1 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE PLANEACIÓN DEL ABASTECIMIENTO, GESTIÓN CON PROVEEDORES Y GESTIÓN CON CLIENTES EN
MANUFACTURAS EN MADERAS CIMITARRA LTDA
RODIAN DAVID ROJAS TAPIAS
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERIA
INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTA D.C.
2014
2 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE PLANEACIÓN DEL ABASTECIMIENTO, GESTIÓN CON PROVEEDORES Y GESTIÓN CON CLIENTES EN
MANUFACTURAS EN MADERAS CIMITARRA LTDA
RODIAN DAVID ROJAS TAPIAS
TRABAJO DE GRADO
DIRECTOR:
ING. RAFAEL SANDINO
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA FACULTAD DE INGENIERIA
INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTA D.C. 2014
3 CONTENIDO
1. ANTECEDENTES………..10
1.1.1. Historia………10
1.1.2. Estructura Organizacional………10
1.1.3. Organigrama………..11
1.2. Sector Maderero en Colombia………...…12
2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA……….15
2.1. Objetivo General………...…16
2.2. Objetivos Específicos………...16
3. DESCRIPCIÓN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO………..16
3.1. PLANIFICACIÓN DE LA DEMANDA………...16
3.2. PROCESO DE ABASTECIMIENTO………...…17
3.2.1. Compras………..17
3.2.2. Proveedores………18
3.2.3. Proceso de Compra………...19
3.2.4. Almacenamiento de Materia Prima……….20
3.3. PROCESO OPERATIVO……….21
3.3.1. Almacenamiento de Producto Terminado……….22
3.4. DISTRIBUCIÓN………22
3.4.1. Trasporte……….23
3.4.2. Servicio al Cliente………..23
3.5. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS……….24
3.6. ANALISIS DE CAUSAS………26
3.6.1. Bajo Nivel de Servicio………26
3.6.2. Paras en Producción……….27
3.6.3. Falta Material Disponible………..28
3.6.4. Sobre costos adquisición de materias primas………..29
3.7. PROBLEMAS OBJETO DE ESTUDIO ……….31
4. PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES………32
4.1. Planeación de abastecimiento……….32
4.1.1. Propuesta de Mejoramiento de la Planeación del Abastecimiento…………34
4.1.1.1. Identificación y definición de especificaciones………34
4.1.1.2. Desarrollo de Gestión con Proveedores………..38
4.1.1.2.1. Propuesta de Mejoramiento de Gestión con Proveedores…………39
4.1.1.3. Ejecución de Compras………48
4.1.1.4. Verificación de Materia prima………58
4.1.1.5. Pago de Obligaciones……….60
4.1.1.6. Evaluación desempeño de proveedores………..60
4.1.2. Descripción del proceso de Abastecimiento Propuesto………..62
4.2. Beneficio Cualitativo de la implementación de la propuesta de mejoramiento de la planeación del abastecimiento y gestión con proveedores………62
4.3. Beneficio Cuantitativo de la implementación de la propuesta de mejoramiento de la planeación del abastecimiento y gestión con proveedores………63
4.4. Costos y gastos de la implementación de la propuesta de mejoramiento de la planeación del abastecimiento y gestión con proveedores………67
4.5. Indicadores de Gestión………68
4.6. Gestión con clientes……….70
4.6.1. Planeación Gestión con Clientes………71
4.6.2. Sistema de Inventarios……….74
4 4.7. Beneficio Cualitativo de la implementación de la propuesta de mejora de la gestión
con proveedores……….76
4.8. Beneficio Cuantitativo de la implementación de la propuesta de mejora de la gestión con proveedores………...77
4.9. Costos y Gatos de la implementación de la propuesta de mejora de la gestión con clientes……….78
4.10. Indicadores de gestión………..79
5. EVALUACIÓN ECONÓMICA DE LA PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE LA PLANEACIÓN DEL ABASTECIMIENTO; GESTIÓN CON PROVEEDORES Y GESTIÓN CON CLIENTES………...80
6. CONCLUSIONES……….…84
7. RECOMENDACIONES……….…..85
8. BIBLIOGRAFÍA……….86
9. ANEXOS………....88
5 LISTA DE TABLAS
Tabla 1: Sector Manufacturero – Colombia, (Mitchell, 2011)
Tabla 2: Comportamiento del sector agropecuario, Marzo de 2014. Cuentas trimestrales – Colombia (PIB) Cuarto trimestre de 2013.
Tabla 3: Variación anual de la Industria Manufacturera 2013/2012. Marzo de 2014. Cuentas trimestrales – Colombia (PIB) Cuarto trimestre de 2013.
Tabla 4: Materias primas. Fuente: Autor
Tabla 5: Proveedores de materia prima. Fuente: Autor Tabla 6: Matriz de priorización. Fuente: Autor
Tabla 7: Compras materia prima. Fuente Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA (Colmenares 2014)
Tabla 8: Ficha técnica, Pino. Fuente: Autor Tabla 9: Pareto estiba Americana. Fuente: Autor
Tabla 10: Plan de evaluación de proveedores. Fuente: Autor
Tabla 11: Evaluación criterios, Plan de evaluación de proveedores. Fuente: Autor.
Tabla 12: Calificación proveedor Elber Bautista, Plan de evaluación de proveedores. Fuente:
Autor
Tabla 13: Pronostico Cristalería Peldar. Fuente, Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
Tabla 14: Requerimiento de materiales. Fuente: Autor
Tabla 15: Ejemplo Madera Pino. Control de inventarios materia prima. Fuente: Autor Tabla 16: Verificación de producto terminado. Fuente: Autor
Tabla 17: Criterio de evaluación, Madera Pino, Verificación producto comprado. Fuente: Autor Tabla 18: Categorización evaluación de proveedores. Fuente: Autor.
Tabla 19: Situación actual, situación propuesta, Abastecimiento. Fuente: Autor.
Tabla 20: Producción embalajes pino. Fuente: Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA Tabla 21: Porcentaje de reducción: Fuente: Autor
Tabla 22: Salario mensual por ordenar actual. Fuente: Autor Tabla 23: Salario mensual por ordenar propuesto. Fuente: Autor.
6 Tabla 24: Porcentaje de reducción. Fuente: Autor
Tabla 25: Horas producción y costo por unidad actual. Fuente: Autor.
Tabla 26: Horas producción y costo por unidad propuesto. Fuente: Autor.
Tabla 27: Porcentaje de reducción: Fuente: Autor.
Tabla 28: Inversión implementación propuesta. Fuente: Autor.
Tabla 29: Horas dedicadas al registro de formatos. Fuente: Autor.
Tabla 30: Horas dedicadas a la evaluación de proveedores. Fuente: Autor.
Tabla 31 : Indicadores de Gestión, reducir costos de inventario. Fuente: Autor.
Tabla 32: Indicadores de gestión, disminuir tiempos de pedir. Fuente: Autor Tabla 33: Indicadores de gestión, disminuir costos de pedir. Fuente: Autor
Tabla 34: Indicadores de gestión, disminuir paradas en el área de producción. Fuente: Autor Tabla 35: Indicadores de gestión, disminuir faltantes de materias primas. Fuente: Autor.
