Análisis de los procesos contables y su incidencia en los estados financieros de la empresa INSHOSPUL

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(1)UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. TRABAJO DE TITULACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL TITULO DE: INGENIERO COMERCIAL. TEMA: ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES Y SU INCIDENCIA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA INSHOSPUL. AUTOR MIRABA FERNÁNDEZ JOHN ALEX . CONSULTOR ACADÉMICO MGS. GUERRERO CORTEZ VLADIMIR ALEXANDER PORTADA. GUAYAQUIL – ECUADOR 2018.

(2) II. REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN TÍTULO Y SUBTÍTULO:. ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES Y SU. INCIDENCIA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA INSHOSPUL AUTOR(ES) (apellidos/nombres): REVISOR(ES)/TUTOR(ES) (apellidos/nombres):. MIRABÁ FERNANDEZ JOHN ALEX. INSTITUCIÓN:. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL. UNIDAD/FACULTAD:. FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. MAESTRÍA/ESPECIALIDAD:. INGENIERIA COMERCIAL. GRADO OBTENIDO:. INGENIERO COMERCIAL. FECHA DE PUBLICACIÓN:. SEPTIEMBRE, 2018. QUIMI MACIAS RUBEN EDUARDO / GUERRERO CORTEZ VLADIMIR ALEXANDER. No. DE PÁGINAS:. 83. ÁREAS TEMÁTICAS: PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS:. procesos contables, estados financieros, área contable, gerencia, contabilidad. RESUMEN/ABSTRACT:. El objetivo del presente estudio de caso es el de analizar los procesos contables de la empresa INSHOSPUL y su incidencia en sus estados financieros, a través de un enfoque de investigación cualitativo y de tipo descriptivo en donde se entrevistó a cuatro miembros del personal del área administrativa, además se identificaron múltiples procesos contable, como resultados se puedo evidenciar que existe una desactualizada normativa para la gestión de los procesos contables en la empresa y esta incide de forma negativa en los estados financieros, debido al uso de informacion desactualizada y no registrada debidamente; esto a consecuencia de las acciones improvisadas por su personal contable para el manejo de situaciones problemáticas. Además, se identificó que la empresa en análisis mantiene una situación favorable en relación al crecimiento de sus ventas en los últimos años, lo que extiende el interés por parte de las autoridades de gerencia administrativa para la modernización de los procesos contables más antiguos, con relación al as las principales características de los procesos contables estas se encuentran determinadas por la falta de verificación y almacenamiento de la misma, lo que impide que se tomen acciones correctivas con respecto al desarrollo de los estados financieros. ADJUNTO PDF:. x SI. CONTACTO CON AUTOR/ES:. Teléfono: 0967894727. CONTACTO CON LA INSTITUCIÓN:. Nombre: Teléfono: E-mail:. NO E-mail: johnmiraba@live.com.

(3) III CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD. Habiendo sido nombrado VLADIMIR ALEXANDER GUERRERO CORTEZ, tutor del trabajo de titulación certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por JOHN ALEX MIRABÁ FERNANDEZ, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de INGENIERO COMERCIAL.. Se informa que el trabajo de titulación: “ANALISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES Y SU INCIDENCIA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA INSHOSPUL”, ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio URKUND quedando el 0% de coincidencia.. https://secure.urkund.com/view/40028451-238740547849#q1bKLVayio7VUSrOTM/LTMtMTsxLTlWyMqgFAA==. VLADIMIR ALEXANDER GUERRERO CORTEZ C.I. 0914205034.

(4) IV Guayaquil, 16 de agosto del 2018 PHD (E) SOFIA LOVATO TORRES. DIRECTOR DE CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL Ciudad.De mis consideraciones:. Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación “ANALISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES Y SU INCIDENCIA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA INSHOSPUL” del estudiante JOHN ALEX MIRABÁ FERNANDEZ, indicando ha cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:. El trabajo es el resultado de una investigación. El estudiante demuestra conocimiento profesional integral. El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento. El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.. Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo de titulación con la respectiva calificación.. Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines pertinentes, que el estudiante está apto para continuar con el proceso de revisión final.. Atentamente,. VLADIMIR ALEXANDER GUERRERO CORTEZ C.I. 0914205034.

(5) V RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR. Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de absoluta propiedad y responsabilidad de John Alex Mirabá Fernández con C.I. 0927411058 cuyo tema es:. TEMA: “ANÁLISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES Y SU INCIDENCIA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA INSHOSPUL”. Derechos que renunciamos a favor de le Universidad de Guayaquil, para que haga uso como a bien tenga.. JOHN ALEX MIRABÁ FERNÁNDEZ C.I. 0927411058.

(6) VI DEDICATORIA. Todo el tiempo y esfuerzo empleado a lo largo de mi carrera universitaria, no solo lo dedico a mis padres y demás familiares que han estado al tanto de mi desarrollo académico, más bien, lleva una dedicatoria especial para las generaciones futuras, mis hijos, sobrinos, y demás personas que tengan que ver en mi entorno familiar y social..

(7) VII. AGRADECIMIENTOS. El agradecimiento principal a Dios, por darme las fuerzas y sabiduría para enfrentar día a día este camino, permitiendo tener mis objetivos claros.. A mis familiares por su comprensión y paciencia.. A mi tutor Mgs. Vladimir Guerrero Cortez y los Docentes que conforman esta Honorable Institución, por brindar sus conocimientos e impartir experiencias como profesionales.. Al Ing. Juan Pulido y la Ing. Verónica Vélez, Representantes de la Pymes “INSHOSPUL”, por haber aceptado que realice este proyecto en su prestigiosa Empresa familiar..

(8) VIII. TABLA DE CONTENIDOS PORTADA ......................................................................................................................... I DEDICATORIA .............................................................................................................. VI AGRADECIMIENTOS ..................................................................................................VII TABLA DE CONTENIDOS ........................................................................................ VIII ÍNDICE DE TABLAS ..................................................................................................... XI ÍNDICE DE FIGURAS .................................................................................................... XI RESUMEN ................................................................................................................... XIII ABSTRACT ................................................................................................................. XIV INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1 Delimitación del problema ........................................................................................ 3 Formulación del problema ..................................................................................... 4 Justificación ............................................................................................................... 4 Objeto de estudio ....................................................................................................... 5 Campo de investigación............................................................................................. 5 Objetivo general ........................................................................................................ 6 Objetivos específicos ................................................................................................. 6 MARCO TEÓRICO ........................................................................................................ 7 1.1 Antecedentes........................................................................................................ 7 1.2 Teorías generales ................................................................................................. 9 1.2.1 Inicios de los procesos contables .................................................................. 9 1.2.2 Características y función de la información contable ................................. 11 1.2.3 La contabilidad ........................................................................................... 14 1.2.4 Procedimientos contables ........................................................................... 16 1.2.5 Ciclo contable ............................................................................................. 18 1.2.6 Control de procesos contables .................................................................... 21 1.2.7 Ventajas y desventajas de los procesos contables ...................................... 25 1.2.8 La ecuación contable .................................................................................. 26 1.2.9 Balance general........................................................................................... 27.

