Propuesta de Mejoramiento de Procesos y Procedimientos de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EP PETROECUADOR

Texto completo

(1)i. ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA COORDINACIÓN DE TESORERÍA DE LA GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN EP-PETROECUADOR. PROYECTO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EMPRESARIAL. PATRICIA CAROLINA SÁNCHEZ VEGA caro.san8626@gmail.com. Director: Ing. Fausto Sarrade fausto.sarrade@epn.edu.ec. 2011.

(2) ii. ESCUELA POLITÉCNICA NACIONAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS. ORDEN DE ENCUADERNACIÓN. De acuerdo con lo estipulado en el Art. 17 del instructivo para la Aplicación del Reglamento del Sistema de Estudios, dictado por la Comisión de Docencia y Bienestar Estudiantil el 9 de agosto del 2000, y una vez comprobado que se han realizado las correcciones, modificaciones y más sugerencias realizadas por los miembros del Tribunal Examinador al informe del proyecto de titulación (o tesis de grado) presentado por PATRICIA CAROLINA SÁNCHEZ VEGA. Se emite la presente orden de empastado, con fecha mes día de año. Para constancia firman los miembros del Tribunal Examinador:. NOMBRE. FUNCIÓN. Ing. Fausto Sarrade. Director. Ing. Mauricio Rojas. Examinador. Ing. Roberto Mejía. Examinador. _________________________ Ing. Giovanni D’Ambrosio, M.Sc. DECANO. FIRMA.

(3) iii. DECLARACIÓN. Yo, Patricia Carolina Sánchez Vega, declaro bajo juramento que el trabajo aquí descrito es de mi autoría; que no ha sido previamente presentada para ningún grado o calificación profesional; y, que he consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento. La Escuela Politécnica Nacional puede hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su Reglamento y por la normatividad institucional vigente.. Patricia Carolina Sánchez Vega.

(4) iv. CERTIFICACIÓN. Certifico que el presente trabajo fue desarrollado por Patricia Carolina Sánchez Vega, bajo mi supervisión.. Ing. Fausto Sarrade DIRECTOR.

(5) v. AGRADECIMIENTOS. Agradezco a Dios, a mi mamita, mi hermano Sebas y a mi papi que son los seres que más quiero. A mi abuelita, a mis tíos Jaime, Ramiro, Marta y Betty por su apoyo y cariño incondicional. Agradezco a mi director el Ingeniero Fausto Sarrade por sus enseñanzas, paciencia, apoyo y en especial por su amistad. Agradezco a mi compañera y amiga fiel e incondicional Winnie que ha estado a mi lado siempre. A mis amigas y casi hermanas: Sari, mi Vane, Pauly, Lupita, Vane y Zayri por su amistad sincera y verdadera. A mis amigos y casi hermanos: Jon, Álvaro y Xavi por su cariño, apoyo y amistad. A mis primos Katherine, Gabriel, Lucy y Katty que me han dado su cariño sincero, apoyo y un gran ejemplo. Al personal de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización, en especial a la Señora Virginia Ramón por su amistad y apoyo. Agradezco a la Escuela Politécnica Nacional la mejor universidad del país. A la Facultad de Ciencias Administrativas y su personal que son los mejores profesionales, profesores y excelentes personas, y al personal administrativo por su apoyo y atención amable y eficiente. Patricia Carolina.

(6) vi. DEDICATORIA. Dedico mi trabajo a Dios, a mi mamita, a mi hermano Sebas y a mi papi que con su dedicación, ejemplo, cariño y apoyo han sabido guiarme a lo largo de mi vida y mi carrera. A mi familia, amigos y amigas que son personas tan honestas, sinceras y excelentes; han sabido corregirme, guiarme, apoyarme, quererme y encaminarme a ser una persona ética y de bien. Al Inge Faustito que con sus enseñanzas e infinita paciencia ha sabido guiarme en la culminación de este trabajo. Dedico este trabajo a las empresas del sector público de este país que necesitan de una oportunidad y para mejorar.. PATRICIA CAROLINA.

(7) vii. ÍNDICE DE CONTENIDO. LISTA DE FIGURAS ................................................................................................................ i LISTA DE TABLAS ................................................................................................................. ii LISTA DE ANEXOS ............................................................................................................... iv RESUMEN ................................................................................................................................ vi ABSTRACT ............................................................................................................................. vii. 1. INTRODUCCIÓN .................................................................................. 1 1.1. ANTECEDENTES ......................................................................................................... 2. 1.1.1. RESEÑA HISTÓRICA PETROECUADOR ........................................................... 2. 1.1.1.1. Corporación Estatal Petrolera Ecuatoriana-CEPE ............................................ 2. 1.1.1.2. Petroecuador ................................................................................................... 3. 1.1.1.3. Petrocomercial ................................................................................................ 4. 1.1.1.3.1. Almacenamiento de derivados ....................................................................... 4. 1.1.1.3.2. Mecanismos de comercialización .................................................................. 5. 1.1.1.3.3. Almacenamiento flotante de GLP .................................................................. 5. 1.1.2. COORDINACIÓN DE TESORERÍA EP-PETROECUADOR ................................ 6. 1.1.2.1. Funciones y Actividades .................................................................................. 6. 1.1.2.2. Organigrama ................................................................................................... 7. 1.1.2.3. Productos y Resultados Elaborados ................................................................. 8. 1.1.2.4. Cambios en la Coordinación de Tesorería ........................................................ 9. 1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................... 10. 1.3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ...................................................................... 11. 1.3.1. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................ 11. 1.3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................ 11. 2. MARCO TEÓRICO ............................................................................. 12.

(8) viii 2.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ......................................................................... 12 2.1.1. MISIÓN................................................................................................................ 12. 2.1.2. VISIÓN ................................................................................................................ 13. 2.1.3. OBJETIVOS ......................................................................................................... 13. 2.1.4. POLITICAS.......................................................................................................... 14. 2.1.5. PRINCIPIOS Y VALORES .................................................................................. 14. 2.2. ANÁLISIS AMBIENTAL ............................................................................................ 14. 2.2.1. AMBIENTE INTERNO........................................................................................ 15. 2.2.2. AMBIENTE EXTERNO....................................................................................... 15. 2.3. FODA .......................................................................................................................... 15. 2.3.1. ANÁLISIS FODA ................................................................................................ 16. 2.3.2. MATRICES EFE Y EFI........................................................................................ 16. 2.3.2.1 2.3.2.2 2.4. Matriz de Evaluación de Factores Externos (EFE) ......................................... 16 Matriz de Evaluación de Factores Internos (EFI) ................................................... 17. HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS ................................................................... 18. 2.4.1. TORMENTA DE IDEAS ...................................................................................... 19. 2.4.2. HOJA DE VERIFICACIÓN Y/O RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN ........... 19. 2.4.3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................... 20. 2.4.4. DIAGRAMA CAUSA – EFECTO O DE ISHIKAWA .......................................... 20. 2.4.5. HISTOGRAMA.................................................................................................... 21. 2.4.6. MATRIZ DE JERARQUIZACIÓN (HOLMES) ................................................... 22. 2.5. GESTIÓN POR PROCESOS ........................................................................................ 23. 2.5.1. DEFINICIONES RELEVANTES EN LA GESTIÓN POR PROCESOS ............... 23. 2.5.1.1. Sistema ......................................................................................................... 23. 2.5.1.2. Proceso ......................................................................................................... 23. 2.5.1.3. Proceso de producción ................................................................................... 24. 2.5.1.4. Proceso de la empresa ................................................................................... 24.