Tabla 36: Indicadores de gestión: Disminuir sobre costos en la adquisición de materias primas.
Fuente: Autor.
Tabla 37: Descuentos pronto pago. Fuente: Autor
Tabla 38: Evaluación desempeño, gestión con clientes. Fuente: Autor.
Tabla 39: Situación actual, situación propuesta gestión con clientes. Fuente: Autor
Tabla 40: Pedido Vs entregas Cristalería Peldar (Americana y Bananera). Fuente Manufacturas en Maderas Cimitarra (Colmenares, 2014)
Tabla 41: Faltantes. Fuente: Autor
Tabla 42: Porcentaje de incremento por reducción de descuento pronto pago. Fuente: Autor Tabla 43: Porcentaje de incremento, nivel de servicio. Fuente: Autor.
Tabla 44: Horas dedicadas a la gestión con clientes. Fuente: Autor
Tabla 45: Indicadores de Gestión, Aumento del nivel de servicio. Fuente: Autor Tabla 46: Indicadores de gestión, pedidos entregados a tiempo. Fuente: Autor Tabla 47: Indicadores de Gestión, Faltante de materiales. Fuente: Autor Tabla 48: Porcentaje de reducción, costo madera pino: Fuente: Autor
7 Tabla 49: Porcentaje de reducción, por elaboración de pedido Fuente: Autor
Tabla 50: Porcentaje de reducción, mano de obra por unidad de producto: Fuente: Autor.
Tabla 51: Porcentaje de incremento, nivel de servicio. Fuente: Autor.
Tabla 52: Descripción licencia Microsoft Excel. Fuente: Autor.
Tabla 53: Descripción computador. Fuente: Autor.
Tabla 54: Inversión: Fuente: Autor
Tabla 55: Salario mensual ejecución propuesta. Fuente: Autor Tabla 56: VPN. Fuente: Autor
8 LISTA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Organigrama. Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA (2011) Ilustración 2: Cadena de abastecimiento actual.
Ilustración 3: Proceso de compra. Fuente: Autor
Ilustración 4: Diagrama de bloques, proceso de producción. Fuente: Autor Ilustración 5: Bajo nivel de servicio. Fuente: Autor
Ilustración 6: Paras en producción. Fuente: Autor Ilustración 7: Falta material disponible. Fuente: Autor
Ilustración 8: Sobre costos adquisición de materias primas. Fuente: Autor Ilustración 9: Lista de materiales (BOM). Fuente: Autor
Ilustración 10: Proceso gestión con proveedores. Fuente: Autor
Ilustración 11: Matriz de Kraljic. Tomada de (Caniel, 2005) sin modificaciones Ilustración 12: Sincronización cadena logística. Fuente: Autor.
Ilustración 13: Límite máximo y mínimo (Guerrero 2010).
Ilustración 14: Límite máximo, límite mínimo (Guerrero 2010), modificado.
Ilustración 15: Orden de compra, materias primas. Fuente: Autor
Ilustración 16: Proceso propuesto planeación del abastecimiento y compras. Fuente: Autor Ilustración 17: Planeación gestión clientes. Fuente: Autor.
9 LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Exportaciones Industriales. Informe de Industria, Ministerio de comercio, Industrial y Turismo (2013)
Figura 2: Indicadores económicos, Enero de 2013. Informe Técnico, Instituto nacional de estadística e informática (2013).
Figura 3: Almacenamiento de madera pino. Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
Figura 4: Pareto compras materia prima. Fuente Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
Desarrolla autor.
Figura 5: Matriz de Kraljic para materias primas. Fuente: Autor Figura 6: Pareto estiba Americana. Fuente: Autor
Figura 7: Control de inventarios de materia prima. Fuente: Autor
10 1. ANTECEDENTES
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA es una empresa con trayectoria superior a los 20 años dedicada al proceso de manufactura en maderas cultivadas. La organización se ha especializado en el procesamiento de madera tipo pino y eucalipto para la elaboración de embalajes en madera para uso nacional y de exportación.
1.1.1. Historia
Los inicios de la compañía se remontan a los años 80, cuando en manos del Señor Adelio Forero se elaboraban canastas en madera para almacenar verduras y frutas en el Municipio de Tocancipá. En su momento el señor Forero logro consolidarse en el mercado con una producción superior a las 10 mil unidades mensuales, llamando a su compañía Maderera Cimitarra por el aprecio que le tenía a este pueblo en Santander.
Para los años 90, cuando sus hijos empezaron a crecer los involucros en el negocio familiar, donde estos vieron una oportunidad realizando embalajes para las grandes compañías que empezaban a desarrollarse en la zona y en la ciudad de Bogotá. De esta manera el negocio empezó a tomar otro rumbo y las estibas se convertía en el core del negocio familiar. Entre sus primeros clientes estaba Peldar, Corona, Crown Colombiana, Bavaria, Postobon, entre otros.
Cimitarra logra posicionarse en el mercado de los embalajes desarrollando alianzas con importantes compañías madereras en Colombia como: Maderas Éxito, Analdes, Colestibas. La producción mensual de estibas para uso nacional y de exportación crecía a las 30 mil unidades, en el mejor momento de la compañía esta entra en un proceso de desintegración, la división de los hermanos Forero da paso a cuatro nuevas compañías para el año 2000: Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, Forestal Cimitarra LTDA, Forestal de los Andes LTDA e IMANDINA LTDA.
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA ubicada en el municipio de Tocancipá, fue constituida con escritura pública No. 0000110 del 14 de mayo del 2004 en la notaria primera de Tocancipá. Se cuenta con licencia de operación del Ministerio de Industria y Comercio. Esta compañía siguió con el desarrollo de embalajes en madera especializándose en el tipo exportación atendiendo importantes clientes como Peldar, Postobon y Ebel.
1.1.2. Estructura Organizacional
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA la integra un grupo de personas con experiencia y capacitación en el desarrollo de tala, reforestación, transformación y comercialización de maderas, conformado por personal profesional especializado en cada una de las competencias.
La organización cuenta con 28 colaboradores en la planta de producción, la cual se encuentra dividida en dos unidades productivas para la elaboración de tipos de referencia de embalajes.
En el área administrativa la empresa cuenta con 8 trabajadores encabezada por Cristian Forero gerente general y un grupo de colaboradores garantizando la gestión de ventas, producción y contabilidad. La organización la precede la junta de socio encabezada por el Señor Walfrando Forero Bejarano.
11 1.1.3. Organigrama
Ilustración 1: Organigrama. Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA (2011)
12 1.2. Sector Maderero en Colombia
El proceso de transformación de Maderas está regido por la situación forestal del país. En la actualidad existe un aproximado de 17 millones de hectáreas aptas para reforestación distribuidas en varios pisos de altitud. Se considera que en la actualidad se está haciendo uso del 1.5% del potencial forestal con plantaciones forestales de 350.000 hectáreas (Proexport, 2010).
