POSTULACIÓN AL RECONOCIMIENTO A LA
GESTIÓN DEPROYECTOS DE MEJORA 2013
CATEGORÍA:
SECTOR PÚBLICO
PROYECTO: “VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS”
TABLA DE CONTENIDOS
Información General de la Organización……..………. 02
Organigrama……….. 07
Términos de Aceptación………. 08
Perfil del Proyecto ……… 09
Glosario de términos y abreviaciones………. 10
INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN
La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE), es la autoridad máxima en la organización y ejecución de los procesos electorales, de referéndum u otras consultas populares. Es un organismo autónomo que tiene atribuciones en materia técnica, administrativa, económica y financiera. Junto al Jurado Nacional de Elecciones (JNE) y al Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (RENIEC), conforman el sistema electoral peruano.
La ONPE garantiza a todos los ciudadanos sin distinción, el derecho al voto y que el escrutinio sea el reflejo exacto de la voluntad popular. En época electoral diseña y distribuye la cédula de sufragio, actas electorales y todos los materiales necesarios para las elecciones; así como capacita a los miembros de mesa y demás actores electorales.
Asimismo, la ONPE brinda apoyo y asistencia técnica a las organizaciones políticas en sus procesos de democracia interna y supervisa la actividad económica-financiera de los mismos. La asistencia técnica electoral se brinda también a las organizaciones públicas, privadas y de la sociedad civil que lo soliciten, de acuerdo a las normas legales vigentes, previa evaluación y disponibilidad de recursos.
Reafirmando su compromiso con la democracia y el país, la ONPE desarrolla actividades desconcentradas y aplica nuevas tecnologías informáticas y herramientas de gestión para optimizar cada vez más la ejecución de los procesos electorales. Así, se continúa con la implementación del sistema de Votación Electrónico, con lo cual se reducirá el tiempo para la votación, el uso de formatos, el número de mesas de sufragio, así como el tiempo de entrega de los resultados de cada elección. Y como parte de nuestra política de descentralización, seguimos incrementando el número de Oficinas Regionales de Coordinación (ORC), responsables de ejecutar las funciones institucionales en sus respectivas jurisdicciones que hoy suman diecinueve (19) y que están estratégicamente ubicadas en todo el Perú, brindando a la ciudadanía elecciones transparentes, con resultados que reflejan la voluntad popular y contribuyendo al fortalecimiento de la democracia en nuestro país.
A. INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
Razón Social Oficina Nacional de Procesos Electorales
RUC 20291973851
Página Web www.onpe.gob.pe
E – Mail [email protected]
Central Telefónica 417-0630
Sede Administrativa Jr. Washington 1894 – Cercado de Lima
B. CATEGORÍA A LA QUE POSTULA
Categoría: Sector Público.
C. TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN
La ONPE cuenta con un total de 368 trabajadores al 18 abril del 2013. De este total el 55% es personal destinado a los órganos de línea y el 45% es personal perteneciente a la Alta Dirección, órgano de Defensa Nacional, Asesoramiento y de Apoyo. Cabe precisar, que para periodos
electorales la ONPE contrata personal bajo la modalidad de locación por servicio, el cual se encuentra en función al alcance de los procesos electorales, de referéndum u otras consultas populares establecidas en la Constitución Política y leyes especiales.
D. ASPECTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIÓN D1. Tipo de Bienes / Servicios que Produce:
La ONPE, desde su creación, ha venido incrementando progresivamente sus funciones. Entre las principales, cabe destacar las conferidas por la Ley de Partidos Políticos, como asistencia técnica electoral y la supervisión de finanzas partidarias y otras vinculadas a la organización y ejecución de los procesos electorales.
Cuadro N° D1.1 Bienes y Servicios de la ONPE
PERIODO Bienes y Servicios Brindados por la ONPE
DE 1995 A JULIO DEL 2003
• Ejecutar los procesos electorales.
• Capacitar a miembros de mesa y ciudadanía durante la ejecución del
proceso.
• Venta del kit electoral
DESDE JULIO DEL 2003
• Diseñar y ejecutar acciones de educación electoral. • Producir información especializada y sistémica. • Ejecutar investigaciones aplicadas.
• Organizar programas de especialización académica en materia electoral.
DESDE EL 2004
• Verificar firmas de las listas de adherentes para la inscripción de partidos
políticos.
• Apoyo y asistencia técnica a los partidos políticos en sus procesos de
democracia interna.
• Verificación y control de la actividad económico financiera.
• Apoyo y asistencia técnica, en procesos electorales, a instituciones
públicas y privadas y organizaciones de la sociedad civil. DESDE DICIEMBRE
2009 • Se extiende el apoyo y asistencia técnica, así como el control y verificación a organizaciones políticas de alcance regional y local.
Asimismo, la ONPE cuenta con un mapa general de los procesos y sus respectivas interrelaciones (ver Gráfico N° 1), la misma que forma parte del Manual de Calidad (MA01-OGPP/GC), donde se describe los procesos estratégicos, operativos y de soporte. En base a la identificación de los procesos de la ONPE se han definido los tipos de bienes y servicios que produce u otorga, los mismos que han sido mencionados en el Cuadro N° D1.1.
Gráfico N° D1.1 Mapa General de los Procesos de la ONPE
D2. Mercados a los que Destina sus Servicios.
El mercado de la ONPE está compuesto principalmente por 19’200,000 ciudadanos hábiles para sufragar, quienes participan en los procesos electorales, de referéndum y otras consultas populares. Asimismo, considerando los bienes y servicios brindados por la ONPE (ver Cuadro N°1 Bienes y Servicios de la ONPE), se detalla a continuación el mercado a los que se destina:
Cuadro N° D2.1 Mercado de Bienes y Servicios de la ONPE
Bienes y Servicios Clientes Externos
Ejecutar los procesos electorales.
Capacitar a miembros de mesa y
ciudadanía durante la ejecución del proceso.
Venta del kit electoral
21’435,121 ciudadanos en hábiles para ejercer su derecho al voto (en el territorio nacional y en el extranjero).
Diseñar y ejecutar acciones de educación
electoral.
Producir información especializada y
sistémica.
Ejecutar investigaciones aplicadas.
Organizar programas de especialización
académica en materia electoral.
Verificar firmas de las listas de adherentes
para la inscripción de partidos políticos.
Apoyo y asistencia técnica a los partidos
políticos en sus procesos de democracia interna.
16 partidos políticos en la elección de sus candidatos a cargos públicos y autoridades 16 partidos políticos y 142 movimientos
regionales
144 movimientos regionales en la elección de sus candidatos a cargos públicos
25 gobiernos regionales en la elección de los Consejos de Coordinación Regional
195 municipalidades provinciales en la elección de los Consejos de Coordinación Local y autoridades de Centros Poblados 1,644 municipalidades distritales en la
elección de los Consejos de Coordinación Local y Juntas Vecinales
Bienes y Servicios Clientes Externos Apoyo y asistencia técnica, en procesos
electorales, a instituciones públicas y privadas y organizaciones de la sociedad civil.
101 colegios profesionales en la elección de sus autoridades y representantes ante el Consejo Nacional de la Magistratura
133 universidades públicas y privadas en la elección de sus autoridades
89,575 Instituciones de educación básica regular en la elección de los municipios escolares y de los representantes de las asociaciones de padres de familia.
463 centros poblados.
Se extiende el apoyo y asistencia técnica,
así como el control y verificación a organizaciones políticas de alcance regional y local.
Verificación y control de la actividad
económico financiera.