(9) ix 2.5.1.5. Organización ................................................................................................. 24. 2.5.1.6. Función ......................................................................................................... 24. 2.5.1.7. Departamento ................................................................................................ 24. 2.5.2. IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS ................................................................ 24. 2.5.3. ELEMENTOS DE UN PROCESO ........................................................................ 25. 2.5.4. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS.............................................................. 26. 2.5.5. JERARQUÍA DE LOS PROCESOS ..................................................................... 27. 2.5.6. MAPA DE PROCESOS ........................................................................................ 28. 2.5.7. CLIENTES DEL PROCESO................................................................................. 29. 2.5.8. SELECCIÓN DE LOS PROCESOS CRÍTICOS ................................................... 30. 2.5.9. LEVANTAMIENTO DE PROCESOS .................................................................. 31. 2.5.10. DISEÑO DE LOS PROCESOS............................................................................. 31. 2.5.10.1 2.5.10.1.1 2.5.10.2. Diagramas de Flujo de Procesos .................................................................... 32 Simbología de los Diagramas de Flujo ....................................................... 32 Cadena de Valor ............................................................................................ 34. 2.5.10.2.1. Actividades Primarias ................................................................................ 34. 2.5.10.2.2. Actividades de Apoyo ............................................................................... 34. 2.5.11. MANUAL DE PROCESOS .................................................................................. 35. 2.5.11.1. Definición ..................................................................................................... 35. 2.5.11.2. Importancia ................................................................................................... 35. 2.5.11.3. Objetivos ....................................................................................................... 36. 2.5.11.4. Características ............................................................................................... 36. 2.5.11.5. Estructura ...................................................................................................... 37. 2.5.12. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .................................................................... 38. 2.5.12.1. Definición ..................................................................................................... 38. 2.5.12.2. Ventajas ........................................................................................................ 38. 2.5.12.3. Elementos ..................................................................................................... 39.

(10) x 2.5.13. 2.6. MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS............................................................. 39. 2.5.13.1. Metodología PHVA para la Mejora de Procesos ............................................ 40. 2.5.13.2. Análisis de Valor Agregado ........................................................................... 41. 2.5.13.2.1. Definición ................................................................................................. 41. 2.5.13.2.2. Actividades con y sin Valor Agregado ....................................................... 42. 2.5.13.2.3. La Evaluación de Valor Agregado ............................................................. 42. 2.5.13.2.4. Pasos para el Análisis de Valor Agregado .................................................. 43. INDICADORES DE GESTIÓN.................................................................................... 45. 2.6.1. DEFINICIÓN ....................................................................................................... 45. 2.6.2. IMPORTANCIA................................................................................................... 46. 2.6.3. ELEMENTOS ...................................................................................................... 46. 2.6.4. TIPOS DE INDICADORES .................................................................................. 47. 2.6.5. SELECCIÓN ........................................................................................................ 48. 2.6.6. BENEFICIOS Y VENTAJAS ............................................................................... 48. 3. METODOLOGÍA ................................................................................. 49 3.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA COORDINACIÓN DE TESORERÍA ......................... 49. 3.1.1. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA ............................................................................... 49. 3.1.1.1. Análisis del Ambiente Interno ....................................................................... 50. 3.1.1.1.1. Capacidad Directiva .................................................................................... 50. 3.1.1.1.2. Capacidad Tecnológica ............................................................................... 52. 3.1.1.1.3. Capacidad Competitiva ............................................................................... 53. 3.1.1.1.4. Clientes Internos ......................................................................................... 53. 3.1.1.2. Cuadros Resumen Fortalezas y Debilidades ................................................... 54. 3.1.1.3. Análisis del Ambiente Externo ...................................................................... 57. 3.1.1.3.1. Variables Económicas ................................................................................. 57. 3.1.1.3.2. Factores Políticos ........................................................................................ 59. 3.1.1.3.3. Factores Legales .......................................................................................... 59.

(11) xi 3.1.1.3.4. Factores sociales ......................................................................................... 60. 3.1.1.4. Cuadros Resumen Oportunidades y Amenazas .............................................. 61. 3.1.1.5. Priorización de Factores ................................................................................ 64. 3.1.1.5.1. Oportunidades ............................................................................................. 69. 3.1.1.5.2. Amenazas ................................................................................................... 69. 3.1.1.5.3. Fortalezas .................................................................................................... 70. 3.1.1.5.4. Debilidades ................................................................................................. 71. 3.1.1.6 3.1.1.7. Matriz EFE.................................................................................................... 71 Matriz EFI ............................................................................................................ 73. 3.1.1.8. Matriz FODA ................................................................................................ 75. 3.1.1.8.1 3.1.2. Estrategias Resultantes del Análisis de la Matriz FODA .............................. 77. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ............................................................ 79. 3.1.2.1. Misión........................................................................................................... 79. 3.1.2.2. Visión ........................................................................................................... 81. 3.1.2.3. Objetivos ....................................................................................................... 82. 3.1.2.4. Principios y Valores ...................................................................................... 83. 3.1.2.4.1. Principios de la Coordinación de Tesorería .................................................. 83. 3.1.2.4.2. Valores de la Coordinación de Tesorería...................................................... 83. 3.1.2.5 3.1.3. Políticas ........................................................................................................ 84 DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN POR PROCESOS DE LA. COORDINACIÓN DE TESORERÍA ................................................................................... 85 3.1.3.1. Identificación de los Procesos y Procedimientos ............................................ 85. 3.1.3.2. Cadena de Valor ............................................................................................ 86. 3.1.3.3. Diseño del Mapa de Procesos de EP-PETROECUADOR .............................. 88. 3.1.3.4. Inventario de Procesos y Procedimientos ....................................................... 91. 3.1.3.5. Descripción de los Procesos y Procedimientos ............................................... 94. 3.1.3.5.1. Diagramas de Flujo ..................................................................................... 94.

