Manual de procedimiento en el área de comunicaciones internas de la procuraduría regional Tolima

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(1)MANUAL DE PROCEDIMIENTO EN EL ÁREA DE COMUNICACIONES INTERNAS DE LA PROCURADURÍA REGIONAL TOLIMA. EDNA PIEDAD VILLARREAL HEREDIA. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MODALIDAD DE GRADO PRÁCTICA EMPRESARIAL IBAGUÉ 2019.

(2) MANUAL DE PROCEDIMIENTO EN EL ÁREA DE COMUNICACIONES INTERNAS DE LA PROCURADURÍA REGIONAL TOLIMA. EDNA PIEDAD VILLARREAL HEREDIA. Informe de práctica empresarial para optar al título de Administradora de Empresas. Director de Practica CARLOS AUGUSTO PINILLA MORENO Profesor Universitario. Asesor Metodológico MARIO SAMUEL RODRIGUEZ Profesor Universitario. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS MODALIDAD DE GRADO PRÁCTICA EMPRESARIAL IBAGUÉ 2019. Este obra está bajo una licencia de Creative Commons ReconocimientoNoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional..

(3) DEDICATORIA. Este trabajo de grado está dedicado a Dios, por permitir que cada propósito, cada meta , se realice de la forma más sabia y prudente, a mi madre por ser mi apoyo y por haber estado presente en este largo camino, por sus esfuerzos y luchas durante este proceso, con la fe puesta siempre en mí, a mi padre por enfocarme a lograr mis sueños, por enseñarme amar lo que hacemos y a caminar de su mano sin necesidad de su presencia, a mis hermanas por tener la paciencia de direccionar mis pasos una y otra vez. Y a las diferentes personas, amigos, maestros que han aportado a mi formación, mediante el mejoramiento continuo como profesional y persona.. Piedad Villarreal Heredia. Este obra está bajo una licencia de Creative Commons ReconocimientoNoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional..

(4) AGRADECIMIENTOS. A Dios, por iluminar mis pensamientos y acciones, por enseñarme la luz en la oscuridad y por conducir mis pasos con sabiduría. A mi madre, por ser el pilar que siempre debe estar, por prepararme para la vida y enseñarme las mejores lecciones, por estar presente en cada momento de forma incondicional, irradiándome con su luz. A mi padre, que su presencia no ha dejado de estar conmigo, por guiar mi camino de una manera única y sin explicación alguna, por haberme hecho entender el valor de los sueños y a no dejar de luchar por lo que deseamos con el alma. A mis hermanas, por ser ese tipo de combinación que nunca me puede faltar, por ayudarme a crecer y mejorar constantemente. A mis amigos, esos que nunca se han ido y aún están presentes, brindándome su apoyo de forma sincera, por ser esos cómplices y compañeros de tantas alegrías. A la vida, por colocarme cada persona en el lugar y el momento correcto, por haber permitido aprender de cada experiencia, de gozar de tantos triunfos y de estar a uno más. A todas esas personas, que han influido en mi formación, aportándome sus conocimientos, tiempo y la oportunidad de aprender de ellos, dejando una huella imborrable en mi ser. Piedad Villarreal Heredia. Este obra está bajo una licencia de Creative Commons ReconocimientoNoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional..

(5) CONTENIDO. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 10 RESEÑA HISTORICA ................................................................................................................ 11 OBJETIVO DE LA PRACTICA .................................................................................................. 13 FUNCIONES A DESARROLLAR ............................................................................................... 14 CAPITULO I ............................................................................................................................... 15 1.. MARCO REFERENCIAL ................................................................................................ 15. 1.1. La Contraloría General de la Republica: ................................................................. 16. 1.2 El Ministerio Público ........................................................................................................ 16 1.2.1 Procuraduría General de la Nación ........................................................................... 17 1.3. La Defensoría del Pueblo: ........................................................................................... 19. 1.4 La Procuraduría General de la Nación (pgn) .................................................................. 20 1.5 Las Procuradurías Territoriales. ...................................................................................... 22 1.6. Procuradurías Distritales Y Provinciales: .................................................................. 24. CAPITULO II .............................................................................................................................. 28 2. DESCRIPCIÓN DE CARGOS ............................................................................................. 28 2.1 Descripción de niveles ....................................................................................................... 30 CAPITULO III ............................................................................................................................. 32 3. MANUAL DE PRODECIMIENTOS EN EL ÁREA DE COMUNICACIONES INTERNAS DE LA PROCURADURÍA REGIONAL DEL TOLIMA ...................................................................... 32 3.1 Área de Correspondencia ................................................................................................. 33 3.2 Asignación de Carga Laboral ........................................................................................... 39 4. CONCLUSIONES .................................................................................................................... 51 5. RECOMENDACIONES ........................................................................................................... 52 BIBLIOGRAFIA.......................................................................................................................... 53 ANEXOS ..................................................................................................................................... 55. Este obra está bajo una licencia de Creative Commons ReconocimientoNoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional..

(6) GLOSARIO Proceso: Es la relación de una secuencia de paso o acciones, que se debe realizar, para efectuar una actividad o función determinada. Manual de Procesos: Es un documento en el cual se describe de manera detallada, de como se deben ejecutar los procesos de las diferentes áreas de una organización. Manual de Procedimientos: Es un documento que contiene la descripción de las actividades que componen a un proceso, que se deben realizar de forma consecutiva. Documentos Misionales: Son todos aquellos documentos que representan un valor importante para la entidad y que se enfocan en temas puntuales Documentos no Misionales: Sirven de base para tramitar documentos misionales, se caracteriza por ser de carácter informativo Remisiones por Competencia: Documentos que se elaboran con el fin de trasladar una queja a otra dependencia, dado que no cumple con la especialidad o competencia de la entidad. Acciones Preventivas: Son de carácter misional, en las cuales se establece un seguimiento a las entidades que no cumplen con las solicitudes de los diferentes usuarios. Asignación de quejas: Es un cargo en el cual se enfoca la responsabilidad de asignar a cada empleado las diferentes quejas direccionando e indicando el procedimiento que debe realizar. Estadística: Por medio de datos cualitativos, permite conocer cual fue el desempeño de la entidad frente a las demás procuradurías regionales a nivel nacional. Sigdea: Es el sistema de información de gestión documental electrónico y de archivo, además permite adicionar carga laboral a los diferentes funcionarios. Sim: Sistema de información misional de la dependencia. Este obra está bajo una licencia de Creative Commons ReconocimientoNoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional..

(7) LISTA DE TABLAS Tabla 1 Funciones de la Contraloría General de la Nación ................................................ 16 Tabla 2 Objetivos de la Procuraduría General de la Nación ............................................. 17 Tabla 3 Funciones Defensoría del Pueblo ........................................................................ 19 Tabla 4 Funciones de la Procuraduría General de la Nación ............................................. 21 Tabla 5 Funciones de las Procuraduría Regionales ........................................................... 23 Tabla 6 Funciones de la Procuradurías Distritales y Provinciales ...................................... 24 Tabla 7 Competencia Procuraduría Provincial de Ibagué ................................................. 25 Tabla 8 Competencia Procuraduría Provincial de Chaparral ............................................. 25 Tabla 9 Competencia Procuraduría Provincial de Honda .................................................. 26 Tabla 10 Descripción de Cargos de la Procuraduría Regional del Tolima ......................... 28 Tabla 11 Clasificación de los Documentos ....................................................................... 33 Tabla 12 Manual de Procesos y Procedimientos en Área de Comunicaciones Internas de la Dependencia .................................................................................................................... 34 Tabla 13 Manual de Procedimientos en el Área de Comunicaciones Internas ................... 35 Tabla 14 Manual de Procesos y Procedimientos en la Asignación de carga laboral ........... 40 Tabla 15 Manual de Procedimientos Asignación de Carga Laboral................................... 41 Tabla 16 Descripción de Procedimientos Remisiones Por Competencia ........................... 44 Tabla 17 Descripción de Procedimientos en Acciones Preventivas ................................... 48. Este obra está bajo una licencia de Creative Commons ReconocimientoNoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional..

