Control de Documentos y Registros

(1)

P

Páággiinnaa:: 1 1 dde e 1100 11.. OOBBJJEETTIIVVOO

Establecer la metodología de gestión documentaria de los Sistemas de Gestión del gruo G!C "ue ermita Establecer la metodología de gestión documentaria de los Sistemas de Gestión del gruo G!C "ue ermita administrar de manera estructurada # co$erente la in%ormación documentada&

administrar de manera estructurada # co$erente la in%ormación documentada& 22.. !!CCNNCCEE

'licable a todos los

'licable a todos los documentos (internos # e)ternos* de los documentos (internos # e)ternos* de los Sistemas de Gestión del Sistemas de Gestión del gruo G!C+ considerandogruo G!C+ considerando las

las etaas de: etaas de: identiidenti%icació%icación+ n+ elaboelaboraciónración+ + re,isire,isión+ ón+ arobaarobación+ distribucióción+ distribución+ n+ modi%imodi%icacióncación+ + identidenti%icacii%icación ón dede cambios+ retiro # control del uso de los documentos ,igentes+ obsoletos # el control de los documentos e)ternos& cambios+ retiro # control del uso de los documentos ,igentes+ obsoletos # el control de los documentos e)ternos& "".. RREE##EERREENNCCII

oma .SO /000& oma .SO /000& •

• oma .SO /001&oma .SO /001& orma OS'S 1001& orma OS'S 1001& orma .SO 23001& orma .SO 23001&

4e# 5 2/36 74e# de Seguridad # Salud en el 8raba9o 4e# 5 2/36 74e# de Seguridad # Salud en el 8raba9o

;&S& 00<-2012-8R 7Reglamento de la 4e# 5 2/36 74e# de Seguridad # Salud en el 8raba9o& ;&S& 00<-2012-8R 7Reglamento de la 4e# 5 2/36 74e# de Seguridad # Salud en el 8raba9o& •

• CORP-8.-PR-00 7=ac> u&CORP-8.-PR-00 7=ac> u& $$.. DDE#E#IINNIICICIOONENE%%

•

• %&C'%&C' Sistema de Gestión de Calidad&Sistema de Gestión de Calidad& •

• %&%%T'%&%%T' Sistema de Gestión de Seguridad # Salud en el 8raba9o& Sistema de Gestión de Seguridad # Salud en el 8raba9o& •

• %&%I'%&%I' Sistema de Gestión de Seguridad de la .n%ormaciónSistema de Gestión de Seguridad de la .n%ormación •

• Documento'Documento' ;atos "ue oseen signi%icado (in%ormación* # está en un medio de soorte&;atos "ue oseen signi%icado (in%ormación* # está en un medio de soorte& •

• Documento Interno'Documento Interno' ;ocumento elaborado # arobado en el desarrollo de acti,idades roias dentro de la ;ocumento elaborado # arobado en el desarrollo de acti,idades roias dentro de la organi?ación # "ue integran el Sistema de Gestión&

organi?ación # "ue integran el Sistema de Gestión& •

• Documento E(terno'Documento E(terno' ;ocumento "ue contiene in%ormación generada or una %uente e)terna a los Sistemas ;ocumento "ue contiene in%ormación generada or una %uente e)terna a los Sistemas de Gestión # "ue se utili?an como ao#o o re%erencia a las acti,idades internas& En esta categoría se de Gestión # "ue se utili?an como ao#o o re%erencia a las acti,idades internas& En esta categoría se considera a las le#es+ normas+ reglamentos o manuales de e"uios&

considera a las le#es+ normas+ reglamentos o manuales de e"uios& •

• Documentos O)soletos'Documentos O)soletos' ;ocumento cu#o contenido #a no es alicable dentro del Sistema de Gestión& ;ocumento cu#o contenido #a no es alicable dentro del Sistema de Gestión& •

• Procedimiento'Procedimiento' @orma detallada ara lle,ar a cabo una acti,idad o un roceso& @orma detallada ara lle,ar a cabo una acti,idad o un roceso& •