16 partidos políticos en la elección de sus candidatos a cargos públicos y autoridades 16 partidos políticos y 142 movimientos
regionales
144 movimientos regionales en la elección de sus candidatos a cargos públicos.
E. REPRESENTANTE OFICIAL DE LA INSTITUCIÓN Y ALTERNO
Coordinarán con la Secretaría Técnica del Comité de Gestión de la Calidad para aclarar y complementar todos aquellos asuntos que se derivan de la postulación y descritos a través de las Bases 2013, con los siguientes funcionarios:
F. MIEMBROS DE LA ALTA DIRECCIÓN.
CARGO FUNCIONAL NOMBRES Y APELLIDOS Nº DNI
Jefe Nacional Dr. Mariano Augusto Cucho Espinoza. 10401183
Secretario Nacional Sr. Edilberto Martín Terry Ramos 10143873
G. FIRMA
.……… Dr. Mariano Augusto Cucho Espinoza
Jefe Nacional de la ONPE
Mariano Cucho Espinoza. [email protected] Representante.
H. ORGANIZACIÓN PARA LA CALIDAD
Nº Nombre Rol en el Proyecto Cargo
Gerencia de Supervisión de Fondos Partidarios
1 Francisco Ríos Villacorta Gerente del Proyecto Gerente de Supervisión de Fondos Partidarios 2 Luis Brussy Barboza Dávila Desarrollo del Proyecto Jefe del Área de Verificación y Control 3 Elizabeth Rossana Guardia Mimata Líder Usuario Especialista
4 María Ela Torres Quiroz Desarrollo del Proyecto Auditor 5 David Muzaurieta Silva Desarrollo del Proyecto Auditor 6 Ananías Liberato Falcón Desarrollo del Proyecto Auditor Gerencia de Sistema e Informática Electoral
7 Ricardo Saavedra Mavila Líder del Proyecto Sub Gerente 8 Francisco Núñez Delgado Desarrollo del Proyecto Especialista
9 Elena Espinoza Silva Desarrollo del Proyecto Asistente del Proyecto 10 Elvis Segovia Andrade Desarrollo del Proyecto Programador
11 Iván Obregón Bernal Desarrollo del Proyecto Programador 12 Elmer Utrilla Vilca Desarrollo del Proyecto Programador Jefatura Nacional
13 Mariano Augusto Cucho Espinoza Sponsor del Proyecto Jefe Nacional 14 Heidi Verónica Landa Camayo Especialista en Proyectos Asesor 15 Adelmo Cancino Cancino Especialista en Proyectos Especialista
TERMINO DE ACEPTACIÓN
Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora, correspondientes al año 2013 y al presentar nuestra postulación nos sometemos a ellas de manera irrevocable. Asimismo, aceptamos el carácter inapelable de las decisiones del Consejo Evaluador. Declaramos que son ciertos la información y los datos proporcionados en el Informe de Postulación. Entendemos que la postulación será revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si nuestra organización fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y otorgar facilidades para que los evaluadores realicen una evaluación prolija e imparcial.
Aceptamos pagar las cuotas y los gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en las Bases.
Si nuestra organización resulta ganadora aceptamos compartir información con otras organizaciones en la forma establecida en las Bases.
………
Dr. Mariano Espinoza Cucho Espinoza Jefe Nacional de la ONPE
PERFIL DEL PROYECTO
La Ley de Partidos Políticos (Ley Nº 28094 promulgada el 01 de noviembre del 2003 y la Resolución Jefatural Nº 060-2005-J/ONPE del 16 de marzo del 2005), enmarcan la función de la ONPE a través de la Gerencia de Supervisión de Fondos Partidarios (GSFP) para verificar y controlar la actividad económico - financiera de las organizaciones políticas.
La mencionada función faculta a la ONPE a recibir la información financiera anual de las organizaciones políticas, a requerir información de aportaciones/ingresos semestrales recibidas por éstas, a requerir información de aportaciones/ingresos y gastos de campaña electoral, a pronunciarse sobre la regularidad y su adecuación según lo dispuesto en la Ley y, a aplicar las sanciones en caso de incumplimiento de la normativa.
Hasta años anteriores a la promulgación de la Ley, no se contaba con información de la actividad económico financiera. No había un control ni supervisión por parte de una institución específica para desempeñar esta labor, lo que imposibilitó lograr transparencia en el desarrollo de las diversas actividades de las organizaciones políticas.
La ONPE a través de la GSFP, tiene la facultad de solicitar en fechas preestablecidas, mediante formatos establecidos y aprobados a traves de Resoluciones Gerenciales, información económico financiera de las organizaciones políticas para efectuar los procesos de verificación y control, y la difusión en su página Web.
La ONPE en cumplimiento de su política de calidad ha implementado el sistema de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiera de las Organizaciones Políticas donde se ingresa la información de aportaciones/ingresos semestrales enviada por las mismas, para posteriormente ser difundida en la web institucional a través del módulo de Aportes Limpios.
Cabe indicar, que si bien la ONPE contaba con procedimientos desarrollados para cada una de sus actividades de verificación y control, ha sido su preocupación la automatización progresiva para la sistematización, procesamiento y difusión de la información de la actividad económico - financiera partidaria.
En consecuencia, la automatización permanente permitiría mejorar el tiempo para recolectar información, procesar datos, emitir resultados estadísticos y generar la información que deba ser difundida oportunamente a través de la web institucional, en beneficio de los actotes electorales interesados: ciudadanía, medios de comunicación, representantes de organizaciones políticas, etc.
La automatización progresiva ha permitido mejorar el Sistema de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico - Financiera de las Organizaciones Políticas (VERIFONDOS), incoporándose el módulo de APORTES LIMPIOS y de la herramienta de inteligencia de negocios, permitiendo mejorar nuestros servicios a los clientes internos (auditores de ONPE) y clientes externos (actores electorales).
A continuación, se señala los principales beneficios de la implementación del proyecto de mejora “VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS”:
Reducción de tiempo; de un tiempo estimado de 5 horas en que se podia realizar una busqueda en los formatos pdf (en papel) para que puedan ubicar determinados aportes; a 1 minuto, tiempo en que se demora el sistema de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico - Financiera de las Organizaciones Políticas en ubicar aportes determinados.
Difusión en forma inmediata; ya que la información finanicera al estar en formato digital es registrada automáticamente a la base de datos, sin necesidad de enviar documentos internos para su procesamiento.
Simplificación Administrativa; con solo cargar la información de aportaciones al sistema de Verificacion, Control y Difusión de la Actividad Económico - Finanicera de las Organizaciones Políticas inmediatamente si visualiza en la pagina web a traves del modulo de Aportes Limpios.
Mejora de los procesos internos; con la implementación de la herramienta de inteligencia de negocios, los auditores de la GSFP están en la capacidad de emitir reportes a medida, mejorando su productividad y desempeño laboral.
Finalmente, como parte de la problemática, que fue abordada por la Institución, se encuentra la consecución de mecanismos eficaces de garantía en el cumplimiento de las normas contenidas en la Ley, como parte del fortalecimiento de organizaciones políticas caracterizadas por
prácticas transparentes y responsables, y como principales constructoras de la política para
la democracia.
El sistema responde fundamentalmente al objetivo estratégico institucional de:
Fortalecer los procesos de democracia interna y el transparente manejo económico financiero de los partidos políticos.
Está vinculado también a los siguientes objetivos estratégicos:
Implementar con eficiencia y eficacia mecanismos que faciliten el acceso de la ciudadanía a los servicios ofrecidos por la entidad.
