Diseño y propuesta para la implementación del
Sistema de Gestión Integrado QHSE para la
empresa CURVA LTDA de Villavicencio
Autor
Karen Yesenia Montoya Rodríguez
Director Trabajo de Grado
Ricardo Augusto Vásquez Arango
Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito
Decanatura de Ingeniería Industrial
Especialización en Gestión Integrada QHSE Cohorte 38
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Reconocimiento o Agradecimientos
A Dios por darme la sabiduría, fortaleza y guía necesaria a lo largo de esta especialización para culminar con éxito esta etapa de mi vida, gracias por iluminarme y bendecir mi vida en cada momento
A mi madre porque a lo largo de mi vida me ha apoyado y brindado las bases necesarias para mi formación integral ayudándome a crecer como persona día a día.
A CURVA LTDA por brindarme la oportunidad de realizar mi proyecto de grado en esta empresa, permitiéndome adquirir y aplicar conocimientos durante todo el proceso de desarrollo del Diseño e implementación del Sistema de Gestión Integral
SINOPSIS
La empresa CURVA LTDA en una organización que no cuenta con un Sistema de Gestión que le permita tener un mejor control de sus procesos y mayor organización en su entorno laboral, debido a esto se han presentado muchas inconformidades en cuanto a la prestación del servicio y/o producto. Por tal motivo se creó la necesidad de empezar a realizar una investigación para tener en cuenta las necesidades de la organización, la documentación existente y su relación con los requisitos dados por las Normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007. En esta investigación de empezó a realizar una identificación del contexto organizacional, partes interesadas y Direccionamiento estratégico para de estar forma estandarizar los procesos, procedimientos y toda la documentación necesaria para que el personal de la organización se guie fácilmente en el desarrollo de sus actividades y así poder llevar el control operacional, evaluando la eficacia de los procesos logrando cumplir con las necesidad de los cliente y los requisitos del mercado global
RESUMEN EJECUTIVO
El presente documento describe como se llevó a cabo el diseño y la propuesta para la implementación del Sistema de Gestión Integrado para la empresa CURVA LTDA de la ciudad de Villavicencio, para este proyecto se tienen en cuenta solamente 2 etapas que son el Planear y el Hacer el SGI.
ABSTRACT
The present document describes how it was carried out design and the proposal for implementation the integrated management system for the company CURVA LTDA of the city of Villavicencio, this project takes into account only two stages that are the planning and to Doing the IMS
To start the process of designed of integrated management system in the company, it elaborated a check list in the that it determines the requirements to comply of each one of the norms ISO 9001:2015, ISO 14001:2105 y OHSAS 18001:2015:2007, with this information it is achieve to get an analysis of it is how in that it find the company and to determine that action to start to implement. In the pacification it was carried out an analysis the organizational context, determining the internal y external factors that affect to company, the stakeholders and identification and determination of strategic direction of the company, in the same way it was carried out a identification of the risks and opportunities in quality and environment topics, identification of the dangers and determination of controls and identification of legal requirements applicable in quality, environment and occupational health and safety.
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN 5
1.1 PROBLEMÁTICA (JUSTIFICACIÓN) 6
1.2 OBJETIVOS Y PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN 7
1.2.1 Objetivo General 7
1.2.2 Objetivos específicos 7
1.2.3 Pregunta de investigación 7
1.3 ALCANCE Y LIMITACIONES 8
2. MARCO TEÓRICO 8
2.1 MARCO TEORICO 8
2.1.1 Norma ISO 8
2.1.2 Familia Norma ISO 9
2.1.3 Sistema de gestión 11
2.1.4 Sistema de gestión de la calidad NTC-ISO 9001:2015 11 2.1.5 Sistema de gestión ambiental NTC-ISO 14001:2015 11 2.1.6 Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional NTC-OHSAS
18001:2007 12
2.1.7 Sistema de gestión integrado 13
2.1.8. Ciclo PHVA 14
2.2 MARCO CONCEPTUAL 16
3. REALIZAR UN DIAGNÓSTICO DEL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN 18
3.1. HISTORIA DE LA EMPRESA 18
3.1.1 GENERALIDADES 18
3.2. PROCESOS Y PRODUCTOS 19
3.3 DIAGNOSTICO INICIAL 19
3.5. DEFINICIÓN DEL INSTRUMENTO DE ANALISIS DE LA INFORMACIÓN 22
3.5.1 Análisis FODA 22
3.5.2 Identificación, análisis y evaluación de los riesgos y oportunidades de la
calidad 23
3.5.3 Identificación, análisis, evaluación de riesgos y oportunidades ambientales 26 3.5.4 Identificación de Peligros, valoración de riesgos y determinación de
controles 28
3.5.5 Matriz de Identificación de Requisitos legales 31
4. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 32
4.1 PLANEACIÓN ESTRATEGICA 32
4.1.1 Misión y visión 32
4.1.2 Política integrada y objetivos integrales 33
4.1.3 Mapa de procesos 33
4.1.4 Matriz Direccionamiento Estratégico 35
4.2 MODELO DE GESTIÓN INTEGRADO 36
4.3 PROGRAMAS 36
4.3.1 Programas de Gestión de la Calidad 36
4.3.2 Programas de Gestión Ambiental 37
4.3.3 Programas de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional 37 5. PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL 39
5.1 CARTILLA DE DIVULGACIÓN 39
5.2 CREAR UNA ORGANIZACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SGI 40
5.3 CRONOGRAMA PARA LA IMPLEMENTACIÓN 41
5.4 RECURSOS Y RESPONSABLES 42
5.4.1 Recursos 42
5.4.2 Responsables 42
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 43
LISTA DE ANEXOS
ANEXO A Lista de Chequeo
ANEXO B. Matriz Riesgos Corporativos
ANEXO C Matriz identificación de Peligros y Valoración de Riesgos
ANEXO D Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales
ANEXO E Matriz de Requisitos Legales
ANEXO F Caracterización de Gestión de Construcción
ANEXO G Procedimiento Construcción
ANEXO H Matriz Direccionamiento Estratégico
ANEXO I Modelos de Gestión Integrado
ANEXO J Programas de Gestión de Calidad
ANEXO K Programas de Gestión Ambiental
ANEXO L Programas de Seguridad y Salud Ocupacional
ANEXO M Cartilla Divulgación SGI
ANEXO N Organigrama
ANEXO O Manual de Funciones
ANEXO P Plan de Formación
LISTA DE FIGURAS Pág.