(12) xii 3.1.3.6. Análisis de Valor Agregado ........................................................................... 94. 3.1.3.7. Indicadores Planteados para la Evaluación y Control de los procesos y. procedimientos ................................................................................................................. 95 3.2. REVISIONES Y MODIFICACIONES DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS . 96. 3.2.1. REVISIONES DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS .............................. 97. 3.2.1.1. Lista Preliminar de Elementos ....................................................................... 97. 3.2.1.2. Elementos No Pertinentes .............................................................................. 98. 3.2.1.3. Elementos de Probable Pertinencia ................................................................ 99. 3.2.1.4. Enunciado del Problema ...............................................................................100. 3.3.2. MODIFICACIONES DE LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS .......................100. 3.3.2.1. Problemas en los procesos ............................................................................102. 3.3.2.1.1. Control y Registro de Ingresos ...................................................................102. 3.3.2.1.2. Requerimiento de Fondos ...........................................................................102. 3.3.2.1.3. Elaboración, Ejecución y Control del Flujo de Caja Aprobado ....................103. 3.3.2.1.4. Administración de Garantías y Valores .......................................................103. 3.3.2.1.5. Prepagos Aereocombustibles ......................................................................103. 3.3.2.2. Problemas en los Procedimientos ..................................................................104. 3.3.2.2.1. Ingresos Operativos y No Operativos de la Gerencia de Comercialización ..104. 3.3.2.2.2. Elaborar y Enviar Solicitudes de Provisión de Fondos ................................105. 3.3.2.2.3. Elaboración De Comprobantes De Pago .....................................................105. 3.3.2.2.4. Pagos A Terceros .......................................................................................105. 3.3.2.2.5. Archivo y Custodio De Documentos Soporte de Transacciones Económicas y. Financieras ..................................................................................................................105 3.3.2.2.6. Recepción Y Análisis De Garantías Y Valores............................................106. 3.3.2.2.7. Ejecución De Garantías ..............................................................................106. 3.3.2.2.8. Viáticos Nacionales ....................................................................................106. 3.3.2.2.9. Viáticos al Exterior ....................................................................................107. 3.3.2.2.10. Fondos Rotativos ......................................................................................107.

(13) xiii 3.3.2.2.11 3.3.3. Fondos de Caja Chica ...............................................................................108. MEJORAS PARA LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS .............................108. 3.3.3.1. Propuesta de Mejora para los Procesos .........................................................108. 3.3.3.1.1. Control y Registro de Ingresos ...................................................................109. 3.3.3.1.2. Requerimiento de Fondos ...........................................................................109. 3.3.3.1.4. Administración de Garantías y Valores .......................................................110. 3.3.3.1.5. Prepagos Aéreocombustibles ......................................................................110. 3.3.3.2. Propuesta de Mejora para los Procedimientos ...............................................111. 3.3.3.2.1. Ingresos Operativos y No Operativos de la Gerencia de Comercialización ..111. 3.3.3.2.2. Elaborar y Enviar Solicitudes de Provisión de Fondos ................................112. 3.3.3.2.3. Elaboración De Comprobantes De Pago .....................................................112. 3.3.3.2.4. Pagos A Terceros .......................................................................................112. 3.3.3.2.5. Archivo y Custodio de Documentos Soporte de Transacciones Económicas y. Financieras ..................................................................................................................113 3.3.3.2.6. Recepción y Análisis De Garantías y Valores .............................................113. 3.3.3.2.7. Ejecución De Garantías ..............................................................................113. 3.3.3.2.8. Viáticos Nacionales ....................................................................................114. 3.3.3.2.9. Viáticos al Exterior ....................................................................................114. 3.3.3.2.10. Fondos Rotativos ......................................................................................114. 3.3.3.2.11. Fondos de Caja Chica ...............................................................................115. 3.3.3.3. Análisis de Valor Agregado Situación Mejorada de los Procesos y. Procedimientos ................................................................................................................116 3.4. INDICADORES DE GESTIÓN PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ......................................................................................119 3.4.1. DETALLE DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN...........................................119. 3.5. MANUAL DE PROCESOS DEL ÁREA DE COORDINACIÓN DE TESORERÍA.....120. 3.6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE COORDINACIÓN DE. TESORERÍA ..........................................................................................................................121.

(14) xiv. 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................. 122 4.1. CONCLUSIONES .......................................................................................................122. 4.2. RECOMENDACIONES ..............................................................................................123. REFERENCIAS......................................................................................................................125 ANEXOS ................................................................................................................................126.

(15) i. LISTA DE FIGURAS Figura 1.1: Logo PETROECUADOR ........................................................................................... 3 Figura 1.2: Cronología Evolución del Crecimiento de refinación de barriles de la Empresa ........... 6 Figura 1.3: Procesos de Tesorería.................................................................................................. 7 Figura 1.4: Organigrama de Tesorería .......................................................................................... 8 Figura 2.1: Modelo de un Diagrama de Espina de Pescado .......................................................... 21 Figura 2.2: Modelo de un Histograma ......................................................................................... 22 Figura 2.3:Elementos de un Proceso............................................................................................ 26 Figura 2.4: Jerarquía de los Procesos........................................................................................... 28 Figura 2.5: Estructura de un Mapa de Procesos ........................................................................... 29 Figura 2.7: La Cadena Genérica de Valor .................................................................................... 35 Figura 2.8: Etapas del Ciclo PHVA ............................................................................................. 40 Figura 2.9: Estructura del Valor Agregado .................................................................................. 43 Figura 3.1: Cadena de Valor de EP-PETROECUADOR.............................................................. 87 Figura 3.2: Mapa de Procesos de la Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador EPPETROECUADOR ..................................................................................................................... 89 Figura 3.3: Detalle de los Procesos del Macroproceso Habilitante Finanzas de la Empresa Pública de Hidrocarburos EP-PETROECUADOR .................................................................................... 90 Figura 3.4: Inventario de Procedimientos de la Coordinación de Tesorería Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR .................................................................................... 92 Figura 3.5: Inventario de Procedimientos de la Coordinación de Tesorería Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR .................................................................................... 93 Figura 3.6: Inventario de Subprocesos de la Coordinación de Tesorería Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR .................................................................................... 93 Figura 3.7: Diagrama Causa Efecto de la Disminución de la Eficiencia y Eficacia en las Funciones Desempeñadas en la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EPPETROECUADOR ....................................................................................................................101 Figura 3.8: Gráfico de la Comparación de Valor Agregado de los Procesos de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR ........................................117 Figura 3.9: Gráfico del Análisis Comparativo de los Procedimientos de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR ........................................119.

(16) ii. LISTA DE TABLAS Tabla 2.1: Estructura de la Matriz de Jerarquización .................................................................... 22 Tabla 2.2: Simbología de un Flujograma ..................................................................................... 33 Tabla 2.3: Ejemplo de un Análisis de Valor Agregado de un Subproceso .................................... 45 Tabla 2.4: Dimensiones de los Indicadores de Gestión ................................................................ 48 Tabla 3.1: Fortalezas de la Coordinación de Tesorería Gerencia de Comercialización EPPETROECUADOR ..................................................................................................................... 55 Tabla 3.2: Debilidades de la Coordinación de Tesorería Gerencia de Comercialización EPPETROECUADOR ..................................................................................................................... 56 Tabla 3.3: Oportunidades de la Coordinación de Tesorería Gerencia de Comercialización EPPETROECUADOR ..................................................................................................................... 62 Tabla 3.4: Amenazas de la Coordinación de Tesorería Gerencia de Comercialización EPPETROECUADOR ..................................................................................................................... 63 Tabla 3.5: Matriz de Priorización de las Fortalezas de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización de EP-PETROECUADOR ........................................................................... 65 Tabla 3.6: Matriz de Priorización de las Debilidades de la Coordinación de Tesorería de La Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR................................................................. 66 Tabla 3.7: Matriz de Priorización de las Oportunidades de La Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR................................................................. 67 Tabla 3.8: Matriz de Priorización de las Amenazas de La Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización de EP-PETROECUADOR ........................................................................... 68 Tabla 3.9: Oportunidades según importancia de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR .................................................................................... 69 Tabla 3.10: Amenazas según importancia de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR .................................................................................... 70 Tabla 3.11: Fortalezas según importancia de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR .................................................................................... 70 Tabla 3.12: Debilidades según importancia de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR .................................................................................... 71 Tabla 3.13: Matriz EFE de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EPPETROECUADOR ..................................................................................................................... 72 Tabla 3.14: Matriz EFI de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización de EPPETROECUADOR ..................................................................................................................... 74.

