Hoja de Control de Actualizaciones del Documento
ELABORO REVISO APROBO
NOMBRE: Guillermo Bolívar NOMBRE: Guillermo Bolívar
NOMBRE: Fray Duberney Rodas Decano Académico Responsable de Mejora Continua Director Administrativo y Financiero
VERSION FECHA DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
1 15/03/2011
Se modifica la forma de identificar los servicios no conformes en la institución en el FT-MC-13 Control del Servicio No conforme.
Se adiciona en la tabla anexa a este procedimiento situaciones no conformes y el tratamiento respectivo.
1. OBJETO
Establecer la metodología para la identificación, registro, tratamiento, responsables y toma de acciones con respecto a los servicios No Conformes que se puedan presentar en la Universidad Santo Tomas.
2. ALCANCE
Este documento aplica al control del servicio no conforme, detectados en los procesos y servicios por quienes participen en su control y ejecución.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
Corrección
Acción emprendida respecto a un servicio no conforme, con el propósito de darle tratamiento en forma inmediata y puntual; también recibe el nombre de correctivo.
Servicio no conforme
Es aquel servicio que no cumple con los requisitos del cliente o legales y/o estatutarios.
SGC
Sistema de Gestión de la Calidad
USTA
Universidad Santo Tomás.
4. CONTENIDO
4.1. CONDICIONES GENERALES
Una vez detectado el servicio no conforme, se deben aplicar las disposiciones de este procedimiento.
El líder del proceso es el responsable por el registro del servicio no conforme, fallas internas y Reconocimientos, sugerencias o quejas detectados por los colaboradores de su proceso, dependencia o facultad, así como de darle tratamiento. En caso de ser requerido, informar a los responsables de los procesos sobre de su manejo.
En ocasiones se debe evaluar si el servicio no conforme requiere establecer una Acción Correctiva o Preventivas según la frecuencia, impacto en la satisfacción del servicio y la eficacia de los procesos.
4.2.IDENTIFICACION
Los servicios no conformes pueden ser identificados durante y después de la ejecución de los procesos y la prestación de los servicios académicos y administrativos.
El líder de cada proceso es quien identifica la condición de no conforme, y es el responsable de documentarlo en el FT-MC-13 Control del Servicio No Conforme; posteriormente el responsable de calidad realiza el registro correspondiente en el formato FT-MC-05 Plan de Acción e inicia seguimiento, este si es necesario emprender una acción ya por ser repetitivos o graves.
Es función de cualquier empleado de la Institución Informar los servicios no conformes que se presenten para dar el tratamiento respectivo.
En la tabla 1 se pueden observar algunos ejemplos de servicios no conformes que se pueden presentar en la universidad.
4.3. RESPONSABLE
Es la persona que identifica la condición de no conforme y realiza el registro correspondiente en el formato FT-MC-12 Control del Servicio No Conforme, es función de cualquier empleado la USTA Informar y/o registrar los servicios no conformes que se presenten para dar el tratamiento respectivo.
4.4. AUTORIDAD
Es aquella persona que se encuentra autorizada para decidir las acciones que se deben realizar con el servicio no conforme, en algunas ocasiones la autoridad para este puede ser la misma persona que lo identifica.
4.5. APLICACIÓN DEL TRATAMIENTO
Los tratamientos a los servicios no conformes pueden variar ya que estos son de diferentes tipos y fuentes.
4.6. TOMA DE ACCIONES
Cuando los servicios no conformes son repetitivos o graves se deben tomar acciones correctivas para evitar que continúen apareciendo y afectando la calidad del servicio para la toma de acciones ver procedimiento PR-MC-03 ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.
TABLA 1.
SERVICIO NO
CONFORME CORRECCIÓN AUTORIDAD
Plan de estudios publicado diferente al aprobado por MEN
Plan de estudios publicado en los sistemas de información de la Universidad: Enviar comunicación a Admisiones solicitando corrección de la información publicada. Decanos Académico No verificar que el
estudiante cumpla con los requisitos académicos.
Verificar que se cumplan los requisitos académicos del estudiante en el sistema e informar oportunamente Decano Académico Errores de digitación documentos (carnets, diplomas, certificados)
Corregir el documento Secretaria Académica
No ofrecer la totalidad de las asignaturas de cada uno de los niveles
Ofrecer alternativas para adelantar o tomas asignaturas que le permitan completar el número de créditos del semestre.
Decanos Académicos
Errores de digitación de notas de los docentes en el SINU
En registro y control imprimen notas, se le entregan al docente para su revisión, verifica si corresponde a lo evaluado y firma dejando constancia de lo entregado está conforme con lo evaluado, en caso de no ser así deberá entregar formato FT-RC-05 NOVEDADES NOTAS totalmente diligenciando.
Registro y Control
académicos elaborados sin registrar toda la información requerida y sin verificación de cumplimiento de
requisitos, lo que puede ocasionar que no se
efectúe el trámite y genere una devolución.
revisaran los formatos, verifican si están completos y si cumplen con normas de la Universidad antes de pasar a firmas de decanos
Docentes que no asiste a clase o llega tarde a las mismas.
Establecer mecanismo de
comunicación con la universidad
y los estudiantes Decanos Académicos
Insuficiencia de insumos para las prácticas y el mantenimiento de laboratorios
Reprogramar clase en informar sobre la falla del equipo por el docente o laboratorista a el responsable de la dependencia. Presentar ante la facultad los requerimientos de insumos para las prácticas antes de iniciar el semestre. Decanos Académicos Docentes Laboratoristas Tecnologías de la información y la Comunicación. Desactualización tecnológica
Elaborar plan de actualización tecnológica de los medios y herramientas para la didáctica.
Tecnologías de la información y la Comunicación Fallas en la disponibilidad
de la red.
Diseño y aplicación de las contingencias informáticas Tecnologías de la información y la Comunicación Extemporaneidad en la entrega de informes de calificaciones por parte de los docentes.
Informar a los decanos sobre la extemporaneidad en la entrega de notas
Registro y Control. Desactualización de los
planes de estudio de cada programa.
Cada dos años se debe tener la propuesta de actualización de los programas académicos
Facultades Insuficiencia de los
mecanismos de control en: asistencia de los docentes, cumplimiento de horarios, entrega de evaluaciones a los estudiantes. Cumplimiento de obligaciones legales administrativas y académicas Facultades
4. ANEXOS
PR-MC-03 Acciones Correctivas y Preventivas FT-MC-05 Plan de Acción
