Equipos de Oficina y
Tramite Documentario
Lcdo. José Luis Pineda Gauna
Módulo 2: Evolución de los equipos de oficina.
Las primeras oficinas.
Las oficinas en la antigüedad clásica eran a menudo parte de un palacio complejo o un templo grande.
Había generalmente un cuarto donde los pergaminos eran guardados y los escribas realizaban su trabajo. Los textos antiguos que mencionan el trabajo de los
escribanos hacen referencia a la existencia de tales
"oficinas".
Equipamiento de una oficina
El espacio físico es de suma importancia para realizar un trabajo efectivo. Un ambiente agradable, sencillo y acogedor, logrará que las labores colectivas sean más llevaderas y dinámicas. Estudiaremos el mobiliario y equipos que componen una oficina.
El mobiliario es el conjunto de muebles propios de la oficina que sirve de soporte a la persona o para resguardar los implementos de apoyo administrativo de una empresa u oficina, por ejemplo:
escritorios, sillas, archivadores, estantes, etc.
Una oficina debe estar constituida por:
1. Mobiliario: escritorios, sillas, archivadores, estantes y otros.
2. Equipos: fotocopiadoras, calculadoras, computadoras e impresoras, teléfonos, telefax, etc.
3. Materiales: Papel, engrapadora, sobres, sellos, lápices, bolígrafos.
4. Servicios básicos: luz, agua, aire acondicionado, ventilador, entre otras.
5. Mecanismos de seguridad.
Equipamiento de una oficina
Es necesario que tengamos claro al trabajar en una oficina; cuales son:
1. Su mobiliario.
2. Sus equipos.
3. Sus materiales.
Debes conocer además su administración, características y usos; respetar y hacer cumplir la normativa existente; para el uso óptimo de los recursos.
Mobiliario
El mobiliario es el conjunto de muebles que permiten organizar una oficina de manera que se mantenga la comodidad y la funcionalidad para desarrollar las actividades en el lugar de trabajo de manera óptima.
Las tendencias en el equipamiento de los puestos de trabajo están orientadas hacia los sistemas modulares porque la disposición de éstos permite satisfacer necesidades de los usuarios en función de la personalización de los espacios, manteniendo la armonía del ambiente.
Mobiliario
Decir los componentes básicos de una oficina es casi imposible, porque siempre va a depender de su planta física, su personal y de los servicios que ofrezca, pero podemos hacer una breve lista de los más esenciales:
Escritorios
Sillas: fijas, rotatorias, con apoyador de brazos
Archivadores de diversos tipos: verticales, Kardex.
Mesas de trabajo o reuniones
Mesas para equipos que requieran un soporte físico especial como por ejemplo las: computadoras.
Armarios de oficina
Estaciones de trabajo
Pizarras acrílicas o convencionales
Carteleras
Mobiliario de oficina: Características
Equipos de Oficina
En la actualidad, el equipo de oficina suele estar compuesto de ordenadores, teléfonos, equipos de fax, impresoras con escáner. A simple vista, muchos de dichos elementos parecen haber formado parte del ecosistema de las oficinas por varias décadas; sin embargo, es necesario tomar en cuenta la evolución que han atravesado muchos de ellos, a pesar de haber conservado el nombre original.
En menos de veinte años, el equipo de oficina que antes se componía de máquinas de escribir, fax y teléfonos, se ha convertido en múltiples dispositivos interconectados:
pc, laptop, tablet, celulares, entre otros.
Como la computadora cambio la oficina para siempre.
Hoy en día, la computadora es la oficina. Se ha apropiado metafóricamente de ella y dentro de las computadoras tenemos escritorios, archivos, documentos, hasta papeleras.
Y todo parece que haber sucedido tan rápido.
Y es que el camino y los cambios que ha experimentado la oficina gracias a la computación personal tiene historia. Si antes el desafió era conectar a las empresas a Internet y aumentar la penetración de equipos, hoy el desafío es sacar la oficina hacia cualquier sitio con trabajo remoto y generar más negocios.