(8) LISTA DE FIGURAS Ilustración 1 Estructura de los Órganos de Control ........................................................... 15 Ilustración 2 Organigrama de la Procuraduría General de la Nación ................................. 18 Ilustración 3 Organigrama Procuraduría Regional del Tolima .......................................... 29 Ilustración 4 Mapa de Procesos de la Procuraduría General de la Nación.......................... 30 Ilustración 5 Flujograma del Proceso de Comunicaciones Internas ................................... 37 Ilustración 6 Flujograma del Procedimiento de Asignación de carga laboral ..................... 43.

(9) LISTA DE ANEXOS. Anexo 1 Descripción de Cargos ....................................................................................... 55 Anexo 2 Formato de las Planillas de Correspondencia .................................................... 68 Anexo 3 Formato de Hojas Guías ..................................................................................... 69 Anexo 4 Formato Control de Radicación .......................................................................... 70 Anexo 5 Formato de Remisiones por Competencia .......................................................... 71.

(10) INTRODUCCIÓN. El presente trabajo de grado, está basado en la implementación de un manual de procedimientos en el área de comunicaciones internas de la Procuraduría Regional Tolima, las comunicaciones internas en una entidad como esta, son fundamentales para poder realizar las diferentes funciones de una forma adecuada y oportuna, además esta área se relaciona con el desempeño de la dependencia, proporciona solicitudes indispensable que permiten efectuar los objetivos y funciones de la entidad. Un manual de procedimientos es un documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación. (Vivanco vergara, 2017) Los manuales de procedimientos en las organizaciones, además de facilitar información de un determinado puesto o área de trabajo, sirven como herramienta de control interno, mediante la inspección e identificación de actividades misionales, de forma específica y organizada. Así mismo se definen los diferentes procedimientos y los responsables de cada una de las operaciones de la empresa que conforman un proceso. En la Procuraduría Regional del Tolima, es necesario implementar un manual de procedimientos para el área de comunicaciones internas, con el objetivo de describir las diferentes actividades relacionadas con esta área y sus respectivos responsables. Los manuales permiten especificar parámetros de cumplimiento y seguimiento a los procedimientos, con el propósito de definir los inconvenientes presentes en el área que afecta el desempeño general. Del mismo modo se contribuye al mejoramiento continuo de la dependencia, por medio de la estandarización de los procedimientos, precisando un control en cada actividad, con la finalidad de obtener mejores resultados.. 10.

(11) RESEÑA HISTORICA. El origen de la Procuraduría General de nación, se precisa en la institución francesa , otros autores se refieren a las leyes indias y españolas. En el caso de Colombia fue Simón Bolívar al instalar el congreso de Angostura en 1819 , quien introdujo este organismo en el orden político nacional. (Universidad Catolica de Colombia, 2015) El 18 de febrero de 1819, Simón Bolívar al instalar el congreso de Angostura , propuso la creación de una cuarta potestad cuyo dominio sea la infancia y el corazón de los hombres, el espíritu público, las buenas costumbres y la moral republicana. La Procuraduría se consagro a partir de la constitución política de 1830 , 1832, 1843, y nuevamente acogida en las constituciones de 1858, 1863, y 1886. En la constitución del 1991 la Procuraduría General de la Nación, esta reglamentada en los artículos 117 y 118 , definiéndola como órganos de control, cuyas funciones son la investigación disciplinaria, la salvaguarda de los derechos humanos y la protección del interés públicos. La constitución Política de 1991: En el artículo 275 de la Carta Política determina el carácter autónomo frente a las demás ramas del Estado, asignando al Procurador General de la Nación su suprema dirección. Destacamos igualmente el poder preferente disciplinario allí definido, frente a otras agencias estatales. (Peña Ortiz , 2010). La Ley 4ª de 1990 en la cual la expedición de esta Ley fortalece y asegura nuevas funciones a las Procuradurías regionales y seccionales, se convierte una de las delegadas de la. Procuraduría. General, así se introducen acciones más eficaces en la necesaria defensa de los bienes e intereses de la Nación, a través de la delegada en lo civil, fortalece la Oficina de Investigaciones Especiales, Institucionaliza la Veeduría y crea unidades asesoras y coordinadoras.. 11.

(12) La institución del Ministerio Publico tuvo su origen en la carta fundamental de la república de Colombia, Venezuela y Ecuador , expida el 29 de abril de 1830. Al inicio el ejercicio del Procurador General de la Nación se consagraba como agente del poder ejecutivo , con facultades para defender la nación ante Juzgados y Tribunales , en la primera ley orgánica , se definió el Ministerio Publico como un cuerpo de funcionarios encargados de promover la ejecución y cumplimiento de las leyes , disposiciones del gobierno y sentencias de los tribunales, vigilar la conducta oficial de los funcionarios públicos y perseguir los delitos.. 12.

(13) OBJETIVO DE LA PRÁCTICA. Apoyar administrativamente las áreas misionales de la dependencia y aplicar los conocimientos, con el fin de garantizar el cumplimiento de objetivos y la adecuada prestación del servicio de la dependencia. Valor Agregado: Diseñar un manual de procedimientos en el área de comunicaciones internas de las Procuraduría Regional del Tolima, con el fin de mejorar la ejecución de los procesos y facilitar el desarrollo de las funciones de los puestos de trabajo.. 13.

(14) FUNCIONES A DESARROLLAR.  Preparar informes y estudios relacionados con la profesión, que sean solicitados por el jefe inmediato , de acuerdo con los procesos asignados ,lineamientos establecidos, directrices señalas, y procedimientos vigentes.  Recolectar procesar y analizar información que por su profesión o especialidad, sea encomendada por el superior inmediato, de acuerdo con los lineamientos definidos.  Proyectar comunicaciones que le sean encomendadas de acuerdo con las directrices y procedimientos establecidos. procesos asignados, lineamientos establecidos , directrices señaladas, y procedimientos. 14.

(15) CAPITULO I 1.. MARCO REFERENCIAL. Para conocer el contexto en el que se desarrolló el presente trabajo, este capítulo tiene como prioridad enfatizar en los conocimientos y aspectos más importantes de la dependencia, explicar su funcionamiento, direccionamiento y estructura como entidad pública. No es válido realizar una comparación con las empresas privadas, debido a que sus objetivos son diferentes, sin embargo es necesario el cumplimiento de metas y el control de procesos, de tal manera el diseño de manuales de procesos y procedimientos en una de las área de la dependencia, permite aumentar el desempeño y generar resultados que logren el cumplimiento de las metas propuestas por la entidad. El surgimiento de los organismos de control en el Estado Colombiano, se debe a las diferentes contradicciones entre las 3 ramas del poder, dado que eran insuficientes para el cumplimiento de la función pública y tanto así se hizo necesario fundar la estructura de los órganos de control. Encargados de efectuar control sobre ciertas actividades estatales. Principalmente las funciones de los organismo de control consisten en “agregar el control endógeno de las ramas de poder en la administración: jerárquico y de tutela, un control exógeno que permitiera medir los mejores logros, fracasos y desafueros de dicha actividad. (Organos de Control, 2014) Los organismos de control se clasifican de la siguiente manera: Ilustración 1 Estructura de los Órganos de Control. Fuente:. Función Pública 15.

(16) A continuación se presenta un descripción de cada uno de las entidades, que conforman los órganos de control del estado. 1.1 La Contraloría General de la Republica: “Es de carácter técnico y goza de autonomía administrativa y presupuestal. Su propósito es de verificar. la transparencia, eficacia y. eficiencia de la destinación de los recursos públicos y deducir las responsabilidades a que haya lugar e imponer las respectivas sanciones.” (Constitución Politica de Colombia, 1991) Tabla 1 Funciones de la Contraloría General de la Nación FUNCIONES 1 Ejercer Vigilancia de la gestión fiscal del estado, a través del control financiero, gestión y resultados fundados en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales. 2 Ejercer Vigilancia de la gestión fiscal, conforme a los sistemas de control, procedimientos, leyes y resoluciones. 3 Ejercer control posterior sobre las cuentas de cualquier entidad territorial en los casos previstos por la ley. 4 Ejercer funciones administrativas y financieras. 5 Ejercer de forma prevalente y en coordinación con las contralorías territoriales, vigilancia sobre la gestión fiscal y los resultados de la administración y manejo de los recursos naturales. 6 Advertir sobre operaciones o procesos en ejecución para prever grandes riesgos que comprometan el patrimonio público. 7 Prestar su concurso y apoyo al ejercicio de las funciones constitucionales que debe ejercer el Contralor General de la Republica. 8 Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control interno en los términos previstos en la Constitución Política de Colombia y la Ley. Fuente: Función Pública 2014 1.2 El Ministerio Público El Ministerio Público, es un organismo autónomo de control, integrado por la Procuraduría General de la Republica y la Defensoría del Pueblo, esta última creada por la Constitución de 1991. El Ministerio Publico es ejercido por el Procurador General de la Nación, por la Defensoría del Pueblo, por los Procuradores Delegados y los Agentes del Ministerio Público, ante las autoridades jurisdiccionales, por los personeros Municipales. Al Ministerio Publico le corresponde la guarda. 16.

