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Diseño de los subsistemas de recursos humanos: descripción y análisis de puestos, reclutamiento y selección de personal, evaluación del desempeño y capacitación para la firma Horwath Ecuador

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Academic year: 2020

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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS

CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS DE SERVICIO Y

RECURSOS HUMANOS

“Diseño de los subsistemas de Recursos Humanos: Descripción y Análisis de

Puestos, Reclutamiento y Selección de Personal, Evaluación del Desempeño y

Capacitación; para la firma Horwath Ecuador.”

Marco Antonio Yépez Olmedo

DIRECTOR DE TESIS: Dr. Efraín Flores

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CERTIFICACIÓN

Certifico que la Tesis cuyo tema es: “Diseño de los subsistemas de Recursos Humanos: Descripción y Análisis de Puestos, Reclutamiento y Selección de

Personal, Evaluación del Desempeño y Capacitación; para la firma Horwath Ecuador.” fue desarrollada por el estudiante Yépez Olmedo Marco Antonio, bajo mi dirección y control.

Dr. Efraín Flores

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AUTORÍA

Del contenido de la presente propuesta, se responsabiliza el autor.

Marco Antonio Yépez Olmedo

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DEDICATORIA

   

A las personas que supieron apoyarme y darme su amor para poder completar este paso en mi vida, esas personas son las mujeres más maravillosas que Dios pudo

haberme dado, a quienes dedico no solo este trabajo sino también mi vida.

Para ustedes.

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AGRADECIMIENTO

 

A Dios por el milagro de la vida y la salud.

A mis padres, ejemplo de amor y perseverancia, que me apoyan

incondicionalmente; con este paso quiero se sientan orgullosos.

A mis hermanos, que han estado junto a mí en este camino, Gabriel por tu amistad y Miguel Ángel por tu deseo de superación.

A la firma Willi Bamberger & Asociados, sus socios y gerentes, que me permitieron elaborar esta propuesta y confiaron en mí no solo con su información para la

elaboración de mi tesis, sino para presentarles estas alternativas que estoy seguro ayudarán a prestar muchos y mejores servicios, dar a sus empleados un ambiente de trabajo profesional y dejar una huella en el mercado.

A mi director de tesis, el Dr. Efraín Flores, por su confianza y conocimientos que fueron de mucha importancia para culminar mi carrera y en especial al elaborar esta tesis.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial y los docentes de mi carrera, quienes supieron transmitirme todos sus conocimientos, bases fundamentales de este

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ÍNDICE DE CONTENIDOS

CERTIFICACIÓN ... I 

AUTORÍA ... II 

DEDICATORIA ... III 

AGRADECIMIENTO ... IV 

INTRODUCCIÓN ... 1 

CAPÍTULO I: ... 3 

EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ... 3 

1.1  PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 3 

1.2  ENUNCIADO DEL PROBLEMA ... 4 

1.3  FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 6 

1.4  JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA ... 6 

1.5  OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ... 8 

1.5.1.  OBJETIVO GENERAL ... 8 

1.5.2.  OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 8 

1.6  MARCO TEÓRICO ... 9 

1.6.1  ANTECEDENTES DE LA FIRMA ... 9 

1.6.2  ORGANIZACIÓN DE LA FIRMA ... 10 

1.6.3  DEPARTAMENTOS ... 10 

1.7  FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ... 13 

1.8  HIPÓTESIS DE LA INVESTIGACIÓN ... 14 

1.9  VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN ... 14 

1.9.1  VARIABLE INDEPENDIENTE... 14 

1.9.2  VARIABLES DEPENDIENTES ... 14 

CAPÍTULO II: ... 15 

MÉTODOS Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN ... 15 

2.1  DISEÑO DE INVESTIGACIÓN ... 15 

2.2  MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN ... 15 

2.3  TIPOS DE INVESTIGACIÓN ... 15 

(7)

2.5  RECOPILACIÓN DE DATOS ... 16 

2.6  RESULTADOS ... 17 

CAPÍTULO III: ... 19 

PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN ... 19 

3.1  RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL ... 19 

3.1.1  CONCEPTOS GENERALES ... 20 

3.1.2  PROCESO ... 23 

3.1.2.1  RECLUTAMIENTO ... 23 

3.1.2.2  PROCEDIMIENTO PARA EL RECLUTAMIENTO DE PERSONAL ... 32 

3.1.2.3  SELECCIÓN ... 34 

3.1.2.4  PROCEDIMIENTO Y METODOLOGÍAS DE SELECCIÓN DE PERSONAL ... 48 

3.1.2.5  INDUCCIÓN ... 50 

3.1.2.6  PROGRAMA DE ORIENTACIÓN PARA PERSONAL RECIENTEMENTE CONTRATADO ... 52 

3.1.2.7  INSTRUCTIVO GENERAL DE INDUCCIÓN ... 54 

3.1.2.8  INSTRUCCIONES GENERALES SOBRE EL TRABAJO. ... 55 

3.2  DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTOS ... 67 

3.2.1  CONCEPTOS GENERALES ... 68 

3.2.2  DESCRIPCIÓN O DISEÑO DE PUESTOS ... 69 

3.2.3  ANÁLISIS DE PUESTOS ... 70 

3.2.4  METODOLOGÍA PARA ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ... 73 

3.2.5  PROCESO DE LA DESCRIPCIÓN Y EL ANÁLISIS DE PUESTOS ... 75 

3.2.6  ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ... 76 

3.2.7  DESCRIPTIVO DE PUESTOS ... 81 

3.3  EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ... 138 

3.3.1  CONCEPTOS GENERALES ... 138 

3.3.2  OBJETIVOS ... 139 

3.3.3  RESPONSABILIDAD EN LA EVALUACIÓN ... 142 

3.3.4  MÉTODOS DE EVALUACIÓN ... 144 

3.3.5  PROCESO ... 148 

3.4  CAPACITACIÓN ... 151 

3.4.1  CONCEPTOS GENERALES ... 152 

3.4.2  CAPACITACIÓN VERSUS DESARROLLO ... 153 

3.4.3  OBJETIVOS ... 154 

3.4.4  IMPORTANCIA DE LA CAPACITACIÓN ... 155 

3.4.5  TIPOS DE CAPACITACIÓN ... 156 

3.4.6  MODALIDADES DE CAPACITACIÓN ... 158 

3.4.7  DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIÓN ... 160 

3.4.8  PLAN DE CAPACITACIÓN ... 163 

3.4.9  OBJETIVOS GENERALES DEL PLAN DE CAPACITACIÓN ... 164 

(8)

3.4.11  LINEAMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA EJECUCIÓN DE LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN ... 167 

3.4.12  PLAN DE CURSOS ... 168 

3.4.13  RESUMEN DE LOS CURSOS DEL PLAN DE CAPACITACIÓN ... 194 

3.4.14  ASUNTOS A CONSIDERAR EN EL PLAN DE CAPACITACIÓN ... 196 

CAPÍTULO IV: ... 199 

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 199 

4.1  CONCLUSIONES ... 199 

4.2  RECOMENDACIONES ... 201 

BIBLIOGRAFIA ... 203 

ANEXOS ... 204 

ANEXO 1: ORDEN DE REQUISICIÓN ... 205 

ANEXO 2: RESUMEN EVALUACIÓN PARA CONTRATACIÓN ... 207 

ANEXO 3: SOLICITUD DE EMPLEO ... 209 

ANEXO 4: INSTRUCTIVO GENERAL DE INDUCCIÓN ... 214 

(9)

INTRODUCCIÓN

 

El tema de la calidad ha recibido gran atención en la pasada década o más, tanto de proveedores como de consumidores de productos y servicios.