• M*nu*l'M*nu*l' ;ocumento "ue eseci%ica la %orma de administrar una organi?ación&;ocumento "ue eseci%ica la %orma de administrar una organi?ación& •

• Instructi+o'Instructi+o' ;escriciones detalladas de cómo reali?ar # registrar las tareas& ;escriciones detalladas de cómo reali?ar # registrar las tareas& •

• #orm*to'#orm*to' ;oc;ocumeumento en nto en el el "ue se "ue se conconsigsignan datos nan datos comcomo o resresultultadoados s de de una ,eri%iuna ,eri%icaccación o ión o concontrotrol+l+ con,irtiAndose en un registro&

con,irtiAndose en un registro& •

• Registro'Registro' ;oc;ocumenumento to "ue "ue reresensenta ta resresultultadoados s obtobtenienidos dos o o roroororciociona na e,ie,idendencia cia de de actacti,ii,idaddadeses desemeBadas&

desemeBadas& •

• Co,i* Control*d*'Co,i* Control*d*' ;ocumento arobado "ue integra el Sistema de Gestión # "ue se $a distribuido al ;ocumento arobado "ue integra el Sistema de Gestión # "ue se $a distribuido al ersonal&

ersonal& •

• Co,Co,i* i* No No ConControtrol*dl*d*'*' Es todo documento "ue se encuentra en %orma imresa+ %otocoiada+ en medioEs todo documento "ue se encuentra en %orma imresa+ %otocoiada+ en medio magnAtico o electrónico+ "ue es emleado con %ines didácticos o de re,isión # "ue no cuenta con el sello de magnAtico o electrónico+ "ue es emleado con %ines didácticos o de re,isión # "ue no cuenta con el sello de 7Coia Controlada&

7Coia Controlada& •

• &MC &esti-n&MC &esti-n webweb'' Sistema de in%ormación "ue ermite ,isuali?ar documentos+ rocesar in%ormación+ entreSistema de in%ormación "ue ermite ,isuali?ar documentos+ rocesar in%ormación+ entre otros&

otros&

.. RERE%P%PONON%%BIBI!I!IDDDEDE%% •

• lt* Direcci-n'lt* Direcci-n' Resonsable de Resonsable de •

• &erente de PCO'&erente de PCO' Resonsable de Resonsable de •

• Res,ons*)les de %istem*s de &esti-nRes,ons*)les de %istem*s de &esti-n Resonsable de

Resonsable decumplir y cumplir y ,elar or el cumlimiento de lo establecido en el resente documento& ,elar or el cumlimiento de lo establecido en el resente documento&

El*)or*do ,or'

El*)or*do ,or' 'nalista de Calidad 'nalista de Calidad Re+is*do ,or'Re+is*do ,or' Gerent Gerente de e de PPC C OO ,ro)*do ,or',ro)*do ,or' Gerente General Gerente General #

#iirrmm**'' ##iirrmm**'' ##iirrmm**''

#

(2)

Página: 2 de 10

• 0re* de &esti-n de %egurid*d y %*lud en el Tr*)*o' Resonsable decumplir y ,elar or el cumlimiento de lo establecido en el resente documento&

• 0re* de &esti-n de %egurid*d de l* Inorm*ci-n' Resonsable decumplir y ,elar or el cumlimiento de lo establecido en el resente documento&

• &erente o Res,ons*)le del Proceso' .denti%icar las necesidades del área "ue deban ser documentadas como arte del Sistema de Gestión&

• Col*)or*dor' Contribuir con la identi%icación de necesidades del área como arte de la me9ora continua& 3. &ENER!IDDE%

3.1 4os resonsables de los sistemas de gestión se encargan de la gestión documentaria (administración # control de la documentación* de cada uno de sus sistemas& 8oda la documentación debe estar almacenada en el G!C Gestión #

3.2 4os documentos originales deben almacenarse en la careta  del ser,idor

3." Cuando se realicen re,isiones a los documentos # se re"uiera reali?ar modi%icaciones se debe solicitar al Resonsable del Sistema de Gestión el documento original&