(17) iii Tabla 3.15: Matriz FODA de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EPPETROECUADOR ..................................................................................................................... 76 Tabla 3.16: Inventario de Procesos y Procedimientos Documentados en el Manual de la Coordinación de Tesorería EP-PETROECUADOR ...................................................................... 91 Tabla 3.17: Indicadores de evaluación planteados para la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR ............................................................................... 96 Tabla 3.18: Lista Preliminar de Elementos .................................................................................. 97 Tabla 3.19: Lista de Elementos de Probable Pertinencia .............................................................. 99 Tabla 3.20: Análisis Comparativo del Valor Agregado Según Manual vs Valor Agregado de la Situación Actual vs el Valor Agregado de la Situación Mejorada de los Procesos de la Coordinación de Tesorería ................................................................................................................................116 Tabla 3.21: Análisis Comparativo del Valor Agregado de la Situación Actual vs el Valor Agregado de la Situación Mejorada de los Procedimientos de la Coordinación de Tesorería ........................118.

(18) iv. LISTA DE ANEXOS ANEXO A: Encuesta para Funcionarios de la Coordinación de Tesorería de La Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR ...................................................................................127 ANEXO B: Encuesta para Funcionarios de la Gerencia de Comercialización de Áreas Vinculadas a la Coordinación De Tesorería ......................................................................................................130 ANEXO C: Formato para el Levantamiento de Información de los Procesos de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia De Comercialización EP-PETROECUADOR .......................................133 ANEXO D: Formato para el Levantamiento de Información de los Procedimientos de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR ..............134 ANEXO F: Diagramas de Flujo de la Situación Actual de Los Procesos de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR ........................................140 ANEXO G: Análisis de Valor Agregado de Los Procesos de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR según de Manual de Procesos .................157 ANEXO H: Análisis de Valor Agregado de la Situación Actual de Los Procesos de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR ...................................165 ANEXO I: Análisis de Valor Agregado de la Situación Actual de los Procedimientos de la Coordinación de Tesorería de La Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR ............176 ANEXO J: Propuesta de Mejora para la Coordinación de Contabilidad de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR ...................................................................................189 ANEXO K: Propuesta de Mejora para la Coordinación de Servicios Administrativos de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR ..............................................................................190 ANEXO L: Propuesta de Mejora para la Coordinación de Servicios Sénior de Tesorería EPPETROECUADOR ....................................................................................................................191 ANEXO M: Análisis de Valor Agregado de la Situación Mejorada de los Procesos de la Coordinación de Tesorería de La Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR ............192 ANEXO N: Análisis de Valor Agregado de la Situación Mejorada de los Procesos de la Coordinación de Tesorería de La Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR ............202 ANEXO O: Indicadores de Gestión Propuestos para el Control y Seguimiento de los Procesos y Procedimientos de la Coordinación de Tesorería de La Gerencia de Comercialización EPPETROECUADOR ....................................................................................................................214 ANEXO P: Manual de Procesos Propuesto para la Coordinación de Tesorería de La Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR ...................................................................................220.

(19) v ANEXO Q: Manual de Procedimientos Propuesto para la Coordinación de Tesorería de La Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR................................................................252.

(20) vi. RESUMEN El presente trabajo de aplicación para Ingeniería Empresarial desarrolla una propuesta de mejoramiento de procesos y procedimientos de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización de la Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador EP-PETROECUADOR. Los constantes cambios internos y el desarrollo y aplicación de una normativa por procesos en la empresa, han generado inconvenientes de actualización, ejecución y control de los procesos y procedimientos levantados en la Coordinación, por lo cual en el presente trabajó se realizó en primera estancia la revisión de la situación actual del área a través del análisis ambiental, el direccionamiento estratégico, el diseño de la gestión de procesos a través del estudio de la cadena de valor, el mapa de procesos, los diagramas de flujo y análisis de valor agregado de los mismos que se han ejecutado según la normativa, tomando en cuenta el manual vigente y el criterio de los funcionarios propios y externos relacionados al área. Para la revisión de los procedimientos se procedió a realizar el análisis de valor agregado según la normativa vigente. También se detalló los indicadores de evaluación de la gestión vigentes para el control de la operación del área. Luego del estudió de la situación actual del área se procedió a realizar una revisión de los principales inconvenientes en los procesos y procedimientos del área a través de entrevistas con los funcionarios internos y observaciones dentro de la misma. Con el estudio de los resultados obtenidos de la situación actual y de los inconvenientes detectados, se desarrolló una propuesta de mejora en los procesos y procedimientos a través del análisis de valor agregado con lo cual se realizó una comparación de las situaciones presentes en el manual vigente, funcionamiento actual del área y la propuesta de mejora, con lo cual se construyó indicadores de evaluación de la operación y gestión del área. Finalmente se proponen los manuales de procesos y procedimientos actualizados y especializados para la Coordinación de Tesorería con el fin de proporcionar una herramienta de control de la gestión y operación del área..

(21) vii. ABSTRACT This work develops application for a proposed Enterprise Engineering to improve processes and procedures Treasury Coordination of Marketing Management of Public. Enterprises. Oil. EP-Petroecuador. of. Ecuador.. The constant internal change, development and application of rules by processes in the company, have created difficulties updating, implementation and monitoring of processes and procedures raised in the Coordination, which in the present study was performed on the first visit review of the current situation of the area through environmental analysis, the strategic direction, design management processes through the study of the value chain, the process map, flow charts and analysis of value added same as those executed according to the rules, taking into account the current handbook and the standard of internal and external officials related to the area. To review the procedures we proceeded to perform value-added analysis under current regulations. Also the evaluation indicators of the current management to control the operation of the area were detailed in this work. After studying the current situation of the area proceeded to conduct a review of the main problems in the processes and procedures of the area through interviews with. internal. staff. and. observations. in. it.. By studying the results of the current situation and the disadvantages identified, developed a proposal for improving processes and procedures through valueadded analysis thus a comparison of the situations present in the current handbook, current operating area and the proposed improvements, which was constructed evaluation indicators of the operation and management of the area. Finally there is proposed the processes and procedures manuals that are updated and specialized for the Coordination of Treasury to provide a tool to control the management and operation of the area..