(17) y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la vigilancia. (Articulo 119 Constitucional) El Ministerio Publico estará baja la dirección del Procurador General de la Nación, quien es elegido por el Senado de la Republica por un periodo de cuatro años. (Articulo 275) 1.2.1 Procuraduría General de la Nación La Procuraduría General de la Nación, es el máximo organismo del Ministerio Publico. Tiene autonomía administrativa, financiera y presupuestal, y no hace parte de ninguna de las ramas del poder público, representa a los colombianos ante el estado y de mayor importancia dentro del Ministerio Público. Tabla 2 Objetivos de la Procuraduría General de la Nación. OBJETO 1 Vigilar el cumplimiento de la constitución, de las leyes, las decisiones judiciales y los actos administrativos 2 Proteger los derechos humanos y asegurar su efectividad con el auxilio del Defensor Público. 3 Defender los intereses de la sociedad. 4 Defender los intereses colectivos, en especial el ambiente. 5 Ejercer vigilancia superior de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas. 6 Intervenir en los procesos y ante las instancias judiciales o administrativas. 7 Rendir anualmente informe de su gestión ante el congreso. 8 Exigir a los funcionarios públicos y a los particulares información que considere necesaria. Fuente: Función pública 2014 A continuación se presenta la estructura orgánica de la Procuraduría General de la Nación, con funciones por dependencias.. 17.

(18) Ilustración 2 Organigrama de la Procuraduría General de la Nación. Fuente: Decreto 262 de 2000: Decreto 2246 de 2011 18.

(19) 1.3 La Defensoría del Pueblo: Es un organismo con autonomía administrativa y presupuestal que forma parte del ministerio público y ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General, su objeto es velar por la promoción, el ejercicio y la divulgación de los derechos humanos (Organos de Control, 2014) Tabla 3 Funciones Defensoría del Pueblo. FUNCIONES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15. Diseñar y adaptar con el Procurador General las políticas de promoción y divulgación de los derechos humanos. Dirigir y coordinar las labores de las diferentes dependencias que conforman a la Defensoría. Velar por la promoción y ejercicio de los derechos humanos. Realizar diagnósticos de alcance general sobre situaciones económicas, sociales, culturales, políticas y jurídicas Culturales, económicas Auxiliar al Procurador General para la elaboración de informes sobre la situación de los derechos humanos. Ser mediador entre los usuarios y las empresas públicas o privadas que presten servicios públicos Velar por los derechos de las minorías étnicas y de los consumidores Dictar reglamentos necesarios para el eficiente y eficaz funcionamiento de la defensoría del pueblo Celebrar los contratos y expedir los actos administrativos, que se requieren para el funcionamiento de la entidad. Designar defensores delegados por materias para el estudio y defensa de determinados derechos Diseñar los mecanismos necesarios para establecer comunicación permanente y compartir información con las organizaciones gubernamentales y no gubernamentales. Demandar defender o impugnar ante la corte constitucional de oficio o a solicitud de cualquier persona y cuando fuere procedente. Nombrar y remover a los empleados de su dependencia así como definir sus situaciones administrativas. Administrar los bienes designados para el funcionamiento de la Defensoría y responder por su correcta asignación y utilización. Rendir informes periódicos a la opinión pública sobre el resultado de sus investigaciones. 19.

(20) Fuente: Función Pública 2014 Al comprender el funcionamiento de los organismo de control, y su constitución , es importante conocer de manera detallada los aspectos referentes a la Procuraduría General de la Nación, debido que esta es el eje central del presente trabajo. 1.4 La Procuraduría General de la Nación (pgn) Además de ser el máximo organismo del Ministerio Público. “Tiene autonomía administrativa, financiera y presupuestal en los términos definidos por el Estatuto Orgánico del Presupuesto Nacional y ejerce sus funciones bajo la suprema dirección del Procurador General de la Nación, su obligación es velar por el correcto ejercicio de las funciones encomendadas en la Constitución y la Ley a servidores público” (Titulo X, Decreto 262 de 2000) Misión La Procuraduría General de la Nación construye convivencia, salvaguarda el ordenamiento jurídico, representa a la sociedad y vigila la garantía de los derechos, el cumplimiento de los deberes y el desempeño íntegro de quienes ejercen funciones públicas, preservando el proyecto común expresado en la Constitución Política; para producir resultados de valor social en su acción preventiva, ejercer una actuación disciplinaria justa y oportuna y una intervención judicial relevante y eficiente, orientadas a profundizar la democracia y lograr inclusión social, con enfoque territorial y diferencial. (Procuraduría.Gov, 2017) Visión En el 2021 la Procuraduría General de la Nación será valorada, nacional e internacionalmente, por su liderazgo y logros en la convivencia y la paz, la efectividad de los derechos de las personas, el rescate de la ética y la confianza en la función pública. Será una organización con gobierno corporativo, con servidores comprometidos, articulada con su entorno y fortalecida técnica y estructuralmente, capaz de actuar con determinación para combatir la corrupción y la gestión. 20.

(21) indebida de lo público, así como para prevenir, reparar y sancionar la vulneración de los derechos y realizar justicia, fortaleciendo las instituciones, la participación y la cultura de la legalidad en los territorios. (Procuraduría.Gov, 2017) Funciones Es su obligación velar por el correcto ejercicio de las funciones encomendadas en la Constitución y la Ley a servidores públicos, lo hace a través de sus tres funciones misionales principales. Tabla 4 Funciones de la Procuraduría General de la Nación PRINCIPALES FUNCIONES Función Preventiva. Función de Intervención. Función Disciplinaria. Considerada la principal responsabilidad de la Procuraduría que está empeñada en “prevenir antes que sancionar”, vigilar el actuar de los servidores públicos y advertir cualquier hecho que pueda ser violatorio de las normas vigentes, sin que ello implique coadministración o intromisión en la gestión de las entidades estatales. En su calidad de sujeto procesal la Procuraduría General de la Nación interviene ante las jurisdicciones Contencioso Administrativa, Constitucional y ante las diferentes instancias de las jurisdicciones penal, penal militar, civil, ambiental y agraria, de familia, laboral, ante el Consejo Superior de la Judicatura y las autoridades administrativas y de policía. Su facultad de intervención no es facultativa sino imperativa y se desarrolla de forma selectiva cuando el Procurador General de la Nación lo considere necesario y cobra trascendencia siempre que se desarrolle en defensa de los derechos y las garantías fundamentales. La Procuraduría General de la Nación es la encargada de iniciar, adelantar y fallar las investigaciones que por faltas disciplinarias se adelanten contra los servidores públicos y contra los particulares que ejercen funciones públicas o manejan dineros del estado, de conformidad con lo establecido en el Código Único Disciplinario o Ley 734 de 2002.. Fuente: Procuraduría.Gov.co La procuraduría General de la Nación, es un órgano con autonomía administrativa y presupuestal, se caracteriza por tener tres funciones principales, que permiten defender los derechos de los ciudadanos y ejercer vigilancia a las diferentes entidades publicas y privadas. La Procuraduría 21.

