UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y NEGOCIOS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
“MODALIDAD A DISTANCIA”
MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LOS
PROCESOS CONTABLES Y FINANCIEROS DE LA EMPRESA
TECMAN CIA. LTDA.
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÒN DEL TITULO DE:
LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÌA CPA
ELABORADOR POR:
VERONICA DEL CARMEN SANCHEZ TORRES
DIRECTOR DE TESIS: ECON. HERNAN AULESTIA
QUITO – ECUADOR
AGRADECIMIENTO
Mi eterna gratitud a Dios porque me ha concedido la vida, por estar conmigo en cada paso que doy, por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por haber puesto en mi camino a aquellas personas que han sido mi soporte y compañía durante todo el periodo de estudio.
Agradezco a mis padres por su comprensión, motivación y apoyo que me han brindado para lograr todas mis metas así como me impulsan a lograr mis sueños y anhelos.
Quiero dejar constancia de mi más sincero agradecimiento al Econ. Hernán Aulestia, Director de Tesis, quien con su capacidad y valiosas sugerencias ha hecho posible la realización del presente trabajo.
De la misma manera agradezco a la Universidad Tecnológica Equinoccial, por haberme permitido cursar mis estudios superiores en este importante centro, empeñados en la formación de profesionales idóneos.
DEDICATORIA
Este trabajo es la recompensa de todo mi empeño, dedicación y esfuerzo; va dedicado a quienes me brindaron todo su apoyo.
A Dios que me dio sabiduría e inteligencia para captar todos los conocimientos necesarios en mis estudios realizados.
A mis padres, quienes a lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y educación siendo mi apoyo en todo momento. Depositando su entera confianza en cada reto que se me presentaba sin dudar ni un solo momento en mi inteligencia y capacidad. Es por ellos que soy lo que soy ahora.
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ...1
C A P I T U L O I ...3
1. TEMA ...3
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...3
2.1DIAGNÓSTICO.- ...3
2.2PRONÓSTICO.- ...3
2.3CONTROL DEL PRONÓSTICO.- ...4
3. FORMULACION DEL PROBLEMA ...5
4. OBJETIVOS ...6
4.1OBJETIVOGENERAL ...6
4.2OBJETIVOSESPECÍFICOS ...6
5. JUSTIFICACIÓN ...7
6. HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION ...8
6.1HIPÓTESISPRINCIPAL ...8
6.2HIPÓTESISSECUNDARIAS ...8
7. VARIABLES DE LA INVESTIGACION ...9
7.1VARIABLEINDEPENDIENTE ...9
7.2VARIABLEDEPENDIENTE ...9
8. CONTROL INTERNO ...9
8.1PROCESOSCONTABLESYFINANCIEROS ...9
9. METODOLOGIA ...10
9.1METODOS ...10
9.2TECNICAS ...11
C A P I T U L O II ...12
ANTECEDENTES ...12
INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD ...13
LA CONTABILIDAD ES UNA CIENCIA: ...13
LA CONTABILIDAD COMO TÉCNICA: ...13
FUNDAMENTOBASICO ...15
METODOSCONTABLES ...15
NATURALEZADELACONTABILIDAD ...15
CAMPOSDEAPLICACIÓN–OBJETIVOS ...16
OBJETIVOS ...19
NORMATIVIDAD CONTABLE...20
ECUACIÓNCONTABLE ...20
PERSONIFICACION ...21
HECHOSCONTABLES ...21
PARTESDEUNACUENTA ...22
CLASESDECUENTAS...22
CUENTASDEBALANCEOPERMANENTES ...22
CUENTASDERESULTADOUOCASIONALES ...23
PLANDECUENTAS ...23
ESTRUCTURA ...24
NORMALIZACIONDELOSPLANESDECUENTAS ...26
PRINCIPIOS GENERALES DE NORMALIZACIÓN...27
CODIGODECUENTAS ...29
SISTEMATIZACIONDECODIFICACION ...29
PERSONIFICACIONDELASCUENTAS ...30
PLANDECUENTAS ...30
PRINCIPIOSDEPARTIDADOBLE ...33
RECONOCIMIENTODELDEBITOYCREDITOENLAS TRANSACCIONES ...35
CASOPRÁCTICO: ...36
ELCONTROLINTERNO.- ...37
PROCESO ...38
LAS PERSONAS ...38
SEGURIDAD RAZONABLE ...39
EMPRESA.- ...40
EMPRESASCOMERCIALES.- ...42
EMPRESASDESERVICIOS ...43
CONTABILIDADFINANCIERA ...44
COMERCIANTE ...45
CONTADORPÚBLICO ...46
SISTEMACONTABLE ...47
PLANDECUENTAS ...48
PROCESOCONTABLE.- ...48
PROCESOFINANCIERO ...49
OPTIMIZAR ...50
ESTADOSFINANCIEROS ...50
ECONOMIA.- ...50
EFICIENCIA.- ...51
ORGANIZAR.- ...51
ESTRATEGIA.- ...53
ETICA.- ...53
PRODUCTIVIDAD.- ...53
MERCADO.- ...54
C A P I T U LO III ...56
DIAGNOSTICO ...56
LA EMPRESA ...56
TECMANCIA.LTDA...56
CONSTITUCION.- ...57
ORGANIZACIÓNDELAEMPRESATECMANCIA.LTDA. ...61
FUNCIONESYOPERACIONES: ...61
ACTIVIDADDELAEMPRESA: ...65
ANALISISFODA: ...65
C A P I T U L O IV ...67
MANUAL DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA ...67
TECMAN CIA. LTDA. ...67
1. CONTROL INTERNO ...67
INTRODUCCIÓN. ...67
OBJETIVO DEL MANUAL ...69
POLÍTICAS O NORMAS DE OPERACIÓN DEL MANUAL ...69
PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL INTERNO: ...69
1.1DIAGRAMADEFLUJODECONOCIMIENTOSDEREGISTRODE LASTRANSACCIONES ...70
DIAGRAMADEFLUJOREGISTROINGRESO ...75
DIAGRAMADEFLUJOSDEFACTURACIONYCUENTASPOR
COBRAR ...80
DOCUMENTOS PROPUESTOS PARA EL CONTROL INTERNO ...85
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ...86
FACTURA.- ...86
COMPROBANTE DE RETENCIÓN.- ...88
NOTA DE CRÉDITO.- ...89
LIQUIDACIÓN DE COMPRAS DE BIENES O PRESTACIÓN DE SERVICIOS.- ...90
COMPROBANTES DE INGRESO.- ...91
COMPROBANTES DE EGRESO.- ...92
RECIBOS DE CAJA.- ...93
ROLES DE PAGO.- ...93
DEPARTAMENTO DE BODEGA ...95
INGRESO A BODEGA.- ...95
EGRESO DE BODEGA.- ...96
PLANESDETRABAJO ...97
LACAJAGENERAL ...97
LACONCILIACIÓNBANCARIA ...99
LOS INVENTARIOS ...100
COSTO PROMEDIO: ...101
LAS CUENTAS POR COBRAR ...101
DOCUMENTOS POR COBRAR ...102
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPOS ...103
CONTROL INTERNO DE CAPITAL ...104
SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE ...104
ACTIVO CORRIENTE- DE ORIGEN DEUDOR ...104
ACTIVOS FIJOS ...106
ACTIVOS DIFERIDOS ...107
PASIVOS (2) ...108
CAPITAL (3) ...108
INGRESOS (4) ...109
COSTOS (5) ...110
GASTOS (6) ...110
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE MICROXYSTEM ...110
C A P I T U L O V ...119
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ...119
CONCLUSIONES: ...119
RECOMENDACIONES: ...121
TECMAN CIA. LTDA. ...123
PROCESO CONTABLE ...123
EJERCICIO PRÁCTICO: ...124
LIBRO DIARIO ...129
LIBRO MAYOR ...139
BALANCE DE COMPROBACION ...153
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA ...155
ESTADO DE RESULTADOS ...157
DECLARACIONES MENSUALES SERVICIO DE RENTAS INTERNAS ...159
DECLARACIÓNDERETENCIONESENLAFUENTEDEL IMPUESTOALARENTA ...159
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INTRODUCCIÓN
La técnica de la Contabilidad es tan antigua como la necesidad de disponer de información para cuantificar los beneficios obtenidos de la realización de las actividades comerciales. Podemos decir que es un nuevo orden mundial que pretende armonizar las economías y políticas en ese contexto, para llegar a establecer una sola unidad global. No persigue únicamente el intercambio de bienes y servicios entre los países, sino que va más allá, abarcando aspectos económicos y legales.