(22) 1. 1. INTRODUCCIÓN Las entidades públicas han instaurado durante años, un servicio caduco e insatisfactorio hacia: clientes externos, clientes internos y proveedores. Con las exigencias de los gobiernos de turno, las múltiples quejas y principalmente las nuevas tendencias en cuanto a eficiencia y eficacia administrativa, se ha brindado a las entidades públicas oportunidades de reestructuración y mejoramiento continuo en el servicio administrativo. La competitividad en el sector público ha sido por largo tiempo casi nula, donde sus clientes internos se han estancado en realizar un trabajo sin expectativas de superar estándares y metas, simplemente contemplar sus funciones sin una mínima motivación para su realización como profesionales y como organización. En los últimos años estas situaciones han ido evolucionando hacia un enfoque necesario y de mejora continua, ya que las principales organizaciones públicas de nuestro país han instaurado las nuevas tendencias administrativas direccionadas en obtener y mejorar la calidad de servicios. Es así que para lograr el mejoramiento continuo de procesos en el Área de Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización en EPPETROECUADOR, la gestión en procesos es una herramienta tan importante y necesaria para obtener servicios competitivos y óptimos, por cuanto dicha herramienta permite: mejorar continuamente las actividades desarrolladas, reducir la variabilidad innecesaria, eliminar las ineficiencias asociadas a la repetitividad de las actividades y optimizar recursos. Por otro lado, en el proceso de transición de la razón social de Empresa Estatal de Petróleos. PETROECUADOR. a. Empresa. Pública. de. Hidrocarburos. EP-. PETROECUADOR, Petrocomercial, ahora llamada Gerencia de Comercialización, ha reestructurado los procesos administrativos necesarios para optimizar sus servicios. Es importante recalcar que para obtener el mejoramiento continuo de los procesos en la Gerencia de Comercialización, dicho proceso debe aportar mayores.

(23) 2. beneficios de los esfuerzos que se requieren, y que dicha mejora será el principio de un proceso de mejoramiento continuo perdurable.. 1.1 ANTECEDENTES En el presente punto se describe eventos que han ocurrido dentro de la organización durante su funcionalidad a través del tiempo.. 1.1.1. RESEÑA HISTÓRICA PETROECUADOR. A continuación se describe una breve historia de la organización.. 1.1.1.1. Corporación Estatal Petrolera Ecuatoriana-CEPE. El 23 de junio de 1972 se creó la Corporación Estatal Petrolera EcuatorianaCEPE, como una entidad encargada de desarrollar actividades que le asignó la Ley de Hidrocarburos y además, explorar, industrializar y comercializar otros productos necesarios para la actividad petrolera y petroquímica, así como las sustancias asociadas con el fin de alcanzar la máxima utilización de los hidrocarburos, que son bienes de dominio público, para el desarrollo general del país, de acuerdo con la política nacional de hidrocarburos formulada por la Función Ejecutiva. CEPE se estructuró unas semanas antes de que inicie la explotación de crudo de la Amazonía, en medio de la dura resistencia de negocios locales y extranjeros que veían afectados sus intereses. El 17 de agosto de 1972 se realizó la primera exportación de crudo de 308.283 barriles vendidos a US$ 2.34 p/b, por el Puerto de Balao en Esmeraldas, parte constitutiva del Sistema del Oleoducto Transecuatoriano-SOTE..

(24) 3. El mapa petrolero nacional comenzó a modificarse con la reversión de áreas que estaban en poder de las compañías extranjeras y que pasaron a formar parte del patrimonio de CEPE, que comenzó a negociar directamente los nuevos contratos de asociación para la exploración y explotación de hidrocarburos. El crecimiento de las operaciones petroleras generó la necesidad de darle autonomía y capacidad de gestión, que conllevó la transformación legal y organizacional, dando como resultado la estructura empresarial conocida como PETROECUADOR.. 1.1.1.2. Petroecuador. La Empresa Estatal Petróleos del Ecuador, PETROECUADOR, que reemplazó a CEPE se creó el 26 de septiembre de 1989, con el objeto de explorar y explotar los yacimientos hidrocarburíferos que se encuentren en el territorio nacional, incluido el mar territorial, de acuerdo a la Ley de Hidrocarburos vigente.. Figura 1.1: Logo PETROECUADOR Fuente: www.eppetroecuador.ec. Las empresas filiales son: ·. PETROPRODUCCIÓN encargada de la exploración y explotación de hidrocarburos..

(25) 4. ·. PETROINDUSTRIAL cuyo objetivo es efectuar los procesos de refinación.. ·. PETROCOMERCIAL dedicada al transporte y comercialización de los productos refinados, para el mercado interno.. En mayo de 2006 se declara la reversión del Bloque 15 al Estado, y el Directorio crea en diciembre de 2007 la unidad de Petroamazonas, como compañía anónima estatal y se incluye en el Sistema de Petroecuador.. 1.1.1.3. Petrocomercial. Filial de Petroecuador dedicada al transporte, almacenamiento y comercialización de productos derivados del petróleos. PETROCOMERCIAL,. Filial. de. Petroecuador. dedicada. al. transporte,. almacenamiento y comercialización de productos derivados del petróleo, fue fundada el 26 de septiembre de 1989, con la misión de abastecer de combustibles al país, en un mercado libre de competencia, ya que las provocaciones de los proveedores de combustibles importados, que imponía sus precios y condiciones en el mercado y los distribuidores al de tal, la venta de producto adulterado y sin la medida exacta, y la presión de paros de distribución de combustible, forzaron al gobierno a implementar la filial de Petrocomercial.. 1.1.1.3.1 Almacenamiento de derivados En 1974 el almacenamiento de derivados de petróleo era precario, apenas contaba con 10 depósitos cuya capacidad de almacenaje era de 384 mil barriles. En 1976 la comercialización interna estaba controlada por las compañías Anglo y Gulf. En el 2007 Petrocomercial despachó 11 tipos de derivados entre gasolinas, diesel, fuel oil, asfalto, solventes, spray oil, jef fuel, nafta, combustible para pesca.

(26) 5. artesanal y residuo por un volumen total de 66`708.543 toneladas, superando las entregas del 2006. Desde el 2008 el país dispone de una capacidad de almacenamiento para 3´016.035 barriles en 120 tanques de combustibles líquidos y gas, distribuidos a nivel nacional.. 1.1.1.3.2 Mecanismos de comercialización El 29 de enero de 1995 se creó la Comercializadora de Petrocomercial como marca, para competir con comercializadoras privadas como Mobil, Texaco, Puma etc. Con autonomía de gestión. Cuenta con 4 estaciones de servicio propias, una en Quito, una en Guayaquil y dos en Galápagos, además de una red con más de un centenar de estaciones de servicio afiliadas que venden con la marca Petrocomercial, ubicadas en su mayoría en zonas alejadas para apoyar su desarrollo aunque no sean económicamente rentables.. 1.1.1.3.3 Almacenamiento flotante de GLP Desde 1960 el Ecuador importaba desde México y Venezuela, el gas de uso doméstico (GLP) para satisfacer la demanda interna, a través del Ministerio de Recursos Naturales. Cuando se creó CEPE en 1972 y Petroecuador en 1989, estas instituciones sucesivamente asumieron tal actividad a través de empresas privadas y estatales. En abril de 1985 se adoptó la modalidad de importar GLP con almacenamiento flotante, con la compañía FournessVithy que mantenía el buque Darwin anclado cera de la isla Puná de donde se realizan operaciones de alije hasta el muelle de Tres Bocas en el Guayas donde se bombea hasta el Terminal Salitral que se encarga de almacenar, envasar y despachas a las comercializadoras privadas..