Figura 1 Aplicabilidad de las normas de Gestión de Calidad ... 9
Figura 2. Aplicabilidad de las normas de Gestión Medioambiental ... 10
Figura 3 Aplicabilidad de las normas de Gestión de seguridad ... 10
Figura 4 Aplicabilidad de las normas de Gestión Innovación ... 10
Figura 5 Ciclo PHVA ... 15
Figura 6Gestión de Riesgos ... 23
Figura 7Misión y Visión CURVA LTDA ... 32
Figura 8Política y Objetivos Integrales ... 33
Figura 9Mapa de Procesos CURVA LTDA ... 34
LISTA DE CUADROS Cuadro 1Identificación Parte Interesadas ... 21
Cuadro 2Matriz FODA ... 22
Cuadro 3Cronograma de Trabajo ... 41
LISTA DE TABLAS Tabla 1Probabilidad de Ocurrencia ... 24
Tabla 2Nivel de Riesgo ... 24
Tabla 3Valoración de Probabilidad ... 25
Tabla 4Valoración de consecuencia ... 25
Tabla 5Valoración del Riesgo ... 26
Tabla 6Nivel de Deficiencia ... 29
Tabla 7Nivel de Exposición ... 29
Tabla 8Determinación nivel de probabilidad ... 30
Tabla 9Determinación del nivel de consecuencias ... 30
Tabla 10Determinación del nivel de riesgo ... 30
Tabla 11Significado del valor del riesgo ... 31
Tabla 12Aceptabilidad del Riesgo ... 31
Tabla 13Criterios de calificación para los Aspectos Ambientales ... 27
Tabla 14Evaluación de frecuencia y significancia del Aspecto Ambiental ... 27
1. INTRODUCCIÓN
En el mundo globalizado en que vive la sociedad de hoy, siguen surgiendo estrategias de competitividad empresarial, las cuales están en un constante desarrollo y en un proceso de incesante innovación, por eso la implementación de un Sistema de Gestión Integrado ( Calidad, medio ambiente y Seguridad y Salud Ocupacional) se han convertido en una necesidad ineludible para lograr la participación dentro del mercado, por esta razón es importante establecer un sistemas de gestión integral que asegure la eficacia en cada uno de los procesos que se manejan, a partir del cumplimiento de los requisitos que establece las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007 para mejorar y estandarizar los procesos de tal manera que contribuyan al cumplimiento de los objetivos y permitan determinar las necesidades y expectativas de los clientes, mejorar el desempeño ambiental y asegurar la seguridad y salud en los trabajadores, debido a esto en la actualidad aumenta cada vez más el número de organizaciones dedicadas a implementar el Sistema de Gestión Integrados para obtener una ventaja competitiva entre las demás empresas del sector.
La estandarización de la estructura integral para la empresa CURVA LTDA basado en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007 es necesaria para la planificación del Direccionamiento estratégico, asignación de recursos y la evaluación del desempeño global de la organización ; por eso para el desarrollo de este trabajo se inicia realizando un diagnóstico que permite identificar la situación actual en que se encuentra la empresa y hacer un levantamiento de la información, por medio de una lista de chequeo que nos permite evaluar el cumplimiento de los requisitos establecidos en las 3 normas ya mencionadas, una vez se cuente con este análisis de la información se empieza a realizar una identificación del contexto organizacional, partes interesadas, Riesgos y oportunidades en temas de calidad y medio ambiente al igual que una identificación de los peligros, valoraciones de riesgos y determinación de controles. También se realiza la identificación de los requisitos legales aplicables en temas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional. Teniendo esta información y análisis se empieza a diseñar toda la planeación estratégica y los procesos necesarios para mejorar el desempeño de la organización. Por último se diseñan los programas de Gestión de Calidad, Gestión Ambiental y Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo donde de determinaron las actividades, recursos, responsables necesarios para dar cumplimiento con los objetivos integrales establecidos.
servicios ofrecidos, favoreciendo su desarrollo y afianzando su posición , permitiendo ganar cuota en el mercado y accediendo a nuevos clientes gracias a la confianza que genera su organización con este Sistema de Gestión Integral.
1.1 PROBLEMÁTICA (JUSTIFICACIÓN)
CURVA LTDA, (CONSTRUCCIÓN, URBANISMO, VÍAS & ARQUITECTURA) es una empresa dedicada al urbanismo, diseño y construcción de obras civiles y arquitectónicas para el desarrollo de proyectos innovadores, reconocida en la región por ser una empresa confiable, sólida y segura en la prestación de su servicio.
A partir de la observación de documentos y en entrevista sostenida con el Gerente General Arquitecto Mauricio Gutiérrez, Se identificó que la empresa no cuenta con Sistema de Gestión de Calidad, Gestión Ambiental y Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, que permita Direccionar la organización y establecer la misión, visión, políticas, objetivos, procesos , estructura organizacional y planificación para asegurar el cumplimiento de sus objetivos estratégicos , al no tener estandarizada una metodología para el desarrollo de las actividades que se realizan se ha presentado inconvenientes, debido a que no están claras cuáles son las funciones a realizar por cargo, por lo cual no se ha determinado la competencia apropiada que debe tener el personal para el desarrollo de sus actividades, tampoco se tiene definido cuales son los procesos que intervienen para la prestación del servicio por lo cual no se lleva un control para medir el desempeño y cumplimiento de los objetivos. De igual forma no se ha realizado una identificación de los peligros, valoración de los riesgos y determinación de controles que puedan causar posibles lesiones, daños, enfermedad laboral o accidentes de trabajo afectando la salud e integridad física del personal de la organización; la organización tampoco cuenta con controles para el manejo ambiental de las actividades que puede influir en la identificación de aspectos ambientales significativos afectando el medio ambiente.
Así mismo al no contar con un Sistema de Gestión Integrado que garantice el desempeño organizacional y la calidad en la prestación del servicio, no genera una ventaja competitiva entre las demás empresas que ofrecen los mismos servicios, ya que no se identifican los riesgos de calidad, ambientales y de Seguridad y Salud Ocupacional que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos de la organización, afectando de igual forma los intereses, necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Actualmente las organizaciones que no mantienen un nivel de competitividad aceptable para atraer la demanda del mercado y no se encuentran en mejoramiento continuo de sus procesos, se encuentran destinadas a desaparecer, o a limitarse a un segmento reducido del mercado. Esto implica que la empresa tiene un gran desafío, para ir poco a poco estructurando el sistema de gestión Integrado, basándose en la norma ISO 9001:2015, ISO 14001: 2015 y OHSAS 18001: 2007, para lograr la acreditación a través del cumplimiento de los requisitos exigidos por estas normas.
1.2 OBJETIVOS Y PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN
1.2.1 Objetivo General
Diseño y propuesta para la implementación del Sistema de Gestión Integrado bajo la ISO 9001:2015, ISO 14001: 2015, OHSAS 18001:2007 para la empresa CURVA LTDA, que permita estructurar su organización con base en los procesos para mejorar su desempeño y garantizar la continuidad en el mercado.
1.2.2 Objetivos específicos
✓ Realizar un diagnóstico Inicial que permita conocer cómo funciona la organización, identificando su contexto y las necesidades de las partes interesadas, Identificar, analizar y evaluar los riesgos y oportunidades de la organización, peligros laborales y aspectos e impactos ambientales.
✓ Diseñar el Sistema de Gestión Integrado mediante la planificación del Direccionamiento Estratégico.
✓ Estructurar la propuesta para la implementación del Sistema de Gestión Integrado.
1.2.3 Pregunta de investigación
1.3 ALCANCE Y LIMITACIONES
Este proyecto inicia desde el Diseño de la estructura para el Sistema de Gestión Integrado basados en la ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007, hasta la propuesta para la implementación de todo el sistema en la empresa CURVA LTDA, Para este proyecto se mostrará la información solo para el proceso de Gestión de Construcción, pero la propuesta en el Diseño e implementación del Sistema de Gestión Integrado en la empresa se realizará para toda la organización.
Las Limitaciones que se pueden presentar para la implementación del Sistema de Gestión Integrado en la organización son las siguientes:
• Dificultades para el suministro de la información necesaria para el SGI.
• Dificultades para la publicación de la información del SGI en la empresa.
• Desinterés de los trabajadores en los diferentes niveles de la organización en el SGI.
• Desconocimiento o ausencia de información del entorno donde se desarrolla la organización, dificultando la gestión de sus oportunidades y riesgos de la empresa.
• Ausencia de medidas de evaluación de los resultados acordes a los objetivos estratégicos.
• Resistencia al cambio por parte de los trabajadores y demás partes interesadas.