En la última década, el sector manufacturero ha contribuido en promedio con el 14.5% del PIB (Producto Interno Bruto) nacional. En el 2011 la industria maderera contribuyo con el 4% del PIB industrial en el sector manufacturero (Ver tabla 1). De esta manera consolidándose el sector maderero como eje fundamental en la economía del país (Rebolledo Noriega & López, 2013).
Tabla 1: Sector Manufacturero – Colombia, (Mitchell, 2011)
Según el informe industrial ejecutado por el ministerio de comercio, industria y turismo en marzo de 2013. Se ha detectado incremento en las exportaciones industriales de la madera y sus productos exceptuando los muebles. Se evidencia una variación positiva en el primer trimestre del año, además hay variación positiva en los últimos 12 meses (Ver figura 1) (Ministerio de comercio, 2013).
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Figura 1: Exportaciones Industriales. Informe de Industria, Ministerio de comercio, Industrial y Turismo (2013)
Sin embargo, a pesar del incremento de las exportaciones industriales de madera y sus productos, la producción manufacturera en madera excepto muebles en el país presento un declive aproximado del 49% en relación a enero de 2012 (Ver figura 2) (Proexport, 2010).
Figura 2: Indicadores económicos, Enero de 2013. Informe Técnico, Instituto nacional de estadística e informática (2013).
14 A continuación se puede evidenciar el comportamiento de sector agropecuario (Ver figura 2). Se evidencia que la extracción de madera presenta una disminución significativa respecto al 2012 en 6,4 puntos.
Tabla 2: Comportamiento del sector agropecuario, Marzo de 2014. Cuentas trimestrales – Colombia (PIB) Cuarto trimestre de 2013.
Además se puede observar en la siguiente tabla que la variación anual de la madera en la industria manufacturera presento una disminución respecto al año inmediatamente anterior. Fueron -5,8 puntos superando la disminución en manufactura respecto al -1,5 que se había presentado de 2011 a 2012.
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Tabla 3: Variación anual de la Industria Manufacturera 2013/2012. Marzo de 2014. Cuentas trimestrales – Colombia (PIB) Cuarto trimestre de 2013.
2. FORMULACION DEL PROBLEMA
¿De qué manera se puede desarrollar una propuesta de mejoramiento en Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, en base a la planeación del abastecimiento, gestión con proveedores y gestión con clientes que permita eliminar los factores que afectan el nivel de servicio, las paras en producción y los sobre costos en adquisición de materias primas?
El alcance de este proyecto estaría sujeto desde las tareas y elementos en la planeación del abastecimiento, hasta la oportuna medición del nivel de servicio.
16 2.1. Objetivo General
Elaborar una propuesta que permita el mejoramiento de la planeación del abastecimiento, gestión con proveedores y gestión con clientes en Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA con el fin eliminar los factores que afectan el nivel de servicio.
2.2. Objetivos específicos
1. Realizar el diagnostico de los procesos de planeación del abastecimiento, gestión con proveedores y gestión con clientes, con el fin de identificar y analizar las problemáticas, cuantificar el impacto y plantear soluciones
2. Desarrollar una propuesta de mejoramiento para el proceso de planeación del abastecimiento, gestión con proveedores y gestión con clientes, con la finalidad de disminuir las problemática presentadas.
3. Evaluar la propuesta de mejoramiento financieramente, determinar la viabilidad y el beneficio de la inversión, para la posterior ejecución e implementación del proyecto.
3. DESCRIPCION DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
En el siguiente diagrama se contextualiza la cadena de abastecimiento de la empresa y los eslabones que intervienen en ella.
Ilustración 2: Cadena de abastecimiento actual.
Planificación de la demanda Proceso de Abastecimiento
Compras Almacenamiento de Materia prima
Producción Almacenamiento
Producto Terminado
Transporte Servicio al
Clientes Clientes
Proveedores
ABASTECIMIENTO OPERACIONES DISTRIBUCION
Materia Prima
Materia Prima para almacén y producción
Embalajes terminado s
Despacho a clientes
Demanda de
materia prima Requerimiento
s de materia prima
Requerimiento s de productos
Demandas de productos
Infraestructura: Planta de producción
Gestión Financiera: Contabilidad, formatos, compras, ventas.
Gestión Humana: Personal Administrativo y operativo
17 3.1. PLANIFICACIÓN DE LA DEMANDA
El proceso de planeación de la demanda por Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA en la actualidad es desarrollada en base a los pronósticos de pedido enviados por sus clientes, principalmente Cristalería Peldar. Por ejemplo Cristalería Peldar envía pronósticos de pedido para el próximo trimestre. Entre 7 a 15 días antes que inicie el próximo mes Peldar emite una orden de pedido a la empresa maderera especificando las referencias y el volumen a despachar en determinado periodo, respondiendo al pronóstico previamente enviado.
Esta información es recibida en medio magnético por el personal de ventas de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
La empresa maderera en la actualidad se basa en la información suministrada por clientes para desarrollar procesos de abastecimiento de materias primas, ya que de esta manera ha obtenido información precisa del pedido. Sin embargo a pesar de contar con una demanda determinística y conocida la empresa maderera a presentado ciertas dificultades para atender las necesidades de los clientes y además no se le ha facilitado el abastecimiento por problemas de planeación
3.2. PROCESO DE ABASTECIMIENTO
El proceso de aprovisionamiento de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA inicia con una orden de requerimiento de materiales la cual es efectuada por el jefe de planta. En su momento, este se dirige a compras solicitando materiales para completar órdenes de producción, o hace la respectiva solicitud por los bajos inventarios observados en planta de un determinado material. La orden de requerimiento de materiales por parte del jefe de planta no responde a un determinado formato, la solicitud es indicada en hojas membretadas por la compañía.
Posterior a la recepción de la orden de requerimientos de materiales por compras, esta área procede a contactar determinados proveedores y realizar pedidos.
3.2.1. Compras
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA para la ejecución de sus actividades comerciales requiere de los siguientes materiales:
Tabla 4: Materias primas. Fuente: Autor
Materias Primas Manufacturas en Maderas Cimitarra
1 Maderas Aserradas
Pino Eucalipto
18 2 Maderas Toleta Pino
Eucalipto 3 Puntillas P. 2 1/4
P. 1 3/4
4 Grapas G. 2 1/4
5 Preventol
El material principal de la compañía es la madera, este recurso es comprado en dos estados: Aserrada y toleta. La madera aserrada ya sea en pino o eucalipto es comprada en piezas de referencia de 10*10*300 (cm), en su mayoría los cortes suministrados por proveedores son dimensiones superiores, donde posteriormente es estandarizado bajo la medida referencia. La madera en toleta hace referencia al corte cilíndrico del tronco, las características de esta madera es que aún conserva la coraza y debe ser desorillada y aserrada por Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, esta madera es adquirida por metro cubico.
3.2.2. Proveedores
Los proveedores de materias primas de la empresa son aquellos que abastecen materiales para la fabricación y manufacturación de embalajes en madera.
El proceso de selección de proveedores es realizado por gerencia. Los criterios que mantiene gerencia para la aceptación de proveedores va desde el precio del producto, calidad, disponibilidad, características, posibilidades de financiación y tiempos de entrega, además, gerencia realiza un trabajo de observación en el caso de la madera y revisa aspectos como, nudos, coraza, contextura, entre otros.