Históricamente, los auditores han enfocado su labor en una estrecha definición de calidad que se refiere primariamente al cumplimiento de las normas profesionales en la conducción de sus compromisos de auditoría.

La más obvia y, posiblemente, la más importante forma en que podemos dar a

nuestros clientes servicio de calidad es darles un buen valor a cambio del honorario de auditoría. Esto implica conducir nuestras auditorías en la forma más eficiente, sin sacrificar calidad profesional, de forma que logremos nuestros

objetivos de auditoría en el menor tiempo posible y con la menor interrupción a las rutinas del cliente.

El segundo modo más importante de proveer calidad de servicio es estar especialmente “sintonizado” con las necesidades y expectativas de los clientes.

Esto requiere una buena capacidad para escuchar y otras habilidades de comunicación oral.

La tercera forma más importante en que podemos proveer servicios de calidad al cliente es permanecer alerta a las oportunidades de prestar consejos útiles para

(10)

podamos hacerlo, primero debemos lograr que el cliente confíe en nosotros

como consejeros de negocios y no sólo como auditores.

Para conseguir estos servicios de calidad, la firma debe contar con el personal

profesional de la más alta calidad, proactivos, innovadores y con deseos de superación.

Es decir, que con la correcta aplicación de una metodología de administración del talento humano, se podrán cumplir con estas expectativas, permanecer en el

(11)

CAPÍTULO I:

EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN

 

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

 

En firmas que prestan servicios profesionales especializados en Auditoría y consultoría financiera, el manejo del personal es la base del correcto desempeño

en el trabajo.

En Horwath Ecuador no existe una estructura en la gestión de recursos humanos, además de otros aspectos; la eficiencia en el tiempo del trabajo se ha aumentado, existe demasiado personal en relación con la carga laboral, hay

personal antiguo al que no se le ha orientado a desarrollarse profesionalmente y que generan conflictos con el personal nuevo por las expectativas sobre el futuro

en la empresa.

El nivel profesional se ha visto estancado por no haber un correcto

procedimiento de selección de personal, dado que se lo realiza de manera subjetiva, sin pruebas y una entrevista sin detalles relevantes en los

conocimientos.

La estructura no está bien definida y hay puestos que realizan las mismas

(12)

El plan de capacitación que existe se ha realizado de forma subjetiva, tan solo

enfocando las necesidades de capacitación a corto y mediano plazo más no un enfoque de plan de carrera.

La evaluación de desempeño no es enfocada a mejorar, sino a ver problemas de experiencia y académicos, por eso es necesario que exista un plan para que

estas evaluaciones sirvan de punto de partida para diferentes planes de compensaciones o recompensas.

1.2 ENUNCIADO DEL PROBLEMA

 

En toda entidad, el personal es el pilar fundamental para poder alcanzar los objetivos planteados por los administradores, tanto en posicionamiento de

mercado como en beneficios económicos sostenibles en el tiempo; y una de las más grandes cuestiones que tienen los empresarios para poder establecer esos objetivos es ¿cómo hacer más productivo el tiempo de trabajo en la empresa?.

Es por esto que la Administración del Personal debe concentrar todo su esfuerzo

a planificar de manera eficiente todos los procesos que conllevan a determinar y obtener un recurso humano de calidad de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Todas las organizaciones y en este caso una firma especializada que realiza

(13)

compromisos de aseguramiento y servicios afines; requieren de personal

altamente calificado en diferentes áreas específicas, los cuales tendrán a su cargo una gran responsabilidad de mantener y manejar información confidencial de los clientes, asesorar y guiar a los mismos en el desarrollo de la información

financiera, dar criterios, sugerencias, aceptar o negar justificaciones y revelar los efectos de los riesgos que encontró en el proceso del trabajo.

Estas características especiales, hacen de la administración del personal un reto muy interesante, por la complejidad y heterogeneidad de las necesidades de

personal que se necesitan; el control en los procesos técnicos de los trabajos; evaluar los resultados y desarrollar un plan de carrera en Auditoría.

Las firmas de auditoría enfrentan muchas regulaciones, tanto gubernamentales como de calidad; y esas regulaciones son una guía para la administración del

talento humano en estas entidades, aunque también estas regulaciones han convertido a que el trabajo de auditor demande de mucho tiempo, esfuerzo y

dedicación especiales; siendo estas variables una de las principales causas de la alta rotación de personal que existe en este mercado laboral y la deserción de un plan de carrera específico; esto ha conllevado a desmejorar el servicio,

tiempos de entrega fuera de los plazos, personal sin un plan de carrera definido; entre otros de los aspectos negativos que han surgido en la última década en

(14)

1.3 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

 

Estas características especiales en la administración del personal de las firmas

de auditoría externa es esencial para poder cumplir con los objetivos de los accionistas; que son entre otros: mejorar su posición en el mercado, cumplir con las regulaciones de la profesión y obviamente obtener mejor rentabilidad

económica en relación a la eficiencia del trabajo.

Invertir en el personal hará que la firma tenga éxito, la rapidez de respuesta a los clientes, fomento de iniciativas, empoderamiento son algunas variables que tienen relevancia al momento de plantear una meta.

Es por esto que planteo mi tema para el diseño de los subsistemas de Recursos

Humanos: Descripción y Análisis de Puestos, Reclutamiento y Selección de Personal, Evaluación del Desempeño y Capacitación; para la firma Horwath Ecuador.

1.4 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

 

La Auditoría Financiera juega un papel fundamental en el mantenimiento de las

empresas por cuanto implica el control de los recursos de los cuales ella dispone, a su vez la calidad de las Auditorías es uno de los temas más importantes, pues de esto depende la confiabilidad de las finanzas en la

(15)

La supervisión de las Auditorías constituye un aspecto de vital importancia según las tendencias actuales, por cuanto significa la comprobación y seguridad de que éstas se hayan realizado cumpliendo con los principios y normas establecidas

para el ejercicio de la Auditoría.

A nivel mundial se han presentado situaciones que han puesto en crisis el criterio y el trabajo realizado por auditores que generan un deterioro del prestigio del auditor y su independencia causados por la corrupción y otros tipos de

fraudes de los cuales no deja de estar exento el Ecuador.

No sólo basta ser Contador Público para ejercer la función de Auditor, sino que además se requiere tener entrenamiento técnico adecuado y pericia como auditor. Es decir, además de los conocimientos técnicos obtenidos en los

estudios universitarios, se requiere la aplicación práctica en el campo con una buena dirección y supervisión.

Es por eso que es necesario que exista en las Firmas que prestan servicios profesionales especializados en Auditoría y consultoría financiera una unidad

especializada en la gestión del personal lo que formará la madurez del juicio del auditor que conlleva a que el trabajo se haga correcto, efectivamente

(16)

1.5 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

 

1.5.1. OBJETIVO GENERAL

 

Diseñar los subsistemas de Recursos Humanos: Descripción y Análisis de

Puestos, Reclutamiento y Selección de Personal, Evaluación del Desempeño y Capacitación para la empresa Horwath Ecuador, evaluando las necesidades que tiene la organización para mejorar el tiempo y la calidad de los servicios que

proporciona.

1.5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 

 Realizar un levantamiento de información en general relacionado con la

gestión de personal en Horwath Ecuador.

 Diseñar un sistema para el Análisis y Descripción de Puestos.

 Diseñar un subsistema de Reclutamiento y Selección de Personal.

 Establecer políticas y procedimientos de Evaluación del Desempeño.

 Realizar un Plan de Capacitación basado en las necesidades de las áreas

(17)

1.6 MARCO TEÓRICO

 

1.6.1 ANTECEDENTES DE LA FIRMA

 

La firma inició sus actividades en el año 1949 con solo un profesional, el CPA

Willi Bamberger Mendl.

