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Experiencia en Seguridad Social
Instituto Nacional de Pensiones de
los Empleados Públicos
D~EPARTAMENTO D, E' SERVICIOS GENERALE' S
Firmas de autorización:
Elaboró:
Arq.
SUBGERENC1A ADM1N1STRAT1VA
Abril2011
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INDICE DE PROCEDIMIENTOS
1. RECEPCIÓN Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA CON DESTINATARIO EXTERNO
2. SERVICIO DE MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL
3. ATENCIÓN AL CLIENTE PERSONALMENTE Y/0 A TRAVÉS DEL CONMUTADOR
4. RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA CON DESTINATARIO INTERNO
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INSTITUTO NACIONAL DE PENSIONES DE LOS EMPLEADOS PÚBLICOS
EX!)eriencilll en Seguridad Soci11l
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
RECEPCIÓN Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA CON DESTINATARIO EXTERNO NO.
ACT. RESPONSABLE
1
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3
4
olaborador Departamento ervicios Generales.
rdenanza
mpleado de Correos
rdenanza
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD EN ESTUDIO:
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
DESCRIPCIÓN
Unidades Solicitantes correspondencia a espachar a través de Correos de El Salvador, ya sea a nivel acional o internacional, mediante listado.
repara correspondencia a enviar y gestiona vale de caja hica para el pago respectivo.
ecibe listado, correspondencia y dinero para pagar el envío, se traslada a la oficina de Correos Centro de Gobierno.
ecibe cartas y pago respectivo; firma y sella listado de nvío, y entrega factura del pago realizado.
ntrega al Colaborador del Departamento de Servicios enerales listado y factura para su respectiva liquidación.
5 olaborador Departamento de Recibe listado y archiva para control y reportes mensuales ervicios Generales
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INSTITUTO NACIONAL DE PENSIONES DE LOS EMPLEADOS PÚBLICOS
Ex¡lcricncilll en Seguridad Social
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: UNIDAD EN ESTUDIO:
SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES NO.
ACT.
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3
4
.
INSTITUCIONAL
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
~olaborador del Departamento~ecibe de la unidad interesada de manera verbal o
~e Servicios Generales o personal 'escrita solicitud de servicio, detallando lo requerido.
~el Departamento. ~i es verbal la petición, valora ya sea llamar al Técnico en 'Mantenimiento para resolver o lo pasa a la Jefatura de
~ervicios Generales, dependiendo de la complejidad de lo
~olicitado.
Técnico en Mantenimiento
Teja del Departamento Servicios Generales
~ecibe comunicación, verifica el problema sz esta al
~lcance y resuelve, caso contrario, se comumca con
~olaborador o Jefatura de Servicios Generales, para hacer
!requisición o trámite de compra por medio de caja chica,
~egún necesidad del caso
de'f.n caso de solicitud escrita: Revisa, evalúa y designa a la rersona para que atienda el servicio requerido.
'f,ntrega la solicitud al Técnico en mantenimiento y gira
·nstrucciones a éste para que realice el servicio requerido.
Técnico de Mantenimiento 'se presenta a la unidad que ha solicitado el servicio,
·\1..~"""0[;',.,~' PValúa el problema, si se requiere de materiales para
..;S~o~< EN L.;~;,;.{;~ fectuar la reparación informa al Colaborador del
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cf;;t.~')"''~;_~i\ Depart~mento d~ _s~~vicios Generales p~ra que e_labor~ la~:; ;:'t. * ,f{f} }
resp,ectzva~equ,zszcwn
o compra medzante ca¡a chzca,~ ,~~? ~-':..'
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INSTITUTO NACIONAL DE PENSIONES DE LOS EMPLEADOS PÚBLICOS
Ex¡JcrienciM en Seguridad Soc.i11l
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: UNIDAD EN ESTUDIO:
SERVICIO DE MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
NO.
ACT.
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RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
'r:olaborador del Departamento'f,labora la requisición de los materiales necesarios para la
~e Servicios Generales rreparación y se la envía al Jefe del Departamento de
~ervicios Generales para que la revise y luego proceda a 'tirmar y sellar; o elabora vale de caja chica, si es necesario.