Fortalecer la especialización del personal y optimizar los procesos internos y recursos tecnológicos.
GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIACIONES APORTES LIMPIOS
Es el módulo de consultas sobre aportaciones a las organizaciones políticas que se encuentra colgado en la web institucional, a través del cual se pueden efectuar consultas en línea de tres diferentes maneras: por aportante, por persona y por candidato de la organización política.
ACTORES ELECTORALES
Comprendido por la ciudadanía, medios de comunicación y representantes de organizaciones políticas interesados en información financiera de las Organizaciones Políticas.
PROCESO
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
SISTEMA INFORMÁTICO
Conjunto de elementos relacionados compuesto por uno o más procesos, hardware, software, instalaciones y personal que proporcionan la capacidad de satisfacer una necesidad y objetivo definido
VERIFONDOS
Sistema de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico -Financiera de las Organizaciones Políticas
ABREVIACIONES:
AA: Áreas de actuación
CAP: Cuadro para Asignación del Personal CAS: Contratación Administrativa de
Servicios D: Directiva E: Estrategia
GC: Gerencia de Calidad
GSFP: Gerencia de Supervisión de Fondos Partidarios
J: Jefatura Nacional
JNE: Jurado Nacional de Elecciones
LP: Lineamiento de Política MA: Manual de Calidad NTP: Norma Técnica Peruana
OD: Otros documentos del Sistema de Gestión de la Calidad
OGA: Oficina General de Administración
OGCI: Oficina General de Comunicaciones e Imagen Institucional
OGPP: Oficina General de Planeamiento y Presupuesto
ONPE: Oficina Nacional de Procesos Electorales
ORC: Oficinas Regionales de Coordinación PDP: Plan de Desarrollo de las Personas PESEM: Plan Estratégico Sectorial
Multianual
RENIEC: Registro Nacional de Identificación y Estado Civil
RIT: Reglamento Interno de Trabajo RJ: Resolución Jefatural
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad UUOO: Unidad Orgánica
1. LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN
1.1 Organización de soporte para promover el trabajo en equipo
(1) ¿Con qué políticas o normas se promueve el trabajo en equipo al interior de la organización?
• El trabajo en equipo al interior de la ONPE se promueve a través de su Política y Objetivos
de Calidad, aprobados con los documentos OD03-OGPP/GC y OD04-OGPP/GC respectivamente, los mismos que son enunciados en el Manual de la Calidad (MA01-OGPP/GC_V01) aprobado por Jefatura Nacional.
• Asimismo, el trabajo en equipo es un mecanismo empleado para atender los requerimientos
transversales de la alta dirección, conformándose a través de resoluciones de jefatura, comités de trabajo para diferentes temas que requieren la especialidad de cada órgano funcional, identificándose dentro de este espacio oportunidades de mejoras y plantear soluciones integrales con el compromiso de sus integrantes, lo último como uno de los valores de la institución, establecidos en los Planes Estratégico Sectorial Multianual (PESEM) 2007 – 2011, 2009 - 2011 y 2012 – 2016, aprobado con Resolución Jefatural N° 234-2011-J/ONPE.
• Por otro lado, continuando con el fortalecimiento del desarrollo de las personas, se aprueba
con Resolución Jefatural N° 127-2011-J/ONPE, el Plan Quinquenal de Desarrollo de las Personas (PDP Quinquenal) al Servicio de la ONPE 2012 – 2016, enmarcado dentro del PESEM 2009-2011, el mismo que se encuentra orientado a que la institución cuente, en el mediano plazo, con el personal que facilite el cumplimiento de la misión y el logro de la visión institucional.
• En esta línea, el Plan de Desarrollo Anualizado para el Desarrollo de las Personas (PDP
Anualizado), se alinea con los objetivos estratégicos del PESEM y con los objetivos del PDQ Quinquenal, estableciéndose como tema de capacitación el trabajo en equipo, a fin de “Gestionar el quehacer institucional orientado a la mejora de resultados” (Objetivo Operativo Institucional 4.4.2) y “Consolidar la excelencia organizacional al servicios de la ciudadanía” (Objetivo Estratégico General 4).
• En el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) de la ONPE, se establecen los derechos y
obligaciones del personal a efectos que desarrollen sus labores de manera más eficiente, propiciando el trabajo en equipo, a través de la coordinación y colaboración entre el personal de las diversas dependencias de la institución.
(2) ¿Cómo hace efectiva o pone en práctica tales políticas?
• Las políticas de promoción del trabajo en equipo se hacen efectivas, mediante la
conformación de comités de trabajo, aprobados con Resolución Jefatural o disposiciones de la Alta Dirección, que dependiendo del tema objeto del comité se constituyen incluso en órganos temporales, estableciéndose tanto el objeto como los integrantes del equipo, entre funcionarios y personal altamente especializado de todos los órganos involucrados en el tema.
• Asimismo, de conformidad con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) de
la ONPE, aprobado con Resolución Jefatural N° 012-2011-J/ONPE, se formulan y ejecutan programas de capacitación a través de los cuales se desarrollan cursos sobre trabajo en equipo, manejo de conflictos e inteligencia emocional, fomentando de esta manera, conocimientos, actitudes, prácticas, habilidades y valores al trabajador, a efectos de garantizar el desarrollo de la función pública y de los servicios públicos, brindando un mejor servicio al usuario.
• En particular, luego de evaluar el impacto de la implementación del proyecto de mejora, la
dispuso la conformación del equipo de trabajo, el mismo que estuvo integrado por la Gerencia de Supervisión de Fondos Partidarios (GSFP), la Gerencia de Sistemas e Informática Electoral (GSIE), la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto (OGPP) y la Oficina General de Administración (OGA), con el objeto de modernizar la gestión electoral, satisfacer a los usuarios externos (organizaciones políticas, principalmente) y brindar transparencia sobre las finanzas partidarias, a efectos de consolidar la alta credibilidad y confianza en la institución, todo ello enmarcado dentro de los objetivos estratégicos institucionales.
Gráfico N° 1 Estrategias Institucionales alienadas al Proyecto de Mejora
(3) ¿Cómo participa la alta dirección y el personal en las actividades relacionadas?
• La Alta Dirección participó directamente desde la iniciativa hasta la ejecución del proyecto,
para lo cual incluyó en el PESEM 2009-2011, aprobando en la RJ N° 009-2009-J/ONPE, cuatro proyectos de inversión pública viables, y basados en los objetivos generales estratégicos y en las actividades institucionales, siendo uno de estos proyectos el Proyecto N° 1: “ Mejoramiento de los servicios de verificación, control y difusión de la actividad económica financiera de las organizaciones políticas”, el cual se orienta a optimizar la recolección, sistematización, procesamiento y difusión de la información de la actividad económica- financiera de las organizaciones políticas, a través del desarrollo e implementación de un software para realizar dicha actividad.
• La Alta Dirección manifiesta su involucramiento en los proyectos institucionales a través de
las reuniones de Comité de Gerencia, realizadas periódicamente con la participación de la Alta Dirección y de los funcionarios, donde se informa el avance de la ejecución, monitoreo y control, así como las necesidades y las acciones de mejora requeridas para los diferentes proyectos, asegurando de esta forma que se logren los objetivos estratégicos institucionales, de acuerdo a lo establecido en el PESEM.
• De manera general, cualquiera sea el origen de la iniciativa de los proyectos, la Alta
Dirección participa activamente con la revisión y aprobación de los proyectos propuestos, estableciendo los objetivos y lineamientos para el trabajo de los equipos. Luego, cada equipo de trabajo debe planificar, organiza, ejecutar y controlar las actividades, a fin de desplegar su ejecución.