Los principales proveedores de materias primas son:
Tabla 5: Proveedores de materia prima. Fuente: Autor
PROVEEDORES DE MATERIA PRIMA
MATERIA PRIMA PROVEEDORES
1 Maderas
Cedro Andino Geoambiente Maderas Éxito
Analdes Nelson Ariza Mauricio Sánchez William Rodríguez
Orley Bernal Pastor Espitia Danilo Cañón Helber Bautista
Alex Díaz Luis Muñoz Pedro Buitrago
19 Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, ha enfocado esfuerzos con el fin de mantener relaciones estables y duraderas con sus proveedores. Los términos de negociación para la compañía presentan grandes falencias.
La negociación con proveedores es nula, no existen contratos, no hay condiciones de entrega, términos de precios, créditos con madereros siendo este el material más importante. En la actualidad la empresa maderera solicita materiales (madera) a un proveedor, en ausencia de negociación el proveedor en la totalidad de los casos solicita pago de contado, Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA en revisión de sus responsabilidades determina la viabilidad de esta actividad, en un 90% de los casos no es una alternativa para considerar. Compras procede a negociar con el proveedor con el fin que este otorgue la posibilidad de pago de la factura en 15 a 30 días, en ocasiones acceden los proveedores, en otras otorgan 8 días, a la empresa maderera en la condición que se encuentra de urgencia por materiales le toca someterse a la exigencias de proveedores. El precio de la madera es volátil, según la disponibilidad del material por parte de los proveedores se ajusta el precio, Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA previamente no ha negociado un precio el cual esperaría se mantuviera en el transcurso del año, de igual manera no se han estipulado políticas de descuento por volumen.
En el caso de grapas y puntillas la empresa ha determinado ciertos parámetros de negociación respecto a precio, volumen de pedido, descuentos por volumen y tiempos de entrega, pero debido a incumplimientos por parte de la maderera no se han otorgado pagos de facturas por periodos superiores a 30 días.
3.2.3. Proceso de Compra
En el siguiente diagrama se puede observar el proceso de compras por parte de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
Ilustración 3: Proceso de compra. Fuente: Autor
Inicialmente compras recibe una orden de requerimiento de materiales por parte del jefe de planta, esta emisión de requerimientos por parte de producción tiene dos modalidades:
Pedro Pablo
2 Puntilla
Grapas y Putillas profesional Senco Latinoamérica
Mundial Puntillas
3 Preventol Químicos Ltda.
Rozo y Rozo
Emisión de requerimient
os de materiales
Recepción de requerimient
o de materiales por ventas
Contacto proveedores
Solicitud de materiales y negociación
Acuerdo verbal Manufactura
s Cimitarra y Proveedores
Compra
20 por un lado se hace de forma verbal y en otras ocasiones se realiza de manera escrita a mano, en una hoja blanca membretada por Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, estas solicitudes son en base a una revisión previa de niveles de inventario y órdenes de producción con el fin de determinar prioridades de materias primas y necesidades.
Posterior a la recepción de requerimientos de materiales compras localiza los proveedores correspondientes a las necesidades, verifica disponibilidad de materiales por parte de proveedores solicita negociación de créditos, tiempos de entrega y precio, enseguida acordadas estas condiciones verbalmente el personal de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, solicita los materiales. La solicitud de materiales por parte de la empresa maderera a sus clientes se hace vía telefónica, en la actualidad no se emite ninguna documentación o pedido formal.
3.2.4. Almacenamiento de Materia Prima
Las materias primas por excelencia de Manufacturas en Maderas Cimitarra son la madera (pino y/o eucalipto), puntilla y preventol. La madera es almacenada junto a la primera operación del proceso de corte, buscando optimizar los desplazamientos de la misma ya que debe ser manipulada por monta carga, la técnica de almacenamiento de materias primas es arrume negro (ver figura 3). El control de los inventarios de materia prima es escaso, no hay registro de las unidades de pieza de maderas disponible ni tampoco de los cm3 de madera en toleta almacenados. La puntilla y el preventol son almacenados en el contenedor de la compañía y son puestos a disposición al iniciar la jornada de trabajo. El almacén de la empresa maderera es un contenedor con capacidad de 40 Pies.
Figura 3: Almacenamiento de madera pino. Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
21 El inventario de madera no es registrado y no se tiene con certeza la disponibilidad de material, sin embargo la puntilla y el preventol si cuentan con control en el momento de ingreso y salida del almacén.
3.3. PROCESO OPERATIVO
El proceso de producción de la empresa inicia desde el abastecimiento de materias primas hasta la realización del producto final.
La planta cuenta con dos unidades de trabajo independientes. Una unidad llamada internamente CIMITARRA, se ha especializado en realizar estibas para Cristalería Peldar S.A. estibas tipo exportación (bananera, americana, Brazil). La unidad 2 como se conoce internamente IMANDINA desarrolla estibas para satisfacer las necesidades de Postobon y Ebel, sin embargo IMANDINA ha servido como apoyo a la unidad de producción CIMITARRA, quien se ha visto en dificultades debido a los volúmenes de pedido de Peldar.
La unidad CIMITARRA e IMANDINA cuentan con el mismo procedimiento. Las plantas de producción están ubicadas en el mismo terreno y en paralelo. El programa de ejecución de producción en la planta está establecido por la emisión de la orden de producción partiendo de la necesidad de los clientes.
La ejecución de las operaciones son adelantadas llevando un registro de calidad en las maquinas cortadoras. Se toman muestras aleatorias y se verifica que las medidas estén acordes a la referencia solicitada, este formato llega hasta el producto final donde se toman medidas de las diagonales del producto para determinar su rechazo o aprobación.
El proceso de producción de la unidad IMANDINA y CIMITARRA da respuesta al mismo diagrama. Inicialmente se recibe las materias primas, la madera se recibe en toleta y aserrada, se desorillan la toleta luego entra a medición y corte con la aserrada, se miden las tablas y tacos. Se procede al primer ensamble de tacos y tablas, luego segundo ensamble de estiba. Control de preventol por inmersión y por ultimo secado de estibas.
A continuación se evidencia el diagrama de bloques del proceso de producción:
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Ilustración 4: Diagrama de bloques, proceso de producción. Fuente: Autor
3.3.1. Almacenamiento de Producto Terminado
El almacenamiento de producto terminado debe cumplir con las exigencias de los estándares de calidad determinados tanto para materias primas como producto terminado.
Para materia prima la madera debe ser almacenada en un lugar cubierto y que permita el flujo constante de aire (ver figura). La puntilla y el preventol son almacenados en bodega.
Las condiciones para el almacenamiento de producto terminado deben dar respuesta a una bodega cubierta que permita el flujo constante de aire y además que no permita el ingreso de líquidos. Esta actividad es desarrollada en piso y se apila en grupos de 44 unidades. El almacenamiento es realizado por el jefe de planta, encargado de transportar el producto en monta cargas hasta el almacén, en la actualidad no hay responsable de las bodegas y esta situación no permite contar con información oportuna de existencias.