(9) IX 1.2.10 Estado de resultado ................................................................................... 32 1.2.11 Estado de cambios en la situación financiera ........................................... 34 1.3 Marco contextual ............................................................................................... 36 1.3.1 Actividades ................................................................................................. 37 1.3.2 Misión ......................................................................................................... 37 1.3.3 Visión.......................................................................................................... 37 1.3.4 Estructura organizacional ........................................................................... 37 1.3.5 Valores ........................................................................................................ 38 1.4 Marco conceptual .............................................................................................. 38 1.5 Marco legal ........................................................................................................ 40 MARCO METODOLÓGICO ...................................................................................... 44 2.1 Diseño de la investigación ................................................................................. 44 2.2 Enfoque de la investigación ............................................................................... 44 2.3 Tipos de investigación ....................................................................................... 45 2.3.1 Investigación exploratoria .......................................................................... 45 2.3.2 Investigación descriptiva ............................................................................ 46 2.4 Población y muestra........................................................................................... 46 2.4.1 Población .................................................................................................... 46 2.4.2 Muestra ....................................................................................................... 47 2.5 Técnicas de investigación .................................................................................. 48 2.5.1 La entrevista ............................................................................................... 48 2.5.2 La observación ............................................................................................ 49 2.6 Instrumentos de la investigación ....................................................................... 49 2.6.1 Cuestionario de preguntas .......................................................................... 49 2.6.2 Guía de observación ................................................................................... 50 PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS ............................................... 51 3.1 Resultados y análisis de las entrevistas ............................................................. 51 3.1.1 Entrevista realizada al gerente general ....................................................... 51 3.1.2 Entrevista realizada al Supervisor de Ventas y Compras ........................... 54 3.1.3 Entrevista realizada a la contadora ............................................................. 57 3.1.4 Categorización de las entrevistas ................................................................ 59 3.2 Resultados y análisis de guía de observación .................................................... 60.

(10) X 3.3 Resultado situacional ......................................................................................... 61 3.3.1 Matriz FODA .............................................................................................. 61 3.3.2 Fuerzas de PORTER ................................................................................... 62 3.4 Resultados de los procesos contables ................................................................ 65 3.4.1 Gestión financiera ....................................................................................... 65 3.4.2 Registro contable en el sistema de pagos ................................................... 65 3.4.3 Realización de los estados financieros ....................................................... 66 3.4.4 Aprobación de estados financieros ............................................................. 66 3.4.5 Diagrama de causa-efecto de las ventajas y desventajas del actual proceso contable y su incidencia en los estados financieros ............................................. 67 3.5 Análisis general ................................................................................................. 68 3.6 Limitaciones ...................................................................................................... 70 PROPUESTA ................................................................................................................. 71 4.1.1 Proceso mejorado de la gestión financiera ................................................. 71 4.1.1 Proceso mejorado del registro contable ...................................................... 72 4.1.1 Proceso mejorado para la realización de los estados financieros ............... 73 4.1.2 Proceso mejorado para la aprobación de estados financieros..................... 74 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .......................................................... 76 5.1 Conclusiones...................................................................................................... 76 5.2 Recomendaciones .............................................................................................. 77 REFERENCIAS ................................................................................................................... 78 APÉNDICES ................................................................................................................... 83 APÉNDICE A: TABLAS DE VIABILIDAD DEL ESTUDIO .................................. 83.

(11) XI. ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Departamentos de la empresa (Población) ........................................................... 47 Tabla 2. Muestra ................................................................................................................. 48 Tabla 3. Parámetros de entrevista al gerente general ......................................................... 51 Tabla 4. Contenido de las preguntas de la entrevista al gerente general ............................ 51 Tabla 5. Parámetros de entrevista al Supervisor de Ventas y Compras ............................. 54 Tabla 6. Contenido de las preguntas de la entrevista al Supervisor de Ventas y Compras 54 Tabla 7. Parámetros de entrevista de la contadora ............................................................. 57 Tabla 8. Contenido de las preguntas realizadas a la contadora .......................................... 57 Tabla 9. categorización del análisis de las entrevistas ........................................................ 59 Tabla 10. Resultados ficha de observación......................................................................... 60. ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1: Jerarquita de las cualidades de la información contable ..................................... 13 Figura 2: Fases del proceso contable.................................................................................. 17 Figura 3: Fases del proceso contable.................................................................................. 19 Figura 4: Ventajas y desventajas de los procesos contables .............................................. 25 Figura 5: Ecuación contable ............................................................................................... 27 Figura 6: Detalle de activos ................................................................................................ 29 Figura 7: Pasivos ................................................................................................................ 30 Figura 8: Capital Contable ................................................................................................. 31 Figura 9: Ejemplo de formato de un Balance General ....................................................... 32 Figura 10: Ejemplo de formato de un Estado de Resultados ............................................. 33 Figura 11: Ejemplo de formato de un Estado de Situación Financiera .............................. 36 Figura 12: Matriz FODA .................................................................................................... 61 Figura 13: Diamante de PORTER...................................................................................... 62 Figura 14: Proceso actual para gestión financiera .............................................................. 65 Figura 15: Proceso para el registro contable de pagos ....................................................... 65 Figura 16: Proceso para la realización de los estados financieros ..................................... 66 Figura 17: Proceso para la aprobación de los estados financieros ..................................... 66.

(12) XII Figura 18: Diagrama de causa y efecto .............................................................................. 67 Figura 19: Proceso mejorado para la gestión financiera .................................................... 72 Figura 20: Proceso mejorado para el registro contable ...................................................... 73 Figura 21: Proceso mejorado para la realización de los estados financieros ..................... 74 Figura 22: Proceso mejorado para la aprobación de estados financieros ........................... 75.

(13) XIII. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA COMERCIAL. TEMA: Análisis de los procesos contables y su incidencia en los estados financieros de la empresa ISHOSPUL Autor: John Alex Mirabá Fernandez Tutor: Mgs. Guerrero Cortéz Vladimir Alexander RESUMEN El objetivo del presente estudio de caso es el de analizar los procesos contables de la empresa INSHOSPUL y su incidencia en sus estados financieros, a través de un enfoque de investigación cualitativo y de tipo descriptivo en donde se entrevistó a cuatro miembros del personal del área administrativa, además se identificaron múltiples procesos contable, como resultados se puedo evidenciar que existe una desactualizada normativa para la gestión de los procesos contables en la empresa y esta incide de forma negativa en los estados financieros, debido al uso de información desactualizada y no registrada debidamente; esto a consecuencia de las acciones improvisadas por su personal contable para el manejo de situaciones problemáticas. Además, se identificó que la empresa en análisis mantiene una situación favorable en relación al crecimiento de sus ventas en los últimos años, lo que extiende el interés por parte de las autoridades de gerencia administrativa para la modernización de los procesos contables más antiguos, con relación al as las principales características de los procesos contables estas se encuentran determinadas por la falta de verificación y almacenamiento de la misma, lo que impide que se tomen acciones correctivas con respecto al desarrollo de los estados financieros.. Palabras claves: procesos contables, estados financieros, área contable, gerencia, contabilidad..

(14) XIV. UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA COMERCIAL. TITLE: Analysis of accounting processes and their impact on the financial statements of the company ISHOSPUL. Author: John Alex Mirabá Fernandez Advisor: Mgs. Guerrero Cortéz Vladimir Alexander ABSTRACT. The objective of this case study is to analyze the accounting processes of the INSHOSPUL company and its impact on its financial statements, through a qualitative and descriptive research approach where four members of the staff of the administrative area were interviewed In addition, multiple accounting processes were identified, as results can be seen that there is an outdated regulation for the management of accounting processes in the company and this has a negative impact on the financial statements, due to the use of outdated information and not duly registered; this as a result of improvised actions by its accounting staff to handle problematic situations. In addition, it was identified that the company in analysis maintains a favorable situation in relation to the growth of its sales in recent years, which extends the interest on the part of the administrative management authorities for the modernization of the oldest accounting processes, with relation Thus, the main characteristics of the accounting processes are determined by the lack of verification and storage of the same, which prevents corrective actions from being taken with respect to the development of the financial statements.. Keywords: accounting processes, financial statements, accounting area, management, accounting..