• Cabe señalar, que con Directiva General N° D01.0-2007-GSIE/ONPE, se aprueba el uso de
la Norma Técnica Peruana NTP ISO/IEC 12207:2004 en toda la institución, estableciendo un marco de trabajo común que pueda ser utilizado por todos los órganos y unidades orgánicas en la ejecución de un proyecto de desarrollo, operación y mantenimiento de productos de software ejecutados por la GSIE. En ese sentido, los órganos y UUOO beneficiarias de los proyectos participan activamente de los procesos de inicio, planificación, ejecución y control, revisión, evaluación y terminación.
1.2 Facilidades otorgadas a los equipos de proyectos de mejora
(1) ¿Qué facilidades otorgó la alta dirección para promover y hacer viable el trabajo del equipo del proyecto de mejora? Ello puede incluir la asignación de una partida en el presupuesto de gastos, de personal y de recursos tales como entrenamiento, útiles, equipos e infraestructura.
Las facilidades otorgadas por la alta dirección para promover el trabajo en equipo del proyecto de mejora se detallan a continuación:
• Adquisición de hardware y software necesarios para la creación del aplicativo informático. • Adquisición de recursos informáticos (servidores de aplicaciones y de base de datos) para
la operatividad de la plataforma creada.
• Contratación de personal técnico en la Gerencia de Informática para el desarrollo del
aplicativo y para la operatividad.
• Disposición para que la unidad orgánica afín al proyecto (Gerencia de Sistemas e
Informática Electoral) brinden las facilidades para la atención de consultas y asesoría en la definición e implementación del proyecto de mejora.
• Capacitando al personal del proyecto en el manejo de herramientas tecnológicas para el
manejo adecuado del aplicativo informático.
(2) ¿Cómo se garantiza la comunicación de los miembros del equipo con la alta dirección a efectos de facilitar el desempeño del equipo? Comente el nivel de autoridad otorgado al equipo, para su actuación.
• La comunicación del equipo de proyecto y la Alta Dirección se garantizó mediante reuniones
periódicas para revisión de avances.
• El equipo de proyecto, al estar integrado también por funcionarios, facilitó el
aprovisionamiento de recursos internos desde otras unidades orgánicas gracias a la comunicación horizontal y transversal al interior de la institución. Esta comunicación en los equipos de trabajo está soportada en la práctica y adopción de una organización matricial.
• Se garantizó la comunicación a través de soportes comunicacionales que pone a
disposición de la institución como el Sistema Integrado de Trámite Documentario, los correos electrónicos, las comunicaciones escritas, y la comunicación directa (reuniones de despacho entre Gerentes y la Jefatura Nacional).
1.3 Apoyo de la Alta Dirección en la implantación de las propuestas de solución
(1) ¿Qué medios utilizó la alta dirección para dar soporte a la implantación de las mejoras propuestas? Ello comprende la forma en que las nuevas prácticas provenientes del proyecto de mejora son aprobadas, difundidas e implantadas; considerar también los
recursos que la organización destina para el despliegue de la mejora.
La Alta Dirección a través del PESEM declaro viable la ejecución del proyecto de mejora, otorgando el presupuesto necesario para su desarrollo, considerando la relación directa con la visión institucional a efectos de afianzar la confianza de la ciudadanía y contribuir con la eficiencia, eficacia y transparencia de los procesos.
Asimismo, en el PESEM se establece como uno de los valores institucionales, la “Transparencia” orientada a que las acciones institucionales son de conocimiento público y se ejecutan con apego a la legalidad y a la legitimidad, y el “Compromiso” enfocado a dedicar nuestros esfuerzos al fortalecimiento de la democracia y buscar generar valor público en cada uno de nuestros servicios.
Cabe indicar, que una vez aprobado el PESEM es publicado en el internet e intranet de la ONPE, comunicándose su aprobación a todo el personal a través de memorándum circulares, difundiéndose de esta manera la viabilidad de los proyectos de mejora. En el caso de la difusión e implantación de las nuevas prácticas, las mismas se realizan a través de notas de prensa (ver Gráfico N° 2), que son comunicadas a través del correo y el portal institucional, resaltando los beneficios del proyecto, así como en los Informes de Evaluación del PESEM, documentos que también son publicados en el portal.
1.4 Reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora
(1) Qué reconocimientos se otorgan a los integrantes de los equipos de proyectos de mejora que logran resultados destacados? Los reconocimientos, independientes de su naturaleza, deben estimular y promover el trabajo en equipo, la mejora continua y la orientación a largo plazo.
La Institución convoca, con relativa frecuencia, la conformación de equipos de mejora cuyo esfuerzo contribuye al reconocimiento institucional y valora el esfuerzo desplegado, a través de mecanismos de incentivos para el personal. Estos mecanismos son:
• Participación del personal en programas de capacitación, comprendidas en líneas de
acción orientadas a satisfacer las expectativas del personal:
o CAP por el desarrollo profesional y personal para su promoción en la carrera
dentro de la entidad, los mismos que son tomados en cuenta para su evaluación (Ver artículo N° 18 del RIT1).
o CAS para mejorar su perfil y acceder a un cargo CAP.
Cabe indicar, que la selección de los participantes para la capacitación, se realiza de acuerdo a sus funciones, responsabilidades y niveles de desempeño (numeral 2 de los Objetivos y Estrategias de Capacitación establecidos en el PDP Quinquenal).
• Publicación de los logros alcanzados por los equipos de trabajo, en la revista Reporte
Electoral o notas de prensa, elaborados por la Oficina General de Comunicaciones e Imagen Institucional (OGCI), resaltando que el logro se debe al compromiso y al trabajo en equipo por seguir brindando servicios de calidad al alcance de todos los ciudadanos.
• Otorgando facilidades para la participación del equipo de mejora, así como
compensando sus horas de trabajo por el esfuerzo brindado.
(2) Informe cómo el reconocimiento forma parte de las políticas de la organización.
El reconocimiento a los equipos de proyecto de mejora se enmarca en la Política de Calidad, la misma que establece que la mejora continua de los procesos de la ONPE se hará efectiva contando para ello con el personal calificado y comprometido con la mejora continua y la tecnología, que permita asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad, así como con los Objetivos de la Calidad.
Asimismo, en el numeral 4 de los Objetivos y Estrategias de Capacitación del PDP Quinquenal, se reconoce el esfuerzo e interés de los trabajadores y servidores por la mejora de los procedimientos y operaciones institucionales.
A nivel del Reglamento Interno de Trabajo, en el artículo 15º del Capítulo IV sobre Progresión de Personal, se establece que la progresión se expresa a través del ascenso del trabajador a nivel superior de su respectivo grupo ocupacional y con el cambio del grupo ocupacional, el mismo que se realiza con plena transparencia teniendo en cuenta los factores de idoneidad, capacidad, evaluaciones de desempeño, preparación, conocimientos, experiencia y méritos del trabajador.
Así también en el artículo 16° del Capítulo V del RIT, se establece que la ONPE fomenta, formula y promueve programas de capacitación orientados al desarrollo de conocimientos, actitudes, prácticas, habilidades y valores del trabajador, a fin de garantizar el desarrollo de la función pública y de los servicios públicos, mejorar su desempeño laboral, propiciar su realización personal, técnica o profesional y brindar un mejor servicio al usuario, para cuyo efecto suscribe convenios, teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestal, de manera equitativa entre todo el personal.
