUBERNAMENTALES, 2010)“El ambiente del
control proporciona una atmosfera en la cual el personal conduce sus actividades y
cumple con sus responsabilidades de control. Sirve como fundamento para los otros
componentes”.
Dentro de este ambiente, la administración valora los riesgos para la consecución de los
objetivos específicos.
Las actividades de control se implementan para ayudar a asegurar que se están
cumpliendo las directivas de la administración para manejar los riesgos. Mientras tanto,
se captura y comunica a través de toda la organización la información relevante. El
30
Según la Asociación de Auditores Gubernamentales, los factores del ambiente del
control son:
a. Integridad y valores éticos.
Una entidad tiene como finalidad el cumplimiento de sus objetivos, la manera como
lleguen al lograrse dependerá de las preferencias, juicios de valor o estilos
administrativos que deberán ser trasladados al personal de la empresa para que este lo
aplique en el desempeño de sus designaciones. La gerencia es responsable de:
Establecer normas de conducta y ética.
Brindar orientación moral al personal.
Resguardar la integridad y los valores éticos del personal.
Incentivar a los colaboradores que no tengan estímulos para realizar actos
considerados deshonestos, no éticos o ilegales.
(MANTILLA S. A., 2005) “Establecer valores éticos se torna complicado debido a la
cultura corporativa, la cual influye en la costumbre de la práctica de los valores éticos y
de comportamiento”.
b. Compromiso de competencia profesional.
La competencia debe reflejar el conocimiento y habilidades necesarias para realizar las
tareas que definen los trabajos individuales.
(ESTUPIÑAN G. R., 2006) “Por ende la administración debe reflejar las suficientes
destrezas y los conocimientos necesarios para el desempeño de su trabajo, puesto que si
31
obligaciones asignadas. A menudo puede darse un intercambio entre supervisión y el
nivel de competencia requerido del individuo”.
c. Consejo de directores o comité de auditoría.
Para el ambiente de control dentro de una organización será necesario que exista un
responsable encargado de todas las operaciones, esta condición recaen en la junta
directiva o comité de auditoría cuyas habilidades deben estar acorde a:
La medida de su independencia frente a la gerencia.
La experiencia y nivel de sus miembros.
El plantear y adelantar asuntos difíciles de la gerencia.
La interacción con los auditores internos y externos.
(MANTILLA S. A., Auditoria de control interno, 2009) “Es indispensable que la junta
directiva cuente con estas características, ya que deben estar aprobados para indagar y
escrutar las actividades de los administradores”.
d. Filosofía y estilo de operación de la administración
En cuanto a la filosofía y estilo de operación de la administración estará relacionado
directamente a la manera como la empresa esta manejada, incluyendo el conjunto de
riesgos normales de los negocios.
(Contraloria General del Estado, 2005) “Algunas entidades deben estar dispuestas a
incurrir en actividades de alto riesgo, otras son muy conservadoras y contrarias a correr
riesgos, dichas filosofías y estilos de operación pueden tener un impacto global en
32
e. Estructura organizacional
La estructura organizativa de una entidad proporciona la estructura conceptual mediante
la cual se planean, ejecuta, controlan y monitorean sus actividades para la consecución
de los objetivos globales. Los aspectos significativos para el establecimiento de una
estructura organizacional incluyen la definición de las áreas claves de autoridad y
responsabilidad y el establecimiento de las líneas apropiadas de información.
(MANTILLA S. A., Auditoria de control interno, 2009) “Una buena estructura
organizacional segmenta claramente la autoridad, las responsabilidades y los deberes
entre los miembros de la organización, se desarrollara de acuerdo a las necesidades de la
entidad, el tamaño y naturaleza de sus actividades; por ende pueden ser centralizadas o
descentralizadas, tener relaciones de información directa o matriciales. La estructura
organizacional de una compañía dependerá de la definición adecuada de
responsabilidades en: la autorización de transacciones, el registro de transacciones, y la
custodia de activos”.
f. Asignación de autoridad y responsabilidad.
(ASOCIACIÓN DE AUDITORES GUBERNAMENTALES, 2010) “En el personal de
la organización debe existir claridad en sus actividades, por lo tanto la gerencia asigna
la descripciones de cargos y define claramente sus autoridades y responsabilidades con
la finalidad de aumentar el control en el desarrollo de las operaciones”.
A esto se incluye el establecimiento de relaciones de información y de protocolos de
autorización. El ambiente de control es influenciado de acuerdo a la manera en que los