(22) funciona de acuerdo a la competencia que se le asigna a las diferentes dependencia según su circunscripción territorial, las delegadas y auxiliares en los diferentes temas y especialidades. Cada dependencia debe realizar las funciones misionales, explicadas anteriormente, el desempeño de las diferentes dependencias de la Procuraduría en el país se mide a través de la estadística que generen cada mes, por medio de los diferentes procesos, tramites misionales, entre otros.. 1.5 Las Procuradurías Territoriales. están conformadas por Procuradurías Regionales y Provinciales o distritales, las Procuradurías Regionales desempeñan sus funciones de acuerdo a su circunscripción Territorial (Ordoñez, Maldonado, Castañeda Curvelo, & Mora Padilla, 2010) Según el Decreto 262 de 2000 Las Procuradurías Regionales deben conocer en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelantan en contra de: . Los servidores públicos que tengan rango inferior al de Secretario General de las entidades que formen parte de las ramas ejecutivas del orden nacional, legislativa, Judicial, de la Contraloría General de la República, la Defensoría del Pueblo, La Organización Electoral, del Banco de la República, de la Comisión Nacional De Televisión, las comisiones de regulación de servicios públicos y de otros organismos autónomos del orden nacional.. . Los funcionarios que conforman los órganos de dirección y administración de las áreas metropolitanas en ejercicio de sus funciones, así como de las regiones.. . Los diputados, concejales de las capitales de departamento, contralores departamentales y contralores municipales de capital de departamento, defensores regionales, rectores, directores o gerentes de organismos descentralizados del orden departamental y miembros de sus juntas o consejos directivos, y contra servidores públicos del orden departamental.. . Los oficiales subalternos de la Fuerza Pública. . Los jueces del circuito, los jueces penales del circuito especializados, los fiscales seccionales, los fiscales ante los jueces del circuito especializados y miembros de tribunales de arbitramento. 22.

(23) . Los notarios de segunda categoría, curadores urbanos, representantes legales e integrantes de las juntas de las Cámaras de Comercio cuyas juntas tengan nueve miembros principales y demás particulares que desempeñen función pública.. En la siguiente tabla, se presenta de manera detalla las funciones de las Procuradurías Regionales. Tabla 5 Funciones de las Procuraduría Regionales. FUNCIONES DE LAS PROCURADURÍAS REGIONALES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10. 11 12 13 14. Conocer en primera instancia los procesos disciplinarios cuya competencia corresponda a las procuradurías distritales o provinciales, en las circunscripciones territoriales. Conocer en segunda instancia los procesos disciplinarios decididos en primera por los personeros, los procuradores provinciales y judiciales I. Adelantar actuaciones disciplinarias de competencia de los procuradores delegados, hasta antes de la apertura de la investigación. Ejercer, de manera selectiva, vigilancia superior de las actuaciones disciplinarias que adelanten los organismos de control interno disciplinario. Revocar, de oficio o a solicitud de parte, sus propios actos y los actos administrativos de naturaleza disciplinaria expedidos por los personeros y los procuradores distritales o provinciales. Realizar las acciones necesarias para garantizar el registro oportuno de la información sobre las actuaciones disciplinarias de su competencia. Ejercer, de manera selectiva, control preventivo de la gestión administrativa y de la contratación estatal que adelantan los organismos y entidades públicas. Intervenir ante las autoridades públicas, cuando sea necesario para defender el orden jurídico, el patrimonio público o las garantías y derechos fundamentales, sociales, así como los derechos de las minorías étnicas. Velar por la eficiente prestación de los servicios públicos. Velar por la defensa de los derechos del consumidor y usuarios de los servicios públicos domiciliarios. Llevar un registro actualizado de las sentencias proferidas contra las entidades públicas del orden territorial, mediante las cuales se les condene al pago o la devolución de una cantidad líquida de dinero. Intervenir ocasionalmente como Ministerio Público ante las autoridades judiciales competentes, en los asuntos de conocimiento de los procuradores judiciales. Interponer las acciones populares, de tutela, de cumplimiento, de nulidad de actos administrativos y nulidad absoluta de los contratos estatales, y las demás que resulten conducentes para asegurar la defensa del orden jurídico. Conocer y resolver los impedimentos manifestados por los funcionarios de su dependencia, los personeros y los procuradores provinciales 23.

(24) Dar posesión a los servidores de la entidad del nivel territorial en los empleos de los niveles profesional, técnico administrativo y operativo. Dirimir los conflictos de competencia que se susciten entre los personeros y los 16 procuradores provinciales Fuente: Decreto 262 de 2000, Titulo XI 15. 1.6 Procuradurías Distritales Y Provinciales: Actúan desde el marco de su competencia, dependiendo su circunscripción territorial. (Ariticulo 76, Decreto 262 de 2000). Tabla 6 Funciones de la Procuradurías Distritales y Provinciales. FUNCIONES DE LAS PROCURADURÍAS PROVINCIALES. 1 2 3 4 5 6. Conocer en Primera Instancia los proceso disciplinarios que se adelantan en contra de Alcaldes de Municipio que no sea capital del Departamento, concejales, personeros , ediles de juntas administrativas, rectores, directores o gerentes de organismos descentralizados del orden distrital o municipal. Suboficiales de las fuerzas militares y personal civil del Ministerio de Defensa , suboficiales , los contralores distritales, municipales distintos de los de la capital del departamento, jueces municipales, fiscales locales y empleados de la fiscalía General de la Nación, los integrantes de las juntas de cámaras de Comercio Adelantar actuaciones disciplinarias de competencia de los Procuradores Delegados hasta antes de la apertura de investigación Ejercer de manera selectiva vigilancia superior de las actuaciones disciplinarias que adelanten los organismos de Control Interno Disciplinario Realizar las acciones necesarias para garantizar el registro oportuno de la información sobre las actuaciones disciplinarias de su competencia. Ejercer de manera selectiva, control preventivo de la gestión administrativa y de la contratación estatal que adelantan los organismos y entidades públicas. Intervenir ante las autoridades públicas, cuando sea necesaria para defender el orden jurídico.. 7. Velar por la eficiente prestación de los servicios públicos. Velar por la defensa de los derechos del consumidor y usuarios de los servicios 8 públicos domiciliarios. Intervenir eventualmente como Ministerio Público ante las autoridades judiciales 9 competentes en asuntos de conocimiento de la Procuradurías Judiciales Interponer las acciones populares, de tutela, de cumplimiento, de nulidad de actos 10 administrativos y nulidad absoluta de contratos estatales. Conocer y resolver los impedimentos manifestados por los funcionarios de su 11 dependencia, así como las recusaciones que contra ellos se formule. 24.

(25) Fuente: Decreto 262 de 2000, Capitulo II Articulo 76 Dependencia Directa: Las Procuradurías Regionales y distritales, depende directamente del Procurador General, los Procuradores Provinciales Dependen Directamente de los respectivos Procuradores Regionales. (Articulo 80, Decreto 262 de 2000) Para entrar en contexto la Procuraduría Regional del Tolima, con sede en Ibagué y competencia en el territorio de los municipios que conforman las Procuradurías Provinciales de Ibagué, Chaparral y Honda (Articulo 42 Decreto 262 de 2000, 2010) Estos Municipios están compuestos de la siguiente forma: Procuraduría Provincial de Ibagué, sede en Ibagué y competencia en los siguientes Municipios. Tabla 7 Competencia Procuraduría Provincial de Ibagué PROVINCIAL DE IBAGUÉ Alvarado. Rovira. Anzoátegui. San Luis. Cajamarca. Santa Isabel. Ibagué. Suarez. Piedras. Valle de San Juan. Roncesvalles. Venadillo. Fuente: Decreto 262 de 2000. Procuraduría Provincial de Chaparral, con sede en Chaparral y competencia en los siguientes Municipios. Tabla 8 Competencia Procuraduría Provincial de Chaparral. PROVINCIAL DE CHAPARRAL. 25.