(15) 1 INTRODUCCIÓN Los procesos contables son considerados como una serie de actividades financieras que comienzan con una transacción y finaliza al cierre de los libros contables, que pueden variar de acuerdo al ciclo establecido por una organización; gran parte de estos trabajos son realizados a través de sistemas automatizados de contabilidad ya sea a mano o con ayuda de sistemas computacionales siempre se crean al fin de un ciclo informes detallados o conocidos también como estados financieros que son los registros que transmiten las condiciones reales de una empresa con múltiples propósitos en donde se enmarcan las tomas de decisiones para la planificación del siguiente periodo. El manejo de los procesos contables dentro de una compañía se ha convertido en parte sustancial y de importancia apremiante para una correcta gestión comercial en las empresas en la actualidad, la interrupción o mal manejo de estos con certeza influye de forma negativa en la salud comercial de cualquier entidad, el impacto de estas atribuciones tendrá una marca con firmeza notable en los estados financieros, y estos a su vez determinaran la posición que se deberá adoptar para el control y corrección de aquellos procesos contables que estecen fuera de los objetivos de crecimiento y afecten los intereses cooperativos. El tema del presente trabajo abarca el análisis de los procesos contables y su incidencia en los estados financieros dentro de una empresa de la ciudad de Guayaquil, quien a través de los años ha experimentado un crecimiento importante pero aún conservan ciertos procesos contables que son modificados a medida que las circunstancias lo exigen a como solución momentánea. La afectación de estas pequeñas modificatorias no han sido evaluadas lo que podría generar graves afectaciones a los estados financieros y a su vez ocultar informacion sutil para la toma de decisiones por parte de las autoridades..

(16) 2 El método empleado para el presente trabajo se encuentra realizado en cuatro partes descritos a continuación; la introducción contendrá informacion relacionada con el planteamiento del problema en donde a través de una serie de puntos se demostrará la necesidad de la investigación, este contendrá también los objetivos a seguir en conjunto con la limitación. En la primera parte se expondrá el marco teórico con los antecedentes de investigaciones de similar carácter, pero con enfoques distintos que servirán de complemento para la realización del trabajo de investigación, contendrá también un marco contextual, conceptual y legal. En la segunda parte se detallará la metodología utilizada para la consecución de los objetivos planteados, así como el tipo de investigación con el se procederá, el enfoque, población y muestra; en la parte final de este capítulo se expondrán los resultados y los datos informativos de mayor importancia recolectados con las técnicas de investigación. En la tercera parte se proyectará el análisis de los procesos contables que existen en la empresa, los estados financieros de mayor relevancia y como estos dos factores mantienen incidencia entre ellos; se realizará además un procesamiento, discusión para la consecución de los objetivos. En la parte cuarta se presentará una propuesta que contendrá la descripción y aportes del autor en base a los supuestos teóricos abordados, la quinta y última parte contendrán las conclusiones y recomendaciones del estudio de caso..

(17) 3 Delimitación del problema El ámbito en donde se encuentra determinado el problema de investigación mantiene relación con la gestión eficiente de los procesos contables que dentro de una empresa permiten planificar el presupuesto, rastreras los gastos, y cuentas por cobrar, entre otros aspectos importantes. Los procesos contables también pueden manejar nómina, impuestos y otras cuentas comerciales, pero el detalle de mayor importancia es su procesamiento para la consecución de los estados financieros, un sistema contable inadecuado puede generar una calamidad económica para cualquier empresa, en especial las más pequeñas, la incidencia que estos tienen se ve reflejada en los estados financieros a finales de ciclo, lo que para muchas organizaciones es el momento indicado para realizar correcciones y toma de decisiones. El establecimiento de nombre comercial INSHOSPUL, representada por el tipo de contribuyente “persona natural” en el ciudadano Pulido Aspiazu Juan Carlos, cuenta con procesos contables muy limitados tanto en operación como ejecución, existen procedimientos improvisados que sustentan la actividad diaria, pero al mismo tiempo forjan problemas de pagos y manejos de cuentas entre otros, todos estos en el largo plazo, que al final del periodo contable se reflejan en los estados financieros. La naturaleza de la investigación es de tipo contable y procesal porque desde su fundación como establecimiento comercial, INSHOSPUL se ha venido manejando a través de métodos improvisados y poco estudiados para el manejo de los procesos contables, pero su continuo crecimiento y posicionamiento en el mercado sugiere que dichas estrategias no prestan un cumplimiento eficiente o adecuado a los nuevos propósitos, lo que genera en muchas ocasiones perdidas y complicaciones en las ventas..

(18) 4 La deficiencia en los procesos contables para las nuevas exigencias genera además de pérdidas en las ventas el desarrollo de balances y estados financieros que no expresan la situación real del negocio, la desorganización en la comunicación de las diversas áreas, y que la información no se gestione dentro de los plazos pertinentes para que se tomen las acciones correctivas necesarias. Los problemas antes mencionados limitan el crecimiento sostenible de INSHOSPUL lo que podría ocasionar que el comercial no cumpla son sus obligaciones contables y presente problemas de rentabilidad. Formulación del problema ¿De qué manera inciden los procesos contables en los estados financieros en la empresa INSHOSPUL? Justificación El desarrollo de la presente investigación mantiene un diseño orientado al entendimiento y análisis de los procesos contables dentro de la empresa INSHOSPUL dedicada a la venta al por mayor y menor de productos odontológicos, que con ayuda de una revisión bibliográfica de artículos, publicaciones web y trabajos similares aportarán en el análisis de estos y su incidencia en los estados financieros, beneficiando directamente al manejo administrativo de la empresa y a la toma de decisiones ejecutivas. El uso de técnicas de investigación como la entrevista se encuentra justificada bajo la necesidad de recolectar información relacionada con el actual manejo y empleo de procesos contables en el área de ventas de la empresa INSHOSPUL, la forma en que son empleados y los resultados obtenidos bajo este sistema marcarán los puntos de partida para el análisis integral de su incidencia en los estados financieros, además a través de una entrevista a la gerente general se tendrá un visión de los procesos administrativos y como estos se relacionan con los procesos contables en la toma de decisiones..

(19) 5 La importancia del desarrollo metodológico seleccionado para la elaboración de la presente investigación mantiene relación con las necesidades y opiniones de los principales actores de las diversas áreas y como cada uno identifica y visualiza los procesos contables actuales, sus falencias y posibles beneficios en la incorporación de nuevos. Los beneficiarios directos en este desarrollo son los empleados de INSHOSPUL quienes contaran con un análisis sistemático de los procesos contables actuales y su incidencia en los estados financieros. La justificación práctica de esta investigación se encuentra determinada en el análisis de la incidencia de los procesos contables en los estados financieros de la empresa INSHOSPUL y a empresas con problemas similares para que realicen la gestión de recursos necesarios para los cambios pertinentes en los procedimientos que les permitirá no solo aliviar la carga administrativa en la toma de decisiones sino también crecer y posicionarse mejor en el mercado. Objeto de estudio El presente desarrollo de estudio de caso promueve el análisis sistemático de los procesos contables dentro de una empresa en particular y como estos inciden de forma directa e indirecta en sus estados financieros; la forma procesa en concordancia con los resultados finales, promueven el estudio integral de la problemática planteada que además enriquecerán las cualidades, características y particularidades dentro del contexto teórico manejado. Campo de investigación El campo en el cual se incurre para el desarrollo del presente estudio de caso es el de los sistemas contables - procesales y la contabilidad de los estados financieros..