3.$ 4os documentos serán redactados con las siguientes características +

- El tio de letra ('rial*+ el tamaBo (D /*+ sólo ara títulos de usará (D11*& - El te)to 9usti%icado esaciado ente líneas # árra%os de 1&1<&

- acer llamado a otros documentos (Procedimientos+ %ormatos u otros*+ mediante el nombre # comillas& 3. Sólo ara el caso de documentos nue,os # modi%icaciones ma#ores (de%inidas or el Resonsable del

Sistema de Gestión* se reali?ará la caacitación del documento+ con un la?o má)imo de < días $ábiles+ desuAs de su arobación # ublicación&

3.3 Para el caso de los diagramas de %lu9o la identi%icación de cambios no alica& 3.4

3.5 dd

4. DE%RRO!!O

7.1 Creación de Documentos Internos

N6 CTIVIDD RE%PON%B!E

1 .denti%icar la necesidad de crear un documento ara la organi?ación # comunicar al Resonsable del roceso corresondiente&

Cual"uier colaborador Resonsable del roceso 2 Coordinar con el ersonal de calidad (Fe%e o 'nalista*+ la elaboración del

documento&

Resonsable del roceso

6

Elaborar el borrador del documento en coordinación con el Resonsable del Proceso+ considerando lo establecido en los 'ne)os D 1“Codificación de la documentación”. # D 6“Estructura de documentos” + # también lo establecido en los ítems &2 # &6&

Fe%e de Gestión de Calidad  'nalista de

Calidad

Fe%e de Recursos umanos (!O@* H Revisar que el borrador del documento cumla con los ob9eti,os del SGC+ de estar

con%orme gestionar la arobación+ de lo contrario ,ol,er a la acti,idad D 6&

< Gestionar la re,isión del rocedimiento+ considerando el 'ne)o 52 7iveles de

elaboración! revisión " a#robación de los documentos”.

 ;e estar con%orme+ in%ormar ara roseguir con la arobación+ de lo contrario in%ormar los cambios a reali?ar+ # ,ol,er a la acti,idad D6&

Resonsable de la re,isión

3

Gestionar la arobación del documento+ solicitando las %irmas+ segIn los ni,eles de arobación+establecidos en el 'ne)o 5 2 7iveles de elaboración! revisión " a#robación de los documentos” &

Fe%e de Gestión de Calidad  'nalista de

Calidad Fe%e de Recursos

umanos (!O@*  .ngresar el documento en la 74ista !aestra de ;ocumentos .nternos& 'nalista de Calidad

(3)

Página: 6 de 10

/

Reali?ar la ublicación de los documentos arobados en el sistema 7G!C Gestión Jeb # arc$i,ar el documento %irmado en %ísico+ en el %ile de ;ocumentos del Sistema de Gestión de la Calidad&

'nalista de Calidad

10 Conser,ar el arc$i,o ,irtual de la ,ersión anterior en la careta identi%icada como

7Obsoletos& 'nalista de Calidad

11 Comunicar a las áreas in,olucradas+ ,ía correo electrónico+ la arobación del

documento& 'nalista de Calidad

12

Para el caso del ersonal "ue no cuente con una PC o re"uiera una coia %ísica de un documento+se debeidenti%icar dic$a coia del documento con el sello 7COP.' CO8RO4';' # distribuirlo con el %ormato 74ista de ;istribución de ;ocumentos&

'nalista de Calidad

1< Coordinar con el Resonsable del roceso ara la caacitación del documento

generado+ considerando lo establecido en el ítem &H& 'nalista de Calidad

7.$ %odificación de Documentos Internos

1

Identificar la necesidad de modificar un documento #ara la or&ani'ación " comunicar al Res#onsable del #roceso corres#ondiente " al (rea de )estión de Calidad.

Cualquier colaborador* Res#onsable del

#roceso $ +olicitar el documento en el arc,ivo ori&inal al (rea de )estión de Calidad!

una ve' ace#tado el cambio! #ara que se realicen los cambios.