(26) Ataco. Planadas. Chaparral. Prado. Coyaima. Purificación. Dolores. Rioblanco. Guamo. Saldaña. Natagaima. San Antonio. Fuente: Decreto 262 de 2000. Procuraduría Provincial de Honda, con sede en Honda y competencia en los siguientes Municipios. Tabla 9 Competencia Procuraduría Provincial de Honda. PROVINCIAL DE HONDA Ambalema. Líbano. Armero Guayabal. Mariquita. Caparrapi. Murillo. Changuani. Norcasia. Falan. Palocabildo. Fresnos. Puerto Salgar. Guaduas. Samaná. Herveo. Victoria. Honda. Villahermosa. La palma. Yacopi. Lérida Fuente: Decreto 262 de 2000. 26.

(27) Teniendo en cuenta lo anterior, lo cual permite entender el funcionamiento y organización de la Procuraduría General de la Nación y las diferentes dependencias; se logra contextualizar en la parte fundamental de este trabajo, al especificar de manera detallada el funcionamiento de la Procuraduría Regional del Tolima, teniendo como propósito mejorar el desempeño de esta dependencia, mediante el diseño de una manual de procesos en el Área de Correspondencia interna. Con la finalidad de ejercer un control sobre los diferentes procedimientos y los diferentes responsables en la ejecución de las funciones que interviene en esta área.. 27.

(28) CAPITULO II 2. DESCRIPCIÓN DE CARGOS El contenido de este capítulo, esta direccionado a la descripción de los cargos de la Procuraduría Regional del Tolima, tiene como objetivo inicial explicar las características principales que permiten realizar la descripción de cargos, para esto se tiene en cuenta el nivel jerárquico al que pertenece, la denominación del cargo, que depende al grado, que se determina según el nivel de estudios y experiencia, además debe poseer unos conocimientos esenciales y competencias comportamentales de acuerdo al cargo. Estos aspectos se debe especificar en el formato de descripción de cargo de igual manera que la ubicación del empleo, denominación, nivel jerárquico, cargo del jefe inmediato, si tiene personal a cargo, así como los requisitos de estudio, experiencia, equivalencias, el propósito principal y las competencias funcionales. La procuraduría Regional se caracteriza por tener los siguientes cargos: Tabla 10 Descripción de Cargos de la Procuraduría Regional del Tolima CARGOS No. de. Nivel. cargos. Jerárquico. 1. Denominación del Cargo. Código. Grado. Directivo. Procurador Regional. OPR. ED. 3. Administrativa. Oficinista. OF. 5-6. 1. Administrativa. Secretaria Ejecutiva. OF. 5-6. 11. Asesor. Asesores - Funciones Disciplinarias. AS. 1- 22. 2. Asesor. Asesores - Funciones Preventivas. AS. 1-22. 2. Asesor. Profesionales Universitarios. PU. 3-18. 1. Técnico. Técnico Auxiliar. TM. 3-16. 1. Operativo. Citador. CI. 4-6. 2. Operativo. Conductor. CH. 6-8. 1. Operativo. Auxiliar de Servicios Generales. AS. 6-6. Fuente: Propia. 28.

(29) Ilustración 3 Organigrama Procuraduría Regional del Tolima DESPACHO DEL PROCURADOR GENERAL. PROCURADURÍA REGIONAL DEL TOLIMA. NIVEL ADMINISTRATIVO. ASESORES. NIVEL OPERATIVO. ASESOR- FUNCIONES DISCIPLINARIAS. OFICINISTA. TÉCNICO ADMINISTRATIVO. ASESOR- FUNCIONES PREVENTIVAS. SECRETARIA EJECUTIVA. CONDUCTOR. PROFESIONALES UNIVERSITARIOS. CITADOR Fuente: Propia. 29.

(30) 2.1 Descripción de niveles Nivel de Asesores El nivel de Asesores está conformado por asesores con funciones disciplinaria y preventivas y por profesionales universitarios, los. asesores en la Procuraduría Regional del Tolima, son. fundamentales para el desarrollo de las funciones misionales de la dependencia, encargados de llevar procesos disciplinarios, preventivos y en las diferentes instancias, según corresponda, así mismo se les atribuye a contribuir con la estadística mediante la generación de fallos. Nivel Administrativo El nivel administrativo está conformado por los oficinistas y la secretaria ejecutiva, los oficinistas están encargados de realizar. la proyección de documentos, manejar la planeación de la. dependencia, recibir todos los proceso y trámites para revisión y firma, efectuar el reparto de las quejas a los asesores con el auto respectivo y contestar las diferentes comunicaciones que se les asigne. La Secretaria Ejecutiva se encarga de recibir todos los expedientes para realizar las respectivas notificaciones, así mismo clasifica los expedientes que están para archivo dejando las respectivas constancias secretariales, se emiten autos, edictos y se toman las notificaciones a los particulares. Nivel Operativo Este nivel está conformado por un técnico administrativo, citador, conductor, el cual se relaciona con la parte de la correspondencia, la radicación de la misma y la entrega. Así mismo se maneja el archivo y el control de este, también se efectúan las proyecciones. de las diferentes. comunicaciones, en el tema de la correspondencia se debe recibir los documentos que llegan a la dependencia radicarlos y asignarle mediante Sigdea un número de radicación, a su vez esto se escanean, y se entregan al funcionario encargado de realizar la asignación de quejas.. Ilustración 4 Mapa de Procesos de la Procuraduría General de la Nación 30.

(31) Fuente: Procuraduría.Gov El mapa de procesos de la procuraduría, refleja que sus procesos están enfocados al mejoramiento continuo, sin embargo los procesos que se desarrolla en la Procuraduría Regional del Tolima corresponden a macroprocesos misionales, como los son procesos preventivos, de intervención y disciplinarios y macroprocesos de ayuda en los cual esta la gestión de la comunicación. Es así como se prioriza en uno de estos macroprocesos con el fin de mejorar resultados y ejercer algún control sobre el mismo.. 31.

(32) CAPITULO III 3. MANUAL DE PRODECIMIENTOS EN EL ÁREA DE COMUNICACIONES INTERNAS DE LA PROCURADURÍA REGIONAL DEL TOLIMA En la Procuraduría Regional del Tolima, se presento la necesidad de diseñar un manual de procedimientos en el Área de comunicaciones internas de la dependencia, a causa de que se generaban inconvenientes en la salida de los tramites, en vista de que no se tramitaban de manera oportuna, por retrasos en la entrega de la correspondencia y en algunos casos por problemas relacionados con el área de correspondencia interna, afectando de manera directa los resultados y el buen desempeño de la dependencia. Un proceso como el de las comunicaciones internas, en este tipo de entidades representa un valor muy importante, en consideración de que todos los documentos que se reciben en esta área son significativos y se observan en cuanto a resultados y estadística, de tal modo que el ser de esta organización depende de las quejas que los usuarios instauran. Con respecto al diseño de manual de procedimientos en esta área, además de permitir conocer el funcionamiento y direccionamiento de las quejas, ayuda a establecer parámetros de cumplimiento y la descripción de como efectuar cada procedimiento, así mismo se ejerce control,. seguimiento sobre el desempeño de los. funcionarios y tramites, proporcionado el mejoramiento continuo de la dependencia y aumento de calidad en el área . El manual de procedimientos en el área de comunicaciones internas, ayuda a conocer el proceso de correspondencia, explicando cómo se debe efectuar los diferentes procesos o etapas dentro del mismo, y la manera en que se deben efectuar los diferentes tramites, con el objetivo principal de mejorar el desempeño y la respuesta de los tramites. Para realizar el diseño de estos manuales se tuvieron en cuenta algunos aspectos de análisis, en primer lugar el funcionamiento de la entidad, el cual gira en torno al área de correspondencia interna, dado que es la esencia fundamental para realizar las actividades de la dependencia son las quejas de las personas, están permiten el desarrollo y ejecución de los procesos. 32.