El propósito fundamental de este proyecto es proporcionar información a todos los integrantes del departamento contable una guía de acción de aprendizaje y aplicación práctica sobre todos los hechos que van ocurriendo dentro de la empresa. Quienes toman decisiones administrativas necesitan información financiera para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de la organización.
Esta propuesta de Manual de Control Interno para optimizar los procesos contables y financieros expone objetivos y procedimientos contables que por lo general son aplicables dentro de todas las empresas ya organizadas, los procedimientos que se sugieren son destinados básicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. También se presume que los usuarios están familiarizados con las prácticas operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la información presentada.
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Durante y al final del proceso contable se desarrolla el ciclo que siguen las operaciones desde el reconocimiento hasta la generación de los estados financieros, a través de explicaciones y aplicaciones secuenciales, para comprender las causas y efectos de las operaciones en la situación económica y financiera de la empresa.
Se comprenderá al final del proceso la importancia que tiene la aplicación correcta de la contabilidad y podrá tener ideas claras acerca de la situación empresarial, gracias al oportuno y preciso registro contable.
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C A P I T U L O I
1. TEMA
“MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA OPTIMIZAR LOS PROCESOS CONTABLES Y FINANCIEROS DE TECMAN CIA. LTDA.”
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1 Diagnóstico.- TECMAN CIA. LTDA. cuenta con personal técnico y de ventas para dar soluciones inmediatas a cada uno de sus clientes pero no cuenta con una planificación adecuada de procesos a seguir en el campo contable, tiene una estructura organizacional fácil de manejar y atender.
Al momento la empresa cumple con todas las exigencias de la Superintendencia de Compañías, pero no existe una eficiencia en el manejo contable, como es el de emitir balances mensuales y conocer la verdadera situación financiera de la empresa y toma de decisiones futuras.
En el caso de surgir algún inconveniente se toman decisiones trascendentales con previo acuerdo entre los socios mediante reuniones que se realizan, dando solución de acuerdo al criterio del personal directivo encargado y no existe ningún control interno de cada área.
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sus operaciones, que en el futuro podrían ocasionar el cierre de la empresa, sino se adoptan mecanismos de control.
2.3 Control del Pronóstico.- La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.
Si la empresa aplica un control interno en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de la misma, donde se establecen las políticas y procedimientos que persigue la entidad con el fin de salvaguardar los recursos con que cuenta, verificar la exactitud y veracidad de la información para promover la eficiencia en las operaciones y estimular la aplicación de las políticas para el logro de metas y objetivos programados, es de vital importancia para la optimización de la operaciones y el crecimiento del negocio tanto en lo administrativo como en la operación; beneficiando así desde el accionista hasta el propio cliente ya que tendrá este un grado de confianza sobre la empresa y prevalecerá en el tiempo generando utilidades y crecimiento interno en la empresa.
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Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades de la empresa, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia.
La importancia que está adquiriendo el control interno en los últimos tiempos, a causa de numerosos problemas producidos por su ineficiencia, ha hecho que las empresas tengan una herramienta necesaria para optimizar los procesos contables y financieros.
Por eso es necesario que las personas involucradas en el área contable tengan claro en qué consiste el control interno para que pueda actuar al momento de su implantación.
3. FORMULACION DEL PROBLEMA
¿De qué manera se aplicarán las técnicas y estrategias para obtener un control interno efectivo para optimizar los procesos contables y financieros?
¿Qué técnicas y estrategias se aplicarán para optimizar los procesos contables y financieros?
¿Cómo obtener la información oportuna para la gestión y control?
¿Cómo obtener estados financieros que reflejen la situación económica real de la empresa?
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¿Cómo aplicar correctamente los procedimientos para lograr un control interno efectivo?
¿Cómo registrar todos los movimientos contables para evitar falencias en los procesos del control interno?
4. OBJETIVOS
4.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un modelo de control interno efectivo, que sea el facilitador para alcanzar eficiencia, eficacia y economía para optimizar los procesos contables y financieros, y de esta manera orientar a los responsables de la información financiera mediante procedimientos de Control Interno Contable para que adelanten las gestiones administrativas necesarias que conduzcan a garantizar la producción de información con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.
4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Obtener la información financiera oportuna, confiable y suficiente como herramienta útil para la gestión y el control.
Diseñar un plan de difusión de los nuevos conceptos de control interno, de modo que los directivos, funcionarios y trabajadores conozcan, comprendan y apliquen dichos conceptos en las actividades que desarrollan y de ese modo propender al logro de la eficiencia organizacional.
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Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.
Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos y misión
Obtener estados financieros que reflejen, de manera transparente, la situación económica financiera y los resultados de la gestión.
Permitir que la información financiera constituya un instrumento útil para el análisis y el autocontrol; así como para la toma de decisiones por parte de la administración y propietarios de la empresa.
Contar con una base de datos homogénea que facilite el funcionamiento fluido de un sistema de indicadores de alerta oportuna, que permita el seguimiento y control individual de la empresa y del sistema financiero en su conjunto
5. JUSTIFICACIÓN
Este manual busca extender el conocimiento al personal contable de la empresa referente al control interno para optimizar los procesos contables y financieros. Con esta información se proporcionará una estructura sólida para promover la efectividad y eficiencia de la empresa en los registros e información contable.
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necesario para ejecutar efectivamente el control y cumplir con los objetivos de la empresa.
6. HIPOTESIS DE LA INVESTIGACION
6.1 HIPÓTESIS PRINCIPAL
El control interno será efectivo cuando forme parte de la infraestructura de la Empresa y sea un proceso efectuado por el directorio, gerencia y el resto del personal y esté diseñado para proporcionar un grado de seguridad razonable en la consecución de la misión y objetivos institucionales
6.2 HIPÓTESIS SECUNDARIAS
1. Los nuevos conceptos de control interno, establecidos para optimizar los procesos contables y financieros se pueden aplicar sobre la base de una mística y espíritu empresarial por la efectividad del control, lo que redundará en la eficiencia organizacional de la Empresa.
2. Cuando los lineamientos de control interno, formen parte de la infraestructura institucional, se habrán sentado las bases sólidas para hacer efectivo el control interno en la Empresa, lo que redundará en la eficacia de la dirección estratégica.
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de coordinación e integración para el logro de la economicidad de los recursos.
7. VARIABLES DE LA INVESTIGACION
7.1 VARIABLE INDEPENDIENTE
¿De qué manera aplicar las técnicas y estrategias para obtener un control interno efectivo para optimizar los procesos contables y financieros?
7.2 VARIABLE DEPENDIENTE
¿Si aplicamos las técnicas y estrategias para obtener un control interno efectivo para optimizar los procesos contables y financieros, que resultados obtendríamos?