Al inicio los servicios eran trabajos profesionales en la intervención de cuentas (auditoría externa), consultoría en impuestos y servicios de contabilidad; estos

servicios de contabilidad estaban dirigidos a pequeñas empresas.

Desde el año 2002 empezamos a realizar trabajos en las siguientes áreas:

 Precios de Transferencia

 Certificación de Gastos

 Valoración de empresas

 Organización contable

 Adopción de IFRS

 Talleres y seminarios de capacitación

Resumiendo lo anterior, contamos con dos departamentos de servicios que son de auditoría externa y consultoría.

Desde la fundación nos dedicamos a realizar trabajos profesionales de auditoría

(18)

ENTIDADES PÚBLICAS, SERVICIOS; en trabajos de alta complejidad,

incluyendo especificaciones del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), la Agencia para el Desarrollo Internacional (AID) del Gobierno de los Estados Unidos de América y el Banco Mundial.

Willi Bamberger & Asociados está registrado como firma de contadores públicos

en el Colegio de Contadores Públicos de Pichincha y también está inscrito en la Federación Nacional de Contadores del Ecuador, Superintendencia de Compañías, Superintendencia de Bancos, Mercado de Valores. En relación con

organismos internacionales de financiamiento, tanto en el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), del Gobierno de los Estados Unidos de América (USAID) y

en el Banco Mundial (BM), estamos registrados como firma de auditoría de la cual pueden recibir informes y por lo tanto confiar en nuestros trabajos de auditoría.

1.6.2 ORGANIZACIÓN DE LA FIRMA

 

Actualmente la firma está organizada de la siguiente manera:

1.6.3 DEPARTAMENTOS

 

(19)

Departamento de consultoría

Los servicios de consultoría son atendidos por el Gerente de Consultoría, donde abarca los servicios de impuestos, transición a normas internacionales, contabilidad, capacitación.

Departamento de auditoría

La jefatura del departamento de auditoría corresponde al Socio de Auditoría y tiene a su cargo lo relacionado con los trabajos de auditoría, es el representante legal de la firma.

Departamento administrativo y personal de apoyo

La administración de la firma la realiza la Gerente Ejecutiva, quien está a cargo del área contable, recursos humanos y apoyo administrativo.

Todo el personal del departamento de auditoría participaría en planes de capacitación anuales, con un mínimo de 40 horas de estudio.

Estos planes incluyen cursos relacionados con auditoría e impuestos que son impartidos en nuestras oficinas, así como participación en los programas de

actualización profesional del Colegio de Contadores Públicos de Pichincha.

(20)

Otros servicios

Además de lo anterior y formando parte del departamento de auditoría, ofrecemos el servicio de trabajos especiales. Esto consiste en trabajos relacionados con la profesión, solicitados expresamente por la administración de

los clientes. Los servicios ofrecidos son los siguientes:

 Revisión periódica de los libros y registros para evaluar la aplicación

adecuada de las normas internacionales de información financiera (NIIF).

 Evaluación de los mecanismos de control interno que protejan los bienes

de la empresa.

 Revisiones especiales para fines de trámites oficiales, judiciales y

tributarios.

 Auditoría de procedimientos administrativos.

 Auditoría operativa.

 Certificaciones.

 Elaboración de manuales de procedimientos y manuales de contabilidad

solicitados por los clientes.

(21)

1.7 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

 

Unidad 1, Reclutamiento y selección de Personal

 Conceptualizaciones

 Fuentes

 Proceso

 Fases de la Selección

 Inducción de RRHH

 Contratación (Modelos)

Unidad 2, Análisis y descripción de Puestos

 Conceptualizaciones

 Diagnóstico

 Metodología

 Elaboración y aplicación de cuestionarios

 Recopilación y tabulación de información

 Descripción funcional

Unidad 3, Evaluación del desempeño

 Conceptualizaciones

 Ventajas

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Unidad 4, Capacitación

 Proceso de capacitación

 Detección de necesidades

 Diseño del plan de capacitación

 Administración (ejecución)

 Evaluación

 Seguimiento

1.8 HIPÓTESIS DE LA INVESTIGACIÓN

El diseño de los subsistemas de Recursos Humanos: Descripción y Análisis de Puestos, Reclutamiento y Selección de Personal, Evaluación del Desempeño, Capacitación permitirá optimizar los procesos operativos y de apoyo con los que

cuenta la firma;

1.9 VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN

 

1.9.1 VARIABLE INDEPENDIENTE

 

 El diseño de los subsistemas de Recursos Humanos.

1.9.2 VARIABLES DEPENDIENTES

 

 Descripción y Análisis de Puestos

 Reclutamiento y Selección de Personal

 Evaluación del Desempeño

(23)

CAPÍTULO II:

MÉTODOS Y TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN

 

2.1 DISEÑO DE INVESTIGACIÓN

 

Para el desarrollo de la presente investigación y el cumplimiento de los objetivos, así como la demostración de las hipótesis planteadas se utilizará los siguientes

métodos:

2.2 MÉTODOS DE INVESTIGACIÓN

 

La investigación se va a desarrollar utilizando la metodología inductiva-deductiva; dado que en base al diagnóstico situacional de la firma se podrán analizar los procesos del personal en la firma y diseñar los subsistemas

planteados en la tesis.

2.3 TIPOS DE INVESTIGACIÓN

 

Dada la naturaleza de la investigación objeto de mi proyecto de desarrollo; he

seleccionado los siguientes tipos de investigación que usé para mi hipótesis:

 Investigación Histórica.

 Investigación Documental.

 Investigación Descriptiva.

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Además se utilizaron para la obtención de información las técnicas de la

observación, entrevistas, encuestas y análisis de documentos.

2.4 POBLACIÓN Y MUESTRA

 

Hay que indicar que para la aplicación en la investigación, se tomará toda la

población del personal del departamento de auditoría, se aplicó a 22 personas. Con la información recopilada, se pudo identificar las oportunidades de mejora

en la firma, y realizar más efectivamente el diseño de los subsistemas planteados.

Para cumplir con los objetivos de esta tesis; se ha seleccionado únicamente al personal operativo del departamento de auditoría de la firma; siendo el detalle:

Asistentes Encargados Supervisores Gerentes TOTAL

10 5 5 2 22

2.5 RECOPILACIÓN DE DATOS

 

Encuestas

Para el diseño de los subsistemas fue indispensable la aplicación de encuestas al personal a fin de obtener la información requerida para la investigación;

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Entrevistas

Se aplicaron entrevistas estructuradas y no estructuradas a las personas que se seleccionó que nos proporcionen información relevante a los aspectos presentes

en todos los componentes del diseño de los subsistemas; también fue fundamental la información que me proporcionaron a través de entrevistas a los administradores de la firma.

2.6 RESULTADOS

 

La firma no cuenta con la descripción de sus puestos, una definición de sus tareas y actividades; las mismas se realizan de forma empírica, dejando serios

riesgos e implicaciones en los informes y trabajos encomendados.

De esta forma tampoco se pueden evaluar los resultados y desempeños de los auditores ni diseñar un plan de capacitación sistemático y ordenado; consigo la contratación se la realiza basado en un diagnóstico subjetivo de necesidades de

personal, puesto que los procesos del trabajo no son ordenados, puede existir sobrepoblación.