La bodega de almacenamiento cuenta con capacidad de apilar 5000 estibas, en ocasiones no es suficiente este espacio y es necesario destinar espacios no aptos para almacenar.
3.4. DISTRIBUCIÓN
El proceso de distribución de la compañía tiene como primera etapa la recepción de la orden de pedido, seguida por la generación de una orden interna y negociaciones con el cliente, por último se realiza el cargue del producto.
23 Los clientes de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA se caracterizan por emitir órdenes de pedido en el transcurso de la última semana del mes anterior a las solicitudes.
La información suministrada por clientes comprende el tipo de referencia y el volumen a ser despachado en el mes.
En segunda instancia ventas recibe esta información y genera una orden interna con el fin de determinar la disponibilidad de producto en inventario y generar órdenes de producción en caso de su necesidad. Posterior a esta actividad el personal de ventas mantiene una negociación diaria con clientes con el fin de determinar que producto se debe ir entregando.
Posterior a la negociación y teniendo información de que estiba necesita el cliente se procede a alistar las unidades disponibles para despacho, con el fin de completar al finalizar el mes la totalidad del pedido solicitado. Se completan lotes de 200 unidades de referencia de estiba y son cargados y despachados al cliente identificado.
3.4.1. Transporte
Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, hace uso de dos tipos de transporte para productos.
La principal forma de distribución de embalajes en maderas es mediante 2 camiones. Uno de estos un Dodge sencillo Modelo 96 y el otro es Ford doble troque modelo 87 de propiedad de la compañía. El proceso de distribución mediante esta modalidad consiste en el cargue en planta, donde se apila el número de estibas a despachar y se dirige a plantas de los clientes.
La segunda modalidad la cual se presenta esporádicamente, se efectúa mediante camiones del cliente, principalmente por Cristalería Peldar S.A. Se determina el nivel de estiba a despachar y es cargada al transporte puesto a disposición por este cliente. El producto bajo estas condiciones se dirige a Envigado Antioquia.
3.4.2. Servicio al Cliente
Como se ha mencionado anteriormente, Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA ofrece sus productos a tres grandes compañías Colombianas como lo son: Cristalería Peldar S.A. Postobon S.A. y BELCORP. El interés de gerencia es ofrecer el mejor servicio y trabajar en base los más altos estándares de calidad.
La empresa maderera posterior al despacho de pedidos no tiene un seguimiento sobre los materiales entregados, además, gerencia no cuenta con indicadores que le permitan evaluar el desempeño en el periodo.
Se han presentado devoluciones de embalajes en madera por parte de clientes, pero la compañía no tiene registro escrito de estas actividades.
24 3.5. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS
Con el objetivo de identificar las problemáticas en la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, se desarrolló un trabajo conjunto con el gerente y el jefe de planta de la compañía. El trabajo conjunto desarrollado desde el segundo semestre de 2013, busca identificar una serie de actividades y procesos críticos. Se adelantaron entrevistas y reuniones, con el fin de dar evidencia de las situaciones que el personal considera determinantes en el buen funcionamiento de la compañía, esta información debe servir de apoyo para el trabajo realizado de diagnóstico, donde se permita dar claridad de las causas y estar en capacidad de desarrollar una propuesta de mejora acorde a las necesidades de la empresa maderera.
Inicialmente se desarrollan entrevistas con el gerente general Cristian Forero con el fin de identificar los elementos que ha considerado de mayor cuidado para la empresa maderera. En esta entrevista el gerente menciona dos grandes preocupaciones, las cuales son: primero la baja percepción del servicio por parte de clientes (Cristalería Peldar, Postobon y Ebel) ya que en repetidas ocasiones no se han entregado la totalidad de los pedidos, esta información es acorde con el diagnóstico realizado en el presente trabajo, donde se ha determinado en un periodo comprendido entre enero de 2013 hasta diciembre de 2013 un nivel de incumplimiento de pedidos en 75% para Cristalería Peldar, 80% para Postobon y 75% para Ebel (Ver Anexo 4), además, agrega el señor Forero las constantes paradas del área de producción, representadas en el diagnostico con un total de 19 eventos, representando 59 horas para el primer semestre de 2013 con los registros descritos por el jefe de planta el señora Luis Muñoz . El señor Cristian Forero considera que determinar las causantes de estos problemas provocarían un alto impacto en las ventas y en la utilidad de la empresa.
Por otro lado se desarrollaron entrevistas con el jefe de planta para determinar su visión de las problemáticas de la empresa maderera. El Señor Luis Muñoz coincidió con el gerente Cristian Forero en las paradas del área de producción, agregando que este problema se ha venido presentando por la falta de materiales y la dificultad de comprar materias primas, principalmente madera.
El jefe de planta en una reunión describe la siguiente situación en la empresa. Luis Muñoz, “En la recepción de la orden de producción, ventas me informa que realice 3 referencias de estiba: 2 pino y 1 eucalipto. Aun había pino y se trabajó en americana (pino). La dificultad fue de los proveedores del bosque de Gacheta y Cogua, tenían problemas para sacar madera pino, así que estaban cargando eucalipto de Guasca. De esta manera di inicio a producir Brazil (eucalipto)” Esta situación describe lo que sucede a diario en Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, las dificultades en el aprovisionamiento, son determinantes en las actividades desarrolladas en producción.
Luego de desarrollado el diagnostico en la empresa maderera y de las reuniones con el personal, se ha logrado identificar ocho problemáticas, las cuales están ocasionando efectos negativos en el funcionamiento de la compañía. A continuación se describirán los elementos hallados para posteriormente desarrollar una evaluación y determinar los
25 problemas objetos de estudio. Las características de los problemas objeto de estudio a seleccionar, es que deben ser las principales causantes de los efectos negativos en la empresa, estas situaciones halladas deben ser comunes en cada una de las problemáticas identificadas, con el fin de garantizar una solución conjunta y desarrollar una propuesta de mejora la cual afecte positivamente los procesos críticos.
A continuación se da evidencia de los problemas identificados, con base al diagnóstico realizado en la compañía y al desarrollo de las entrevistar con el personal de la misma.
1. Bajo Nivel de servicio: La empresa en el periodo comprendido desde enero de 2013 hasta diciembre de 2013 ha incumplido con su principal cliente Cristalería Peldar S.A. en un total de 9 eventos en los 12 de interés representado en el 75%, por otro lado a Postobon le ha faltado con el 80% de los periodos, seguido de Ebel con el 75%. Por otro lado la compañía ha dejado de entregar en este periodo 5606 unidades las cuales le representarían aproximadamente 220 millones de pesos en facturación. El nivel de servicio promedio sería del 91%.
2. Gestión con clientes: No existe gestión de parte de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA con sus clientes. Esta situación se ha venido dando por falta de comunicación entre productor y cliente, donde no hay claridad de cuál es la referencia de mayor prioridad para despachos, además, no hay ningún tipo de acuerdo para generar planes o procedimientos de entrega, con el fin de la prestación de un excelente servicio. Además la compañía maderera no ha adelantado gestiones de negociación respecto a pagos de facturas ni acuerdos para entregar faltantes.