(20) 6 Objetivo general Analizar los procesos contables de la empresa INSHOSPUL y su incidencia en sus estados financieros. Objetivos específicos . Sistematizar la fundamentación teórica necesaria para la compresión científica y legal de los procedimientos contables de una empresa.. . Evaluar la situación actual de la empresa INSHOSPUL. . Identificar cuáles son las principales características de los procesos contables actuales del establecimiento INSHOSPUL.. . Diagnosticar el nivel de incidencia de los procesos contables en los principales estados financieros de la empresa INSHOSPUL..

(21) 7 Marco teórico. 1.1 Antecedentes De acuerdo con Uribe (2016) en su artículo de título “La información y el control en el proceso contable” establece que una adecuada medición, control y gestión de los procesos contables dentro de una empresa que permiten sobrellevar de mejor forma los problemas relacionados con las diversas áreas, además les brinda a los administradores la posibilidad de tomar decisiones bajo un amplio panorama de información actualizada. Como recomendación el autor propone que se actualicen y adapten a las necesidades creciente de una empresa, para que los procesos contables no se vuelvan obsoletos. Según Rodríguez (2015) en su trabajo sobre los procedimientos contables aplicados, en donde se planteó como objetivo general el análisis sistemático de los procesos contables aplicables en una asociación a través de un estudio cualitativo a 16 funcionarios de altos cargos administrativos de empresas, se determinó que al existir procesos desactualizados o con etapas obsoletas estos retrasan el manejo de la información lo que en múltiples ocasiones provocan que se tomen decisiones basadas en datos errados en los estados financieros que promueve la generación de problemas aún mayores, por lo que se recomienda el constante monitoreo de los mismos por parte de funcionarios internos que garanticen la eficiencia y eficacia de los mismos. Tutasig (2017) en su proyecto de “Modelo de procesos contables para mejorar la gestión financiera” centro sus esfuerzos en el análisis de las actividades generadoras de información contable, para lograr su objetivo de diseñar un modelo de procedimientos contables que mejoren la gestión financiera de una empresa. Durante el proceso se determinó que las empresas que mantienen una gestión empírica en el manejo de sus procesos contables presentan y causan problemas en las diversas áreas, algunas veces no es.

(22) 8 vista de forma inmediata pero su afectación es muy evidente. El diseño de nuevos y actualizados procesos contables brindó soluciones que salvaguardaron los recursos financieros de la empresa, y promovió correctivos importantes en el manejo y gestión de las principales operaciones diarias. Nuñez (2010) plantea en su investigación relacionada con la implementación de un sistema contable cuyo objetivo principal es mejorar el ya existente y al mismo tiempo obtener información confiable y actualizada que facilite el manejo de las tomas de decisiones con ayuda de los estados financieros; fue realizado a través de encuestas, entrevistas y observación del personal que labora en esta empresa, se logró determinar que la empresa a pesar de tener procedimientos contables estos no brindan información actualizadas al encontrarse obsoletos y desactualizados además que varios procesos no tienen control alguno y lo que afecta directamente al control de mercadería. La propuesta de nuevos procesos contable y control periódico podría brindar nuevas guías en la definición de políticas de control y manejo de mercadería evitando retrasos en los despachos o ventas de artículos inexistentes. Según Vera & Alvarado (2017) en su trabajo de investigación cuyo objetivo general fue el de diseñar procesos contables que garanticen información actualizada a través de los estados financieros, con ayuda de técnicas de recolección de datos como la observación, y encuestas se pudo demostrar que al diseñar nuevos procesos contables se pueden plantear nuevas metas de cumplimiento que promuevan el crecimiento empresarial de la compañía, este rediseño permitirá además fortalecer la estructura de los estados financieros, lo que promoverá la toma adecuada de decisiones administrativas basados en informacion real..

(23) 9 1.2 Teorías generales 1.2.1 Inicios de los procesos contables Mientras la revolución industrial se desarrollaba también lo hacia la necesidad de establecer nuevos sistemas contables lo que estimuló el crecimiento de este sector. El desarrollo de corporaciones creó grandes grupos que no formaban parte de la administración de una empresa pero que tenían un interés personal en los resultados de estas, es decir, accionistas y bonistas que proporcionaban financiamiento externo (Ariza, 2012). El aumento del estatus público de los contadores ayudó a transformar la contabilidad en una profesión. La Gran Depresión llevó a la creación de la Comisión de Mercados y Valores en los Estados Unidos en 1934, en donde todas las empresas que cotizan en la bolsa fueron obligadas a presentar informes periódicos ante la comisión, por medio de miembros debidamente certificados (Marrero, 2014). La industria contable prosperó a fines del siglo XX, cuando las grandes firmas contables expandieron sus servicios más allá de la función de auditoría tradicional a muchas otras formas de consultoría. Las empresas, deseosas de atraer más capital para expandir sus operaciones, comenzaron a publicar sus estados financieros en forma de balance general, estado de resultados y estado de flujo de efectivo, de esta forma demostraban cuan rentables eran sus compañías y lo atractivo que sería invertir en ellas. El capital de inversión de fuentes externas a la compañía se volvió más importante que el proporcionado por los propietarios individuales que habían sido pioneros en el negocio. Aunque el ingreso de este capital de inversión aumentó el rango de operaciones y ganancias para la mayoría de las corporaciones, también aumentó la presión sobre la administración en orden de complacer los nuevos jefes corporativos: los accionistas. Por su.

(24) 10 parte a los accionistas se les hacía más difícil confiar completamente en la administración, por lo que se hizo evidente la necesidad de una revisión financiera independiente de las operaciones de una compañía. Los contadores al inicio histórico de su gestión ya eran considerados como personajes esenciales para la atracción de nuevos agentes de inversión, lo que los convirtió en pilares fundamentales para mantener su confianza. La profesión de la contabilidad fue reconocida en 1896 con una ley que establecía que el título de contador público certificado (CPA) solo se otorgaría a personas que hubieran aprobado exámenes estatales y que tuvieran tres años de experiencia en el campo (Carrizo, 2016). La contabilidad moderna sigue los mismos principios establecidos por Luca Pacioli quien es considerado como el padre de la contabilidad, ya hace más de 500 años (Sangster & Scataglinibelghitar, 2010). Sin embargo, hoy en día es una profesión altamente organizada, con un complejo conjunto de reglas para la divulgación justa y presentación adecuada de información en los estados financieros. El cambio más reciente en los últimos años ha sido uno de los paquetes de contabilidad independientes a la contabilidad en la nube, donde los empleados, contadores pueden acceder al software en línea al mismo tiempo. Este desarrollo permite a las personas trabajar desde casa y compartir información con las personas relevantes, en instantes de tiempo reducidos y también en tiempo real, lo que permite que se tomen decisiones más acertadas al contar con información actualizada..