• No involucrar de manera adecuada a las partes interesadas ya que muchos actores del entorno tienen intereses y objetivos diferentes a la organización.
2. MARCO TEÓRICO
2.1 MARCO TEORICO
2.1.1 Norma ISO
Las normas ISO son documentos que especifican requerimientos que pueden ser empleados en organizaciones para garantizar que los productos y/o servicios ofrecidos por dichas organizaciones cumplen con su objetivo. Hasta el momento ISO (International Organization for Standardization)1
2.1.2 Familia Norma ISO
Las normas ISO se constituyen en una serie de Estándares que podemos agrupar por familias, según los distintos aspectos relacionados con la calidad. Aunque existen más de 18000 normas publicadas por ISO vamos a resaltar las más importantes en cuanto a su aplicación y relevancia de los sectores.
Así podemos clasificar las normas según el siguiente criterio:
• Normas relacionadas directamente con la calidad.
• Normas Relacionadas con la calidad en el Medio Ambiente y Sostenibilidad.
• Normas relacionadas con la Gestión de la Seguridad.
• Normas relacionadas con la Calidad en la Investigación y Desarrollo.2
✓ Normas de Calidad
Las normas de calidad podemos clasificarlas en:
Figura 1 Aplicabilidad de las normas de Gestión de Calidad
Fuente:Normas ISO
✓ Medio Ambiente y Sostenibilidad
Figura 2. Aplicabilidad de las normas de Gestión Medioambiental
Fuente: Normas ISO
✓ Seguridad
Figura 3 Aplicabilidad de las normas de Gestión de seguridad
Fuente: Normas ISO
✓ Innovación y Nuevas Tecnologías
Figura 4 Aplicabilidad de las normas de Gestión Innovación
2.1.3 Sistema de gestión
Un Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que permite trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad. Esta herramienta que te permitirá optimizar recursos, reducir costes y mejorar la productividad en las organizaciones. Se establecen cuatro etapas en este proceso, que hacen de este sistema, un proceso circular virtuoso, pues en la medida que el ciclo se repita recurrente y recursivamente, se logrará en cada ciclo, obtener una mejora.
Las cuatro etapas del sistema de gestión son el (PHVA) etapa del Planear, etapa del Hacer, etapa del Verificar y etapa del Actuar3
2.1.4 Sistema de gestión de la calidad NTC-ISO 9001:2015
Esta Norma Internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad cuando una organización:
a) necesita demostrar su capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, y
b) aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema, incluidos los procesos para la mejora del sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables. Todos los requisitos de esta Norma Internacional son genéricos y se pretende que sean aplicables a todas las organizaciones, sin importar su tipo o tamaño, o los productos y servicios suministrados.4
2.1.5 Sistema de gestión ambiental NTC-ISO 14001:2015
Esta Norma Internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión ambiental que una organización puede usar para mejorar su desempeño ambiental. La presente norma internacional está prevista para uso por una organización que busque gestionar sus responsabilidades ambientales de una forma sistemática que contribuya al pilar ambiental de la sostenibilidad. Esta Norma Internacional ayuda a una organización a lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental,
3ASIG.01/08/2008.Asesorioasensistemasintegradosdegestiondecalidad,saludoocupacionalyseguridadfisica:<http://orlandoboada.comunida
dcoomeva.com/blog/index.php?/archives/19-MEJORA-CONTINUA.html>
con lo que aporta valor al medio ambiente, a la propia organización y a sus partes interesadas. En coherencia con la política ambiental de la organización, los resultados previstos de un sistema de gestión ambiental incluyen: - la mejora del desempeño ambiental; - el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos; - el logro de los objetivos ambientales. Esta Norma Internacional es aplicable a cualquier organización, independientemente de su tamaño, tipo y naturaleza, y se aplica a los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que la organización determine que puede controlar o influir en ellos, considerando una perspectiva de ciclo de vida.5
2.1.6 Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional NTC-OHSAS
18001:2007
La norma OHSAS (Occupational Health and safety Assessment series) especifica los requisitos para un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional ( S Y SO), para hacer posible que una organización controle sus riesgos de S y SO y mejore su desempeño en este sentido. No establece criterios de desempeño de S Y SO determinados, ni incluye especificaciones detalladas para el diseño de un sistema de gestión.
Esta norma es aplicable a cualquier organización que desee:
a) Establecer un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, con el fin de eliminar o minimizar los riesgos para el personal y otras partes interesadas que pueden estar expuestas a peligros de S y SO asociados con sus actividades
b) Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión en S y SO
c) Asegurarse de su conformidad con la política en S y SO establecida d) Demostrar la conformidad con esta norma OHSAS mediante:
- Una auto-evaluación y auto-declaración
- La búsqueda de confirmación de su conformidad por las partes que tienen intereses en la organización, tales como los clientes
- La búsqueda de confirmación de su auto-declaración por una parte externa a la organización
- La búsqueda de la certificación / registro de un sistema de gestión en S y SO por una organización externa6
5ICONTEC.NormatecnicacolombianaNTC-ISO14001:2015.SistemasdeGestionAmbiental
2.1.7 Sistema de gestión integrado
Los sistemas de gestión están basados en normas internacionales que permiten controlar distintas facetas en una empresa, como la calidad de su producto o servicio, los impactos ambientales que pueda ocasionar, la seguridad y salud de los trabajadores, la responsabilidad social o la innovación.
La integración de sistemas más común es la de los relativos a calidad, medio ambiente, seguridad y salud Ocupacional y seguridad de la información según ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 e ISO 27001 respectivamente, pero no es la única. El alcance de la integración de los sistemas de gestión puede depender de los stakeholders de una organización, aunque ya hemos visto lo que es más habitual, podemos encontrar sectores a los que se les exige otras normas internacionales más rigurosas y estrictas para su desempeño.
Puede darse el caso de que la integración sea parcial, es decir que la integración de sistemas esté formada solo por dos de los sistemas de gestión que hablábamos al principio.
Con el paso del tiempo van surgiendo nuevas normas internacionales, como la relativa a Responsabilidad Social Corporativa de ISO 26000, que puede formar parte también de un SIG Sistemas Integrados se podría ampliar o, como mencionábamos antes, reducir.
La estructura de los Sistemas Integrados está formada por un tronco y tantas ramas como sistemas estén integrados.
El tronco corresponde con el sistema de gestión común de las áreas a integrar, por ejemplo de calidad, medio ambiente y seguridad laboral y, quedarán incluidos la política, recursos, planificación, control de las actuaciones, auditoría y revisión del sistema.
Cada rama acogerá los elementos particulares de cada uno de los sistemas que se
quieren implantar.
Normalmente, un Sistema de Gestión Integrado se compone de la siguiente estructura:
- Política de Gestión Integrada - Organización
- Planificación
- Sistema de Gestión Integrada - Capacitación y cualificación
- Documentación del Sistema y control - Implantación
- Evaluación y control del sistema integrado - Mejora del sistema
- Comunicación7
2.1.8. Ciclo PHVA
El ciclo PHVA o ciclo de Deming fue dado a conocer por Edwards Deming en la década del 50, basado en los conceptos del estadounidense Walter Shewhart. PHVA significa: Planificar, hacer, verificar y actuar. En inglés se conoce como PDCA: Plan, Do, Check, Act.
Este ciclo constituye una de las principales herramientas de mejoramiento continuo en las organizaciones, utilizada ampliamente por los sistemas de gestión de la calidad (SGC) con el propósito de permitirle a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos ofrecidos, mejorado permanentemente la calidad, también le facilita tener una mayor participación en el mercado, una optimización en los costos y por supuesto una mejor rentabilidad.
