MUNICIPAL DE TENANCINGO, ESTADO DE MÉXICO.
“PERIODICO OFICIAL DEL GOBIERNO MUNICIPAL DE TENANCINGO”
SEPTIEMBRE DIECISIETE DE DOS MIL VEINTIUNO.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
AÑO: 03 No.28
Se formula el presente Manual de Procedimientos de la Secretaría del Ayuntamiento de Tenancingo, México, de conformidad con las atribuciones previstas para los Ayuntamientos y Presidente Municipal en el Artículo 115, fracción II párrafo segundo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; los artículos 112, 113, 123, y 124 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México; Artículos 3, 31, fracción I; 48, fracción III; 164 y 165 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de México;
así como el Artículo 73, fracción 1.3 del Bando Municipal de Tenancingo, Estado de México 2021.
Con el propósito de fomentar un entorno de respeto e igualdad entre el personal de la Secretaria del Ayuntamiento que considere los principios básicos de igualdad y equidad, existente entre hombres y mujeres para su óptimo desarrollo personal y profesional; toda referencia, incluyendo los cargos, puestos y funciones enunciados en este Manual, al género masculino lo es también para el género femenino, cuando de su contenido y contexto establezca que es para uno y otro género.
© Ayuntamiento Constitucional de Tenancingo 2019-2021 Secretaría del Ayuntamiento
Calle Pablo González Casanova s/n Cabecera Municipal, Tenancingo, México C.P. 52400
www.tenancingo.gob.mx
Contraloría Interna Municipal Versión Vigente 001 Septiembre 2021
Impreso y hecho en Tenancingo, México.
Serie: Manual de Procedimientos de la Secretaría del Ayuntamiento.
La reproducción total o parcial de este documento se realizará siempre y cuando se otorgue el crédito correspondiente a la fuente que le dio origen.
PRESENTACIÓN
Hoy día los Tenancinguenses, como la mayoría de la población en nuestro país, exige a su gobierno cercanía y participación en las decisiones que le involucran, a fin de lograr los mejores resultados y con ello elevar sus condiciones de vida.
En dicho contexto, el Presidente Municipal Constitucional de Tenancingo, impulsa la construcción de un gobierno eficiente, cercano a la gente, cuya coordinación y experiencia derive en resultados que beneficien a la población y en especial a los que menos tienen.
En esta premisa la Administración Pública Municipal se encuentra obligada a transitar hacia un nuevo modelo de gestión, a fin de obtener resultados de valor para la población. Con esto se pugna por la estabilidad de las instituciones que han mostrado eficiencia, pero también por el cambio de quienes necesariamente requieren modernización.
La solidez y el buen desempeño de las dependencias, organismos descentralizados y autónomos deben considerar como base las mejores prácticas y experiencia exitosas, emanadas de la constante revisión y actualización de sus estructuras organizacionales, sistemas de trabajo, procedimientos y tareas encomendadas, en donde la mejora continua debe ser una constante.
El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la Misión de la Secretaría del Ayuntamiento, la estructura organizacional, la división del trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, los procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos aspectos clave que orientan la actuación de esta dependencia de la Administración Pública Municipal.
El presente documento contribuye a la planeación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa, su aplicación es responsabilidad del capital humano que se desempeña como servidor público, por lo que su contenido no es limitativo, siendo su actualización permanente una condición para mantener su vigencia.
ÍNDICE
Pág.
PRESENTACIÓN……… 5
1. OBJETIVO GENERAL………..………. 7
2. PROCEDIMIENTOS……… 8
2.1. Expedición de Constancias de Vecindad, Identidad y de Última Residencia………. 8
2.2. Certificación de Documentos y Expedición de Copias Simples que Obran en el Archivo General Municipal……… 21 2.3. Programación, Desarrollo y Seguimiento de Sesiones de Cabildo……….... 37
3. DIRECTORIO INSTITUCIONAL………..…. 50
4. DIRECTORIO DE LA SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO………. 51
5. VALIDACIÓN………..………. 52
6. HOJA DE ACTUALIZACIÓN………. 53
1. OBJETIVO GENERAL:
Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de los servicios que proporciona la Secretaría del Ayuntamiento, mediante la formalización y estandarización de los métodos, sistemas y técnicas de trabajo en un manual de procedimientos.
2. PROCEDIMIENTOS.
2.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Expedición de Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia.
2.1.1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:
Homologar las actividades, tareas y acciones de trabajo a cargo del personal adscrito a la Secretaría del Ayuntamiento encargado de proporcionar el trámite de Expedición de Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia, a fin de facilitar el ejercicio de los derechos de los tenancinguenses.
2.1.2. ALCANCE:
A nivel Interno:
Aplica al personal adscrito a la Secretaría del Ayuntamiento.