8. CONTROL INTERNO
Es un proceso llevado a cabo por las personas de una organización, diseñado con el fin de proporcionar un grado de seguridad "razonable" para la consecución de sus objetivos, dentro de las siguientes categorías:
• Eficiencia y eficacia de las operaciones. • Fiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
8.1 PROCESOS CONTABLES Y FINANCIEROS Proceso Contable
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funciones o actividades eslabonadas entre sí, que desembocan en el objetivo de la propia Contabilidad, esto es, la obtención de información financiera.
Proceso Financiero
Implica la decisión sobre un amplio conjunto de metas corporativas, y la elaboración posterior de una serie de presupuestos y pronósticos para cada área significativa de las actividades de la empresa.
9. METODOLOGIA
Una vez entendido el flujo de información contable se identifiquen los posibles errores que pueden surgir cada vez que los datos se trasladan de un soporte a otro. Si se ha detectado todos, entonces se estará en condiciones de determinar si la empresa ha establecido controles efectivos para prevenirlos y detectarlos.
9.1 METODOS
Método Descriptivo o de memorándum.- consiste en describir las diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y empleados, y los registros que intervienen en el sistema.
Permite el estudio detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa.
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Método Gráfico.- es el que expone a través de diagramas o cuadros que permiten visualizar el flujo de la información y los documentos que se procesan.
Cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún procedimiento se alteró o descontinuó.
9.2 TECNICAS
1. Estudio y Evaluación de la Organización.
2. Estudio y evaluación de sistemas y procedimientos. 3. Estudio y evaluación de flujogramas.
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C A P I T U L O II
CONTROL INTERNO.- MARCO TEORICO - CONCEPTUAL
ANTECEDENTES
En épocas de reiterada turbulencia financiera, los informes sobre el control interno contable en la empresa se hacen imprescindibles. Con un enfoque necesariamente esquemático, con el pasar del tiempo los problemas de Control Interno, han centrado la preocupación de la gerencia moderna, así como de los profesionales responsables de implementar nuevas formas de mejorar y perfeccionar dichos controles, esto es muy importante por cuanto el Control Interno es fundamental para que una empresa logre alcanzar, a través de una evaluación de su misión y visión, el logro de sus objetivos y metas trazadas, pues de lo contrario sería imposible que se puedan definir las medidas que se deben adoptar para alcanzarlos.
Por esto, es fundamental que una empresa tenga un control interno para optimizar los procesos contables y financieros y de esta manera aportar para el desarrollo administrativo y económico de la Compañía.
13 INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD
La contabilidad es la disciplina que sirve para proporcionar información útil en la toma de decisiones económicas. Ha venido siendo definida como Ciencia del Patrimonio, y ello porque su objeto es el estudio y la representación del patrimonio empresarial, tanto desde un punto de vista estático como dinámico.
El producto final de la contabilidad son todos los Estados Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situación económica y financiera de la empresa.
Esta información resulta útil para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.
La Contabilidad es una Ciencia: Puesto que es un conocimiento verdadero. No es una suposición de hechos sin relevancia alguna, al contrario, analiza cada hecho económico y en todos aplica un conocimiento adquirido. Es un conocimiento sistemático, verificable y falible. Busca, a través de la formulación de hipótesis, la construcción de conjuntos de ideas lógicas (teorías) que sirvan para predecir y explicar los fenómenos relativos a su objeto de estudio.1
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Las etapas del proceso contable se suscriben de los siguientes campos: registro, resumen, información, interpretación, análisis financiero.
El registro se suscribe a la elaboración del diario y la mayorización de las transacciones, en base a los principios de contabilidad generalmente aceptados de: resumen de las transacciones, clasificación de las cuentas y terminología uniforme, costo histórico y consistencia.
Concluida la elaboración y presentación de los estados financieros que refleja la situación de la empresa, se procede al análisis de datos que contienen estos documentos informativos para los fines de la interpretación financiera que en lo fundamental se suscribe a tres áreas, dos de ellas aplicable al Balance de Situación y una al Balance de Resultados.
Teniendo en cuenta que los hechos y circunstancias presentan variaciones entre las distintas compañías, los procedimientos de contabilidad aplicables en cualquier áerea solo podrán determinarse bajo la consideración de las circunstancias en cada caso. En la aplicación de estos procedimientos de contabilidad a las situaciones específicas, el buen juicio y criterio del contador resulta de vital importancia.
Los estados financieros son una herramienta muy importante para la toma de decisiones, ya sea por parte de los propietarios o de los gerentes, decisiones que nos servirán para alcanzar los objetivos y metas que nos hemos propuesto dentro de la actividad económica.2
1
es.wikipedia.org 2
15 FUNDAMENTO BASICO
EL Sistema de Contabilidad se acoge a los principios de contabilidad generalmente aceptados, principalmente el Principio de Partida Doble, que se constituye en el fundamento básico del sistema, cuyo enunciado manifiesta lo siguiente:
"No hay deudor sin acreedor o viceversa", mediante el cual se recibe y se entrega: dinero, mercaderías documentos o servicios en general. Para que se cumpla dicho principio, se requiere por lo menos la intervención de dos cuentas; la una que recibe irá al Debe, es decir se debitará, y la otra que entrega irá al Haber, es decir se acreditará; lo cual necesariamente tendrá que ser por un mismo valor. Esta acción es la que se conoce como asiento contable en el libro diario o comprobante de diario.
ACTIVO= PASIVO + CAPITAL
METODOS CONTABLES
Al momento del reconocimiento de las transacciones depende varios factores entre ellos el método contable. La contabilidad se basa en el registro de los eventos económicos y financieros en la forma como estos se presentan, de esta manera, la información que se proporciona a través de los estados financieros reflejan los efectos, por le sus usuarios podrán, en conciencia tomar decisiones basadas en hechos reales históricos y también efectuar análisis de efectos futuros.
NATURALEZA DE LA CONTABILIDAD
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Dentro de la sociedad desde una persona natural hasta la conformación de las sociedades, tiene que tomar decisiones de la forma como deben distribuir sus recursos.
La contabilidad es el proceso que ayuda en las decisiones mediante: el registro, clasificación, resumen, información de las transacciones comerciales e interpretación de sus efectos.
La información financiera suministrada por la contabilidad puede usarse tanto directa o indirectamente, como aparece en el siguiente cuadro:3
USUARIOS DIRECTOS USUARIOS INDIRECTOS
Propietarios Sindicatos
Gerentes Expertos Financieros
Acreedores Mercado de Valores
Proveedores Abogados
Autoridades de Impuestos Autoridades Gubernamentales
Empleados Prensa Financiera
Clientes Asociaciones Comerciales
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siempre el mismo objetivo que es el de reflejar la situación actual de la empresa, el saber si el capital de lo está invirtiendo correctamente.
Contabilidad General o Comercial.- Se aplica a las empresas comerciales que se encargan de comprar y vender bienes, por ejemplo: automóviles, computadoras, zapatos, ropa, útiles de aseo y limpieza, alimentos, etc.
Contabilidad Bancaria.- Es aplicada en el sistema bancario en función del plan de cuentas que proporciona la Superintendencia de Bancos, es decir, el contador debe ajustarse estrictamente a este plan de cuentas. Si desea incluir algunas cuentas en especial debe pedir autorización a la Superintendencia de Bancos.