Por su dinamismo puede ser utilizado en todos los procesos de la organización y por su simple aplicación, que, si se hace de una forma adecuada, aporta en la realización de actividades de forma organizada y eficaz.
Figura 5 Ciclo PHVA
Fuente: Junta Central de Contadores
A través de cada uno de los pasos del ciclo PHVA las empresas pueden:
PLANIFICAR: En esta etapa se definen los objetivos y cómo lograrlos, esto de acuerdo a políticas organizacionales y necesidades de los clientes. Puede ser de gran utilidad realizar grupos de trabajo, escuchar opiniones de los trabajadores y utilizar herramientas de planificación como por ejemplo: 5W2H en la cual se responden 7 preguntas claves cuyas palabras en inglés inician con W y H : ¿Qué (What), ¿Por qué (Why), ¿Cuándo (When) ¿Dónde (Where) ¿Quién (Who), ¿Cómo (How) y ¿Cuánto (How much).
Hay que recordar que esta etapa es muy importante y es la que permite el desarrollo de las otras, lo que indica que si no planeamos bien los resultados en las otras 3 etapas no serán confiables.
HACER: Es ejecutar lo planeado, en esta etapa es recomendable hacer pruebas pilotos antes de implantar los procesos definidos. En su desarrollo se puede evidenciar los problemas que se tienen en la implementación, se identifican las oportunidades de mejora y su implementación.
VERIFICAR: En esta etapa comprobamos que se hayan ejecutado los objetivos previstos mediante el seguimiento y medición de los procesos, confirmando que estos estén acordes con las políticas y a toda la planeación inicial.
ACTUAR: Mediante este paso se realizan las acciones para el mejoramiento del desempeño de los procesos, se corrigen las desviaciones, se estandarizan los cambios, se realiza la formación y capacitación requerida y se define como monitorearlo.
culpen a los trabajadores por los malos resultados cuando en realidad lo que falla es el proceso, de ahí la gran importancia que tiene el compromiso gerencial, pues es en este nivel en donde se deben buscar las estrategias que le permita a las empresas liderar el mercado, ser auto-sostenibles y rentables.8
2.2 MARCO CONCEPTUAL
✓ Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que interactúa o puede interactuar con el medio ambiente9
✓ Calidad Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los requisitos10
✓ Contexto de la Organización Combinación de cuestiones internas y externas que pueden tener un efecto en un enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos11
✓ FODA Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas; es una herramienta de estudio y análisis de la situación de una empresa o un proyecto para planear su futuro, analizando sus características internas (Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz cuadrada.
✓ Eficacia Grado en el cual se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados12
✓ Gestión Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización13
✓ Incidente: Eventos relacionados con el trabajo, en el que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión, o enfermedad independientemente de su severidad o víctima mortal14
✓ Impacto Ambiental: Cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización15
✓ Medio Ambiente Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones.16
8JUNTACENTRALDECONTADORES.2010.CicloPHVA:<https://www.google.com.co/search?q=PHVA&rlz=1C1ZKTG_esCO703CO704&source=ln
ms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwiGzuyP5vDVAhVD4SYKHbOoAlcQ_AUICigB&biw=1366&bih=672#imgrc=fXln0vOeCpLipM>
9ICONTEC.NormatecnicacolombianaNTC-ISO14001:2015.SistemasdeGestionAmbiental
10ICONTEC.NormatecnicacolombianaNTC-ISO9000:2015.Sistemasdegestiondecalidad 11Ibid; p. 14
12Ibid; p. 23 13Ibid; p. 37
14ICONTEC.NormatecnicacolombianaNTC-OHSAS18001: 2007.SistemasdeGestiondeSeguridadySaludenelTrabajo 15ICONTEC.NormatecnicacolombianaNTC-ISO14001:2015.Sistemasdegestionambiental
✓ Mejora Continua Actividad recurrente para mejorar el desempeño17
✓ Organización Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con responsabilidades, autoridades y relaciones para lograr sus objetivos18
✓ OHSAS Occupational Health and safety Assessment series, se refiere a una serie de especificaciones sobre la seguridad y salud ocupacional19
✓ Partes Interesadas Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectadas por una decisión o actividad.20
✓ Peligro Fuente, situación o acto con potencial de daños en términos de enfermedad o lesión a las personas o combinación21
✓ Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto22
✓ Política: Intenciones y dirección de una organización, como las expresa formalmente su alta dirección23
✓ Producto: Salida de una organización que puede producirse sin que se lleve a cabo una transacción entre la organización y el cliente24
✓ Riesgo: Efecto de la incertidumbre.25
✓ SGC Sistema de Gestión de Calidad
✓ SGA Sistema de Gestión Ambiental
✓ SGI Sistemas de Gestión Integrado
✓ Seguridad y Salud Ocupacional Condiciones y factores que afectan o pueden afectar la salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluidos los trabajadores temporales y personal por contrato) visitantes o cualquier otra persona en el lugar de trabajo organización que interactúa o puede interactuar con el medio ambiente26
✓ Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados o que interactúan27
✓ Sistema de Gestión: Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos28
✓ Servicio: Salida de una organización con al menos una actividad, necesariamente llevada a cabo entre la organización y el cliente.29
17ICONTEC.NormatecnicacolombianaNTC-ISO9000:2015.Sistemasdegestiondecalidad 18Ibid; p. 37
19ICONTEC.NormatecnicacolombianaNTC-OHSAS18001: 2007.SistemasdeGestiondeSeguridadySaludenelTrabajo 20ICONTEC.NormatecnicacolombianaNTC-ISO9000:2015.Sistemasdegestiondecalidad
21ICONTEC.NormatecnicacolombianaNTC-OHSAS18001: 2007.SistemasdeGestiondeSeguridadySaludenelTrabajo 22ICONTEC.NormatecnicacolombianaNTC-ISO9000:2015.Sistemasdegestiondecalidad
23Ibid; p. 19 24Ibid; p. 22 25Ibid; p. 23
26ICONTEC.NormatecnicacolombianaNTC-OHSAS18001: 2007.SistemasdeGestiondeSeguridadySaludenelTrabajo 27ICONTEC.NormatecnicacolombianaNTC-ISO9000:2015.Sistemasdegestiondecalidad
3. REALIZAR UN DIAGNÓSTICO DEL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN
3.1. HISTORIA DE LA EMPRESA
3.1.1 GENERALIDADES
• Razón Social: CURVA; CONSTRUCCIÓN URBANISMO VIAS & ARQUITECTURA LTDA
• NIT: 900.251.190-2
• Sector Económico: Diseño y Construcción
• Ubicación Geográfica: Carrera 43 C # 21 -60 Barrio el Buque Villavicencio – Meta
• Teléfonos: 6722825
CURVA LTDA; CONSTRUCCIÓN, URBANISMO, VÍAS & ARQUITECTURA ha sido constituida legalmente mediante Escritura Publica N°0005114, otorgada ante la Notaria Tercera de Villavicencio (Meta), el día cinco (05) de Noviembre del 2008, e inscrita el 10 de noviembre de 2008 bajo el número 00031442 del libro IX de la Cámara de Comercio de Villavicencio. Ubicada actualmente en la Calle 18 N° 40ª-88 Barrio Villa María, Villavicencio, Meta. Conformada por el Arq. Héctor Mauricio Gutiérrez Díaz, Representante Legal y Gerente General, cuenta con una experiencia de más de siete años en el desarrollo del negocio de la consultoría, el diseño y construcción de obras civiles, y arquitectónicas, gracias a la trayectoria profesional y laboral adquirida como funcionario público - siendo director técnico de desarrollo urbano del municipio de Villavicencio y asesor de infraestructura turística del Departamento del Meta - le ha permitido un conocimiento del sector urbanístico y constructor en los llanos orientales y a nivel nacional.
