Propuesta de Procedimientos de Control Interno del Proceso de Facturación en la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo

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(1)Facultad de Ciencias Económicas Departamento de Contabilidad y Finanzas Carrera de Contabilidad y Finanzas. Trabajo de Diploma Título: Propuesta de Procedimientos de Control Interno del Proceso de Facturación en la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo.. Autor: Yenayxi Aguila Durán Tutor: Ing. Maritza Yera Cano. Junio 2010 “Año 52 de la Revolución”.

(2) PENSAMIENTO.

(3) “Debemos trabajar por nuestro perfeccionamiento interno como una obsesión, casi con una impulsión constante cada día, analizar honestamente lo que hemos hecho, corregir nuestros errores, y volver a empezar…” Ernesto Che Guevara.

(4) DEDICATORIA.

(5) A mis padres, que sin su ayuda y dedicación, no hubiera podido tener los logros que he obtenido en el transcurso de mis estudios. A mi hermana por quererla demasiado y por su ayuda incondicional en todo momento, a pesar de la distancia. A mi hijo Jonathan Manuel, por ser lo mas importante en mi vida y para que sepa que estudiar no es solo par saber una cosa más, sino para saberla mejor. A mi esposo Héctor por su comprensión y apoyo en cada paso que doy. A mi querida familia que en todo momento ha sabido estar a mi lado con su inquebrantable fe..

(6) AGRADECIMIENTO.

(7) A Javier, por haberme propuesto la realización de este trabajo. A mis padres, por su apoyo y consideración. A mi tutora Maritza Yera Cano, por haber dedicado parte de su valioso tiempo a hacer posible el desarrollo y terminación de esta investigación. A todos aquellos que de una forma u otra han contribuido a la realización de ésta tesis..

(8) RESUMEN.

(9) Resumen La realización de este trabajo de diploma se llevó a cabo en la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo, donde el objetivo fundamental se centró. en elaborar. una Propuesta de Procedimientos de Control Interno para el proceso de facturación, que traerá como resultado la prevención y detección de operaciones fraudulentas, uso del mismo con fines distintos a los previstos y posibilitaría la vigencia de este proceso en dicha entidad. Para el éxito de este objetivo fue necesaria la recopilación de datos de interés que intervienen en la problemática tratada, mediante bibliografías que estuvieran a la disposición o alcance, acompañado de métodos y estilos estudiados hasta el momento. Para poder realizar una valoración totalizadora del estado y funcionamiento de. la. entidad antes. mencionada,. se. tuvo. que. realizar. entrevistas. y. cuestionarios a trabajadores de la entidad, del sector y a conocedores del tema, lo que ayudó en gran medida a determinar las necesidades existentes en esta entidad. Como resultado del trabajo se dejó elaborada la Propuesta de Procedimientos de Control Interno sobre el proceso de facturación, los cuales constituyen la base para la futura y necesaria fiscalización de este proceso y contribuirá a la correcta administración de los riesgos asociados al mismo, de igual forma se diseña un plan de acción que contempla las medidas encaminadas a contrarrestar las violaciones detectadas en las normas de cada uno de los cinco componentes del Control Interno..

(10) ÍNDICE.

(11) Índice Contenidos Páginas Introducción……………………………………………………………………….. 1 Capítulo 1: Fundamentos Teórico de Control Interno y Facturación. 5 1.1. Control Interno………………………………………………………. 5 1.2. Componentes del Control Interno…………………………………. 13 1.3. Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar………………………… 23 1.3.1. Principio de Control Interno Inherente a las Operaciones de Cobros y Pagos………………………………………………………………… 26 1.4. Documento que genera Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Factura………………………………………………………………… 28 1.5. Facturación…………………………………………………………… 29 Capítulo 2: Caracterización y diagnóstico de las dificultades que presenta el proceso de facturación en la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo............................................................................................ 2.1. Surgimiento y caracterización de la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo……………………………………………………………………… 2.1.1. Inserción de la aplicación del pago por Facturación en la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo………………………………………….. 2.2. Diagnóstico del Proceso de Facturación…………………………. 2.2.1. Análisis del Sistema de Control Interno para el Proceso de Facturación……………………………………………………………………. Capítulo 3: Propuesta de Procedimientos de Control Interno para el Proceso de Facturación en la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo..………………………………………………………………………. 3.1. Propuesta de Procedimientos para el Proceso de Facturación……………………………………………………………………….. 3.2. Medidas encaminadas a perfeccionar el sistema de Control para el Proceso de Facturación en la CCS Fortalecida……………………………. 32 32 42 47 51. 55 55. 66. Conclusiones………………………………………………………………….... 72. Recomendaciones……………………………………………………………. 73. Bibliografía……………………………………………………………………. 74. Anexos.

(12) INTRODUCCIÓN.

(13) Introducción A pesar de limitaciones de insumos y difíciles condiciones climáticas y de sequía, las Cooperativas de Créditos y Servicios Fortalecidas (CCSF) han sido la fuente principal de producción y comercialización de alimentos a la población y a la par, han crecido sus ventas de cosechas y rebaños al Estado. Sin embargo, en los años anteriores al 2006 los impagos se fueron haciendo históricos, sobre todo por parte de la empresa de Acopio y en la ganadería vacuna. Con vista a la eliminación de esta cadena de impagos se comienza a aplicar a partir del año 2006, el pago mediante factura, previamente conciliadas entre la forma cooperativa y la empresa acopiadora. En este sistema de pago por facturas fueron abarcadas de inicio las ventas a acopio y posteriormente se ha extendido a otras producciones tales como la porcina, el ganado mayor y menor, semillas varias, frutas selectas, así como la comercialización de leche y queso. Esta aplicación ha sido estimulada mediante préstamos bancarios con tasas de interés bonificadas por importes elevados que sean justificados por los niveles de comercialización y el respaldo material así lo aconseje, también ha sido estimulada con. la concesión de sobregiros temporales de cuenta corriente y. continua modificación de sus procedimientos. Además, el uso del pago mediante factura, ha propiciado el crecimiento de la comercialización y distribución de alimentos a la población, la reducción del término de pago, el control de las deudas de los agricultores individuales y la obtención de ingresos por parte de las instituciones financieras intermediarias. Siendo las CCS Fortalecidas, formas productivas pertenecientes al Sector Cooperativo de nuestro país, no se encuentran exentas, según lo estipula la Resolución 297 del 2003, de:  La aplicación de un sistema de Control Interno que establezca, a partir del estudio de sus características, sus acciones y medidas de control interno para ser cumplidas por todas las personas involucradas y responsabilizadas con su funcionamiento. Dicho Sistema de Control Interno abarca cinco componentes que actúan de manera interrelacionada y que son: Ambiente. 1.