3. Almacenamiento: No se cuenta con información clara del almacenamiento de producto terminado, no hay personal encargado el cual permita identificar específicamente la ubicación de los productos. Además la ausencia de personal encargado de las actividades de almacenamiento no permite conocer en tiempo real las existencias tanto de materia prima como de producto terminado.
4. Paradas en producción: Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA ha presentado problemas en el abastecimiento los cuales se han traducido en paras totales de la unidades de producción. En los registro se encuentra un total de 19 eventos para el primer semestre de 2013 ya que no se cuenta con información del segundo periodo. La cifra más preocupante para gerencia es que se dejó de trabajar 59 horas aproximadamente. Se ha estimado que por las dos unidades de trabajo paradas por 59 horas, la compañía tuvo que pagar costos fijos, en servicio y operadores alrededor de 12 millones de pesos, además, la empresa dejo de producir 2478 unidades, equivalente al producto que se dejó de entregar y 500 unidades adicionales. Estas unidades que se dejaron de producir tienen un valor comercial aproximado de 126 millones de pesos.
5. No hay planeación del abastecimiento: El proceso de abastecimiento se realiza mediante observación. No hay metodologías o procedimientos que permitan determinar o planear la adquisición de materias primas, esta situación como consecuencia genera paras en producción.
26 6. Sobre costos adquisición de Materias Primas: La falta de planeación para el abastecimiento ha provocado sobre costos en la adquisición de materias primas ya que se ha considerado más importante tener materiales para producir que la planta detenida. Esta situación de sobrecostos es consecuencia en ocasiones por problemas de liquidez. Hay registro de incrementos desde el 5 al 7% en la adquisición de materiales, los cuales reducirían en un 1.5% aproximadamente la utilidad del embalaje.
7. No hay gestión con proveedores: No hay parámetros establecidos ni negociación con proveedores con el fin de determinar volúmenes de pedido, tiempo de entrega, características de los productos, posibilidades de crédito, entre otros. En la actualidad la negociación es nula, Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA no cuenta con contratos con clientes, ajustes de precio anuales, descuentos por volumen.
8. No se cuenta con Indicadores de gestión: La empresa no ha establecido la medición de su gestión en diferentes puntos organizacionales. Por lo tanto no hay cuantificación ni disponibilidad clara y oportuna de la gestión de la compañía.
3.6. ANÁLISIS DE CAUSAS
Para la evaluación de las problemáticas encontradas en la empresa se determinarán las principales causas y el mayor impacto en las falencias de la compañía. Partiendo de las herramientas causa-efecto se espera dar evidencia de los elementos comunes en cada una de las problemáticas, esto quiere decir, que las situaciones que afecten determinado elemento y sean reincidentes serán los elementos de mayor atención.
3.6.1. Bajo Nivel de servicio
El bajo nivel de servicio se ha convertido en aspecto crítico para Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA ya que la confianza con clientes y la relación se ha venido deteriorando por los constantes incumplimientos en las responsabilidades de la compañía productora. Esta situación se ha venido presentando por fallas específicas a lo largo de la cadena de abastecimiento: como la planeación, producción, el flujo de información entre los eslabones.
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Ilustración 5: Bajo nivel de servicio. Fuente: Autor
Bajo esta metodología se deja evidencia de cuatro causas globales, las cuales afectan de manera directa el nivel de servicio de la compañía, entre estos elementos se encuentra:
planeación del abastecimiento, relación con clientes, producción e Información interna.
Cada una de estas da relación a aspectos determinantes en la gestión de la empresa, destacando la dificultad en el aprovisionamiento de materiales, ya sea madera, puntilla o preventol. La relación con clientes afecta el nivel de servicio, esta falta de comunicación está siendo percibida por el cliente como bajo nivel de servicio además la compañía no ha contado con herramientas para medir oportunamente su gestión.
Es indispensable determinar las causas de las constantes para en el área de producción.
3.6.2. Paradas en Producción
Para la empresa maderera las paras de producción se han convertido en un problema importante. Como se ha evidenciado en el diagnostico esta dificultad le ha representado serias pérdidas económicas, las cuales no solo han afectado la parte monetaria y la improductividad sino también el nivel de servicio, ya que estas unidades de embalajes que se han dejado de producir en los diferentes periodos habrían permitido entregar pedidos sin faltantes a clientes. Esta problemática hallada se ha venido presentando por dificultades que se presentan en la cadena logística de la compañía, entre sus principales causas la falta de planeación en la adquisición de materias primas.
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Ilustración 6: Paras en producción. Fuente: Autor
Las paras en las unidades de producción están siendo provocadas por la falta de planeación en el abastecimiento y por la falta de recursos financieros en determinados momentos de la adquisición de materiales. La primera situación, el abastecimiento es el causante de la falta de materias primas en el área de producción, como se ha podido observar genera inactividad hasta de un día completo en esta área. Por otro lado los problemas de liquidez cuando se presentan y existe la necesidad de solicitar materias primas no permite que se desarrolle el aprovisionamiento generando dificultades en el área.
Posterior al análisis de las para de producción es indispensable determinar por qué se están generando problemas en la planeación del abastecimiento y las razones por las cuales no hay materias primas disponibles para desarrolla el proceso de producción. A continuación se analizara la disponibilidad de materiales.
3.6.3. Falta Material Disponible
En la actualidad Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA presenta fallas en el área de producción debido al desabastecimiento de materias primas. Esta situación ha venido ocasionando los ya conocidos problemas de paras en el área de producción. Este efecto en la compañía ha sido provocado por dificultades presentadas en la cadena logística, desde la planeación del abastecimiento, gestión con proveedores, afectando significativamente la relación con clientes.
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Ilustración 7: Falta material disponible. Fuente: Autor
Entre las causas globales se tiene: Planeación del abastecimiento, gestión con proveedores y relación con los clientes. La planeación en el abastecimiento se presenta como la principal problemática en las situaciones estudiadas, en esta ocasión involucrando aspectos como la liquidez de la empresa y la falta de gestión con los inventarios de materias primas. Además la gestión con clientes y la falta de comunicación no está permitiendo realizar procesos de abastecimiento correctamente, debido a la falta de conocimiento de los productos y tipo de referencia con mayor prioridad. La gestión con proveedores no está permitiendo desarrollar el aprovisionamiento de la manera correcta produciendo ausencia de materias primas en la empresa. No hay parámetros ni negociaciones para la ejecución de este proceso.
Hay un elemento clave y que le preocupa considerablemente a la alta gerencia de Manufacturas en maderas Cimitarra LTDA, y son los sobrecostos en la adquisición de materias primas. A continuación se analizara esta situación.
3.6.4. Sobre costos adquisición de materias primas
Los sobre costos en la adquisición de materias primas es una constante en la empresa maderera. La compañía ha considerado que es mejor comprar materias primas a granel con el precio inflado a permitir las paras en el área de producción, problemática la cual no ha tenido solución. El sobre costo de los materiales se ha venido presentando por la falta de planeación, básicamente en Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA no se sabe ni cuanto, ni cuando pedir. El personal descubre sobre el tiempo que los inventario han disminuido significativamente y emiten la orden para adquirir materias primas para no incurrir en una para de la producción. Dada la falta de negociación con proveedores, a la empresa le toca comprarle al primero sea cual sea su termino de negociación.