recursos naturales, y en general, desarrollo de actividades de diseño, arquitectura e ingeniería en todos sus campos. Elaboración de estudios y proyectos, asesoramiento técnico para la elaboración, protección, reparación y mantenimiento de obras en general e inspección de obras en todas sus etapas (planeación, dirección, supervisión, desarrollo, adecuación y rehabilitación). Inversión en bienes inmuebles urbanos y/o rurales, obras de artes plásticas, maquinaria, materiales, insumos y herramienta para construcción, comprendida como compra – venta y distribución, suministro, representación, mantenimiento, importación, exportación, curaduría, administración, alquiler y gravamen, de los mismos. CURVA LTDA, cuenta con clientes principalmente en el departamento del Meta y la mayor parte de ellos son entidades territoriales, y personas jurídicas de derecho público.
Todo ello encaminado a constituirnos como pioneros en materia de desarrollo urbano y ambiental, saneamiento básico, planeación y gestión pública, gestión de proyectos, investigación de temas urbanos y constructivos, sostenibilidad ambiental, gestión de suelos, planes parciales, planes maestros, servicios de diseño, asesoría, ingeniería y arquitectura en todos sus campos.
3.2. PROCESOS Y PRODUCTOS
La empresa CURVA LTDA, se dedica al diseño, consultoría, interventoría, construcción de obras civiles y arquitectónicas a nivel nacional, en la empresa se diseñaron 3 procesos los cuales están Divididos en Proceso de Gestión de Alto Nivel, Proceso de Gestión de Construcción y Proceso de Gestión de Recursos.
En el proceso de Gestión de Alto nivel se encuentran establecidas todas las actividades de alta Dirección, y las de la gestión de HSEQ, En el Proceso de Gestión de Construcción se encuentran las actividades de licitación, Diseño, Compras y las de construcción, en el proceso de Gestión de Recursos se encuentras las actividades de Recursos Humanos, Recursos financieros e infraestructura. En el Ítem 4.1.3 del presente documento se puede observar la descripción de cada uno de ellos y el mapa de procesos diseñado para la organización.
3.3 DIAGNOSTICO INICIAL
grado de avance se determinaron unos criterios de calificación, los cuales se dividen en 3 criterios que son:
A. Cumple completamente con el criterio enunciado (10 puntos: Se establece, se implementa y se mantiene; Corresponde a las fases de Verificar y Actuar para la Mejora del sistema)
B. cumple parcialmente con el criterio enunciado (5 puntos: Se establece, se implementa, no se mantiene; Corresponde a las fases del Hacer del sistema)
C. No cumple con el criterio enunciado (0 puntos: no se establece, no se implementa, no se mantiene N/S).
Los resultados obtenidos de esta evaluación de los requisitos de la ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007 en cuantos a los numerales y la integrados de las 3 normas fueron los siguientes:
Grafica 1Avance implementación del SGI
Fuente: Autora
Como se evidencia en la gráfica anterior es muy bajo el nivel de cumplimiento en cuanto a los requisitos de la norma y el porcentaje más alto se encuentra en la parte operacional donde la empresa ya se ha desempeñado en la ejecución de proyectos en obras civiles y arquitectónicas pero son muy pocos los registros con los que cuentan para soporte de las actividades que realizan por lo que mucha de la información se maneja informalmente, lo que genera que no se pueda llevar un mayor seguimiento y control de las operaciones que realizan.
un 11% teniendo encuentra los criterios establecidos en las 3 normas mencionadas anteriormente
3.4 IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS
De igual forma se realizó una identificación de las partes interesadas que son pertinentes al Sistema de Gestión Integrado y determinación de la necesidades y expectativas para proporcionar los productos ( Diseño y construcción de obras arquitectónicas) de acuerdo a los requisitos establecidos por los mismos, en este proceso se realizó una entrevista con el Gerente de la organización en donde se lograron identificar ocho partes interesadas con sus respectivas necesidades y expectativas como se logra ver en el Cuadro No1:
Cuadro 1Identificación Parte Interesadas
3.5. DEFINICIÓN DEL INSTRUMENTO DE ANALISIS DE LA INFORMACIÓN
3.5.1 Análisis FODA
Para el Desarrollo del Proyecto en el diseño y propuesta para la implementación del Sistema de gestión integrado bajo la ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007 se empezó realizando una herramienta llamada FODA, esta matriz permitió realizar una identificación las fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas , teniendo en cuenta los temas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud Ocupacional, esto con el fin de determinar factores que podrían hacer que sus procesos y su sistema de Gestión se desvíen de los resultados planificados, para poner en marcha controles preventivos y minimizar así los efectos negativos. En el Cuadro No.2 se puede evidenciar la matriz FODA realizada para la empresa Curva Ltda.
Cuadro 2Matriz FODA
Fuente: Autora
FORTALEZAS DEBILIDADES
F1. Innovación y creatividad en los diseños y construcciones de las obras civiles y arquitectónicas.
F2. Amplia experiencia en proyectos de obras civiles y arquitectónicos
F3. Cumplimiento en calidad y tiempos en los proyectos realizados.
F4. Personal competente para la ejecución de las obras.
D1. Falta de claridad en las funciones de cada puesto de trabajo.
D2. Falta de control y supervisión en la parte contable financiera y compras.
D3. Falta de claridad en la selección del personal a contratar.
D4. No se tiene definida la jerarquía dentro de la organización que permita conocer el conducto regular para la comunicación interna y externa.
D5. no cuenta con una infraestructura propia para el almacenamiento de equipos
D6. No hay una cultura relevante en hábitos ambientales
OPORTUNIDADES ESTRATÉGIAS (FO) ESTRATÉGIAS (DO)
O1. Aumentar la participación en el mercado regional.
O2. Reconocimiento en el sector por diseños innovadores y de calidad.
O3. Experiencia en el sector público para realizar proyectos con innovación
O4. Crecimiento de la empresa tanto en infraestructura como en oportunidades de negocio.
O5. Contribuir al medio ambiente
-Posesionarse en el mercado con proyectos innovadores y de calidad en la construcción de obras civiles y arquitectónicas.
-Obtener nuevas oportunidades de negocio gracias al reconocimiento en construcción de obras civiles y arquitectónicas
-Fortalecer la formación del personal con capacitaciones para generar más competitividad
- Establecer los procedimientos necesarios para asegurar que las condiciones pactadas con las partes interesadas se evalúen de manera eficiente.
-Evaluar y controlar al personal de la organización para garantizar que las actividades se realizan adecuadamente.
-Establecer un plan de contingencia que incluya análisis de vulnerabilidad y riesgos para posibles situaciones de emergencia.
AMENAZAS ESTRATÉGIAS (FA) ESTRATÉGIAS (DA)
A1. Los requisitos legales como multas o sanciones por incumplimiento con el personal o con las obras.
A2. Las condiciones climáticas o fenómenos naturales que afecten la obra y genere retrasos.
A3. Insuficiencia en los recursos financieros y materiales para la ejecución de las obras.
A4. Robo de materiales en las obras filtración de la información.
A5. Que se presenten problemas con los consorcios en los contratos para la obras.
A6.La situación económica de la región.