(14) Introducción de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control, Información y Comunicación y Supervisión o Monitoreo.  Confeccionar los Manuales de Procedimientos, teniendo en cuenta los criterios establecidos en las Normas Generales de Control Interno. A pesar de lo anterior, en la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo, la tramitación del proceso de Facturación no fue sustentado sobre las bases del Control Interno previstas en la ya existente Resolución 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios, partiendo que, al comenzar la aplicación de este proceso debía contar con Procedimientos de Control Interno para la gestión, desarrollo y supervisión de esta actividad que contribuyeran enfrentar los riesgos que le son inherentes a dicho proceso, y se ha podido comprobar que esta entidad no cuenta con ello. Planteamiento del Problema: En síntesis, según lo anteriormente expuesto, la situación problémica consiste, en que la tramitación del Proceso de Facturación en la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo, no cuenta con los Procedimientos de Control Interno dirigidos a la administración de los riesgos que le son inherentes. De esto se deriva que el problema científico radica en la siguiente interrogante ¿Cómo administrar los riesgos asociados al proceso de facturación en la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo, a través del diseño de los Procedimientos de Control Interno? El objeto de investigación lo compone la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo y el proceso de facturación es el campo de acción. A partir de las consideraciones anteriores el objetivo general de la investigación es: Diseñar los Procedimientos de Control Interno para el proceso de facturación en la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo. Para alcanzar este objetivo general se plantean los siguientes objetivos específicos:  Elaborar el Marco Teórico Referencial de la investigación.  Caracterizar el funcionamiento de la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo.. 2.

(15) Introducción  Describir la inserción de la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo en el pago por factura.  Identificar los riesgos inherentes al pago por factura en dicha entidad.  Proponer los Procedimientos de Control Interno para el proceso de facturación en la entidad objeto de investigación. Para el cumplimiento de los objetivos específicos planteados se formulan las siguientes preguntas de investigación:  ¿Qué se aborda actualmente sobre el control interno?  ¿Cómo es el funcionamiento de la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo?  ¿Resulta beneficiosa la aplicación del Pago por Factura en la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo?  ¿Cuáles son los riesgos asociados a la aplicación de este sistema en dicha entidad?  ¿Se ejecutan acciones para controlar dichos riesgos? Justificación de la investigación y su viabilidad: Conveniencia: La aplicación de los Procedimientos de Control Interno diseñado para el proceso de facturación en la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo resultaría de gran importancia, tanto para la Empresa a la que se subordina como para otros organismos ya que favorecerá la prevención y detección de operaciones fraudulentas, uso del mismo con fines distintos a los previstos y posibilitaría la vigencia de este proceso en dicha entidad. Relevancia teórica: La investigación aborda temas relacionados con el pago por facturación y el control interno asociado a este, por lo que la misma puede ser utilizada como referencia bibliográfica para estudios posteriores relacionados con el tema.. 3.

(16) Introducción Relevancia social: Al mantener de forma adecuada el pago por facturas se favorece su vigencia y con ello los beneficios para la sociedad en lo referente a mejoras en el programa alimentario y la reducción de importaciones. Relevancia práctico: Al concluir esta investigación la Empresa Agropecuaria Osvaldo Herrera de Ranchuelo, que es la entidad a la que se subordina la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo y ésta propia entidad , podrá contar con un sistema de control para el pago por factura, que al poner en práctica será utilizado como guía en el desempeño de su actividad económica para eliminar todos los errores que actualmente pueden existir. El tipo de investigación que se implica es “Exploratorio y Descriptivo” ya que es un estudio de un problema de investigación poco estudiado y donde se describe la problemática presentada en el proceso de facturación en la CCS Fortalecida por la carencia de un manual de procedimientos para el control interno que permita la comprensión y por tanto el mejoramiento del mismo. La hipótesis que deviene del problema anteriormente expuesto es el siguiente: Si se diseña los Procedimientos de Control Interno para el proceso de facturación en la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo se contribuirá a la correcta administración de los riesgos asociados al mismo, favoreciendo la vigencia de dicho proceso en esta entidad. La variable independiente es: riesgos asociados al proceso de facturación. La variable dependiente es: Procedimientos de Control Interno.. 4.

(17) CAPÍTULO 1.

(18) Marco Teórico Referencial Capítulo 1: Fundamentos Teóricos de Control Interno y Facturación.. Introducción La auditoría constituye un elemento básico en el fortalecimiento del Sistema de Control Interno, es por ello que se hace indispensable la realización de auditorias, a fin de examinar y evaluar el comportamiento de dicho sistema, permitiendo de esta forma el control sobre la actividad administrativa de la Empresa así como de sus resultados. En tal caso, lo anteriormente expuesto indica la estrecha relación que existe entre la auditoría y el control interno, constituyendo este último la principal base de datos para cuando comience la fase exploratoria de la auditoría. Con la implementación de un adecuado sistema de control interno se crean las bases para la detección de deficiencias y puntos débiles en una empresa, y su tratamiento a tiempo conduce a evitar posibles desviaciones; generándose un mejor control sobre los recursos, lo que permite que la Empresa haga un uso racional de los mismos, práctica que eleva la eficiencia del sistema y de esta forma es que la Organización alcanza un mejor desempeño en su de gestión en sentido general. 1.1.. Control Interno.. Definición: Existen numerosas definiciones dadas por diferentes autores acerca del Control Interno. Walter B. Meings1 plantea que el Control Interno tiene como objetivo promover la operación eficiente de la organización, contando con medidas empleadas por una organización para: Proteger los activos contra el desperdicio, el fraude y el uso ineficiente Promover la exactitud y la confiabilidad en los registros contables.. 1. Meings Walter, B. Principios de Auditoria. Tomo l. p 163. 5.

(19) Marco Teórico Referencial Orientar y medir el cumplimiento de las políticas de la Empresa o Entidad. Evaluar la eficiencia de las operaciones. Antonio Miranda plantea que el mismo debe tener tres objetivos fundamentales: Explicar el significado e importancia del Control Interno Describir medidas para crear y mantener el Control Interno. Como se puede revisar el funcionamiento del control Interno. El Control Interno “consiste en todas las medidas empleadas con la finalidad de proteger sus recursos contra pérdida, fraude o ineficiencia, favorecer a la exactitud y confiabilidad de los informes contables, económicos y operativos, apoyar y medir el cumplimiento de los planes de la Empresa y juzgar la eficiencia de operación en todas las dependencias de la Empresa auditada”2, por lo que enfatiza que el Control Interno es mucho más que un instrumento dedicado a la prevención de fraudes o el descubrimiento de errores en el proceso contable, y constituye una ayuda indispensable para una eficiente administración. A. Holmes3 plantea que es una función de la gerencia que tiene como objeto salvaguardar, y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización. Redondo4 en concepto de Control Interno asegura que: “se debe hacer un estudio y una evaluación adecuada de Control Interno existente, como base para determinar la amplitud de las pruebas a las cuales se limitarán los procesos de Auditorias”. De forma general y después de haber analizado los conceptos anteriores se puede decir que el Control Interno es el conjunto de medidas que adopta la organización con el fin de proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente, asegurar la veracidad de los datos de contabilidad, de las 2. Miranda, A Auditoria de las Empresa Socialista. Tomo l. p 244 Holmes, A Auditorias. Principios y Procedimientos. p 13 4 Redondo, A. (1993). Curso Práctico de Contabilidad General. p 267 3. 6.