Res#onsable del #roceso

6

• .denti%icar las inclusiones en letra negrita # cursi,a+ en relación a la re,isión anterior& E9emlo:abcdef & 'sí tambiAn cambiar de nImero de ,ersión # %ec$a de arobación&

• 4as eliminaciones se describirán en el ítem 7Control de cambios de los documentos+ considerando:

- Kn ca9etín "ue indi"ue la ,ersión+ %ec$a # descrición del cambio& - Se mantendrá en el ca9etín sólo los dos Iltimos cambios&

- Se debe describir en resumen las modi%icaciones reali?adas&

Para el caso de los %ormatos+ maa de roceso+ lanes # rogramasL los cambios se identi%icarán sólo con el cambio de ,ersión&

Res#onsable del #roceso

- )estionar la revisión del #rocedimiento! considerando el ne/o 0$ “iveles

de elaboración! revisión " a#robación de los documentos”. nalista de Calidad  De estar conforme! informar #ara #rose&uir con la a#robación! de lo contrario

informar los cambios a reali'ar! " vuelve a la actividad 23.

Res#onsable de la revisión 4

)estionar la a#robación del documento! solicitando las firmas! se&5n los niveles de a#robación! establecidos en el ne/o 0 $ “iveles de elaboración! revisión " a#robación de los documentos”.

nalista de Calidad 7 In&resar el documento en la “6ista %aestra de Documentos Internos”. nalista de Calidad 

Reali'ar la #ublicación de los documentos a#robados en el sistema “)%C )estión web” " arc,ivar el documento firmado en f8sico! en el file de Documentos del +istema de )estión de la Calidad.

9rea de )estión de Calidad

/ Conser,ar el arc$i,o ,irtual de la ,ersión anterior en la careta identi%icada como

(4)

Página: H de 10

1: Comunicar a las (reas involucradas! v8a correo electrónico! la a#robación del documento.

9rea de )estión de Calidad 11

;ara el caso del #ersonal que no cuente con una ;C o requiera una co#ia f8sica de un documento! identificar dic,a co#ia del documento con el sello “C<;I C<=R<6D” " lo distribu"e con el formato “6ista de Distribución de Documentos”.

nalista de Calidad

12

4as ,ersiones anteriores de las coias %ísicas distribuidas serán recogidas segIn la 74ista de ;istribución de ;ocumentos # serán eliminadas& En caso se re"uiera conser,ar el documento se debe identi%icar con el sello 7;OCK!E8O O=SO4E8O&

'nalista de Calidad

16 Coordinar con el Resonsable del roceso ara la caacitación del documento

generado+ considerando lo establecido en el ítem &H& 'nalista de Calidad

4." Control de Documentos E(ternos

1 .denti%icar los documentos e)ternos relacionados a su roceso+ # registrarlos en la 74ista !aestra de ;ocumentos E)ternos&

Resonsable del roceso 2 Remitir el listado al(reade Gestión de Calidad ara su ublicación& Resonsable del

roceso 6

Reali?ar la ublicación del (de los* documento(s* e)terno(s* en el sistema documental 7G!C Gestiónweb! se&5n a#lique o de acuerdo a lo establecido en el 8tem “>bicación” del re&istro “6ista %aestra de Documentos E/ternos” &

9reaFe%e de Gestión de Calidad

H Comunicar+ a las áreas in,olucradas+ ,ía correo electrónico+ la ublicación del (de los* documento(s* e)terno(s*&

9reade Gestión de Calidad

<

Para el caso del ersonal "ue no cuente con una PC o re"uiera una coia %ísica de un documento e)terno+se debe identi%icar dic$a coia del documento con el sello 7COP.' CO8RO4';' # se distribu#e con el %ormato 74ista de ;istribución de ;ocumentos&

'nalista de Calidad 

4as ,ersiones anteriores de las coias %ísicas distribuidas serán recogidas segIn la 74ista de ;istribución de ;ocumentos # serán eliminadas& En caso se re"uiera conser,ar el documento se debe identi%icar con el sello 7;OCK!E8O O=SO4E8O&