A Nivel Externo:
Aplica a todos los ciudadanos residentes y a quienes habitan en el territorio del Municipio de Tenancingo.
2.1.3. REFERENCIAS:
• Ley Orgánica Municipal del Estado de México, Artículo 86 fracción I y 91 fracción V y X, publicado en la Gaceta del Gobierno del Estado de México el 22 de septiembre de 1992.
• Código Financiero del estado de México y Municipios. Artículo 147 fracción V, publicado en la Gaceta del Gobierno del Estado de México, el 9 de marzo de 1999.
• Bando Municipal de Tenancingo, Artículos 69 y 73, publicado en la Gaceta Municipal de Tenancingo, Estado de México el 5 de febrero de 2021.
2.1.4. RESPONSABILIDADES:
La Secretaría del Ayuntamiento es la unidad Administrativa con atribuciones para llevar a cabo la Expedición de Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia.
El titular de la Secretaría del Ayuntamiento, deberá:
• Revisar y validar que las constancias elaboradas, cumplan con los elementos, requisitos y candados de seguridad necesarios para su expedición.
• Recibir, revisar y validar con su firma la Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia.
Personal de la Secretaría del Ayuntamiento, deberá:
• Recibir y revisar detalladamente que la documentación presentada por el solicitante, cumpla con los requisitos establecidos en la Cédula de Trámites y Servicios, publicada en la página web del Municipio de Tenancingo.
• Elaborar la constancia solicitada en sus tres modalidades: de Vecindad, Identidad y de Última Residencia.
2.1.5. DEFINICIONES:
• Constancia de Vecindad: Al documento oficial que indica que una persona es vecina y su domicilio se encuentra ubicado dentro del territorio del Municipio de Tenancingo.
• Constancia de Identidad: Al documento oficial que permite a la persona identificarse por única ocasión ante una autoridad administrativa o jurisdiccional, haciendo las veces de una identificación oficial.
• Constancia de Última Residencia: Al documento oficial que permite ratificar que la última residencia del occiso o desaparecido (siempre que medie sentencia de autoridad competente que así lo establezca), estuvo dentro del territorio municipal de Tenancingo.
2.1.6. INSUMOS:
• Tomando como base la solicitud para la elaboración del Procedimiento de Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia, se requiere de:
• Solicitante.
• Equipos de cómputo (computadora e impresora).
• Hojas con membrete oficial y hojas blancas.
• Libro de Registro de Constancias.
2.1.7. RESULTADOS:
• Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia expedida.
2.1.8. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS:
• El procedimiento en cuestión no interactúa con otros procedimientos, por ser a petición de parte.
2.1.9. POLITÍCAS Y LINEAMIENTOS:
• La Secretaría del Ayuntamiento deberá expedir la Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia cuando así le sea requerido, conforme a los días y horarios establecidos por la normatividad aplicable.
• Todas las Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia deberán ser firmadas por el Secretario del Ayuntamiento.
• Todas las constancias, independientemente de su modalidad, deberán ser revisadas y cotejadas por el personal de la Secretaría del Ayuntamiento previa firma del titular de la Secretaría.
• Los interesados deberán cumplir con los requisitos solicitados para cada modalidad de constancia para iniciar el trámite de expedición.
• El tiempo de respuesta para expedir una Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia, será de una hora hábil contada a partir de la entrega de documentos en la Secretaría del Ayuntamiento.
• La Secretaría del Ayuntamiento no será responsable de las entregas extemporáneas o fuera de los tiempos establecidos.
2.1.10. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Expedición de Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia.
RESPONSABLE No.
ACT. DESCRIPCIÓN DOCUMENTO O
ANEXO
Interesado
1
Acude a la Secretaría del Ayuntamiento y solicita verbalmente la expedición de una Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia.
Presenta los requisitos establecidos en la Cédula de Trámites y Servicios
Secretaría del Ayuntamiento
(personal administrativo)
2
Recibe petición, revisa y coteja documentación presentada por el interesado y determina:
3.NO. Indica al interesado documentación faltante. Se conecta con la operación 1.
4.SI. Entrega orden de pago e indica acuda a la Subdirección de Ingresos a liquidar el monto.
Solicita al interesado se presente a obtener su constancia, previo pago.
-Requisitos -Orden de Pago
Interesado
5
Recibe orden de pago y acude a liquidar monto señalado en la Subdirección de Ingresos.
Espera la siguiente hora para obtener constancia solicitada.
-Orden de Pago
Secretaría del Ayuntamiento
(personal administrativo)
6
Registra en Libro de Constancias para la designación del folio correspondiente.
Elabora Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia y turna al Titular de la Secretaría.
-Libro de Registro de Constancias -Constancia.
Titular de la Secretaría del Ayuntamiento 7
Recibe Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia, revisa y determina:
8.NO. Turna constancia al personal administrativo para que realice la corrección observada. Se conecta con la operación 6.