Contabilidad de Costos.- La empresa industrial requiere de un sistema contable especial, dividido en dos partes, la primera relacionada con la determinación del costo de cada uno de los artículos elaborados; y la segunda con la contabilidad general.- es importante este tipo de contabilidad debido a que los ejecutivos de la empresa disponen de una excelente herramienta de trabajo: el costo de cada uno de los artículos elaborados. Sin este dato importante simplemente no es posible administrar la empresa.4
Contabilidad de Servicios.- Este sistema contable se aplica a las empresas que ofrecen servicios como parte de sus transacciones, por ejemplo: telefonía celular y telefonía convencional, hoteles, hospitales, transportes aéreo, marítimo terrestre,
3
www.monografias.com 4
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fluvial, servicios profesionales, etc. En cada una de las empresas que ofrecen servicios, es necesario calcular el costo de operación. Así: el costo del servicio de una habitación en un hotel, el costo del servicio médico y alojamiento en un hospital, el costo de transporte de un pasajero de un lugar a otro, etc.
Contabilidad Agropecuaria.- Es una rama de la contabilidad de costos, pues es importante conocer el costo de producir: un quintal de trigo, un litro de leche, un kilogramo de queso tierno, un kilogramo de carne, etc. Los hacendados que tienen debidamente organizada su hacienda, cuentan también con un sistema contable. Para obtener resultados satisfactorios en la administración de la hacienda, empresa agroindustria, etc.5
Contabilidad Gubernamental.- El contador general se encarga de planificar la contabilidad de la Institución de Gobierno en la que ha sido designado para el ejercicio de dicho cargo.
Esta contabilidad debe llevarse de conformidad con las disposiciones legales pertinentes y las normas dictadas por la Contraloría General del Estado, observando los comentarios y recomendaciones dadas por los auditores externos.
En las empresas vemos que han tomado más atención a la contabilidad no solo como una ciencia que registra datos, reporte y balances o simple formalidad para cumplir un cálculo para el pago de impuestos, sino que ahora es una información muy
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valiosa, en la cual un gerente está en la capacidad de afrontar retos con buenas posibilidades de éxito.
OBJETIVOS
Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos.
Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero:
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Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.
Normatividad Contable
Para alcanzar su objetivo, la contabilidad se auxilia en un conjunto de normas, lineamientos, metodologías, y procedimientos técnico-contables, los mismos que nos permite conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, las rentas, cobros, pagos; de manera que podamos conocer la capacidad financiera de la empresa. El primordial objetivo de la contabilidad es suministrar información razonada, en base en registros técnicos, de operaciones realizadas por un ente privado o público y por esta información cumplir con el objetivo administrativo y financiero.
Entre las diversas funciones de la contabilidad la principal es suministrar información razonada de las operaciones realizadas.
ECUACIÓN CONTABLE
Es uno de los conceptos fundamentales en contabilidad, siendo la base sobre la que se sustenta el sistema contable por partida doble; se define, bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados, de la siguiente forma:
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De esta forma, la suma del valor de las cuentas del activo deberá ser igual a la suma de valor de las cuentas del pasivo más la suma del valor de las cuentas del patrimonio o capital.6
Cuando como consecuencia de la actividad el Pasivo supera en valor al Activo, con lo que se obtendría un valor negativo de la partida de capitalización, se habla de una quiebra, técnicamente hablando desde un punto de vista contable.
PERSONIFICACION
Es atribuir una cualidad propia de transacciones y hechos contables que determinan una misma función y sobre la base de este atributo tomará el nombre de cuenta contable.7
Ejemplo:
HECHOS CONTABLES
HECHOS CONTABLES PERSONIFICACION
1 Dinero en efectivo Caja
2 Camiones para el uso de la empresa Vehículos
3 Haberes de empleados Sueldos
4 Papel bond, borradores Útiles de oficina
5 Letra de cambio de favor de la empresa Documentos por cobrar
6 Artículos destinados para la venta Mercadería
7 Dinero depositado en cuenta corriente Bancos
8 Computador para uso de la empresa Equipos de Computación
9 Pago de arriendo del almacen Gasto Arriendo
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www.contabilidadgeneral.com 7
22 PARTES DE UNA CUENTA
1.- Nombre de la cuenta 2.- Debe (Lado Izquierdo) 3.- Haber (Lado Derecho) 4.- Saldo
Se representa en forma de “T”
DEBE
HABER
SALDO
CUENTA
CLASES DE CUENTAS
En la práctica contable, el contador tiene muchas perspectivas de ubicar, seleccionar y sobre todo reconocer las cuentas en sus saldos y la naturaleza a la que pertenecen. Pero la forma pedagógica y objetiva de explicar son dos:
Cuentas de balance o permanentes
Cuentas de resultado u ocasionales
CUENTAS DE BALANCE O PERMANENTES
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ACTIVO
PASIVO
PATRIMONIO
ESTADO DE SUPERAVIT Utilidades Retenidas Ejercicios Anteriores Utilidades Ejercicio presente
Ajuste o utilidades y aplicaciones
En conclusión estas cuentas de balance general son todas aquellas que aparecen y permanecen de un periodo contable a otro en forma constante y son de gran importancia ya que permite clasificar las cuentas adecuadamente de manera que se las pueda identificar rápidamente.
CUENTAS DE RESULTADO U OCASIONALES
Son todas aquellas cuentas que aparecen durante el ejercicio económico y que por su naturaleza deberán desaparecer el término del mismo, mediante cierre de cuentas que ocasionaron gastos y rentas en el ejercicio contable y que la diferencia de los gastos y las rentas o también llamados ingresos será ganancia o pérdida del ejercicio.
Las cuentas dentro del Balance general así como el de Pérdidas o Ganancias son muy importantes ya que reflejan la situación actual de la empresa.
PLAN DE CUENTAS
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El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados financieros y estadísticos de importancia transcendente para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se diseña y elabora atendiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad.
ESTRUCTURA
El plan se debe estructurar de acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa, y se elaborará luego de un estudio previo que permita conocer sus metas, particularidades, políticas.
Por lo anterior, un plan de cuentas debe ser específico y particularizado; además, debe reunir las siguientes características:
Sistemático e el ordenamiento y presentación
Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas
Homogéneo en los agrupamientos practicados
Claro en la denominación de las cuentas seleccionadas
La estructura del plan de cuentas debe partir agrupamientos convencionales, los cuales al ser jerarquizados presentan los siguientes niveles:
PRIMER NIVEL
El grupo está dado por los términos de la situación financiera, económica y potencial, así:
Activo
Situación Financiera Pasivo
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Situación Económica Cuentas de Resultados (Gastos)
Cuentas de Resultados (Rentas)
Situación Potencial Cuentas de orden
SEGUNDO NIVEL
El subgrupo está dado por la división racional de los grupos, efectuada bajo algún criterio de uso generalizado, así:
Activo Corriente
El activo se desagrega bajo el Activo Fijo o propiedad, planta y
equipos criterio de liquidez Activos diferidos y otros activos.
Pasivo corriente (Corto Plazo)
El pasivo se desagrega bajo el Pasivo Fijo (Largo Plazo)
criterio de temporalidad Pasivos diferidos y otros pasivos
Capital
El patrimonio se desagrega Reservas
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Operacionales Las cuentas de resultado deudoras No operacionales
(gasto) se desagregan así: Extraordinarias
Ingresos operacionales
Las cuentas de resultado acreedoras Ingresos no operacionales
(renta) se desagregan así: Extraordinarias
Las cuentas de orden Deudoras
Se desagregan así: Acreedoras
NORMALIZACION DE LOS PLANES DE CUENTAS
Normalizar es simplemente establecer normas para resolver con criterio uniforme las supuestas operaciones administrativas que vayan presentándose.