(20) Marco Teórico Referencial operaciones financieras y el cumplimiento de las políticas y normativas económicas de la entidad, así como evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad. Importancia: El Sistema de Control Interno es creado en la empresa de la misma en óptimas condiciones y evitar afectaciones a sus medios materiales, equipos y demás activos. En este sistema es necesaria la amplia participación de los trabajadores en la evaluación de los riesgos existentes en las empresas y de las diferentes medidas a aplicar para evitar su ocurrencia. También puede reforzar la confianza de que la entidad cumple con las leyes y normas aplicables, evitando efectos perjudiciales para su reputación y otras consecuencias. El Control Interno está directamente relacionado con la contabilidad pues los directivos necesitan estar seguros de que la información contable que reciben sea exacta, confiable y oportuna.5 Objetivos del Control Interno El Control Interno tiene como objetivo la finalidad de establecer el control de la actividad económica en las entidades o empresas estatales cubanas, las medidas de control mínimas que deben aplicarse para evitar violaciones de las regulaciones contables y financieras vigentes, e impedir la sustracción de recursos y su deterioro, así como coadyuvar a alcanzar la eficacia y la eficiencia de las operaciones, garantizar la fiabilidad de la información financiera. Otro de los objetivos más trascendentales que tiene hoy día el Control Interno, es ir familiarizando a los dirigentes y trabajadores de las entidades con la concepción más amplia del Control Interno, que se extiende en su abordaje a los controles contables y administrativos, diseñado a través de cinco componentes básicos, que a su vez tienen normas bien definidas para poder establecerlos y evaluarlos. 6. 5 6. Resolución No 252/2007. Capitulo. XIII. Pág. 334. ANEC-MFP-MAC. Guía No 1 Comprobación Nacional de Control Interno. pág 7. 7.

(21) Marco Teórico Referencial Tipos de Control Interno Los controles internos se dividen en: Controles Administrativos: Son procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos. Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Controles Contables: Consiste en los métodos, procedimientos y plan de organización que se refieren sobre todo a la protección de los activos y asegurar que las cuentas y los informes financieros sean confiables. Son las medidas que se relacionan directamente de los recursos, tanto materiales, como financieros, autorizan las operaciones y aseguran la exactitud de los registros y la confiabilidad de la información contable7. Características del Control Interno El Control Interno puede contribuir a que una entidad logre sus objetivos, facilite el proceso de prevención, pérdidas de recursos así como obtención de la información de una forma mas oportuna y eficaz. Por consiguiente puede reforzar la confianza de que la entidad cumple con las leyes y normas aplicables, evitando de esta forma efectos perjudiciales para su reputación y otras consecuencias. En resumen, puede ayudar a que una empresa llegue a cumplir sus metas y objetivos previstos y evite riesgos que puedan afectar de forma significativa el desempeño de la organización. Algunas de sus características fundamentales son:  Es un proceso, es decir, un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo.  Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos.  En cada área de la organización, la persona encargada de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con 7. Cook y Winkle. Auditoría. Tomo I. pág. 208. 8.

(22) Marco Teórico Referencial los niveles de autoridad establecidos en su cumplimiento participan todos los. trabajadores. de. la. entidad. independientemente. de. categoría. ocupacional que tengan.  Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u operaciones en la empresa.  Aporta un grado de seguridad razonable, aunque no total, en relación con el logro de los objetivos fijados.  Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad de los colectivos8. Obligatoriedad del Sistema de Control Interno. Los Sistemas de Control Interno de cada entidad, a partir del estudio de sus características, debe establecer sus acciones y medidas de control interno y deben cumplirse por todas las personas involucradas y responsabilizadas con su funcionamiento. Es de aplicación para todo el Sistema Empresarial del país, las unidades presupuestadas, el Sistema Bancario Nacional y el Sector Cooperativo, en lo adelante entidades. Los manuales de procedimientos deben confeccionarse teniendo en cuenta los criterios establecidos en las Normas Generales de Control Interno.9 Limitaciones del Control Interno  El concepto seguridad razonable está relacionado con el reconocimiento explícito de la existencia de limitaciones inherentes del Control Interno.  En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como resultado de interpretaciones erróneas de instrucciones, errores de juicio,. 8. Resolución 297/2003. Anexo No 1. Definiciones del Control Interno. Contenido de los Componentes y sus Normas. 9 Ibd. 8.. 9.

(23) Marco Teórico Referencial descuido, distracción y fatiga.  Las actividades de control dependientes de la separación de funciones, pueden ser burladas por colusión entre empleados, es decir, ponerse de acuerdo para dañar a terceros. . La extensión de los controles adoptados en una organización también está limitada por consideraciones de costo, por lo tanto, no es factible establecer controles que proporcionan protección absoluta del fraude y del desperdicio, sino establecer los controles que garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los costos10.. Principios del Control Interno. Para establecer un eficaz Sistema de Control Interno previamente ha de tomarse en cuenta la organización de la entidad sobre la base de determinados principios, entre los cuales son fundamentales los siguientes:  Adecuada división del trabajo que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros contables, o sea que en ningún caso una sola persona tenga el control íntegro de una operación. Esto posibilita además que la tarea ejecutada por un trabajador lleve implícita la comprobación de la realizada por otro con anterioridad.  Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas así como la elaboración y aprobación de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo, partiendo de la concepción de que las normas y procedimientos estructurados sobre la base de una adecuada organización, prevean las funciones de cada área, o sea, que hay que hacer, así como las 10. Resolución 297/2003. Anexo No 1. Definiciones del Control Interno. Contenido de los Componentes y sus Normas.. 10.

(24) Marco Teórico Referencial consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de la mismas. La anotación oportuna de todas las operaciones contables debe garantizar que todo recurso o servicio recibido o entregado, sea registrado y a la vez sirva de evidencia documental que precise quien lo ejecutó, aprobó, registró y verificó.  Supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o análisis en forma sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas anotaciones, con el fin de observar que las operaciones registradse corresponden con el contenidote cada cuenta.  Resulta conveniente, además, aplicar, hasta donde las condiciones concretas de cada entidad lo permitan, la práctica de rotar a los trabajadores en sus distintos puestos de trabajo teniendo en cuenta sus conocimientos y nivel ocupacional, lo que limita los riesgos de la comisión de fraudes viabilizando sus descubrimientos en casos de producirse estos y tienen además, la ventaja de aumentar la eficiencia del trabajo al conseguir un entrenamiento más integral. Funciones y Responsabilidades Todos los miembros de una organización tienen alguna responsabilidad en materia de control interno. Sin embargo, la responsabilidad del sistema de control interno recae en la dirección y en primer lugar, en el presidente o director general. Los responsables de las áreas de finanzas y contabilidad son personas claves en cuanto a la forma en que la dirección ejerce el control, si bien todo el personal directivo tiene un papel importante en la medida que cada uno es responsable del control de las actividades de su unidad. Así mismo, los auditores internos contribuyen a la eficacia continuada del sistema de control interno, si bien no son los principales responsables en su establecimiento o mantenimiento. El consejo de administración y su comité de auditoría supervisa el sistema de control interno. Algunos terceros, como los auditores externos, contribuyen a menudo a la consecución de los objetivos de la entidad y proporcionan información útil. 11.