1Art. 18° del RIT: La participación de los trabajadores en los programas de capacitación será tomada en consideración para
la evaluación de los mismos. El Plan Anual de Capacitación será elaborado por la Oficina de Recursos Humanos en coordinación con cada uno de los órganos de la entidad y será aprobado por la Jefatura Nacional.
OBJETIVOS DE LA CALIDAD:
1. Mejorar la Satisfacción del Ciudadano, Instituciones Públicas y Privadas, Organizaciones Políticas y Organizaciones de la Sociedad Civil, mediante el cumplimiento de los requisitos del servicio/producto brindado.
2. Mejorar la productividad mediante la reducción sistemática de los tiempos de ciclo de los procesos internos.
3. Desarrollar o fortalecer competencias y compromiso del personal con las buenas prácticas y el mejoramiento continuo de la institución.
4. Mejorar la plataforma tecnológica como soporte a la mejora institucional.
VALORES:
1. Transparencia: todas nuestras acciones son de conocimiento público y se ejecutan con apego a la legalidad y a la legitimidad. Construimos un ambiente de confianza y seguridad entre la ciudadanía y nuestra institución.
2. Integridad: nuestras decisiones están regidas por la objetividad e imparcialidad.
3. Respeto: nuestra organización es una garantía de respeto a las normas, la voluntad ciudadana expresada en las urnas, a los actores electorales, y valora la diversidad étnico-cultural de nuestros ciudadanos, y promueve el desarrollo y crecimiento de nuestros colaboradores.
4. Compromiso: Dedicamos nuestros esfuerzos al fortalecimiento de la democracia y buscamos generar valor público en cada uno de nuestros servicios.
OBJETIVOS INSTITUCIONALES:
1. Contribuir a la consolidación de la democracia e institucionalidad del país, a través de la fiel y libre expresión de la voluntad ciudadana.
2. Fomentar el uso de mecanismos y prácticas democráticas en el país.
3. Favorecer el fortalecimiento e institucionalidad del sistema de representación política. 4. Consolidar la excelencia organizacional al servicio de la ciudadanía.
POLÍTICAS DE LA CALIDAD DE LA ONPE:
Reafirmar los valores democráticos, brindando a la ciudadanía, a las organizaciones políticas y de la sociedad civil, servicios acorde a sus requerimientos, garantizando en su prestación el respeto a los principios de igualdad, transparencia y estricto apego legal.
Mejorar continuamente nuestros procesos internos contando para ello con personal calificado y comprometido con la mejora continua así como tecnología que permita asegurar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.
2. IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA
2.1 Análisis de la estrategia de la organización y de oportunidades de mejora (1) ¿Cuáles son las principales estrategias del negocio?
Dentro de lo que constituyen los Lineamientos Estratégicos de Gestión de la ONPE, la institución ha definido su Visión, Misión, Objetivos Institucionales, Política de Calidad, Objetivos de la Calidad, Lineamientos de Política y Valores.
Estos Lineamientos Estratégicos están comprendidos dentro del Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM) 2012 - 2016, aprobado por Resolución Jefatural N° 234-2011J/ONPE:
MISIÓN:
Facilitar el pleno ejercicio de valores y prácticas democráticas en el país, a través de la organización y ejecución de elecciones y procesos de consulta, la asistencia técnica y educación electoral, la verificación y control externos de la actividad económico-financiera de las organizaciones políticas y la generación de conocimiento especializado.
VISIÓN:
Ser una institución de vanguardia, que cuenta con la confianza de la ciudadanía y contribuye, con eficiencia, eficacia, transparencia y neutralidad, a la gobernabilidad e institucionalidad del país, promoviendo una cultura democrática entre los peruanos.
LINEAMIENTOS DE POLÍTICA:
La ONPE se inserta dentro del sistema de modernización de la gestión pública, al implementar la gestión por procesos y la simplificación administrativa en sus acciones, con miras a brindar cada vez, un mejor servicio a la ciudadanía.
De este modo, desde el año 2011 ha implementado el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), contando con la certificación de dos (2) de sus procesos de operación:
Sistema de cómputo electoral - convencional, y
Verificación y control de la información financiera de los partidos políticos.
Cabe indicar, que el desarrollo del presente proyecto de mejora “VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS”, se encuentra enmarcado en el proceso de “Verificación y control de la información financiera de los partidos políticos”, certificado con la norma ISO 9001:2008.
(2) ¿Cómo consideró el equipo los principales lineamientos estratégicos de la Organización en la selección del proyecto de mejora a trabajar?
A fin de seleccionar el proyecto de mejora, el equipo de trabajo priorizó la optimización del sistema VERIFONDOS, considerando los beneficios relacionados con el menor costo y tiempo, empleo de recursos propios, mejora del proceso y consolidación de la imagen institucional, acordes con los lineamientos de política, los objetivos estratégicos generales y específicos, establecidos en el PESEM 2009 - 2011, específicamente con el Objetivo Estratégico Específico 2.1 sobre el “Consolidar el Fortalecimiento de los Procesos de Democracia Interna y la Verificación y Control de las Actividades Económico - Financiero de los Partidos Políticos”.
(3) ¿Qué relación existe entre el proyecto de mejora y la estrategia del negocio en lo relativo a resultados financieros, a la mejora de procesos internos, al desempeño del personal y/o a los resultados de la satisfacción del cliente externo o interno?
La relación existente entre el proyecto de mejora y las diferentes estrategias de negocio, es descrita en el cuadro siguiente:
Cuadro N° 1 Relación entre el Proyecto de Mejora y Resultados
2.2 Estimación del Impacto en los resultados de la Organización.
(1) ¿Qué método o procedimiento utilizaron para estimar el impacto de las alternativas de los proyectos de mejora en el desempeño de la organización? Ello incluye analizar el impacto de costos, calidad, entrega, participación en el mercado, clima laboral, productividad, entre otros y según corresponda.
La ONPE en su preocupación de fortalecer sus procesos institucionales y mecanismos de control, buscó reducir el tiempo de respuesta y los costos en el proceso de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiera de las Organizaciones Políticas, así como aumentar la productividad del personal a cargo de la misma, identificando para ello la
PROYECTO DE MEJORA: VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS
Objetivo General: Sistematizar el proceso de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiero de las Organizaciones Políticas
Estrategia del
Negocio Financieros Resultados Procesos Internos Desempeño Laboral
Resultados de Satisfacción del cliente Optimizar el proceso de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiero de las Organizaciones Políticas, mejorando en forma continua la calidad de los procesos con soporte tecnológico adecuado Asignación de presupuesto para el mejoramiento de los servicios de la actividad económica -financiera de las organizaciones políticas. Servicio gratuito subvencionado con recursos ya existentes en la Institución. (personal y equipos informáticos).
* Reducción de los tiempos en las consultas en línea de 5 horas a 1 minuto. * Reportes en línea de la
información financiera que
incrementan la productividad y eficiencia de los auditores en las labores de verificación y control. * Optimización de los procesos de verificación, control y difusión de la actividad económica - financiera. * Optimización y sistematización de la información brindada a los actores electorales en el portal institucional. Optimo desempeño, producto de las capacitaciones especializadas y de los beneficios de los reportes a medida obtenidos del sistema mejorado. Nuestro servicio en la actualidad cuenta con gran aceptación y satisfacción por parte de los actores electorales, debido a la eficacia y rapidez del servicio que brinda la ONPE
completamente gratuito.
alternativa de desarrollo e implementación de la mejora del Sistema de VERIFONDOS. El análisis del impacto en costos, calidad, entrega, participación en el mercado, productividad, entre otros, se muestra en el siguiente cuadro:
Cuadro N° 2 Relación entre el Proyecto de Mejora y Resultados
Desde el año 2005, las labores de verificación y control se efectuaban utilizando hojas de cálculo Excel, por no contar con un sistema informático integral que facilite y agilice a la GSFP en las labores de verificación, control y difusión de la información de la actividad económico - financiera de las organizaciones políticas, lo que trajo como consecuencia que se emplee más tiempo para emitir resultados estadísticos y procesar los datos, que deben ser depurados y organizados oportunamente, para elaborar los informes de la Gerencia, los mismos que debían ser de conocimiento a través del portal institucional, a los actores electorales interesados (ciudadanía, medios de comunicación, representantes de organizaciones políticas, etc.).