(33) Todas las quejas que son instauradas en la dependencia tienen un trámite diferente, dependiendo el contenido de cada documento, según sea el caso se pueden clasificar en Misional y no misional para la entidad, así mismo se efectúa el trámite. Tabla 11 Clasificación de los Documentos MISIONALES. NO MISIONALES. Remisiones por. Respuestas de tramites ya. competencia. realizados. Seguimientos. Devoluciones Comunicaciones de otras entidades sobre el proceso que. Derechos de Petición. le han efectuada a la determinada queja remitida por la entidad.. Tutelas. Fuente: Propia. Información sobre procesos. Proceso Disciplinarios. Solicitud de información. Procesos Preventivos. Notificaciones. Procesos de Intervención. Archivo. 3.1 Área de Correspondencia Esta área está compuesta por los diferentes funcionarios que manipulan la documentación, se encarga de direccionar el trámite de las solicitudes recibidas, a continuación se diseña el manual de procesos y procedimientos de esta área, con el fin de determinar los procesos, conocer cada actividad, su responsable y la manera en que se debe desarrollar cada uno con el objetivo de velar por la oportuna respuesta de los tramites y evitar demoras en la correspondencia, y lograr cada vez mayor sistematización y mejoramiento de los procesos.. 33.

(34) Tabla 12 Manual de Procesos y Procedimientos en Área de Comunicaciones Internas de la Dependencia. PROCURADURÍA. MANUAL DE PROCESOS Y. REGIONAL DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS 1. Identificación del Proceso 1.1. Nombre del Proceso. Comunicaciones Internas. 1.2. Área Titular. Área de Correspondencia Efectuar los procedimientos establecidos, de acuerdo al tipo. 1.3.Objetivo. de correspondencia. Los documentos recibidos, catalogados como quejas, son el ser de la dependencia y el. 1.4. Generalidades. oportuno tramite de los mismos, permiten mejorar la calidad en el desarrollo de procedimientos. Aumentar el desempeño a nivel nacional, en el desarrollo de. 1.5. Resultados Esperados. tramites reflejados en la estadística de la dependencia Planillas de correspondencia. 1.6.Formatos. Pérdida de tiempo en la. 1.7. Riesgos. proyección de los tramites. Control en las planillas de. 1.8. Controles Ejercidos. correspondencia. Control en las hojas guías del trámite.. 34.

(35) Tabla 13 Manual de Procedimientos en el Área de Comunicaciones Internas. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS EN EL ÁREA DE CORRESPONDENCIA INTERNA ACTIVIDAD. DESCRIPCIÓN. RESPONSABLE. Usuario externo o interno entrega las quejas, se orienta el destino de la queja si corresponde a la Radicación de. dependencia o a otra, se coloca el sello de. Responsable de. documentos. radicado con fecha, numero de folios y se verifica. Radicación. que el documento presente los datos de contacto y realizar planillas de control. Asignación de Sigdea. Recibe los documentos, los escanea y los ingresa a la plataforma Sigdea, asignando el número de. Responsable de. radicación.. Asignar Sigdea. Recibe los documentos con el respectivo Sigdea, y empieza a clasificar los documentos. en. misionales y no misionales, los no misionales Estudio y. verifica mediante la plataforma Sim la relación. Responsable de. direccionamiento del documento con otros trámites, para así. Asignación de. de quejas. asignarlo al funcionario que le corresponde, en. Carga Laboral. el caso de los misionales debe clasificarlos y determinar la competencia y especialización de los mismo, para poder asignar la carga laboral. Elabora Planillas de correspondencia Entrega de Carga Laboral. Asigna la carga laboral en el Sigdea y elabora las planillas de correspondencia internas para dejar como constancia lo que se entrega y a quien se le asigna. Responsable de Asignación de Carga Laboral. Recibe las planillas de correspondencia, junto. Responsable de. con los documentos correspondientes y los. Entrega de. entrega a los funcionarios. Documentos 35.

(36) Recibe las quejas asignadas, revisa si son de su Revisión de. competencia, si el procedimiento es el indicado,. Responsable de. Quejas. para empezar a tramitar y si no corresponde se. Tramitar Queja. devuelve a la asignación de carga laboral. Desarrollo de. Estudia la queja, analiza el asunto y aplica el. Responsable de. Proyecciones. procedimiento indicado.. Tramitar Queja. Entrega de Proyecciones. Se reciben las proyecciones de los trámites, se registran en un libro de control y se pasan a. Oficinista. despacho. Se verifica que el procedimiento efectuado se ha el indicado, que la forma y el contenido del. Evaluación de la documento cumplan con el asunto de la queja, si Proyección. la proyección cumple con todo se firma y si no. Procuradora Regional. es así el caso de devuelve para hacer las correcciones pertinentes. Entrega de Proyecciones Preparación de Los tramites. Recibe las proyecciones y la entrega al funcionario. encargo. para. que. realice. el. Oficinista. procedimiento de corrección o envió. Se reciben los trámites firmados, se aplican las respectivas correcciones si aplica, o se organizan para el envió.. Responsable de Tramitar queja. Se debe escanear los documentos, para luego Depuración de Sim. subirlos mediante el sim y direccionar el destino del documento, el fin, el asunto, dejando constancia del trámite efectuado , para luego. Responsable de Tramitar Queja. finalizar el trámite. Recibe la documentación firmado, con las Envió de Documentos. correspondientes copias, la organiza en sobres. Responsable de. para el envió, realiza el acta correspondiente y. Entrega de. entrega la documentación a la empresa de correo. Documentos. o la entrega personalmente según sea el caso. 36.

(37) Ilustración 5 Flujograma del Proceso de Comunicaciones Internas Responsable de radicación Recibe las solicitudes y quejas de los usuarios, asigna fecha hora y numero de folios.. INICIO. Responsable de asignar sigdea Recibe los documentos, le asigna el número de radicado y escanea la totalidad de documentos.. Responsable de Asignación de carga Laboral. Realizar el estudio correspondiente de cada queja y direccionar el procedimiento indicado.. Responsable de Entrega de documento Entrega los Documentos al Respectivo Funcionario encargado. No. Oficinista Recibe las proyecciones y las entrega para revisión y firma.. Responsable de tramitar la queja Realiza proyecciones y pasa para firma.. Responsable de tramitar la queja Efectúa el trámite encargado.. SI. Responsable de tramitar queja El procedimiento es el indicado. No. Procuradora Regional Revisa si cumplen con los requisitos establecidos. 1. SI. Responsable de Entrega de documentos Organiza los documentos para el envió y los entrega a la empresa de correos.. Procuradora Regional Firma los documentos y los entrega para el envió correspondientes.. Oficinista Se entregan documentos al funcionario encargo para el envió y salida de Sim.. Responsable de tramitar la queja Depura documentos del sim, y organiza la documentación para envió. 1. 37.

(38) FIN. Fuente: Propia. 38.

(39) De acuerdo, con los Manueles propuestos anteriormente para el área de correspondencia interna, se puede observar que reflejan de manera clara cual debe ser el procedimiento de los diferentes documentos y así garantizar el mejoramiento continuo de los procesos, proporcionando algunos beneficios para la organización como es la sistematización de esta área , facilidad del trabajo en equipo de tal razón, que si se realiza cada procedimiento de manera eficiente no se van a presentar retrasos en los tramites, disminución de errores y mejora poco a poco los procesos aumentando la calidad en los mismo y evitar pérdida del tiempo en los funcionarios. Frente a la observación realizada en la dependencia, es importante analizar los procedimientos en el cargo de asignación de carga laboral, debido a que este puesto de trabajo es fundamental para la dependencia y afecta a los procedimientos del área de correspondencia interna. La finalidad de este análisis ese dejar establecido una descripción de cómo debe realizar los diferentes estudios y toma de decisiones en su área, con el propósito de evitar perdida tiempo y retraso en la salida de los tramites; por esta razón es importante diseñar manuales de procesos, procedimientos y descripción de algunos procesos relacionados con el cargo, con el objetivo de garantizar el mejoramiento continuo de los procesos, evitar errores en la asignación y aumentar el desempeño y calidad en la entidad... 3.2 Asignación de Carga Laboral Este puesto de trabajo, es importante para la realización de trámites misionales, además garantiza la eficacia en los tramites, está enfocado a los resultados, los cuales se reflejan en el desempeño de los funcionarios, puede afectar de manera positiva o negativa la estadística y el logro de los objetivos de la Procuraduría Regional del Tolima. La persona encargada de esta función debe conocer las habilidades y capacidades de los funcionarios de los niveles administrativos y operativos, de modo que a estos funcionarios se les encarga y asigna algunos trámites, por lo tanto debe velar que la asignación de actividad se ha lo más coherente y precisa con el fin de alcanzar resultados prósperos para la dependencia. A continuación se presenta el diseño de manual de procesos y procedimientos para esta área.. 39.