(25) Marco Teórico Referencial para ejercitar el control interno. No obstante, no son responsables de la eficacia del sistema de control interno de la entidad, ni forman parte de él. El sistema de control interno se realiza por diferentes personas, cada una. con responsabilidades importantes. El consejo de administración. (directamente o a través de sus comités), la dirección, los auditores internos y demás miembros del personal contribuyen de forma importante a la eficacia del sistema de control interno. Determinados terceros, tales como, los auditores externos y los organismos de control, están a veces relacionados con el control interno y las que sin serlo, pueden, por sus actuaciones, afectar al sistema o ayudar a alcanzar los objetivos de la organización. Las personas pertenecientes a una organización forman parte del sistema de control interno. Contribuye cada uno a su manera, a un control interno efectivo, es decir a proporcionar un grado razonable de seguridad de que se alcance los objetivos específicos de la entidad. Los terceros también pueden ayudar a que la entidad consiga sus objetivos realizando acciones que proporcionen información útil para el control interno, o contribuyan de forma independiente. al cumplimiento de sus objetivos. No. obstante, el mero hecho de contribuir, directa o indirectamente, alcanzar los objetivos de la entidad no implican la pertenencia de su sistema de control interno.11 Medidas para lograr un buen Control Interno. El Sistema de Control Interno de cada empresa esta diseñado para satisfacer las necesidades específicas de sus objetivos de organización, operación y dirección, pero existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas, entre los cuales se encuentran los siguientes. Establecer líneas claras de responsabilidad. Establecer procedimientos de control para procesar cada tipo de transacción. Subdivisión de funciones. 11. Coopers & Librand. Los nuevos conceptos del Control Interno. Informe Coso. 12.

(26) Marco Teórico Referencial Realizar auditorías o comprobaciones internas. Diseño adecuado de documentos y registros. Las computadoras y el Control Interno. El costo del control.12 Necesidad de perfeccionar el Sistema de Control Interno en las entidades. La falta de revisiones y controles establecidos así como la existencia de violaciones de la legislación vigente respecto a los Sistemas de Control Interno, da pie a que se produzcan debilidades en los mismos facilitando posibles hechos de corrupción e ilegalidades que afectan de forma directa la economía y el prestigio de las Empresas. Si se diseña el Sistema de Control Interno solo en papeles para cumplir orientaciones y exigencias gubernamentales, pero no se utiliza en la práctica o lo diseña e implementa pero no se supervisa su efectividad en el tiempo, el sistema puede tener un efecto bumerán y convertirse en un instrumento que fomente o genere nuevos riesgos que propicien la ocurrencia de indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de corrupción. Es por ello que existe la necesidad de perfeccionar aquellos sistemas de Control Interno que presenten las debilidades antes mencionadas en función de lograr un eficiente control de sus recursos y de esta forma contribuir al desarrollo de nuestra economía. 1.2. Componentes del Control Interno. El Sistema de Control Interno se diseña a través de cinco componentes básicos, que a su vez tienen normas bien definidas para poder efectuarlos y evaluarlos: Ambiente de Control: Puede considerarse como la base de los demás componentes del Control Interno. Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y refleja la actitud asumida por la alta dirección en relación con la 12. http://Gestiopolis. com/canales/finanas/artículos/controlinterno/htm.. 13.

(27) Marco Teórico Referencial importancia del Control Interno y su incidencia sobre las actividades de la entidad y resultados, también fija el tono de la organización al influir en la conciencia del personal. La dirección de la entidad y el auditor interno, si lo hubiere, pueden crear un ambiente de control adecuado si:  Existe una estructura organizativa efectiva.  Se aplican sanas políticas de administración.  Cumplimiento de leyes y políticas que serán asimiladas de mejor forma si el personal la tiene a la vista por escrito. El Ambiente de Control se basa en fundamentos claves, tales como:  La filosofía y estilo de dirección.  La estructura, el plan de organización, los reglamentos y los manuales de procedimientos.  La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.  Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.  El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.  En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de Unidades de Auditoría Interna con suficiente grado de independencia y calificación profesional. Las Normas para el Ambiente de Control son:  Integridad y valores éticos.  Competencia profesional  Atmósfera de confianza mutua.. 14.

(28) Marco Teórico Referencial  Organigrama.  Asignación de autoridad y responsabilidad  Políticas y prácticas en personal.  Comité de Control. Evaluación de Riesgos: El Control Interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las entidades. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema, adquiriendo un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes como manera de identificar los puntos débiles enfocando los riesgos tanto internos o externos de la entidad como de la actividad. Toda entidad debe crear sus propias herramientas para la evaluación del riesgo, este componente debe convertirse en parte natural del proceso de planificación estratégica, donde se asuma dicha evaluación como una necesidad indispensable y un instrumental clave para poder desarrollar los objetivos del Control Interno, se debe realizar a través de un proceso continuo y básico para la organización, una constante revisión, actualización y mejora del Control Interno, sobre la base de un sistema especifico de detección y valoración de riesgo con las características propias de la entidad. Una vez identificados los riesgos, su análisis incluirá:  Una estimación de su importancia y trascendencia.  Una evaluación de la probabilidad y frecuencia.  Una definición del modo en que habrán de manejarse.  Cambios en el entorno.  Redefinición de la política institucional.  Reorganizaciones o reestructuraciones internas.  Ingreso de empleados nuevos o rotación de los existentes.  Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.. 15.

(29) Marco Teórico Referencial  Aceleración del crecimiento.  Nuevos productos, actividades o funciones. Existen Normas que permiten lograr una correcta evaluación de riesgo, las cuales son:  Identificación del riesgo: Se identifican los riesgos relevantes que enfrentan una entidad en el logro de sus objetivos, ya sean de origen interno como externos. Es un proceso iterativo, y generalmente integrado a la estrategia y planificación, es conveniente partir de cero y no basarse en el esquema de riesgos identificados en estudios anteriores. Su desarrollo debe comprender la realización de un análisis del riesgo, que incluya la especificación de los dominios o puntos clave del organismo, la identificación de los objetivos generales y particulares y las amenazas y riesgos que se pueden afrontar.  Estimación del riesgo: Se estima la frecuencia con que se presentarán los riesgos identificados, así como cuantificar la probable pérdida que ellos pueden ocasionar.  Determinación de los objetivos de control: Luego de identificar, estimar y cuantificar los riesgos, la máxima dirección y los responsables de otras áreas deben determinar los objetivos específicos de control y, en relación con ellos, establecer los procedimientos de control más convenientes.  Detección del cambio: Toda entidad debe disponer de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y externo, que puedan conspirar contra la posibilidad de alcanzar sus objetivos en las condiciones deseadas. Esta norma es fundamental en el proceso de Evaluación del Riesgo ya que, un sistema de control puede dejar de ser efectivo al cambiar las condiciones en las cuales opera.13 13. Resolución 297/2003. Anexo No 1. Definiciones del Control Interno. Contenido de los Componentes y sus Normas.. 16.