En ese sentido, en abril del 2010, la GSFP implementa en la web institucional el módulo de consultas denominado APORTES LIMPIOS, a través del cual los actores electorales interesados (ciudadanía, medios de comunicación, representantes de organizaciones políticas, etc.) pueden acceder y realizar consultas en linea considerando dos tipos de busqueda: por cada partido político o aportante, facilitando la sistematización, procesamiento y difusion de la información de la actividad economico - financiero de las organizaciones políticas.
Cabe señalar, que este modulo accesa a la base de datos actualizada por la GSFP, a traves de la plataforma web del sistema de VERIFONDOS, la misma que fue implementada en el mismo año, permitiendo a los actores electorales efectuar en tiempo real consultas de los aportantes a las organizaciones políticas, asi como también de los aportes recibidos por cada organización.
Para la implementación del módulo de APORTES LIMPIOS, fue necesaria laadquisición de equipos informáticos y del software necesario para el almacenamiento de la información, adquiriéndose adicionalmente la herramienta de Inteligencia de Negocios (BI), que es una combinación de tecnología, herramientas y procedimientos que nos permiten transformar los datos almacenados, en información y conocimiento que sirve de apoyo a la labor de los auditores de la GSFP, en el proceso de verificación y control, minimizando los tiempos en la elaboración de los informes de verificación, los mismos que son publicados en el portal institucional para el acceso de los actores electorales.
PROYECTO DE MEJORA: VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS
FACTOR EN PAPEL CON EL SISTEMA
Sistematización Nulo Aumentó
Seguridad Se
mantiene Aumentó
Participación en el mercado Único Único
Clima Laboral Se mantiene Aumentó Productividad Se mantiene Aumentó Entrega Se mantiene Aumentó Tiempo Se mantiene
Resultados inmediatos en tiempo real de 1 minuto
Acceso a la información Se
(2) ¿Por qué razón el grupo escogió el proyecto de mejora seleccionado?
El equipo del proyecto escogió el proyecto de mejora de VERIFONDOS – APORTES LIMPIOS por las razones que se exponen a continuación:
Fomentar el uso de tecnologías informáticas al interior de la institución, con la finalidad de incrementar la seguridad de la información, productividad y la eficiencia de los productos o servicios que se brinda.
Poner a disposición de los actores electorales, la información relacionada a los aportes de las organizaciones políticas, de manera gratuita, e inmediata, utilizando tecnología moderna desarrollada por personal de la institución altamente especializada.
Optimizar el uso del aplicativo VERIFONDOS, mediante el desarrollo del módulo de
APORTES LIMPIOS, sin requerir de una asistencia técnica por su alta usabilidad. Contribuir con la credibilidad y transparencia institucional.
Promover la simplificación administrativa a fin de generar resultados positivos en la mejora de los procedimientos y servicios orientados a los ciudadanos y organizaciones.
3. MÉTODO DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE CALIDAD.
3.1 Método de solución de problemas
(1) ¿Cuál fue el método de solución de problemas que empleó el equipo?
El método empleado por el equipo está compuesto por cuatro (4) actividades principales:
Gráfica N° 4 Esquema del Método de Solución del Problema
(2) ¿Cuáles fueron los pasos o etapas desarrollados? Explíquelos en detalle. La explicación debe cubrir como mínimo las fases de definición de la situación inicial, el levantamiento y análisis de información, el desarrollo de alternativas de solución, la definición y ejecución de la solución y el control y mejora de los resultados.
Las etapas desarrolladas para la implementación del proyecto de mejora se encuentran establecidas en la Directiva General N° D01.0-2007-GSIE/ONPE, que aprueba el uso de la Norma Técnica Peruana NTP ISO/IEC 12207:2004, en toda la institución, estableciendo un marco de trabajo común para todos los órganos y unidades orgánicas que participan en el desarrollo del software requerido.
En ese sentido, al ser el módulo de APORTES LIMPIOS, un proyecto de desarrollo de software, con la participación de personal de la institución, las etapas de desarrollo comprenden cinco (5) grupos de procesos: 1) Inicio, 2) Planificación, 3) Ejecución, 4) Seguimiento y Control, y 5) Cierre. Asimismo, la GSIE ha generado procedimientos, formatos y plantillas asociados a cada uno de los procesos antes mencionados.
Gráfico N° 5 Grupos de Proceso de Desarrollo del Proyecto de Mejora
Cabe destacar, que este método de gestión de proyecto describe el ciclo de innovación tecnológica de la ONPE, con un método definido y de aplicación estándar, considerando metodologías y técnicas recomendadas para el proceso de innovación de las organizaciones, por especialistas reconocidos como por organizaciones internacionales, alineados a la realidad de la institución.
Como se indicó anteriormente este método de gestión de proyecto establece cinco (5) grupos de procesos, cuya interrelación se explica en el esquema de trabajo representado en el Gráfico N° 6, el mismo que contempla los aspectos de la Mejora Continua (PDCA).
Gráfico N° 6 Esquema del Método de Solución de Problemas
A continuación se detallan los cinco grupos de procesos:
Fase 1: Grupo de Procesos de Iniciación
1. Para el caso de un proyecto de desarrollo, el Órgano o la Unidad Orgánica inicia el proceso a través de la presentación de una solicitud de Requerimiento.
2. La GSIE procede a evaluar la factibilidad y viabilidad del proyecto con la finalidad de determinar el inicio del proyecto.
3. Si se determina que el proyecto es factible y viable, la GSIE elabora el Acta de Constitución del Proyecto, documento que autoriza el proyecto y s u a lcance, a s í c o m o aborda los requisitos generales, enuncia lo que se tiene considerado hacer en el proyecto y se listan los principales entregables, métodos de aceptación, entre otros. Este documento deberá ser revisado y aprobado por el Órgano o la Unidad Orgánica beneficiaria del producto final del proyecto.
4. Este grupo de proceso servirá como entrada para los grupos de Proceso de Planificación, Ejecución, Control y Seguimiento.
Esta primera fase del Proceso de Desarrollo del Proyecto de Mejora, es iniciada por la GSFP a través de la presentación de una solicitud de requerimiento, la cual es evaluada por la GSIE para determinar la factibilidad y viabilidad del proyecto a través de reuniones donde participa también la GSFP como Unidad Orgánica solicitante, donde se determina los requerimientos y validaciones del Sistema VERIFONDOS, producto de estas reuniones se elaboró el Acta de Constitución del Proyecto VERIFONDOS así como también el Alcance del Proyecto
VERIFONDOS por cada etapa de desarrollo del Proyecto VERIFONDOS.
Fase 2: Grupo de Procesos de Planificación
1. La GSIE, en coordinación con el Órgano o la Unidad Orgánica beneficiaria del producto del proyecto, elabora el plan de gestión del proyecto. En dicho documento se mejora y precisa el alcance del proyecto. Es importante considerar que la planificación es un proceso
1
2
3 4
repetitivo y continuo por lo cual los resultados de todas las iteraciones en la planificación del proyecto deberán ser documentadas en los respectivos planes y documentos.