(40) Tabla 14 Manual de Procesos y Procedimientos en la Asignación de carga laboral. PROCURADURÍA. MANUAL DE PROCESOS Y. REGIONAL DEL TOLIMA. PROCEDIMIENTOS. 1. Identificación del Proceso Asignación de Carga Laboral. 1.1. Nombre del Proceso. Área de Correspondencia. 1.2. Área Titular. Interna Realizar la asignación de carga laboral de manera efectiva en la. 1.3.Objetivo. Procuraduría Regional del Tolima La asignación de quejas, permite organizar y direccionar las tareas de los diferentes funcionarios, con el fin de. 1.4. Generalidades. producir documentos misionales y atender de manera oportuna las quejas de los usuarios. Desarrollar de manera oportuna y sin errores la asignación de. 1.5. Resultados Esperados. carga laboral. Planillas de correspondencia. 1.6.Formatos. Pérdida de tiempo en la. 1.7. Riesgos. proyección de los trámites. Control en las planillas de. 1.8. Controles Ejercidos. correspondencia. Control en las hojas guías del trámite.. 40.

(41) Tabla 15 Manual de Procedimientos Asignación de Carga Laboral. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS EN EL CARGO DE ASIGNACIÓN DE CARGA LABORAL ACTIVIDAD Clasificación de Documentos. DESCRIPCIÓN. RESPONSABLE. Recibe los documentos ya radicados y con. Responsable de. Sigdea y los clasifica en misionales y no. Asignación de. misionales.. Carga Laboral. Este funcionario debe leer de manera detalla cada queja, con el fin de conocer el asunto Estudio y Evaluación. para. determinar. qué. acción. aplicar. dependiendo el contenido. Conocer si es una remisión por competencia, una preventiva,. Responsable de. proceso. Asignación de. disciplinario. o. simples. comunicaciones.. Carga Laboral. Al determinar que es una remisión por competencia, mediante la hoja guía se estipula Direccionamiento la procuraduría delegada de la queja. para realizar el. trámite, junto con la ley que los estipula, el asunto de la queja, fecha, y la persona encarga. Responsable de Asignación de Carga Laboral. de realizar la remisión. Si es un seguimiento o acción preventiva debe, estipular en la hoja guía los respectivos Direccionamiento requerimientos que se deben realizar y las de la queja. entidades que están sujetas a revisión y escoger la persona encargada de realizar este. Responsable de Asignación de Carga Laboral. procedimiento. Direccionamiento Si corresponden acciones disciplinarias están se pasan para reparto, con el fin de que en el de la queja despacho se asigne al asesor correspondiente de llevar el proceso 41. Responsable de asignación de Carga Laboral.

(42) Mediante la plataforma Sigdea se les carga el trabajo a los funcionarios, por medio de la Asignación de. radicación con el fin de que si son de carácter. Sigdea. misional se carga al Sim y puedan realizar los trámites y aumentar estadística. También se. Responsable de Asignación de Carga Laboral. cargan los que no son misionales Realizar Planillas Para entregar la carga laboral y realizar un de. control de los radicados se elaboran estas. Correspondencia planillas.. Asignación de Quejas. Entrega de. Responsable de. correspondencia Se entregan los documentos evaluados junto y carga laboral. Responsable de. con las planillas.. Asignación de quejas. Fuente: Propia. 42.

(43) Ilustración 6 Flujograma del Procedimiento de Asignación de carga laboral. INICIO. Responsable de Asignación de Carga Laboral Recibe los documentos radicados y con Sigdea y los clasifica si son misionales o no misionales.. Responsable de Asignación de Carga Laboral Se elaboran planillas de correspondencia para efectuar la entrega y control de las quejas.. Responsable de Asignación de Carga Laboral Entrega los documentos evaluados juntos con planillas de correspondencia.. Responsable de Asignación de Carga Laboral Practica un Estudio y evaluación de manera cautelosa para determinar el procedimiento que requiere.. Responsable de Asignación de Carga Laboral Mediante Sigdea se direcciona la queja y se asigna al funcionario correspondiente.. FIN. 43. Responsable de Asignación de Carga Laboral Fija los procedimientos para tramitar una remisión por competencia, seguimientos o disciplinarios. Responsable de Asignación de Carga Laboral Se elaboran hojas guías de trabajan, que describen el procedimiento para cada documento..

(44) En las siguientes tablas se presentan la descripción de los procesos de remisiones de competencia y acciones preventivas, con el fin determinar los parámetros de competencia y ejecución. Tabla 16 Descripción de Procedimientos Remisiones Por Competencia. PROCEDIMIENTOS EN REMISIONES POR COMPETENCIA COMPETENCIA DIRECTA TEMA. DEPENDENCIA. ENTIDAD. COMPETENTE Asuntos respectivos a eliminación de anotaciones en certificados de antecedentes. Competencia el Grupo SIRI. Solicitudes de intervención ante jueces de medidas. Coordinación de. de seguridad.. las Procuraduría. Solicitudes de información sobre procesos que adelanta la Fiscalía.. Judiciales Penales del Departamento del Tolima. Asuntos de acoso laboral. Competencia directa el comité de convivencia de la entidad correspondiente, en que se desarrollen los hechos. Solicitudes de internos de la Cárcel de Mediana. Procuraduría. Seguridad - EPMSC del Espinal Tolima.. Regional de Cundinamarca. 44.

(45) Derechos de petición, que tiene como fin exigir. Secretaria de. los servicios de salud en la Eps del magisterio.. Salud del Departamento del Tolima. Solicitudes de asistencia de audiencias de. Defensoría del. internos.. Pueblo. Quejas en contra de guardas del Inpec del COIBA.. Director del Complejo. Solicitudes o quejas de interno del Complejo. Carcelario y. Carcelario y Penitenciario COIBA.. Penitenciario COIBA. Temas de Instituciones educativas.. Secretaria de Educación del Tolima. Quejas sobre procesos de contratación estatal.. Se remite a la entidad que coordina el proceso. Solicitudes de investigación sobre la Comisario de. Procuraduría. Familia. Provincial de Ibagué. Quejas en contra de la dirección administrativa de Transito.. Dirección de Transito Departamental. Quejas en contra de policías de Tránsito.. Oficina de Control Interno Disciplinario del Comando de Policía del Tolima. 45.

(46) Asuntos correspondientes a derechos de menores.. Procuraduría II Judicial 14 de Familia del Departamento del Tolima. Asuntos ambientales y protección y conservación de recursos naturales.. Procuraduría Judicial Agraria. Asuntos referentes a protección de los derechos de víctimas del conflicto.. Procuraduría Delegada para la Paz y Protección de los Derechos de las Victimas. Asuntos de conflicto armado.. Procuraduría Delegada para la Paz. Asuntos referentes a contratación en la. Oficina de. Procuraduría General.. selección y carrera de la Procuraduría General de la Nación. Quejas de internos del Coiba contra guardas del Inpec.. Control Interno Disciplinario. Solicitudes de Control y seguimiento del personal a cargo de visitas.. del INPEC Regional Viejo. Presuntos hechos de corrupción dentro del Coiba. Quejas en contra de la Policía Nacional.. Caldas Control Interno Disciplinario de la Policía Metropolitana. 46.

(47) Asuntos que se desarrollen en los Municipios de Alvarado, Anzoátegui, Cajamarca, Ibagué, Piedras, Roncesvalles, Rovira, San Luis, Santa Isabel, Suarez, Valle de San Juan y venadillo. Asuntos que se desarrollen en los Municipio de Ataco, Chaparral, Coyaima, Dolores, Guamo,. Procuraduría Provincial de Ibagué Procuraduría Provincial de. Natagaima, Planadas, Prado, Purificación,. Chaparral. Rioblanco, Saldaña y San Antonio. Asuntos que se desarrollen en los Municipios de Ambalema,. Armero,. Guayabal,. Caparrapi. Changuani, Falan, Fresnos, Guaduas, Herveo,. Procuraduría. Honda, La palma, Lérida, Líbano, Mariquita,. Provincial de. Murillo, Puerto. Norcasia, Salgar,. Samaná,. Palocabildo Victoria,. Villahermosa y Yacopi. Fuente: Propia. 47. Honda.