(30) Marco Teórico Referencial Actividades de Control: Son Procedimientos que ayudan a asegurarse que las políticas de la dirección se lleven a cabo, y deben estar relacionadas con los riesgos que ha determinado y asume la dirección. Se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos. En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información financiera, estas al cumplimiento normativo y así sucesivamente. A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:  Preventivo y correctivos.  Manuales automatizados o informáticos.  Gerenciales o directivos. En todos los niveles de la entidad. existen responsabilidades de control y es. preciso que los agentes conozcan. individualmente cuáles son las que les. competen, para ello se les debe explicar claramente tales funciones .Las cuestiones que se exponen a continuación muestra la amplitud abarcadora de las actividades de control, viéndolas en su sentido más general, aunque no constituyen la totalidad de ellas.  Análisis efectuados por la dirección  Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades.  Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos,. recálculos,. análisis de consistencia, prenumeraciones.  Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.  Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.  Segregación de funciones.. 17.

(31) Marco Teórico Referencial  Aplicación de indicadores de rendimiento. Considero que en este componente debe incluirse todas las normativas vigentes en el país referida a los Subsistemas de Control Interno. A continuación mostramos un conjunto de actividades mínimas a incluir en un Manual de procedimientos de Control Interno a elaborar en las entidades, respetando la regla. general. de. que. debe. tenerse. en. cuenta. las características. específicas de la entidad. Las Normas de Actividades de Control son:  Separación de tareas y responsabilidades: El propósito de esta norma es procurar un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad dentro de la estructura organizativa. Las tareas y responsabilidades, esenciales, relativas al tratamiento, autorización, registro y revisión de las transacciones y hechos, deben ser asignados a personas diferentes.  Coordinación entre áreas: Cada área o subárea de la entidad debe operar coordinada e interrelacionadamente con las restantes áreas o subáreas. En una entidad, las decisiones y acciones de cada una de las áreas que la integran, requieren coordinación. Para que el resultado sea efectivo, no es suficiente que las unidades que lo componen alcancen sus propios objetivos; sino que deben trabajar mancomunadamente para que se alcancen, en primer lugar, los de la entidad. La coordinación mejora la integración, la consistencia y la responsabilidad y limita la autonomía. En ocasiones una unidad debe sacrificar en alguna medida su eficacia para contribuir a la de la entidad como un todo.  Documentación: La estructura de control interno y todas las transacciones y hechos significativos, deben estar claramente documentados, y la documentación debe estar disponible para su verificación. Toda entidad debe contar con la documentación referente a su Sistema de Control Interno y a las cuestiones pertinentes de las transacciones y hechos significativos.  Niveles definidos de autorización: Los actos y transacciones relevantes sólo pueden ser autorizados y ejecutados por dirigentes, funcionarios y 18.

(32) Marco Teórico Referencial demás trabajadores que actúen dentro del ámbito de sus competencias. La autorización es la forma idónea de asegurar que sólo se realizan actos y transacciones que cuentan con la conformidad de la dirección. Esta conformidad supone su ajuste a la misión, la estrategia, los planes, programas y presupuestos. La autorización debe documentarse y comunicarse explícitamente a las personas o sectores autorizados. Estos deberán ejecutar las tareas que se les han asignado, de acuerdo con las directrices, y dentro del ámbito de competencia establecido por las normas.  Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos: Las transacciones o hechos deben registrarse, en el momento de su materialización o lo más inmediato posible, para garantizar su relevancia y utilidad. Esto es válido para todo el proceso o ciclo de la transacción o hecho, desde su inicio hasta su conclusión. Asimismo, deberán clasificarse adecuadamente para que, una vez procesados, puedan ser presentados en informes y estados financieros con saldos razonables, facilitando a directivos y gerentes la adopción de decisiones.  Acceso restringido a los recursos, activos y registros. Ningún empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado, las tareas que presenten una mayor probabilidad de comisión de irregularidades. Los empleados a cargo de dichas tareas deben, periódicamente, emplearse en otras funciones. Si bien el Sistema de Control Interno debe operar en un ambiente de solidez ética, es necesario adoptar ciertas protecciones para evitar hechos que puedan propiciar actos reñidos con el código de conducta del organismo. En tal sentido, la rotación en el desempeño de tareas claves para la seguridad y el control es un mecanismo de probada eficacia y muchas veces no utilizado por el equivocado concepto del "hombre imprescindible".  Rotación del personal en las tareas claves: El sistema de información debe. ser. controlado. con. el. objetivo. de. garantizar. su. correcto. funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos tipos de. 19.

(33) Marco Teórico Referencial transacciones. La calidad del proceso de toma de decisiones en una entidad, descansa fuertemente en sus sistemas de información. Un sistema de información abarca información cuantitativa, por ejemplo, los informes de desempeño que utilizan indicadores, y cualitativa, lo concerniente a opiniones y comentarios. El sistema deberá contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las entradas, procesos, almacenamiento y salidas. El sistema de información debe ser flexible y susceptible de modificaciones rápidas que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la dirección, en un entorno dinámico de operaciones y presentación de informes. El sistema ayuda a controlar todas las actividades de la entidad, a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren, ya mantener datos financieros.  Control del sistema de información: El sistema de información debe ser controlado con el objetivo de garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos tipos de transacciones. La calidad del proceso de toma de decisiones en una entidad, descansa fuertemente en sus sistemas de información. Un sistema de información abarca información cuantitativa, por ejemplo, los informes de desempeño que utilizan indicadores, y cualitativa, lo concerniente a opiniones y comentarios. El sistema deberá contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las entradas, procesos, almacenamiento y salidas. El sistema de información debe ser flexible y susceptible de modificaciones rápidas que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la dirección, en un entorno dinámico de operaciones y presentación de informes. El sistema ayuda a controlar todas las actividades de la entidad, a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida que ocurren, ya mantener datos financieros.  Control de la tecnología de información: Los recursos de la tecnología de información deben ser controlados con el objetivo de garantizar el cumplimiento de los requisitos del sistema de información que la entidad necesita para el logro de su misión. La información que necesitan las 20.

(34) Marco Teórico Referencial actividades de la entidad, es provista mediante el uso de recursos de tecnología de información. los que abarcan: datos, sistemas de aplicación, tecnología asociada, instalaciones y personal. La administración de estos recursos debe llevarse a cabo mediante procesos de tecnología de información agrupados naturalmente, a fin de proporcionar la información necesaria que permita a cada trabajador cumplir con sus responsabilidades y supervisar el cumplimiento de las políticas. A fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos del sistema de información, es preciso definir actividades de control apropiadas, así como implementarlas, supervisarlas y evaluarlas.  Indicadores de desempeño: Toda entidad debe contar con métodos de medición de desempeño que permitan la preparación de indicadores para su supervisión y evaluación .La información obtenida se utilizará para la corrección de los cursos de acción y el mejoramiento del rendimiento. Un sistema de indicadores elaborados desde los datos emergentes de un mecanismo de medición del desempeño, contribuirá al sustento de las decisiones. Los indicadores no deben ser tan numerosos que se tornen ininteligibles o confusos, ni tan escasos que no permitan revelar las cuestiones claves y el perfil de la situación examinada. Cada entidad debe preparar un sistema de indicadores ajustado a sus características, es decir, tamaño, proceso productivo, bienes y servicios que entrega, nivel de competencia de sus dirigentes y demás elementos que lo distingan. El sistema puede estar constituido por una combinación de indicadores cuantitativos, tales como los montos presupuestados y cualitativos, como el nivel de satisfacción de los usuarios.  Función de Auditoría Interna independiente: Las unidades de auditoría interna deben brindar sus servicios a toda la entidad. Constituyen un "mecanismo de seguridad" con el que cuenta la autoridad superior para estar informada, con razonable certeza, sobre la confiabilidad del diseño y funcionamiento de su sistema de control interno. Esta unidad de auditoría interna, al depender de la autoridad superior, puede practicar los análisis, 21.