3

Coordinar con el Resonsable del roceso la re,isión # actuali?ación de la 74ista !aestra de ;ocumentos E)ternos a %in de asegurar "ue los documentos sean ,igentes+ una ,e? al aBo&

Fe%e de Gestión de Calidad

4.$ Control de Registros

1 .denti%icar el registro con un nombre (indisensable* relacionado con la acti,idad "ue le dio origen # un código (cuando ali"ue* (Cre*ci-n e Identiic*ci-n7

Resonsable del roceso 2 .ngresar o actuali?ar en la 74ista !aestra de Registros+ los registros generados

durante el desarrollo de sus rocesos& (Registro7

Resonsable del roceso 6 Escribir con letra clara+ # en los esacios "ue "ueden en blanco colocar una línea&

(8so7 Cual"uier colaborador

H

Garanti?ar el almacenamiento en lugares aroiados # seguros+ a %in de e,itar su deterioro a tra,As de arc$i,adores o almacenándolo electrónicamente& 9lm*cen*miento7

(5)

Página: < de 10

<

Proteger los registros %ísicos de daBos+ Ardidas o deterioros mediante el uso de arc$i,adores+ micas+ ga,etas+ entre otros&

Para el caso de los registros ,irtuales el Fe%e de 8ecnología de .n%ormación renue,a o de ser necesario ad"uiere la licencia de anti,irus # la instala en las PC del ersonal del gruo G!C ('nualmente*& (Protecci-n7



Recuerar los arc$i,os electrónicos del ersonal del gruo G!C+ segIn el rocedimiento );?;R?=I?:1 7=ac> u& 'sí tambiAn+ los registros se ueden recuerar mediante la descrición (Kbicacióndisosición %inal+ etc&* indicada en la 74ista !aestra de Registros& 9Recu,er*ci-n7

Fe%e de 8ecnología de .n%ormación

3

Registrar la ubicación+ tiemo mínimo de retención # disosición %inal de los registros en la 74ista !aestra de Registros&

Kna ,e? cumlido el tiemo de retención+ disone los registros de acuerdo a lo indicado en la 74ista !aestra de Registros& (Tiem,o de retenci-n y dis,osici-n in*l7

5. RE&I%TRO%

• 4ista !aestra de ;ocumentos .nternos (ES-@O-SG-01* • 4ista de ;istribución de ;ocumentos (ES-@O-SG-02* • G!C Gestión

• 4ista !aestra de Registros (ES-@O-SG-06*

• 4ista !aestra de ;ocumentos E)ternos (ES-@O-SG-0H* • 4ista de 'sistencia (GP-@O-R-06*

• Correo electrónico

:. CONTRO! DE CMBIO%

VER%I;N #EC< DE%CRIPCI;N DE! CMBIO

•

1=. NE>O%

• 'ne)o D 1: Pirámide documental

• 'ne)o D 2: Codi%icación de la documentación

• 'ne)o D 6: i,eles de elaboración+ re,isión # arobación de los documentos • 'ne)o D H: Estructura de documentos

• 'ne)o D <: otación de @lu9ogramas

(6)

MAPAS DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS (GENERALES – ESPECÍFICOS) INSTRUCTIVOS

FORMATOS – DOCUMENTOS OTROS

DOCUMENTOS EXTERNOS

Unidad de NegocioPoce!o " #eaTi$o de doc%&en'oCoea'io

C*DIGO

ES+

SGC+

MA+

,-Página:  de 10

NE>O N? 2' CODI#ICCI;N DE ! DOC8MENTCI;N

PLAN +

8nid*d de Negocio C-digo

G!C Engineering Solutions ES

G!C Construcción # Pro#ectos .nmobiliarios CP. @Arrea Construcciones !etálicas

@C!