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Ilustración 8: Sobre costos adquisición de materias primas. Fuente: Autor
Los sobre costos son producidos por la falta de planeación del abastecimiento, además por un tema de recursos financieros y falta de gestión con proveedores. Como se ha podido mencionar, la problemática de aprovisionamiento expuesta en cada uno de los diagramas afecta considerablemente las operaciones de la compañía, perjudicando distintas áreas de la empresa. En esta ocasión el problema se ve traducido en sobrecostos generados particularmente por la compra de materiales a granel o en base a negociaciones de créditos, los cuales obligan a la compañía a comprar más costoso.
Además falta gestión con proveedores de establecer criterios de compra y negociación.
Realizado el análisis de las problemáticas y oportunidades de mejora encontradas en Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA con la herramienta causa-efecto, se procederá a realizar una matriz de priorización la cual permitirá hacer la selección de las actividades críticas de la compañía. La finalidad de realizar el diagnóstico es encontrar el eje de solución, determinando claras oportunidades de mejora las cuales tengan una alta repercusión en la cadena de abastecimiento de la empresa.
A continuación se evidencia la ponderación de cada uno de los elementos seleccionados con el fin de determinar la priorización del ejercicio. El funcionamiento de la matriz es en base a una escala de 1, 3, 5 donde uno 1 es la calificación más baja y 5 la más alta, el objetivo es determinar los criterios con mayor calificación, con el fin de desarrollar una propuesta de mejora de las situaciones halladas.
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Tabla 6: Matriz de priorización. Fuente: Autor
MATRIZ DE PRIORIZACION
Planeación del abastecimiento
Bajo nivel de servicio
Gestión con clientes
Paras en producción
Información interna
Recursos financieros
Falta material disponible
Sobre costos
Gestión con proveedores
Planeación del abastecimiento
1 5 5 1 3 3 5 3
Bajo nivel de
servicio 5 5 3 3 1 3 1 5
Gestión con
clientes 1 3 1 1 3 1 1 1
Paras en
Producción 5 1 1 3 3 3 3 5
Información
Interna 3 1 3 1 1 1 1 3
Recursos
Financieros 1 1 5 1 1 3 3 3
Falta material
disponible 5 1 1 1 1 3 3 5
Sobre costos 5 1 3 1 1 1 1 5
Gestión con
proveedores 1 1 1 5 1 1 5 5
TOTAL 26 10 24 18 12 16 20 22 30
% 0,65 0,25 0,6 0,45 0,3 0,4 0,5 0,55 0,75
Posterior a la realización de la ponderación se evidencia que hay tres elementos claves que están afectando una serie de actividades en la empresa maderera. La planeación del abastecimiento con un 65%, gestión con clientes con el 60% y gestión con proveedores con el 75%, son considerados por la puntuación los elementos críticos.
Luego de un análisis prospectivo de la situación y el diagnóstico realizado en la compañía por medio de diagramas causa-efecto y matriz de priorización se ha determinado que la planeación en el abastecimiento, gestión con proveedores y gestión con clientes, están afectando significativamente una serie de elementos críticos para la compañía (Nivel de servicio, requerimientos del cliente, sobre costos, paras en producción). Estos tres elementos son los principales responsables de las fallas actuales de la empresa. En la revisión minuciosa de causas raíz se deja en evidencia la relación de la problemática con los factores administrativos y logísticos de la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
3.7. PROBLEMAS OBJETO DE ESTUDIO
Posterior al desarrollo del diagnóstico de la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, se ha logrado determinar una serie de causas comunes, las cuales van a ser atacadas con la propuesta de mejora. A continuación se da evidencia:
32 1. Paradas en Producción
2. Falta de materias primas
3. Sobre costos en la adquisición de materias primas 4. Bajo nivel de servicio
5. Problemáticas de liquidez 6. No hay indicadores de gestión
Con la identificación de las problemáticas y dar evidencia de los factores críticos que las están provocando se presenta la siguiente propuesta de mejora dada la evaluación de los criterios seleccionados con base a las herramientas causa-efecto y matriz de priorización.
Entre los factores críticos identificados se desarrollara una propuesta de mejora para la planeación del abastecimiento, gestión con proveedores y gestión con clientes.
4. PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES
4.1. Propuesta de Mejora para la Planeación del Abastecimiento
Bajo la intervención de la planeación del abastecimiento y la siguiente propuesta de mejora se permitirá dar solución a las problemáticas identificadas en el diagnóstico. El desarrollo de una serie de estrategias reducirán y eliminaran las principales falencias que afectan el buen funcionamiento de la empresa.
Con el fin de dar solución a las problemáticas halladas en el diagnostico en Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA se han definido los objetivos de cada una de las estrategias que se plantearán para mitigar las falencias actuales de la compañía.
La importancia de definir la planeación del abastecimiento permitirá:
1. Determinar las cantidades necesarias de compra para producción en un periodo de tiempo según los requerimientos de materias primas
2. Realizar ajustes de compras de materiales acordes al plan de producción según los pedidos realizados por clientes.
3. Establecer estrategias de colaboración con los proveedores con el fin de asegurar las cantidades y frecuencias de pedidos.
4. Alinear los tiempos de entrega de materias primas al área de producción respondiendo a los pedidos de clientes.
5. Desarrollar estrategias que permitan conocer con exactitud las cantidades de materia prima e insumos que se deben pedir.
En el cumplimiento de estos objetivos de las estrategias daría solución a una serie de oportunidades de mejora:
1. En la actualidad no hay exactitud de las unidades de materia prima a pedir.
2. El abastecimiento de materiales en la planta de producción no es el adecuado.
3. No existe planeación en las compras ejecutadas por el personal de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, para producción.
4. No hay definido modelos de inventarios.
33 Adelantar esfuerzos en la planeación del abastecimiento y más específicamente compras permite conocer que materias primas se necesitan, además el costo en que se incurrirá, las fechas de pedido y el periodo de entrega, el cual debe responder a una clara y exhaustiva gestión con proveedores. Estas actividades bien desarrolladas permitirán la gestión y control de inventarios de materiales, de esta manera se podrá conocer el inventario disponible el cual debe responder a los requerimientos de producción eliminando paras y respondiendo las exigencias de clientes, además, manteniendo un nivel óptimo evitando incurrir en sobrecostos de almacenamiento y problemas de liquidez.
En la actualidad como se ha podido dar evidencia en el diagnóstico realizado en la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, no se han desarrollado estrategias que respondan al abastecimiento de materias primas. Este abastecimiento como se mencionó responde a un trabajo de observación por parte del jefe de planta, donde revisa que los inventarios de materia prima están bajos y procede a comunicar a compras la situación, en la actualidad no existe control de inventarios.