Con el diseño de los puestos, sus actividades y tareas, los trabajos serán más eficientes en el tiempo, dando como resultado un mejor aprovechamiento de los

recursos; se podrá evaluar objetivamente al personal basado en sus actividades; se definirán procedimientos objetivos al momento del reclutamiento y selección

(26)

capacitación ordenado, acorde a los requerimientos de las entidades de control,

(27)

CAPÍTULO III:

PROPUESTA DE LA INVESTIGACIÓN

 

TEMA

“Diseño de los subsistemas de Recursos Humanos: Descripción y Análisis de

Puestos, Reclutamiento y Selección de Personal, Evaluación del Desempeño y

Capacitación; para la firma Horwath Ecuador.”

3.1 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL

 

“Nosotros reclutamos, desarrollamos, y retenemos a la gente más inteligente y

brillante, para que sean solucionadores de problemas de negocios y generadores de ideas.”1

Este subsistema es el responsable de brindar a la firma los insumos humanos necesarios para completar las tareas organizacionales, es la puerta de entrada

de las personas a la firma que son necesarios para su funcionamiento.

Para Horwath Ecuador, el personal integrante de la firma es nuestra finalidad

básica y a quienes están encauzados nuestros esfuerzos como trabajadores en equipo.

      

(28)

Creemos que cada miembro de nuestro equipo forma una pieza importante y

desempeña un papel clave en el crecimiento, imagen y reputación de nuestra firma.

3.1.1 CONCEPTOS GENERALES

 

Reclutamiento

“Es un conjunto de técnicas y procedimientos que se proponen atraer candidatos potencialmente calificados y capaces para ocupar puestos dentro de la

organización” 2

La función básica del reclutamiento es la de atraer la cantidad suficiente de

candidatos para que el proceso de selección tenga el contingente necesario para ser eficaz.

El reclutamiento se hace a partir de las necesidades de recursos humanos presentes y futuros de la firma; las crisis impactan en los procesos de selección

tanto desde el punto de vista de las empresas como de los candidatos. Por ello, quienes hacemos selección debemos estar atentos para adaptarnos a los

requerimientos en esos momentos.

      

(29)

Selección

La Selección de personal es un proceso destinado a buscar, evaluar y reclutar a las personas que reúnen las competencias más apropiadas para desarrollar con eficacia un determinado puesto de trabajo.

La selección del personal es parte del proceso por el cual las personas se

empiezan a formar parte de una entidad; el reclutamiento y la selección son dos fases de este proceso, mientras el reclutamiento busca llamar la atención de los postulantes para formar parte de la firma, la selección clasifica o filtra a los

mismos para su ingreso en la firma. El objetivo básico del reclutamiento es abastecer de insumos al proceso de selección.

La selección busca entre los candidatos reclutados a los más adecuados para los puestos que existen en la firma, con los objetivos de mantener o aumentar la

eficiencia de la misma en el tiempo, basados en la comprobación de los conocimientos y experiencias de los postulantes, así como la valoración de sus

habilidades, potencialidades y características de su personalidad.

Estamos de acuerdo que todas las personas somos diferentes, tanto física,

psicológica e intelectualmente y en especial estas dos últimas características llevan a que las personas no comportemos de manera diferente, percibir

(30)

Mercado Laboral

El mercado laboral está conformado por la oferta de trabajo ofrecida por las organizaciones, en determinado lugar y época. Básicamente lo definen las organizaciones y sus oportunidades de empleo. Cuanto mayor sea la cantidad

de organizaciones, mayor será el mercado de trabajo y su potencial de disponibilidad de vacantes y oportunidades de empleo.

El mercado laboral se puede dividir de acuerdo con los sectores o tipos de

actividades de las organizaciones, por tamaños o por lugares; teniendo cada una de estas divisiones características individuales. El mercado laboral funciona en términos de la oferta y la demanda de empleos.

El mercado laboral en las firmas de auditoría externa en el Ecuador, tiene una característica especial puesto que un porcentaje importante de la fuerza laboral

que se encuentra activa o trabajando, se encuentran predispuestas a abandonar sus puestos de trabajo para buscar mejores oportunidades en el mercado, que

ha conllevado a aumentar la rotación de personal en estas empresas.

A su vez también existe una sobre demanda de talento humano que ha

desembocado en que los candidatos a un puesto tengan que competir, proponiendo sueldos más bajos o aceptando puestos inferiores a su calificación

(31)

En los últimos años, el mercado laboral ha sufrido muchos cambios, en especial

reducciones por diversas fuentes; cambios legales por la puesta en marcha del Mandato 8 que eliminó a la tercerización, prohibiciones de ciertas actividades empresariales como la minería y los juegos de azar; por citar los cambios más

radicales en el ámbito empresarial.

3.1.2 PROCESO

3.1.2.1 RECLUTAMIENTO

 

Necesidades de personal

Para una organización, una necesidad es aquello que precisa para cumplir o alcanzar un objetivo determinado.

 

Este primer paso permite identificar las necesidades de la firma respecto a la cantidad de personal que se requiere a corto y mediano plazo; se debe

determinar las necesidades inmediatas para solventarlas cuando existan contingentes que requieran de respuesta oportuna.

La planificación es un proceso de decisión de suma importancia, puesto que se considera y organiza las necesidades de personal que la firma va a necesitar

(32)

Para cumplir con esto, la firma necesita contar con las personas adecuadas para

realizar los trabajos; para esto el director de auditoría conjuntamente con la gerente ejecutiva y el socio deben estar seguros de que los puestos que están bajo su responsabilidad son ocupados por personas capaces de desempeñarlos

adecuadamente.

La firma sustenta sus necesidades de personal en el modelo basado en la demanda estimada del servicio; este modelo se fundamenta en que las necesidades de recursos humanos dependen de la demanda estimada servicio.

La relación entre las dos variables está influida por variaciones en la productividad interna y externa de recursos humanos y financieros y oferta de

recursos humanos de las organizaciones. Este modelo emplea previsiones basadas en datos históricos y está dirigido al nivel netamente operativo de la firma.

Las necesidades de personal se revisan regularmente; en forma más definida en

los meses de junio a octubre, con el propósito de inducir y capacitar al personal en forma apropiada de manera que tengan un nivel aceptable para el período fuerte de trabajo que inicia en el mes de noviembre.

La evaluación se fundamenta en los reportes de facturación por clientes actuales

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Fases del proceso de reclutamiento

“El reclutamiento implica un proceso que varía de acuerdo a la organización. En

muchas organizaciones, el inicio del proceso de reclutamiento depende de una decisión de línea.”3

En la firma el proceso parte de la necesidad de personal basado en la cantidad de horas contratadas comparando con las horas de personal operativo que se

cuentan al momento.

Las necesidades de personal son determinadas en conjunto con el socio, el

director de auditoría y la gerente ejecutiva; que se lo realiza mediante un formulario que se denomina orden de requisición. (Ver anexo 1). Este

documento debe ser llenado y firmado por la persona responsable que ha determinado la necesidad de cubrir una vacante por cualquier motivo y debidamente autorizado por la gerente ejecutiva o el socio.

Para la determinación de la necesidad de personal; previamente se analiza qué

puesto específico se requiere cubrir; el mismo debe estar acorde con el perfil

      

3 CHIAVENATO IDALVERTO, Administración de Recursos Humanos 

Investigación Interna 

(necesidades de 

Investigación Externa 

(34)

mínimo que solicita la firma para cada uno de los puestos; esto está determinado

en perfil de puestos.

Se necesita confirmar la necesidad de contratación también especificando el

área que tiene vacantes, las actividades principales y especificaciones especiales para los procesos que requieran de personal calificado.