A7. Competencia de las empresas del mismo sector de la construcción.
-Definir el manual de funciones y los perfiles para cada cargo teniendo en cuenta la competencia y los requisitos requeridos.
-Establecer la caracterización e indicadores de la Gestión de compras, Recursos Humamos y Financiero para llevar un seguimiento y evaluación de la eficacia de los mismos.
-Realizar la selección de personal conforme al procedimiento establecido teniendo en cuenta la competencia y requisitos exigidos por el cargo.
-Definir la estructura organizacional (organigrama) para determinar la jerarquía de los cargos y el conducto regular para la comunicación y la autonomía en la toma de decisión.
- Establecer controles para el manejo de la información dentro y fuera de la organización.
-Establecer controles para la realización de las compras y el inventario de los materiales en obra. arqueo de inventario sorpresivo - Definir los criterios y requisitos para la contratación con los consorcios y el personal en las obras.
3.5.2 Identificación, análisis y evaluación de los riesgos y oportunidades de la
calidad
Luego de esta identificación es necesario realizar una identificación de los riesgos y de las oportunidades que pueden llegar a afectar los intereses de la organización, para esta identificación fue necesario emplear los parámetros establecidos en la ISO 31000 de Gestión del Riesgo como se evidencia en la Figura No 6
Figura 6Gestión de Riesgos
Fuente: Norma técnica ISO 31000:2011
Para realizar la valoración del riesgo se tuvieron en cuenta las siguientes etapas:
✓ Identificación del Riesgo: En esta etapa se tuvo en cuenta las fuentes, consecuencias potenciales, Riesgos asociados. En esta identificación se determinó que en el proceso de Gestión de Alto Nivel se encontraron 5 riesgos, En el proceso de Gestión de Construcción 6 Riesgos asociados y en el proceso de Gestión de Recursos 8 riesgos.
✓ Análisis del Riesgo: Dentro del análisis del riesgo se realizó una comprensión del riesgo para determinar, origen, causas y fuentes de mayor detalle, área, impacto tiene este sobre la empresa, recurrencia que ha tenido tiempo atrás y el control que actualmente en la empresa tienen.
evaluación que fueron establecidos se adaptaron a la organización para que su resultado fuera más acertado a la realidad.
En primer lugar se determinó probabilidad de ocurrencia teniendo en cuenta la posible exposición calificándola de 1 a 6 donde 1 es continuo y 6 muy raro, luego se determina la posible ocurrencia con unos criterios establecidos de 1 a 6 donde 1 es muy posible y 6 prácticamente imposible, en la Tabla No1. se puede observar más claramente cada uno de los criterios:
Tabla 1Probabilidad de Ocurrencia
Fuente: Departamento de Trabajo de la Delegación Territorial de Tarragona
Luego de realizar esa identificación de probabilidad se debe determinar en qué nivel que encuentra en Riesgo calificándolo entre A, B, C, D, E donde A es común ocurrencia repetida y E prácticamente imposible que ocurra en la Tabla No.2 se puede ver esta información.
Tabla 2Nivel de Riesgo
Fuente: Departamento de Trabajo de la Delegación Territorial de Tarragona
A B 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6
Ocasional ( una vez por semana) Poco casual ( Una vez por mes)
Raro ( Pocas veces al año)
Muy raro ( Anual o menor)
Raro (Pero posible) Muy Raro Muy Improbable
Practicamente Imposible Para calcular el valor de probabilidad de ocurrencia se tienen en cuenta los siguientes datos
POSIBLE OCURRENCIA
Muy posible (ocurrio/es posible) Posible ( Puede ocurrir) POSIBLE EXPOSICIÓN
Continuo ( Varias veces en jornada laboral)
Con frecuencia diaria
1 2 3 4 5 6
1 A A B C C D
2 A B B C D D
3 B B C D D D
4 B C C D D E
5 C C D D E E
6 C D D E E E
Tabla 3Valoración de Probabilidad
Fuente: Departamento de Trabajo de la Delegación Territorial de Tarragona
Una vez se tenga clara la probabilidad se determina el grado de consecuencia o impacto que genera el riesgo en los equipos y activos de la organización, en la siguiente imagen se puede observar los criterios establecidos para cada uno
Tabla 4Valoración de consecuencia
Fuente:Departamento de Trabajo de la Delegación Territorial de Tarragona
Nota: Para efectos de la empresa se actualizaron los valores de capital acordes a las necesidades corporativas, modificando los establecidos originalmente por la metodología seleccionada para el presente trabajo de grado.
Teniendo ya los resultados obtenidos en la probabilidad e impacto se identifica en que numero entre el 1 al 25 se encuentra identificado el Riesgo para su respectiva valoración como se puede observar en el la Tabla No. 5.
A
B
C
D
E
No es esperable que ocurra o en circunstancias excepcionales
Practicamente imposible que ocurra Es Conocido que pueda ocurrir u ocurrio
Puede ocurrir algunas veces
PROBABILIDAD
Comun de ocurrencia repetida
VALOR
1
2
3
4
5
El riesgo podría generar consecuencias o efectos medianos sobre la empresa
El riesgo tendria consecuecnias o efectos desastrosos sobre la empresa
EQUIPOS Y ACTIVOS (EA)
El riesgo podría generar altas consecuencias o efectos sobre la organización
CONSECUENCIA (CA)
El Riesgo podria generar bajo impacto o efectos sobre la empresa .
Tabla 5Valoración del Riesgo
Fuente: Departamento de Trabajo de la Delegación Territorial de Tarragona
Una vez valorado el Riesgo se deben tomar las respectivas medidas de intervención para prevenir que este se pueda llegar a materializar y afectar los intereses de la organización, se realiza un plan de acción, se identifica que tipo de control se va a realizar si es preventivo o correctivo , frecuencia en que se va a controlar y responsable de su control, En Anexo B Matriz de Riesgos Corporativos se encuentra estructurada la matriz con la identificación de estos riesgos que se desarrolló para la empresa Curva Ltda. donde se identificaron 5 Riesgos del Proceso de Gestión de Alto Nivel, 7 riesgos del Proceso de Gestión de Construcción y 7 riesgos del Proceso de Gestión de Recursos
3.5.3 Identificación, análisis, evaluación de riesgos y oportunidades
ambientales
En la Gestión Ambiental se determinaron los diferentes aspectos derivados de las actividades, productos o servicios de la empresa y los recursos naturales que se ven afectados por estas actividades como el agua, aire, suelo, agotamiento de los recursos naturales y alteración del ambiente. Para realizar la evaluación y determinar los aspectos ambientales significativos se tuvieron en cuenta los siguientes criterios de calificación
1. - 3
4. - 6
7. - 10
11. - 15
16. - 19
20. - 22
23. - 25
MEDIO EXTREMADAMENTE ALTO
BAJO
VALORACIÓN DEL RIESGO
ALTO
A B C D E
1 1 2 4 7 11
2 3 5 8 12 16
3 6 9 13 17 20
4 10 14 18 21 23
5 15 19 22 24 25
Tabla 6Criterios de calificación para los Aspectos Ambientales
Fuente: Superintendencia nacional de salud
Para la Evaluación del Aspecto Ambiental se evalúa de la siguiente forma: EAA= Severidad + Cobertura + Duración + Legislación ambiental
Luego se calcula la significancia del Aspectos ambiental el cual se determina así: Significancia del AA = EAA * Frecuencia
Para esta fórmula se deben considerar los siguientes criterios
Tabla 7Evaluación de frecuencia y significancia del Aspecto Ambiental
Fuente: Superintendencia nacional de Salud
Frecuencia
Número de veces que se presenta el 0,1 Esporádico
aspecto ambiental en un tiempo
determinado o cada vez que se realiza 0,5 Ocasional, se prolonga durante el tiempo que genera el aspecto.
la actividad.