(27) 6. A partir del 2001 se contrató a la empresa holandesa TrafiguraBeheer que provee 40.000 toneladas métricas de GLP por mes a Petrocomercial. En el 2007, Petroecuador firma un convenio con la Flota Petrolera Ecuatoriana FLOPEC, para que en alianza estratégica con Petrocomercial construyan una planta de almacenamiento de gas en tierra con las facilidades necesarias. Como se puede observar en el gráfico 1.2, el crecimiento de refinación de barriles de la empresa ha ido creciendo con el transcurso de los años.. Figura 1.2: Cronología Evolución del Crecimiento de refinación de barriles de la Empresa Estatal de Hidrocarburos EP-PETROECUADOR. Fuente: www.eppetroecuador.ec. 1.1.2 COORDINACIÓN DE TESORERÍA EP-PETROECUADOR La Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización es un área encargada principalmente del pago oportuno a clientes de la Gerencia de Comercialización. A continuación se describe una pequeña introducción del área mencionada.. 1.1.2.1. Funciones y Actividades. La Coordinación de Tesorería es un área cuya función apoya la gestión financiera de EP-PETROECUADOR en la Gerencia de Comercialización. Está área tiene el.

(28) 7. propósito de cumplir de manera oportuna con los pagos que se debe hacer dentro y fuera de la empresa. Los procesos que se ejecutan para cumplir con los propósitos de la Coordinación de Tesorería son:. Control y Registro de Ingresos. Requerimiento de Fondos. Administración de Garantías y Valores. Elaboración, Ejecución y Control de Flujo de Caja. Seguros. Figura 1.3: Procesos de Tesorería Fuente: Manual de procesos Coordinación Sénior de Tesorería EP-PETROECUADOR 2011. Actualmente, con el cambio de razón social se añadieron y vedaron algunos procesos que son importantes para la gestión financiera de la Gerencia de Comercialización. Estos procesos por ser adquiridos con una rápida capacitación a los funcionarios están siendo brecha de los procesos mencionados y de la gestión financiera.. 1.1.2.2. Organigrama. El organigrama de la Coordinación de Tesorería es el siguiente:.

(29) 8. Figura 1.4: Organigrama de Tesorería Fuente: www.eppetroecuador.ec. Este diagrama es una estructura diseñada para cumplir con los procesos anteriores y los añadidos por el cambio de razón social.. 1.1.2.3. Productos y Resultados Elaborados. Los resultados y productos que elabora Tesorería para su posterior uso dentro y fuera de la empresa son:. ·. Detalles de proyección de Ingresos. ·. Requerimientos de Fondos. ·. Reportes de Ejecución de Flujo de Caja.

(30) 9. ·. Informes de Cobro. ·. Solicitudes de Renovación de Garantías. ·. Indemnizaciones. ·. Órdenes de Pago. ·. Liquidaciones aprobadas. Estos productos son exclusivamente información de suma importancia para clientes y proveedores de EP-PETROECUADOR, así como a su vez son herramientas para la toma de decisiones en la Gerencia de Comercialización. 1.1.2.4. Cambios en la Coordinación de Tesorería. Con el cambio de razón social y con los inconvenientes que tuvo EPPETROECUADOR con la empresa cerrada Gaspetsa, hubo una reestructuración en cuanto al personal que labora en Tesorería, y actualmente laboran 6 funcionarios en la Coordinación de Tesorería, lo cual aún no está finiquitado por la etapa de transición que está pasando la empresa. Los principales problemas que ha tenido la Coordinación con los cambios anteriormente mencionados son: ·. Falta de comunicación entre áreas. ·. Retención de flujo de caja. ·. Trámite inoportuno de las órdenes de pago. ·. Desconocimiento del cliente interno y externo sobre el cambio de razón Social. A partir de los inconvenientes mencionados, los siguientes efectos han dificultado la función normal y correcta de la Coordinación. ·. Rechazo de los depósitos de los clientes. ·. Cerrar el Ruc en cero.

(31) 10. ·. Demoras en la gestión con los bancos el nuevo Ruc. ·. Dar de baja documentos obsoletos. ·. Asignación de nuevos Proceso. Por tanto es necesario estudiar, analizar y plantear mejoras para la Coordinación, empezando por sus procesos como pilares funcionales del desempeño eficaz del área.. 1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA La Gerencia de comercialización de EP-PETROECUADOR radicada en el Distrito Metropolitano de Quito, es la encargada de comercializar derivados de hidrocarburos con procesos altamente tecnificados, a fin de satisfacer la demanda a nivel nacional, incursionando en la comercialización en mercados internacionales. Un área importante de la gerencia de comercialización es la Coordinación de Tesorería donde se gestionan las acciones relacionadas con las operaciones de flujos monetarios. Con la presente propuesta de mejoramiento se pretende revisar y modificar los procesos y procedimientos de la Coordinación de Tesorería de acuerdo a los cambios que ha experimentado la empresa buscando su mejoramiento para lo cual se realizará un análisis de la situación actual de esta área. Para documentar la propuesta de mejoramiento se elaborarán un manual de procesos y un manual de procedimientos los cuales serán aplicados en la Coordinación de Tesorería y a su vez serán utilizados por los funcionarios de esta área, con el fin de fomentar un desempeño eficiente de los mismos y evaluar sus funciones. Dichos manuales establecerán procesos y procedimientos eficientes y eficaces. Estos procesos y procedimientos serán evaluados en costos, recursos materiales y humanos a través de indicadores de gestión de seguimiento y control que serán diseñados en el presente proyecto..

(32) 11. 1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN A continuación se mencionan los objetivos generales y específicos del presente trabajo. 1.3.1 OBJETIVO GENERAL Proponer el Mejoramiento de Procesos y Procedimientos de la Coordinación de Tesorería perteneciente a la Gerencia de Comercialización de la Empresa Pública de Hidrocarburos EP-PETROECUADOR, para optimizar la eficiencia de dicha Coordinación dentro de la gestión financiera de la empresa.. 1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ·. Determinar la situación actual de la Coordinación de Tesorería.. ·. Documentar las revisiones y modificaciones de los Procesos. y. Procedimientos del Área de Coordinación de Tesorería. ·. Plantear mejoras para los procesos y procedimientos del Área de Coordinación de Tesorería.. ·. Diseñar indicadores de gestión para realizar el seguimiento y control de los procesos.. ·. Elaborar una propuesta de mejoramiento que incluya el manual de procesos y procedimientos del Área de Coordinación de Tesorería..