Fuentes de Reclutamiento

Existen innumerables e interrelacionadas fuentes de suministro de recursos humanos, una de las fases más importantes del reclutamiento la constituye la identificación, la selección y el mantenimiento de las fuentes que pueden

utilizarse adecuadamente para hallar candidatos que tienen probabilidades de cumplir con los requisitos preestablecidos por la firma. Esto puede:

 Elevar el rendimiento del proceso de reclutamiento

 Disminuir el tiempo del proceso de reclutamiento

 Reducir los costos operacionales de reclutamiento

Los candidatos potenciales se encuentran trabajando en alguna empresa, están

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Fuentes internas

Este proceso interno es el que provee candidatos que son actuales auditores de la firma, calificados para ocupar un puesto superior.

El objetivo es llenar una posición dentro de la firma de manera que estimule a los auditores para que se preparen e impulsen a un posible ascenso, traslado o

promoción dentro de la firma.

Al presentarse determinada vacante, la firma intenta llenarla mediante la

reubicación de sus empleados, los cuales pueden ser ascendidos (movimiento vertical), transferidos (movimiento horizontal) o transferidos como promoción

(movimiento diagonal).

Exige una intensa y continua coordinación e integración de las personas

encargadas a identificar las necesidades de personal con los supervisores operativos.

Exige el conocimiento previo de una serie de datos e informaciones relacionadas con los otros subsistemas como por ejemplo, resultados de las evaluaciones de

(36)

Ventajas

 Es más económico para la firma

 Es más rápido

 Presenta mayor índice de validez y seguridad

 Es una poderosa fuente de motivación para los empleados

 Aprovecha las inversiones de la empresa en entrenamiento de personal

 Desarrolla un sano espíritu de competencia entre el personal

Desventajas

 Exige que los empleados nuevos tengan condiciones de potencial

desarrollo para poder ascender y motivación suficiente para llegar allí.

 Puede generar un conflicto de intereses ya que tienden a crear una

actitud negativa en los empleados que no demuestran las condiciones necesarias.

 Cuando se efectúa continuamente puede llevar a los empleados a una

progresiva limitación de las políticas de la firma, ya que éstos, al convivir

solo con la situación de la firma, se adaptan a ellas y pierden creatividad e innovación.

 No puede hacerse en términos globales dentro de toda la firma.

El reclutamiento interno debe realizarse en la medida en que los candidatos

(37)

Fuentes externas

Cuando al existir determinada vacante, la firma intenta llenarla con personas que provienen de fuera. Incide sobre los candidatos reales o potenciales, disponibles o empleados en otras organizaciones.

Las técnicas de reclutamiento son los métodos mediante los cuales la firma

enfoca y divulga la existencia de una oportunidad de trabajo, a las fuentes de recursos humanos más adecuadas.

La firma utiliza las siguientes técnicas de reclutamiento:

Consultas de los archivos de los candidatos.

Los candidatos que se presentan de manera espontánea durante el tiempo o que no se consideraron en reclutamientos anteriores deben tener un currículo

debidamente archivado. Esta técnica es de menor costo, y es uno de los más breves. El mantener un archivo de los currículos garantiza el tener insumos de

candidatos para cualquier eventualidad futura; la firma además estimula la presentación espontánea de candidatos en diferentes espacios en el tiempo, las puertas están abiertas siempre para recibir candidatos aunque no se tengan

(38)

Presentación de candidatos por parte de los funcionarios de la firma.

Esta técnica de reclutamiento es de bajo costo, alto rendimiento y bajo índice de tiempo. La firma estimula a que los funcionarios actuales recomienden candidatos, es una estrategia para empoderar, sentirse identificado con la firma

y corresponsabilizarse por la admisión de su recomendado.

Asociaciones profesionales.

Aunque no presenta un buen rendimiento en el tiempo, tiene ciertas ventajas; la firma usa la bolsa de empleos del Colegio de Contadores Públicos de Pichincha,

puesto que es un socio activo con derecho a uso de ese servicio; por ende no se incurre en inversiones excesivas al momento de necesitar de insumos de

candidatos. Este gremio donde la firma forma parte; tiene un universo de más de 8.000 (ocho mil) profesionales contables; haciendo de la herramienta de la bolsa de empleo una fuente muy valiosa para obtener información además de tener la

característica de ser actualizada constantemente.

Contactos con universidades.

Durante todo el tiempo la firma mantiene una estrecha relación con las personas encargadas de la administración académica de varias universidades en la

ciudad; en las cuales se ofrece todo el tiempo oportunidades laborales aunque no haya vacantes; pero teniendo la ventaja de fomentar la presentación de

(39)

esta técnica para obtener candidatos idóneos para las vacantes o para los

programas de pasantes.

Avisos en diarios y revistas.

Anunciar en el periódico se considera una de las técnicas de reclutamiento más eficiente para obtener candidatos a un determinado puesto. El anunciar en

revistas especializadas se realiza para puestos muy específicos.

Las fuentes de contratación primaria de la firma son las universidades, la bolsa de empleo del Colegio de Contadores Públicos de Pichincha y las referencias conocidas. En caso último publicación por periódico, esto debido a se reciben

gran cantidad de ofertas lo que conlleva costo y tiempo adicionales en el análisis de la información.

Ventajas

 La firma se beneficia de nuevas ideas, talentos, habilidades.

 Se mejoran las oportunidades de abarcar al mercado con más y mejores

servicios, dado al aporte de nuevos talentos y habilidades.

Desventajas

 Se ve en decremento la fidelidad de los empleados, puesto que se están

(40)

 Representa una inversión que puede ser costosa, ya que requiere de la

aplicación de técnicas especiales.

 Requiere de inversión en tiempo para introducir y socializar a los

candidatos a la firma, sus políticas y procesos.

3.1.2.2 PROCEDIMIENTO PARA EL RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

Necesidades de personal

Las necesidades de personal se revisan regularmente; en forma más definida en el mes de junio, con el propósito de inducir y capacitar al personal en forma

apropiada de manera que tengan un nivel aceptable para el período fuerte de trabajo.

Los socios y gerentes manifiestan la necesidad de personal mediante el formulario de Orden de Contratación enviado por correo electrónico.

Las fuentes de reclutamiento pueden clasificarse en dos tipos:

 Fuentes internas

(41)

Fuentes internas:

Es la que provee candidatos que son actuales auditores de la firma, calificados para ocupar un puesto superior.

El objetivo es llenar una posición dentro de la firma de manera que estimule a los

auditores para que se preparen e impulsen a una eventual promoción.

Fuentes externas:

Corresponden al reclutamiento de personal con el propósito de llenar necesidades dentro de la firma, para lo cual se utiliza fuentes tales como:

Reclutamiento dinámico:

Universidades

Colegios de Contadores

Anuncios en periódicos de mayor circulación

Página web

Reclutamiento espontáneo:

(42)

Reclutamiento por recomendación:

Recomendación de candidatos por parte del personal actual de la firma o una fuente externa de reconocida reputación.

Nuestras fuentes de contratación primaria son las universidades, colegios de contadores y referencias conocidas. En caso último publicación por periódico,

esto debido a se reciben gran cantidad de ofertas lo conlleva costo y tiempo adicionales en el análisis de la información.

Mantenemos un archivo con las publicaciones de reclutamiento que hemos

realizado en los periódicos.

3.1.2.3 SELECCIÓN

 

Las organizaciones para su normal y eficiente funcionamiento tienen que contar con las personas adecuadas, en los lugares precisos. Dicho de otro modo lo esencial es contar con recursos humanos de calidad, ya que el activo más

importante de las organizaciones está constituido por las personas que las forman; por ello debe ser bien seleccionadas.

La selección de personal es un proceso de trascendencia para la firma, puesto que por intermedio de éste se decidirá a los futuros colaboradores de la misma y

(43)

La selección debe mirarse como un proceso de comparación entre dos variables:

las exigencias del puesto y las características de los candidatos. La primera variable la suministra el análisis y descripción de puestos y la segunda se obtiene mediante la aplicación de técnicas de selección.