1 Permanente sobre el elemento ambiental
Significancia del AA
0-4 No se considera significativo. Actuar sobre él no es prioritario
5-8 Se considera significativo. Debe mantenerse en observación, en el
evento
Con estos resultados se logra determinar si el aspecto ambiental generado en la empresa es significativo o no y se implementan los respectivos controles.
En el Anexo D Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales se puede evidenciar los aspectos ambientales significativos identificados para Curva Ltda. donde se encontraron que 6 aspectos son significativos y 27 No son significativos según los criterios de calificación establecidos.
3.5.4 Identificación de Peligros, valoración de riesgos y determinación de
controles
En Curva Ltda. Para identificar los peligros asociados a la prestación de los servicios de construcción de obras civiles y arquitectónicas, se determinaron las actividades rutinarias y no rutinarias de los cargos. Posteriormente se realiza una clasificación de aquellas actividades que generaran peligros agrupándolas en una actividad de mayor alcance, que está contenida en la matriz de identificación de peligros y evaluación de riesgos.
Se revisan las operaciones y actividades que se realizan en las área a trabajar e identifica todos los peligros de tipo: Físico, químico, biológico, psicosocial, biomecánicos, condiciones de seguridad y fenómenos naturales en cada una de las actividades descritas, mediante el apoyo y consenso de los trabajadores conocedores del área respectiva; una vez identificados todos y cada uno de los peligros se diligencia la matriz establecida para tal fin.
Para realizar la identificación y valoración de los riesgos laborales se tuvo como fundamento y marco conceptual para la toma de decisiones, en forma objetiva, el análisis de los indicadores estadísticos de accidentalidad y el panorama de riesgos existente y aportada por la ARL.
Posteriormente, evalúa el nivel del riesgo de los peligros identificados en cada una de las actividades, según lo señalado en la METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DE RIESGOS
La metodología utilizada para la evaluación de los factores de riesgo es la descrita por la Guía Técnica Colombiana GTC 45.
Donde se identifican los factores de riesgo y la Valoración de factores de riesgo de acuerdo a las siguientes tablas de criterios:
NIVEL DE PROBABILIDAD = NIVEL DE DEFICIENCIA * NIVEL DE EXPOSICIÓN
• Nivel de deficiencia NIVEL DE DEFICIENCIA
Tabla 8Nivel de Deficiencia
Fuente: GTC 45
• Nivel de exposición NIVEL DE EXPOSICIÓN
Tabla 9Nivel de Exposición
Fuente: Norma GTC 45
Para la interpretación del nivel de probabilidad se realiza mediante los siguientes criterios
Valor del NE
4
3
2
1
nivel de exposición
Continua (EC)
Frecuente (EF)
Tabla 3. Determinación del nivel de exposición
Significado
la situación de exposición se presenta sin interrupción o varias veces con tiempo prolongado durante la jornada laboral
la situación de exposición se presenta varias veces durante la jornada laboral por tiempos cortos
la situación de exposición se presenta alguna vez durante la jornada laboral y por un periodo de tiempo corto.
la situación de exposición se presenta de manera eventual Ocasional (EO)
Tabla 10Determinación nivel de probabilidad
Fuente: Norma GTC 45
Para determinar el nivel de consecuencia se realiza teniendo en cuenta lo siguiente:
Tabla 11Determinación del nivel de consecuencias
Fuente: Norma GTC 45
Luego de lo anterior se determina el Nivel de Riesgo teniendo en cuenta la siguiente formula:
NIVEL DE RIESGO = NIVEL DE PROBABILIDAD * NIVEL DE CONSECUENCIA
Tabla 12Determinación del nivel de riesgo
Fuente: Norma GTC 45
Por medio de la siguiente tabla se determina el significado del nivel de riesgo identificado para cada caso como se evidencia en la siguiente tabla
10 6 2 nivel de frecuencia
niveles de probabilidad
MA-40 MA-30 A-20 A-10
tabla 4. Determinación del nivel de probabilidad Nivel de exposición (NE)
4 3 2 1
MA-24 A-18 A-12 M-6
M-8 M-6 B-4 B-2
Mortal o catastrófico (M) Muy grave (MG)
Grave (G) Leve (L) Nivel de consecuencias
Lesiones o enfermedades NC
100 60 25 10
Significado Daños personales Muerte (s)
lesiones o enfermedades graves irreparables (incapacidad permanente parcial Lesiones o enfermedades con incapacidad laboral temporal (ILT)
Tabla 13Significado del valor del riesgo
Fuente: Norma GTC 45
Con la siguiente tabla se realiza la interpretación del nivel de Riesgo y su respectiva valoración determinando si es aceptable o no.
Tabla 14Aceptabilidad del Riesgo
Fuente: Norma GTC 45
Teniendo en cuenta la valoración de los riesgos determinada según los criterios de calificación, de debe analizar si los controles existentes son suficientes o necesitan unas medidas de intervención para minimizar la probabilidad de que se materialicen y afecten la seguridad y salud en los trabajadores
En el Anexo C Matriz de identificación de Peligros y valoración de riesgos se puede evidenciar los peligros identificados para cada cargo de la empresa CURVA LTDA. con los respectivos controles a tomar para la minimización del nivel del riesgo en la organización.
3.5.5 Matriz de Identificación de Requisitos legales
Para dar una identificación, descripción y evaluación de cumplimiento de los requisitos legales aplicables a las normas de calidad, medio ambiente y seguridad y salud ocupacional, se realizó una matriz de requisitos legales que se encuentra en el Anexo
Significado Nivel de riesgo Valor NR
Tabla 8. significado del valor del riesgo
Situación critica. Suspender actividades hasta que el riesgo este bajo control. Intervención urgente
Corregir y adoptar medidas de control de inmediato. Sin embargo suspenda actividades si el nivel de riesgo esta por encimas de 360
Mejorar si es posible. Seria conveniente justificar la intervención y su rentabilidad
Mantener las medida de control existentes, pero se deberían considerar soluciones o mejorar y se deben hacer comprobaciones periódicas para
I 4000-600
II 500-150
III 120-40
E Matriz de Requisitos Legales, en la cual se puede evidencia la norma que aplica a la empresa, su clasificación, propósito u objeto de la norma, emisor, cobertura, fecha de la última actualización, como la empresa la aplica en la gestión de realiza, y la evaluación de cumplimiento y seguimiento a cada uno de las normas.
4. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
4.1 PLANEACIÓN ESTRATEGICA
4.1.1 Misión y visión
Teniendo en cuenta esta identificación de aspectos en Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental por medio de las respectivas matrices se inicia el establecimiento del Direccionamiento Estratégico Teniendo en cuenta las normas ISO 9001:2015 , ISO 14001:2015 y OHSAS 18001:2007.
Figura 7Misión y Visión CURVA LTDA
4.1.2 Política integrada y objetivos integrales
Figura 8Política y Objetivos Integrales
Fuente: Autora
4.1.3 Mapa de procesos
Figura 9Mapa de Procesos CURVA LTDA
Fuente: Autora
✓ Proceso de Gestión de Alto Nivel: El objetivo principal de este proceso es el Planear, comunicar y revisar la eficacia del sistema de Gestión Integral de CURVA LTDA, en la definición de las acciones y mecanismos orientados hacia la mejora continua y el buen desempeño de la organización. En este proceso se incluyen todas las actividades de la Gestión Gerencial iniciando desde la evaluación del contexto de la organización hasta la revisión por la Dirección; de igual forma se incluyen las actividades de la Gestión de HSEQ donde se establecen las actividades para el Sistema de Gestión Integral hasta las auditorias integrales y las acciones de mejora de la organización.