2. El Órgano o la Unidad Orgánica deberá revisar y aprobar el Plan de Gestión del Proyecto. 3. Dependiendo del tamaño del proyecto el plan de gestión podrá hacer referencia a los
siguientes planes:
a) Plan de Documentación,
b) Plan de Gestión de la Configuración. c) Plan de Aseguramiento de la Calidad. d) Plan de Formación.
e) Plan de Integración del Sistema f) Plan de Instalación del Software g) Plan de Operación del Software h) Plan de Mantenimiento del Software i) Plan de Migración
Cada uno de los planes referenciados también deberá ser aprobado por el Órgano o la Unidad Orgánica beneficiaria del producto del proyecto.
En esta fase del Proceso de Desarrollo del Proyecto de Mejora, la GSFP como Unidad Orgánica solicitante evaluó y aprobó el Plan de Gestión del Proyecto del Sistema Verifondos y cuenta con la siguiente documentación por cada etapa del proyecto:
Especificación de Requerimientos de Software Especificación de casos de usos.
Plan de Gestión.
Fase 3: Grupo de Procesos de Ejecución
Este grupo implementa el Plan de Gestión del Proyecto, aprobado por el Órgano o la Unidad Orgánica, estando a cargo de la misma.
En esta fase del Proceso de Desarrollo del Proyecto de Mejora se ejecutaron las actividades del Plan de Gestión del Proyecto, producto del proceso del proceso de planificación y se cuenta con la siguiente documentación por cada etapa del proyecto:
Pase a Pruebas Informe de Pruebas Log de errores Resumen de errores Pase a producción Manual de usuario
Fase 4: Grupo de Procesos de Control y Seguimiento
El Grupo de Procesos de Control y Seguimiento tienen la finalidad de observar la ejecución del proyecto de forma que se puedan identificar los posibles problemas oportunamente y adoptar las acciones correctivas, cuando sea necesario, para controlar la ejecución del proyecto. Este grupo de procesos proporciona retroalimentación entre los grupos de Proceso de Inicio, Planificación, Ejecución y Cierre.
El Órgano o la Unidad Orgánica participa activamente en este grupo de procesos conjuntamente con la GSIE, revisando y aprobando:
2. Informe de Control de Riesgos 3. Informe de Control de Entregables 4. Informe de Gestión de la Configuración 5. Actas de Reunión
6. Actas de Entrega 7. Acta de Observaciones
8. Evaluación de Desempeño del personal 9. Soporte a Usuario.
La forma de participación pueden ser a través de revisiones, inspecciones, auditorias y revisión de pares. La metodología y estrategia de ejecución de las mismas se acuerdan con la GSIE
En esta fase de grupo de procesos de control y seguimiento la GSFP y la GSIE junto con el equipo del proyecto, también trabajaron de manera continua participando activamente de las reuniones y revisiones que se requirieron al identificar algún problema para adoptar las medidas correctivas necesarias y/o para revisar la ejecución del proyecto de mejora, obteniendo la siguiente documentación por cada etapa del proyecto:
Actas de reuniones Acta de entrega
Informe de control semanal Informe de control de riesgos
Fase 5: Grupo de Procesos de Cierre
El Grupo de Cierre incluye los procesos utilizados para finalizar formalmente todas las actividades de un proyecto o de una fase de un proyecto. El Órgano o la Unidad Orgánica, beneficiaria del producto del proyecto, revisa y aprueba todos los entregables y formaliza el cierre.
1. Este Grupo de Procesos, verifica que los procesos definidos se completan dentro de todos los Grupos de Procesos, a efectos de cerrar el proyecto o una fase del proyecto, según corresponda.
2. Establece formalmente que se ha finalizado un proyecto o fase del proyecto.
El cruce entre los Grupos de Procesos de Proyectos y los Procesos del Ciclo de Vida del Software permite la generación de formatos y plantillas que serán utilizados a lo largo de todo el proyecto. Cabe resaltar que dependiendo de la magnitud del proyecto se podrán seleccionar aquellos formatos y plantillas que se alineen a las necesidades del proyecto. Cada uno de dichos entregables deberá contar con la revisión de los Órganos y/o UUOO.
En esta fase de procesos de cierre la GSFP se encargó de revisar y aprobar los entregables, considerando que se cumpla con el Alcance del Proyecto aprobado en la etapa de Inicialización, y se obtiene como resultado la siguiente documentación:
Formato de lecciones aprendidas. Informe de cierre del Proyecto. 3.2 Recolección y Análisis de la información
(1) ¿Cómo obtuvo el equipo la información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora? La información necesaria para la ejecución del proyecto de mejora se dio mediante reuniones coordinadas con los órganos competentes, requiriéndose a cada uno de ellos lo siguiente:
Cuadro N° 3 Información Recolectada para la Ejecución del Proyecto
ÓRGANO FUNCIONES
Jefatura Nacional Aprobación del proyecto de mejora
Gerencia de Sistemas e Informática Electoral
Elaboración de especificaciones técnicas del hardware y software necesario para el desarrollo del servicio y el cual cumpla los estándares técnicos necesarios para la adaptación de la Norma Técnica Peruana NTP ISO/IEC 12207:2004, Procesos del Ciclo de Vida de Software.
Oficina General de Administración
Gestión para la adquisición de bienes y servicios así como la evaluación del personal necesario para el desarrollo del proyecto. Valorización de los requerimientos de bienes, servicios y personal así como de su respectivo tramite de adquisición.
Oficina General de Planeamiento y Presupuesto
Evaluación de disponibilidad presupuestaria necesaria.
Habilitación y/o modificación presupuestaria de acuerdo a la necesidad del proyecto.
(2) ¿Cómo determinaron el tipo y tamaño de información a recolectar?
El tipo y tamaño de información recolectado se basó en la información financiera de aportaciones/ingresos semestrales y a la información de aportaciones/ingresos de campaña electoral que presentaron las organizaciones políticas a la ONPE desde el año 2005, año en el que se enmarca la función de la ONPE a través de la Gerencia de Supervisión de Fondos Partidarios (GSFP), con el propósito de verificar y controlar la actividad económico financiera de las organizaciones políticas a través de la Resolución Jefatural Nº 060-2005-J/ONPE del 16 de marzo del 2005 con la aprobación del Reglamento de Financiamiento y Supervisión de Fondos Partidarios.
(3) ¿Cómo seleccionaron las fuentes de datos?
La selección de las fuentes de datos se dio respetando la información financiera que presentaron las organizaciones políticas a la ONPE desde el año 2005 a la fecha:
Información de aportaciones/ingresos semestrales del año 2005, Información de aportaciones/ingresos semestrales del año 2006, Información de aportaciones/ingresos semestrales del año 2007, Información de aportaciones/ingresos semestrales del año 2008, Información de aportaciones/ingresos semestrales del año 2009, Información de aportaciones/ingresos semestrales del año 2011, Información de aportaciones/ingresos semestrales del año 2012,
Información de aportaciones/ingresos de campaña electoral del año 2006, Información de aportaciones/ingresos de campaña electoral del año 2011.
(4) ¿Cómo verificaron que la información no tuviera errores y cómo resolvieron la falta o deficiencia de la información?
La verificación de la información se dio desde el inicio del proyecto, para ello la información proveniente de las Organizaciones Políticas fueron verificadas electrónicamente, contra el Padrón Electoral, el mismo que es enviado frecuentemente por el RENIEC, a efectos de identificar inconsistencias derivadas de la no identidad de los supuestos aportantes.