ITefa del Departamento de
~ervicios Generales
~evisa y firma requisición para que se envíe a la
~ubgerencia Administrativa y Unidad de Adquisiciones y tontrataciones Institucional (UACI), para las respectivas
firmas; o autoriza vale de caja chica.
';olaboradora del Departamento Envía requisición de materiales a la Subgerencia
~e Servicios Generales Administrativa para el trámite respectivo.
8 iTécnico en Mantenimiento Retira del Almacén los materiales requeridos y procede a la reparación solicitada.
9
10
nforma al solicitante del servicio cuando la reparación haya concluido.
Unidad solicitante del servicio de Verifica junto con el Técnico en Mantenimiento, que la eparación reparación fue realizada a satisfacción.
~irma y sella la hoja de solicitud del servicio, para hacer ronstar la recepción del trabajo requerido.
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INSTITUTO NACIONAL DE PENSIONES DE LOS EMPLEADOS PÚBLICOS
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El¡a•riencia en Seguridad
Soci111l ~---~
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
ATENCIÓN AL CLIENTE PERSONALMENTE Y/0 A TRAVÉS
DEL CONMUTADOR NO.
ACT. RESPONSABLE
1 Usuario
2 ~ecepcionista (Encargada del
~.-onmutador )
3 Usuario
4 Recepcionista
Encargada del conmutador)
UNIDAD EN ESTUDIO:
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
DESCRIPCIÓN
Marca número telefónico de conmutador del INPEP
Recibe llamada del conmutador, saluda al cliente, con el nombre de la Institución y proporciona nombre de quien le rstá atendiendo.
Solicita información o transferencia de la llamada a determinada unidad de la institución o persona.
Proporciona información solicitada al usuario o transfiere la lamada al lugar o persona solicitada.
NOTA:
Cuando un empleado solicita una llamada externa, ésta se egistra en hojas de control interno, anotando: número de eléfono solicitado, nombre del empleado y número de la
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rxtensión a donde se va a pasar la. llamada cuando ésta se
_ !realice. -
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INSTITUTO NACIONAL DE PENSIONESDE LOS EMPLEADOS PÚBLICOS
~
Experienc:ia en Segurid;~dSocial ~---,
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA CON DESTINATARIO INTERNO.
NO.
ACT. RESPONSABLE
UNIDAD EN ESTUDIO:
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
DESCRIPCIÓN
1 'r;lensajero (proveniente 'nstituciones o empresas)
de~e presenta con recepcionista y entrega correspondencia con
~estino al INPEP, procedente de instituciones y empresas
!varias.
2
3
~ecepcionista (Encargada de '(:ltención al usuario)
iprdenanza
FECHA DE ELABORACIÓN:
JUNIO DE 2007
~ecibe, sella y firma hoja de control de mensajero.
'r::lasifica y ordena la correspondencia recibida, registra en ibro de control lo siguiente:
• Fecha de entrega
• Remitente
•
•
Destinatario Concepto
:Posteriormente envía la correspondencia anotada en libro de ontrol con Ordenanza, para que sea entregada al
~estinatario.
Recibe la documentación para ser repartida a los destinatarios, registrando la entrega en el libro de control, el rual devuelvl?e ~:;;,pwnista.
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ABRIL2011 01 de 02
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A:'h INSTITUTO NACIONAL DE PENSIONES
DE LOS EMPLEADOS PÚBLICOS
~
El: ¡Jerienchl. ~n SeguridadSoci:lll ~---~
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
RECEPCIÓN Y DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA CON DESTINATARIO INTERNO.
NO.
ACT. RESPONSABLE
4 ~ecepcionista
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UNIDAD EN ESTUDIO:
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
DESCRIPCIÓN
~evisa en el libro de control el sello y firma de recibido.
!NOTA:
ILa correspondencia con el nombre del Instituto Nacional de
!Pensiones de los Empleados Públicos o INPEP, será abierta
~or la recepcionista para conocer con exactitud su
~estinatario.
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