Procedimiento

Comisión seleccionadora

El proceso de selección lo realiza un equipo de profesionales de la firma, forman parte de esta comisión el Director de auditoría y la Gerente ejecutiva. El proceso

total de selección de personal abarca las siguientes etapas: análisis de la necesidad, definición del perfil, preselección, entrevista, evaluación técnica,

elaboración del ranking, y la presentación final de los candidatos más adecuados. Las dos etapas iniciales son exploratorias: se exploran las características de las tareas, los intereses y las afinidades personales.

Entre las funciones y responsabilidades de esta comisión están:

 Elaborar, aprobar y ejecutar las bases del concurso

 Definir los perfiles a requerir

 Hacer la convocatoria a concurso interno o externo

 Declarar aptos a los candidatos que reúnan los requisitos

 Recepción y calificación de los expedientes

(44)

 Indagar los antecedentes de los postulantes

 Efectuar la entrevista personal a cada postulante apto

 Elaborar y publicar el cuadro de méritos

Bases del concurso

Una de las primeras responsabilidades de la comisión seleccionadora es elaborar las bases del concurso de acuerdo a los insumos que en la etapa de

reclutamiento se dispongan, el análisis de necesidades de personal previamente elaborado y socializado es uno de los recursos más importantes y necesarios

para cubrir las plazas o puestos vacantes.

Se determinan en este proceso la modalidad del concurso, requerimiento para

presentar documentos, fechas y calendarios de presentación, parámetros de calificación, diseño de pruebas, calendario de entrevistas y otros asuntos de

interés en el diseño de este proceso de conformidad al puesto requerido.

(45)

BASES DEL CONCURSO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

Área Convocante:

Gerencia de Auditoria

Objetivo del Concurso:

Contratar tres Encargados de Auditoria

Modalidad del Concurso:

El concurso será de fuentes externas, detallando el perfil específico para el puesto requerido. Se utilizará un medio de comunicación escrito, es decir se publicará en la

prensa la convocatoria.

Documentos a Presentar (detalles descritos en la convocatoria):

Quienes se postulen deberán presentar al menos los siguientes documentos que se establecen a continuación:

 Currículo Vitae documentado y ordenado, de preferencia que incluya una

fotografía.

 Detalle específico de su experiencia.

 Detalle de su nivel académico.

 Datos y referencias laborales y personales.

(46)

Agenda del Proceso

El proceso de selección de personal lo realizará la comisión de concurso de acuerdo a la siguiente programación:

 Calificación de Documentos

 Publicación de Postulantes Aptos

 Prueba de Conocimientos

 Prueba Psicotécnica

 Entrevista Personal

 Publicación de Resultados

 Inicio de Actividades Laborales

Los ganadores del concurso firmarán un Contrato Laboral, de tiempo de prueba (90 días)

Parámetros de Calificación

 Currículo: 30 Puntos

 Prueba de Conocimientos: 40 Puntos

 Prueba Psicotécnica: 10 Puntos

 Entrevista Personal: 20 Puntos

Calificación del Currículo:

Este aspecto se calificará con 30 puntos como máximo de acuerdo al siguiente

(47)

Nivel académico: (10 puntos máximo)

Estudios de cuarto nivel: 10 puntos Estudios de tercer nivel: 08 puntos

Experiencia profesional (10 puntos máximo)

Se califica dos punto/año hasta un máximo de 5 años

Cargos desempeñados (5 puntos máximo)

Encargado de Auditoria: 5 puntos

Asistente de Auditoria: 4 puntos

Capacitación y actualización (5 puntos máximo)

Se califica medio punto, por cada evento de participación, en seminarios, cursos, congresos, simposios, etc. Siempre y cuando se refieran a temas relacionados con

la especialidad, hasta un máximo de 10 eventos dentro de los últimos 5 años.

Calificación de la Prueba de Conocimientos

Esta prueba del tipo objetiva con alternativas de respuestas, será calificada con 40 puntos como máximo y tendrá como finalidad medir el nivel real de preparación y

asimilación de conocimientos de los postulantes, ya que las preguntas (40 en total), serán íntegramente referidas a aspectos generales y a temas relacionados con la

(48)

Calificación de la Prueba Psicotécnica

La prueba Psicotécnica, será calificada con 10 puntos y consistirá en una serie de preguntas y respuestas en forma escrita. El material será proporcionado por la empresa el mismo que deberá devolverse a la culminación de dicha prueba.

Calificación en la Entrevista

La entrevista personal se calificará con 20 puntos como máximo y se efectuará el día fijado en el calendario del proceso en las oficinas de la firma. El entrevistador tomará en cuenta en al conversación, el nivel de preparación, rapidez en responder

y aseveraciones de temas relacionados al puesto.

Otros asuntos de la Comisión

Las decisiones de la Comisión de Concurso, son autónomas e inapelables, es la única que puede interpretar las presentes bases, cualquier modificación, suspensión

o cancelación del proceso será comunicada a los postores a través de los medios de comunicación o a la dirección consignada en el currículo. Las circunstancias no

previstas en la presente Base de Concurso, serán resueltas por la Comisión del Concurso.

Definición de perfiles

En esta parte se comunica a la comisión de la necesidad de personal, se

(49)

Convocatoria

Una vez elaborada y aprobada las bases del concurso, la comisión publicará en forma clara y objetiva el aviso de convocatoria a concurso, a través de los medios de comunicación oficial de la firma, si es concurso interno ó a través de

comunicaciones a la bolsa de empleo del Colegio de Contadores Públicos de Pichincha, comunicaciones a universidades y a referencias conocidas, si el

concurso es externo.

(50)
(51)

Candidatos aptos, preselección.

Una vez recibidos los currículos, se clasifican para examinar los conocimientos y la experiencia de los candidatos; sobre la base de los requisitos formales determinados en las bases del concurso.

Generalmente los currículos, contienen los datos o referencias personales del

candidato, así como los conocimientos, experiencias, capacidades y méritos adquiridos por los postulantes. El currículum tiene que ser personalizado y específico para cada puesto, con una presentación lo más perfecta posible.

Además, debe ser breve y conciso: resume el historial del postulante, en una o dos páginas como máximo.

Recepción de los expedientes preseleccionados

Constituye la primera fase administrativa de la selección de personal, pues en

ésta los postulantes harán el primer contacto con la firma, por ello la persona encargada de la recepción de los documentos, debe orientar en el llenado del

formulario llamado: Solicitud de Empleo (ver anexo 3) se debe indicar los requisitos exigidos para el puesto en concurso, así como las demás acciones de las bases del concurso.

Pruebas de selección

(52)

puesto de trabajo, medir el grado de conocimiento adquirido a través del estudio,

estás se hacen a través de pruebas escritas o prácticas dependiendo del tipo de puesto; estas pruebas son elaboradas por profesionales calificados designados por los miembros de la comisión, estos funcionarios deben ser conocedores de

las funciones y responsabilidades del puesto vacante en concurso.

Tipos de pruebas que se usan en la firma:

Pruebas

De

conocimiento

Evaluar los conocimientos específicos

 Pruebas

 Cuestionarios

 Ejercicios

Psicotécnicas Evaluar el potencial  Inteligencia general

 Razonamiento abstracto

 Numéricas

 Espaciales

 Capacidad verbal

 Personalidad

Para el diseño de las pruebas se seguirán algunos de los siguientes pasos:

 Buscar la colaboración de expertos en técnicas de evaluación.

(53)

o Prueba específica para asistentes

o Prueba específica para encargados de auditoría (encargados)

 Analizar las áreas que deben examinarse.

 Discriminación de los temas que deben examinarse distribuidos por el

número de preguntas.