(33) 12. 2. MARCO TEÓRICO Con la presente recopilación del fundamento teórico encontrado en libros, artículos y páginas de internet sobre mejoramiento de procesos y procedimientos, se busca estructurar y organizar la metodología para plantear la propuesta de mejoramiento de procesos y procedimientos de la Coordinación de Tesorería de la Gerencia de Comercialización EP-PETROECUADOR.. 2.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO El direccionamiento estratégico es el que define a una organización ya que constituye el punto de partida para que ésta se encamine sobre sus metas y objetivos propuestos en un tiempo determinado. En su conjunto, las declaraciones de visión y misión ofrecen un panorama completo de valores, filosofías y aspiraciones que orientan la acción de la organización. Estas declaraciones tienen el potencial para motivar hasta inspirar, a los miembros actuales y futuros de la organización. (Certo, 2000, pág. 15). 2.1.1 MISIÓN Es la respuesta a la pregunta ¿Cuál es nuestra razón de ser?. Según (Chiavenato, 2009 pág. 64), “Misión significa un encargo que se recibe; representa la razón de ser de una organización. Significa el fin o el motivo por el que fue creada y para el que debe servir.” La misión varía de una organización a otra, aunque de forma general el contenido de la misma muestra la declaración de sus clientes internos y externos, productos o servicios, mercado, objetivos de la organización, filosofía o valores esenciales de la compañía..

(34) 13. 2.1.2 VISIÓN Para (Chiavenato, 2009 pág. 67), “La visión es la imagen que la organización tiene de sí misma y de su futuro. Es el acto de verse a sí misma proyectada en el tiempo y en el espacio.” La visión está relacionada a un objetivo o ideal a largo plazo; es la concepción del último objetivo que una organización desea.. 2.1.3 OBJETIVOS Según (Chiavenato, 2009 pág. 72), “El objetivo es un resultado deseado que se pretende alcanzar dentro de un periodo determinado.” Los objetivos deben satisfacer simultáneamente seis criterios: ·. Estar focalizados en un resultado que debe alcanzarse, y no en una actividad.. ·. Ser coherentes, es decir deben estar bien ligados a otros objetivos y demás metas de la organización.. ·. Ser específicos, es decir, estar circunscritos y bien definidos. ·. Ser medibles, es decir, cuantitativos y tangibles.. ·. Relacionarse con determinado periodo de tiempo (día, semana, mes quinquenio).. ·. Ser alcanzables, es decir deben ser perfectamente posibles.. Los objetivos deben cumplir su función principal que es la de guiar y coordinar las acciones en la empresa, proporcionando así una base de evaluación y control de los resultados..

(35) 14. 2.1.4 POLITICAS Son guías y caminos que marcan el comportamiento del personal de una organización, así como también definen los lineamientos que conducen las actividades de la misma. Son un conjunto de procedimientos que contestan a las interrogantes de ¿Qué hacer y Cómo debe hacerse?. 2.1.5 PRINCIPIOS Y VALORES Los principios y valores buscan generar compromiso con la organización ya que influyen en el comportamiento de las personas y definen la forma en que éstas trabajan y asumen responsabilidades.. 2.2 ANÁLISIS AMBIENTAL Es un procedimiento formal para hacer un seguimiento del entorno de la organización con el fin de: ·. Identificar amenazas y oportunidades presentes y futuras, y,. ·. Efectuar una valoración crítica de las propias capacidades y debilidades.. Para (Charles, 1996), es una evaluación del ambiente en el que se desenvuelve la organización, con el fin de determinar sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que influyen directamente para el cumplimiento de sus objetivos. Para realizar este análisis se debe tomar en cuenta el ambiente interno y externo..

(36) 15. 2.2.1 AMBIENTE INTERNO Comprende todas las fuerzas que actúan dentro de la organización con implicaciones específicas para la dirección del desempeño de la misma; es decir los componentes de este ambiente se originan dentro de la organización. Este análisis posibilita fijar con exactitud las fortalezas y debilidades de la organización.. 2.2.2 AMBIENTE EXTERNO Este diagnóstico tiene como objetivo fundamental identificar y prever los cambios que se producen en términos de su realidad actual y su comportamiento futuro, además deber ser identificados en virtud de que ellos pueden producir un impacto favorable (oportunidad) o adverso (amenaza).. 2.3 FODA Es una herramienta de análisis estratégico que permite analizar elementos internos o externos de programas y proyectos. FODA es la abreviación de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.. ·. Fortalezas: son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian a los proyectos de otros de igual clase, que realiza con alto grado de eficiencia.. ·. Oportunidades: son aquellas situaciones externas positivas que se generan en el entorno que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.. ·. Debilidades: son problemas internos que una vez identificados y desarrollando una estrategia pueden y deben eliminarse..

(37) 16. ·. Amenazas: son situaciones negativas externas al programa o proyecto que pueden atentar contra este, por lo que llegado al caso puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearla.1. 2.3.1 ANÁLISIS FODA Pretende evaluar las fortalezas y debilidades internas de organización, así como las oportunidades y amenazas presentes en su ambiente externo. Los datos del análisis de FODA del ambiente identifican nuevas tecnologías, tendencias de mercado, nuevos competidores y tendencias de la moral del empleado que requieren interpretaciones y traducción antes de ser etiquetadas como estrategias. (Certo, y otros, 1996 pág. 13). 2.3.2 MATRICES EFE Y EFI Las matrices de evaluación de factores externos (EFE) y de evaluación de factores internos (EFI), determinan los aspectos reales y perjudiciales del entorno externo e interno de la organización para analizar su impacto en la organización y plantear estrategias tomando en cuenta este análisis.. 2.3.2.1. Matriz de Evaluación de Factores Externos (EFE). Para (Fred, 1997) la matriz de evaluación de los factores externos (EFE) permite a los estrategas resumir y evaluar información económica, social, cultural, demográfica,. ambiental,. política,. gubernamental,. jurídica,. tecnológica. competitiva. La elaboración de una matriz EFE consta de los siguientes pasos:. 1. http://www.infomipyme.com/dos/CT/offline/empresarios/foda.htm. y.

(38) 17. 1. Hacer una lista de los factores externos de la organización. Abarcar un total de entre seis y diez factores, incluyendo tanto oportunidades como amenazas que afectan a la empresa y su industria. 2. Asignar un peso relativo a cada factor, de 0.0 (no es importante) a 1.0 (muy importante). La suma de todos los pesos asignados a los factores debe sumar 1.0. 3. Asignar una calificación de 1 a 4 a cada uno de los factores determinantes para el éxito con el objeto de indicar si las estrategias presentes de la empresa están respondiendo con eficacia al factor, donde 4 = una respuesta superior, 3 = una respuesta superior a la media, 2 = una respuesta media y 1 = una respuesta mala. Las calificaciones se basan en la eficacia de las estrategias de la empresa. Sumar las calificaciones ponderadas de cada una de las variables para determinar el total ponderado de la organización. Independientemente de la cantidad de oportunidades y amenazas clave incluidas en la matriz EFE, el total ponderado más alto que puede obtener la organización es 4.0 y el total ponderado más bajo posible es 1.0. El valor del promedio ponderado es 2.5. Un promedio ponderado de 4.0 indica que la organización está respondiendo de manera excelente a las oportunidades y amenazas existentes en su industria. En otras palabras, las estrategias de la empresa están aprovechando con eficacia las oportunidades existentes y minimizando los posibles efectos negativos de las amenazas externas. Un promedio ponderado de 1.0 indica que las estrategias de la empresa no están capitalizando las oportunidades ni evitando las amenazas externas.. 2.3.2.2. Matriz de Evaluación de Factores Internos (EFI). Para (Fred, 1997) este instrumento para formular estrategias resume y evalúa las fuerzas y debilidades más importantes dentro de las áreas funcionales de un.

(39) 18. negocio y además ofrece una base para identificar y evaluar las relaciones entre dichas áreas. Para la elaboración de una matriz EFI se deben seguir los siguientes pasos: 1. Hacer una lista de los factores internos de la organización. Usar entre seis y diez factores internos en total, que incluyan tanto fortalezas como debilidades. 2. Asignar un peso entre 0.0 (no importante) a 1.0 (absolutamente importante) a cada uno de los factores. El total de todos los pesos debe de sumar 1.0. 3. Asignar una calificación entre 1 y 4 a cada uno de los factores a efecto de indicar si el factor representa una debilidad mayor (calificación = 1), una debilidad menor (calificación = 2), una fuerza menor (calificación =3) o una fuerza mayor (calificación = 4). Así, las calificaciones se refieren a la compañía, mientras que los pesos del paso 2 se refieren a la organización. 4. Multiplicar el peso de cada factor por su calificación correspondiente para determinar una calificación ponderada para cada variable. 5. Sumar las calificaciones ponderadas de cada variable para determinar el total ponderado de la organización entera. Sea cual fuere la cantidad de factores que se incluyen en una matriz EFI, el total ponderado puede ir de un mínimo de 1.0 a un máximo de 4.0, siendo la calificación promedio de 2.5. Los totales ponderados muy por debajo de 2.5 caracterizan a las organizaciones que son débiles en lo interno, mientras que las calificaciones muy por arriba de 2.5 indican una posición interna de fuerza.. 2.4 HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Las herramientas administrativas son mecanismos para la obtención de información precisa y de vital importancia para el planteamiento de la presente.

(40) 19. propuesta de mejoramiento. Se ha escogido las herramientas de mayor utilidad para el desarrollo, diseño y análisis de la presente propuesta de mejoramiento.. 2.4.1 TORMENTA DE IDEAS Según (Alvear Celina, 2003), la finalidad de esta técnica es promover la participación grupal ante un tema o situación específica, mediante la creatividad y las aportaciones individuales en un clima adecuado para la producción de ideas. Aunque no es una técnica estadística, es muy útil en el proceso de análisis y solución de problemas. Consiste básicamente en la libre exposición de ideas respecto a un tema de estudio. Hay una frase en creatividad que dice: “La mejor manera de tener buenas ideas es tener muchas ideas”.. 2.4.2 HOJA DE VERIFICACIÓN Y/O RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Según (Alvear Celina, 2003), esta técnica sirve para recopilar datos y organizarlos en categorías de información previamente definidas como lo son: las opiniones de nuestros usuarios, la frecuencia y ocurrencia de eventos, las mediciones de desempeño de procesos, entre otros. La hoja de recogida de datos, también llamada hoja de registro, verificación, chequeo o cotejo, sirve para reunir y clasificar las informaciones según determinadas categorías mediante la anotación y el registro de sus frecuencias bajo la forma de datos. Una vez que se ha establecido el fenómeno que se requiere estudiar e identificadas las categorías que lo caracterizan, se registran estas en una hoja, indicando la frecuencia de observación. Cabe indicar que este instrumento se utiliza tanto para la identificación y análisis de problemas como de causas..

(41) 20. 2.4.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Con la finalidad de efectuar el planteamiento del problema del presente trabajo investigativo se aplicará la metodología de investigación científica desarrollada por (VAN DALEN,1991); el mismo que manifiesta lo siguiente: “Cuando se trata de llevar a cabo un trabajo de investigación, la tarea de identificar y analizar el problema constituye una condición previa indispensable…” Al momento de analizar una situación problemática, un investigador debe considerar muchas actividades. Para llevar a cabo un análisis adecuado de la problemática existente, se deben efectuar las siguientes ideas:. ·. Reunir hechos que pudieran relacionarse con el problema.. ·. Decidir mediante la observación si los hechos desarrollados son importantes.. ·. Identificar las posibles relaciones existentes entre los hechos que pudieran incluir las causas de las dificultades.. ·. Proponer diversas explicaciones (hipótesis) de la causa de la dificultad.. ·. Cerciorarse mediante la explicación y el análisis, si ellas son importantes para el problema.. ·. Encontrar entre las explicaciones, aquellas relaciones que permitan adquirir una visión más profunda de la solución del problema.. ·. Hallar relaciones entre los hechos y las explicaciones.. ·. Examinar los supuestos entre los que se apoyan los elementos significativos.. 2.4.4 DIAGRAMA CAUSA – EFECTO O DE ISHIKAWA Según (Alvear Celina, 2003), está técnica se utiliza para identificar y representar la relación entre un efecto y todas sus posibles causas. El diagrama causa-efecto es.

(42) 21. una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las causas de un problema. Se conoce también como diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado y se utiliza en las fases de diagnóstico y solución de la causa. Para interpretar un diagrama de causa-efecto, es necesario tener en cuenta que este es un vehículo para ordenar, de forma muy concentrada, todas las causas que supuestamente pueden contribuir a un determinado efecto.. Máquinas y Equipos. Medición. Características de la Calidad. Materia Prima. Personas. Figura 2.1: Modelo de un Diagrama de Espina de Pescado Fuente: (ALVEAR, 2003). 2.4.5 HISTOGRAMA La finalidad de esta herramienta es representar en forma gráfica la variabilidad de los datos. Se usa para mejorar procesos y servicios al identificar patrones de ocurrencia. Se trata de un instrumento de síntesis muy potente ya que es suficiente una mirada para apreciar la tendencia de un fenómeno..

(43) 22. Figura 2.2: Modelo de un Histograma Fuente: (ALVEAR, 2003). 2.4.6 MATRIZ DE JERARQUIZACIÓN (HOLMES) Herramienta que permite priorizar parámetros que tienen características similares. Esta matriz permite comparar entre sí los parámetros y clasificarlos en orden de importancia. Puede ser utilizada para discriminar los factores del análisis ambiental (tanto interno como externo), previo a la utilización de otras matrices. FACTORES. F1. F2. F3. F4. SUM. ORD. %. F1. 0.5. 0.0. 0.0. 0.0. 0.5. 4.0. 15%. F2. 1.0. 0.5. 0.0. 0.0. 2.0. 2.0. 25%. F3. 1.0. 1.0. 0.5. 0.0. 6.5. 3.0. 20%. F4. 1.0. 1.0. 1.0. 0.5. 9.5. 1.0. 40%. 50.0 Tabla 2.1: Estructura de la Matriz de Jerarquización Fuente: (SÁNCHEZ, 2003 págs. 171-173). 100%.