(48) Tabla 17 Descripción de Procedimientos en Acciones Preventivas. PROCEDIMIENTOS EN ACCIONES PREVENTIVAS ACTIVIDAD. DESCRIPCION. RESPONSABLE. Se debe conocer cuáles son las Determinar entidad sujeta a vigilancia. entidades sujetas a vigilancia a causa. Funcionario encargo. de un incumpliendo, se conoce de. de realiza acciones. acuerdo al fallo en la acción de tutela. preventivas. o a la solicitud del usuario Se efectúa el seguimiento a lo solicitado, mediante requerimientos en donde se solicita información Realizar requerimientos. correspondiente al incumplimiento y las acciones que la entidad a realizada tendientes a dar cumplimiento a lo. Funcionario encargo de realiza acciones preventivas. solicitado sea por el Juez o usuarios También se requiere al juzgado para Realizar requerimientos. conocer que más acciones a realizada la entidad a favor del cumplimiento de lo solicitado.. Funcionario encargo de realiza acciones preventivas. se le notifica al usuario sobre las acciones Emitir Comunicaciones. realizadas. por. la. dependencia con el fin de se cumpla lo solicitado, a su vez se le solicita información. con. seguimiento. 48. respecto. al. Funcionario encargo de realiza acciones preventivas.

(49) Al recibir respuesta se verifica el asunto de las mismas, si son solo de carácter informativo sobre el trámite o Solicitudes de. si se informa sobre el cumplimiento,. información. en el primer caso de estas respuestas se debe responder mediante oficio comunicándolas. al. usuario. Funcionario encargo de realiza acciones preventivas. o. requiriendo de nuevo información. Una vez realizado los diferentes requerimientos. y. haber. recibido. respuesta favorable al caso, en la cual Finalización del Tramite. se da cumplimiento a lo solicitado se procede a realizar el archivo, debido que ya no prospera ninguna acción por. Funcionario encargo de realiza acciones preventivas. que el hecho que la origino ya no existe. Se. realizan. las. diferentes. conclusiones del caso y una vez Archivo. aprobadas. se. archivan. tanto. físicamente como en el sim dejando constancia de los requerimientos realizados.. Fuente: Propia. 49. Funcionario encargo de realiza acciones preventivas.

(50) El diseño del manual de procedimientos en el área de comunicaciones interna de la Procuraduría Regional del Tolima, permite tener pleno conocimiento sobre el proceso de correspondencia, además ayuda a establecer un control en las acciones de los funcionarios, teniendo conocimiento de los responsables de cada procedimiento, lo cual genera la disminución de cuellos de botellas y el estancamiento de la correspondencia. En segundo lugar al analizar el cargo asignación de carga laboral, se logró conocer las acciones necesarias del cargo, y facilitar el direccionamiento de los tramites. Los manuales de procedimientos y procesos, representa un valor importante en la dependencia dado que son el primer paso para el mejoramiento de los resultados y el desempeño, es valido aclarar que los manuales son muy importantes en estos procesos pero no quiere decir que con establecerlos los resultados van a mejor, de tal razón que el mejoramiento de los resultados no depende solamente de estos si no de una clase de factores tanto direccionales como técnicos, sin embargo son el primer paso para mejor el desempeño, y aumentar el trabajo en equipo de forma eficiente y la generación de calidad en el área. La manera en que esta dependencia mejora sus procesos y resultados, es que estos manuales le ofrecen una serie de ventajas competitivas frente a otras dependencias que no los han establecido y presentan dificultades en las comunicaciones, a continuación se describen las ventajas de una forma clara y objetiva:  Estandarizar los conocimientos: Al contar con el manual de procesos se documentan los procesos y se establece un tipo de conocimiento grupal, dado que si uno de los funcionarios no compre un procedimiento los compañeros aclaran cualquier inquietud , con el propósito de que todos conozcan la manera de realizar un proceso y evitar errores y pérdida de tiempo.  Facilidad para capacitar a nuevos empleados.  El mejoramiento continuo, debido a que cada vez los procesos se van a realizar de una forma más eficaz.  Facilidad de trabajar en equipo y mejores parámetros de calidad en el proceso  Disminución de retrasos y pérdida de tiempo. 50.

(51) 4. CONCLUSIONES El área de comunicaciones internas de la Procuraduría Regional del Tolima, es una área misional, la cual representa la esencia fundamental de los tramites, al presentarse la ausencia de manuales de procedimientos, se generan diferentes problemas relacionados con el desempeño, a causa de la omisión de procedimientos se prolonga el desarrollo de las proyecciones de los diversos trámites, dificultando la salida de los mismos, y en últimas instancias ocasiona el incremento de la carga laboral. El objetivo principal de implementar el manual de procedimientos en el área de comunicaciones internas de la Procuraduría, es lograr que las actividades se realicen correctamente de acuerdo a los lineamientos establecidos, así mismo facilitar la optimización del tiempo, carga laboral, diferenciar las responsabilidad de los diferentes puestos de trabajos, evitar la repetición de acciones, impulsar la interacción y direccionamiento de los funcionarios y efectivamente el desempeño de la dependencia mejoraría. Al identificar las dificultades relacionadas con el área de comunicaciones internas, se realizó un análisis a uno de los puestos del área de comunicaciones, dado que se evidenciaba constantes demoras y errores en la asignación y direccionamiento de tareas, esto se ocasionaba por que los responsables de radicación y asignación de Sigdea tardaba en realizar sus funciones y pasar la correspondencia al puesto de asignación, a su vez se recibía correspondencia que debía ser radicada en otra dependencia para facilitar y agilizar su trámite. Sin embargo el responsable de la asignación de carga laboral no direccionaba los procedimientos a cusa de falencias en el conocimiento de especialidad y competencia. Al establecer su propio manual de procedimientos se espera disminuir el margen de error en el puesto. El presente trabajo permite entender la estructura, funciones, competencia y especialidad de la Procuraduría General de la Nación y de la Regional Tolima, así mismo se explica el funcionamiento de la Regional, los diferentes procedimientos que se efectúan, y mediante la implementación de un manual de procedimientos, se enfoca al mejoramiento continuo.. 51.

(52) 5. RECOMENDACIONES Es importante que una entidad pública, determine la realización de sus procesos, por medio de la implementación de manuales de procedimientos, los cuales permiten el mejoramiento continuo, evitar pérdida de tiempo y la negligencia en procedimientos. Los manuales de procedimientos además de ser un documento que contiene información detallada y específica, acerca de las actividades, responsabilidades y pasos a seguir en un proceso. Proporciona la facilidad de realizar un control a las determinadas tareas y garantizar que cada vez los procesos sean mas eficientes, proporcionando resultados de calidad. Además de establecer un manual de procedimientos en el área de comunicaciones internas de la Procuraduría Regional del Tolima , es necesario que de forma constante se retroalimente y se actualice el manual, con la finalidad de garantizar su eficiencia y que los procedimientos se realicen de acuerdo a parámetros y directrices que se fijan. Para mejorar los resultados de desempeño de la dependencia se debe efectuar y aplicar el manual de procedimientos de la área de comunicaciones, con el fin de vela por el adecuado manejo de la correspondencia, así mismo disminuir el tiempo de respuesta en los tramites y aumentar la productividad, evitando demoras y acumulación de trabajo. Se deben realizar con mayor frecuencia, capacitación a los empleados en temas de competencia y especialidad de la Procuraduría, con el propósito de mejorar los procesos y evitar procedimiento que no son válidos y en consecuencia retrasan el direccionamiento y gestión de los tramites. Para contribuir al mejoramiento del desempeño se deben establecer parámetros de tiempo en la entrega de proyecciones, de esta forma se genera mayor control y seguimiento a las tareas asignadas, evitando la pérdida de tiempo. Es importante establecer metas y objetivos de desempeño en los niveles administrativos y operativa, con el fin de lograr un equilibrio entre los demás niveles de la dependencia, y que el direccionamiento de toda la dependencia se base al logro de metas y aumentar el desempeño.. 52.