✓ Proceso de Gestión de Construcción: El objetivo principal de este proceso es el de asegurar y gestionar los diseños de los proyectos y construcción de las obras garantizando los recursos de materiales disponibles para el desarrollo de las actividades y cumplimiento de las partes interesadas. En este proceso se incluyen todas las actividades de la gestión comercial que inicia desde la búsqueda del negocio hasta el servicio al cliente, de igual forma están las actividades de la gestión de los Diseños donde se inicia con el estudio de viabilidad de los proyectos finalizando con las solicitudes de las licencias para la ejecución de los diseños, también se encuentra la Gestión de compras iniciando desde el requerimiento de las compras hasta la reevaluación de los proveedores y por último en este proceso se encuentra la Gestión de Construcción iniciando desde la recolección de la información requerida y estudios para la ejecución del proyecto hasta finalizar con la liquidación de la obra y las acciones de mejora pertinentes a realizar.
GESTIÓN DE ALTO NIVEL GESTIÓN DE RECURSOS GESTIÓN DE CONSTRUCCIÓN
PARTES INTERESADAS CLIENTES FUNCIONARIOS CONTRATISTAS PROVEEDORES ENTIDADES PUBLICAS
SOCIOS COMUNIDAD ALIADOS ESTRATEGICOS
PARTES INTERESADAS CLIENTES FUNCIONARIOS CONTRATISTAS PROVEEDORES ENTIDADES PUBLICAS
SOCIOS COMUNIDAD ALIADOS ESTRATEGICOS
REQUISITOS PRODUCTOS
SERVICIOS
RIESGOS
✓ Proceso de Gestión de Recursos: El objetivo principal de este proceso es el de gestionar las competencias del personal, administrar los recursos financieros y de infraestructura para brindar de manera oportuna apoyo a la ejecución de los proyectos y actividades. En este proceso se incluyen todas las actividades de Gestión de Recursos humanos, iniciando Recepción de requerimientos de las partes interesadas finalizando hasta la liquidación del contrato laboral. De igual forma se encuentra la gestión en Infraestructura iniciando desde el ingreso del inventario de los recursos físicos de la organización y finalizando con la verificación de cumplimiento de los mantenimientos, y por último se encuentra la Gestión Financiera que inicia con las actividades de la revisión de facturas y cuentas de cobro, finalizando con los informes contables de la gestión.
El buen desempeño de cada uno de los procesos es el pilar fundamental para que la organización cumpla con sus objetivos estratégicos y logre ser más competitivo en el mercado nacional por medio del Sistema de Gestión Integral bajo las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 y OHSAS 18001: 2007
Para todos los procesos se diseñaron unas caracterizaciones las cuales están compuestas por objetivo del proceso, alcance, elementos de entrada y de salidas de las partes interesadas, responsables, recursos, requisitos, Riesgos y oportunidades en temas de calidad y medio ambiente, peligros y por último los indicadores de gestión, en el Anexo F Caracterización Gestión de Construcción se puede evidenciar el diseño de esta caracterización, así mismo se diseñó el procedimiento de construcción en donde se describen las actividades que se realizan en la obra, este documento se puede ver en el Anexo G Procedimiento de Construcción
4.1.4 Matriz Direccionamiento Estratégico
4.2 MODELO DE GESTIÓN INTEGRADO
De acuerdo a la asignatura de modelos integrados con el profesor Rodrigo Gutiérrez de la especialización QHSE, se aprendió a diseñar el modelo integrado bajo las normas del Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Gestión Ambiental y el Sistema de Seguridad y Salud Ocupacional. Para la empresa CURVA LTDA se realizó este ejercicio con el proceso de Gestión de Construcción, donde se mostrarán 17 documentos con hipervínculos en el menú de inicio asociados al Sistema de Gestión Integral, en el Anexo I Modelo de Gestión Integrado se puede evidenciar esta información.
4.3 PROGRAMAS
4.3.1 Programas de Gestión de la Calidad
Los programas de Gestión de Calidad fueron diseñados con el fin de darle cumplimiento a 3 de los objetivos de gestión integrales de la empresa y cada uno de estos programas cuenta con un objetivo específico, Alcance, Meta que alcanzar, Actividades a realizar y registros, tiempo de ejecución, Recursos necesarios, Presupuesto, Responsable e indicador que mide el grado de cumplimiento del programa para tomar acciones de mejora según corresponda. Los programas de Calidad establecidos fueron los siguientes:
4.3.1.1 Programa de diseño y construcción de obras civiles y arquitectónicas innovadoras: El objetivo de este programa es el de Establecer actividades que permitan garantizar el cumplimiento de las necesidades y expectativas de las partes interesadas en el diseño y construcción de obras civiles y arquitectónicas
4.3.1.2 Competencias del personal: El objetivo de este programa es el de garantizar personal competente para las actividades que se realizan en la organización, con el fin de optimizar los procesos y cumplir los objetivos
4.3.1.3 Eficacia y mejoramiento continuo de los procesos: El objetivo de este programa es el de garantizar la mejora continua del sistema de gestión de la calidad verificando la eficacia de los procesos
4.3.2 Programas de Gestión Ambiental
Los programas de Gestión de Ambiental fueron diseñados con el fin de darle cumplimiento a un objetivo integral el cual se basa en Controlar los impactos ambientales significativos generados en el diseño y construcción de obras civiles yarquitectónicas, de este objetivo se desglosaron 5 programas ambientales contando cada uno de ellos con un objetivo específico, Alcance, Meta que alcanzar, Actividades a realizar y registros, tiempo de ejecución, Recursos necesarios, Presupuesto, Responsable e indicador que mide el grado de cumplimiento del programa para tomar acciones de mejora según corresponda. Los programas de Gestión Ambiental que se Diseñaron y Los objetivos establecidos para cada uno fueron:
4.3.2.1 Programa Uso eficiente de agua y energía: El objetivo de este programa es el de fomentar el uso eficiente de la energía y ahorro del agua para conservación del recurso, a través de buenas prácticas ambientales continuas que garanticen el cuidado y la preservación de estos.
4.3.2.2 Programa de gestión de residuos sólidos reciclables: El objetivo de este programa es el de minimizar y Controlar la Generación de los Residuos Aprovechables como Papel, Cartón, Plástico en el origen.
4.3.2.3 Programa de Gestión de RESPEL y Especiales: El objetivo de este programa es el de minimizar y Controlar la Generación de los Respel como Pilas, Luminarias, Residuos de la obra y garantizar la disposición final de estos residuos.
4.3.2.4 Programa de reforestación: El objetivo de este programa es el de concientizar al personal sobre el cuidado y preservación del medio ambiente a través de actividades de reforestación que ayuden a recuperar las zonas verdes que hayan sido afectadas por las actividades que en la organización se realizan.
4.3.2.5 Programa de uso eficiente de materiales de construcción y demolición: El objetivo de este programa es el de Fomentar el uso eficiente de los materiales de construcción, reutilización y control de los residuos.
De estos 5 programas para el presente documento se mostrarán solo los 3 últimos que son los que más están asociados a el proceso de Gestión de Construcción. Ver
Anexo K Programas de Gestión Ambiental