(35) Marco Teórico Referencial inspecciones, verificaciones y pruebas que considere necesarios en los distintos sectores de la entidad con independencia de éstos, ya que sus funciones y actividades deben mantenerse desligadas de las operaciones sujetas a su examen. Información y Comunicación: La información relevante debe ser captada, procesada y trasmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores y permita asumir las responsabilidades individuales. La comunicación es inherente a los sistemas de información, las personas deben conocer en tiempo, las cuestiones relativas a su responsabilidad de gestión y control. Los informes deben trasmitirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz, incluyendo una circulación multidireccional de la información: ascendente, descendente y transversal. Las Normas de Información y Comunicación son:  Información y responsabilidad.  Calidad de la información.  Flexibilidad al cambio.  El sistema de información.  Compromiso de la dirección.  Comunicación, valores de la organización y estrategias.  Canales de comunicación. Supervisión o Monitoreo: Es el proceso que evalúa la calidad del Control Interno en el tiempo, para determinar si este está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones. Las actividades de monitoreo permanente incluyen. actividades. de. supervisión. realizadas. de. forma. permanente,. directamente por las distintas estructuras de dirección. El objetivo es asegurar que el Control Interno funciones adecuadamente, a través de dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales. Las Normas de Supervisión o Monitoreo son:  Evaluación del Sistema de Control Interno.. 22.

(36) Marco Teórico Referencial  Eficacia del Sistema de Control Interno.  Auditorías del Sistema de Control Interno.  Validación de los supuestos asumidos.  Tratamiento de las deficiencias detectadas.14 Los componentes están interrelacionados lo que hace que al existir un cambio en el ambiente de control se deriven transformaciones en el resto de los componentes, esto es precisamente lo que le da al control interno un carácter de sistema, y su efectividad está en la habilidad que tenga el dirigente para crear en su entidad una cultura de gestión periódica de los riesgos, para que realmente el sistema de control interno forme parte del proceso de gestión. Las técnicas establecidas por la entidad para el diseño de los componentes son precisamente las que van convirtiendo al Sistema de Control Interno en un instrumento encaminado a la prevención. 1.3.. Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.. Cuentas por cobrar. Las Cuentas por Cobrar representan los importes de los productos, mercancías o servicios facturados y entregados a clientes que se encuentran pendientes de cobro. En esta cuenta se reflejan todas las transacciones comerciales de la entidad por cualquiera de los servicios que brinda o productos que comercializa, independientemente de sí su forma de cobro fue de contado o se entregaron a crédito. Las contabilizaciones de esta cuenta deben tener como contrapartida en todos los casos el manejo de recursos o de prestación de servicios, debiendo sustentarse en los correspondientes documentos justificativos de las operaciones que refleja. Las operaciones que se incluyan en esta cuenta son las relacionadas con las operaciones corrientes del período.. 14. Ibd12. 23.

(37) Marco Teórico Referencial Esta cuenta debe analizarse por clientes y por tipo de moneda, bien como cuentas independientes o como subcuentas:  Cuentas por Cobrar a Clientes - Moneda Nacional  Cuentas por Cobrar a Clientes - Moneda Extranjera Se debita:  Por el precio de venta de las mercancías entregadas o los servicios brindados.  Por la Cancelación del Cobro del Adeudo del Cliente, por ser Devuelto el Cheque por Insuficiencia de Fondos. Se acredita:  Por el cobro de cuentas por cobrar a clientes por la empresa.  Por el cobro de cuentas por cobrar a clientes por el banco.  Por cancelación de cuentas incobrables, una vez agotadas las gestiones para su cobro.  Por devolución de mercancías y/o reclamaciones por servicios de los clientes, debidamente autorizadas.  Por la negociación de la cuenta por documentos mercantiles.  Por la Cancelación de Cuentas por Cobrar a Clientes con Cuentas por Pagar a Suministradores.15 Cuentas por Pagar Las Cuentas por Pagar representan los importes pendientes de pago a proveedores por operaciones corrientes a corto plazo, independientemente que su pago se efectúe previa o posteriormente a. la recepción o aceptación de las. mercancías, materiales, servicios recibidos, etc. Comprende los importes 15. http://www.cubaindustria.cu/contadoronline/contabilidad/Uso%20y%20Contenido/UsoyConten_Indice.htm. 24.

(38) Marco Teórico Referencial pendientes por mercancías suministradas debidamente recepcionadas, o servicios prestados por los proveedores de acuerdo con los convenios o contratos suscritos, así como los gastos de transportación y otros derivados de la manipulación de las mercancías Esta cuenta se debe analizar por tipo de moneda, bien como cuentas independientes o como subcuentas, también se debe analizar por proveedores y por cada documento recibido o elaborado y pagado. Se debita:  Por los pagos efectuados o realizados.  Por la aceptación de letras de cambio por la deuda contraída a corto plazo.  Por los pagos mensuales del principal del leasing, así como el pago final.  Por devoluciones a los proveedores aceptados por éstos.  Por ajustes a los importes previamente facturados por los proveedores por acuerdo entre las partes.  Por las notas de créditos emitidas por el proveedor, por las reclamaciones efectuadas.  Por la recepción de productos o servicios acreditados a cuentas por pagar, cuyo pago lo originó un pago anticipado que por vencimiento del plazo (más de 30 días) se pasa a la cuenta de Depósitos y Fianzas  Por la cancelación de Cuentas por Pagar a Proveedores con Cuentas por Cobrar a Clientes. Se acredita:  Por las obligaciones contraídas al efectuar las compras de productos.  Por los servicios recibidos de terceros.  Por el traslado de la parte de la deuda a pagar a largo plazo por el arrendamiento el próximo año.. 25.

(39) Marco Teórico Referencial  Si al finalizar el contrato de arrendamiento el activo fijo se adquiere por un valor de tasación mayor que su valor actual en Libros, se registrará la diferencia.  Contabilizando los trabajos recibidos por la reparación general.  Por gastos incurridos por compras a terceros a diferir en un corto plazo  Por gastos de operaciones corrientes incurridas por compras a terceros a diferir a un largo plazo.16 1.3.1. Principio de Control Interno Inherente a las Operaciones de Cobros y Pagos. Cuentas por Cobrar  Los modelos en blanco de Facturas y Órdenes de Compras o de Servicio deben controlarse en el Área Económica por persona ajena a la que los confecciona, estar prenumerados y. controlarse por dicha área las. numeraciones de los emitidos y de los no utilizados.  Es preciso que exista separación de funciones entre el empleado del almacén que efectúe la entrega de productos o mercancías, el que confecciona la facturación y el que contabilice la operación, así como del que efectúe el cobro.  Deben conciliarse periódicamente las Facturas emitidas y los cobros efectuados según los datos contables con los de los clientes.  El registro contable de las Facturas debe efectuarse en orden numérico, manteniéndose actualizados los Submayores de los clientes y no presentar saldos envejecidos.  Deben mantenerse actualizados los Submayores de Cuentas por Cobrar Diversas y no presentar saldos envejecidos.. 16. Ibd 15. 26.