De presentarse inconsistencias por la identidad de los aportantes, se procedió a informar a la Organización Política, a efectos de subsanar los datos proporcionados.
213,570 registros de aportantes y 533 registros de organizaciones políticas.
(5) Explicar cómo analizaron la información recolectada para la selección del proyecto de mejora. Incluya el análisis de la situación actual contra las expectativas de clientes tanto internos como externos, de la magnitud de la brecha existente entre la situación actual y la situación deseada; y presente un listado de posibles proyectos de mejora identificados. La información recolectada del proyecto de mejora se analizó de la siguiente forma:
La selección del proyecto de mejora del Sistema de Verificación, Control y Difusión de la Actividad Económico Financiera de las Organizaciones Políticas, obedece a la disminución de procesos de manera segura con la finalidad de disminuir tiempos y costos que incurre la ONPE.
Se tomó contacto con las Organizaciones Políticas y se les hizo llegar los datos inconsistentes necesarios para la evaluación y rectificación correspondiente.
Se tomó contacto con la Gerencia de Sistemas e Informática Electoral para estudiar la viabilidad del proyecto.
Se tomó conocimiento del alcance y se proyectó resultados esperados de esta solución en otros lugares.
La aplicación de esta nueva tecnología ha permitido dar un gran salto en los servicios proporcionados por la institución, toda vez que se ha disminuido el tiempo de procesamiento de datos reflejándose está en la reducción de tiempos, acceso a la información y sistematización de los proceso de la ONPE.
3.3 Herramientas de calidad
(1) ¿Cómo analizó el grupo la pertinencia de utilizar determinadas herramientas para la gestión del proyecto de mejora?
El equipo de trabajo, considerando cada una de las actividades a ser ejecutadas por los órganos o unidades orgánicas involucradas, en cada uno de los grupos de procesos que conforman el método de solución, evaluó la conveniencia del uso de determinadas herramientas de calidad para la gestión del proyecto.
Cuadro N° 4 Herramientas de Calidad utilizadas por el Equipo de Trabajo
ACTIVIDAD OBJETIVOS TAREAS TECNICAS
Detectar Oportunidades e Mejora • Identificar oportunidades. • Detectar necesidades existentes y proponer la aplicación de nuevas herramientas.
• Consolidar a idea para la solución propuesta. • Estimar el tiempo de elaboración de la propuesta de solución. • Investigación tecnológica. Investigación • Análisis de la
información. Diagrama de Pareto. • Análisis de los
principales procesos. Pronósticos • Duración de la propuesta. PERT- CPM Analizar el Entorno • El objetivo de esta actividad es analizar la situación actual de la necesidad identificada en la institución. • Levantamiento de información. Tormenta de Ideas Diagrama de Ishikawa Elaboración de informes • Análisis de la
información. Diagrama de Pareto Pronósticos • Análisis de los
procesos. Diagrama de flujo
Evaluar e Investigar Alternativas de
Solución
• Estudio del entorno tecnológico. • Evaluación de alternativas tecnológicas. • Desarrollo de prototipos / Innovación tecnológica de procesos. • Investigación del
entorno tecnológico. Investigación
• Evaluación de alternativas tecnológicas.
Entrevista con proveedores. Benchmarking de tecnologías. Estudio de factibilidad técnica Prueba de alternativas tecnológicas. • Construcción de prototipos. Metodología de desarrollo de sistemas. Modelamiento de sistemas Entornos de programación Gestores de Base de Datos. • Rediseño de procesos. Mapa de procesos
Modelamiento de procesos Documentar solución propuesta • Especificación de los objetivos de la propuesta. • Definición de la estrategia de la implementación. • Identificación de beneficios / riesgos. • Elaboración de
entregables. De acuerdo al formato establecido.
(2) ¿Qué ventajas y desventajas encontró el grupo de usar las herramientas escogidas? Las ventajas y desventajas que se encontraron en el uso de las herramientas de calidad más utilizadas fueron las siguientes:
Cuadro N° 5 Ventajas y Desventajas de las Herramientas de Calidad
Herramientas Ventajas Desventajas
Investigación
• La recolección de información a través del internet, facilitó la búsqueda de información específica y comparativa de manera inmediata, sin incurrir en costos adicionales. • Contribuyó con información sobre nuevas
tecnologías información, y evaluar los beneficios obtenidas en experiencias similares, de otras organizaciones nacionales o extranjeras.
• Dentro de cada especialidad, los miembros del equipo se distribuyeron la tarea de búsqueda de información, optimizando los tiempos de búsqueda y análisis.
• Alguna información relacionada al proyecto provenía de fuente no conocida, incluso los miembros del equipo invertían tiempo en discutir y ponerse de acuerdo sobre información contradictoria sobre el mismo tema.
• Fue necesario establecer un cronograma de reuniones de coordinación, para la discusión en conjunto de las conclusiones a que llegaba cada miembro del equipo.
Diagrama Pareto
• Fue posible identificar los errores recurrentes y de mayor impacto, en el momento de detectar oportunidades de mejora del servicios brindado a los actores electorales y auditores de la ONPE, incluso en la etapa de implementación de la propuesta, con las pruebas efectuadas directamente por el equipo auditor.
• Indirectamente se restaba prioridad a problemas menos frecuentes pero de mediano impacto.
Pronósticos
• Ayudaron a tener una proyección en el tiempo de la demanda del servicio brindado a los actores electorales y del tiempo que emplearían los auditores para generar reportes a medida, así como un costo aproximado del nuevo servicio, permitiendo sobre esta base tomar una decisión sobre la factibilidad económica del proyecto.
• No sé contó con herramientas especializadas para efectuar los pronósticos, haciéndose uso de aplicativos de uso general (excel). En ese sentido, las proyecciones fueron simples y tenían un mediano nivel de certeza.
Diagrama Causa Efecto (Ishikawa)
• Facilitó la discusión grupal para identificar y analizar las causas raíz de los potenciales problemas durante la detección de oportunidades de mejora del servicio brindado, así como durante la implementación del proyecto de mejora, específicamente en el proceso de seguimiento y control.
• Para la identificación de los problemas que tenían los actores electorales para acceder a información de los aportes de los partidos políticos, proveniente de una fuente confiable, fue necesario realizar entrevistas a miembros de organizaciones políticas u otros actores electorales.
Diagramas de Flujo
• Permitió crear y explicar los principales procesos en forma gráfica y simplificada. • Sirvió como una herramienta de
comunicaciones de fácil entendimiento con los clientes.
• No permitía comparar tiempos entre la situación actual y la propuesta a la que se quería llegar.
Mapa de Procesos
• Sirvió para el análisis macro del servicio una vez definido, con la interrelación de los clientes y proveedores, tanto internos como externos.
• Requirió el apoyo de especialistas en gestión por procesos para un mejor aprovechamiento de la herramienta. 3.4 Concordancia entre el método y las herramientas
(1) ¿Cómo asegura el uso adecuado en el proyecto de cada una de las herramientas empleadas a lo largo de las diferentes etapas del método de solución de problemas? Durante la aplicación del método de solución de problemas, explicado en el punto 3.1 (1), fueron empleadas casi la totalidad de las herramientas de calidad recomendadas, incluso durante la implementación del proyecto, a través de cada uno de los grupos de procesos, llegándose a la conclusión que los mismos ayudaron al trabajo individual (tareas asignadas a cada miembros del equipo), o al trabajo grupal.