(25) 11 1.2.2 Características y función de la información contable La información contable presenta cualidades específicas que hacen que lo que representa sea útil, relevante y de alta confiabilidad, el conjunto de estos tres elementos se debe complementar de forma adecuada, no importa cuán confiable puede llegar a ser, si la información no es relevante para la decisión en cuestión, es inútil. Por el contrario, la información relevante tiene poco valor si no se puede confiar en ella, también podemos consideramos dos cualidades secundarias: comparabilidad y consistencia (FASB, 2008). Relevante: la información que puede llegar a brindar debe influenciar de una forma significante en el proceso de tomas de decisión, la información debe tener un valor predictivo y / o un valor de retroalimentación. Generalmente, la información útil poseerá ambas cualidades. Esta confirmación también podrá tener cualidades útiles para las predicciones futuras en la generación de oportunidades con más altas expectativas (Buelvas & Mejía , 2014). La capacidad de predicción es fundamental para el concepto de "calidad de las ganancias", la cual es destinada a predecir las ganancias futuras de una empresa. La puntualidad también es un componente importante dentro del concepto de relevancia. La información es oportuna cuando está disponible para los usuarios lo suficientemente temprano como para permitir su uso en el proceso de decisión. La necesidad de información oportuna sugiera que las compañías proporcionen información a sus clientes, accionistas o usuarios externos de forma periódica continua (Buelvas & Mejía , 2014). Confiabilidad. La fiabilidad es la medida en que la información es verificable, representacionalmente fiel y neutral. La verificabilidad implica un consenso entre diferentes medidores. El término objetividad a menudo está relacionado con la.

(26) 12 verificabilidad. La fidelidad de representación es determinada tras la existencia de un acuerdo entre una medida o descripción y el fenómeno que pretende representar. La confiabilidad de una medida se basa en la fidelidad con la que representa lo que pretende informar, junto con una garantía para el usuario de que tiene esa calidad de representación. Para ser útil, la información debe ser confiable y relevante, la confiabilidad se basa en la medida en que la descripción es verificable y fiel. La neutralidad de la información también interactúa con esos dos componentes de confiabilidad para afectar la utilidad de la información (Ramirez, 2012). •. La verificabilidad: es una cualidad que se puede demostrar asegurando un alto grado de consenso entre los medidores independientes que usan los mismos métodos para realizar cualquier medida. La fidelidad de representación, por otro lado, se refiere a la correspondencia o acuerdo entre los números contables y los recursos o eventos que dichos números que se pretende representar. Sin embargo, un alto grado de correspondencia no garantiza que una medición contable sea relevante para las necesidades del usuario (Ramirez, 2012).. •. Neutralidad: significa que, al formular o implementar estándares, la principal preocupación debería ser la relevancia y la confiabilidad de la información resultante mas no el efecto que se tenga sobre una preocupación particular. Una elección neutral entre alternativas de contabilidad está libre de sesgo hacia un resultado predeterminado (Rodríguez , 2015)..

(27) 13 Comparabilidad y consistencia: La comparabilidad entre empresas y la coherencia en la aplicación de métodos a lo largo del tiempo aumenta el valor informativo de las comparaciones de conformidades económicas relativas o su utilidad. La importancia de la información, especialmente la cuantitativa, depende en gran medida de la capacidad del usuario para relacionarla con algún punto de referencia (Ramirez, 2012). El gráfico a continuación describe y expone las principales características que se desean de una información contable:. USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE. CARACTERÍSTICAS CUALITATIVAS. USUARIOS Y SUS CARACTERÍSTICAS. CONTRASTE PENETRANTE. COSTO -BENEFICIO. DECISIÓN ÚTIL. CUALIDADES PRIMARIAS. COMPONENTES. RELEVANCIA. CONFIABILIDAD. OPORTUNIDAD. FIDELIDAD REPRESENTATIVA. VERACIDAD. NEUTRALIDAD. VALOR PREDICTIVO. CUALIDADES SECUNDARIAS. VALOR DE RETROALIMENTACIÓN. COMPARABILIDAD. CONSISTENCIA. Figura 1: Jerarquita de las cualidades de la información contable. Fuente: Conceptos de la declaración financiera, (FASB, 2008) Elaboración propia.

(28) 14 1.2.3 La contabilidad Concepto La contabilidad se considera como el registro sistemático y completo de las transacciones financieras relacionadas con una empresa de cualquier tamaño, pero que esté sujeta a manejo de dinero, y también se refiere al proceso de resumir, analizar e informar estas transacciones a las agencias de supervisión y las entidades de recaudación de impuestos. La contabilidad es una de las funciones clave para casi cualquier negocio; puede ser manejado por un tenedor de libros y contable en pequeñas empresas o por departamentos de finanzas encargados específicamente para esa actividad. De acuerdo con Pereda (2015) la contabilidad es la “La doctrina o ciencia, rama de las matematicas aplicadas a la administracion que, mediante anotaciones veraces, completas, coordinadas, sistematizadas y resumibles permite definir y regular una actuacion economica o administrativa” (p.13). Importancia La contabilidad generalmente se ajusta a esta necesidad del control y manipulación de la información contable actualizada, porque permite a las compañías crear informes financieros que se pueden comparar con otras empresas o algún estándar de la industria. Los dueños y gerentes de negocios también usan la contabilidad para revisar la eficiencia de las operaciones. Esta información puede ayudar a los propietarios y gerentes a tomar decisiones comerciales que mejoren la rentabilidad de la empresa al reducir el mal manejo en algún sector económico de la compañía (Buelvas & Mejía , 2014). La contabilidad es considerada como una actividad de servicio. Es importante ya que proporciona información cuantitativa de naturaleza financiera a varias partes.

(29) 15 interesadas, la cual está destinada a ser utilizada para tomar decisiones económicas. Estas partes interesadas incluyen inversores, administración, gobierno, proveedores, financieros, reguladores, etc. La contabilidad empresarial ayuda a tomar una serie de decisiones comerciales a corto y largo plazo ayudando al crecimiento de las empresas al mismo tiempo que incrementa su penetración en el mercado. Tipos Existen dos tipos de métodos contables en el entorno empresarial: la base de efectivo y la de acumulación. El método de base de efectivo reconoce y registra las transacciones financieras cuando el efectivo cambia de manos entre las partes. Por su parte la contabilidad de acumulación reconoce y registra las transacciones financieras a medida que ocurren, independientemente del momento en que el efectivo cambie de manos durante la transacción. Las pequeñas empresas a menudo utilizan contabilidad en efectivo porque es un método de contabilidad más fácil. Las compañías más grandes generalmente usan contabilidad de acumulación porque es requerida en muchas industrias y por agencias gubernamentales (Figeroa, 2013). Funcionalidad Las empresas a menudo usan una combinación de administración y contabilidad financiera en sus operaciones comerciales. La contabilidad de gestión es responsable de realizar un seguimiento de los costes empresariales internos en lugar de asignar estos costes a los bienes o servicios producidos por la empresa. La contabilidad administrativa también puede ser responsable de pronosticar las ventas futuras y crear presupuestos para administrar los gastos..

(30) 16 La contabilidad financiera es considerada como el proceso de creación de estados financieros basados en la información contable de la compañía. Estos estados financieros pueden ser utilizados por partes interesadas comerciales internas o externas para tomar decisiones comerciales o de inversión orientados al sostenimiento o crecimiento de esta. (Melchor, Lavín, & Pedraza, 2012) 1.2.4 Procedimientos contables Los procedimientos contables financieros son utilizados como garantía para que ciertos procesos se realicen de formas específicas para minimizar los errores y las pérdidas, también ayudan a determinar cómo las compañías registran e informan sus estados financieros. La estandarización es la clave para administrar la función de contabilidad, asegurándose de que las tareas requeridas se realicen y no se olviden, además los procedimientos también ayudan a capacitar al nuevo personal. Cornejo (2012) considera a los procedimientos contables como “una herramienta que brinda información importante sobre la conducción o manejo de un negocio, en lo que aspecto financiero se refiere” (p.4). Lo que pone en manifiesto la importancia de la gestión de los procesos contable y su implementación de cualquier empresa o negocio ya que de esta forma la información contable se organiza y almacena de forma eficiente. “El proceso contable surge en la contabilidad como consecuencia de reconocer una serie de funciones o actividades eslabonadas entre sí, necesarias para la obtención de información financiera útil y confiable” (Álvarez, 2012, p. 34). De acuerdo con lo establecido por la referencia previa el proceso contable se puede distinguir por etapas o fases que al trabajar juntas brindar un mejor respaldo y apoyo en la gestión documental para la toma de daciones en base de documentación contable..

(31) 17 Se puede considerar que existen cuatro fases básicas en el proceso contable: registrar, clasificar, resumir e interpretar datos financieros. Toda la información contable debe ser comunicada adecuadamente a las partes apropiadas después del análisis. Los informes contables deben prepararse y distribuirse, y deben incluir el estado de resultados básico y el balance general, así como también información adicional que incluya índices contables, diagramas, gráficos y estados de flujo de fondos, el gráfico a continuación expone:. 1. RECOLECCIÓN O CAPTURA DE LA INFORMACIÓN. 4. INTERPRETACIÓN. 2. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO. 3. RESUMEN. Figura 2: Fases del proceso contable. Fuente: Manual de procesos y procedimientos para el área contable (Alvarez, 2012) Elaboración propia Recolección o captura de la información: se considera como una fase básica del proceso contable en donde todas las transacciones financieras se registran de forma sistemática y cronológica en los libros o bases de datos correspondientes. Los registros contables son aquellos documentos y libros que participan en la preparación de los estados financieros. Estos también incluyen registros de activos, pasivos, libros mayores, diarios y otros documentos de respaldo tales como facturas y cheques (Way, 2017). Clasificación y registro: La fase de clasificación de la contabilidad implica ordenar y agrupar elementos similares bajo el nombre, categoría o cuenta designada. Esta.

(32) 18 fase utiliza el análisis sistemático de los datos grabados en los que todas las transacciones se agrupan en un solo lugar (Way, 2017). Resumen: La fase de resumen del proceso contable implica sintetizar los datos después de cada período contable, como un mes, un trimestre o un año. Los datos deben presentarse de manera que sean fáciles de entender, además que puedan ser usados por los usuarios externos e internos de los estados contables. Los gráficos y otros elementos visuales a menudo se utilizan para complementar los datos textuales (Way, 2017). Interpretación: La fase de interpretación del proceso contable mantiene relación con el análisis de los datos financieros, es una herramienta crítica para la toma de decisiones. Esta función final interpreta los datos registrados de una manera que permite a los usuarios finales hacer juicios significativos sobre las condiciones financieras de una cuenta comercial o personal, así como sobre la rentabilidad de las operaciones comerciales. Esta información luego se usa para preparar planes futuros y enmarcar políticas para ejecutar planes financieros, que promuevan el crecimiento empresarial (Way, 2017). 1.2.5 Ciclo contable El ciclo contable es el nombre dado al proceso colectivo de registrar y procesar los eventos contables dentro de una empresa o negocio. La serie de pasos comienza cuando se produce una transacción y finaliza con su inclusión en los estados financieros. Los registros contables adicionales utilizados durante el ciclo contable incluyen el libro mayor y el saldo de prueba (Lasa, 2014). Es considerado también como un conjunto metódico de reglas para garantizar la exactitud y la conformidad de los estados financieros. Los sistemas computarizados de contabilidad han ayudado a reducir los errores matemáticos en el proceso contable, pero el.

(33) 19 proceso uniforme del ciclo contable también ayuda a reducir los errores, este se encuentra altamente automatizado en la actualidad. La mayoría de las transacciones se ingresan utilizando módulos específicos y el software correspondiente realiza las comprobaciones de equilibrio (Lasa, 2014). El ciclo contable es considerado como un proceso holístico de registro y procesamiento de todas las transacciones financieras de una empresa, desde el momento en que se produce la transacción, pasando por su representación en los estados financieros, hasta el cierre de las cuentas. El ciclo se repite todos los años fiscales mientras la empresa siga en actividad.. 1. Trasacciones 8. Cierre de libros. 2. Registro de entradas. 7. Estados financieros. 3. Publicación. 6. Ajustes de entradas. 4. Balance de prueba 5. Hoja de trabajo. Figura 3: Fases del proceso contable. Fuente: Manual de procesos y procedimientos para el área contable (Alvarez, 2012) Elaboración propia 1. Transacciones Las transacciones financieras son el punto de partida del ciclo contable. Las transacciones pueden incluir la venta o devolución de un producto, la compra de suministros para actividades comerciales o cualquier otra actividad financiera que implique.

(34) 20 el intercambio de los activos de la empresa, el establecimiento o el pago de una deuda, o el depósito o el pago de dinero a los dueños de la compañía (Warren & Reeve, 2014). 2. Registro de entradas Hace referencia cuando una transacción se enumera en el libro correspondiente, manteniendo el orden cronológico de las transacciones dentro de los registros. 3. Publicación Las transacciones se contabilizan en la cuenta que impacta. Estas cuentas forman parte del Libro mayor, donde puede encontrar un resumen de todas las cuentas de la empresa. 4. Balance de prueba Al final del período contable (que puede ser un mes, un trimestre o un año, según las prácticas de una empresa), se procede a calcular todos los saldos de las cuentas (Haddosk, 2009). 5. Hoja de trabajo Desafortunadamente, muchas veces el primer cálculo del saldo de prueba muestra que los libros no están en equilibrio. Si ese es el caso se deben de buscar errores y realizar correcciones comúnmente llamadas ajustes rastreable a través de una hoja de trabajo. También se realizan ajustes para contabilizar la depreciación de los activos y para ajustar los pagos únicos que deben asignarse mensualmente y también para que los gastos mensuales sean más exactos y vayan de cuerdo a los ingresos mensuales. Después de.

(35) 21 realizar y registrar los ajustes se realiza otro cálculo de tipo de prueba para asegurarse de que las cuentas estén en equilibrio (Haddosk, 2009). 6. Ajuste de entradas Al final del periodo contable de las empresas se deben de publicar as correcciones necesarias en las cuentas afectadas una vez que el saldo de prueba muestra que las cuentas se equilibrarán una vez que se realicen los ajustes necesarios. No es necesario realizar entradas de ajuste hasta que se complete el proceso de balance de prueba y se hayan identificado todas las correcciones y ajustes necesarios (Warren & Reeve, 2014). 7. Estados financieros En este paso del ciclo contable se prepara el balance y el estado de resultados usando los saldos de cuenta corregidos (Warren & Reeve, 2014). 8. Cierre de libros Las cuentas de ingresos y gastos se cierran y se ponen a cero para el siguiente ciclo contable. Esto se debe a que las cuentas de ingresos y gastos son cuentas del estado de resultados, que muestran el rendimiento durante un período específico. Las cuentas de balance no se cierran porque muestran la posición financiera de la compañía en un cierto momento (Haddosk, 2009). 1.2.6 Control de procesos contables A través de la gestión y control de procesos contable las compañías pueden garantizar que los estados financieros se obtuvieron con ayuda de procesos adecuados de alta precisión, exactitud y validez. Estos a su vez no garantizan el cumplimiento de las normativas y leyes vigentes con relación a la administración financiera en un país, pero.