(40) Marco Teórico Referencial  No deben existir saldos por Pagos Anticipados, fuera de los términos pactados para su liquidación y en caso de corresponder a importes que permanezcan en poder de los proveedores, trasladarlos a la cuenta de Depósitos y Fianzas.  Deben elaborarse expedientes por la cancelación de las Cuentas por Cobrar y aprobarse y registrarse correctamente.  Las Cuentas por Cobrar a clientes, las Diversas y los Pagos Anticipados tienen que analizarse por clientes, así como por cada Factura y cobro realizado y por edades y ser analizados por el Consejo de Dirección.  La Provisión para Cuentas Incobrables debe estar autorizada y operarse correctamente.  Deben habilitarse Expedientes de Cobros por Clientes contentivos de cada Factura emitida y del cheque cobrado; así como de las reclamaciones aceptadas. Cuentas por Pagar.  Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación.  Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables, con los de los suministradores.  Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.  Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar a Suministradores, los de Cuentas por Pagar Diversas y los de Cobros Anticipados y no presentar saldos envejecidos.  Deben liquidarse en tiempo los préstamos bancarios recibidos.. 27.

(41) Marco Teórico Referencial  Las Cuentas por Pagar a Proveedores, las Diversas y los Cobros Anticipados deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.  Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.  Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las cuentas por pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes (Incluyendo los de Depósitos Recibidos). 1.4.. Documento que genera Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Factura.. La Factura. es el documento que refleja la salida de los recursos o medios. materiales de una entidad, junto a la fecha de devengo, generándose una cuenta por cobrar para ésta, además, indica la cantidad a pagar a aquella entidad que la recibe, concibiéndose, de no realizarse su pago en el momento, una cuenta por pagar para la misma. Se le considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La Factura puede ser de tres tipos:  Ordinarias: documentan la operación comercial.  Rectificativas: documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.  Recapitulativas: documentan agrupaciones de facturas o albaranes de entrega de un período. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores Además existen las siguientes variantes de facturas:. 28.

(42) Marco Teórico Referencial  Copia: Documenta la operación para el emisor, con los mismos datos que el original (que permanecerá en poder del receptor o destinatario). Debe llevar la indicación de "copia" para distinguirla del original.  Duplicado: Documenta la operación para el receptor, en caso de pérdida del original. La expide el mismo emisor que expidió el original y tiene los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de "duplicado" para permitir distinguirla del original, en caso de que aparezca el original.  Factura electrónica: es una versión electrónica de la factura, usualmente en formato XML, la cual tiene validez legal y no es necesaria la versión física del documento.  Factura pro-forma: Documenta una oferta comercial, con indicación de la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tiene valor contable ni como justificante; se utiliza fundamentalmente en comercio internacional para obtener las licencias de importación, para la apertura de créditos documentarios o para el envío de muestras comerciales. Suele incluir la fecha máxima de validez. 1.5. Facturación. La Facturación consiste en los ingresos por ventas o prestación de servicios durante un período de tiempo determinado en una empresa y es el punto de contacto con el cliente más amplio en la misma. En la Facturación, el cliente que lleva crédito con una empresa, debe de ser informado de sus posibilidades, por sus hábitos de consumo y sus hábitos de paga. Esta información debe de ser aprovechada en forma amplia y extensiva. La Facturación no se podría llevar a cabo sin la gestión de Facturas17. 17. Implementación de los módulos facturación y Oferta del subsistema facturación del sistema Cedrux.. 29.

(43) Marco Teórico Referencial Tipos de Facturación. En la actualidad son tres los tipos de Facturación más utilizados por la mayoría de las empresas y los comercios que se dedican enteramente a la actividad comercial, pero se debe considerar que cada uno de estos, se adapta según las necesidades y requerimientos de dichas entidades. Por ejemplo, en aquellas empresas que cuentan con numerosos recursos, es más probable que se utilicen aquellos tipos de facturación correspondientes a los programas informáticos. Esto se debe a que los mismos, disponen de diferentes funciones y utilidades que ayudan a mantener un cierto control acerca de los movimientos financieros correspondientes a la empresa. Además el sistema de base de datos que utiliza resulta muy útil para plantificar diferentes aspectos para los cuales, se requiere de la necesidad de un sistema de facturación de este tipo, como pueden ser las auditorias tributarias, y los balances de fin de año. Ahora bien si se refiere a los comercios mucho más pequeños, ellos aun utilizan el tipo de facturación en papel. De todos modos se debe destacar que el tipo de facturación más utilizado en las pequeñas y medianas empresas es la facturación electrónica. La misma hace referencia a una factura que se realiza mediante la computadora y que cumple con las mismas características y obligaciones que una factura común, como así también, cumple con las habilitaciones legales correspondientes, al menos en la mayoría de los países europeos y algunos de América Latina. Los sistemas de facturación electrónicos tienen por ventaja la simplificación de la emisión de facturas, por ejemplo, cuando se trata de una empresa que tiene algún cliente asiduo, el mismo realiza las compras correspondientes y las facturas le son enviadas por correo electrónico para que el mismo las almacene en su computadora personal y pueda así llevar un mejor control de los movimientos comerciales que hacer, al igual que sucede con las empresas en cuestión. Otro modo de hacer efectivo este tipo de facturación que resulta tan novedoso en nuestra época, es simplemente escaneando las facturas en papel y almacenarlas en la computadora correspondientes. De todos modos se debe decir que en este. 30.

(44) Marco Teórico Referencial caso particular, para hacer validos este tipo de facturación, la factura al ser escaneada debe poseer una firma que avale su validez tributaria y legal, de lo contrario, no tendrá la habilitación correspondiente para que la sea considerada una factura legal. Los tipos de facturación con las que se puede encontrar en el mundo financiero, podrán ser muchos y de muchas clases, pero es preciso que se tomen ciertas medidas de prevención justamente para evitar algún fraude o estafa.. 31.

(45) CAPÍTULO 2.