La normalización supone al estudio previo del mejor medio o camino para conseguir un determinado objeto.8
En nuestro campo hay que estudiar las operaciones administrativas que la contabilidad ha de reflejar y que esta información ha de ofrecer.
Como consecuencia estableceremos un plan de cuentas, unas reglas de cargo y abono a cada cuenta y los modelos de estado en que periódicamente comprenderían los
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datos (balances, cuentas de resultado) así como criterios de valoración y de imputación de gastos e ingresos.
Principios generales de normalización
La normalización es el fundamento de toda actividad humana organizada racionalmente.
Las normas deben responder a una necesidad real.
Las normas deben constituir un conjunto perfectamente homogéneo.
La normalización ha de emplear la mejor técnica existente, pero teniendo en cuenta a la vez, los condicionamiento económicos del momento.
Las normas más eficaces se consiguen con la colaboración de todos los interesados.
Las normas deben revisarse periódicamente, de acuerdo con los progresos técnicos, científicos y económicos.
Los trabajos de normalización son refrendados mediante decretos oficiales que establecen las características más importantes basándose en lo siguiente:
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El plan tiene que ser flexible. El cuadro de cuentas debe emplear un sistema utilizable para todas las empresas.
El plan ha de ser la expresión de un cuerpo de doctrina coherente desarrollado en forma de reglas técnicas cuya aplicación cumpla un objetivo integral, es decir la información.
La flexibilidad del plan ha de ir implícitamente en la apertura del mismo, explícitamente queda probado en las opciones que se establezcan para que empresarios y expertos elijan el modo de contabilizar, en algunos casos, determinadas transacciones.
El plan ha de situarse en la línea de transacción, siguiendo muy de cerca las directrices de la normalización contable, aunque no sea excesivamente progresiva, si ha de serlo lo suficiente para crear una vocación nacional hacia la gestión moderna de las empresas.
El plan debe dar preferencia generalmente a los elementos financieros de las transacciones sobre los más convencionales de orden jurídico patrimonial.
Como objetivos de cualquier Plan General de Contabilidad tenemos:
Ordenación de la empresa mediante una contabilidad moderna
29
Es muy importante elaborar o estructurar un plan de cuentas, acorde a las necesidades de información presentes y futuras de la empresa, previo un estudio que permita conocer sus metas.
Este plan de cuentas será un instrumento muy importante para el contador ya que permitirá codificar correctamente y enviar todos los movimientos de la empresa y obtener datos reales.
CODIGO DE CUENTAS
Es la utilización de números, letras y otros símbolos que representan o equivale a un grupo, subgrupo, sub-cuentas, por lo tanto el número viene a ser el nombre.9
SISTEMATIZACION DE CODIFICACION
Método Serial Simple.- se debe anotar los números bajo algún criterio, pero no permite una clasificación jerárquica.
Método Simple Saltado.- se le clasifica de acuerdo a algún concepto, se salta o interrumpe la serie para incrementar datos nuevos a futuro.
Método de Dígitos Finales.- este sistema es para ocultar la información ya que solo servirán los últimos dígitos, a veces se utiliza para precios de venta.
9
30
Método Decimal Punteado.- es el método más utilizado, ya que es fácil y comprensible y permite jerarquización de datos. Ejemplo:
GRUPO SUB-GRUPO CUENTA MAYOR
GENERAL
CUENTA MAYOR AUXILIAR
1 1,1 1,1,04 1,1,04,01
ACTIVO CORRIENTE BANCOS GUAYAQUIL
PERSONIFICACION DE LAS CUENTAS
Se debe asignar un nombre a cada uno de los bienes, valores, deudas, servicios, que se presentan durante el periodo contable. Para lo cual el contador debe ir agrupando los bienes, valores, deudas, servicios, de similares características e ir asignando un nombre.
Catalogo de Cuentas PLAN DE CUENTAS
CODIGO CUENTAS
1 ACTIVO
1.1. ACTIVO CORRIENTE
1.1.1. DISPONIBLE
1.1.1.01 CAJA
1.1.1.02 CAJA CHICA
1.1.2. BANCOS
1.1.2.01 PICHINCHA CUENTA CORRIENTE
1.1.3. INVERSIONES TEMPORALES MENORES A UN AÑO
1.1.3.01 INVERSIONES FINANCIERAS
1.1.4. EXIGIBLE
1.1.4.01 (-) PROVISION CUENTAS INCOBRABLES
1.1.4.02 CLIENTES
1.1.4.03 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1.1.5. ANTICIPOS PRESTAMOS
1.1.5.01 PRESTAMOS A TERCEROS
1.1.5.02 ANTICIPO A TERCEROS
1.1.5.03 ANTICIPO A PROVEEDORES
1.1.5.04 ANTICIPO EMPLEADOS
1.1.5.05 PRESTAMOS EMPLEADOS
1.1.5.06 CUENTAS POR COBRAR ACCIONISTAS
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1.1.6. REALIZABLE
1.1.6.01 INVENTARIO DE MERCADERIA
1.1.7. OTROS ACTIVOS CORRIENTES
1.1.7.01 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO
1.1.7.02 IVA EN COMPRAS
1.1.7.03. RETENCIONES EN LA FUENTE
1.1.7.03.01 ANTICIPO RETENCION EN LA FUENTE 1% 1.1.7.03.02 ANTICIPO RETENCION EN LA FUENTE 2%
1.1.7.04. IVA RETENIDO
1.1.7.04.01 IVA RETENIDO 30% 1.1.7.04.02 IVA RETENIDO 70%
1.1.7.05 IMPUESTO A LA RENTA PAGADO POR ANTICIPADO 1.1.7.06 CREDITO TRIBUTARIO IVA PROXIMO MES
1.2. ACTIVO FIJO
1.2.1. ACTIVO FIJO DEPRECIABLE
1.2.1.01 EQUIPOS DE OFICINA
1.2.1.02 MUEBLES Y ENSERES
1.2.1.03 MAQUINARIA Y EQUIPO
1.2.1.04 VEHICULOS
1.2.1.05 EQUIPOS DE COMPUTACION Y SOFTWARE
1.2.1.06 OTROS ACTIVOS
1.2.1.07 (-) DEPRECIACION ACUMULADA ACTIVO FIJO
2 PASIVO
2.1. PASIVO CORRIENTE
2.1.1. PASIVO CORRIENTE CORTO PLAZO
2.1.1.01 CUENTAS POR PAGAR
2.1.1.02 DOCUMENTOS POR PAGAR
2.1.1.03 INTERES ACUMULADO POR PAGAR
2.1.2. OBLIGACIONES TRIBUTARIAS POR PAGAR
2.1.2.01. RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR
2.1.2.01.01 RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR 1% 2.1.2.01.02 RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR 2% 2.1.2.01.03 RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR 8%
2.1.2.02. IVA RETENIDO POR PAGAR
2.1.2.02.01 IVA RETENIDO POR PAGAR 30% 2.1.2.02.02 IVA RETENIDO POR PAGAR 70% 2.1.2.02.03 IVA RETENIDO POR PAGAR 100%
2.1.2.03 IVA POR PAGAR
2.1.2.04 IVA EN VENTAS
2.1.3. OBLIGACIONES IESS POR PAGAR
2.1.3.01. IESS POR PAGAR
2.1.3.01.01 APORTES IESS POR PAGAR
2.1.3.01.02 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS POR PAGAR
2.1.4. OBLIGACIONES POR PAGAR PERSONAL
2.1.4.01. SUELDOS Y BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR
2.1.4.01.01 OBLIGACIONES CON EL PERSONAL SUELDOS POR PAGAR 2.1.4.01.02 DECIMO TERCER SUELDO POR PAGAR
2.1.4.01.03 DECIMO CUARTO SUELDO POR PAGAR
2.1.4.01.04 15% PARTICIPACION DE TRABAJADORES POR PAGAR
2.1.4.01.05 VACACIONES POR PAGAR
2.1.4.02 25% IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR
2.2. PASIVO NO CORRIENTE
2.2.1. PASIVO NO CORRIENTE LARGO PLAZO
2.2.1.01 OBLIGACIONES BANCARIAS MAYOR A UN AÑO
2.3. OTROS PASIVOS
2.3.1. PRESTAMOS ACCIONISTAS
32
3 PATRIMONIO
3.1. CAPITAL SOCIAL
3.1.1. CAPITAL DE LA EMPRESA
3.1.1.01 CAPITAL SUSCRITO PAGADO
3.2. RESERVAS
3.2.1. RESERVAS LEGAL
3.2.1.01 RESERVA LEGAL DE LA EMPRESA
3.3. SUPERAVIT DE OPERACIÓN
3.3.1 RESULTADOS DE LA EMPRESA
3.3.1.01 RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES
3.3.1.02 UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO
4 INGRESOS
4.1. INGRESOS OPERACIONALES
4.1.1 VENTAS TARIFA 12%
4.1.2 VENTAS TARIFA 0%
4.1.3 DEVOLUCION EN VENTAS
4.1.4 DESCUENTO EN VENTAS
4.1.5 UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
4.2. INGRESOS NO OPERACIONALES
4.2.1 INTERESES GANADOS
4.2.2 REBATES
4.2.3 RESUMEN DE RENTAS Y GASTOS
5 COSTOS Y GASTOS
5.1. COSTOS
5.1.1. COSTOS OPERACIONALES
5.1.1.01 COMPRAS
5.1.1.02 DESCUENTO EN COMPRAS
5.1.1.03 DEVOLUCION EN COMPRAS
5.1.1.04 COSTO DE VENTAS
5.2. GASTOS
5.2.1. GASTOS GENERALES DE ADMINISTRACION
5.2.1.01 GASTO MATERIALES VARIOS
5.2.1.02 GASTO UTILES DE OFICINA
5.2.1.03 GASTO UTILES DE ASEO Y LIMPIEZA
5.2.1.04 GASTO LUNCH EMPLEADOS
5.2.1.05 GASTO ENERGIA ELECTRICA
5.2.1.06 GASTO AGUA POTABLE
5.2.1.07 GASTO TELEFONO
5.2.1.08 GASTO COMBUSTIBLE
5.2.1.09 GASTO UNIFORMES
5.2.1.10 GASTOS VIAJES
5.2.1.11 GASTO MOVILIZACION / PASAJES
5.2.1.12 GASTO HONORARIOS
5.2.1.13 GASTO ARRIENDO BIENES INMUEBLES
5.2.1.14 GASTO AMORTIZACIONES
5.2.1.15 GASTO DEPRECIACION MUEBLES Y ENSERES
5.2.1.16 GASTO DEPRECIACION EQUIPOS DE COMPUTACION Y SOFTWARE
5.2.1.17 GASTO DEPRECIACION VEHICULO
5.2.1.18 GASTO SUSCRIPCIONES Y AFILIACIONES
5.2.1.19 GASTOS LEGALES
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5.2.2. GASTOS SUELDOS Y SALARIOS DEL PERSONAL
5.2.1.01 GASTO SUELDOS
5.2.1.02 GASTO SERVICIOS OCASIONALES
5.2.1.03. GASTO BENEFICIOS SOCIALES
5.2.1.03.01 GASTO APORTE PATRONAL IESS 12.15% 5.2.1.03.02 GASTO FONDOS DE RESERVA
5.2.1.03.03 GASTO DECIMO TERCER SUELDO 5.2.1.03.04 GASTO DECIMO CUARTO SUELDO
5.2.1.03.05 GASTO VACACIONES
5.2.1.04 GASTO INDEMNIZACIONES
5.2.1.05 GASTO CAPACITACION
5.2.1.06 GASTO AGASAJOS
5.2.1.07 GASTO HORAS EXTRAS
5.2.3. GASTOS GENERALES DE VENTAS
5.2.3.01 GASTO PUBLICIDAD
5.2.3.02 GASTO UNIFORMES
5.2.3.03 GASTO GASTOS VIAJE
5.2.3.04 GASTO MOVILIZACION/PASAJES
5.2.3.05 GASTO CUENTAS INCOBRABLES
5.2.3.06 GASTO COMISIONES
5.2.4. GASTOS FINANCIEROS
5.2.4.01 GASTOS BANCARIOS
5.2.4.02 GASTO SERVICIOS BANCARIOS
5.2.4.03 GASTO COMISIONES BANCARIAS
5.2.4.04 GASTO INTERESES SOBREGIROS
5.2.4.05 GASTO MULTAS POR PROTESTOS CHEQUES
5.2.4.06 GASTO INTERESES PAGADOS
5.2.4.07 GASTO INTERESES PRESTAMOS INSTITUCIONES FINANCIERAS
5.2.4.08 GASTO INTERESES PRESTAMOS TERCEROS
5.2.5. GASTOS NO OPERACIONALES
5.2.5.01 GASTO PERDIDA EN ACTIVOS FIJOS
5.2.5.02 GASTO PERDIDA EN INVENTARIOS
5.2.5.03 GASTO AMORTIZACIONES ACUMULADAS
5.2.6. GASTOS DEDUCIBLES
5.2.6.01 GASTO MULTAS E INTERESES POR MORA
5.2.6.02 GASTO RETENCIONES ASUMIDAS
5.2.6.03 GASTO VALORES POR LIQUIDAR
5.2.6.04 GASTOS PERSONALES DE SOCIOS
PRINCIPIOS DE PARTIDA DOBLE
Constituye un principio de Contabilidad Generalmente aceptado más práctico que se utiliza en el registro de las operaciones diarias para estructurar.
34
Toda transacción debe basarse en el principio de partida doble, donde se registrarán cuentas deudoras que reciben valores y cuentas acreedoras que entreguen valores. Los principios fundamentales de partida doble se hacen presentes en el momento en que las operaciones efectuadas aumentan o disminuyen los valores de las cuentas utilizadas, tanto en el debe como el haber.
Con el fin de poder identificar y ubicar con facilidad las cuentas que intervienen en cada una de las transacciones nos realizaremos las siguientes preguntas:
¿Qué cuentas intervienen? ¿Qué cuenta recibe y entrega? ¿Por cuánto recibe y entrega?
En toda operación, la suma deudora debe coincidir con la suma acreedora. Cada operación debe ser considerada independiente de otra así intervengan las mimas cuentas.
En toda transacción comercial existe la parte real y la parte financiera.
PARTE REAL.- es el bien o servicio que se compra o se vende.
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Decimos que AUMENTAN cuando se reciben o entran valores de la clase contenida en cada grupo. Aportamos una entrada en la cuenta que representa al grupo, lo que le supone un cargo y efectuamos una anotación en el DEBE del importe que corresponde y decimos que DISMINUYE, porque se entregan o salen valores de la clase contenida en cada grupo, se anotarán una salida en la cuenta y formularemos en ABONO o anotación en el HABER del importe que sea.10
De lo manifestado se deprende los siguientes principios:
1. No hay deudor sin acreedor.
2. Lo que se recibe debe ser igual o equivalente a lo que se entrega.
3. La suma de las cantidades anotadas en el DEBE de una o varias cuentas debe ser igual a la suma de las cantidades anotadas en el HABER de otra o varias cuentas.
RECONOCIMIENTO DEL DEBITO Y CREDITO EN LAS TRANSACCIONES
CUADRO INTERROGATIVO
Nº GRUPOS CONCEPTOS DEUDORES
CONCEPTOS ACREEDORES
1 CUENTAS MATERIALES ¿Qué entra? ¿Qué recibo?
¿Qué sale? ¿Qué entrego?
10
36 2 CUENTAS PERSONALES ¿Qué recibe o
recibirá?
¿Quién entrega o se obliga a entregar? ¿A quién debo?
3 CUENTAS DE DERECHO ¿Nace algún derecho?
¿Se cancela algún derecho?
4 CEUNTAS DE
OBLIGACIONES
¿Se cancela alguna obligación?
¿Nace alguna obligación?
5 CUENTAS DE
PATRIMONIO
¿Hay pérdidas, daño o gasto?
¿Hay ganancia, lucro o beneficio?
CASO PRÁCTICO: Ejemplos:
Se compra un computador en $ 1100.00 a Tecnomega. Se paga el 50% con cheque y la diferencia se firma 2 letras de cambio.
¿Qué cuentas intervienen?
Computador Equipos de computación
Cheque Bancos
Letra de cambio Documentos por pagar
¿Qué cuentas se recibe y que cuentas se entrega?
Se recibe Equipos de computación
Se entrega Bancos y Documentos por pagar
¿Por cuánto se recibe y por cuanto se entrega?
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Se entrega Bancos y $ 500.00
Documentos por pagar $ 500.00
¿Qué cuentas se recibe y que cuentas se entrega?
La parte real Equipos de computación
La parte financiera Bancos y Documentos por cobrar.
EL CONTROL INTERNO.- Es un proceso, efectuado por la Junta Directiva de la entidad, la gerencia y demás personal, designado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categorías:
- Confiabilidad en la presentación de informes financieros. - Efectividad y eficiencia de las operaciones
- Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Por lo mencionado precedentemente podemos entonces definir ciertos conceptos fundamentales del control interno:
El control interno es un proceso, y es un medio para alcanzar un fin.
El control interno lo realizan las personas, no son sólo políticas y procedimientos. El control interno sólo brinda un grado de seguridad razonable, no es la seguridad total.
38 Proceso
El control interno constituye una serie de acciones que se interrelacionan y se extienden a todas las actividades de una organización, éstas son inherentes a la gestión del negocio (actividades de una entidad).
El control interno es parte y está integrado a los procesos de gestión básicos: planificación, ejecución y supervisión, y se encuentra entrelazado con las actividades operativas de una organización. Los controles internos son más efectivos cuando forman parte de la esencia de una organización, cuando son "incorporados" e "internalizados" y no "añadidos".
La incorporación de los controles repercute directamente en la capacidad que tiene una organización para la obtención de los objetivos y la búsqueda de la calidad. La calidad está vinculada a la forma en que se gestionan y controlan los negocios, es por ello que el control interno suele ser esencial para que los programas de calidad tengan éxito.
Las personas
El control interno es llevado a cabo por las personas miembros de una organización, mediante sus acciones. Son las personas quienes establecen los objetivos de la organización e implantan los mecanismos de control.
39 Seguridad razonable
El control interno por muy bien diseñado e implementado que esté, sólo puede brindar a la dirección un grado razonable de seguridad acerca de la consecución de los objetivos de la organización, esto se debe a que los objetivos se ven afectados por limitaciones que son inherente al sistema de control interno, como ser:
Decisiones erróneas.
Problemas en el funcionamiento del sistema como consecuencia de fallos humanos.
Colusión entre 2 o más empleados que permita burlar los controles establecidos.
Componentes
El control interno consta de cinco componentes que se encuentran interrelacionados entre sí:
Entorno de control: El personal es el núcleo del negocio, como así también el entorno donde trabaja.
Evaluación de riesgos: Toda organización debe conocer los riesgos a los que enfrenta, estableciendo mecanismos para identificarlos, analizarlos y tratarlos.
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Información y comunicación: Los sistemas de información y comunicación permiten que el personal capte e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones.
Supervisión: Para que un sistema reaccione ágil y flexiblemente de acuerdo con las circunstancias, deber ser supervisado.
Eficacia
El control interno puede considerarse "eficaz" cuando la dirección tiene una seguridad razonable de que:
Disponen de la información adecuada sobre hasta que punto se están logrando los objetivos operacionales de la organización.
Los estados financieros son preparados de forma fiable.
Se cumplen las leyes y normas aplicables.
La determinación de si un sistema de control interno es "eficaz" o no constituye una toma de postura subjetiva resultante del análisis de si están funcionando eficazmente los cinco componentes en su conjunto. Este funcionamiento proporciona un grado de seguridad razonable de que los objetivos establecidos van a cumplirse.
EMPRESA.- La empresa es la institución o agente económico que toma las decisiones sobre la utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado.11
11
41
La actividad productiva consiste en la transformación de bienes intermedios (materias primas y productos semielaborados) en bienes finales, mediante el empleo de factores productivos (básicamente trabajo y capital).
Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de una tecnología que especifique que tipo de factores productivos precisa y como se combinan. Asimismo, debe adoptar una organización y forma jurídica que le permita realizar contratos, captar recursos financieros, si no dispone de ellos, y ejerce sus derechos sobre los bienes que produce.
La empresa es el instrumento universalmente empleado para producir y poner en manos del público la mayor parte de los bienes y servicios existentes en la economía. Para tratar de alcanzar sus objetivos, la empresa obtiene del entono los factores que emplea en la producción, tales como materias primas, maquinaria y equipo, mano de obra, capital, etc.
Dado un objetivo u objetivos prioritarios hay que definir la forma de alcanzarlos y adecuar los medios disponibles al resultado deseado. Toda empresa engloba una amplia gama de personas e intereses ligados entre sí mediante relaciones contractuales que reflejan una promesa de colaboración. Desde esta perspectiva, la figura del empresario aparece como una pieza básica, pues es el elemento conciliador de los distintos intereses.
42
En muchos casos el origen de la empresa está en una idea innovadora sobre los procesos y productos, de forma que el empresario actúa como agente difusor del desarrollo económico. En este caso se encuentran unidas en una única figura el empresario-administrador, el empresario que asume el riesgo y el empresario innovador.
Esta situación es característica de las empresas familiares y, en general, de las empresas pequeñas.
Por otra parte, y a medida que surgen empresas de gran tamaño, se produce una separación, entre las funciones clásicas del empresario. Por un lado, está la figura del inversionista, que asume los riesgos ligados a la promoción y la innovación mediante la aportación de capital. Por otro lado, se consolida el papel del directivo profesional, especializado en la gestión y administración de empresas. De esta forma, se produce una clara separación entre la propiedad y la gestión efectiva de la empresa.
El empresario actual es un órgano individual o colegiado que toma las decisiones oportunas para la consecución de ciertos objetivos presentes en las empresas y de las circunstancias del entorno. El empresario, individual o colegiado, es el que coordina el entramado interno de la empresa con su entorno económico y social.12
43
de modo que se conozca al momento la existencia real de todos los ítems que integran el inventario, además de un control interno contable y financiero.
Pueden clasificarse en:
Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos. Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.
Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.
EMPRESAS DE SERVICIOS.- Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se clasifican en:
Transporte
Turismo
Instituciones financieras
Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones)
Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad, contable, administrativo)
Educación
Finanzas
Salubridad
Estética
12
44
CONTABILIDAD.- Son las anotaciones, cálculos y estados numéricos que se llevan en una organización para registrar y controlar los valores patrimoniales de la organización.13
“Se puede conceptuar a la Contabilidad como un campo especializado de las ciencias administrativas, que se sustenta en principios y procedimientos generalmente aceptados, destinados a cumplir con los objetivos de: análisis, registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa o institución en funcionamiento, con las finalidades de informar e interpretar la situación económica financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada período o ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad”
CONTABILIDAD FINANCIERA.- Sistema de información que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad económica, así como ciertos acontecimientos que la afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura a usuarios externos a la organización.