(36) 22 ayuda a su complimiento. Los controles internos realizados protegen contra el abuso y el fraude a las empresas, además asegura que toda la información se reciba de manera precisa y oportuna. Para un control adecuado en el manejo interno de los procesos contables se pueden sugerir la utilización de los siguientes puntos, cada uno direccionado para la detección y prevención de los errores antes de su posible existencia (Etupiñan , 2015). 1. Separación de tareas y obligaciones: La separación de funciones implica dividir la responsabilidad en el control de la contabilidad, los depósitos, la presentación de informes y la auditoría. Para las pequeñas empresas es recomendable contar con unos pocos empleados, con solo unos pocos trabajadores, la tarea de compartir responsabilidades entre dos o más personas se vuelve menos sistemática por lo que los requerimientos de tareas críticas son revisadas por varias personas que siguen un propósito en común (Etupiñan , 2015). 2. Controles de accesos Controlar el acceso a diferentes partes de un sistema de contabilidad a través de contraseñas, bloqueos y registros de acceso electrónico puede mantener a los usuarios no autorizados fuera del sistema al tiempo que proporciona una forma de auditar el uso del sistema para identificar la fuente de errores o discrepancias (Suárez, 2013). 3. Auditorías Físicas Las auditorías físicas incluyen el recuento manual de efectivo y cualquier activo físico rastreado en el sistema de contabilidad, como inventarios, materiales y herramientas. El recuento físico puede revelar discrepancias bien ocultas en los saldos de las cuentas al pasar por alto por completo los registros electrónicos. El conteo de efectivo en los puntos de venta se puede hacer diariamente o incluso varias veces por día. Los proyectos más.

(37) 23 grandes, como el inventario de conteo manual, deben realizarse con menos frecuencia, tal vez en forma anual o trimestral (Martínez, Blanco, & Marichal, 2012). 4. Documentación La estandarización de los documentos utilizados para las transacciones financieras, como facturas, solicitudes internas de materiales, recibos de inventario e informes de gastos de viaje, puede ayudar a mantener la consistencia en el mantenimiento de registros a lo largo del tiempo. El uso de formatos de documentos estándar puede facilitar la revisión de registros pasados al buscar el origen de una discrepancia en el sistema. La falta de estandarización puede causar que los elementos sean pasados por alto o malinterpretados en dicha revisión (Suárez, 2013). 5. Balances de prueba El uso de un sistema de contabilidad de doble entrada agrega confiabilidad al garantizar que los libros estén siempre equilibrados. Aun así, aún es posible que los errores hagan que un sistema de doble entrada se salga de balance en un momento dado. El cálculo de los balances de prueba diarios o semanales puede proporcionar información periódica sobre el estado del sistema, lo que le permite descubrir e investigar las discrepancias lo antes posible (Martínez, Blanco, & Marichal, 2012). 6. Reconciliaciones Las conciliaciones contables ocasionales pueden garantizar que los saldos de su sistema de contabilidad coincidan con los saldos de las cuentas de otras entidades, incluidos bancos, proveedores y clientes de crédito. Por ejemplo, una conciliación bancaria implica comparar saldos de efectivo y registros de depósitos y recibos entre su sistema de contabilidad y estados de cuenta bancarios. Las diferencias entre estos tipos de cuentas.

(38) 24 complementarias pueden revelar errores o discrepancias en sus propias cuentas (Etupiñan , 2015). 7. Autoridad de aprobación Se recomienda que existan obligaciones hacia los gerentes durante la autorización de cierto tipo de transacciones relacionadas con acciones de responsabilidad a los registros contables demostrando que las mismas han sido vistas, analizadas y aprobadas por las autoridades correspondientes. Exigir aprobación para grandes pagos y gastos puede evitar que los empleados inescrupulosos realicen grandes transacciones fraudulentas con fondos de la compañía..

(39) 25 1.2.7 Ventajas y desventajas de los procesos contables La contabilidad financiera y sus procedimientos contables se consideran como una práctica básica que la mayoría de las pequeñas y grandes empresas realizan en diferentes niveles. Las empresas pequeñas y medianas tienen necesidades menores que una de mayor tamaño, pero de forma similar necesitan información adecuada y actualizada para la toma de sus decisiones. Sin embargo, la gestión de los procesos relacionados con la contabilidad en ocasiones puede plantear problemas y desafíos, lo que representa un gran compromiso de responsabilidad en el manejo de la información. A continuación, se exponen las principales ventajas y desventajas de los procesos contables dentro de una empresa.. VENTAJAS. DESVENTAJAS. Aumenta la eficiencia de las empresas. Dependencia de la exactitud de los registos. Aumenta la rentabilidad. Interpretación sesgada. Simplifica la toma de decisiones. Dependencia de las habilidades del contador. Permite la fluctuación de fondos. Costos de implementación. Transparencia de costos. Requerimiento de nuevos conocimientos para su manejo. Ayuda en la consecución de objetivos. Capacitación constante para nuevas actualizaciones. Predicción de resultados. No recomendable para organizaciones pequeñas. Figura 4: Ventajas y desventajas de los procesos contables. Elaboración propia.

(40) 26 1.2.8 La ecuación contable De acuerdo con FAEDIS (2015) la ecuación contable muestra que todos los activos se financian mediante préstamos de dinero o pagando con el dinero de los accionistas de la compañía. Por lo tanto, la ecuación contable puede ser descrita como: Activos = Pasivos + Patrimonio de los accionistas A través del balance general se puede obtener una visualización un poco más compleja de esta ecuación, ya que se muestran que los activos totales de una empresa son iguales al total de los pasivos y el patrimonio de los accionistas. Cualquier compra o venta por una equidad contable tiene un efecto igual en ambos lados de la ecuación, o efectos de compensación en el mismo lado de la ecuación. La ecuación contable también podría escribirse como Pasivos = Activos - Patrimonio de los accionistas y Patrimonio de los accionistas = Activos - Pasivos. Los activos son considerados como los recursos de una empresa, es decir cosas que poseen, entre los ejemplos más relevantes se pueden encontrar: efectivo, cuentas por cobrar, inventario, seguro prepagado, inversiones, terrenos, edificios, equipos y fondos de comercio. Los pasivos son obligaciones de una empresa: montos que la empresa debe. Los ejemplos de pasivos incluyen notas o préstamos por pagar, cuentas por pagar, salarios y salarios a pagar, intereses pagaderos e impuestos a la renta pagaderos. Si una empresa mantiene registros precisos, la ecuación contable siempre estará "en equilibrio", lo que significa que el lado izquierdo siempre debe coincidir con el lado derecho. El saldo se mantiene porque cada transacción comercial afecta al menos dos de las cuentas de una empresa. Por ejemplo, cuando una compañía toma prestado dinero de un banco, los activos de la compañía aumentarán y sus pasivos aumentarán en la misma.

(41) 27 cantidad. Cuando una empresa compra inventario por efectivo, un activo aumentará y un activo disminuirá. Por consecuencia de la afectación de dos o más cuentas durante cada transacción, este sistema de contabilidad también es denominado como de doble entrada, la figura a continuación describe de forma más ejemplar el concepto central de la denominada ecuación contable. ACTIVO BALANCE GENERAL ECUACIÓN CONTABLE. ACTIVO = PASIVOS + PATRIMONIO. PASIVOS. PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS. UTILIDAD. ESTADO DE RESULTADOS. PÉRDIDA. INGRESOS – COSTOS = UTILIDAD. Figura 5: Ecuación contable. Elaboración propia. Los estados financieros para las compañías generalmente incluyen el estado de situación financiera o también conocido como balance general, el estado de resultado, el estado de cambios en la situación financiera y el estudio de variación en el capital contable. Los estados financieros a menudo son auditados por agencias de recaudación del gobierno, contadores profesionales y con licencia, firmas auditoras, etc. para garantizar la precisión y para propósitos de impuestos, financiamiento o inversión. 1.2.9 Balance general El balance proporciona una descripción general de los activos, los pasivos y el capital contable como una instantánea en el tiempo. La fecha en la parte superior del balance el periodo de toma de datos para su elaboración, que generalmente es el final del año fiscal. La ecuación del balance es el activo igual al pasivo más el capital contable,.

(42) 28 porque los activos se pagan con pasivos, como deuda o capital contable, tales como utilidades retenidas y capital pagado adicional. Los activos se enumeran en el balance en orden de liquidez. Los pasivos se enumeran en el orden en que se pagarán. Se espera que los pasivos a corto plazo o actuales se paguen durante el año, mientras que los pasivos a largo plazo o no corrientes son deudas que se esperan pagar después de un año (Gonzáles , 2003). Un Balance es una declaración de la posición financiera de una empresa que establece los activos, pasivos y capital de los propietarios en un momento determinado. En otras palabras, el balance ilustra el valor neto de su negocio. Las empresas incorporadas están obligadas a incluir balances, estados de resultados y estados de flujo de efectivo en los informes financieros a los accionistas y las autoridades tributarias y reguladoras. La preparación de balances es opcional para propietarios únicos y sociedades, pero es útil para monitorear la salud de la empresa. Activos: Se considera como activos a los recursos de una empresa que poseen algún valor económico, que son adquiridos con el objetivo de brindar algún beneficio en el futuro. Los activos se informan en el balance general de una empresa y se compran o crean para aumentar el valor de una empresa o beneficiar a las operaciones de esta. Un activo puede considerarse como algo que en el futuro puede generar flujo de caja, reducir gastos, mejorar las ventas, independientemente de si se trata de un equipo de fabricación de una empresa o una patente sobre una tecnología en particular (Wadnipar & Cruz, 2008). La figura a continuación expone la principal división de los activos dentro de las cuentas que una empresa puede llegar a tener:.

(43) 29. EEFCTIVO INVERSIONES TEMPORALES CIRCULANTE. INVENTARIOS. PAGOS ANTICIPADOS. CLIENTES. ACCIONES INVERSIONES A LARGO PLAZO. ACTIVOS. OTRAS. NO CIRCULANTE TERRENOS. EDIFICIOS. FIJO. MOBILIARIO. COMPUTADORAS. EQUIPOS DE TRANSPORTE. INTABGIBLE. GASTOS DE INSTALACIONES. PATENTES. Figura 6: Detalle de activos Fuente: Scala Higher Education, (INITELABS, 2012) Elaboración propia.

(44) 30 Pasivos: Un pasivo es la deuda u obligaciones financieras de una compañía que surgen durante el curso de sus operaciones comerciales. Los pasivos se liquidan a lo largo del tiempo mediante la transferencia de beneficios económicos, incluidos dinero, bienes o servicios. Registrado en el lado derecho del balance, los pasivos incluyen préstamos, cuentas por pagar, hipotecas, ingresos diferidos y gastos acumulados. Se considera a los pasivos como un aspecto vital dentro de una compañía, porque son los parámetros que hacen posible el crecimiento y expansión de las mismas, además pueden ejercer eficiencia en las transacciones de empresas, la figura a continuación muestra los pasivos mas recurrentes dentro de las operaciones financieras (Moreno, 2014).. PROVEEDORES. ACREEDORES A CORTO PLAZO IMPUESTOS POR PAGAR PRÉSTAMOS BANCARIOS A CORTO PLAZO. PASIVOS. OBLIGACIONES POR PAGAR. A LARGO PLAZO. PRÉSTAMOS BANCARIOS A LARGO PLAZO. Figura 7: Pasivos Fuente: Scala Higher Education, (INITELABS, 2012) Elaboración propia.

(45) 31 Capital contable: Este término se refiere a aquellos recursos con que una empresa cuenta, pero estos provienen de los aportes de los socios o propietarios de las compañías, o aquellas personas que se han venido agregando al pasar del tiempo. El capital contable no es más que el patrimonio es decir la diferencia entre los activos menos los pasivos, la figura a continuación ejemplariza las cuentas relacionadas con la gestión del capital contable (Moreno, 2014). CAPITAL SOCIAL. CAPITAL CONTRIBUIDO. APORTACIONES FUTURAS. PRIMA EN VENTA DE ACCIONES. CAPITAL CONTABLE. DONACIONES. UTILIDADES RETENIDAS. CAPITAL GANADO. UTILIDADES DEL EJERCICIO. PÉRDIDAS ACUMULADAS. PÉRDIDAS DEL EJERCICIO. Figura 8: Capital Contable Fuente: Elaboración propia. Un balance actualizado y preciso es esencial para el propietario de una empresa que está buscando financiamiento adicional de deuda o capital o desea vender el negocio y necesita determinar cuánto vale. La figura expuesta a continuación representa un ejemplo del formato sugerido para el manejo del Balance General dentro de una empresa:.

(46) 32 xxxxxxxxxxxxxxxxx BALANCE GENERAL DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE ACTIVOS ACTIVOS CORRIENTES. PASIVO PASIVO LARGO PLAZO xxxxxx. CAJA MATERIALES Y SUMINISTROS TOTAL ACTIVOS CORRIENTES ACTIVOS FIJOS TERRENO CONSTRUCCIÓN. xxxxxx xxxxxxxxx. xxxxxxxx. TOTAL ACTIVO FIJO. xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx. TOTAL DE ACTIVOS. xxxxxxxx. VEHÍCULO MAQUINARIAS MUEBLES Y ENSERES EQ. DE COMPUTACIÓN. xxxxxxx. TOTAL PASIVO A LARGO PLAZO. PATRIMONIO CAPITAL SOCIAL UTILIDAD DEL EJERCICIO. xxxxxxxxx xxxxxx. TOTAL PATRIMONIO. xxxxxxx. TOTAL PASIVO + PATRIMONIO. xxxxxxx. Figura 9: Ejemplo de formato de un Balance General Elaboración propia. 1.2.10 Estado de resultado El estado de resultados presenta los resultados financieros de las acciones y transacciones de una compañía durante un período de tiempo determinado. La declaración cuantifica la cantidad de ingresos generados y los gastos incurridos, así como cualquier ganancia o pérdida neta resultante. El estado de resultados es una parte esencial de los estados financieros que publica una organización, porque representan de forma generalizada las ganancias brutas y netas del año fiscal. El estado de resultados puede presentarse en una sola página, o puede combinarse con otra información integral de ingresos. En este último caso, el formato del informe se llama un estado de ingresos comprensivos. Durante la elaboración de un estado de resultado no se requieren plantillas específicas, lo que lo hace adaptable a los requerimientos y necesidades de las diferentes compañías, aunque por lo general se debe contar con información sobre: ingresos, gastos en impuestos, ganancias, ventas, etc..

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