(46) Capítulo 2 Capítulo 2: Caracterización y diagnóstico de las dificultades que presenta el proceso de facturación en la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo. El presente capítulo aborda el surgimiento y caracterización general de la entidad objeto de estudio; la inserción de la cooperativa en el pago por factura a la actividad fundamental y se realiza un diagnóstico de este proceso para determinar las principales deficiencias que presenta este sistema. 2.1. Surgimiento y caracterización de la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo. La Cooperativa de Créditos y Servicios (CCS) Mártires de Ranchuelo fue constituida en el año 1988 con un total de 68 socios campesinos que de forma voluntaria y manteniendo la propiedad individual de sus respectivas fincas, bienes agropecuarios y partiendo de sus intereses económicos, sociales y políticos deciden formarla, sobre la base de un reglamento, a los fines de: 1. Planificar, controlar, recibir y utilizar de forma organizada los recursos materiales y financieros y la asistencia técnica que el estado les proporciona para lograr mayor eficiencia en la explotación de la tierra y los resultados de su producción acorde a las necesidades de la economía nacional. 2. Fomentar la ayuda mutua y otras formas de cooperación entre los agricultores y sus familiares. 3. Contribuir de forma eficaz al mejoramiento de la situación económica y social de sus integrantes. El 28 de Febrero del 2003 le es otorgada la condición de Fortalecida, siendo esto muestra de haber cumplido con los principios siguientes:  Tener su Junta Directiva funcionando correctamente.  Contar con el administrador, el económico y el representante- vendedor ante el Mercado y que tanto estos como los demás trabajadores conque cuenta la CCS, laboran de acorde a sus deberes funcionales.. 32.

(47) Capítulo 2  Contar con un Reglamento Interno aprobado por los socios.  Disponer de un equipamiento mínimo, para uso colectivo con el fin de garantizar que los productores reciban una adecuada atención.  Pueden cubrir sus gastos con sus propios ingresos.  En la medida de sus posibilidades, contar con su núcleo del PCC y el comité de base de la UJC. Caracterización de la Entidad Objeto de Estudio. De acuerdo con el artículo 6 del Reglamento General de estas formas cooperativas, la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo constituye una entidad económica social, tiene personalidad jurídica propia y se rige por el Reglamento General de la ANAP y el ya antes mencionado reglamento interno y demás disposiciones legales vigentes. En lo que corresponde a las actividades de carácter organizativo, política, ideológica y social, cumple los acuerdos de los congresos campesinos, de la Asamblea General, así como los lineamientos de la ANAP. En lo referente a las relaciones con el Estado, esta CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo, se inserta en el sistema de organizaciones primarias de la producción agropecuaria del país y a esos efectos tiene con el Estado las obligaciones siguientes:  Usar racionalmente los suelos agrícolas en las tierras propiedad o usufructo de los agricultores pequeños y en los que haya entregado el Estado en usufructo.  Utilizar y explotar racionalmente los bienes agropecuarios de su propiedad y los recibidos en usufructo.  Elaborar y proponer al Ministerio de la Agricultura (MINAGRI) sus planes de producción y programas de desarrollo.. 33.

(48) Capítulo 2  Vender las producciones directivas según se determine por el organismo competente.  Contratar, adquirir y utilizar racionalmente los insumos y demás recursos y financieros.  Proteger adecuadamente las tierras, animales, cultivos, plantaciones, instalaciones, equipos, viviendas y demás bienes propiedad o en usufructo, cumpliendo las disposiciones vigentes en materia de protección y seguridad.  Cumplir y aplicar las regulaciones fitosanitarias, veterinarias, de uso y conservación de suelos, forestales, utilización de recursos hídricos y todas las demás relacionadas con la protección del Medio Ambiente.  Cumplir y hacer cumplir las disposiciones sobre el control de la tierra, establecidas por el MINAGRI.  Cumplir las regulaciones vigentes en materia financiera, crediticia y contable.  Abonar puntualmente las obligaciones tributarias que le son exigibles.  Utilizar la tracción animal, los biofertilizantes y biopesticidas a favor del ahorro y del incremento de la producción y su calidad. En lo relativo al régimen económico la CCS Fortalecida Mártires de Ranchuelo:  Crea un fondo colectivo con el aporte de sus miembros en la forma y cuantía acordados en la Asamblea General. Este fondo se destina a: 1. Cooperar con el financiamiento de la Asociación Nacional de Agricultores Pequeños. 2. Desarrollar actividades sociales, culturales, recreativas y deportivas. 3. Estimular a los miembros destacados. 4. Contribuir con la construcción y desarrollo de obras sociales.. 34.

(49) Capítulo 2 5. Ayudar económicamente a los cooperativistas, previo acuerdo de la Asamblea General.  Crea y mantiene una cuenta bancaria de operaciones, para el cumplimiento de las actividades económicas autorizadas en su objeto social, a partir de los ingresos obtenidos en dichas actividades.  Realiza mensualmente el estado financiero de sus actividades económicas, el cual es certificado por el MINAGRI. El saldo favorable obtenido después de destinados los fondos para la reserva dirigidas a cubrir contingencias y efectuado todos los pagos por créditos, tributos y otras deudas del período correspondiente, constituye las utilidades que se destinan a: 1. Crear un fondo de desarrollo: el cual se destina a la compra de AFT, aplicación de la ciencia y la técnica, capacitación y cualquier otra actividad que contribuye al desarrollo de la cooperativa. 2. Estimular a los trabajadores. 3. Realizar otros gastos que acuerde la Asamblea General para beneficio colectivo. Esta CCS Fortalecida está subordinada al MINAGRI y es atendida directamente a través de la Empresa Agropecuaria Osvaldo Herrera, que es la encargada de suministrar los recursos y medios necesarios para el desempeño de sus actividades, tales como semillas, fertilizantes, combustible, limas, machetes y otros implementos agrícolas. La CCS Fortalecida cuenta con una plantilla aprobada de 7 cargos u ocupaciones, de las cuales están cubiertas 4 cargos solamente. Esta plantilla es:. 35.

(50) Capítulo 2 Cargo u Ocupación. Categoría Ocupacional. Aprobada. Administrador. Dirigente. 1. 1. Jefe Económico. Dirigente. 1. 1. Auxiliar Económico. Técnico. 1. 1. Comprador. Obrero. 1. -. Vendedor. Obrero. 1. -. Activista. Obrero. 2. 2. 7. 5. Total. Cubierta. Como se aprecia existen 2 cargos importantes para el funcionamiento de esta CCS Fortalecida no cubiertas en estos momentos y que sus funciones son asumidas por otros miembros de la junta directiva. La cooperativa posee un equipo de dirección que se encuentra integrado por: 1. La Asamblea General: Órgano Superior de Dirección de la CCS Fortalecida, integrada por todos los miembros de la cooperativa, quienes elijen de su seno, mediante el voto secreto directo, el presidente y demás miembros de la Junta Directiva y tiene, entre otros, las siguientes atribuciones y funciones:  Aprobar el plan de producción y acopio, las inversiones a realizar con cargo a la cuenta de operaciones y en su caso ratificar o no los contratos a concertar o concertados.  Determinar y aprobar la remuneración a pagar a los trabajadores asalariados en función de las actividades del colectivo de sus asociados.  Aprobar el porciento del valor de la venta bruta que abonará cada productor para contribuir al fondo colectivo.  Aprobar el Plan Anual de Ingresos y Gastos para la ejecución de sus actividades.  Conocer, aprobar y controlar el saldo y la utilización del fondo colectivo y el de la cuenta de operaciones.  Decidir sobre todo lo relacionado con su patrimonio.. 36.