Es la técnica mediante la cual se recolectan, se clasifican, se registran, se sumarian y se informa de las operaciones cuantificables en dinero, realizadas por una entidad económica.
Es la utilización de ciertos principios al registrar, clasificar y sumarizar en términos monetarios datos financieros y económicos, para informar en forma oportuna y fehaciente de las operaciones de la vida de una empresa.
13
45
La función principal de la contabilidad financiera es llevar en forma histórica la vida económica de una empresa: los registros de cifras pasadas sirven para tomar decisiones que beneficien en el presente o a futuro. También proporciona los Estados Contables o estados financieros que son sujetos al análisis e interpretación, informando a los administradores, a terceras personas y a entes estatales del desarrollo de las operaciones de la empresa.
Sus características son:
Rendición de informes a terceras personas sobre el movimiento financiero de la empresa.
Cubre la totalidad de las operaciones del negocio en forma sistemática, histórica y cronológica.
Debe implantarse necesariamente en la compañía para informar
oportunamente de los hechos desarrollados.
Se utiliza de lenguaje en los negocios.
Se basa en reglas, principios y procedimientos contables para el registro de las operaciones financieras de un negocio.
Describe las operaciones en el engranaje analítico de la teneduría de la partida doble.
COMERCIANTE.- Es la persona natural o jurídica que teniendo capacidad para contratar, hace del comercio su profesión habitual. En términos generales, es la
46
persona que se dedica habitualmente al comercio. También se denomina así al propietario de un comercio.
Se considera sujeto mercantil a toda persona que realiza un acto de comercio.
Sin embargo, cabe hacer una primera clasificación entre las personas que realizan un acto de comercio ocasional y aquellas que se dediquen al comercio de forma habitual, los primeros son los sujetos accidentales de comercio y los segundos comerciantes.
El que compra algo en la tienda no es un comerciante, pero realiza un acto de comercio, por tanto decimos que es un sujeto accidental de comercio. .14
CONTADOR PÚBLICO.- Son Contadores Públicos
a. Los nacionales y extranjeros que obtuvieren su título en Universidades o Institutos Superiores ecuatorianos, facultados por la Ley de Educación para concederlos; y,
b. Los ecuatorianos y extranjeros que, habiendo cursado en Universidades o Institutos Superiores de países extranjeros, obtuvieren el título de Contador Público y lo revalidaren en el Ecuador, de conformidad con las regulaciones establecidas por las leyes ecuatorianas o por convenios internacionales para el ejercicio profesional.15
14
SARMIENTO, Hernán, CONTABILIDAD GENERAL, 3era. Edición. 15
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SISTEMA CONTABLE.- Suministra información cuantitativa y cualitativa la misma que usa en un negocio para cumplir con las necesidades de información financiera.
Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.
La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna.
La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.
48
Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica – financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.
PLAN DE CUENTAS.- Es la numeración de cuentas ordenadas sistemáticamente, clasificadas, aplicables a un negocio concreto, que proporciona los nombres y el código de cada una de las cuentas.
PROCESO CONTABLE.- Se refiere a todas las operaciones y transacciones que registra la contabilidad en un periodo determinado, regularmente un año calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de los estados financieros.
El proceso contable define la serie de etapas sucesivas del ciclo contable que permite transformar datos contables en informes contables. El proceso comienza con la selección de los hechos económicos y continúa con su anotación en diversos registros hasta llegar a la emisión de los estados contables.16
16
49
LIBRO DIARIO
COMPROBANTES
DE VENTA
PROCESO
CONTABLE
ESTADO DE SITUACION
FINANCIERA
ASIENTOS CONTABLES
AJUSTES
CIERRE DE CUENTAS
EFECTIVO
LIBRO MAYOR
BALANCE DE
COMPROBACION AJUSTADO
ESTADOS FINANCIEROS
LIBROS AUXILIARES
BALANCE GENERAL O
SITUACION FINANCIERA
ESTADO DE RESULTADOS
ESTADO DE FLUJO DE
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OPTIMIZAR.- Es la búsqueda y el hecho de mejorar el rendimiento de un proceso, a partir de determinados cambios lógicos o físicos, es empleada para que una tarea se realice más rápidamente.
ESTADOS FINANCIEROS.- Se elaboran al finalizar un período contable con el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa. Esta información permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial futuro de la compañía a través de:
- Estado de Resultados
- El Estado de Ganancias Retenidas - Estado de Situación Financiera - Estado de Flujo de Efectivo
- Estado de Cambios en el Patrimonio
El objetivo básico de la presentación de los informes o estados financieros es proporcionar información que sea útil para tomar decisiones de inversión, préstamos o de cualquier otra índole a los socios de la empresa, además evaluar el desempeño pasado.17
ECONOMIA.- Es la ciencia que estudia la producción, circulación y consumo de bienes y servicios generales en un determinado sector.
17
51
El objetivo de la Economía es estudiar la correcta distribución de los recursos escasos para satisfacer las necesidades del ser humano. En otras palabras, analiza la relación entre los recursos, que son de carácter limitado y las necesidades, que son de carácter ilimitado.
EFICIENCIA.- Es el grado hasta el cual los recursos de la organización contribuyen a la producción; es decir, es hacer las cosas bien. La palabra eficiencia hace referencia a los recursos empleados y los resultados obtenidos. Por ello, es una capacidad o cualidad muy apreciada por empresas u organizaciones debido a que en la práctica todo lo que éstas hacen tiene como propósito alcanzar metas u objetivos, con recursos (humanos, financieros, tecnológicos, físicos, de conocimientos, etc.) limitados y (en muchos casos) en situaciones complejas y muy competitivas.18
ORGANIZAR.- Es el proceso de establecer el uso ordenado de todos los recursos del sistema administrativo.
18
52
Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.
CAPACITACION.- Es el proceso de desarrollar cualidades de los recursos humanos que les permitirá ser más productivos. Se entiende por capacitación el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa.19
19
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ESTRATEGIA.- Es el plan amplio y general desarrollado para alcanzar objetivos organizacionales de largo plazo.En el campo empresarial, lo que suelen implementar las empresas para cumplir efectivamente con la consecución de sus metas y fines, es lo que se denomina plan estratégico, que no es otra cosa que un documento oficial que emitirá la propia empresa a través del cual, sus responsables, plasmarán la estrategia que seguirán en el corto plazo, por esto es que un plan de este tipo tiene una vida útil de aproximadamente unos 5 años como máximo.
ETICA.- Es nuestra preocupación por el buen comportamiento; nuestra obligación es considerar no sólo nuestro bienestar personal, sino también el de los otros seres humanos. La ética, es una de las tantas ramas de la filosofía. Es aquella ciencia, ya que estudia las cosas por sus causas, de lo universal y necesario, que se dedica al estudio de los actos humanos. Pero aquellos que se realizan tanto por la voluntad y libertad absoluta, de la persona. Todo acto humano que no se realice por medio de la voluntad de la persona y que esté ausente de libertad, no ingresan en el estudio o campo de la ética.
PRODUCTIVIDAD.- Es la relación entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados. En la fabricación la productividad sirve para evaluar el rendimiento de los talleres, las máquinas, los equipos de trabajo y los empleados.