 Elaboración de las preguntas.

 Clasificar las preguntas en función del nivel de dificultad.

 Elaborar las normas de aplicación.

Indagación de antecedentes

Se hace con el objeto de verificar la idoneidad, laboriosidad, capacidad,

honestidad, etc. del postulante, manifestada en su solicitud o presentada en su currículo vitae. Específicamente en esta etapa, se verifica la información

proporcionada tanto en la solicitud, así como del currículo del postulante, preguntando y/o constatando los estudios indicados, capacitación, experiencias laborales y referencias personales.

Dentro de las investigaciones que es una etapa de gran responsabilidad del área

(54)

Entrevista

La entrevista es una de las técnicas más utilizadas para la selección de personal. En ella el postulante interactúa cara a cara con los integrantes de la comisión, y mantiene una conversación más o menos estructurada, es decir, que

la entrevista se desarrolla a base de preguntas, que van surgiendo a lo largo de la conversación.

Por ello se afirma que la entrevista constituye una valiosa arma para la persona o personas que seleccionan personal, porque le ayuda a completar la

información del postulante.

Es una conversación formal y profunda que conduce a evaluar la idoneidad del solicitante para el puesto. Permite la comunicación en dos sentidos: el del entrevistador es conocer al candidato y detectar características adecuadas al

perfil buscado, y para el postulante, una ocasión para desplegar sus recursos personales, satisfacer las expectativas del entrevistador y conseguir el empleo.

El tiempo en la entrevista debe ser el necesario, para poder obtener la información sobre sus conocimientos, habilidades, personalidad y raciocinio

Se debe tener en cuenta que en la entrevista la persona o comisión encargada de realizar el contacto con el postulante debe saber obtener la información

necesaria para completar su evaluación; específicamente debe conocer a cerca de:

(55)

 Experiencia laboral

 Habilidades Comunicativas

 Impactos e imprecisiones personales

 Motivación y Compromiso Laboral

 Iniciativa Laboral o Académica

 Independencia de Criterio

 Grado de Interés

 Metas Laborales

Informe de selección

El análisis y la comparación de los datos obtenidos a través de las técnicas utilizadas permiten ubicar a cada candidato en relación con los rasgos del perfil

solicitado, ponderados en una escala que posibilita apreciar grados. Aquellos que mejor respondan a las expectativas serán los finalistas.

La comisión seleccionadora, busca, examina, evalúa y elabora información acerca de los candidatos presentados.

Identifica, a través de la evaluación de sus conocimientos y experiencia, cuáles

(56)

Se ha diseñado un documento que facilita el proceso de análisis de la

información de los postulantes; se trata de un formulario que resume las partes más importantes del proceso de selección; pruebas, conocimientos, entrevista, sueldo, etc. (ver anexo 2)

3.1.2.4 PROCEDIMIENTO Y METODOLOGÍAS DE SELECCIÓN DE PERSONAL

Para el proceso de selección de personal, elaboré la siguiente metodología:

Para el adecuado cumplimiento de las normas profesionales en el desarrollo de

las auditorías, la firma requiere contratar auditores que cumplan las siguientes características:

Características profesionales

 Nivel académico de egresado universitario, cursando estudios de tercer

grado en contabilidad, auditoría, finanzas o impuestos.

 Experiencia mínima de 6 meses en Firmas de Auditoría Externa.

 Conocimiento técnico de la aplicación de NIIF

 Conocimiento técnico de la aplicación de NIA

 Dominio de paquetes de cómputo

 Excelente expresión oral y escrita

(57)

Características personales

 Capacidad analítica

 Capacidad de manejar situaciones inesperadas (iniciativa y dinamismo)

 Manejo de situaciones de presión

 Altos niveles de cooperación y trabajo en equipo

 Deseos de superación y desarrollo profesional

 Excelente presentación personal

 Orientado al cumplimiento de metas

 Alto nivel de responsabilidad en el cumplimiento de sus tareas

 Puntualidad

 Adecuada orientación de servicio al cliente y al valor agregado

Con la adecuada combinación de estas características se esperaría se permita

el desarrollo profesional y la adecuada aplicación de la metodología de CHI, y el cumplimiento de los aspectos administrativos como la presentación de los reportes quincenales de ejecución de horas, oportuna presentación de los

informes, y la oportuna ejecución de la programación de clientes asignados.

El proceso de selección del personal consistirá en estudiar las características y las conductas que se requieren para el puesto.

Los pasos a seguir en la selección del personal:

(58)

 Verificar referencias

 Realizar entrevista pre laboral analizando aspectos como antecedentes

laborales, familiares, objetivos, expectativas (profesionales, salariales y

personales), disponibilidad

 Aplicar el formulario de solicitud de empleo

 Aplicar prueba de aptitudes

 Realizar entrevista técnica

Todo esto se documenta en el resumen de evaluación de contratación (Anexo 2)

Se ha definido que por cada auditor a contratar se deben evaluar al menos a tres

aspirantes, de manera que la selección recaiga en la mejor opción.

En cuanto a la recontratación de personal, contratación de familiares de

empleados actuales o contratación de empleados de clientes, es nuestra política no recurrir a estas situaciones excepto casos muy calificados, convenientes para

la firma por la capacidad comprobada del aspirante; queda a criterio de los socios o gerentes en los cuales no intervengan aspectos de independencia o conflictos de interés.

3.1.2.5 INDUCCIÓN

 

La primera etapa de la vida del nuevo empleado en la empresa se llama período

(59)

con ella. En este período ambos, empleado y firma, van descubriendo sus

aspectos recíprocamente.

Cuando el empleado ha sido aceptado por la firma, comienza un período de

ajuste cultural: dos mundos de experiencias se contactan (la que trae el empleado y el mundo de la empresa), necesitan reconocerse y empezar a

fusionarse. Casi siempre el nuevo empleado tiene una imagen muy valorada de la firma, o sea que tiene expectativas positivas.

El nuevo empleado comienza a explorar a la firma y sus políticas, y la firma deberá brindarle los elementos para que la idea que se forme sea veraz y

funcional. Lo interiorizará acerca de sus proyectos generales, de su posición en el mercado, de quienes son su competencia, del manejo del tiempo, del ámbito normativo de la profesión y las regulaciones de la técnica de la firma

internacional.

La comisión seleccionadora prepara al candidato finalista haciéndole conocer la firma, y al mismo tiempo prepara al resto del staff informándolo sobre las características del nuevo empleado.

El aspecto esencial de este período inicial apunta al reconocimiento recíproco de

(60)

3.1.2.6 PROGRAMA DE ORIENTACIÓN PARA PERSONAL RECIENTEMENTE CONTRATADO

De acuerdo a mi análisis he realizado una metodología para el proceso de

inducción al personal nuevo.

Desde el primer día se le indica a los funcionarios los objetivos y metas de la

firma, así como las políticas, reglamentos y normas que rigen internamente, además se le da a conocer los procedimientos de carácter administrativo y otros

aspectos de relevancia.

Por lo que cada vez que un auditor ingrese a la firma, la persona encargada de

recibirlo debe:

Aspectos administrativos: (Día 1)

 Entregarle la documentación que va a respaldar su contratación

(contrato), así como los materiales necesarios para su labor (computadora personal, maletín, etc.)

 Coordinar los trámites relacionados con el carné de identificación, las

tarjetas de presentación y la apertura de la cuenta de ahorros para el pago de su sueldo.

 Informarle sobre algunas generalidades administrativas de la firma

contenidas las Instrucciones Generales del Trabajo.

(61)

 Presentarle a todo el personal y mostrar las instalaciones de la firma.

 Coordinar con sistemas la creación del correo electrónico.