9.SI. Firma Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia y entrega al personal administrativo para colocación de sello y entrega al interesado.
-Constancia
Secretaría del Ayuntamiento
(personal administrativo)
10 Recibe constancia, sella y espera se presente el
interesado. -Constancia
Interesado 11 Acude a la oficina de la Secretaría del Ayuntamiento y presenta factura y copias de orden de pago.
-Recibo de Pago Secretaría del
Ayuntamiento (personal administrativo)
12 Obtiene copia de orden de pago, verifica, solicita firma de recibido en el Libro de Registro de Constancias y entrega original de constancia al interesado.
-Constancia.
-Libro de
Registro de Constancias.
Interesado 13 Recibe original de constancia, verifica, firma de recibido en copia de constancia y se retira.
-Constancia Secretaría del
Ayuntamiento (personal administrativo)
14 Obtiene firma de recibido en el Libro de Registro de
Constancias y archiva orden de pago. -Archivo Termina Procedimiento
2.1.11. DIAGRAMA DE FLUJO:
Expedición de Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia.
INTERESADO SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
PERSONAL ADMINISTRATIVO TITULAR DE LA SECRETARÍA
Acude a la Secretaría del Ayuntamiento y solicita verbalmente la expedición de una Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia.
Presenta los requisitos establecidos en la Cédula de Trámites y Servicios.
1
INICIO
2
Recibe petición, revisa y coteja documentación presentada por el interesado y determina:
¿Completa?
NO
SI 3
Indica al interesado documentación faltante. Se conecta con la operación 1.
4
Entrega orden de pago e indica acuda a la Subdirección de Ingresos a liquidar el monto.
Solicita al interesado espere una hora hábil para obtener su constancia.
5
Recibe orden de pago y acude a liquidar monto señalado en la Subdirección de Ingresos.
Espera una hora hábil para obtener constancia solicitada.
6
Registra en Libro de Constancias para la designación del folio correspondiente.
Elabora Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia y turna al Titular de la Secretaría.
7
Recibe Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia, revisa y determina.
A
INTERESADO SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
PERSONAL ADMINISTRATIVO TITULAR DE LA SECRETARÍA
11
FIN
8
Turna constancia al personal administrativo para que realice la corrección observada. Se conecta con la operación 6.
¿Completa?
NO SI
9
Firma Constancia de Vecindad, Identidad y de Última Residencia y entrega al personal administrativo para colocación de sello y entrega al interesado.
A
10
Recibe constancia, sella y espera se presente el interesado.
Acude a la oficina de la Secretaría del Ayuntamiento y presenta factura y copias de orden de pago.
12
Obtiene copia de orden de pago, verifica, solicita firma de recibido en el Libro de Registro de Constancias y entrega original de constancia al interesado.
13
Recibe original de constancia, verifica, firma de recibido en copia de constancia y se retira.
14
Obtiene firma de recibido en el Libro de Registro de Constancias y archiva orden de pago.
2.1.12. FORMATOS E INSTRUCTIVOS:
REGISTROS TIEMPO DE CONSERVACIÓN
RESPONSABLE DE CONSERVARLO
CÓDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIÓN ÚNICA
Requisitos. 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
Orden de Pago. 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n Libro de Registro de
Constancias. 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
Constancia. 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
2.1.13. FORMATOS ANEXOS E INSTRUCTIVOS:
Requisitos para constancia:
Orden de Pago:
Libro de Registros de Constancias:
Constancia:
2.1.14. CAMBIOS DE VERSIÓN EN EL PROCEDIMIENTO:
NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
01
Septiembre 2021 Integración
2.2. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Certificación de Documentos y Expedición de Copias Simples que Obran en el Archivo General Municipal.
2.2.1. OBJETIVO:
Homologar las actividades, tareas y acciones de trabajo a cargo del personal adscrito a la Secretaría del Ayuntamiento encargado de proporcionar el trámite de Certificación de Documentos y Expedición de Copias Simples que Obran en el Archivo General Municipal, a fin de facilitar el ejercicio de los derechos de los tenancinguenses.
2.2.2. ALCANCE:
A nivel Interno:
Aplica a servidores públicos que se encuentran adscriptos a la Secretaría del Ayuntamiento.
A nivel Externo:
Aplica a la población de Tenancingo, a las dependencias de la Administración Pública Municipal, a las autoridades administrativas y/o jurisdiccionales de cualquier ámbito de gobierno que lo solicita.
2.2.3. REFERENCIAS:
• Ley Orgánica Municipal del Estado de México. Artículos 86, 87 fracción I y 91 fracción X, dado en el Palacio del Poder Legislativo, en la Ciudad de Toluca de Lerdo, Méx., publicada el 2 de marzo de 1993.
