UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO – LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control Interno,
o quien haga sus veces: GLADYS FLOREZ GOMEZ
Período evaluado:
MAYO - DICIEMBRE DE 2016. Fecha de elaboración:
ENERO 20 de 2017.
De acuerdo a lo establecido en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 943 de 2014, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control – MECI, la Oficina de Control Interno retoma la presentación del Informe Pormenorizado correspondiente al periodo comprendido de mayo a Diciembre de 2016, el cual se elabora en el formato del Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.
CONTENIDO:
SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO: 1. Acuerdos, compromisos o Protocoles Éticos. 2. Desarrollo del Talento Humano.
3. Estilo de Dirección. 4. Planes y Programas.
5. Modelo de Operación por Procesos. 6. Estructura Organizacional.
7. Administración del Riesgo.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN:
1. Actividades de Control, Políticas de operación, procedimientos, controles. 2. Indicadores.
3. Información y Comunicación Pública.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN: 1. Autoevaluación del Control y de la Gestión. 2. Evaluación Independiente.
SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO
AVANCES:
• Acuerdos, compromisos o protocolos éticos:
Es evidente que mediante Acuerdos del Consejo Superior Universitario No. 012 del 24 de septiembre del 2008 “Por el cual se adopta el Código de Ética y Buen Gobierno y se creó el Comité de Ética en la Universidad Popular del Cesar.
Este Código de Ética se construyó en forma participativa por estudiantes, administrativos y docentes de la época. El Código de Ética establece como principio: el respeto, la autonomía, la transparencia, la equidad, y el pluralismo ideológico.
Así mismo mediante Resolución Rectoral No. 2510 del 5 de diciembre del 2008, se reglamentó el Comité de Ética.
• Desarrollo del Talento Humano:
Con relación al Plan de Capacitación de la vigencia se realizaron las siguientes capacitaciones:
Capacitación Forma y Metodología para desarrollar actividades dentro del proceso de rediseño institucional.
Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano – Versión 2. Liquidación de salarios, nómina y prestaciones sociales.
Capacitación y seminario formación en asesoría. Excel avanzado.
VI Congreso nacional de talento humano.
Capacitación asociado al proceso de implementación del sistema integrado de gestión. Habilidades de desarrollo profesional y efectividad personal.
Transparencia en los archivos – Fomento de Paz.
Seminario taller correcto manejo y orientación del servicio al ciudadano en el sector público. Seminario taller anual de periodoncia y oseointegración.
Capacitación contratación pública e interventoría de contratos.
Mediante Acuerdo del Consejo Académico No. 035 del 13 de julio del 2016 se reinicia y ajusta el cronograma del concurso público de mérito para la vinculación de 53 docentes de carrera a la Universidad Popular del Cesar. Mediante Acuerdo del Consejo Académico No. 043 del 12 de octubre de 2016 por el cual se resuelven recursos de apelación y se señalan los aspirantes admitidos, los excluidos definitivamente y se declaran desiertas algunas de las áreas disciplinares en marco de la segunda convocatoria para vincular docentes mediante concurso público de méritos en la Universidad Popular del Cesar.
Dentro del Macro procesó Direccionamiento Estratégico, el proceso Sistema Integrado de Gestión es reemplazado por el proceso de Mejoramiento Institucional.
COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Con el apoyo de la Oficina Asesora de ARCADIA se recaudó por parte de cada dueño de proceso la actualización al Mapa de Riesgo y se está a la espera de la consolidación para posteriormente presentarlo al Comité de Coordinación de Control Interno para su aprobación.
Mediante Resolución No. 672 del 31 de marzo del 2016, se aprobó el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano de la Universidad Popular del Cesar para la vigencia 2016, la Universidad dio cumplimiento a lo establecido en el art. 4 del Decreto 2641 de 2012 por el cual se reglamentan los artículos 73 y 74 de la ley 1474 de 2011 y cumplió con lo dispuesto en el documento “Estrategias para la construcción del Plan anticorrupción y atención al Ciudadano”. La consolidación del Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano estuvo a cargo de la Oficina Asesora de Planeación, quienes además sirvieron de facilitadores durante todo el proceso.
Con una serie de actividades, especialistas y todo un equipo de la Universidad Popular del Cesar, trabajan en la estructuración del nuevo Plan de Desarrollo 2017 – 2026 para la Universidad Popular del Cesar, “por una Universidad transformada”. En estas jornadas de capacitación se identifican varias tendencias mundiales que inciden en la educación superior. Así mismo la jornada contempla análisis estratégico, para orientar y focalizar los
recursos y acciones institucionales en torno a la transformación de la educación superior. DIFICULTADES
Muy a pesar de existir el Código de Ética en la Institución, y de haber sido construido participativamente durante la vigencia de 2008, se desconoce por parte de los estamentos tanto administrativos, docentes y estudiantes que existe el Código de Ética en la Institución.
No se reúne el comité de ética
No se está dando cumplimiento con relación a la parte administrativa a lo concerniente a la selección por meritocracia, evaluación de desempeño, etc.
No se da a conocer la manera como se elabora el Plan de Capacitación.
Desconocimiento del Informe detallado de los resultados del Índice de Transparencia Nacional de la Universidad Popular del Cesar y el Plan de Mejoramiento ITN - UPC 2013 – 2014.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Durante la vigencia 2016, la Universidad Popular del Cesar con el apoyo de la Oficina Asesora de Arcadia se adoptaron las siguientes políticas mediante Acuerdos del Consejo Académico de la Universidad, así:
Acuerdo No. 012 de fecha 31 de marzo de 2016 “Por medio del cual se adoptan las políticas de formación investigativa de la Universidad Popular del Cesar”.
Acuerdo No. 013 de fecha 31 de marzo de 2016 “Por medio del cual se adoptan las políticas institucionales de investigación, creación e interpretación artística de la Universidad Popular del Cesar”. Acuerdo No. 032 de fecha 30 de junio de 2016 “Por medio del cual se aprueba la política de bienestar
institucional en la Universidad Popular del Cesar”.
Acuerdo No. 033 de fecha 30 de junio de 2016 “Por medio del cual se aprueba la política de creación, renovación, modificación, ampliación y supresión de programas académicos en la Universidad Popular del Cesar “.
Acuerdo No. 034 de fecha 30 de junio de 2016 “Por medio del cual se aprueba la política de proyección social en la Universidad Popular del Cesar”.
Acuerdo No. 035 de fecha 30 de junio de 2016 “Por medio del cual se aprueba la política de movilidad de estudiantes en la Universidad Popular del Cesar”.
Acuerdo No. 036 de fecha 26 de julio de 2016 “Por medio del cual se aprueba la política de autoevaluación y auto regulación en la Universidad Popular del Cesar”.
Acuerdo No. 037 de fecha 26 de julio de 2016 “Por medio del cual se aprueba la política de adquisición y actualización de recursos bibliográficos en la Universidad Popular del Cesar”.
Acuerdo No. 039 de fecha 26 de julio de 2016 “Por medio del cual se aprueba la política lingüística en la Universidad Popular del Cesar”.
Acuerdo No. 040 de fecha 26 de julio de 2016 “Por medio del cual se aprueba la política de adquisición y actualización de recursos informáticos y de comunicación en la Universidad Popular del Cesar”.
Se finalizó con el Plan de Mejoramiento suscrito con el Ministerio de Educación Nacional y así mismo se dio cumplimiento a las acciones correctivas de cada hallazgo, dando como resultado el archivo de la Investigación Administrativa ordenada a la Universidad Popular del Cesar por el Ministerio de Educación Nacional.
Mediante Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 017 del 31 de marzo del 2016, se crea el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la Universidad Popular del Cesar.
Mediante Acuerdo No. 011 de fecha 31 de marzo de 2016, se actualizo el Proyecto Educativo Institucional (PEI) de la Universidad Popular del Cesar.
Mediante Acuerdo 024 del 22 de abril de 2016 se ratifica la aprobación de la nueva Misión de la Universidad Popular del Cesar.
Mediante Resolución No. 1029 del 05 de mayo de 2016 se crea el subsistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo, SG-SST de la Universidad Popular del Cesar y se establecen otras disposiciones. La Universidad Popular del Cesar en cumplimiento a lo establecido por el Gobierno Nacional en el Plan
de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país” (Ley 1753 de 2015) y mediante Acuerdo del Consejo Superior Institucionaliza el Programa SABER PRO de la Universidad Popular del Cesar.
Mediante Resolución No. 1028 del 5 de mayo de 2016, se creó el Sistema Integrado de Gestión Institucional en la Universidad Popular del Cesar.
Con el fin de aunar esfuerzo para realizar el diagnóstico de la Universidad, se firmó el Convenio Interadministrativo con la Escuela Superior de Administración Pública – ESAP y la Universidad Popular del Cesar, el cual servirá como base para posteriormente hacer el estudio técnico de rediseño institucional de la Universidad Popular del Cesar a partir del análisis y la información recolectada.
Se logró la certificación del ISO 9001:2008 del INCONTEC del proceso de Gestión de la Investigación de la Universidad Popular del Cesar.
Se ha realizado diagnóstico ambiental inicial donde el resultado indica los siguientes aspectos ambientales significativos y/o situaciones:
Disposición de luces halógenas Control de plagas
Residuos de laboratorios Escombros
Ausencia de controles ambientales a proveedores y contratistas.
Se encuentra en procesos de elaboración: Plan de emergencia de inundación Plan de emergencia de derrames Plan de emergencia de vertimientos Plan de emergencia de emisiones Procedimientos de control operacional
Los resultados del Índice de Transparencia Nacional 2013 – 2014 de la Corporación Transparencia por Colombia, reportan a la Universidad Popular del Cesar con una calificación de 60.2 correspondiente a un Nivel Medio de Riesgo de corrupción, así:
TABLA DE RESULTADOS POR FACTOR
FACTOR CALIFICACION SOBRE 100
Visibilidad 72.1
Institucionalidad 56.1
ITN 60.2
DIFICULTADES
Desconocimiento por algunos Directivos de la Institución la existencia de los diferentes Acuerdos del Consejo Superior y Resoluciones de Rectoría de la Universidad Popular del Cesar, relacionadas con las políticas Institucionales.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
La Oficina de Coordinación de Control Interno realizó seguimiento al Plan de Mejoramiento de las vigencias 2008. 2009, 2010, 2012, 2013 y 2014, correspondiente al segundo trimestre de la vigencia 2016 que realiza la Oficina de Control Interno de acuerdo al rol de asesoría y acompañamiento a los procesos institucionales, toda vez que de acuerdo a lo establecido en la Resolución Orgánica No. 7350 del 29 de noviembre de 2013 le corresponde a la institución realizar el corte a 31 de diciembre de 2016 para ser enviada a través del Aplicativo SIRECI de la Contraloría General de la República.
Lo anterior lo cumple la oficina de Control Interno con el fin de coadyuvar con el equipo auditor de la Contraloría General de la República, cuando al interior de la institución se realiza la auditoria de la vigencia y a través de una mesa de trabajo se discuta con los debidos soportes por parte de los líderes responsables, lo correspondiente a los hallazgos establecidos en los Planes de Mejoramiento.
Adicionalmente en el informe de seguimiento se resalta el NO FENECIMIENTO de la cuenta de la entidad de las vigencias 2012, 2013,2014 y 2015.
Para la vigencia 2008 – 2009 -2010 existe en la actualidad un total de 27 hallazgos de los cuales los números 35, 58 y 59 se encuentran en un avance del 80%; los hallazgos restantes para la oficina de Control Interno se encuentran subsanados en un 100%.
Para la vigencia 2012 se tiene un total de 15 hallazgos de los cuales los números 6, 7 y 9 se encuentran en avance del 80%, 75% y 95% respectivamente, los demás se encuentran subsanados en un 100%.
Con relación al Plan de Mejoramiento de la vigencia 2013, existe un total de 28 hallazgos de los cuales 16 se encuentran subsanados en un 100% que corresponden al 57% del total, los demás se encuentran en proceso de acciones de mejora.
Respecto al Plan de Mejoramiento de la vigencia 2014, se tiene un total de treinta y nueve (39) hallazgos, de los cuales conforme a las evidencias y los soportes presentados, la oficina de Control Interno considera que (15) hallazgos se encuentran subsanados en un 100% y los números 21, 22, 23, 24, 28, 29 presentan un avance del 25%; los números 2 y 8 en un 30%; los números 4, 5, 6, 7, 9 y 10 presentan un avance del 40%; los números 13 y 14 en un 50%; los números 3 y 38 presentan un 70%.
La Oficina de Control Interno brindó acompañamiento a la Comisión Auditora de la Contraloría General de la República en la recaudación de la información de las diferentes dependencias de la Universidad en lo que respecta a la Auditoria para la Vigencia 2015 en la institución.
El grupo de profesionales de la Oficina de Control Interno requiere capacitación permanente para el fortalecimiento y desarrollo de los procesos realizados en esta dependencia.
Los procesos de auditoría pueden ser ajustados y unificados, de modo tal que con la madurez de tales procesos es posible contar con un equipo auditor multidisciplinario, lo que redundará en el manejo eficiente de los recursos con los que cuenta la entidad para estos fines.
Capacitación a los funcionarios adscritos o trasladados a la oficina de Coordinación de Control Interno. Adecuación de la Oficina de Control Interno y suministro de los elementos de trabajo para una mejor labor
de los Auditores, adscritos a la Oficina de Control Interno.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El Sistema de Control Interno de la Universidad Popular del Cesar ha obtenido grandes avances toda vez que se logró la conformación del Sistema Integrado de Gestión y se espera que a través de equipos de trabajo se logre la socialización y el fortalecimiento de cada una de las funciones o actividades de estos sistemas al interior de la institución.
Es evidente que no se prestó atención al Plan de Mejoramiento del ITN de la Vigencia 2013 – 2014 y que por los temas exigidos a través del Gobierno Nacional es necesario retomar ejercicio al interior de la institución.
RECOMENDACIONES
Socialización ante la alta dirección y funcionarios administrativos y académicos en temas como:
Socializar la nueva misión y visión de la Universidad Popular del Cesar y que sea visible a la ciudadanía. Así mismo es necesario:
1. Actualizar el Código de Ética y socializarlo ante los diferentes estamentos de la Universidad.
Dar aplicabilidad a la Guía para la creación e Implementación de Códigos de Buen Gobierno en las Instituciones de Educación Superior, establecida por el Ministerio de Educación Nacional para la Institución de Educación Superior – IES.
Activar y fortalecer el Comité de Ética delegando funciones al grupo promotor de prácticas éticas de acuerdo a los diferentes perfiles establecidos en las Resoluciones Rectorales No. 2187 del 13 de Octubre de 2009, No. 2188 del 13 de Octubre de 2009 y la No. 2510 del 5 de Diciembre de 2008.
Dar cumplimiento a lo establecido en el Acuerdo del Consejo Superior No. 026 del 03 de Diciembre de 2009, “Por el cual se establecen las políticas de Desarrollo Administrativo del Talento Humano en la Universidad Popular del Cesar, el cual en el numeral 3 del Artículo establece: El ingreso del personal administrativo y docentes de la Institución se hará a través de los procesos de meritocracia, de acurdo a los requerimientos y bajo los principios de transparencia, imparcialidad, confiabilidad, eficacia, eficiencia, igualdad y publicidad.
Revisar, actualizar y socializar el Manual del Proceso de Selección Meritocratico y sus anexos y el Manual de Acuerdos de Gestión – Anexos.
Brindar las capacitaciones por temas de actualidad de acuerdo a cada Nivel o sea Directivo, Asesor, Profesional, Técnico y Asistencial.
2. Socializar y dar aplicabilidad a lo establecido en el Decreto 2482 de 2012 “por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación.
3. Convocar con más frecuencia al interior de la Universidad Popular del Cesar el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo instancia orientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en donde se discutirán todos los temas referentes a las políticas de Desarrollo Administrativo y demás componentes del Modelo de Planeación. Este Comité sustituirá los demás Comités que tengan relación con el Modelo de Planeación y no sean obligatorios por mandato legal, toda vez, que el Gobierno Nacional a través del Formulario Único Reporte de Avance de la Gestión – FURAG, instalado por el Departamento Administrativo de la función Pública, establece que las entidades del Orden Nacional que por el marco legal aplicable no tenían la obligación de implementar el MODELO INTEGRADO DE PLANEACION Y GESTION y por consiguiente no reportaban información deberán presentar un reporte PREPARATORIO con el fin de conocer la forma en la que se evalúa este modelo y así comenzar su tránsito hacia el Modelo Integrado de Planeación a la Gestión MIPG Versión 2.
4. Es necesario y de manera urgente socializar lo establecido en el Decreto 943 de 2014 “Actualización del MECI a través del Manual Tecnico del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014.
EL Modelo Estándar de Control Interno MECI en su actualización, será el medio a través del cual se realizará seguimiento y evaluación a lo dispuesto en el Decreto 2482 de 2012 en cuanto al Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Es recomendable que se realicen talleres de sensibilización orientados por un experto, para conocer y evaluar la contribución de los diferentes sistemas al interior de la Institución y cómo interactúan de acuerdo a la norma.
Fortalecimiento del trabajo en equipo a través de capacitaciones.
5. Retomar las actividades y tareas de los resultados del índice de transparencia Nacional de la Universidad Popular del Cesar y así mismo el Plan de Mejoramiento ITN-UPC 2013-2014, que debemos adoptar para minimizar las debilidades y así contribuir a la prevención de hechos de corrupción en la gestión administrativa de la Universidad., con el apoyo de la Secretaria de la Transparencia.
6. Fortalecer la Oficina de Coordinación de Control Interno, mediante la asignación de servidores que cuenten con los perfiles y competencias requeridos para el ejercicio de la Auditoria Interna
GLADYS FLOREZ GOMEZ Jefe Oficina Control Interno