 Mostrarle la distribución general de archivos en el servidor para la

búsqueda de en la información pertinente, como guías y programas,

clientes, papeles de trabajo, etc.

 Entregarle en medio electrónico el Manual de Auditoría de Crowe Horwath

Internacional, Manual de Control de Calidad y sus anexos, la Presentación de la Guía General de Auditoría, y su correspondiente descriptivo del puesto.

 Mostrarle la lista de clientes y solicitar completar el Formulario de

Representación escrita sobre independencia.

Aspectos técnicos: (Días 2, 3 y 4)

Para iniciar el proceso de preparación técnica el auditor deberá:

 Leer el Manual de Auditoría de Crowe Horwath International.

 Leer el Manual de Control de Calidad y sus anexos: Instructivo General

de Inducción y el Instructivo General sobre el Trabajo.

 Leer la Presentación de la Guía General de Auditoría

(62)

Asignación: (Día 5)

 Coordinar con su Encargado o Supervisor para que éste sugiera las

lecturas específicas que considere pertinentes, dependiendo de la

empresa asignada.

 Coordinar una reunión de introducción con al menos un socio o gerente

en la primera semana de trabajo.

 Todo auditor pasará una semana asignado en el trabajo de campo bajo la

supervisión de un auditor encargado o supervisor que el ayudará a solventar sus dudas.

 Finalmente será asignado a su equipo de trabajo

 En caso de ingreso de una secretaria o personal administrativo, previa

entrevista con la Gerente Ejecutiva, la persona será presentada a todo el personal y se le mostrarán las instalaciones.

La inducción final la llevará a cabo la Gerente Ejecutiva.

3.1.2.7 INSTRUCTIVO GENERAL DE INDUCCIÓN

La inducción es llevada a cabo principalmente a través de la comisión seleccionadora, los aspectos más importantes del mismo que están a continuación se le entrega al nuevo empleado para su análisis y entendimiento

(63)

Contratación

Se comunica la decisión a la persona seleccionada, que si acepta, es contratada para el puesto. Además se comunica al resto de candidatos finales la decisión, agradeciéndoles su participación en el proceso y deseándoles suerte en

ocasiones posteriores. La firma guarda la información sobre estas personas para contactar posteriormente con ellas en caso de ser necesario.

En esta parte final del proceso, se delimitan los aspectos más importantes que como auditor debe cumplir, de acuerdo con las normas, código de ética,

independencia, etc.; además se llegan a entendimientos sobre el monto de la remuneración, adicionales, bonos, comisiones, vacaciones, y todo lo referente al

tema legal-laboral.

En este proceso también se socializa con el nuevo empleado de las normas de

conducta, respeto, procedimientos, prohibiciones, opcionales, etc., que la firma tiene como políticas internas.

3.1.2.8 INSTRUCCIONES GENERALES SOBRE EL TRABAJO.

Se ha diseñado un documento que resume los aspectos más importantes a tener en cuenta, mientras el empleado labore en la firma.

Estas instrucciones tienen por objeto establecer pautas en cuanto a los temas tratados, de manera que los auditores y la administración, dispongan de reglas

(64)

Vacaciones

 El número de días hábiles de vacaciones tiene relación con el tiempo de

servicio, de acuerdo al Código del Trabajo.

 Se puede solicitar el disfrute parcial de vacaciones, nunca menor a medio

día.

 La solicitud para disfrutar de vacaciones debe presentarse por lo menos

dos días hábiles antes y contar con la autorización del superior inmediato

en el caso de los auditores. En el caso de colaboradores administrativos serán tratadas de común acuerdo con el socio al cual le afecte la ausencia de dicho colaborador.

 Para evitar la interrupción del trabajo no se autorizará el disfrute de

vacaciones durante la atención de un cliente.

 Las vacaciones de cada año calendario pueden ser tomadas durante el

mismo y el plazo máximo para su disfrute es el 30 de noviembre del año siguiente. Ningún auditor debe acumular más de un período de vacaciones sin disfrutar.

 No se autorizará el disfrute de vacaciones entre el 1 de diciembre de un

año y el 30 de marzo del año siguiente, excepto entre los días 20 y 31 de

diciembre.

Permisos

 Se puede conceder permiso de ausencia con goce de sueldo y con cargo

a vacaciones. En cuanto al primero, el tiempo ausente debe ser repuesto

(65)

la acción de personal respectiva y firmada por la persona que autoriza y el

colaborador.

 Los permisos de ausencia deben ser previamente autorizados por el

superior inmediato y el Socio. En caso de imposibilidad de obtener previamente las autorizaciones, debe justificarse y la firma juzgará si es

procedente. En caso contrario se considerará abandono del trabajo.

 Se puede conceder permiso de ausencia con goce de sueldo para asistir

a rendición de exámenes o pruebas en centros de educación universitaria;

tales permisos se basarán en el horario lectivo aprobado, o para cursos cortos y seminarios relacionados con el trabajo, siempre y cuando no

perjudiquen las labores asignadas.

 La firma se reserva el derecho de suspender temporalmente los permisos

cuando así lo requiera por razones de trabajo, o que contravengan las políticas de la firma.

 Cualquier permiso por parte de algún Encargado, Supervisor o Socio

dentro del horario normal de la firma debe ser comunicado de antemano

al Presidente.

Horario de trabajo

 El horario de trabajo es de las 8:30 a las 17:30 horas de lunes a viernes,

en total 40 horas semanales. Sin embargo de acuerdo con las

(66)

mañana se dispone de 10 minutos de café y al medio día de una hora de

almuerzo, por la tarde se dispone de 10 minutos de café.

 La jornada diaria debe adaptarse al horario de los clientes con el fin de

aprovechar mejor el tiempo; siempre en los términos del aparte anterior.

 Cada vez que se inicia un trabajo de campo, debe darse aviso del horario

de trabajo que se cumplirá.

 Se debe permanecer en el lugar de trabajo durante la jornada prevista,

excepto por las ausencias, permisos y vacaciones autorizadas.

 Reporte diario de asistencia

 Los auditores deben informar todos los días a las 9:00 de la mañana a

quien la administración designe, el cliente al que ha sido asignado. En

caso de que se tengan que retirar de las oficinas del cliente deben comunicarlo al supervisor o socio a cargo y también al encargado por la administración. Todos los auditores deben estar a disposición para

consultas por parte de la firma.

Control diario de horas

 Los auditores deben completar la hoja de control de tiempo en forma

diaria y enviarla en forma mensual a quien la administración designe vía correo, quien llevará un control del cumplimiento de este aspecto y lo

(67)

Ausencias en el Cliente

 Semanalmente habrá una calendarización de las asignaciones otorgadas

al personal. La asistente de gerencia asumirá que se nos puede localizar

en ese lugar a menos que usted le notifique lo contrario.

 En el caso de que un miembro del personal falte al trabajo por cualquier

motivo, debe notificar a la firma sin demora. Asimismo, deberá notificarle cuando se reincorporare a sus labores.

 Cuando un miembro del personal tenga que ausentarse temporal e

imprevisiblemente del cliente o de las oficinas por asuntos muy urgentes, debe solicitar autorización al gerente, supervisor o encargado del trabajo,

quienes deberán notificar este hecho a la secretaria del socio a cuyo cargo se encuentra el cliente.

Los límites de horas a ser autorizadas son:

Encargado : 2 horas por semana Supervisor : 4 horas por semana

Socio : Cualquier permiso en exceso de 4 horas

Las horas de permiso deberán ser compensadas con tiempo, si quien otorga el

permiso así lo requiere. El profesional que requiera de permiso en exceso de dos horas, deberá obtener una carta (o confirmación telefónica) del encargado o

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