•
•
•
• Código Financiero del estado de México y Municipios. Artículo 144 fracción XIII, 147 Fracción I y 148, publicado en la Gaceta del Gobierno del Estado de México, el 9 de marzo de 1999.
• Bando Municipal de Tenancingo, Artículos 69 y 73, publicado en la Gaceta Municipal de Tenancingo, Estado de México el 5 de febrero de 2021.
2.2.4. RESPONSABILIDADES:
La Secretaría del Ayuntamiento es la única unidad administrativa de la Administración Pública Municipal de Tenancingo, encargada de gestionar la Certificación de Documentos y Expedición de Copias Simples que Obran en el Archivo General Municipal.
El Titular de la Secretaría del Ayuntamiento, deberá:
• Hacer constar que el o los documentos solicitados obran en el Archivo General Municipal.
• Conocer de las incidencias presentadas durante la gestión de la Certificación de Documentos y Expedición de Copias Simples que Obran en el Archivo General Municipal.
• Validad mediante su firma la certificación documental.
El personal administrativo de la Secretaría del Ayuntamiento, deberá:
• Recibir las solicitudes de certificación de documentos.
• Cotejar y revisar que el documento a certificar obre en el Archivo General Municipal.
• Realizar la búsqueda del documento solicitado para su certificación.
• Elaborar la leyenda de certificación del documento solicitado.
2.2.5. DEFINICIONES:
• Certificación: Se refiere a la acción de validad con la firma correspondiente, documentos que obren en el Archivo General Municipal.
• Documentos: Documento en papel u otro tipo de soporte que se aprueba o acreditan datos o información.
2.2.6. INSUMOS:
Considerando las acciones a realizar para llevar a cabo la Certificación de Documentos y Expedición de Copias Simples que Obran en el Archivo General Municipal, se requiere de:
Por parte del Denunciante:
• Solicitud por escrito.
• Archivo General Municipal.
• Equipo de Cómputo.
• Material de oficina.
2.2.7. RESULTADOS:
Certificación de Documentos y Expedición de Copias Simples que Obran en el Archivo General Municipal otorgado.
2.2.8. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS:
• El presente procedimiento no interactúa con otros procedimientos, por ser a petición de parte.
2.2.9. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS:
• La Secretaría del Ayuntamiento realizará la expedición de certificación de documentos en días y horarios establecidos por la normatividad respectiva.
• Todos los documentos certificados deberán contar con la firma del Secretario del Ayuntamiento para ser válidos.
• Todas las certificaciones de documentos deberán contar con la revisión y cotejo del personal admirativo adscrito a la Secretaría del Ayuntamiento.
• El solicitante deberá acreditar el interés jurídico, a través de su identificación oficial y documentos que lo acrediten. Cuando la solicitud sea a favor de un tercero, deberá además presentar carta poder simple y/o poder notarial, según sea el caso.
• Una vez emitida la certificación, el usuario contará con 2 días hábiles para acudir por el documento, independientemente del procedimiento establecido para su elaboración.
• La búsqueda de documentos, no puede ser acotada a un tiempo determinado, esto dependerá de la complejidad de la solicitud, teniendo la autoridad un plazo máximo de 15 días hábiles para expedir la certificación del documento o respuesta correspondiente.
• La Secretaría del Ayuntamiento no se responsabilizará de entregas extemporáneas o fuera de los tiempos establecidos, cuando transcurrido el plazo correspondiente, el interesado no acuda a las oficinas para su recepción.
• El personal Administrativo de la Secretaría del Ayuntamiento deberá solicitar, por escrito, al Archivo General Municipal o a la dependencia generadora de la información verificar en su acervo la existencia de la información, quien, en su caso, deberá remitir copia simple a la Secretaría del Ayuntamiento, señalando la existencia o no de la información requerida.
• De la vigencia de la Certificación de Documentos y Expedición de Copias Simples que obran en el Archivo General Municipal: será de hasta un año, contando a partir de la fecha de expedición.
2.2.10. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Certificación de Documentos y Expedición de Copias Simples que Obran en el Archivo General Municipal.
RESPONSABLE NO.DE
ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO O ANEXO
Solicitante 1
Acude a la Secretaría del Ayuntamiento, ingresa solicitud en forma escrita, acredita interés jurídico y refiere datos de identificación del documento a certificar o de la copia simple.
-Solicitud -Documentación
Secretaría del Ayuntamiento (Personal Administrativo)
2
Recibe solicitud y documentación adjunta, revisa, coteja y determina:
3.NO. Indica al solicitante la información faltante. Se conecta con la operación 1.
4.SI. Indica al solicitante espere una hora hábiles para informarle sobre la búsqueda de la información solicitada.
-Solicitud -Documentación
Solicitante 5
Recibe indicación, se entera y se retira.
Espera una hora hábil para conocer la procedencia de su solicitud.
Secretaría del Ayuntamiento (Personal Administrativo) 6
Remite oficio de solicitud al personal del Archivo General Municipal para que verifique, en su acervo la existencia de la información, o bien con la dependencia responsable de generarla.
-Copia simple
Secretaría del Ayuntamiento (Personal Administrativo) 7
Recibe oficio y, en su caso, copia simple de la información, coloca leyenda de certificación. Elabora oficio de respuesta; ya sea positiva o negativa, turna al titular de la Secretaría del Ayuntamiento.
Asigna número de folio de acuerdo con el Libro de Certificaciones, en su caso.
-Oficio respuesta -Libro de
Certificaciones
Titular de la Secretaría del
Ayuntamiento 8
Recibe oficio de respuesta, revisa documentación a certificar. Firma oficio y documento certificado.
Indica al personal administrativo se entregue al solicitante.
-Oficio respuesta -Información certificada.
RESPONSABLE NO.DE
ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO O ANEXO
Secretaría del Ayuntamiento (Personal Administrativo) 9
Recibe oficio y documentos certificados, espera se presente el interesado e informa:
10.NO. Entrega oficio de inexistencia de la información requerida. Termina Procedimiento.
11.SI. Extiende orden de pago en original y dos copias, indica al interesado acuda a la Subdirección de Ingresos a liquidar el monto.
Oficio respuesta -Información certificada.
-Orden de pago
Solicitante 12
Recibe información de inexistencia de información o bien orden de pago y acude a la Subdirección de Ingresos.
Obtiene factura y recibo de pago y acude a la Secretaría del Ayuntamiento.
-Orden de pago -Factura
-Recibo de pago
Secretaría del Ayuntamiento
(Personal Administrativo) 13
Recibe copia del recibo de pago, revisa y entrega información certificada, solicita firma del solicitante en el Libro de Certificaciones.
Entrega oficio contestación y solicita firma de acuse de recibo.
-Recibo de pago -Información certificada -Libro de certificaciones.
Solicitante 14 Recibe información certificada, revisa, firma y se retira.
Termina procedimiento
2.2.11. DIAGRAMA DE FLUJO:
Certificación de Documentos y Expedición de Copias Simples que Obran en el Archivo General Municipal.
SOLICITANTE
SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO
PERSONAL ADMINISTRATIVO TITULAR DE LA SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
Acude a la Secretaría del Ayuntamiento, ingresa solicitud en forma escrita, acredita interés jurídico y refiere datos de identificación del documento a certificar o de la copia simple.
1
2
Recibe solicitud y documentación adjunta, revisa, coteja y determina:
¿Completa?
NO SI
3
Indica al solicitante la información faltante. Se conecta con la operación 1.
A
Indica al solicitante espere una hora hábil para informarle sobre la búsqueda de la información solicitada.
4
5
Recibe indicación, se entera y se retira. Espera una hora hábiles para
conocer la procedencia de su solicitud. 6
Remite oficio de solicitud al personal del Archivo General Municipal para que verifique, en su acervo la existencia de la información, o bien con la dependencia responsable de generarla.
INICIO
SOLICITANTE
SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO
PERSONAL ADMINISTRATIVO TITULAR DE LA SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
Recibe oficio y, en su caso, copia simple de la información, coloca leyenda de certificación. Elabora oficio de respuesta; ya sea positiva o negativa, turna al titular de la Secretaría del Ayuntamiento.
Asigna número de folio de acuerdo con el Libro de Certificaciones, en su caso.
7
¿Existe?
NO SI
8
Recibe oficio de respuesta, revisa documentación a certificar. Firma oficio y documento certificado.
Indica al personal administrativo se entregue al solicitante.
A
Extiende orden de pago en original y dos copias, indica al interesado acuda a la Subdirección de Ingresos a liquidar el monto.
9
10
Recibe oficio y documentos certificados, espera se presente el interesado e informa:
11
Entrega oficio de inexistencia de la información requerida. Termina Procedimiento.
12
Recibe información de inexistencia de información o bien orden de pago y acude a la Subdirección de Ingresos.
Obtiene factura y recibo de pago y acude a la Secretaría del Ayuntamiento.
B
SOLICITANTE
SECRETARIA DEL AYUNTAMIENTO
PERSONAL ADMINISTRATIVO TITULAR DE LA SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
Recibe copia del recibo de pago, revisa y entrega información certificada, solicita firma del solicitante en el Libro de Certificaciones.
Entrega oficio contestación y solicita firma de acuse de recibo.
13
B
Recibe información certificada, revisa, firma y se retira.
14
FIN
2.2.12. FORMATOS E INSTRUCTIVOS:
REGISTROS
TIEMPO DE CONSERVA
CIÓN
RESPONSABLE DE CONSERVARLO
CÓDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIÓN ÚNICA
Solicitud 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
Documentación. 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
Copia Simple. 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
Oficio Respuesta. 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
Libro de Certificaciones. 2 AÑOS Secretaría del Ayuntamiento
s/n
Información Certificada. 2 AÑOS Secretaría del Ayuntamiento
s/n
Orden de Pago. 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
Recibo de Pago. 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
2.2.13. FORMATOS ANEXOS E INSTRUCTIVOS:
Solicitud de Certificación:
Información Certificada:
Orden de Pago:
Recibo de Pago:
Libro de Certificaciones:
2.3.14. CAMBIOS DE VERSIÓN EN EL PROCEDIMIENTO:
NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
01 Septiembre 2021 Integración
2.3. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
Programación, Desarrollo y Seguimiento de Sesiones de Cabildo.
2.3.1. OBJETIVO:
Contribuir con el buen desarrollo de las sesiones de Cabildo del Ayuntamiento de Tenancingo, otorgando el seguimiento a los acuerdos que apruebe dicho órgano colegiado, así como su debido cumplimiento por parte de las dependencias municipales, organismos descentralizados y autónomos.
2.3.2. ALCANCE:
A nivel Interno:
Aplica a los servidores públicos adscritos a la Secretaría del Ayuntamiento
.
A nivel Externo:
Aplica a los servidores públicos de las dependencias de la Administración Pública Municipal, organismos descentralizados y autónomos de Tenancingo, Estado de México.
2.3.3. REFERENCIAS:
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; Artículo 115 fracción. Diario Oficial de la Federación, publicado el 5 de febrero de 1917.
• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. Capítulo Tercero; “De las Atribuciones de los Ayuntamientos”. Gaceta del Gobierno del Estado de México, publicado el 24 de febrero de 1997.
• Ley Orgánica Municipal del Estado de México, Artículos 17 y 28. Gaceta del Gobierno del Estado de México, publicado el 24 de febrero de 1997.
• Bando Municipal de Tenancingo. Artículo 45. Publicado 5 de febrero de 2021.
2.3.4. RESPONSABILIDADES:
La Secretaría del Ayuntamiento, es la única unidad administrativa con atribuciones para verificar la correcta aplicación del registro y control del ingreso, proveniente de la recaudación diaria en las diferentes oficinas recaudadoras dependientes de la Tesorería Municipal y Secretaría del Ayuntamiento.
El Secretario del Ayuntamiento, deberá:
• Recibir las peticiones formales presentadas por los titulares de las dependencias, organismos descentralizados y autónomos de la Administración Pública Municipal, para ser consideradas como puntos a tratar en Sesión de Cabildo.
• Presentar a la consideración del Presidente Municipal las peticiones formuladas por los titulares de las dependencias, organismos descentralizados y autónomos de la Administración Pública Municipal.
• Organizar las sesiones de cabildo conforme a las regulaciones aplicables.
• Elaborar la convocatoria respectiva, coordinar la sesión y levantar Acta de Sesión de Cabildo, obtener firmas y dar seguimiento a los acuerdos asumidos.
El personal administrativo de la Secretaría del Ayuntamiento, deberá:
• Auxiliar al Secretario del Ayuntamiento en la organización y celebración de las Sesiones de Cabildo.
Los titulares de las dependencias, organismos descentralizados y autónomos de la Administración Pública Municipal, deberá:
• Formular las peticiones a considera como puntos a tratar en las sesiones de cabildo atendiendo a las disposiciones que la Secretaría del Ayuntamiento determine.
• Acatar los puntos de acuerdo formulados en Sesión de Cabildo, relacionados con las peticiones presentadas.
2.3.5. DEFINICIONES:
• Acta: Es el documento escrito que hace constar y da testimonio del orden cronológico de los asuntos tratados en el desarrollo de una Sesión de Cabildo.
• Acuerdo: Referente a la terminación, decisión u orden de autoridad.
• Ayuntamiento: Corporación compuesta por el alcalde y los regidores, que administra y dirige los intereses de un municipio.
• Cabildo: Grupo de personas integrado por un alcalde y varios concejales que se encarga de administrar y gobernar un municipio.
• Regidor: Encargado de la promoción del desarrollo de una localidad o de un municipio en un área concreta.
• Secretario del Ayuntamiento: El enlace entre el Cabildo y las diversas dependencias de la Administración Pública Municipal, además de coadyuvar con el Presidente, Regidores y Síndico para el cumplimiento de sus atribuciones.
• Síndico: Es el encargado de vigilar y defender los intereses municipales y de representar jurídicamente al Ayuntamiento.
2.3.6. INSUMOS:
Para llevar a cabo el procedimiento de Programación, Desarrollo y Seguimiento de Sesiones de Cabildo, se requiere de:
• Peticiones presentadas.
• Seguimiento de Acuerdos.
• Convocatoria.
• Acta de Sesión de Cabildo.
2.3.7. RESULTADO:
Programación, Desarrollo y Seguimiento de Sesiones de Cabildo celebradas.
2.3.8. INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS:
• El presente procedimiento no interactúa con otros procedimientos, por ser una función formulada por la normatividad aplicable.
2.3.9. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS:
• El Secretario del Ayuntamiento deberá acordar con el Presidente Municipal el proyecto del orden del día de cada Sesión de Cabildo.
• Es responsabilidad del Secretario del Ayuntamiento, notificar en términos de Ley al cuerpo edilicio sobre el orden del día de cada sesión.
• La elaboración de las actas de cabildo y su puntual seguimiento para el cumplimiento de los acuerdos será responsabilidad del Secretario del Ayuntamiento.
• El Secretario del Ayuntamiento será el responsable del Libro de Actas y de vigilar que se de cumplimiento de los acuerdos por parte de las dependencias de la Administración Pública Municipal.
• Corresponde al Secretario del Ayuntamiento elaborar, concentrar y publicar la Gaceta Municipal de Tenancingo, Estado de México.
• Es responsabilidad del Secretario del Ayuntamiento elaborar las certificaciones de los acuerdos de cabildo.
2.3.10. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
Programación, Desarrollo y Seguimiento de Sesiones de Cabildo.
RESPONSABLE NO.DE
ACT. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD DOCUMENTO O ANEXO
Dependencias de la Administración Pública
Municipal
1
Acude a la Secretaría del Ayuntamiento y presenta oficio mediante el cual solicita incorporar un punto a tratar en Sesión de Cabildo.
Anexa documentación que respalde la petición.
-Solicitud -Documentos
Secretaría del Ayuntamiento 2
Recibe solicitud, verifica documentación y en su caso, integra a la propuesta de Orden del Día para Sesión de Cabildo, así como convocatoria.
Presenta al Presidente Municipal.
-Solicitud -Documentos -Orden del Día -Convocatoria
Presidente Municipal 3
Recibe propuesta de orden del día, revisa y determina:
4.NO. Formula recomendaciones al orden del día, devuelve al Secretario del Ayuntamiento.
Se conecta con la operación 2.
5.SI. Instruye al Secretario del Ayuntamiento formule circule convocatoria y emita citatorio a los integrantes del Cabildo.
-Orden del Día -Convocatoria
Secretaría del Ayuntamiento 6
Recibe instrucción y procede a convocar a los integrantes del Cabildo. Anexa orden del día y, en su caso, documentación que atienda algún punto señalado en dicho orden.
-Convocatoria -Orden del Día -Documentos Integrantes del Cabildo
Municipal 7
Reciben citatorio, orden del día y, en su caso documentación anexa. Se enteran y acuden en hora y fecha señalada a Sesión de cabildo.
-Convocatoria -Orden del Día -Documentos
Secretaría del Ayuntamiento 8
Modera Sesión de Cabildo. Elabora Acta, registrando los acuerdos generados en la misma.
Obtiene firma de los integrantes del Cabildo en el Acta de Sesión y espera próxima sesión para la aprobación del acta.
Informa a la dependencia de la Administración Pública municipal sobre el acuerdo tomado.
-Acta de Cabildo -Comunicado
Dependencias de la Administración Pública
Municipal
9
Recibe comunicado, se entera y procede a atender el punto de acuerdo asumido y bajo su competencia.
-Comunicado
Secretaría del Ayuntamiento 10 Resguarda Acta de Cabildo y en su momento
integra Libro de Actas. -Libro de Actas
Fin del Procedimiento
2.3.11. DIAGRAMA DE FLUJO:
Programación, Desarrollo y Seguimiento de Sesiones de Cabildo.
DEPENDENCIAS MUNICIPALES SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
PRESIDENTE MUNICIPAL INTEGRANTES DEL CABILDO MUNICIPAL
Formula recomendaciones al orden del día, devuelve al
Secretario del
Ayuntamiento. Se conecta con la operación 2.
Acude a la Secretaría del Ayuntamiento y presenta oficio para solicitar incorporar un punto a tratar en Sesión de Cabildo.
Anexa documentación que respalde petición.
1
¿Aprueba?
NO SI
A
4 2
INICIO
Recibe solicitud, verifica documentación y en su caso, integra a la propuesta de Orden del Día para Sesión de Cabildo, así como convocatoria. Presenta al Presidente Municipal.
3
Recibe propuesta de orden del día, revisa y determina:
5
Instruye al Secretario del Ayuntamiento formule circule convocatoria y emita citatorio a los integrantes del Cabildo.
6
Recibe instrucción y procede a convocar a los integrantes del Cabildo.
Anexa orden del día y, en su caso, documentación que atienda algún punto señalado en dicho orden.
7
Reciben citatorio, orden del día y, en su caso documentación anexa. Se enteran y acuden en hora y fecha señalada a Sesión de cabildo.
DEPENDENCIAS MUNICIPALES SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
PRESIDENTE MUNICIPAL INTEGRANTES DEL CABILDO MUNICIPAL
Recibe comunicado, se entera y procede a atender el punto de acuerdo asumido y bajo su competencia.
A
8
FIN
Modera Sesión de Cabildo.
Elabora Acta, registrando los acuerdos generados en la misma.
Obtiene firma de los integrantes del Cabildo en el Acta de Sesión y espera próxima sesión para la aprobación del acta.
Informa a la dependencia de la Administración Pública municipal sobre el acuerdo tomado.
9
10
Resguarda Acta de Cabildo y en su momento integra Libro de Actas.
2.2.12. FORMATOS E INSTRUCTIVOS:
REGISTROS TIEMPO DE CONSERVACIÓN
RESPONSABLE DE CONSERVARLO
CÓDIGO DE REGISTRO O IDENTIFICACIÓN
ÚNICA
Solicitud 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
Documentos 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
Orden del Día 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
Convocatoria 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
Acta de Cabildo 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
Comunicado 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
Libro de Actas 2 AÑOS Secretaría del
Ayuntamiento
s/n
2.3.13. FORMATOS ANEXOS E INSTRUCTIVOS:
Solicitud:
Convocatoria:
Acta de Cabildo:
Comunicado:
2.3.14. CAMBIOS DE VERSIÓN EN EL PROCEDIMIENTO:
NÚMERO DE REVISIÓN FECHA DE ACTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
01 Septiembre 2021 Integración
3. DIRECTORIO INSTITUCIONAL:
L.D. GABRIEL GALLEGOS GARCÍA Presidente Municipal Constitucional L.D.G. DEYANIRA DOMÍNGUEZ REYNOSO
Síndico Municipal
M. en D.C. RENÉ VELÁSQUEZ MIRELES Primer Regidor
P. en D. NATIELY YAZARETH JARDÓN DELGADO Segunda Regidora
C. PABLO HERMILO PEDROZA HERNÁNDEZ Tercer Regidor
C. MA. DEL SOCORRO PEDRAZA DOMÍNGUEZ Cuarta Regidora
L.A.E. JUAN RUBIO HERNÁNDEZ Quinto Regidor
C. CAROLINA VELÁSQUEZ CRUZ Sexta Regidora
ARQ. LEOBARDO RAMÍREZ CRUZ Séptimo Regidor
C. AURELIA STEPHANIE REYNOSO VILLANUEVA Octava Regidora
C. GONZALO VÁZQUEZ VÁSQUEZ Noveno Regidor
C. ELIZABETH LARA GONZÁLEZ Décima Regidora
PROFR. JAVIER NAPOLES CRUZ Secretario del Ayuntamiento
4. DIRECTORIO DE LA SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO:
LIC. GABRIEL GALLEGOS GARCÍA Presidente Municipal Constitucional
PROFE. JAVIER NAPOLES CRUZ Secretario del Ayuntamiento
C. JAIR EMMANUEL GONZÁLEZ GARCÍA Encargado del Archivo Municipal
C. LETICIA SOTELO VÁSQUEZ Encargada de Control Patrimonial
C. BEATRIZ FUENTES GUADARRAMA Encargada de la Oficina de Participación Ciudadana
C. LETICIA GUTIÉRREZ RAMIREZ
Encargado del Despacho de la Junta Municipal de Reclutamiento
5. VALIDACIÓN:
L.D. GABRIEL GALLEGOS GARCÍA
PRESIDENTE MUNICIPAL CONSTITUCIONAL
PROFE. JAVIER NAPOLES CRUZ SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO
JORGE SABINO MEJÍA RIVERA SECRETARIO TÉCNICO
MTRO. IGNACIO VENTURA BENÍTEZ SUBDIRECTOR DE MEJORA REGULATORIA
6. HOJA DE ACTUALIZACIÓN:
Se aprueba la petición formulada por el Lic. Jorge Sabino Mejía Rivera, Secretario Técnico del Municipio de Tenancingo, Estado de México, mediante el comunicado PMT058/S.T./329/2021, para publicar el presente manual en el Periódico Oficial del Gobierno Municipal de Tenancingo Gaceta Municipal.
NIVEL DE REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
01 Septiembre 2021 Integración
© Derechos reservados Primera Edición 2020
Ayuntamiento Constitucional de Tenancingo, Estado de México Unidad de Comunicación Social
Pablo González Casanova S.N.
Impreso y hecho en Tenancingo, Estado de México Printed and made in Tenancingo, Mex.
La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización exprofeso de la fuente y dándole el crédito correspondiente.