El proceso actual de planeación del abastecimiento de la empresa maderera ejecutado desde la identificación y definición de las especificaciones hasta el pago y posterior evaluación del desempeño de proveedores, no está dando respuesta a las necesidades de Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, respecto a Qué se compra, a Quien se compra, cómo compra y qué se ha adquirido. El desarrollo del proceso de planeación del abastecimiento se ha venido ejecutando de la misma manera durante años y no se han desarrollado evaluaciones con el fin de mejorar las actividades.
Por otro lado, la compañía no cuenta con herramientas que le permitan trabajar en la mejora del desempeño de planeación del abastecimiento. No hay fichas técnicas de las materias primas, no hay gestión con proveedores, no hay modelos de inventarios, no hay técnicas de identificación de necesidades, no existen en la compañía una actividad de verificación de producto comprado y por ultimo no se realiza evaluación del desempeño de proveedores.
De acuerdo a las falencias encontradas en la planeación del abastecimiento, se plantea una propuesta de mejoramiento la cual permita desarrollar una planeación del abastecimiento capaz de:
Identificar que se compra.
Determinar los proveedores que cumplen con las especificaciones de las materias primas necesarias y presentan una adecuado desempeño.
Identificar cómo comprar con base a herramientas precisas.
Eliminar las paradas en el área de producción
Identificar el nivel de inventarios mínimo de materia prima, reducir los faltantes de materiales.
Eliminar los sobre costos en la adquisición de materias primas
Reducir los costos de almacenamiento de materias primas.
Incrementar el nivel de servicio.
34
Disminuir los costos de realizar órdenes de compra
4.1.1. Propuesta de Mejoramiento de la Planeación del Abastecimiento
Según Ballou (2004) la planeación del abastecimiento debe dar respuesta al cómo mover el producto de manera efectiva y eficiente a través del canal de logística estratégicamente planeado. El fin es el desarrollo de la planeación estratégica dando diseño al sistema logístico en general respondiendo al nivel de servicio, ubicación de instalaciones, decisiones de inventario y decisiones de transporte. Estás áreas de relevancia se interrelacionan y deben ser planeadas como una unidad ya que cada una de ellas ejerce un impacto importante sobre el diseño del sistema.
La propuesta de mejoramiento de la planeación del abastecimiento implica el desarrollo de una serie de estrategias en las actividades implícitas en un riguroso proceso de planeación del abastecimiento, que inician desde la definición de las especificaciones de las materias primas hasta el pago de obligaciones por adquisición de materiales y la evaluación del desempeño de los proveedores.
La finalidad del desarrollo de estas estrategias es reducir y eliminar las principales problemáticas que se han evidenciado a lo largo del diagnóstico de la compañía. Las estrategias que se desarrollaran en esta propuesta de mejoramiento para la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA son:
1. Identificación y definición de especificaciones 2. Desarrollo de gestión con proveedores 3. Ejecución de compras
4. Verificación de materia prima adquirida 5. Pago de obligaciones
6. Evaluación desempeño de proveedores
4.1.1.1. Identificación y definición de especificaciones
La estrategia de identificación y definición de especificaciones hace referencia a la pregunta de la cadena logística de ¿Qué se compra en la compañía? Partiendo de este cuestionamiento es evidente que en la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA, no hay certeza de los materiales que se compran, no se conocen las especificaciones ni tampoco técnicamente que materia prima debe ser solicitado a proveedores.
Por esta razón se diseñó una estrategia de mejoramiento, la cual debe ser capaz de:
Determinar las lista de materiales de cada uno de los embalajes
Establecer la cantidad de materias primas necesarias para desarrollar una unidad de determinada referencia de embalaje.
Determinar las especificaciones técnicas de cada una de las materias primas involucradas en los procesos de fabricación de la compañía.
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Identificar que se está comprando en la empresa Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA.
Con el fin de desarrollar una adecuada planeación del abastecimiento es importante identificar que materias primas compra Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA y cuanto le ha costado la adquisición de estos materiales y quienes le están abasteciendo listado el cual se desarrolló anteriormente en el diagnóstico. A continuación se da evidencia de las materias primas compradas por la compañía en el año 2013 y el valor total incurrido:
Tabla 7: Compras materia prima. Fuente Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA (Colmenares 2014)
Compras Materia Prima MMC 2013
Pino 4092,7479 m3 $409.274.790 73,4%
Puntilla 8408054,6 Unidades $77.852.357 14,0%
Eucalipto 601,47724 m3 $62.461.098 11,2%
Preventol 1064,8 litros $6.388.800 1,1%
Pintura 212,3 litros $1.698.400 0,3%
TOTAL $557.675.445 100,0%
Figura 4: Pareto compras materia prima. Fuente Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA. Desarrolla autor.
Con apoyo de la herramienta de Pareto se ha podido identificar las materias primas más importantes para Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA. En primer lugar con el 73,4%
es la madera pino, material para el desarrollo de embalajes para Cristalería Peldar, Postobon y Ebel, seguido de puntillas de 2 ¼ herramienta actualmente usada en todos los embalajes fabricados por la compañía. Posterior a la identificación de qué se compra y cuanto le ha costado a la empresa cada una de las materias primas en el periodo de 2013 es importante identificar los requerimientos de materiales para cada una de las referencias.
36 Con el fin de identificar qué se compra en la empresa maderera es indispensable como primer paso realizar una explosión de materiales (BOM) para determinar las materias primas necesarias y las cantidades que se requieren por unidad de referencia en base al plan de producción. El segundo paso es definir las especificaciones de los materiales previamente identificados, plasmarlos en fichas técnicas.
Lista de Materiales (BOM)
La lista de materiales (BOM) describe completamente los productos, detallando los materiales, piezas y componentes, así como la secuencia en que se elaboran. En la siguiente ilustración se presenta la estructura de los embalajes en madera.
Ilustración 9: Lista de materiales (BOM). Fuente: Autor
En la ilustración se especificó cada una de las materias primas necesarias, así como las cantidades para la elaboración de un embalaje en madera. Las referencias de embalaje desarrollados por Manufacturas en Maderas Cimitarra LTDA presentan el mismo árbol de materiales, diferenciado en dos unidades, la primera los cm3 de madera ya que no todos los embalajes presentan las misma cantidad y el mismo tipo por lo tanto su cantidad se expresó como “r” más un desperdicio en madera por el tipo de embalaje denotado como
“r*d”. La cantidad de puntilla varía respecto a la referencia de embalaje por lo que se expresó como “q”. En el Anexo 1 se puede evidenciar el desarrollo de la herramienta para los más importantes embalajes de la compañía. La pintura logo representa la insignia de la compañía la cual se fija en uno de los tacos del embalaje y el preventol representa una inmersión del embalaje.
De esta manera ha sido posible identificar y describir los materiales, piezas y componentes que componen un embalaje en madera, además, detallando la secuencia de elaboración. Posterior a realizado este paso debe realizarse la definición y descripción de cada una de las materias primas involucradas
Ficha Técnica
Madera (r +
r*d) (cm3) Puntilla (q)
Embalaje en madera
Pintura logo (1)
Nivel 0
Nivel 1
Preventol (1)