G!Colding CORP

G!CSo%t SO@8

Proceso @ 0re* #uncion*l C-digo

Comercial CO 'dministración # @inan?as @. GerenciaGeneral GG 4egal 4E 4ogística 4O Oeraciones OP PCO PCO Recursosumanos R

Sistema de Gestión de Calidad SGC

Sistema de Gestión de Seguridad # Salud en el 8raba9o SGSS8 Sistema de Gestión de Seguridad de la .n%ormación SGS.

(7)

Página: 3 de 10

NE>O N? "' NIVE!E% DE E!BORCI;NA REVI%I;N  PROBCI;N DE !O% DOC8MENTO%

PROCE%O E!BOR REVI% PR8EB

;ocumentos =ase de Sistemas de Gestión

Resonsable del Sistema

de Gestión Gerente de PCO 'lta ;irección

!aa de Procesos Gerente de Mrea Gerente de PCO Gerente General

Plan # !anual Fe%es  Gerente Gerente de Mrea Gerente General

Política # Reglamento Fe%es  Gerente Gerente de Mrea Gerente General

Procedimiento General Fe%es  Gerente Gerente de Mrea Gerente General Procedimiento Esecí%icos+

.nstructi,os+ @ormatos # ;ocumentos Otros

Colaborador "ue roone el

documento Gerente de Mrea Gerente de Mrea

Not*' 8odo documento "ue tenga relación con los documentos base de los sistemas de gestión o con maas de rocesos deben ser re,isados con la Gerencia de PCO

Ti,o de documento C-digo

Plan P4 Política PO !anual !' Reglamento RE !aadeProcesos !P Procedimiento General PG Procedimiento Esecí%ico PE .nstructi,o . @ormato @O ;ocumentosOtros ;O ;ocumentos E)ternos ;E

(8)

Página:  de 10

NE>O N? $' E%TR8CT8R DE DOC8MENTO%

DOC8MENTO

E%TR8CT8R

Pl*n Poltic* M*nu*l Regl*mento _ProcesosM*,* de Enc*)e*do Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio

Cu*dro de

,ro)*ciones Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio

C*rtul* Obligatorio ' Obligatorio Obligatorio '

Fndice Obligatorio ' Obligatorio Obligatorio '

Introducci-n Obligatorio ' Obligatorio Obligatorio '

O)eti+o Obligatorio Obligatorio Obligatorio ' Obligatorio lc*nce Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Reerenci* Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio ' Deiniciones Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio

Res,ons*)ilid*des Obligatorio ' ' ' Obligatorio

M*teri*les y EGui,os ' ' ' ' '

&ener*lid*des Obligatorio ' Obligatorio ' '

Des*rrollo Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio

Registros Obligatorio ' ' ' '

Control de C*m)ios Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio

ne(os Obligatorio ' Obligatorio Obligatorio '

DOC8MENTO E%TR8CT8R

Procedimiento &ener*l

Procedimient

o Es,ecico Instructi+o #orm*to

Documentos Otros Enc*)e*do Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio

Cu*dro de

,ro)*ciones Obligatorio Obligatorio Obligatorio ' '

Fndice ' ' ' ' '

Introducci-n ' ' ' ' '

O)eti+o Obligatorio Obligatorio Obligatorio ' '

lc*nce Obligatorio Obligatorio ' ' '

Reerenci* Obligatorio Obligatorio Obligatorio ' '

Res,ons*)ilid*des Obligatorio Obligatorio Obligatorio ' '

M*teri*les y EGui,os ' ' Obligatorio ' '

Deiniciones Obligatorio Obligatorio Obligatorio ' '

&ener*lid*des Obligatorio Obligatorio Obligatorio ' ' Des*rrollo Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio

Registros Obligatorio Obligatorio Obligatorio ' '

Control de C*m)ios Obligatorio Obligatorio Obligatorio ' Obligatorio

(9)

Página: / de 10 NE>O N? ' NOTCI;N DE #!8JO&RM%

Proceso: 'cti,idad: ;ecisión: ;ocumento: Conector: Re%erencia:

(10)

Página: 10 de 10

.nicio@in:

'notaciones

.nsección: