Informe de Auditoría Interna

CONSEJO NACIONAL DE RECTORES

AUDITORÍA INTERNA

Informe de Auditoría Interna

“Análisis del control interno aplicado al procedimiento de

deducciones y transferencias de planilla, durante el período de

octubre 2008 a marzo 2009”

INF-11 (07-2009)

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ... 1

2. RESPONSABILIDAD DE LAS ADMINISTRACIÓN ... 2

3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO ... 2

4. PROCEDIMIENTOS APLICADOS ... 2

5. RESULTADOS ... 3

6. CONCLUSIÓN ... 12

1. INTRODUCCIÓN

El estudio se desarrolló para cumplir con lo establecido en el Plan de Trabajo de la Auditoría Interna para el 2009, con el fin de evaluar la eficacia, eficiencia, economía y calidad del control interno que se aplica en el proceso de “Deducciones y Transferencias”, mismo que fue seleccionado de acuerdo al modelo de valoración de riesgo establecido por nuestra unidad.

Las actividades y pruebas realizadas se ejercieron con total independencia funcional y de criterio, respecto al jerarca y demás órganos de la administración activa; asimismo, se ejecutaron conforme a lo que establece el Manual de Normas Generales de Auditoría para el sector público (M-2-2006-CO-DFOE) y el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (M-1-2004-CO-DDI).

1.2 Objetivos

1.2.1 General

Evaluar el control interno que se aplica en las actividades que se realizan en el proceso de deducciones y transferencias – planillas, así como el respectivo cálculo y registro contable, por el período comprendido entre el 1 de octubre de 2008 y el 31 de marzo del 2009 (seis meses).

1.3 Específicos

Evaluar el procedimiento que se ejecuta en el proceso de las deducciones y de las respectivas transferencias.

Analizar todas las deducciones que se realizan y verificar que las mismas estén debidamente documentadas y aprobadas.

Verificar los respectivos registros contables realizados durante el período de revisión así como las respectivas conciliaciones

Realizar pruebas para verificar el control interno que impera en dicho proceso. Analizar las normativas y leyes que le competen a este proceso.

1.3. Alcance

El estudio abarcó un período de seis meses, de octubre de 2008 a marzo de 2009. El cual fue enfocado a evaluar el control interno del proceso de Deducciones y transferencias – planilla.

2. RESPONSABILIDAD DE LAS ADMINISTRACIÓN

La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la Administración Activa.

La responsabilidad de esta Auditoría consistió en evaluar la efectividad del control interno sobre el proceso de “Deducciones y Transferencias - planilla”, el cual fue evaluado de conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el sector público (M-2-2006-CO-DFOE) y el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (M-1-2004-CO-DDI).

3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL

INTERNO

Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente en cualquier administración debe aplicar sistemáticamente, los cinco componentes funcionales y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de control, Valoración del Riesgo, Actividades de Control, Sistemas de Información y Seguimiento.

Asimismo, estable diferentes responsabilidades y deberes, según se detalla a continuación:

Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno.

Artículo 12. Deberes del jerarca y los titulares subordinados en el sistema de control interno. Artículo 16. Sistemas de información.

Finalmente, se establecen los plazos para dar respuesta a los informes de auditoría y los causales al respecto, en los siguientes artículos:

Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca.

Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General

4. PROCEDIMIENTOS APLICADOS

Se realizaron entrevistas con los funcionarios encargados del proceso de deducciones y transferencias, a fin de poder obtener información con relación a las actividades que se realizan en dicho proceso. 4.2 Revisión de documentos

Se revisaron las planillas de los meses de octubre de 2008 a marzo de 2009, verificando las deducciones realizadas, así como la respectiva documentación soporte de las mismas (comprobantes de pago, declaraciones, registros contables, cheques y transferencias).

4.3 Pruebas

Se realizaron pruebas de control, basados en la información suministrada por el personal involucrado en el proceso, la documentación y correspondencia relacionada con el tema del estudio, y los procedimientos aplicados.

4.4 Matriz de hallazgos

Como resultado del estudio se obtuvieron observaciones importantes que se presentan en los hallazgos del informe y están respaldadas con los papeles de trabajo respectivos.

5. RESULTADOS

Hallazgo Nº1: No se tiene un procedimiento formal de las actividades que se realizan para determinar las deducciones

Condición

Se observó que no se cuenta con un procedimiento que permita definir las actividades de manera clara, en donde se identifiquen las partes involucradas así como las respectivas responsabilidades en el proceso de deducciones.

Causa

No existe una cultura a nivel Institucional de realizar formalmente los procedimientos, que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional.

Efecto

Al no existir un procedimiento formal en donde los funcionarios puedan consultar lo que les compete, se podría incurrir en lo siguiente:

1. Omisión de tareas al realizar la actividad.

2. No poder establecer responsabilidades por carecer de procedimientos. 3. Se podrían dar errores y no ser detectados oportunamente.

4. No tener seguridad de que el proceso se realizó adecuadamente. 5. Dependencia de un funcionario para desarrollar las actividades.

6. No contar con un parámetro que permita medir la eficiencia, eficacia, economía y calidad del proceso realizado

Criterios

La Ley General de Control Interno y el Manual de Normas de Control Interno, establecen una serie de mecanismos de coordinación y planificación, esenciales para el buen desempeño y logro de las metas y objetivos.

ARTÍCULO 15.- Actividades de control

Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:

a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los

procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.

b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los

procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:

i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución.

ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.

iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las

transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.

iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y enmendar

errores u omisiones que puedan haberse cometido.

v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con software de aplicación.

Recomendación

En cumplimiento con lo indicado en la ley de control interno, es necesario que se documenten los procedimientos que se aplican en cada proceso. Esto con el fin de poder minimizar los riesgos que se podrían presentar y establecer responsabilidades, permitiendo a la jefatura dar un mejor seguimiento del proceso a cargo.

Hallazgo Nº2: Las planillas no presentan la documentación soporte respectiva

Condición

Del análisis realizado a las planillas correspondientes al período en revisión, se observó que las mismas no cuentan con la documentación soporte, que permita verificar que los montos presentados sean los correspondientes. No existiendo un expediente de cada planilla mensual.

Causa

1. No hay un procedimiento formal donde indique cuales son las actividades a desempeñar en el proceso de de planillas, por otra parte no se ha designado un funcionario que se encargue de documentar y mantener un expediente con toda la información que documente la planilla. 2. No existe un programa integral de planillas donde se pueda tomar la información

correspondiente de manera más segura para la formulación de las mismas.

Efecto

1. Al no existir un expediente de planilla en donde se recopile toda la información, no se puede tener certeza que todas las modificaciones realizadas estén correctas y que proceden.

2. Se podría incurrir en errores u omisiones y no ser detectados y corregidos en forma oportuna.

Criterios

De conformidad con la Ley de Control Interno, artículo siguiente:

Artículo 16.- Sistemas de información

Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados.

Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.

Recomendación

Como una sana medida de control, es necesario que se mantenga un expediente con la documentación que soportan todas las modificaciones que se han realizado en las planillas, dando certeza de que la información presentada en las mismas es correcta.

Hallazgo Nº3: No se obtuvo evidencia de que las planillas se concilien mensualmente.

Condición

Del análisis efectuado sobre las deducciones, en las planillas se pudo observar que no se realizan conciliaciones de las mismas, donde se verifique que las deducciones efectuadas estén correctas al igual que el monto de la planilla por pagar.

Causa

No contar con un procedimiento formal, donde especifique cuales son las funciones a desempeñar y en donde se contemple la actividad de conciliar las planillas, como una medida de control.

Efecto

1. Al no existir una conciliación de las planillas se puede estar generando errores que no sean detectados a tiempo

2. Que los pagos de las deducciones de ley se estén realizando inadecuadamente, lo cual podría ocasionar que la Institución incurra en sanciones y en pagos de multas.

Criterios

De conformidad con lo que establece el artículo 15 de la Ley de Control Interno, transcrito anteriormente.

De igual forma, según lo que establecen las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) en el punto siguiente:

1.2 Objetivo.

b. Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. El SCI debe procurar que se recopile, procese y mantenga información de calidad sobre el funcionamiento del sistema y sobre el desempeño institucional, y que esa información se comunique con prontitud a las instancias que la requieran para su gestión, dentro y fuera de la institución, todo ello de conformidad con las atribuciones y competencias organizacionales y en procura del logro de los objetivos institucionales.

c. Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. El SCI debe coadyuvar a que la organización utilice sus recursos de manera óptima y a que sus operaciones contribuyan con el logro de los objetivos institucionales.

Recomendación

Es importante que las planillas se concilien mes a mes, como medida de control que permita detectar a tiempo cualquier error u omisión, y que sustente el respectivo registro contable de la misma.

Hallazgo Nº4: La planilla impresa no presenta un detalle claro de todas las deducciones que se realizan.

Condición

Se observó que algunas deducciones no se muestran de manera clara en la planilla, ya que en un mismo rubro se incluyen montos por diferentes conceptos; sin que se deje evidencia o notas en la cual se especifiquen que rubros son los que están agrupando, lo que ocasiona dificultades a la hora de hacer los respectivos registros contables.

Causa

1. No existe un software de planillas adecuado que permita que la misma refleje todos los rubros de deducciones correspondientes.

2. No existe un documento donde se indique la agrupación de las deducciones en la planilla.

Efecto

1. El sistema de planillas, al no reflejar de manera clara los diferentes conceptos de deducciones, podría provocar confusión a la hora de registrar las mismas ocasionando que se incurra en errores y que estos no sean detectados oportunamente.

2. Dificulta la revisión de los registros contables versus planillas, incurriendo en la utilización de más recursos de lo necesario.

Criterio

Según lo establece el artículo 15 de la Ley General de Control Interno, mencionado en el hallazgo número 1.

Recomendación

Para un adecuado control en la elaboración de las planillas, es importante que todos los rubros estén debidamente identificados y que los montos por dichos conceptos correspondan a la deducción que se está realizando, a fin de que se puedan verificar y registrar adecuadamente.

Hallazgo Nº5: El Impuesto de Renta del mes de noviembre del 2008, no se declaró correctamente.

Condición

Se observó que en el mes de noviembre de 2008, no se declaró ante Tributación Directa un monto por ¢3.430.493,00, ya que el monto indicado en la planilla por concepto de impuesto de renta fue de ¢14.218.444,00 y el monto declarado fue de ¢10.787.951,00.

Causa

Falta de actividades de control en el proceso y de una adecuada supervisión.

Efecto

1. Sanciones por declaraciones inexactas según el Art. 80. BIS y 81 Ley sobre del Impuesto sobre la Renta.

2. Errores en la información presentada en los Estados Financieros, no detectados ni corregidos oportunamente.

3. Podría remitirse información financiera con errores a la Contraloría General de la República.

Criterio

De acuerdo con la Ley de Impuesto Sobre La Renta Artículo 80 BIS.- Morosidad en el pago del tributo:

Los sujetos pasivos que paguen los tributos determinados por ellos mismos, después del plazo fijado legalmente, deberán liquidar y pagar una multa equivalente al uno por ciento (1%) por cada mes o fracción de mes transcurrido desde el momento en que debió satisfacerse la obligación hasta la fecha del pago efectivo del tributo.

ARTÍCULO 81.- Falta de ingreso por omisión o inexactitud.

Recomendación

Se deben establecer las medidas necesarias, a fin de propiciar un adecuado control interno en cada proceso. Además debe existir una apropiada supervisión que garantice la eficiencia, eficacia, economía y calidad del proceso ejecutado, evitando riesgos innecesarios que puedan afectar a la Institución.

Hallazgo Nº6: Existen diferencias entre el monto presentado en las planillas y el reportado a la Caja Costarricense del seguro Social.

Condición

Se observó que existe una diferencia entre los montos brutos que presentan las planillas de los meses en estudio y los montos que se presentaron a la Caja Costarricense del Seguro Social y del cual no obtuvimos evidencia de notas aclaratorias de dichas diferencias.

Causa

No existe un debido control ni supervisión para verificar si los montos que se presentan en la planilla son los mismos que se presentan a la Caja Costarricense del Seguro Social.

Efecto

1. Posibles sanciones para la Institución según la Ley Orgánica de CCSS.

2. Podría presentarse conflictos con los funcionarios por diferencia en lo reportado a la C.C.S.S.

Criterio

De conformidad con lo indicado por la Ley Orgánica de la C.C.S.S y con lo establecido en la Ley de Protección al Trabajador N°7983

La ley Orgánica de la Caja Costarricense del Seguro Social.

Recomendación

Como medida de control, es necesario que antes de enviar información a cualquier ente, sea este la Caja Costarricense del Seguro Social u otra institución, la misma debe ser revisada y aprobada, de manera que se puedan detectar oportunamente cualquier error u omisión y evitar riesgos innecesarios.

Hallazgo Nº7: Diferencias en los registros contables

Condición

1. Se observó que existen algunas diferencias entre el monto que presentan algunos rubros de las planillas y los montos que se presentan en los registros contables.

2. Igualmente se observaron diferencias entre el monto cancelado (transferencias) y el registro contable de las mismas.

3. Además, no se cuenta con auxiliares adecuados y los mismos no están debidamente conciliados con la contabilidad.

Causa

No contar con procedimientos donde se establezcan actividades de control sobre la planilla y registros de las mismas.

Efecto

1. Que la Información que esté generando los registros contables no se presente correctamente con relación a los documentos fuentes (planillas)

2. Que la información financiera no refleje la situación real de la Institución.

3. Que se estén presentando diferencias significativas no detectadas y corregidas oportunamente.

Criterio

De conformidad con los principios contables:

Registro: Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden

cronológico en el que se produzcan estos, sin que se presenten vacios, lagunas o saltos en la información registrada.

Con este principio se procura garantizar que todas las operaciones tramitadas se den en forma ordenada, quedando debidamente justificada la información registrada en los diferentes sistemas auxiliares y procesos contables de manera secuencial, permitiendo una transparencia en los sistemas.

Recomendación:

Como bien lo indican los principios contables, todo registro debe ser oportuno, correcto y estar debidamente documentado. Por lo tanto es necesario que se tomen las medidas necesarias a fin de evitar diferencias en los registros contables con relación a los documentos fuentes que dieron origen a

Hallazgo Nº8: Carencia de un calendario de pagos de las deducciones

Condición

Se observó que no existe un calendario de pagos de las deducciones, donde se puedan controlar las fechas de pago de las mismas, que permitan verificar el control que se está llevando para cumplir con las fechas establecidas de pago por Ley, para las diferentes deducciones.

Causa

No existe un procedimiento formal que establezca, que se debe llevar un cronograma de los pagos de las deducciones de la Institución, el cual permita a la persona responsable, verificar si el pago se está realizando de acuerdo con la fecha establecida por el ente recaudador.

Efecto

1. No cancelar en tiempo las deducciones, como lo establece la ley. 2. Incurrir en sanciones por realizar pagos después del tiempo establecido. 3. Pagar multas y recargos, por no realizar los pagos en forma oportuna.

Criterio

De conformidad con la Ley de Control Interno, artículo 8:

Concepto de sistema de control interno:

Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico

Recomendación

Es importante que se considere un calendario con las fechas de los pagos que se deben efectuar, como una medida de control que permita dar seguimiento y realizar los mismos en las fechas establecidas.

6. CONCLUSIÓN

Al finalizar nuestro estudio, podemos concluir que el proceso de deducciones y transferencias que se ejecuta en el CONARE, debe considerar más actividades de control y establecer un sistema automatizado para el cálculo de las deducciones, que permita hacer el proceso más eficiente y eficaz. Es importante destacar lo siguiente:

El estudio abarco seis meses, de los cuales los primeros tres meses estuvieron bajo la responsabilidad de la Sección Administrativa y los últimos tres meses estuvieron a cargo de la Unidad de Coordinación Administrativa – Financiera.

Se observó un carecimiento de procedimientos y de políticas que regulen las actividades que realizan los funcionarios en el proceso de deducciones y transferencias, mostrando un débil control en la mayoría de las actividades operativas que se realizan.

La Ley de Control interno nos indica en el artículo número 15, que los jerarcas y los titulares son responsables de establecer actividades de control, en lo siguiente:

a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.

b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:

i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución.

ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.

iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente. iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y

enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.

v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y los controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con software de aplicación.

Por lo anteriormente expuesto, recalcamos la importancia que la administración activa, tome las medidas pertinentes con el fin de subsanar todas las debilidades de control expuestas en este informe.

7. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES SUGERIDAS

No se tiene un procedimiento formal de las actividades que se realizan para determinar las deducciones

2 Las planillas no presentan la

documentación soporte respectiva

3 No se obtuvo evidencia de que las

planillas se concilien mensualmente

4

La planilla impresa no presenta un detalle claro de todas las deducciones que se realizan

5

El Impuesto de Renta del mes de noviembre del 2008, no se declaró correctamente

6

Existen diferencias entre el monto presentado en las planillas y el reportado a la Caja Costarricense del seguro Social

7 Diferencias en los registros contables

8 Carencia de un calendario de pagos de las